PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS

PERIODE 2016

RUMAH SAKIT RUMAH SEHAT TERPADU DOMPET DHUAFA

I. Latar Belakang

Dalam meningkatkan mutu pelayanan di rumah sakit perlu diterapkan suatu stadart pelayanan. Mutu
pelayanan di rumah sakit dapat dinilai dengan cara melihat kegiatan pelayanan yang diberikan dan dicatat dalam
dokumen rekam medis sebagai bukti proses pelayanan yang dilakukan oleh tenaga medis, paramedis, dan
tenaga non medis sejak pendaftaran sampai dengan pasien keluar rumah sakit. Hal ini dilakukan dengan tujuan
untuk mewujudkan pelayanan kesehatan secara optimal sebagai bukti proses pelayanan, maka
penyelenggaraan Rekam Medis pun harus dilaksanakan sesuai prosedur.
Rekam Medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya
peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. Isi rekam medis merupakan dokumen resmi yang mencatat
seluruh proses pelayanan medis di rumah sakit, dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi,
medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta pemanfaatan sumber daya.
Untuk meningkatkan mutu pelayanan rekam medis rumah sakit, manajemen rumah sakit perlu menyusun
program kerja masing-masing unit, termasuk unit rekam medis. Program kerja rekam medis memuat tencana
baku tentang rangkaian kegiatan yang akan dikerjakan selama tahun 2016.

II. Tujuan :
1. Umum : Meningkatkan mutu pelayanan unit rekam medis
2. Khusus :
a. Menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan unit rekam medis pada tahun 2016
b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia unit rekam medis
c. Meningkatkan kualitas rekam medis
d. Meningkatkan komunikasi antar unit kerja RS.
e. Terpenuhinya standar dan parameter pada Akreditasi Rumah Sakit.
III. Sasaran:
Sasaran dari program Unit Rekam Medis ini adalah :
1. Ketersediaan Elektronik Medical Record
2. Mengevaluasi Angka Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis
3. Mengevaluasi ketidaktersediaan rekam medis pada saat pelayanan
4. Menyelenggarakan rapat rutin dengan rekam medis dan panitia rekam medis
5. Merencanakan kebutuhan perbekalan rekam medis secara optimal
6. Ketepatan penyimpanan dan pendistribusian rekam medis ke unit pelayanan
7. Peningkatan mutu rekam medis
8. Perencanaan rekam medis tidak aktif
9. Pelaksanaan Code ICD-X
10. Ketepatan pelepasan informasi kepada pihak internal & eksternal
11. Membuat laporan internala & eksternal

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page ii

 IV. Langkah-langkah
1. Menyusun program kerja dan jadwal kegiatan Rekam Medis
2. Melakukan program kerja dan jadwal kegiatan Rekam Medis
3. Monitoring dan mengevaluasi kegiatan penyelengaraan Rekam Medis
4. Memantau program kerja melalui pertemuan rutin sehingga dapat mengetahui tingkat keberhasilan
program yang direncanakan
5. Melaporkan hasil kegiatan unit rekam medis kepada Manager
6. Membuat evaluasi program kerja unit rekam medis

V. Rencana Program

KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

Kegiatan Tujuan Langkah-langkah kerja Rencana Target waktu Tempat Pelaksana

anggaran pelaksanaan dan peserta
Orientasi Membekali Informasikan ke Non Saat ada Rekam Medis Pelaksana:
karyawan karyawan staf rekam medis budgeting karyawan Koordinator
baru satuminggu baru dan staf
sebelumnya rekam
tentang waktu medisyang
orientasi ditunjuk.
Siapkan materi
termasuk daftar Peserta:
hadir, pre test dan karyawan
post test, 1 hari baru rekam
sebelumnya. medis
Lakukan orientasi.
Buat arsip untuk
berkas orientasi.
Bina Rohani Melaksanaka Informasikan ke Non Saat ada Rekam Medis Pelaksana:
Karyawan n Tujuh staf rekam medis budgeting karyawan SDI
Rekam Gerakan RST satu minggu Baru
Medis Cinta Ibadah. sebelumnya Peserta:
tentang waktu seluruh
orientasi Perekam
Lakukan orientasi Medis
Buat arsip untuk
berkas orientasi.
Pelatihan Memastikan Informasikan ke Non Setiap bulan Rekam Medis Pelaksana:
Etika Profesi Staf Rekam staf rekam medis,1 budgeting Juli Koordinator
Tenaga Medis bekerja minggu
Rekam sesuai etika sebelumnya Peserta:
Medis profesi tentang waktu seluruh
traning. Perekam
Siapkan materi, Medis

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page iii

 form daftar hadir
dan form notulen
rapat.
Lakukan pretest
dan post test pada
saat hari diberikan
traning.
Buat arsip berkas
pelatihan.

Retensi Pengura Memilih Rekam Non Juni Rekam Medis Pelaksana:

Rekam ngan Medis in aktif budgeting Koordinator
Medis arsip Tahun 2012-2014
rekam Sortir dokumen In Peserta:
medis aktif seluruh
dari rak Pemindahan Perekam
penyimp Rekam Medis ke Medis
anan gudang
Pencatatan dan
perapihan rekam
medis

Pelatihan Meningkat Informasikan ke Sesuai Sesuai Sesuai dengan Peserta dipilih

Eksternal / kan staf Farmasi bahwa dengan dengan acara seminar secara bergilir
Seminar pemahaman ada seminar biaya jadwal dari semua
tentang : ilmu Rekam Rekam Medis seminar seminar perekam
a. Medis Tentukan staf yang tersebut yang ada medis
Manajemen ikut seminar.
Rekam Satu bulan sebelum
Medis pelaksanaan
[Link] seminar, ajukan
ICD X permohonan izin
untuk
diikutsertakan
seminar tersebut.
Ajukan
permohonan dana
yang dibutuhkan.
Konfirmasikan
kembali kepada
panitia pelaksana
mengenai teknis
pelaksanaan
seminar.
Izinkan staf untuk
mengikuti seminar
selama hari yang
telah ditentukan.
Evaluasi Pengontrolan Melakukan Non Setiap Bulan Unit Rekam Pelaksana:
Angka pengisian pencatatan oleh budgeting Medis Staf Rekam
Ketidaklengk rekam medis petugas rekam Medis
apan setelah medis jika terjadi
Pengisian pelayanan KLPCM Peserta:
Catatan pasien Melakukan seluruh

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page iv

Medis rekapitulasi Perekam
(KLPCM) bulanan dan Medis dan
Tahun 2016 tahunan KLPCM Unit Rawat
oleh petugas unit Inap
rekam medis
Mencari penyebab
terjadinya KLPCM
Mencari solusi,
mengevaluasi dan
mengurangi angka
kejadian KLPCM
Evaluasi Pengontrolan Melakukan Non Setiap Bulan Unit Rekam Pelaksana:
angka pengisian pencatatan budgeting Medis Koordinator
ketidaklengk formulir ketidaklengkapan rekam medis
apan Informed pengisian formulir
formulir Consent Informed Consent Peserta:
Informed setelah oleh petugas rekam seluruh
Consent pelayanan medis Perekam
Tahun 2016 pasien Melakukan Medis, dan
rekapitulasi Unit Rawat
bulanan dan Inap
tahunan
ketidaklengkapan
pengisian informed
consent oleh
petugas rekam
medis
Mencari penyebab
terjadinya
ketidaklengkapan
formulir Informed
Consent
Evaluasi Meningkat Tetapkan kriteria Sesuai Setiap 3 Rekam Medis Pelaksana:
kinerja kan Kinerja evaluasi kebijakan bulan Koordinator,
Rekam SDM Lakukan evaluasi RS Ka Ins Rekam
Medis Susun laporan Medis dan
evaluasi kinerja Manajer
Pengembang
an Pelayanan
Program Pengolahan Mengumpulkan Non Setiap Bulan Rekam Medis Pelaksana :
Penyusunan data dan data dari semua Budgeting Koordinator,
Laporan analisa data unit di RS RST DD dan seluruh
Rekam untuk Melakukan staff Rekam
Medis pengambilan Rekapitulasi Medis
keputusan bulanan dan
tahunan
Mengolah Data
Mendistribusikan
data untuk
pengambilan
keputusan RS RST
DD

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page v

 2. Fasilitas/Peralatan Rekam Medis

Kegiatan Tujuan Langkah-langkah kerja Rencana Target waktu Tempat Pelaksana

anggaran pelaksanaan
Pemeliharaan Memastikan Lakukan servis alat Sesuai Tahun 2016 Rekam Medis IPSRS dan
alat alat jika ditemukan alat dengan Tekhnisi
terpelihara yang sudah harus kebijakan masing
dengan baik diservis Rumah Sakit masing alat
Lakukan pengajuan
permohonan servis
ke bagian tekhnisi (
IPSRS )

3. Mutu Pelayanan

Kegiatan Tujuan Langkah-langkah kerja Rencana Target waktu Tempat Pelaksana

anggaran pelaksanaan
Evaluasi Mendapatkan Lakukan Non Setiap hari Rekam Medis Staf Rekam
angka angka Pencatatan Budgeting Medis
keterlambatan ketepatan pengembalian
pengembalian pengembalian rekam medis dari
rekam medis rekam medis ruangan yang
yang lengkap terlambat
Buat laporan
tentang angka
keterlambatan
pengembalian
rekam medis dari
tiap ruangan.
Evaluasi Mendapatk Melakukan Non Setiap hari Rekam Medis Staf Rekam
angka an angka monitoring yang Budgeting Medis
ketidaklengka ketidakleng dimulai dari
pan pengisian kapan
pencatatan
rekam medis pengisian
rekam ketidaklengkapan
medis pengisian rekam
Menunjang medis dari
informasi ruangan
untuk Dokumentasikan
aktifitas semua kegiatan
penjamin dan dilaporkan
mutu
sesuai dengan
Qualitiy
assurance waktu yang telah
Membantu ditetapkan
penetapan
diagnosis &
prosedur
pengkodea
n penyakit

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page vi

 4. Keselamatan Pasien

Kegiatan Tujuan Langkah-langkah kerja Rencana Target waktu Tempat Pelaksana

anggaran pelaksanaan dan peserta
Identifikasi Memastikan Lakukan pelatihan Sesuai Pelatihan Rekam Medis Seluruh staf
pasien keselamatan keselamatan dan dengan saat orientasi Rekam
dan keamanan keamanan pasien kebijakan karyawan Medis
pasien. Pantau praktek Rumah baru dan
keselamatan dan Sakit review setiap
keamanan pasien 1 bulan untuk
Laporkan setiap karyawan
insiden lama.
keselamatan
pasien dan
lakukan evaluasi

5. Keselamatan Kerja

Kegiatan Tujuan Langkah-langkah kerja Rencana Target waktu Tempat Pelaksana

anggaran pelaksanaan dan peserta
Pemakaian Memastikan Lakukan pelatihan Sesuai Pelatihan saat Rekam Medis Seluruh staf
Alat Pemadam keselamatan keselamatan dan dengan orientasi Rekam
Api Ringan kerja di rekam keamanan kerja kebijakan karyawan baru Medis
( APAR ) medis Sediakan alat Rumah Sakit dan review
APAR dan fasilitas setiap 1 bulan
untuk untuk
keselamatan kerja karyawan
Pantau praktek lama.
keselamatan dan
keamanan kerja
Lakukan evaluasi

6. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

Kegiatan Tujuan Langkah-langkah Rencana Target waktu Tempat Pelaksana

kerja anggaran pelaksanaan dan peserta
Cuci tangan Memastikan Lakukan pelatihan Sesuai Pelatihan saat Rekam Medis Seluruh staf
praktek PPI, termasuk cuci dengan orientasi Rekam Medis
pencegahan tangan yang baik kebijakan karyawan baru
dan dan benar Rumah Sakit dan review
pengendalian Sediakan alat setiap 1 bulan
infeksi di pelindung diri dan sekali untuk
Farmasi. fasilitas untuk karyawan
keselamatan kerja lama.
Pantau dan
mengumpulkan
data praktek PPI.
Melakukan
evaluasi

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page vii

VI. Pembiayaan :
Kegiatan Unit Rekam Medis seluruhnya dibiayai oleh Rumah Sakit

VII. Pelaksana
Seluruh Karyawan Unit Rekam Medis

IX. Penutup
Program Kerja Unit Rekam Medis dibuat dalam periode 2 (dua) Tahun Sekali kemudian dilakukan
evaluasi. Hasil evaluasi merupakan dasar untuk membuat program kerja periode berikutnya.
Mengetahui Bogor, Januari 2016 .
Direktur RS RST Dompet Dhuafa Koordinator Rekam Medis
RS RST Dompet Dhuafa

Dr. Yahmin Setiawan, MARS Rosmi

PROGRAM KERJA UNIT REKAM MEDIS Page viii