Pengertian Event Organizer (EO)

1. Pengertian Event Organizer (EO)

Seiring dengan berkembangnya zaman dan semakin majunya masyarakat dan
teknologi membawa pengaruh pada perkembangan sistem atau konsep pemasaran
yang akan digunakan perusahaan-perusahaan yang menginginkan produknya laku,
sehingga dapat terus eksis ditengah semakin besarnya persaingan dipasaran.
Salah satu konsep pemasaran yang sekarang telah berkembang ditengah
masyarakat adalah konsep pertunjukan (event). Yang dibuat dan dilakukan
oleh event organizer (EO) sebagai sebuah strategi dalam mempromosikan produk
perusahaan yang paling efektif, dimana masyarakat sebagai konsumen dapat
langsung ikut serta merasakannya, merangkul konsumen baru, loyal memperbaruhi
kontak dan komunikasi dengan customer lama, meluncurkan layanan dan
mempromosikan secara lengkap seluruh ragam produk, mempercepat proses
penjualan dan meningkatkan angka penjualan serta membangun dan
meningkatkanbrand image perusahaan.
Bicara tentang event organizer – selanjutnya disebut EO – kita harus mengerti
dulu tentang apa kriteria event organizer. Istilah ini sekarang memang sangat
popular, karena dunia EO di berbagai tempat semakin berkembang. Bahkan,
beberapa pihak telah menjadikannya sebagai profesi.
Organizer tidak jauh beda pengertiannya dengan sebuah kepanitiaan, mulai
dari level ‘Perpisahan Sekolah’ sampai ‘Pindah Jabatan’, kita selalu terlibat dengan
apa yang namanya panitia. Berikut ini yang dikemukakan oleh Adrie Subono (JAVA
Musikkindo Present WOW!! : Glossary) Event Organizer adalah penyelenggara
kegiatan.
Sedangkan menurut pakar manajemen Rhenald Kasali (JAVA Musikkindo
Present WOW!! : Lebih Dari Sekadar Energi), mengemukakan bahwa bisnis Event
Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara
berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment
sedalam-dalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every
single detail dari proses memilih acara, mengkemas acara, memenuhi pembayaran,
mengurus perizinan, meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak
keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi dan pemasarannya, sampai pada event
report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.
Selanjutnya yang dikemukakan oleh Indro’Kimpling’Suseno (Cara Pinter Jadi
Event Organizer : 14). Event Organizer adalah sekelompok orang yang terdiri dari
tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim manajemen yang melaksanakan
tugas operasional suatu program acara atau melakukan pengorganisasian untuk
mewujudkan suatu program acara.
Organizer mempunyai ruang lingkup kerja yang luas, sesuai jenis acara yang
ada dan perkembangannya. Macam-macam jenis acara antara lain dapat
dikelompokkan sebagai berikut :
1) Olahraga
-Pertandingan professional
-Kompetisi peringkat
-Pertandingan persahabatan (eksebisi)
-Lomba-lomba
 2. Seni
-Pementasan/pergelaran profit oriented
-Pementasan/pergelaran program acara
-Non profit
-Institutional/privat
-Lomba/festival
-Pentas eksebisi/apresiasi
3. Topik Bicara
-Diskusi/dialog
-Seminar
-Sarasehan
-Talk show
-Variety show
-Presentasi
4. Pameran
-Pameran komoditi perdagangan
-Pameran seni dan budaya
5. Pribadi
-Pesta Pernikahan
-Pesta ulang tahun
-Syukuran
-Jabatan baru
-Pisah sambut dan pesta peringatan pribadi.

bentuk acara, mulai dari pesta ulang tahun dirumah sampai

setingkat olympiade dunia, memerlukan hasil kerja para EO. Tanpa sentuhan
tangan EO, acara tersebut tidak dapat terwujud. Istilah penyebutan Event
Organizer (EO) bisa berbeda-beda, seperti misalnya :Production, Communication,
Biro Jasa/Agency, Management, Panitia Pelaksana, Organizing Committee,
Entertainment, dan lain-lain.
Praktiknya, memang sebagai EO, tidak akan mungkin menyelenggarakan
semua event, pastinya ada klasifikasi spesialisasinya. Klasifikasi ini muncul secara
alamiah saja. Biasanya menyangkut klien yang sudah biasa dilayani. Beberapa
klasifikasi EO antara lain sebagai berikut :
• EO Spesialisasi Kontraktor
EO ini spesialis melayani keperluan perusahaan atau instansi yang akan punya hajat.
Hampir semua perusahaan atau instansi punya event yang sifatnya internal atau
program event yang disusun secara internal oleh mereka sendiri. Dan untuk
melaksanakannya, mereka biasanya menggandeng EO demi efisiensi dan
keberhasilan event tersebut. Sebab, mereka tidak punya cukup waktu, tenaga dan
pikiran untuk membentuk panitia internal diantara mereka sendiri untuk
melaksanakan keseluruhan event tersebut. Ini beda dengan event mereka sebagai
bagian dari program promosi. Misalnya acara ulang tahun perusahaan,
acara gathering konsumen mereka, agen, atau keperluan kanvas keliling, direct
promotion, dan lain-lain.
• EO Spesialis Program
 EO ini mengandalkan sebagian besar hidupnya melalui program/konsepevent yang
mereka buat untuk dijual kepada sponsor. Misalnya eventatau acara showbiz,
expo/pameran, kompetisi olahraga/otomotif dan lain-lain.

Sistem Kerja Event Organizer (EO)

Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif
profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO mempunyai
sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain.
Perbedaan hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari
cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat.
Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :
• Posisi EO di antara 5 P
Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini
menyangkut lingkup tanggung jawab yang melekat dan menyertainya. Urutan
posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan tanggung jawab
adalah sebagai berikut :
1. Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang
mempunyai ‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana
untuk pelaksanaan suatu program.
2. Pelaksana. Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus
bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena
menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang
sangat vital dan strategis.
3. Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis
program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola
tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya
tarik.
4. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai
dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur
kesuksesan event.
5. Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan
kita sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita
laksanakan. Para pengamat atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai
humas atau public relation (PR) kita secara tak lansung.
6. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai
dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur
kesuksesan event.

Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus PUAS, yang
bisa tercapai berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu pelaksana yang EO. Ilmu EO
tidak semata-mata dapat kita peroleh di bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah.
Ia adalah ilmu lapangan, yang dapat diperoleh dengan praktek lansung di lapangan.
Walaupun tergolong ilmu lapangan, tetapi juga perlu didasari dengan prinsip
 berpikir metodologi dan manajerial professional. Tanpa didasari hal tersebut
hasilnya tentu kurang memuaskan.
Beberapa kunci landasan kerja EO tidaklah terlalu rumit. Sistem
kerja EO memiliki pola dasar kerja yang standar, berlaku dimana-mana. Sebenarnya,
semua berdasarkan pada satu kata, yaitu semangat. Dengan semangat, kita mampu
memasuki jiwa kerja EO. Beberapa hal yang perlu kita perhatikan sebagai landasan
ketika kita berpikir untuk memilih profesi sebagai EO, antara lain adalah :
• Bekerja dengan totalitas tinggi.
• Berfikir kreatif dan inovatif.
• Kepekaan tingkat tinggi.
• Kemampuan berkomunikasi/bernegosiasi/dialog.
• Kepercayaan diri
• Kemampuan menyusun perencanaan/konsep.
• Kemampuan analisis biaya/keuangan.
• Kemampuan bekerjasama.
• Pengembangan seni imajinasi.
• Kemampuan membuat evaluasi.
• Kedisiplinan yang tinggi.

Berfikir Detil
Bicara soal EO adalah bicara tentang detil dan kerja keras. Dimanapun kita
berkantor atau bekerja, ditempat itulah kita akan menemukan dasar-dasar kerja
yang secara teknis mengorganisir sebuah program. Cara kerjanya mempunyai acuan
yang tidak jauh beda dengan prinsip dasar kerja dibidang lain. Beberapa hal penting
antara lain sebagai berikut :
• Pemahaman Program. Seluru tim pelaksana harus mempunyai tingkat pemahaman
tentang program tertentu, baik secara teknis maupun ‘jiwa’ dari program tersebut.
• Seni Imajinasi. Ini adalah imajinasi kita yang terkendali. Artinya sebatas kita
mencoba membuat suatu imajinasi tentang proses terwujudnya sebuah program
sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana alurnya, dimana
klimaksnya, dimana daya tariknya, kejutan apa dan lain-lain.
• Konsep Tertulis. Ini terwujud dalam bentuk proposal tertulis. Proposal ini harus
ringkas, singkat, informasi, detil, menarik dan mudah dimengerti.
• Rancangan Waktu Kerja. Hal ini biasa disebut dengan time scheadule, termasuk
susunan acara yang rinci (run down).
• Kontak Penampil. Gerakan menghubungi semua pihak yang terlibat atau terkait
pada program tertentu. Kontak dilakukan secara rinci, jelas, tepat dan akurat
• Rancangan Budget. Rancangan budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap hari,
bahkan per dua jam pada saat mendekati hari H. ini penting untuk mencegah
terjadinya over budget. Jadi harus diadakan upaya balancing terus-menerus.
• Informasi. Ini merupakan langkah upaya mendatangkan tamu atau penonton. Untuk
program privat, biasanya cukup dengan undangan, sedangkan untuk
program event yang besar perlu langkah publikasi, pemasaran, promosi dan lain-
lain.
• Kontrol Pelaksana. Mendekati hari pelaksanaan dan pada saat pelaksanaan, tingkat
kontrol harus semakin meningkat, karena disaat-saat itulah biasanya hal-hal tak
 terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi cepat untuk menerapkan rencana A,
B, C dan seterusnya.
• Doa Bersama. Langkah ini menjadi sangat penting karena apapun yang kita
rencanakan dan kita lakukan, kita perlu membangun kebersamaan yang solid dan
memohon kepada Tuhan Yang Maha Kuasa untuk memberikan karunia.
• Laporan Akhir. Setelah evaluasi, semua harus tersusun dalam satu berkas laporan
akhir yang lengkap, termaksud

Tahapan Dalam Pelaksanaan

Sebuah Event
PUBLI SH ED O N 11 November 2008

Tahapan Dalam Pelaksanaan Sebuah Event

Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa
berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki
permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk
tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau
kecil.

Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :

1. Pra Produksi (Planning)

Merupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi beres dan bagus,
maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada permasalahan yang belum beres akan
mengganggu jalannya produksi. Tidak ada kesuksesan tanpa perencanaan dan persiapan.
Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut.
Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa
dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.

Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :

 Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep

Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing

Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain

Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi,

dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.

Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event

Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain

Dan lain-lain

2. Produksi ( Excecution)

Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi
antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada
Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi
seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat
event sedang berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi
lebih lagi. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika
menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien
untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas
dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience).

Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase, tempat
memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut membeli.
 Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang
notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. Penilaian baik
tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap
eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk
mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.

Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari :

Kesiapan semua talent dan pengisi acara

Kesiapan perlengkapan dan property penunjang

Kesiapan pengamanan dan keamanan

Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound
engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.

Running event digelar sesuai rundown

Respon audience dan atau impact yang didapat

Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan

Dan lain-lain

3. Pasca Produksi (Reporting)

Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis.

Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi kerja
atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi dokumentasi, apapun dan
bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus
dipertanggungjawabkan.

Aktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi :

Evaluasi event

Penyusunan laporan

Pengajuan invoice