BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1. Perumusan Masalah
 Bagaimana proses penerapan SOP di Unit Penjualan / Bengkel.
2. Batasan Masalah
 Proses penerapan SOP di Unit Penjualan / Bengkel.
3. Tujuan Pengamatan
1. Untuk mengetahui proses penerapan SOP di Unit Penjualan / Bengkel
apakah sesuai dengan SOP yang ditetapkan perusahaan.
2. Untuk Mengetahui Permasalahan yang menghambat pekerjaan karyawan di
unit Penjualan /bengkel.

BAB II
PEMBAHASAN
A. UNIT PENJUALAN
Dalam penjualan mobil ada beberapa tahapan proses administrasi yang
terjadi mulai dari Order mobil yang dilakukan oleh konsumen hingga Tahapan
pelunasan pembayaran mobil oleh leasing, tahapan tersebut meliputi :
1. Proses Terima Order SPK.
Tahapan ini merupakan tahapan awal proses pemesanan mobil oleh
konsumen, Pada tahapan ini alur proses administrasi yang terjadi di unit
penjualan menurut penulis sudah sesuai dengan SOP perusahaan.
2. Proses Kredit Matching
Tahapan ini merupakan tahapan dimana mobil akan dipersiapkan untuk
dikirimkan ke konsumen, berdasrkan hasil pengamatan yang dilakukan pada
tahapan ini menurut penulis tidak ada pelanggaran SOP yang dilakukan, namun
ada sedikit hal yang bisa menghambat pekerjaan Adm Unit yang sering dialami
yaitu dalam proses persiapan kendaraan dalam pemasangan accesories, sales
sering memberikan dokumen Persiapan (DO) secara mendadak untuk
pemasangan accesories, Sebaiknya proses DO lebih baik dilakukan satu atau dua
 hari sebelumnya agar pemesanan dan pengerjaan pemasangan accesories tidak
dilakukan terburu-buru.
3. Pesanan Optional Accesories
Tahapan ini merupakan proses administrasi pemasangan Accesories mobil yang
dilakukan setelah proses Matching, dalam tahapan ini penulis menemukan
adanya ketidaksesuaian antara SOP dengan penerapannya hal ini terjadi karena
ketidaklengkapan dokumen vendor accesories, ketidaksesuaian tersebut terdapat
pada surat jalan dari vendor tidak wajib ada (Optional) dan jika disertakan hanya
sampai dibagian Logistik (PDI) tidak diteruskan kepada Adm Unit. Adm Unit
hanya memperoleh informasi dari logistik bahwa accesories telah selesai
dipasang. Disamping itu, proses pembayaran pelunasan Accesories kepada
vendor juga tidak sesuai dengan SOP yang ditetapkan, ini terdapat pada
dokumen yang harus disiapkan oleh admin collection yaitu berupa surat transfer
yang bersifat optional dikarenakan dealer hanya bekerjasama sama dengan satu
vendor saja.
4. Proses Kirim Mobil
Dalam tahapan ini penulis tidak menemukan adanya ketidaksesuaian SOP.
namun dalam prosesnya yang sering terjadi adalah konsumen sendiri yang
mengambil mobilnya ke Dealer, sehingga ada tahapan SOP yang harus dilewati.
Menurut penulis hal ini tidak menjadi masalah karena tidak ada pelanggaran
SOP yang dilakukan.
5. Proses Tagih Leasing
Tahapan ini merupakan tahapan terakhir yaitu pelunasan pembayaran oleh
Leasning atas penjualan mobil oleh perusahaan, Dalam Tahapan ini penulis juga
tidak menemukan adanya pelanggaran SOP, namun dalam prosesnya ada
beberapa pihak leasing meminta dokumen tambahan yaitu berupa surat
pernyataan permohonan transfer yang dibuat oleh perusahaan untuk
pembayaran sisa pelunasan.
B. UNIT BENGKEL
1. Proses Operasional Bengkel Honda
Tahapan ini merupakan proses services perbaikan mobil dimana dari hasil
pengamatan yang penulis lakukan, penerapan SOP secara dokumen sebenarnya
sudah sesuai dengan yang ditetapkan namun secara pelaksanaan ada
pelanggaran-pelanggaran kecil yang dilakukan, yaitu seperti pengecekan fisik
mobil yang tidak hanya dilakukan oleh SA saja melainkan juga oleh Foreman,
mekanik, juga security. Menurut penulis pelanggaran ini merupakan hal yang
lazim ditemui hal ini dikarenakan SA cukup sibuk dalam melayani konsumen
yang ada.
2. Proses Pembayaran Transaksi Services
Pada proses ini penulis mengamati bahwa pembayaran transaksi services telah di
lakukan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu pemrosesan
data Perintah Kerja Bengkel (PKB), Lembar Estimasi (LP&E), dan Permintaan
Suku Cadang (PSC) oleh Billing. Untuk kemudian diberikan kepada kasir untuk
pembayaran secara tunai oleh customer.
Namun, perbedaan yang kami lihat, untuk pembayaran non-tunai seperti debit
maupun kredit, bon merah diproses secara langsung oleh bagian billing.
3. Proses PKB bayar
pada tahapan ini, seluruh proses benrjalan sesuai dengan alur yang ada di
Standar Operasional Prosedur (SOP), hanya saja ada kendala yang ditemui yaitu,
pembayaran secara debit dan kredit tidak dapat dilakukan ketika mesin EDC
(Electronic Data Captures) tidak berfungsi.
4. Proses Claim Kupon Service Gratis
Proses ini telah mengalami banyak perubahan dari sistem sebelumnya. Pada
sistem yang baru terdapat penyederhanaan proses seperti, penginputan data
pelanggan ke H3S Online System secara langsung oleh Billing, setelah
mendapat nomor faktur dari Koordinator Administrasi. Dilanjutkan, proses
pengiriman kepada HPM sebagai dasar proses pembayaran dengan menyertakan
Surat Pengantar, Summary Pelanggan, Kwitansi Manual, dan Faktur Pajak.
Selanjutnya, dilakukan proses pencairan dana oleh HPM kepada kasir unit.
Kemudian kasir unit membuatkan bon merah sebanyak 2 rangkap, yang
 diserahkan kepada Koordinator Administrasi untuk diperiksa kesesuaiannya
kemudian di tandatangani. Bon merah asli dikirimkan kepada Accounting HO
sebagai pertanggungjawaban, sedangkan sisanya diarsip oleh kasir unit.
5. Proses Claim Warranty
6. Proses Penjualan Sparepart Retail.
7. Proses Pemesanan Sparepart Ke HPM.
Proses pemesanan sparepart biasa dilakukan oleh partman setiap minggu,
pemesanan ini didasari dengan melihat daftar minmax stock gudang sebagai
acuan pemesan ke HPM, alur pemesanan dimulai dengan entry daftar saprepart
yang ingin dipesan ke sistem H3S Online. Untuk proses pembayaran sparepart
tersebut dilakukan sebagai dasar acuan pembayaran peesanan ke HPM.

BAB III
KESIMPULAN

A. KESIMPULAN
a. Hasil Pengamatan
1. Selama melaksanakan pengamatan di Unit Penjualan/ Bengkel Honda Arista
[Link], penulis mendapat pengalaman mengenai bagaimana penerapan
SOP dan permasalahan yang terjadi di setiap Unit Kerja.
2. Adanya ketidak sesuaian antara SOP yang ditetapkan perusahaan dengan
praktiknya di beberapa proses unit kerja, namun hal tersebut menurut penulis
tidak menjadi masalah karena dapat membuat pekerjaan menjadi lebih
efisien.
b. Permasalahan di Unit Kerja Selama Pengamatan
1. Adanya gangguan sistem jaringan yang menghambat kerja karyawan
sehingga dilakukan proses pencatatan administrasi secara manual.
2. Adanya sedikit pelanggaran SOP yang dilakukan yang mungkin dapat
menimbulkan masalah.
 BILLING KOA

 Minta Faktur Pajak Faktur Pajak

HPM KASIR UNIT

Proses Pencairan KSG Proses Pembuatan bon

Rp
Bon Merah

Accounting HO KOA
BILLING HPM

 Minta faktur Pajak Ke KOA  HPM Memproses pembayaran

 Faktur Pajak
 Daftar Summary Pelanggan
 Kwitansi Manual
 Faktur Pajak