STMIK MIKROSKIL

MODEL PROSES BISNIS

1
Materi Bahasan :

1. Proses Bisnis
2. Kegiatan Proses Bisnis
3. Contoh--contoh Proses Bisnis
Contoh
4. Pengembangan Model REAL

2
 Proses Bisnis
Sebelum kita membangun model proses bisnis, kita
membutuhkan sebuah definisi yang tepat sesuai
waktu yang akan digunakan dalam bisnis.

Organisasi kecil maupun besar juga harus memiliki

sasaran terhadap proses bisnis itu sendiri.

Untuk menentukan sasaran tersebut kebanyakan

organisasi membuat visi dan strategi pada proses
bisnisnya. Proses bisnis dilibatkan didalam strategi
bisnis karena merupakan kegiatan untuk mencapai
tujuan suatu bisnis. 3
 Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan
yang diharapkan dapat memenuhi sasaran dan
strategi perusahaan.

Sebuah proses bisnis dapat memiliki beberapa

kegiatan didalamnya yang disebut sebagai
business process events.

4
 3 Dasar Proses Bisnis Dalam
Organisasi

Proses Memperoleh (Acquisition/payment
Business Process),
Process), menjaga dan membayar sumber
daya yang digunakan. Misal : human skill, financing,
materials and suppliers.

Proses Mengkonversikan (Conversion Process)
sumber untuk mendapatkan / transformasi produk
bisnis dan layanan pada customer atau user.

Proses Menyerahkan ( Sales/Collection Business
Process) mengantar produk bisnis kepada customer
atau user serta meminta pembayaran atas produk
tersebut.
5
 Business Process Events /
Kegiatan Proses Bisnis

Operating Events : Market goods Take Customer
order Ship The Goods Collect payment.

Information Events : memiliki 3 kegiatan yaitu recording
data (pencatatan) dari operating events, maintaining
reference data (arsip) yang sangat penting bagi organisasi /
perusahaan dan reporting (pelaporan) informasi yang
berguna kepada manajemen.

Decision / management event : kegiatan yang dilakukan
oleh manajer dalam membuat keputusan bisnis baik dalam
hal merencanakan, pengontrolan, dan evaluasi proses
bisnis itu sendiri. Misalnya keputusan untuk
membuka/menutup cabang, mengelola hubungan bisnis,
mengelola sumber daya dalam perusahaan atau
memutuskan untuk membuat desain produk baru. 6
Business Process Activities Event

Define & often

Decision/Management trigger
Operating
Events Events

Trigger Trigger
Information
Events

7
 Porter’s Generic Value Chain
Revenue
Cost
Firm Infrastructure
Support Activities

Human Resource Management

Technology Development
Procurement Margin
Inbound
Operation Outbound Market Services
Logistic Logistic &Sales

Primary Activities
8
 Porter’s Generic Value Chain (2)

Rantai Penilaian Porter didefinisikan sebagai sebuah

set dari kegiatan bisnis dimana sebuah nilai diberikan
kepada organisasi yang memproses produk / layanan.

Rantai Penilaian berupaya menunjukkan total nilai
yang terdiri dari nilai kegiatan dan margin

Nilai kegiatan terdiri dari kegiatan fisik dan kegiatan
teknologi yang dibuat oleh organisasi.

Ada 2 tipe nilai kegiatan pada Rantai Penilaian Porter
yaitu Kegiatan Primer (Utama) dan Kegiatan Support
(Pendukung).

9
 Porter’s Generic Value Chain (3)

Kegiatan Primer terdiri dari kegiatan-

kegiatan-kegiatan yang
menghasilkan nilai pelanggan secara khusus bagi
organisasi / perusahaan dalam pasaran bisnis.
Kegiatan ini merupakan kegiatan kritis dalam
menjalankan sebuah bisnis.

Kegiatan Pendukung memfasilitasi kelengkapan
kegiatan Primer.

Margin merupakan perbedaan / selisih antara total
nilai dengan biaya untuk mendapatkan nilai kegiatan.

10
 Nilai Kegiatan Primer :

Inbound Logistic : merupakan kegiatan penerimaan
(receiving), penyimpanan (storing) dan perolehan
sumberdaya untuk produk / layanan.

Operations : kegiatan mentransformasikan input menjadi
hasil akhir sebuah produk.

Outbound Logistic : meliputi kegiatan mengumpulkan,
menyimpan dan mendistribusikan produk / layanan secara
fisik.

Marketing & Sales : meliputi kegiatan penyediaan produk
dengan tujuan agar terjadi proses pembelian produk
tersebut oleh customer.

Services : kegiatan yang bertujuan memelihara nilai
produk / layanan. 11
 Nilai Kegiatan Support :

Procurement : merupakan fungsi pembelian input untuk
digunakan dalam rantai penilaian perusahaan.

Technology Development : mengetahui bagaimana
prosedur--prosedur atau teknologi yang digunakan pada
prosedur
proses untuk menghasilkan produk / layanan.

Human Resource Management : kegiatan yang
melibatkan penerimaan tenaga kerja, pemecatan,
pelatihan, pengembangan, dan kompensasi seluruh
personel.

Firm Infrastructure : kegiatan pendukung seluruh
penilaian kegiatan (misal manajemen umum,
perencanaan, keuangan, akunting, kualitas
manajemen). 12
Contoh dalam analisa proses bisnis :

Jenis / type produk / layanan yang akan diperoleh Proses
Memperoleh (Acquisition/payment Business Process) dan kegiatan
operasi (Operation events) diantaranya :
a. Adanya permintaan produk atau jasa oleh customer
b. Menerima dan memeriksa produk
c. Menyimpan dan mengelola produk
d. Membayar produk dan jasa
e. Mengembalikan produk / return

Contoh kegiatan yang umum pada Proses Menkonversi ( Conversion
Process) – tergantung terhadap jenis bisnis yang dilakukan:
a. Perakitan f. Penggalian
b. Pertumbuhan g. Memanen / Panen
c. Pendistribusian h. Pendidikan
d. Pengantaran i. Penyediaan (air, Listrik atau
13
e. Penemuan dan Pengembangan komunikasi )

Contoh kegiatan dari Proses Menyerahkan (Sales / Collection
Business Process):
a. Menerima pesanan produk / jasa
b. Memilih dan memeriksa produk yang akan diantar
c. Menyiapkan produk / jasa untuk diantar
d. Mengantar produk
e. Menerima pembayaran atas produk / jasa
f. Menerima pengembalian produk / return of sales.

Dengan 3 contoh dasar proses bisnis dan kegiatan proses

bisnis yang digambarkan diatas, analisalah proses-
proses-proses
bisnis dan asumsikan kegiatan-
kegiatan-kegiatan proses yang dapat
dilakukan pada Perusahaan restoran Kentucky Fried Chicken.
(LATIHAN ANALISA)
14
Golden Pizza

Decision/management event membahas :
- Analisa pasar, pesaing dan pelanggan
- Memutuskan menu-
menu-menu yang ada di Golden Pizza
- Memastikan pizza yang dimasak sesuai pesanan berdasarkan
salinan form pesanan (copy of the order form).

Operation Events :
- Menerima pesanan pelanggan
- Menerima pembayaran pelanggan
- Membuat pizza
- Meletakkan ke dalam box pizza
- Menyerahkan ke pelanggan

Information Events :
- Mencatat pesanan pelanggan
- Menghitung jumlah pesanan
- Memberi tanda pada pesanan yang sudah dibayar
- Memberi pelanggan bukti pesanan
- Memberi salinan order ke koki
- Mencabut salinan order pada box setelah pizza selesai
dimasak 15

- Memberi salinan order kebagian akunting.


Decision / management event sewaktu-
sewaktu-waktu
dapat menggunakan information event untuk :
- Membuat laporan analisa pelanggan secara
menyeluruh
- Membuat laporan penjualan berdarkan jenis
pizza yang diminati
- Membuat laporan analisa pendapatan kotor
- Membuat laporan penjualan yang salah karena
kelalaian karyawan

16
 REAL BUSINESS PROCESS MODEL
(Resource, Event, Agent and Locations)

Model proses bisnis REAL adalah sebuah metode formal untuk
mengidentifikasi dan menampilkan karakteristik yang
dikumpulkan pada proses bisnis dan kegiatan proses bisnis /
event.

Dalam menyiapkan model REAL dibutuhkan identifikasi yang
pasti atas kegiatan-
kegiatan-kegiatan strategi bisnis dan karakteristik
kegiatan--kegiatan bisnis sehingga kita diharuskan berfikir
kegiatan
sebagai seorang investigator bisnis atau reporter yang akan
mendapatkan jawaban dari variasi siapa, apa, kapan, dimana
dan pertanyaan kenapa.

Sebagai seorang analisis, akan didapat karakteristik bisnis
event dengan menjawab pertanyaan-
pertanyaan-pertanyaan berikut : 17
 Essential Characteristic of Business
Activities :

What happened ?
→ Mengidentifikasi strategi kegiatan yang relevan
dengan proses bisnis melalui pemahaman
bagaimana kegiatan itu dilakukan dan mengapa
harus dilakukan

When did it occur ?
→ Melibatkan perhitungan waktu yang tepat untuk
setiap kegiatan.

Who was involved and what roles did they play ?
→ Mengidentifikasi bagian-
bagian-bagian organisasi
(internal--external) yang ikut terlibat langsung pada
(internal
18
setiap kegiatan.
 Essential Characteristic of Business
Activities :

What resources were involved and how much ?
→ Mengidentifikasi peningkatan / penurunan
sumber--sumber daya setiap kegiatan.
sumber

Where did the event occur ?
→ Mengidentifikasi lokasi dari setiap kegiatan.

What can go wrong during execution of the event ?
→ Mengidentifikasi setiap resiko yang mungkin
terjadi untuk setiap kegiatan.

19
Sebagai Analisis bisnis, pertanyaan diatas dapat
dijadikan batasan / scope manajemen mana yang
terlibat atau perubahan apa yang akan terjadi, dan
kapan mengelola sebuah proses bisnisnya.

Model REAL membantu kita menampilkan jawaban

atas pertanyaan-
pertanyaan-pertanyaan diatas secara grafik
dan lembaran model matrix sebagai pelengkapnya.

20
6 Langkah Pembuatan Model REAL :

1. Mengerti / memahami lingkungan dan tujuan

[Link] yang efektif dan lengkap tergantung
dari seberapa pahamnya seorang analis terhadap
organisasi tersebut. Contoh : memfokus bagian
proses bisnis, pengumpulan data organisasi baik
tujuan, strategi, rantai penilaian, produk dan
pelanggan, memahami orang-orang-orang dalam organisasi,
struktur organisasi, teknologi dan pengukuran target.

CONTOH KASUS : [Link] Retail Store

21
 Script : [Link]’S RETAIL STORE

[Link]’s Retail Store has hired you to analyze their
sales/collection process. Customer can purchase a
variety of merchandise from [Link]’s. Each sale
involves a customer assisted by a sales person. The
customer can buy one or more items of
merchandise. [Link]’s sales force randomly assists
customers ([Link]’s does not assign customers to
specific salesperson), each sale occurs at a specific
register ([Link]’s has several registers). Individual
items of merchandise are not uniquely identified.
This means that [Link]’s does not assign a unique
identifier to each white T-
T-Shirt sold or each pair of
size 9 white tennis shoes. The customer are allowed
to pay with cash, check or credit card. 22
2. Mengulangi / review proses bisnis yang dibuat dan
mengidentifikasi kegiatan operasi / operation event
dengan strategi yang pasti. Seorang Analis harus
mampu menganalisa organisasi secara tingkatan
demi tingkatan sampai yang lebih kecil – micro level.
Contoh dengan menganalisa satu proses dalam satu
waktu akan mempermudah mengidentifikasi
kegiatan operasi / operation event yang ada dalam
setiap proses bisnis. Dari contoh diatas, [Link]’s
diidentifikasi memiliki dua kegiatan penting yaitu Sell
Merchandise dan Receive Customer [Link].
Dari identifikasi tersebut dibuatlah model grafik
REAL untuk [Link]’s seperti berikut.
23
 REAL Business Process Model Matrix
Event Business Objective Event Trigger Business Risk Notes

Sell
Merchandise

Receive Cust.
Payment

3. Menganalisa setiap kegiatan yang dikaji pada

langkah 2 untuk mengidentifikasi kegiatan
Resources, Agent dan Location.
Location. Analis akan
dihadapkan pertanyaan-
pertanyaan-pertanyaan berikut :
24
a) What kinds of resource were involved ?
Organisasi harus memilki sejumlah sumber daya sebagai
stok. Sebuah operating event mempunyai pengaruh
terhadap sumber stok, karena kegiatan melibatkan arus
keluar atau arus masuk sebuah sumber daya dalam
organisasi. Operating event mendeskripsi jumlah dan jenis
yang dibutuhkan dalam proses. Contoh : identifikasi grosir
yang terlibat dalam penjualan, cash register, kantong
plastik, sumber listrik untu cash register.
b) What Roles are performed and who/what agents perform
the roles ?
Aspek penting dari karakteristik pada operating event
adalah mengidentifikasi agen yang terlibat dan peraturan
yang mereka buat. Peraturan dapat menjangkau tingkat
tanggung jawab internal (cth: salesperson, supervisor or
inspector) sampai tingkat external (customer dan supplier).
Peraturan dapat dilibatkan untuk mengesahkan credit card,
mendapatkan akses ke sumber daya milik organisai, waktu
proyek, organisasi, mesin yang terprogram
(robot/komputer). Semua tersebut dapat kita katakan 25
sebagai Agent dalam model proses REAL.
c) Where did the event occur ?
Kegiatan dapat dilakukan dimana saja dan
secara fisik customer tidak menjadi syarat
untuk mengeksekusi kegiatan tersbut. Dalam
pembuatan REAL model, lokasi tidaklah
menjadi point penting namun wajib untuk
diketahui dimana lokasi suatu proses atau
kegiatan proses dilakukan khususnya untuk
mengumpulkan data oleh information event.
Untuk menggambarkannya letakkan lokasi
dan sumber daya di sisi kiri kegiatan / event
dan letakkan agent di sisi kanan kegiatan /
event. 26
Merchandise
Salesperson

Sell
Merchandise
Customer
Register

Receive Cust.
Payment

Cash

[Link]’s Retail Store REAL MODEL : Step 3

27
4. Mengidentifikasi kebiasaan, karakteristik dan
atribut yang relevan dari Resources, Event,
Agent dan Locations. Ingat ! Saat ini analis
berusaha mengerti segala yang ada pada
operation event dan proses-
proses-proses. Dengan
mengidentifikasi kegiatan yang berelasi antara
sumber, agent dan lokasi sebelumnya akan
membantu kita untuk mengidentifikasi
karakteristik tambahan pada operation event.
Misalkan : Apa yang menjadi pengecualian dari
kegiatan proses order, apa yang menjadi
alasan sumber daya digunakan pada proses
order, dan lokasi mana yang dapat diterima
untuk melakukan kegiatan. 28
[Link]’s Retail Store Case Check point (setelah Step 4):
 Setiap penjualan dilakukan pada lokasi register yang
spesifik. (Lokasi)
 Setiap penjualan melibatkan hanya 1 customer (external
agent)
 Hanya 1 salesperson (internal agent) bertanggung jawab
untuk setiap penjualan.
 Salesperson dan customer tidak mempunyai hubungan
relasi yang spesifik tetapi hanya relasi pada proses
penjualan.
 Pada saat menganalisa kegiatan, analis dapat membuat
beberapa dokumen seperti :
- penjualan hanya melibatkan barang/souvenir bukan aset
perusahaan.
- penjualan tidak dapat melibatkan barang/souvenir yang
tidak ditawarkan.
- setiap penjualan dimasukkan kedalam register dan akan
dicocokkan dengan record penjualan yang ada. 29
5. Mengidentifikasi dan dokumentasi hubungan
langsung / direct relationship antara
Resources, Event, Agent dan Locations.
Pemahaman relasi yang ada pada operation
event dan bagaimana setiap operation event
sesuai dengan proses bisnis adalah sangat
penting untuk memahami karakteristik,
kebiasaan dan atribut.

30
Resources Internal Agent

Event

Location External Agent

(if needed) (if needed)

Resources Internal Agent

Event

Location External Agent

(if needed) (if needed)

31
RELATIONSHIP DESCRIPTION
Merchandise Salesperson
Internal
agent
involves
Sell
Takes Merchandise External
place at agent
Result Customer
Register in External
Takes agent
place at
Receive Cust.
Payment
Internal agent
increases
Cash

32
[Link]’s Retail Store REAL MODEL : Step 5
6. Memvalidasi Model REAL dengan pelaku bisnis.
Pada saat draft dari model REAL telah terbentuk dengan
lengkap, maka langkah selanjutnya adalah memvalidasi
model tersebut dengan pelaku bisnis untuk mendapatkan
nilai yang akurat serta mengulangi langkah-
langkah-langkah bila
dibutuhkan. Orang yang akan memvalidasi model adalah
orang yang mengerti secara detail dari tujuan proses bisnis
dan kegiatan-
kegiatan-kegiatannya. Pada saat validasi inilah terjadi
konfirmasi bentuk model yang sesungguhnya diharapkan
atau bisa saja terjadi modifikasi terhadap model tersebut.

Setelah model REAL terbentuk, model dapat diupdate dan harus

dipelihara seiring dengan proses bisnis dan event yang pakai oleh
organisasi.

33
 Keterhubungan antar Proses

Sangat penting bagi Analis untuk memahami
relationship diantara proses-
proses-proses bisnis.

Proses bisnis merupakan hasil dari Proses
mendapatkan produk (Acquisition of goods) dan
jasa, pengkonversian dari produk/jasa yang
didapat menjadi produk/jasa siap pakai bagi
customer, serta mengambil pembayaran dari
customer setelah penyerahan produk/jasa siap
pakai tadi.

34
 REVIEW QUESTION
1. Apa yang dimaksud dengan Proses
Bisnis ?
2. Apakah Business Event itu ?
3. Jelaskan relasi antara proses bisnis
dengan kegiatan / event.
4. Jelaskan 3 tipe information proceses.
5. Jelaskan 3 tipe umum dari proses bisnis
yang sering digunakan dalam organisasi.
35