01.

Standard Operating Procedure (SOP) Penerimaan Produk Di

Gudang
Nah, kali ini disajikan tutorial lengkap cara menyusun SOP Penerimaan barang
di gudang.
Format SOP yang digunakan untuk pembuatan SOP ini masih sama dengan
format contoh SOP perusahaan sebelumnya, yaitu kombinasi antara narasi
dan flowchart pembelian.
Perhatikan step by step cara pembuatan SOP dan contoh format SOP berikut ini
:

Tujuan:
Untuk menjelaskan kegiatan penerimaan barang di gudang dan pengiriman
barang untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima atau dikirim telah
sesuai dengan purchasing order (PO) atau Delivery Order (DO).
Bahan dan alat :
 Delivery Order (DO)
 Surat Pesanan
 Kendaraan
 Troley
Kualifikasi Pegawai :
Pegawai yang ditunjuk

Prosedur :
 Saat penerimaan barang sebaiknya menggunakan checklistseperti pada
dibawah ini
 Gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat pesanan.
 Meminta persetujuan Manajer Logistik atau pegawai yang ditunjuk jika ada
barang yang tidak dapat dipesan sebelum produk diterima.
Checklist Penerimaan Barang :
 Nama dan jumlah barang yang datang sesuai dengan surat pesanan.
 Kebenaran jenis dan jumlah barang yang diterima.
 Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan.
 Tidak ditemukan kebocoran dan sebagainya.
 Jangka waktu kadaluarsa yang memadai.
 Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan.
Selain memuat item-item keterangan seperti di atas, dalam checklistsebaiknya
juga memuat kolom yang berisi penjelasan singkat dari setiap item keterangan.
Untuk bentuk lengkapnya bisa seperti berikut ini :
Untuk flowchart pembeliannya, bisa dibaca : Inilah Pedoman Sistem Akuntansi
Pembelian Kredit Pada Perusahaan Distribusi

02. Standard Operating Procedure (SOP) Pengiriman Barang

Dagangan

Pada bagian kedua ini membahas tata cara pembuatan SOP Pengiriman
Barang. Format yang digunakan adalah narasi dan flowchart penjualan.
Perhatikan urutan langkah-langkahnya berikut ini :

Tujuan :

Untuk menjelaskan kegiatan pengiriman barang dagangan untuk memastikan

bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan surat pesanan dan surat
pengiriman barang.

Bahan dan Alat :

 Surat Pesanan (SP)
 Surat Pengiriman Barang (SPB)
 forklift
 Kendaraan pengangkut barang (Truck)
Penanggung jawab :
Kepala Gudang

Prosedur :
# Pemeriksaan barang yang akan dikirim :
 Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
 Periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa
dengan Surat Pesanan dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
 Ditanda tangani kepada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
 Serahkan Surat Pengiriman Barang dan barang kepada pengirim barang.
 Periksa ulang kesesuaian barang dengan Surat Pesanan (SP) dan SPB
oleh pengirim barang.
 Packing barang dan masukkan dalam armada pengiriman.
 Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku ekpedisi
pengiriman.
 Serahkan kembali SP dan SPB lembar ke-2 dan ke-3 yang telah
ditandatangani dan distempel penangungjawab setelah pengiriman barang
kepada administrasi gudang.
 Periksa kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
 Arsipkan SP dan SPB lembar ke-3.
 Serahkan SPB lembar ke-2 ke bagian pajak.
# Pengiriman barang melalui jasa angkutan
 Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antarkan barang ke
kantor jasa angkutan.
 Informasikan ke petugas keamanan bila akan ada pengiriman untuk
melakukan PENGAWASAN selama pemuatan barang.
 Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan
petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen
pada kolom diserahkan oleh dan penerima disertai nama petugas,
tanggal dan cap perusahaan.
 Pastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman / resi sesuai
dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.
# Pengeluaran barang agar mengikuti sistem :
 FIFO, adalah barang yang lebih dulu diterima agar lebih dahulu
dikeluarkan.
 FEFO, adalah barang yang masa kadaluarsanya lebih pendek harus lebih
dahulu dikeluarkan.
 Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga mutu tetap terjamin selama
dalam perjalanan.
Dan untuk flowchart penjualan bisa dipelajari pada SOP Manajemen Distribusi.

03. Standard Operating Procedure (SOP) Kebersihan dan

Kerapihan Gudang
Kebersihan dan kerapihan gudang pun tak kalah pentingnya, bayangkan
seandainya gudang berantakan, barang-barang letaknya berantakan, labelnya
hilang, ditambah kotor.

Tidak nyaman kan? dan pastinya pendistribusian barang akan berantakan juga.

Oleh karena itu, perlu disusun SOP Kebersihan dan Kerapihan Gudang, format
SOP masih sama dengan format sebelumnya.

Perhatikan urutan format dan langkah-langkahnya:

Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan menjaga kebersihan dan kerapihan gudang.

Bahan dan Alat :

 Alat pembersih lantai, seperti sapu
 Alat pel
 Cairan desinfektan
 Pestisida ( kalau diperlukan )
Kualifikasi pegawai :
Tenaga kerja yang ditunjuk
Prosedur :
# Lantai
Sapu dan pel lantai setiap pagi, tempatkan palet-palet sedemikian rupa sehingga
lantai dapat dengan mudah dibersihkan, catat dalam checklist dan paraf petugas.

# Dinding dan Langit-langit


 Bersihkan dinding dan langit-langit dari kotoran atau debu yang
menempel
 Bersihkan langit-langit dari sarang laba-laba dan lain-lain.
# Pencegahan hama
Lakukan penggunaan pestisida secara berkala untuk mencegah adanya rayap,
tikus atau serangga lain yang dapat merusak barang-barang yang ada di
gudang, catat dalam check list dan paraf petugas

Dokumen terkait :
Kertas dan dokumen.

04. Standard Operating Procedure (SOP) Kebersihan

dan Hygiene
Kebersihan dan hygiene gudang pun perlu mendapat perhatian, sehingga perlu
dibuat SOP.
Berikut ini urutan langkah-langkahnya :

Tujuan :
Menjaga kebersihan ruang penyimpanan (gudang) untuk memelihara mutu
barang yang disimpan di gudang.

Alat dan bahan :



 Alat kebersihan seperti sapu dan alat pel
 Penandaan dilarang merokok, makan, minum dan meludah
 Checklist kebersihan gudang
Pihak Terkait :


 Pimpinan
 Kepala gudang
  Pelaksana Gudang
 Cleaning service
Prosedur :


 Ruang penyimpanan harus kering, bersih, bebas limbah / sampah
dan debu.
 Ruang penyimpanan harus dibersihkan setiap hari oleh petugas
yang menangani kebersihan (cleaning service) sesuai checklist yang
dibuat.
 Dilarang menyimpan makanan, minuman, meludah, rokok dan obat
untuk penggunaan pribadi di area penyimpanan (gudang).
 Toilet dan wastafel harus terpisah dari ruang penyimpanan dan
harus terjaga kebersihannya.
 Rekaman kegiatan pembersihan harus dipelihara.

05. Standard Operating Procedure (SOP) Keamanan Gudang

Kita tentu paham, KEAMANAN gudang menjadi kunci penting untuk menekan
kerugian perusahaan.

Bagaimana perusahaan agar bisa survive bila digudangnya ada ‘tikus’ yang
menggerogoti aset perusahaan.
Bahkan negara pun akan menjadi negara ‘gagal’ saat banyak ‘tikus-tikus’
menggerogoti asetnya 🙂

Maka pembuatan SOP Keamanan Gudang menjadi sangat krusial. Format

dan step by step cara menyusun SOP adalah seperti berikut ini :
Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan bagaimana menjaga keamanan gudang termasuk
keamanan barang yang disimpan di dalamnya.

Bahan dan Alat :

Alat pengamanan seperti kunci / gembok, alarm

Kualifikasi personel :
Pegawai yang ditunjuk

Prosedur :

 
 Selain petugas dan orang yang tidak berkepentingan dilarang
masuk gudang ( pemberitahuan ini dicantumkan pada pintu masuk
gudang ).
 Pintu gudang harus selalu terkunci jika tidak ada proses penerimaan
dan pengeluaran barang.
 Kunci gudang disimpan oleh kepala gudang / orang yang
berwenang jika kepala gudang berhalangan.

Kesimpulan
Demikian 5 contoh SOP perusahaan untuk pengelolaan gudang anda,
selanjutnya tinggal menambahkan header dan bagian pengesahaan SOP.
Header memuat logo perusahaan, judul, nomor dokumen, masa berlaku,
keterangan jumlah perbaikan dan jumlah halaman.
Sedangkan bagian pengesahaan yang terletak pada bagian akhir halaman
pertama berisi orang-orang yang membuat, memeriksa dan menyetujui SOP
lengkap dengan jabatan dan tanda tangan.

Langkah selanjutnya adalah melakukan sosialisasi pelaksanaan SOP tersebut.

Tahapan ini sangat krusial berkaitan dengan keberhasilan implementasi SOP.

Ada 4 hal pokok yang harus diperhatikan agar penerapan SOP berhasil, yaitu :
1) Planning, 2) Organizing, 3) Actuating, 4) Controlling. Atau sering disingkat
dengan POAC.
Keempat hal itu sudah dibahas dalam artikel Inilah Alasan Mengapa Perlu
Manajemen Keuangan.