SOP TPPRJ

A. Pengertian

Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran

pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan.
Fungsi atau perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi
pelayanan akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan,
kelengkapan dan kejelasan informasi, kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain
(Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ
(Bambang Shofari, 2004) :

1) Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang

diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan
yaitu :
Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah
diberi nomor rekam medis, yaitu formulir rekam medis yang belum berisi
catatan pelayanan pasien yang lalu.
Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang berisi
catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.
Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima dokumen
rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya.
KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang digunakan
sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien.
KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien), yaitu
kartu identitas pasien yang diserahkan kepada oa untuk digunakan kembali
bila dating berobat lagi.
Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunaknnya
(keluarnya) dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat
digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing.
Buku catatacn penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku yang berisi
catatan penggunaan nomor rekam medis.
 Karcis pendaftaran pasien.

2) Menanyakan kepada pasien yang dating, apakah sudah pernah berobat?

Bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama
Pelayanan kepada pasien baru meliputi :

Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir

rekam medis pasien rawat jalan, KIB danKIUP.
Menyerahkan Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk
membawa kembali bila dating berobat berikutnya.
Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan pasien
ke poliklinik yang sesuai.
Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa :
i). Tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
ii). Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa
guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
Mengirimkan dokumen rekam medis ke poloklinik yang sesuai dengan
menggunakan buku ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada
tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk
dicari di KIUP.
Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada
tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran.
Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan
prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan.
 3) Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran pasien rawat jalan
dengan kasir rawat jalan.
Membuat laporan harian tentang :
i). Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi.
ii).Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan
formulir rekam medis.
iii).Merekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk
keperluan statistic rumah sakit.

B. Kewenangan Pada Tpprj

Memberi informasi tentang pelayanan

Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar
Menulis rekam medis pada setiap lembar dalam berkas rekam medis
Membuat dan menyimpan KIUPMencari nomor rekam medis pasien lama
dengan menggunakan KIUP
Membuat KIB dan menyerahkan pada pasien
Mencatat dalam buku registrasi pendaftaran
Mendistribusikan berkas rekam medis

C. Definisi Per Unit

1. Fungsi Assembling di unit rekam medis, bertanggung jawab terhadap :
a. Penyediaan dokumen rekam medis baru dan formulir yang dibutuhkan
unit rawat jalan.
b. Alokasi nomor rekam medis pasien yang lewat tempat pendaftaran
pasien rawat jalan.
c. Pencatatan, penggunaan, dan pengendalian nomor dan dokumen
rekam medis.
2. Fungsi Filing unit rekam medis, bertanggung jawab terhadap :
a. Pencarian dokumen rekam medis lama dengan menggunakan tracer
b. Penyerahan dokumen rekam medis ke TPPRJ dengan buku ekspedisi.
 3. Fungsi kasir (keuangan) bertanggung jawab terhadap :
a. Penerimaan uang pembayaran jasa pelayanan rawat jalan sesuai tarif
rawat jalan.
b. Pembuatan bukti pembayaran yang diserahkan kepada pasien dan
arsip.
c. Pencocokan pendapatan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Fungsi pelayanan Askes, yang bertanggung jawab terhadap :
a. Pemberian penjelasan prosedur pelayanan kesehatan bagi peserta
Askes.
b. Pelayanan rekam medis seperti pasien umumnya.

D. Kewajiban Mengeluarkan Apa Saja

Wajib mengeluarkan formulir :

a) KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), untuk mencatat dan mengindeks

identitas pasien.
b) KIB (Karu Identitas Berobat), untuk untuk mencatat identitas pesien
kemudian diserahkan kepada pasien.
c) Formulir rekam medis untuk pelayanan pasien rawat jalan dalam
folder DRM baru untuk mencatat identitas lengkap pasien baru yang
mendaftar.
d) Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, untuk mencatat kegiatan
pendaftaran pasien.
e) Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, untuk mencatat
penggunaan dan mengontrol nomor rekam medis.
f) Buku catatan penggunaan formulir rekam medis, untuk mencatat
penggunaan dan mengontrol formulir rekam medis.
g) Tracer, untuk mencatat permintaan DRM lama ke fungsi Filing
(sebagai media komunikasi).
h) Buku ekspedisi untuk mencatat serah terima DRM sebagai bukti serah
terima.