ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau Enterprise Resource Planning sering disingkat ERP
dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun
distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.
Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-
modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat
menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis

1. Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material
Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular
biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan,
invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen
kualitas, dan sumber daya manusia.

Tujuannya Dalam Organisasi : Mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

Peranannya Dalam Organisasi :

1. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis.

2. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
3. Menghasilkan informasi yang real-time
4. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
Konsep Dasar ERP :

Evolusi Sistem ERP :

Tahapan Evolusi Sistem ERP :

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

 Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.

Tahap II: Close-Loop MRP

 Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu
penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika
diperlukan.

Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

 Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:

perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari
kebutuhan yang diperlukan.
Tahap IV: Enterprise Resource Planning

 Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya
integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga
perusahaan dengan dilakukan secara mudah.

Tahap V: Extended ERP (ERP II)

 Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari
ERP sebelumnya.

Integrasi ERP Dalam Organisasi :

2. Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan
publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang
langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

a. Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul
pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
Modul Operasi

 General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution,

Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and
Control, Project System, Environment Management

Modul Finansial dan Akuntansi

 General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management,

Treasury, Enterprise Controlling,

Modul Sumber Daya Manusia

 Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event

Management, Organizational Management, Travel Management

b. Keuntungan penggunaan ERP

Kita perlu ERP karena banyak berbagai keuntungan semisal di bawah ini;

Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol
kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan
produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan
besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-
beda.
 c. Keuntungan yg bisa diukur

 Penurunan inventori
 Penurunan tenaga kerja secara total
 Peningkatan service level
 Peningkatan kontrol keuangan
 Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

d. Kelemahan ERP
- Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.
- Sistem ERP sangat mahal.
- Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif.
- ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi.
- Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan.
Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan
sistem keamanan.

3. Memilih ERP

Latar Belakang

 Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk.
 ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di
perusahaan yang lain.
 Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat.
 Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan
rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada.
 Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah
hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif.
  Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat
dan business process yang ‘parah’.

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling
tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

 Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya

dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
 Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses
seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan
 Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya
kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan
ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis.
Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi
sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam
implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.

Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengn ERP an munculnya permasalahan

 Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat

sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
 Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan dalam memilih ERP
 Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan
simple
 Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan
order pembelian ERP
  Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan
software ERP: analisis strategi bisnis, analisis sumber daya manusia, analisis infrastruktur
dan analisis software

Analisa Strategi Usaha

 Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

 Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
 Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
 Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
 Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
 Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk
mencapai objektif dan prioritas tersebut?
 Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Analisa Sumberdaya Manusia

 Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?

 Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
 Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
 Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP?
 Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dengan tim?
 Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur

 Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent

office systems, communication system dan auxiliary system)
 Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
 Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Perangkat Lunak

 Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi
perusahaan?
 Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tetapi juga untuk
kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
 Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
 Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

4. Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi
ERP:

 ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan
hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus
terlibat dan memberikan dukungan
 ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan
sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
 Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri
praktik implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih
terjamin keberhasilannya

Gagalnya ERP

 Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

 Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
 Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
 Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
 Kurangnya edukasi dalam tahap implementasi akan memberikan kesulitan bagi user yang
justru akan memperlambat proses Bosnia perusahaan.

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

 Kurangnya komitmen top management

 Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)
 Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
 Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
 Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
 Kesalahan penghitungan waktu implementasi
 Tidak cocoknya software dgn business process
 Kurangnya training dan pembelajaran
 Cacatnya project design & management
 Kurangnya komunikasi
 Saran penghematan yang menyesatkan

Software ERP

Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source

 LIONS ERP ( Golden Lion Inc )

 INTACS Dynamics
 Acumatica
 Dynamics AX
 Compiere
 Averill AllStock
 Idempiere
 ORACLE
 JDE
 BAAN
 MFGPro
 Protean
 Magic
 RUN System
  SAP
 SolFina
 Onesoft
 IFS
 AGRESSO
 BOSERP
 EuClid System
 Mincom Ellipse
 Axapta
 SPIN - Datadigi Indonesia
 WD ERP-SYS
 IES
 Orlansoft
 Sisinusa
 Colibris Indonesia
 OpenERP
 BizBoss
 Microsoft Dynamics NAV
 Cyber Cycle
 QAD
 ND6 – Nexsoft

Sumber :

 [Link]
[Link]://[Link]/2011/09/[Link]
 [Link]