Key Performance Indicator (KPI)
KPI
Penggunaan KPI saat ini sudah menjadi keharusan dibanyak perusahaan dan menjadi sebuah
kesadaran baru untuk mulai melakukan pengukuran terhadap perencanaan strategis yang
sudah ditetapkan. Tetapi dalam prakteknya pemahaman tentang KPI sangat memprihatikan.
Dampak dari ketidak pahaman tentang KPI memnyebabkan tidak berfungsinya alat pengukuran
ini untuk membantu management dalam melakukan monitoring, controlling dan evaluasi
ketercapaian sasaran yang sudah ditetapkan. KPI tidak lebih hanya dianggap sebagai "trend"
semata, mirip dengan trend-2 busana yang digandrungi para remaja putri.
FUNGSI KPI
Key Performance Indicator, adalah sebuah indikator yang menunjukkan kinerja (performance)
sebuah organisasi atau bagian dari organisasi termasuk kinerja seorang job holder. Fungsi dari
KPI menjadi sebuah alat ukur (measure tool) yang tentu saja jenis atau
bentuknya disesuaikan dengan "hal" yang diukur.
Sebagai contoh sederhana bentuk KPI adalah sebagai berikut :
Hal yang akan diukur : Suhu Badan, maka alat ukur (KPI)-nya adalah Termometer
Hal yang akan diukur : Berat Badan, maka alat ukur (KPI)-nya adalah Timbangan Badan
Contoh sederhana diatas menunjukan bagaimana jenis atau bentuk KPI sangat tergantung dari
apa yang akan diukur, karena itu sangat penting sekali untuk menentukan terlebih dahulu "apa"
atau "hal apa" yang akan diukur sebelum menentukan pengukuran atau alat ukur atau KPI-nya.
Dalam strategic management, maka yang menjadi subyek untuk diukur adalah strategy
(korporat) atau dalam bentuk strategic objectives atau sasaran strategis (divisional, sbu, atau
dept. level). Dalam Quality Management System (ISO), subyek yang akan diukur namanya
adalah Quality Objectives atau sasaran mutu.
Bahkan salah satu ketidak mampuan ISO membawa perubahan dalam sebuah organisasi
(menurut saya) adalah karena ketidak pahaman dalam penentuan mana yang menjadi
SASARAN dan mana yang menjadi KPI berikut target-nya.
BEBERAPA JENIS KPI
Beberapa jenis KPI yang familiar atau biasa digunakan dalam dunia praktis adalah sebagai
berikut :
KPI EKSAK. KPI Eksak adalah KPI yang sangat dekat derajat kebenarannya dalam
mengindikasikan kinerja dari Sasaran yang diukur. Dalam bahasa yang gampang, KPI Eksak
adalah KPI yang paling bagus karena hampir pasti hasil valid alias dapat dipertanggung
jawabkan. Kelemahan dari KPI eksak adalah selain karena memakan banyak waktu, juga
memerlukan biaya yang cukup tinggi (walaupun tidak semua). Salah satu contoh jenis KPI eksak
misalnya Sasaran-nya adalah Peningkatan Kepuasan Pelanggan maka KPISurvey Kepuasan
Pelanggan.
KPI PROKSI. KPI jenis ini banyak sekali digunakan karena selain simple, tidak memakan banyak
waktu dan biaya tetapi derajad keberannya lebih rendah dari KPI Eksak. Agar KPI Proksi
poweful, maka jangan hanya menggunakan satu KPI Proksi saja untuk mengukur sebuah
sasaran, tetapi gunakan KPI Proksi yang lain sebagai pengukuran dalam perspektif yang lain.
Contoh KPI Proksi adalah untuk mengukur sasaran "Meningkatkan Kepuasan Pelanggan", maka
beberapa KPI Proksi-nya adalah "Jumlah Retain Customer, Jumlah Customer Complain, Jumlah
Retur, dll"
KPI AKTIFITAS. Nama-nya saja aktifitas, maka KPI ini hanya mengukur hal-2 dari sebuah aktifitas
atau kegiatan yang berdampak Sasaran, seperti waktu, jumlah, atau biayanya. Contoh KPI ini
adalah : "Jumlah Kunjungan ke Customer, Jumlah Gathering, Jumlah Call, dll"
Selain itu KPI juga dibedakan atas KPI Hasil (lagging) dan KPI Proses (leading). KPI Hasil adalah
KPI yang mengukur hasil, seperti New Customer, Percentage Retain Customer, Competency
Index, sedangkan KPI Proses adalah KPI yang lebih berorientasi dari proses, seperti #Visit to
Customer, #Gathering, #Training Hour,
TIPS :
Beberapa tips berikut cukup berguna untuk implementasi KPI :
Sesuaikan antara Sasaran dengan alat ukurnya (KPI)
Gunakan KPI secara seimbang dalam mengukur setiap Sasaran, yaitu KPI Hasil dan KPI Proses,
sehingga setiap hasil yang berhasil dicapai akan dapat ditelusuri merupakan akibat dari sebuah
proses yang dilakukan sebelumnya. Bila tidak dapat dilakukan (karena jenis Sasaran), maka
minimal harus mengukur KPI Hasil;
Jumlah KPI jangan terlalu banyak dalam mengukur setiap. Perbandingan Jumlah Sasaran
dengan Jumlah KPI adalah berkisar 1 : 1,5. Artinya bila terdapat 8 Sasaran, maka usahakan
Jumlah keseluruhan KPI tidak lebih dari 12 KPI.
Dengan memahami Fungsi KPI sekaligus berbagai macam-nya, maka management akan mampu
memfungsikan KPI secara optimal disesuaikan dengan Sasaran dan jenis KPI yang tepat untuk
melakukan pengukuran.
Key Performance Indicators merupakan matrik baik finansial maupun non finansial
yang digunakan oleh perusahaan untuk mengukur performa kinerjanya. Key
Performance Indicator biasanya digunakan untuk menilai kondisi suatu bisnis serta
tindakan apa yang diperlukan untuk menyikapi kondisi tersebut.
Selama ini Key Performance Indicators digunakan untuk mengukur parameter kualitatif
yang cenderung sulit pengukurannya. Misalnya kualitas kepemimpinan dan kepuasan
pelanggan. Satu hal yang perlu Anda perhatikan, tidak semua matrik adalah Key
Performance Indicators.
Perbedaannya terletak pada isi matriknya. Matrik Key Performance Indicators
menjelaskan performa kinerja yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan serta
langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk merealisasikan obyek strategi
dari perusahaan tersebut.
Sebuah matrik dikatakan sebagai Key Performance Indicators ketika memenuhi kriteria
berikut ini:
(1) Memiliki target. Yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan
untuk meraih target tersebut.
(2) Berorientasi pada outcome. Jadi tidak sekedar output (hasil dari proses) sebab
outcome berpengaruh secara signifikan.
(3) Memiliki nilai threshold (ambang batas). Yakni untuk membedakan antara nilai target
dengan nilai aktual.
Key Performance Indicators memiliki peran penting bagi kemajuan sebuah perusahaan.
Sebab, perusahaan akhirnya dintuntut memiliki visi dan misi yang jelas serta langkah
praktis untuk merealisasikan tujuannya. Dan tidak sekedar itu saja, dengan Key
Performance Indicators perusahaan bisa mengukur pencapaian performa kinerjanya.
Apakah sudah sesuai ataukah belum sama sekali.
Karena Key Performance Indicators merupakan alat ukur performa kinerja sebuah
perusahaan, maka Key Performance Indicators juga harus mencerminkan tujuan yang
ingin diraih oleh perusahaan tersebut. Artinya, Key Performance Indicators setiap
perusahaan bisa jadi berbeda sesuai dengan kebutuhannya.
Oleh karena itu sebelum menetapkan Key Performance Indicators, perusahaan harus
melakukan beberapa persiapan berikut ini:
(1) Menetapkan tujuan yang hendak dicapai.
(2) Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi dengan jelas.
(3) Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan tujuan yang hendak
dicapai.
(4) Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan perubahan yang diperlukan
guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan
jangka panjang.
Key Performance Indicators membutuhkan perencanaan yang matang. Selain itu juga
harus didukung oleh ketersediaan data dan informasi yang akurat serta konsisten. Di
sinilah peran penting sistim informasi bagi sebuah perusahaan.
Jika perusahaan mampu menyediakan sistim informasi yang akurat, konsiten, dan
mudah diakses bagi siapa saja yang berkepentingan, niscaya data yang diperoleh bisa
dipertanggungjawabkan keakuratan dan konsistensinya. Walhasil, perusahaan juga
harus menyediakan perangkat teknologi informasi yang fungsional dan tepat sasaran.
Agar Key Performance Indicators bisa berfungsi dengan optimal, maka Key
Performance Indicators harus memenuhi kaidah SMART. Yakni scietific (spesifik),
measureable (terukur), achievable (bisa dicapai/realistis), reliable (bisa dipercaya), time
bound (target waktu).
Perbedaan Key Performance Indicator (KPI) dan Key Result Indicators (KRI)
Oleh: Agung Riksana
David Permenter (2010) dalam bukunya Key Performance Indicators; Developing,
implementing, and using winning KPIs menyatakan terdapat emapt jenis pengukuran
kinerja yang dapat diimplementasikan oleh perusahaan yaitu:
1. Key Result Indicators (KRIs) yang menggambarkan capaian dalam suatu perspektif
atau indicator kesuksesan kunci (Critical success factor)
2. Result Indicators (RIs) yang menyatakan apa yang telah kita capai
3. Performance Indicators (PIs) yang menyatakan apa yang harus dilakukan
4. KPIs yang menyatakan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja
secara drastic
Sehingga seringkali tertukar antara apa yang menjadi indicator KRI seperti:
1. Kepuasan Konsumen
2. Keuntungan bersih sebelum pajak
3. Profit customer
4. Kepuasan pegawai
5. Return on Capital Employed\
Karakteristik umum dari KRI adalah merupakan hasil dari berbagai upaya tindakan,
memberikan gambaran jelas apakah kita berada pada tujuan yang benar tetapi KRI tidak
menyatakan apa yang harus ditingkatkan untuk meningkatkan hasil tersebut. KRI
biasanya memiliki periode waktu yang lebih lama dibanding KPI
Apa itu KPI?
KPI merupakan satu set ukuran yang memfokuskan pada aspek kinerja organisasi yang
paling critical bagi kesuksesan organisasi saat ini dan masa depan organisasi.
Terdapat tujuh karakteristik KPI yaitu:
1. Bukan Ukuran finansial
2. Diukur secara sering (dalam 24 jam, harian, atau mingguan)
3. Dilakukan oleh CEO dan tim senior manajemen (misalnya CEO memanggil staf
yang relevan untuk bertanya apa yang terjadi.
4. Mengindikasikan secara jelas tindakan apa yang harus dilakukan oleh staf (staf
mengerti akan pengukuran hasil dan tahu apa yang harus diperbaiki)
5. Diukur yang terikat tanggung jawab secara tim (missal CEO dapat memanggil
team leader yang dapat mengambil tindakan yang diperlukan
6. Memiliki dampak yang signifikan (mempengaruhi satu atau lebih Critical Success
Factor atau satu atau lebih dari indicator Balance Scorecard)
7. Menyarankan langkah tindak lanjut yang semestinya
KPI mesti diukur secara 24 jam, harian, atau mingguan. Pengukuran bulanan, triwulanan,
atau tahunan bukan merupakan KPI