Ringkasan Mata Kuliah

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

KELAS E1

RPS 14
Mengelola Proyek

KELOMPOK 9

Andardo Erde Pradana Putera (1607522030)

I Dewa Ayu Sasta Gayatri Dewi (1607522031)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2018
 BAB I
PEMBAHASAN

1.1. Pentingnya Project Management

Sistem Informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Hampir semua
organisasi, proyek sistem informasi memerlukan lebih banyak waktu dan uang untuk
diimplementasikan daripada yang pada awalnya diantisipasi atau sistem yang lengkap tidak
bekerja dengan tepat. Pengembangan suatu sistem yang baru harus dikelola dan diatur secara
hati – hati, dan cara proyek dilaksanakan menjadi faktor yang paling penting yang akan
memengaruhi hasilnya.
Suatu proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat akan sangat mungkin
mengalami konsekuensi – konsekuensi berikut ini:
• Anggaran yang sangat berlebih
• Penguluran waktu yang tidak diharapkan
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Kegagalan mendapakan manfaat yang telah diantisipasi
SARANA MANAJEMEN PROYEK
Proyek adalah serangkaian aktivitas berhubungan yang terencana untuk mencapai
sasaran bisnis tertentu. Proyek – proyek sistem informasi meliputi pengembangan sistem
informasi baru, perbaikan sisyem yang sudah ada, atau penggantian atau peningkatan
infrastuktur TI.
Project Management mengacu pada penerapan pengetahuan, keahlian, perangkat, dan
teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan waktu yang ditentukan.
Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan, penilaian risiko, estimasi
sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, pengaturan pekerjaan,
pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan, pengarahan aktivitas,
pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis lainnya.
Scope adalah pekerjaan mana yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam suatu
proyek. Sebagai contoh, cakupan proyek sistem proses pemesanan baru dapat meliputi modul
baru untuk memasukkan pesanan dan mengirimkannya kepada departemen produksi dan
akuntansi.
 Waktu adalah lamanya yang diperlukan untuk mentyelesaikan proyek. Manajemen
proyek umumnya menetapkan jumlah yang diperlukan untuk menyelesaikan komponen –
komponen yang utama dari proyek.
Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya
sumber daya manusia yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Biaya proyek
sistem informasi juga termasuk biaya software, hardware, dan lingkup kerja. Manajemen
proyek membuat anggaran dan mengawasi pengeluaran untuk proyek tersebut.
Kualitas merupakan indikator seberapa jaug hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi
sasaran yang diberikan oleh pihak manajemen. Kualitas proyek sistem informasi biasanya
berujung pada peningkatan kinerja dan pengambilan keputusan organisasional.
Risiko mengacu pada masalah potensial yang dapat mengancam keberhasilan proyek.
Masalah potensial ini dapat menghambat sebuah proyek dalam mencapai sasaran dengan cara
memperpanjang waktu dan memperbanyak biaya, menurunkan kualitas hasil proyek, atau
menghalangi proyek tersebut diselesaikan.

1.2. Memilih Alternatif Proyek

Perusahaan biasanya menyajikan dengan berbagai proyek untuk memecahkan masalah
dan meningkatkan kinerja. Ada lebih banyak ide untuk proyek sistem daripada sumber daya.
Perusahaan harus memilih dari kelompok mana proyek yang menjanjikan keuntungan terbesar
bagi bisnis. Jelas, keseluruhan strategi bisnis perusahaan harus mendorong pemilihan proyek.
STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

Puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite
pengawas sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab
dalam mengembangkan rencana strategis perusahaan yang mungkin membutuhkan
diciptakannya sitem – sistem baru.
Komite pengawas sistem informasi merupakan kelompok manajemen senior dengan
tanggung jawab untuk pengembangan sistem dan operasional. Komite ini terdiri atas kepala –
kepala departemen dari pengguna akhir dan dari bidang sistem informasi. Komite pengawas
meninjau ulang dan menyetujui rencana – rencana bagi sistem – sistem dalam seluruh divisi,
yang berupaya untuk mengoordinasi dan mengintegrasikan sistem, dan adakalanya. enjadi
terlibat dalam memilih proyek sistem informasi tersebut.
Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri atas manajer sistem
informasi dan manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab atas beberapa proyek sistem
informasi tertentu. Tim proyek tersebut secara langsung bertanggung jawab untuk masing –
masing proyek sistem. Tim ini terdiri atas analis sistem, pakar di bidang bisnis pengguna akhir
yang relevan, programer aplikasi, dan mungkin juga pakar basis data.
MENGAITKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS
Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis
paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung
keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam
perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan
arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan
baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.
KEBUTUHAN INFORMASI DAN INDIKATOR KUNCI ATAS KINERJA
Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus
memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka
pendeknya. Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa
persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor keberhasilan kritis
(CSF) manajer. CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih
luas. Kelemahan utama metode ini adalah tidak ada cara yang sangat ketat dimana CSF
individu dapat digabungkan ke dalam pola perusahaan yang jelas. Selain itu, orang yang
diwawancarai (dan pewawancara) sering menjadi bingung saat membedakan antara CSF
individu dan organisasi.
ANALISIS PORTOFOLIO
Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis
portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio
persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak
outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki
profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan yang serupa dengan portofolio keuangan.

1.3. Nilai Bisnis dari Sistem Informasi

Walaupun proyek sistem mendukung sasaran strategis perusahaan dan memenuhi
kebutuhan informasi pengguna, hal itu perlu untuk juga menjadi investasi yang baik bagi
perusahaan. Nilai sistem dari pandangan keuangan pada umumnya berputar di sekitar
permasalahan mengenai tingkat pengembalian atas modal yang diinvestasikan.
BIAYA DAN MANFAAT SISTEM OPERASI
Tangible benefit merupakan manfaat yang dapat diukur dan diberikan nilai uang.
Intangible benefit merupakan layanan konsumen yang lebih efisien atau pengembalian
keputusan yang lebih baik, tidak dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan keuntungan
yang dalam jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan administratif yang
menggantikan tenaga kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan manfaat tampak yang
lebih terukur dibandingkan sistem informasi manajemen, DSS, dan sistem kerja kolaborasi
dengan dukungan komputer.
MODEL PENENTUAN HARGA OPSI NYATA
Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama investasi di bidang
infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya di muka mereka
tinggi. Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi
yang dipinjam dari industri keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan
kewajiban, untuk bertindak di masa depan. Opsi panggilan biasa, misalnya, adalah opsi
finansial di mana seseorang membeli hak (tapi bukan kewajiban) untuk membeli aset dasar
(biasanya saham) dengan harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu. Proyek
sistem informasi nilai ROPMs serupa dengan opsi saham, di mana pengeluaran awal untuk
teknologi menciptakan hak, namun bukan kewajiban, untuk memperoleh manfaat yang terkait
dengan pengembangan dan penerapan teknologi lebih jauh asalkan manajemen memiliki
kebebasan untuk membatalkan, menunda, restart, atau memperluas proyek.
KETERBATASAN DARI MODEL KEUANGAN
Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis dari sistem informasi cenderung
mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang dapat mempengaruhi
biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak keputusan sistem informasi perusahaan
investasi tidak mempertimbangkan secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang
diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak kurva belajar
pengguna terhadap sistem baru terhadap produktivitas, atau kebutuhan manajer waktu untuk
menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaat, seperti
keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru atau peningkatan pembelajaran dan keahlian
karyawan, mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional.

1.4. Mengelola Risiko Proyek

Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran mereka, ruang lingkup, tingkat
kerumitan, serta komponen – komponen organisasi dan teknis. Beberapa proyek
pengembangan sistem lebih cenderung menciptakan permasalahan yang telah kita gambarkan
lebih awal atau mengalami penundaan karena mereka membawa tingkat risiko yang lebih besar
daripada yang lainnya. Tingkat risiko atas proyek dipengaruhi oleh
• Ukuran Proyek
Semakin besar proyek, seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukuran
staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit
organisasi yang terpengaruh semakin besar risikonya.
• Struktur Proyek
Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka jelas dan
mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan.
• Pengalaman dengan Teknologi
Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki
keahlian teknis yang dibutuhkan.
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI
Pengenalan atau perubahan sistem informasi memiliki dampak perilaku dan organisasi
yang kuat. Perubahan dalam cara informasi didefinisikan, diakses, dan digunakan untuk
mengelola sumber daya organisasi sering kali mengarah pada distribusi wewenang dan
kekuasaan baru. Perubahan organisasi internal ini melahirkan perlawanan dan oposisi serta
dapat menyebabkan kematian sistem yang baik. Persentase yang sangat besar dari proyek
sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi seputar bangunan sistem tidak
ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan manajemen perubahan
yang hati-hati.
Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan sistem informasi baru
secara efektif, Anda harus memeriksa proses pelaksanaannya. Implementasi mengacu pada
semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi,
seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen
perubahan.
Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi secara tradisional menjadi
masalah bagi upaya penerapan sistem informasi. Spesialis pengguna dan sistem informasi
cenderung memiliki latar belakang, minat, dan prioritas yang berbeda. Ini disebut sebagai celah
komunikasi perancang pengguna. Perbedaan ini menyebabkan loyalitas organisasi yang
berbeda, pendekatan pemecahan masalah, dan kosa kata. Jika sebuah proyek sistem informasi
memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar
akan dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua
kelompok akan percaya bahwa keikutsertaan mereka dalam proses pembangunan akan
mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi.
MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO
Berbagai manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan, dan metodologi perencanaan
telah dikembangkan untuk kategori masalah implementasi yang spesifik. Strategi juga telah
dirancang untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat selama masa
implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi.
Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna untuk
mendapatkan keuntungan dari alat integrasi internal. Keberhasilan proyek semacam itu
bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis mereka dapat dikelola. Pemimpin proyek
membutuhkan pengalaman teknis dan administratif yang berat. Proyek besar mendapatkan
keuntungan dari penggunaan alat perencanaan formal dan alat kontrol formal yang tepat untuk
mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. Dua metode yang paling umum
digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT.
Bagan Gantt mencantumkan aktivitas proyek serta tanggal mulai dan selesai yang sesuai.
Meskipun bagan Gantt menunjukkan kapan aktivitas proyek dimulai dan diakhiri, mereka tidak
menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas terpengaruh jika ada yang tertinggal,
atau bagaimana tugas harus dipesan. Di situlah grafik PERT berguna. PERT adalah singkatan
dari Program Evaluation and Review Technique, sebuah metodologi yang dikembangkan oleh
Angkatan Laut A.S. selama tahun 1950an untuk mengelola program rudal kapal selam Polaris.
Bagan PERT secara grafis menggambarkan tugas proyek dan keterkaitannya. Daftar PERT
berisi daftar kegiatan spesifik yang membentuk sebuah proyek dan kegiatan yang harus
diselesaikan sebelum kegiatan tertentu dapat dimulai.
 Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan yang tidak terdefinisi
harus melibatkan pengguna sepenuhnya pada semua tahap. Pengguna harus dimobilisasi untuk
mendukung salah satu dari banyak kemungkinan pilihan desain dan tetap berkomitmen
terhadap satu desain. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan kerja tim
pelaksana ke pengguna di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna bisa menjadi anggota
aktif tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan bertanggung jawab atas pemasangan
dan pelatihan. Tim pelaksana dapat menunjukkan responsnya terhadap pengguna, segera
menjawab pertanyaan, memasukkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan kesediaan
mereka untuk membantu. Implementasi kontra adalah strategi yang disengaja untuk
menggagalkan implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi.
MERANCANG UNTUK PERUSAHAAN
Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek sistem
informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi akan berubah saat
sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet, ekstranet, dan aplikasi Web. Selain
perubahan prosedural, transformasi fungsi pekerjaan, struktur organisasi, hubungan kekuasaan,
dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. Area dimana user interface dengan
sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi. Ergonomi
mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja. Ini mempertimbangkan disain
pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna sistem informasi akhir. Analisis
dampak organisasi menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan mempengaruhi
struktur organisasi, sikap, pengambilan keputusan, dan operasi.
Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan
menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Desainer
menetapkan seperangkat solusi desain teknis dan sosial secara terpisah. Rencana disain sosial
mengeksplorasi struktur kelompok kerja yang berbeda, alokasi tugas, dan desain pekerjaan
individual.
ALAT BANTU PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK
Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek
memfasilitasi proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek biasanya
menampilkan kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas, menetapkan sumber daya
ke tugas, menetapkan tanggal mulai dan berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan
memfasilitasi modifikasi terhadap tugas dan sumber daya. Banyak mengotomatisasi
penciptaan grafik Gantt dan PERT. Beberapa alat ini adalah program canggih yang besar untuk
mengelola proyek-proyek yang sangat besar, kelompok kerja yang tersebar, dan fungsi
perusahaan. Alat high-end ini dapat mengelola sejumlah besar tugas dan aktivitas serta
hubungan yang kompleks.
 DAFTAR PUSTAKA

Laudon, Kenneth C.; Jane P. Laudon. 2014. Management Information System, Edisi 13,
Salemba Empat