1

HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM

[Link]/HRIS

Menampilkan pesan yang masuk dari karyawan yang mengirim pesan ke anda.
Menampilkan pemberitahuan permohonan yang masuk (permohonan yang perlu anda konfirmasi)
Menampilkan pemberitahuan dari permohonan anda yang telah di konfirmasi
 2

1. Home : Halaman beranda akun anda

2. Profil : Biodata diri anda, terdiri dari :
 Identitas Pribadi
 Data keluarga, pendidikan, pengalaman dll
3. Kehadiran : Data riwayat kehadiran anda
4. Permohonan Keluar : Menu untuk mengajukan permohonan.
 Izin : Permohonan untuk permisi tidak hadir/keluar kantor
 Cuti: Permohonan untuk mengajukan cuti
5. Permohonan Masuk : Berisi permohonan yang masuk kea kun anda
yang butuh anda konfirmasi.
6. Data Bawahan : Berisi data karyawan yang menjadi bawahan anda.
Seperti biodata, aktifitas (permohonan yang diajukan karyawan),
kehadiran, dan saldo cuti bawahan anda.
7. Tutorial : Berisi cara penggunaan program.

A. PROFIL

Berisi data identitas diri anda, keluarga, pendidikan, kursus, bahasa, kegiatan social/organisasi,
pengalaman kerja dan data penjamin. Anda dapat menginputkan kelengkapan data identitas dan
yang lainnya sendiri.
 3

B. PERMOHONAN IZIN

Sebelum anda membuat permohonan izin, sebaiknya anda membaca dahulu tata cara pengisian
yang telah disediakan di samping form pengisian.
1. Izin Urusan Pribadi
permohonan dikarenakan adanya hal mendadak yang berkaitan dengan masalah pribadi dan
tidak ada kaitannya dengan kantor.
 Isi tanggal mulai
 Isi jam keluar anda
 “Apakah anda datang ke kantor terlebih dahulu?” Pilih ke kantor jika anda permisi
setengah hari dengan catatan anda telah melakukan fingerprint yang menandakan
bahwa anda benar hadir. Dan pilih Tidak Ke Kantor jika anda sama sekali tidak hadir dan
silakan isi Tanggal Akhir.
 Isi alasan terperinci anda mengajukan izin.
 Tekan tombol kirim
2. Izin Perjam
izin untuk sementara waktu baik urusan kantor (Dinas) maupun urusan pribadi dan anda
akan kembali lagi ke kantor sesuai dengan jam kembali yang anda tentukan .
 Isi tanggal mulai
 Isi jam keluar dan jam kembali
 Isi alasan terperinci anda mengajukan izin.
 Tekan tombol kirim
 4

3. Izin Sakit
izin dikarenakan sakit. Tipe ini memiliki dua kondisi, yang pertama sudah hadir ke kantor dan
kemudian izin untuk pulang. Yang kedua sakit dan sama sekali tidak hadir ke kantor.
 Isi tanggal mulai
 Isi jam keluar
 “Apakah anda datang ke kantor terlebih dahulu?” Pilih ke kantor jika anda permisi
setengah hari dengan catatan anda telah melakukan fingerprint yang menandakan
bahwa anda benar hadir. Dan pilih Tidak Ke Kantor jika anda sama sekali tidak hadir dan
silakan isi Tanggal Akhir.
 Isi alasan terperinci anda mengajukan izin.
 Tekan tombol “Choose File” untuk mengupload surat sakit, pilih foto surat sakit anda,
klik open (khusus yang tidak datang ke kantor sama sekali).
 Tekan tombol kirim
4. Izin Terlambat
izin dikarenakan terlambat hadir ke kantor. Pastikan anda telah melakukan fingerprint dan
data terlambat anda telah tampil di menu kehadiran. Selanjutnya anda baru bias melakukan
permohonan terlambat.
 Isi tanggal mulai
 Isi alasan terperinci anda mengajukan izin.
 Tekan tombol kirim
5. Izin Lupa Absen Pulang
izin dikarenakan anda tidak absen pulang.
 Isi tanggal mulai
 Isi alasan terperinci anda mengajukan izin.
 Tekan tombol kirim
6. Izin Dinas
Permohonan jika anda ada urusan untuk keluar kantor yang berkaitan dengan masalah kantor
dan tidak kembali lagi ke kantor . Jika anda datang ke kantor dulu baru pergi keluar, silakan
pilih Kehadiran Ke Kantor. Jika sama sekali tidak datang ke kantor silakan pilih Kehadiran Tidak
Ke Kantor. Dan jika anda dinas lebih dari 1 hari maka anda pilihKehadiran Tidak Ke Kantor serta
lampirkan SPPD anda.
 Isi tanggal mula
 “Apakah anda datang ke kantor terlebih dahulu?” Pilih Ke kantor Jika anda datang ke
kantor dulu baru pergi keluar dengan catatan anda telah melakukan fingerprint yang
menandakan bahwa anda benar hadir. Dan pilih Tidak Ke Kantor jika anda sama sekali
tidak hadir dan silakan isi Tanggal Akhir.
 Isi alasan terperinci anda mengajukan izin.
 Tekan tombol “Choose File” untuk mengupload SPPD, pilih foto SPPD anda, klik open
(khusus yang tidak datang ke kantor sama sekali).
 Tekan tombol kirim
 5

Permohonan memotong saldo cuti

Permohonan memotong gaji.

Tipe pesan peringatan:

Silakan lapor ke hrd atau ke bagian IT untuk memperbaiki struktur anda

Data finger print anda belum masuk ke dalam sistem. Finger print sekali lagi atau hubungi HRD
untuk tarik data absensi kembali.

Batas pengajuan tidak bisa lewat dua hari ke belakang.

 6

C. PERMOHONAN CUTI

Tahunan : Saldo awal cuti anda setiap tahun

Diambil: Jumlah saldo cuti yang telah terpakai
Sisa: Jumlah sisa saldo cuti
Akan Ambil: Jumlah saldo yang akan dipakai
pada pengajuan ini (jumlah hari cuti)
Bonus: jumlah tambahan(bonus) cuti yang
diberikan perusahaan. Tergantung dari tipe
cuti yang dipilih.

Terdapat beberapa tipe yang dapat dipilih untuk mengajukan cuti, berikut adalah tata cara pengisian
formulir cuti berdasarkan tipe masing-masing.

A. Tahunan
Permohonan cuti yang diberikan perusahaan setelah bekerja satu tahun penuh. Permohonan ini
dapat di inputkan minimal 7 hari sebelum tanggal cuti.

 Isi tanggal mulai dan tanggal akhir

 7

 Isi keterangan yang menjadi alasan anda untuk cuti

 Klik untuk mengisi serah terima tugas (Jika tidak ada penyerahan tugas,
maka tidak perlu mengklik tombol ini)
 Isi tanggal
 Pilih kepada siapa tugas diserahkan
 Isi tugas yang diserahkan
 Pilih laporan penting kepada siapa (penerima tugas akan melapor kepada orang yang
anda pilih)
 Kirim
B. Menikah
Permohonan cuti khusus sesuai aturan ketenaga kerjaan. Permohonan ini dapat di inputkan
minimal 7 hari sebelum tanggal cuti dan undangan pernikahan harus anda serahkan kepada
bagian HRD sebagai tanda bukti.
 Isi tanggal mulai dan tanggal akhir
 Pilih Provinsi : Dalam / Luar (Lokasi anda menikah) jika
Dalam : bonus cuti 3 hari
Luar : bonus cuti 5 hari
 Isi keterangan yang menjadi alasan anda untuk cuti

 Klik untuk mengisi serah terima tugas (Jika tidak ada penyerahan tugas,
maka tidak perlu mengklik tombol ini)
 Isi tanggal
 Pilih kepada siapa tugas diserahkan
 Isi tugas yang diserahkan
 Pilih laporan penting kepada siapa (penerima tugas akan melapor kepada orang yang
anda pilih)
 Kirim
C. Saudara Kandung / Anggota Keluarga Serumah Meninggal Dunia
Permohonan cuti karena kemalangan.
 Isi tanggal mulai dan tanggal akhir
 Pilih Provinsi : Dalam / Luar (Lokasi kemalangan) jika
Dalam : bonus cuti 2 hari (Saudara kandung), 1 hari (keluarga serumah)
Luar : bonus cuti 4 hari (Saudara kandung), 3 hari (keluarga serumah)
 Isi keterangan yang menjadi alasan anda untuk cuti

 Klik untuk mengisi serah terima tugas (Jika tidak ada penyerahan tugas,
maka tidak perlu mengklik tombol ini)
 Isi tanggal
 Pilih kepada siapa tugas diserahkan
 Isi tugas yang diserahkan
 8

 Pilih laporan penting kepada siapa (penerima tugas akan melapor kepada orang yang
anda pilih)
 Kirim
D. Melahirkan
Permohonan cuti karena akan melahirkan. Permohonan ini akan otomatis terhitung 3 bulan ke
depan. Permohonan ini dapat di inputkan minimal 7 hari sebelum tanggal cuti.
 Isi tanggal mulai dan tanggal akhir
 Isi keterangan yang menjadi alasan anda untuk cuti

 Klik untuk mengisi serah terima tugas (Jika tidak ada penyerahan tugas,
maka tidak perlu mengklik tombol ini)
 Isi tanggal
 Pilih kepada siapa tugas diserahkan
 Isi tugas yang diserahkan
 Pilih laporan penting kepada siapa (penerima tugas akan melapor kepada orang yang
anda pilih)
 Kirim

Maka akan muncul

Anda dapat memantau status permohonan yang anda ajukan. Apakah sudah dikonfirmasi oleh atasan
atau belum.
 9

E. SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

 Tentukan tanggal mulai dan tanggal selesai

 Isi tempat berangkat (kota dan kantor yang memerintahkan ada berangkat) contoh: Medan
HO. Sertakan juga tempat tujuan anda dinas. Pisahkan dengan koma jika tempat tujuan
lebih dati 1.
 “Apakah kamu ingin kasbon?” Pilih “Ya” jika anda ingin kasbon. Pilih “Tidak” untuk
mengajukan permohonan tanpa kasbon.
 Cantumkan nama supir serta [Link] jika anda menggunakan kendaraan kantor. Jika
menggunakan kendaraan lain silahkan pilih salah satu dari kolom kendaraaan.
 Jelaskan secara terperinci keperluan yang akan anda lakukan selama dinas.
 Kirim

Berikutnya permohonan akan masuk ke atasan langsung anda, General Manager dan Kepala
bagian HRD. Anda dapat memantau status permohonan anda, apakah sudah disetujui oleh
atasan yang terkait. Jika telah di setujui oleh dua atasan terkait maka bagian hrd akan
memproses kasbon anda jika anda kasbon. Untuk lebih lengkapnya berikut penjelasan dari
tampilan data sppd anda.
 10

Form ini berguna untuk menampilkan data sppd

yang pernah anda ajukan .
 Kolom kasbon menampilkan tombol
dengan status dari kasbon yang di minta.
 Kolom Rincian biaya menampilkan
tombol dengan status dari rincian biaya
apakah telah diproses atau belum.
 Kolom Status menampilkan informasi
permohonan disetujui atau tidak

Kasbon/Rincian biaya masih belum diproses oleh bagian HRD

Kasbon/Rincian biaya telah diproses oleh bagian HRD, klik untuk melihat detail
kasbon / rimciam biaya anda.

Menandakan anda telah menerima uang kasbon/ rincian biaya. Atau

anda telah mengembalikan sisa uang kasbon.
 11

F. PERMOHONAN PENAMBAHAN KARYAWAN (PPK)

Untuk membuat permohonan penambahan karyawan silakan ikuti cara pengisiannya se bagai
berikut ini.

 Pilih perusahaan yang menjadi penempatan si pelamar nantinya

 Ketikkan bagian yang anda cari. Contoh: Programmer [Link], Pajak, Akunting, Help desk,
legal dan lain-lain
*Ini akan menjadi judul di iklan lowongan nantinya dengan format Jabatan – Bagian
Misalnya => Jabatan : Staff dan Bagian: Programmer. Maka judul iklan : Staff Programmer.
 Isi tanggal dibutuhkan / tanggal mulai bisa kerja
 Isi budget karyawan yang telah ditentukan.
 Isi jumlah karyawan yang ada sekarang
 Tentukan berapa jumlah karyawan yang anda butuhkan
 Lengkapi dan isi dengan teliti semua yang terdapat pada kolom kriteria.
 Isi alasan yang jelas kenapa anda ingin menambah karyawan, ini sangat menentukan
disetujui atau tidaknya permohonan anda oleh atasan dan direksi.

Setelah melakukan pengajuan, kamu dapat menunggu sampai permohonan di setujui oleh
atasan dan direksi. Setelah disetujui maka hrd akan mengiklankan iklan lowongan anda.
 12

1. Data Permohonan Penambahan Karyawan

Menampilkan data lowongan yang anda ajukan. Dan anda dapat memantau pelamar yang
melamar di lowongan yang telah dibuka. Kemudian anda dapat memilih pelamar yang
sesuai keinginan anda untuk di proses ke tahap berikutnya.

Status Penayangan iklan

Daftar pelamar
yang melamar

Profil
Pelamar

Ikon menandakan data pelamar sudah pernah dilihat atau belum . Ikon
folder terbuka: pernah dilihat, dan Ikon folder tertutup: belum dilihat
Anda tidak menandai /tidak Anda menandai pelamar
memilih untuk interview tersebut untuk psikotes /
pelamar bersangkutan. interview

Klik untuk menandai pelamar agar di panggil untuk mengikuti ujian dan bagian hrd
akan mengatur jadwal ujian/ interview .
 13

2. Jadwal Seleksi
Setelah anda menandai pelamar mana saja yang akan di interview maka hrd akan mengatur
jadwal ujian/interview. Jadwal akan tampil pada menu “Jadwal Seleksi”

Melihat daftar
pelamar yang
mengikuti ujian di
tanggal tersebut.

3. Hasil Ujian/Wawancara
Hasil psikotes & wawancara pelamar dapat anda lihat pada menu ini

Lihat Hasil
Mengubah jadwal wawancara
dengan anda Masih dalam proses
(Hasil belum di inputkan
oleh pewawancara)
 14

4. Mengisi Hasil Wawancara

Hasil wawancara yang anda lakukan dengan pelamar dapat anda inputkan kedalam HRIS
agar pewawancara berikutnya dapat mengetahui informasi hasil wawancara yang telah
anda lakukan. Berikut langkah-langkah yang perlu anda lakukan.

*Aspek penilian berisi komponen (skill, knowledge, attitude) yang anda nilai.
*Keterangan berisi dasar acuan yang menjadi penilian anda. Atau dapat mengisinya sebagai
keterangan tambahan dari penilian.
 15

G. KONFIRMASI PERMOHONAN
Notifikasi bahwa ada
permohonan masuk

Klik untuk melihat Klik untuk konfirmasi

detail permohonan langsung permohonan

Klik untuk konfirmasi

langsung permohonan

Setuju Tolak

Klik Setuju, dan isi alasan jika ada. Klik Tolak, dan wajib isi alasan