FLOWCHART PENJUALAN PERUSAHAAN DAGANG CV BINTANG JAYA
PENJELASAN PROSEDUR
1. Bagian penjualan menerima pesanan dari pelanggan yang datang langsung ke kantor atau
melalui telepon dan menerima uang muka dari pelanggan.
2. Bagian penjualan mencatat pesanan pada Sales Order (SO) sebanyak dua rangkap (SO #1
untuk pelanggan, SO #2 diberikan bagian keuangan) dan mencatat pada Outstanding Order
(OO) serta membuat tanda terima (TT) dua rangkap (TT #1 untuk pelanggan dan TT#2 diberikan
bagian keuangan). OO diarsip berdasarkan nomor dokumen.
3. TT#2, SO#2, dan uang diberikan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membuat Nota
Penjualan (NP) dua rangkap berdasarkan SO #2. Uang akan disetorkan ke bank dan bukti
setoran akan diberikan ke bagian akuntansi untuk diarsip berdasarkan tanggal. NP #1 dan SO #2
diberikan ke bagian penjualan. NP #2 dan TT #2 diarsip berdasarkan tanggal.
4. Bagian penjualan menerima NP #1 dan SO #2 dari bagian keuangan serta membuat surat
jalan (SJ) tiga rangkap dan memo perintah. SO #2 diarsip berdasarkan nomor. Setelah itu,
barang dikirim atau tidak tergantung permintaan dari pelanggan.
5. Jika barang dikirim, SJ, memo perintah, dan NP #1 akan diberikan kepala gudang. Kepala
gudang menandatangani surat jalan dan mengkoordinasi mandor untuk memproses pengiriman
barang. Memo perintah diarsip berdasarkan tanggal.
6. SJ dan NP #1 diberikan ke mandor dan kemudian mandor akan mengkoordinasi buruh untuk
menyiapkan dan memuat barang pada truk. Surat jalan dan NP #1 diberikan kepada bagian
pengiriman lalu menuju ke lokasi pelanggan.
7. Barang diturunkan ke lokasi pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani surat jalan dan
menagih pelanggan. Jika sebelumnya pelanggan sudah memberikan uang muka, maka bagian
pengiriman menerima TT #1 dan bukti transfer dari pelanggan. SJ#2 dan NP #1 diberikan
kepada pelanggan.
8. Bagian pengiriman kembali ke gudang dengan membawa bukti transfer dari pelanggan
beserta dengan SJ #1 dan #3, TT #1 yang kemudian diberikan kepada kepala gudang.
9. Kepala gudang menerima SJ #1, #3, TT #1, dan bukti transfer serta meng-update kartu stok
barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan persediaan berdasarkan SJ #3. Rekapan
persediaan diberikan kepada bagian penjualan dan SJ #3 diarsip berdasarkan tanggal.
10. SJ #1 diberikan ke bagian penjualan supaya dapat meng update Outstanding Order bahwa
barang telah diterima pelanggan. SJ #1 diarsip berdasarkan tanggal dan OO diarsip berdasarkan
nomor
11. TT #1 dan bukti transfer diberikan ke bagian keuangan dan diperiksa dengan NP #2 yang
telah diarsip. TT #1 diarsipberdasarkan tanggal. Bukti transfer dan NP #2 diberikan ke bagian
akuntansi.
12. Bagian akuntansi menerima bukti transfer dan NP #2. Bagian akuntansi membuat rekapan
penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti transfer dan membuat
laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan penjualan, dan
bukti transfer diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.
13. Jika barang tidak dikirim, pelanggan datang dan bagian penjualan mengecek TT #1 dan SO
#1 yang dibawa pelanggan. Pelanggan diminta menandatangani SJ. SJ #2, SJ #3, memo perintah,
SO #1 dan NP #1 diberikan kepada pelanggan. Bagian penjualan meng-update OO bahwa
barang sudah diambil pelanggan. SJ #1 diarsip bagian penjualan berdasarkan tanggal dan OO
diarsip berdasarkan nomor.
14. Pelanggan menuju ke bagian keuangan dan bagian keuangan menerima NP #1, TT #1, dan
uang dari pelanggan. Bagian keuangan memeriksa uang dengan NP dan TT #1. NP #1 diberikan
ke pelanggan dan NP #2 diberikan ke bagian akuntansi. Uang dibawa bagian keuangan untuk
disetorkan ke bank. TT #1 diarsip berdasarkan tanggal dan bukti setoran diberikan ke bagian
akuntansi.
15. Pelanggan menuju ke kepala gudang dan kepala gudang menerima NP #1, SJ #3, dan memo
perintah dari pelanggan sebagai bukti bahwa barang telah dilunasi pelangggan dan barang
dapat diambil. Kepala gudang mengkoordinasi mandor untuk menyiapkan barang dengan
memberikan SJ #3.
16. Mandor mengkoordinasi buruh untuk menyiapkan barang dan dimuat pada truk pelanggan.
Barang dibawa pelanggan bersama dengan SJ #2 dan NP #1. SJ #3 dikembalikan ke kepala
gudang.
17. Kepala gudang meng-update kartu stok barang berdasarkan SJ #3 dan membuat rekapan
persediaan berdasarkan kartu stok barang. Rekapan persediaan diberikan kepada bagian
penjualan dan SJ #3 diarsip berdasakan tanggal.
18. Bagian akuntansi menerima bukti setoran dan NP #2 dari bagian keuangan serta membuat
rekapan penjualan (harian) berdasarkan NP #2 supaya dapat dicek dengan bukti setoran dan
membuat laporan penjualan (bulanan) agar dapat dilihat oleh pemilik. NP #2, rekapan
penjualan, dan bukti setoran diarsip berdasarkan tanggal dan siklus penjualan tunai ini berakhir.