Kerangka Kerja Manajemen Proyek Berbasis PMBOK

PT Anditama Wahana Sejahtera

Kesuksesan suatu proyek tidak terlepas dari peran penting fungsi-

fungsi manajemen: Planning, Organizing, Staffing, Controlling, Directing, yang
diimplementasikan terhadap proyek. Untuk itu sebagai perusahaan yang utamanya
bergerak di bidang konstruksi, PT. Anditama Wahana Sejahtera perlu menerapkan
manajemen proyek sesuai standar Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
dengan baik.
Manajemen proyek merupakan aplikasi knowledge, skills, tools dan
techniques terhadap aktifitas proyek untuk memenuhi persyaratan-persyaratan
proyek. Manajemen proyek dirancang untuk mengelola atau mengendalikan sumber
daya-sumber daya perusahaan terhadap aktifitas tertentu, dalam batasan waktu,
biaya dan performa. Keberhasilan kontraktor dan manajer proyeknya biasanya
akan dinilai menurut seberapa baik mereka mencapai tiga tujuan utama
(primary) yaitu:
1. Penyelesaian proyek dalam anggaran biaya;
2. Proyek diselesaikan dan diserahkan ke pelanggan tepat waktu;
3. Performa baik, dimana persyaratan seluruh aspek proyek telah
diselesaikan menurut spesifikasi proyek dari pelanggan.

Faktor-faktor penting untuk mencapai ketiga tujuan tersebut meliputi

sebagai berikut (Lock, 2007, p.5):
Definisi proyek yang baik dan kasus bisnis yang baik;
Pemilihan strategi proyek yang sesuai/tepat;
Dukungan yang kuat untuk proyek dan manajernya dari manajemen
yang lebih tinggi;
Ketersediaan cukup dana dan sumber daya lain;
Pengendalian perubahan oleh perusahaan terhadap proyek resmi;

1
 Kompetensi teknik;
Budaya mutu yang baik dalam keseluruhan organisasi;
Struktur organisasi yang cocok;
Kepedulian yang tepat akan kesehatan dan
keselamatan setiap orang yang berhubungan dengan proyek;
Komunikasi proyek yang baik;
Staf yang memiliki motivasi baik;
Pemecahan konflik dengan cepat dan adil (fair).
Lima elemen kritis suatu good plan yaitu : Tujuan Proyek dan Persyaratan
Utama yang Mendukung, Lingkup Proyek, Hasil Kerja (Deliverables) Utama, Kebutuhan
Sumber Daya, dan Jadwal Proyek dengan Tanggal Penyerahan Utama.
Manajemen proyek dikerjakan melalui aplikasi dan integrasi proses-proses
manajemen proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring and controlling,
dan closing. Kelima Grup Proses memiliki ketergantungan yang jelas dan biasanya
dilakukan dalam setiap proyek dan sangat berinteraksi satu sama lain. Pada diagram alir
proses terdapat gambaran ringkasan keseluruhan dari aliran dasar dan interaksi antara
Grup Proses dan pemangku kepentingan tertentu. Proses manajemen proyek terkait
dengan input tertentu dan output di mana hasil atau hasil dari satu proses menjadi
input untuk proses lain tetapi tidak harus dalam Kelompok Proses yang sama. Sifat
berulang manajemen proyek berarti bahwa proses dari setiap kelompok dapat
digunakan kembali sepanjang siklus hidup proyek.

2
Diagram interkasi antara proses-proses dalam manajemen proyek.

3
 Dalam PMBOK Guide proses-proses manajemen proyek tersebut diorganisir
dalam sepuluh area pengetahuan sebagai berikut dan diilustrasikan dalam tabel:
1. Project Integration Management, menguraikan proses-proses dan
aktifitas-aktifitas yang mengintegrasikan berbagai elemen manajemen
proyek, diidentifikasi, didefinisikan, dikombinasikan, dipersatukan dan
dikoordinasikan dalam kelompok-kelompok proses manajemen proyek.
Terdiri dari proses-proses manajemen proyek: Develop Project Charter,
Develop Preliminary Project Scope Statement, Develop Project Management
Plan, Direct and Manage Project Execution, Monitor and Control Project
Work, Integrated Change Control, dan Close Project.
2. Project Scope Management, menguraikan proses proses yang terlibat
dalam memastikan bahwa project mencakup semua pekerjaan yang
dibutuhkan, dan hanya kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
proyek dengan sukses. Terdiri dari proses-proses manajemen proyek: Scope
Planning, Scope Definition, Create WBS, Scope Verification, dan Scope
Control.
3. Project Time Management, menguraikan proses-proses yang
memfokuskan pada penyelesaian proyek pada waktunya. Terdiri dari
proses-proses manajemen proyek: Activity Definition, Activity Sequencing,
Activity Resource Estimating, Activity Duration Estimating, Schedule
Development, dan Schedule Control.
4. Project Cost Management, menguraikan proses-proses yang terlibat
dalam proses planning, estimating, budgeting, dan controlling biaya,
sehingga proyek diselesaikan dalam anggaran yang disetujui. Terdiri dari
proses-proses manajemen proyek: Cost Estimating, Cost Budgeting, dan
Cost Control.

5. Project Quality Management, menguraikan proses-proses yang terlibat

dalam meyakinkan bahwa proyek akan memenuhi objective untuk

4
 apa proyek dikerjakan. Terdiri dari proses-proses manajemen proyek:
Quality Planning, Perform Quality Assurance, dan Perform Quality Control.
6. Project Human Resource Management, menguraikan proses-proses yang
mengorganisir dan memanage tim proyek. Terdiri dari proses-proses
manajemen proyek: Human Resource Planning, Acquire Project Team,
Develop Project Team, dan Manage Project Team.
7. Project Communications Management, Terdiri dari proses-proses
manajemen proyek: Communications Planning, Information Distribution,
Performance Reporting.
8. Project Risk Management, menguraikan proses-proses yang fokus dengan
pelaksanaan manajemen resiko terhadap proyek. Terdiri dari proses-proses
manajemen proyek: Risk Management Planning, Risk Identification,
Qualitative Risk Analysis, Quantitative Risk Analysis, Risk Response
Planning, dan Risk Monitoring and Control.
9. Project Procurement Management, menguraikan proses-proses yang
membeli atau memperoleh produk, jasa atau hasil maupun proses-
proses manajemen kontrak. Terdiri dari proses-proses manajemen proyek:
Plan Purchases and Acquisitions, Plan Contracting, Request Seller
Responses, Select Sellers, Contract Administration, dan Contract Closure.
10. Project Stakeholder Management, menguraikan proses-proses mengenai
pengelolaan proyek dengan para pemangku kepentingan pada proyek
tersebut.
Secara ringkas hubungan sepuluh area pengetahuan tersebut dengan tahapan
proyek dapat dilihat dalam tabel berikut.

5
 Monitoring
NO PMBOK Initiating Planning Executing
and Controlling
Closing

Mengarahkan dan Menutup pekerjaan

Menyusun project Menyusun rencana Memonitor dan
mengatur pekerjaan proyek yang telah
Manajemen charter manajemen proyek mengontrol kerja proyek
1 proyek diselesaikan
Integrasi Proyek
Melakukan pengendalian
perubahan terpadu

Merencanakan Scope Memvalidasi cakupan

Manajemen pekerjaan
Melengkapi persyaratan
Mengontrol pelaksanaan
pekerjaan yang
Manajemen cakupan pekerjaan
2 dibutuhkan KAK/Kontrak
Lingkup Proyek Menentukan cakupan
pekerjaan

Membuat struktur rincian

kerja sesuai kontrak

Merencanakan Mengontrol jadwal

penjadwalan proyek pelaksanaan proyek
Menentukan kegiatan -
kegiatan dalam proyek
Menyusun urutan
Manajemen kegiatan
3 Estimasi sumberdaya
Waktu Proyek
kegiatan
Membuat estimasi durasi
kegiatan
Menetapkan jadwal
kegiatan sesuai kegiatan
proyek

Merencanakan anggaran Mengontrol biaya

biaya pelaksanaan kegiatan
proyek
Manajemen Menentukan perkiraan
4 Biaya Proyek harga pelaksanaan
pekerjaan
Menetapkan anggaran
biaya kegiatan proyek

Menyusun rencana
Manajemen manajemen mutu proyek
5 Melakukan penjaminan Mengontrol kualitas
Mutu Proyek sesuai spesifikasi teknis
mutu proyek
yang telah ditetapkan
dalam kontrak

Melengkapkan tim
Manajemen proyek
6 Sumber Daya Merencanakan SDM yang
Mengembangkan tim
Manusia Proyek dibutuhkan
proyek
Mengatur tim proyek
Manajemen Menyusun rencana jalur Mengatur komunikasi Mengontrol komunikasi
7 Komunikasi komunikasi dan dalam proyek proyek
Proyek pelaporan
Perencanaan untuk Mengontrol risiko dalam
menangani risiko yang proyek
terjadi sepanjang proyek

Mengidentifikasi risiko
Manajemen Penilaian dan analisa
8 Risiko Proyek pengaruh besar kecilnya
risiko terhadap proyek
Membuat analisis risiko
kuantitatif
Perencanaan respon dan
kontrol risiko yang
mungkin terjadi
Merencanakan jenis Menjalankan Mengontrol procurement Menutup procurement
Manajemen pelelangan dan jenis procurement
9 Pengadaan kontrak untuk pengadaan
Proyek barang/jasa keperluan
proyek

Mengenali para Merencanakan Mengatur perjanjian Mengontrol hubungan

Manajemen pemangku kepentingan manajemen kelola para antara para pemaku antara para pemangku
10 Stakeholder yang berkaitan dengan pemangku kepentingan kepentingan kepentingan
Proyek proyek

6
1. Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management)
Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek
melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama
menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat.
Project Integration Management meliputi proses dan kegiatan untuk
mengidentifikasi, menjelaskan, menggabungkan, menyatukan serta mengkoordinasikan
berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek dalam Project Management Process
Groups. Dalam konteks manajemen proyek, integrasi meliputi karakteristik unifikasi,
konsolidasi, komunikasi, dan integratif tindakan yang sangat penting untuk
pengendalian pelaksanaan proyek melalui penyelesaian, keberhasilan mengatur
harapan para stakeholder, dan memenuhi persyaratannya.

1.1. Menyusun Project Charter

Input
1. Project Statement of Work (SOW), adalah deskripsi naratif suatu
produk/layanan pada proyek. Yang termasuk SOW adalah kebutuhan
bisnis, Deskripsi lingkup suatu produk, Rencana strategis

2. Business Case, adalah dokumen yang menyediakan informasi yang

diperlukan untuk menentukan apakah proyek layak untuk
diinvestasikan atau tidak. Business case adalah hasil dari Kebutuhan
organisasi, Permintaan pelanggan, Kemajuan teknologi, Tuntutan
hokum, Dampak lingkungan, Kebutuhan sosial

3. Contract: adalah inputan proyek diselesaikan untuk pelanggan

eksternal.

4. Enterprise Environmental Factors, termasuk: Standar Pemerintah

atau perusahaan, Infrastruktur organisasi, Kondisi pasar

5. Organizational Process Assets, termasuk: Proses standar, aturan, dan

definisi organisasi, Template organisasi, Informasi sejarah dan
pengetahuan lesson learned.

Tools and techniques

1. Expert Judgment, digunakan untuk menaksir inputan yang digunakan
untuk mengembangkan project charter. Biasanya diperoleh dari
berbagai sumber,seperti:

7
 Unit lain dalam organisasi
Konsultan
Stakeholders, termasuk pelanggan atau sponsor
Asosiasi profesional dan teknisi
Grup industri
Para ahli
Project management office (PMO)

Outputs
1. Project charter, adalah dokumentasi dari kebutuhan bisnis, customer,
serta produk, layanan, dan hasil terbaru yang harus dipenuhi, seperti:

Tujuan proyek atau justifikasi

Sasaran proyek dan kriteria kesuksesan
Kebutuhan tingkat tinggi
Deskripsi proyek tingkat tinggi
Risiko tingkat tinggi
Rangkuman jadwal-jadwal penting
Rangkuman biaya
Kebutuhan pengesahan proyek
PM yang diberikan tugas, tanggung jawab, level kekuasaan,
Nama dan kuasa sponsor atau pihak lain yang punya kuasa
atas project charter

1.2. Develop Project Management Plan

Inputs
1. Project charter

2. Outputs from Planning Processes diintegrasikan untuk membentuk

project management plan.

3. Enterprise Environmental Factors, termasuk:

Standar Pemerintah atau perusahaan

Sistem Informai manajemen proyek

8
 Struktur organisasi dan kulturnya

Infrastruktur, dan Personil administrasi

4. Organizational Process Assets, termasuk:

Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan

pekerjaan

Template dari perencanaan manajemen proyek (yang akan

diupdate)

Prosedur apabila ada perubahan

File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll

Tools and techniques

1. Expert Judgment, pada pengembangan project management plan
biasanya diperlukan untuk:

Menyiapkan proses agar sesuai dengan kebutuhan proyek

Mengembangkan detail teknis dan manajemennya untuk
perencanaan
Menentukan sumber daya dan tingkat keahlian yang dibutuhkan
Mendefinisikan tingkat configuration management untuk
diterapkan
Menentukan dokumen proyek mana yang kemudian akan diubah,
dll

Outputs
2. Project Management Plan termasuk:

Siklus hidup yang dipilih untuk proyek dan proses-proses yang

akan diterapkan pada setiap fase.
Hasil dari team manajemen proyek seperti proses manajemen
proyek, level pengimplementasian, deskripsi peralatan dan teknis,
dll
Bagaimana pekerjaan akan dieksekusi untuk mencapai sasaran.
Perubahan pada perencanaan

9
 Konfigurasi management plan
bagaimana integritas dari performa dapat diukur
Kebutuhan dan teknis komunikasi para stakeholders
Key management reviews

1.3. Direct and Manage Project Execution

Inputs
1. Project Management Plan, Berisi rencana dari tiap anak perusahaan dan
seluruh aspek dari sebuah proyek. Mencakup scope, requirements,
schedule, cost, dan stakeholder management.

2. Approved Change Request, Adalah hasil dari proses perform integrated

change control. Dapat berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan,
atau perbaikan kerusakan yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat
berpengaruh pada kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun
jadwal.

3. Enterprise Environmental Factors, Arahan dan pengelolaan suatu project

work terpengaruh oleh lingkungan perusahaan, yaitu organisasi
perusahaan, infrastruktur, administrasi karyawan, toleransi resiko
stakeholder, serta project management information system.

4. Organizational Process Assets, Kegunaan proses organisasi meliputi

panduan kerja, persyaratan komunikasi, perbaikan prosedur manajemen,
proses pengukuran database, berkas dari proyek terdahulu.

Tools and Techniques

1. Expert Judgment, Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk
menilai input yang dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat
mengatur eksekusi dari project management plan. Keahlian ini berasal
dari project manager, tim proyek, konsultan, stakeholder, professional
dengan menggunakan keahlian khususnya.

2. Project Management Information System, Sebagai alat bagi

penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen konfigurasi, pengumpulan
informasi, dan elemen lain agar dapat terkumpul dan dapat dijadikan
indicator utama kinerja yang telah dilakukan.

10
 3. Meetings, Pertemuan antara project manager, tim proyek, dan
stakeholder untuk membahas sesuatu. Biasanya berbentuk pertukaran
informasi, bertukar pikiran, atau pengambilan keputusan.

Outputs
1. Deliverables, Adalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa,
sebuah hasil atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan
untuk melengkapi sebuah proses.

2. Work Performance Data, Adalah observasi mentah dan pengukuran

selama berjalannya aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek.
Contohnya adalah pekerjaan yang telah dilaksanakan, indikator kinerja,
langkah-langkah kinerja secara teknis, jadwal mulai dan berakhir tiap
aktivitas, jumlah permintaan perubahan, jumlah perbaikan, actual cost,
durasi sesungguhnya, dll

3. Change Request, Adalah sebuah proposal formal yang digunakan untuk

memodifikasi dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Memungkinkan
untuk berpengaruh pada perubahan bagian-bagian dalam project
management plan. Berisi antara lain tindakan perbaikan, tindakan
pencegahan, perbaikan kerusakan, dan penambahan.

4. Project Management Plan Updates, Elemen project management plan

antara lain scope, requirement, schedule, cost, quality, process
improvement, human recources, communication, risk, procurement,
stakeholder, and project baseline.

5. Project Documents Updates, Dokumen proyek tersebut antara lain

persyaratan dokumentasi, catatan proyek, daftar resiko, daftar
stakeholder, dll

1.4. Monitor and Control Project Work

Inputs
1. Schedule forecast: Membandingkan progress pekerjaan dengan
perencanaan. Dapat digunakan untuk apakah proyek masih dalam
batasan toleransi keterlambatan dan dapat mengantisipasi dengan
perubahan yang diperlukan.

11
2. Cost forecast: Didapatkan dari perbandingan jumlah yang sudah keluar
dengan cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam
batasan toleransi biaya.
3. Validated changes: Validasi diperlukan untuk memastikan bahwa kerja
dan perubahan sudah dilaksanakan.
4. Work performance information: adalah informasi performa kerja . Data
performa kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.
5. Enterprise enviromental factors: Termasuk dari standar pemerintahan,
Sistem otoritas organisasi, toleransi risiko dari stakeholder, sistem
informasi manajemen proyek.
6. Organizational process enviroment: Termasuk persyaratan komunikasi
organisasi, prosedur kontrol finansial, prosedur manajemen masalah dan
cacat, prosedur kontrol perubahan, prosedur kontrol risiko, dll

Tools and Techniques

1. Penilaian para ahli (expert judgement)
2. Teknik analitis: Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause
analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault
tree analysis, Reserve analysis, trend analysis, earned value management,
dan variance analysis.
3. Project management information system menyediakan akses ke jadwal,
cost, dll
4. Meetings (rapat) dapat berbentuk face to face, virtual, etc

Outputs
1. Permintaan perubahan (Change request)
2. Work performance report adalah laporan dari performa pekerjaan suatu
proyek. Termasuk status report, memo, information notes, justification
dll
3. Project management plan updates: perubahan yang terjadi dalam proses
monitoring and controling dapat mempengaruhi banyak hal dalam suatu
proyek.

12
1.5. Perform Integrated Change Control

Inputs
1. Project Management Plan termasuk scope management plan, scope
baseline, change management plan
2. Work Performance Report
3. Change Requests
4. Enterprise Enviromental Factors
5. Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses
perubahan terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur
untuk menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen
proyek

Tools and Techniques

1. Penilaian Ahli (Expert Judgement), Stakeholder diminta masukannya
dalam perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa:
konsultan, sponsor, grup industri dll

2. Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan

3. Alat kontrol perubahan (Change Control Tools)

Outputs
1. Permintaan perubahan yang disetujui

2. Daftar perubahan

3. Pembaharuan rencana manajemen proyek

4. Pembaharuan dokumen proyek

1.6. Close Project or Phase

Inputs
1. Project Management Plan sesuai dengan persetujuan apa yang
menandakan selesainya proyek
2. Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk
pengantaran dll

13
 3. Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek
dan lesson learned

Tools and Techniques

1. Expert Judgement memastikan penutupan proyek sesuai standar,
termasuk Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional
2. Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis
3. Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal.

Outputs
1. Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir
dari proyek
2. Organizational process assets update adalah output dari penutupan
proyek yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan
informasi historis.

2. Manajemen ruang lingkup

Manajemen ruang lingkup proyek merupakan suatu kegiatan yang
memastikan bahwa seluruh kegiatan yang dilaksanakan adalah kegiatan yang
dibutuhkan dalam rangka mencapai keberhasilan pelaksanaan sebuah proyek.
Terdapat 5 (lima) proses yang terkait dengan manajemen ruang lingkup proyek
[1], yaitu:
1. Mengumpulkan daftar kebutuhan merupakan sebuah proses
mendefinisikan dan mendokumentasikan seluruh kebutuhan dari para
stakeholder sehingga mendapatkan tujuan dari pelaksanaan proyek.
2. Mendefinisikan ruang lingkup merupakan proses pengembangan
deskripsi yang lebih detail dari rencana proyek dan produk yang akan
dihasilkan.
3. Pembuatan WBS merupakan proses pemilahan rencana kegiatan
pelaksanaan proyek menjadi rencana kegiatan yang lebih detail dan lebih
terkontrol pada kelompok-kelompok kegiatan yang lebih kecil.
4. Verifikasi ruang lingkup merupakan proses verifikasi pencapaian hasil
pekerjaan berdasarkan laporan pencapaian pekerjaan.

14
 5. Pengontrolan ruang lingkup merupakan proses monitoring status
pelaksanaan proyek dan produk yang dihasilkan dan melakukan pengelolaan
setiap perubahan yang terkait dengan rencana kerja

3. Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk
mengelola penyelesaian proyek secara tepat waktu. Di beberapa proyek, khususnya
yang memiliki lingkup lebih kecil, mendefinisikan kegiatan-kegiatan, mengurutkan
kegiatan, memperkirakan sumber daya, memperkirakan durasi, dan
mengembangkan jadwal merupakan kegiatan yang sangat erat berkaitan. Mereka
semua merupakan sebagai sebuah kesatuan proes yang dapat dilakukan oleh
seseorang selama jangka waktu yang relatif singkat. Berikut adalah gambaran
mengenai proses Project Time Management, diantaranya:

3.1 Plan Schedule Management

Merupakan Proses pembentukan kebijakan, prosedur, dan
dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, pengelolaan, pelaksanaan,
dan pengendalian jadwal proyek.

Inputs
1. Project Management Plan - terdiri dari Scope Baseline (terdiri dari project
scope statement dan detil WBS yang digunakan untuk mendefinisikan
kegiatan-kegiatan, estimasi durasi, dan manajemen waktu) serta
informasi lainnya yang berhubungan mengenai biaya, risiko, dan
keputusan komunikasi dari rencana manajamen proyek yang digunakan
untuk mengembangkan jadwal.
2. Project Charter berisi tentang ringkasan milestone schedule dan
persetujuan persyaratan proyek yang akan mempengaruhi manajemen
perihal jadwal proyek.
3. Enterprise Environmental Factors
4. Organizational Process Assets

15
 Tools and Techniques
1. Expert Judgment ditunjukkan oleh informasi historis, memberikan
pengetahuan yang dalam dan berharga mengenai lingkungan dan
informasi dari proyek yang serupa. Mereka juga dapat memberikan saran
mengenai penggabungan cara dan metode untuk mencocokkan dari
perbedaan yang ditemukan untuk kegiatan yang dilakukan dan harus
digunakan dalam mengembangkan rencana pengelolaan jadwal.
2. Analytical Techniques
3. Meetings

Outputs
1. Schedule Management Plan sebagai contohnya rencana manajemen
jadwal dapat membantu dalam menentukan dibawah ini:
Model contoh pengembangan jadwal proyek metode jadwal dan alat
penjadwalan yang akan digunakan dalam pengembangan proyek
ditentukan.
Tingkat keakuratan rentang yang diterima digunakan dalam
menentukan estimasi durasi kegiatan yang realistis adalah ditentukan
dan mungkin termasuk kemungkinan yang ada.
Satuan ukuran (units of measure) setiap satuan yang digunakan
dalam pengukuran seperti staff hour, staff days atau mingguan untuk
satuan waktu atau meter, liter, ton, kilometer, serta kubik untuk
satuan jumlah/kuantitas didefinisikan untuk masing-masing sumber
daya.
Organizational procedures link memberikam kerangka kerja untuk
rencana manajemen jadwal, memungkinkan untuk konsistensi dengan
estimasi dan jadwal yang dihasilkan.
Project schedule model maintenance proses digunakan untuk
memperbarui status dan rekam progress dari jadwal proyek selama
pelaksanaan proyek.
Control thresholds
Rules of performance measurement
Reporting formats
Process description

16
3.2 Define Activities
Merupakan proses identifikasi dan dokumentasi tindakan khusus yang
harus dilakukan untuk menghasilkan deliverables proyek.
Inputs
1. Schedule Management Plan input utama dari rencana manajemen
jadwal adalah detil dari tingkat yang ditentukan untuk mengelola
pekerjaan.
2. Scope Baseline
3. Enterprise Environmental Factors
4. Organizational Process Assets

Tools and Techniques

1. Decomposition cara yang digunakan untuk membagi project scope dan
deliverables proyek ke lingkup yang lebih kecil untuk lebih mudah diatur.
Kegiatan ini merupakann upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan
paket pekerjaan. Proses define activities menentukan output akhir
sebagai kegiatan daripada deliverables, seperti yang dilakukan dalam
proses pembuatan WBS.
2. Daftar kegiatan, WBS, dan WBS dictionary dapat dikembangkan baik
secara berurutan atau bersamaan, dengan WBS dan WBS dictionary
sebagai dasar untuk pengembangan daftar kegiatan akhir. Tiap paket
pekerjaan dalam WBS diuraikan ke dalam kegiatan yang diperlukan untuk
menghasilkan deliverables paket pekerjaan. Keterlibatan anggota tim
dalam menguraikan pekerjaan dapat menyebabkan hasil yang lebih baik
dan akurat.
3. Roliing Wave Planning
4. Expert Judgment

Outputs
1. Activity List merupakan daftar lengkap yang mencakup semua jadwal
kegiatan yang diperlukan pada proyek. Daftar kegiatan juga termasuk

17
 deskripsi dari lingkup pekerjaan untuk setiap kegiatan secara cukup rinci
untuk memastikan bahwa anggota tim proyek memahami pekerjaan apa
saja yang harus diselesaikan. Setiap kegiatan harus memililiki nama yang
jelas untuk menunjukka jadwalnya, bahkan jika nama kegiatan
ditampilkan diluar konteks dari jadwal proyek.
2. Activity Attributes
3. Milestone List merupakan titik significant dari kegiatan proyek dimana
terdiri dari daftar identifikasi seluruh proyek yang menunjukkan
milestone adalah wajib seperti yang disyaratkan oleh kontrak atau
berdasrkan informasi historis. Milestones mirip dengan jadwal kegiatan
rutin, dengan struktur yang sama tetapi mereka memiliki durasi nol
karena merupakan momen dalam waktu.

3.3 Sequence Activities

Merupakan Proses identifikasi dan mendokumentasi hubungan di
antara kegiatan-kegiatan proyek.

Inputs
1. Schedule Management Plan mengidentifikasi metode penjadwalan dan
alat yang digunakan unutk proyek, dimana akan menunjukan bagaimana
kegiatan akan diurutkan.
2. Activity List berisikan seluruh jadwal kegiatan yang dibutuhkan proyek,
dimana akan diurutkan. Ketergantungan dan kendala untuk kegiatan ini
dapat mempengaruhi urutan dari kegiatan.
3. Activity Attributes menggambarkan urutan peristiwa yang diperlukan
atau dari pendahulunya atau penggantinya.
4. Milestone List tanggal penjadwalan untuk milestones yang spesifik,
dimana dapat mempengaruhi bagaimana kegiatan diurutkan.
5. Project Scope Statement berisi deskripsi project scope, yang terdiri dari
karakteristik produk yang dapat mempengaruhi pengurutan kegiatan,
seperti tata letak dari sesuatu yang akan dibangun.

18
6. Enterprise Environmental Factors
Standar pemerintah atau industry
Projecr Management Information System (PMIS)
Alat penjadwalan
Sistem autorisasi perusahaan kerja

7. Organizational Process Assets terdiri dari dokumen-dokumen korporat

sebagai pengetahuan dasar yang digunakan untuk metode penjadwalan,
kebijakan formal dan informal kegitan yang ada berhubungan dengan
prosedur, pedoman, seperti metode penjadwalan yang dipertimbangkan
dalam pengembangan hubungan logika, dan contoh yang dapat
digunakan untuk mempercepat persiapan kegiatan proyek. Informasi
kegiatan terkait yang menjadi contoh juga dapat berisikan informasi
tambahan yang berguna dalam pengurutan kegiatan.

Tools and Techniques

1. Precedence Diagramming Method (PDM) merupakan cara yang
digunakan untuk membangun sebuah model penjadwalan dimana
kegiatan-kegiatan ini digambarkan dengan nodes dan secara grafis
dihubungkan oleh satu atau lebih hubungan logika untuk menunjukkan
urutan kegiatan yang akan dilakukan. Salah satu metode dari PDM ini
adalah activity-on-node (AON), ini merupakan metode yang digunakan di
paket perangkat lunak manajemen proyek.
PDM terdiri dari 4 (empat) tipe ketergantungan atau hubungan logika.
Kegiatan pendahulunya merupakan kegiatan logika yang muncul sebelum
kegiatan yang bergantung dengan jadwal. Kegiatan penggantinya adalah
kegiatan logika bergantung yang muncul setelah kegiatan lain dalam
jadwal. Hubungan ini dapat diilustrasikan dibawah ini:
Finish-to-start (FS): kegiatan A selesai kegiatan B mulai (yang
paling umum digunakan)
Finish-to-finish (FF): kegiatan A selesai kegiatan B juga harus selesai
Start-to-start (SS): kegiatan A mulai kegiatan B juga harus mulai
Start-to-finish (SF): kegiatan A mulai apabila kegiatan B (yang paling
jarang digunakan)

19
 2. Dependency Determination
Mandatory dependencies
Discretionary dependencies
External dependencies
Internal dependencies

3. Leads and Lags

Leads adalah waktu tunggu
Lags adalah waktu mendahului

Outputs
1. Project Schedule Network Diagrams, Hal ini dapat mencakup detil lengkap
proyek, atau memiliki satu atau lebih ringkasan kegiatan. Ringkasan dapat
disertai diagram dan menjelaskan pendekatan dasar yang digunakan
dalam mengurutkan kegiata. Setiap kegiatan yang tidak biasa diurutkan
dalam jaringan harus sepenuhnya dijelaskan dalam ringkasan.
2. Project Document Updates
Activity lists,
Activity attributes,
Milestones list,
Risk register.

3.4 Estimate Activity Resources

Proses memperkirakan jenis dan jumlah material, sumber daya,
peralatan, atau perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan setiap
kegiatan.

Inputs
1. Schedule Management Plan
2. Activity List
3. Activity Attributes
4. Resource Calendars
5. Risk Register
6. Activity Cost Estimates
7. Enterprise Environmental Factors

20
8. Organizational Process Assets

Tools and Techniques

1. Expert Judgment sering diperlukan untuk menilai masukan terkait
sumber daya untuk proses ini. Setiap kelompok atau orang dengan
pengetahuan khusus dalam perencanaan dan perkiraan sumber daya
dapat memberikan keahliannya.
2. Alternative Analysis banyak jadwal kegiatan memiliki metode alternatif
pencapaian, termasuk menggunakan berbagai tingkat kemampuan
sumber daya atau keterampilan, ukuran yang berbeda atau jenis mesin,
alat yang berbeda (hand vs automatic), dan keputusan membeli atau
menyewa akan sumber daya ini.
3. Published Estimating Data seperti memperbarui rates dan unit costs
dari sumber daya untuk aturan buruh kerja, material, dan peralatan untuk
setiap negara-negara dan letak geografi negara-negara.
4. Bottom-Up Estimating metode estimasi ini memperkirakan durasi
proyek atau biaya dengan menggabungkan perkiraan dari tingkat
terendah komponen-komponen WBS. Ketika suatu kegiatan tidak dapat
diperkirakan dengan tingkat kepercayaan yang memadai, pekerjaan
diuraikan menjadi lebih detil. Kebutuhan sunber daya diperkirakan,
perkiraan ini kemudian dikumpulkan kedalam jumlah total untuk masing-
masing kegiatan. Kegiatan mungkin tidak memiliki ketergantungan
diantara mereka yang dapat mempengaruhi penerapan dan penggunaan
sumber daya. Jika terdapat ada ketergantungan, pola penggunaan
sumber daya ini mencerminkan dan didokumentasikan didalam
perkiraan kebutuhan kegiatan.
5. Project Management Software seperti software penjadwalan, memiliki
kemampuan untuk membantu perencanaan, pengaturan, dan
pengelolaan sumber daya dan pengembangan perkiraan sumber daya.
Tergantung pada kecanggihan software, struktur sumber daya,
ketersediaan sumber daya, tingkat sumber daya, dan berbagai calendar

21
 sumber daya dapat dijelaskan untuk membantu mengoptimalkan
pemanfaatan sumber daya.

Outputs
1. Activity Resource Requirements
2. Resource Breakdown Structure
3. Project Document Updates
Activity list.
Activity attributes, dan
Resource calendars

3.5 Estimate Activity Durations

Merupakan proses memperkirakan jumlah periode kerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan dengan perkiraan
sumber daya.

Inputs
1. Schedule Management Plan
2. Activity List
3. Activity Attributes
4. Activity Resource Requirements
5. Resource Calendars
6. Risk Register
7. Resource Breakdown Structure
8. Enterprise Environmental Factors
9. Organizational Process Assets

Tools and Techniques

1. Expert Judgment
2. Analogous Estimating
3. Parametric Estimating
4. Three-Point Estimating
5. Group Decision-Making Techniques
6. Reserve Analysis

22
 Outputs
1. Activity Duration Estimates perkiraan durasi kegiatan merupakan
penilaian secara kuantitatif jumlah kemungkinan periode waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. Perkiraan ini tidak
termasuk lags yang dijelaskan sebelumnya dan dapat termasuk beberapa
indikasi kemungkinan kisaran hasil.
2. Project Document Updates
Activity attributes, dan
Asumsi yang dibuat dalam pengembangan perkiraan durasi kegiatan,
seperti tingkat kemampuan dan ketersediaan, sebaik dasar dari
perkiraan durasi.

3.6 Develop Schedule

Proses menganalisis urutan kegiatan, durasi, kebutuhan sumber daya,
dan kendala jadwal untuk membuat jadwal proyek.

Inputs
1. Schedule Management Plan
2. Activity List
3. Activity Attributes
4. Project Schedule Network Diagrams
5. Activity Resource Requirements
6. Resource Calendars
7. Activity Duration Estimates
8. Project Scope Statement
9. Risk Register
10. Project Staff Assignments
11. Resource Breakdown Structure
12. Enterprise Environmental Factors
13. Organizational Process Assets

Tools and Techniques

1. Schedule Network Analysis

23
2. Critical Path Method (CPM)
3. Critical Chain Method (CCM)
4. Resource Optimization Techniques
Resource leveling,
Resource smoothing
5. Modelling Techniques
What-if scenario analysis
Simulation
6. Leads and Lags
7. Schedule Compression
Crashing digunakan untuk mempersingkat durasi jadwal untuk biaya
tambahan paling dengan menambahkan sumber daya. Contohnya
seperti menyetujui overtime, membawa sumber daya tambahan atau
membayar untuk mempercepat pengiriman ke kegiatan pada critical
path. Crashing ini hanya untuk kegiatan pada critical path dimana
sumber daya tambahan akan mempersingkat durasi aktivitas tersebut,
dan tidak selalu menghasilkan alternative yang layak dan dapat
menyebabkan peningkatan risiko dan atau biaya.
Fast tracking kegiatan atau tahapan biasanya dilakukan secara
berurutan secara parallel untuk setidaknya sebagian dari durasi
mereka. Contohnya adalah membuat pondasi bangunan sebelum
menyelesaikan semua gambar arsitektur. Fast tracking dapat
menyebabkan pengerjaan ulang dan peningkatan risiko. Metode ini
hanya bekerja jika kegiatan dapat menjadi tumpang tindih untuk
mempersingkat durasi proyek.
8. Scheduling Tool

Outputs
1. Schedule Baseline
2. Project Schedule
Bar charts

24
 Milestone charts
Project schedule network diagrams
3. Schedule data
4. Project Calendars
5. Project Management Plan Updates
6. Project Document Updates
Activity resource requirements
Activity attributes
Calendars
Risk register

3.7 Control Schedule

Proses memantau status kegiatan proyek untuk memperbarui progress
proyek dan mengelola perubahan baseline jadwal untuk mencapai rencana
yang ditetapkan. Tahap ini memperhatikan beberapa hal diantaranya:
Menjelaskan status sementara dari jadwal proyek
Mempengaruhi faktor-faktor yang membuat jadwal berubah
Menjelaskan apabila jadwal proyek berubah, dan
Mengatur perubahan actual yang terjadi

Inputs
1. Project Management Plan
2. Project Schedule
3. Work Performance Data
4. Project Calendars
5. Schedule Data
6. Organizational Process Assets

Tools and Techniques

1. Performance Reviews
2. Project Management Software
3. Resource Optimization Techniques

25
 4. Modelling Techniques
5. Leads and Lags
6. Schedule Compression
7. Schedule Tool

Outputs
1. Work Performance Information perhitungan SV dan SPI untuk WBS,
khususnya paket pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan
dikomunikasikan kepada stakeholders.
2. Schedule Forecasts
3. Change Requests
4. Project Management Plan Updates
Schedule Baseline
Schedule Management Plan
Cost Baseline
5. Project Documents Updates
Schedule Data
Project Schedule
Risk Register
6. Organizational Process Assets Updates

4. Manajemen Pembiayaan Proyek

Manajemen pembiayaan proyek termasuk pada kegiatan perkiraan,
penganggaran, dan pengendalian biaya sehingga pelaksanaan proyek dapat tepat
waktu dan sesuai dengan biaya yang telah disepakati bersama sebelumnya. Dalam
manajemen pembiayaan proyek, terdapat 3 proses utama yang terkait dengan hal
tersebut, yaitu:

1. Perkiraan biaya merupakan proses mengembangkan perkiraaan sumber

pembiayaan yang akan digunakan selama pelaksanaan proyek, untuk
mencapai tujuan pelaksanannya.
2. Menentukan anggaran menentukan jumlah total biaya dari setiap
aktifitas kegiatan untuk menghasilkan rencana pembiayaan.

26
 3. Pengendalian biaya merupakan proses monitoring dan pengendalian
penggunaan anggaran sehingga dapat dilakukan pengaturan pembiayaan
agar tetap sesuai dengan pagu anggaran yang telah disepakati.

5. Manajemen Kualitas Proyek

Manajemen kualitas proyek terkait dengan seluruh proses dan aktifitas
yang ada dalam organisasi proyek, yang termasuk didalamnya adalah kebijakan
kualitas, tujuan dan tanggung jawab yang harus dipenuhi untuk mencapai tujuan
proyek. Dalam hal ini, manajemen kualitas proyek mengimplementasikan
manajemen kualitas melalui aturan- aturan serta prosedur yang berlaku. Dalam
manajemen kualitas proyek, terdapat 3 proses utama yang dilaksanakan, yaitu

1. Rencana kualitas merupakan proses mengidentifikasi persyaratan kualitas

yang dibutuhkan atau yang menjadi standar dari sebuah proyek dan atau
produk yang akan dihasilkan, serta mendokumentasikan bagaimana kualitas
tersebut terpenuhi pada sebuah pelaksanaan proyek.
2. Quality assurance merupakan proses crosscheck kualitas dari pelaksaan
kegiatan proyek atau produk dari sebuah proyek berdasarkan parameter-
parameter kualitas yang telah ditentukan sebelumnya, dan memastikan
bahwa kualitas yang dihasilkan telah sesuai dengan standar kualitas yang
telah didefinisikan sebelumnya.
3. Pengendalian kualitas merupakan proses monitoring dan pencatatan
kualitas proyek dan atau produk yang dihasilkan, sehingga mendapatkan
performa dan rekomendasi yang dibutuhkan untuk mendapatkan kualitas
yang sesuai.

6. Manajemen SDM
Manajemen SDM proyek mencakup proses yang mengatur tim proyek. Tim
proyek terdiri dari orang yang telah memiliki posisi dan kewajiban tertentu untuk
menyelesaikan proyek. Anggota tim proyek dapat memiliki berbagai kemampuan,
dapat diatur bekerja penuh waktu atau paruh waktu, dan dapat ditambahkan atau
dikurangi selama proyek berjalan. Meskipun peranan dan kewajiban yang spesifik
para anggota tim proyek telah ditentukan, partisipasi dari seluruh anggota tim
proyek dalam perencanaan dan pengambilan keputusan proyek akan sangat
bermanfaat. Partisipasi anggota tim proyek selama perencanaan akan meningkatkan
keahlian dan meningkatkan komitmen mereka terhadap proyek.

6.1 Merencanakan Manajemen SDM

Proses mengidentifikasi dan mendokumentasi jabatan, kewajiban,
keahlian yang dibutuhkan, hubungan pelaporan, dan membuat perencanaan

27
 manajemen staf. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan
posisi apa saja yang ada dalam proyek beserta tanggung jawabnya, struktur
organisasi, dan perencanaan manajemen staf termasuk jadwal penggunaan
SDM.

Perencanaan SDM digunakan untuk menentukan dan mengidentifikasi

SDM dengan keahlian yang diperlukan demi kesuksesan proyek. Perencanaan
SDM yang efektif harus mempertimbangkan dan merencanakan kemungkinan
kelangkaan SDM.

6.2 Memperoleh Tim Proyek

Memperoleh tim proyek adalah proses untuk mengonfirmasi
ketersediaan sumber daya manusia dan memperoleh anggota tim proyek yang
dibutuhkan untuk meningkatkan performa proyek. Manfaat utama dari proses
ini adalah memberikan panduan kepada tim seleksi anggota proyek untuk
mendapatkan sebuah tim proyek yang sukses.

Berikut adalah faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan

selama proses memperoleh anggota tim proyek:
PM atau tim manajemen proyek harus bernegoisasi dan memengaruhi
orang lain dengan efektif agar dapat menyediakan kebutuhan SDM
yang dibutuhkan.

28
 Kegagalan untuk memperoleh SDM yang dibutuhkan untuk proyek
dapat berpengaruh terhadap penjadwalan proyek, pembiayaan
proyek, kepuasan konsumen, kualitas, dan risiko. Kekurangan SDM
dapat mengurangi kemungkinan kesuksesan proyek dan bahkan
dapat menyebabkan pembatalan proyek.
Apabila karena hambatan-hambatan tertentu tetap terjadi
kekurangan SDM, PM atau tim manajemen proyek mungkin
diperlukan untuk mengambil SDM alternatif, seperti SDM dengan
kompetensi yang lebih rendah asalkan tidak melanggar peraturan,
hukum, dan kriteria lainnya.

6.3 Mengembangkan Tim Proyek

Proses meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek
untuk meningkatkan performa proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah
dapat memperbaiki kerja tim proyek, meningkatkan keterampilan dan
kompetensi tim proyek, memotivasi para pekerja, mengurangi laju pergantian
staf, dan memperbaiki keseluruhan performa proyek. Masukan, tools & teknik,
dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Seorang PM harus memiliki keterampilan untuk mengidentifikasi,

membangun, memelihara, memotivasi, memipin, dan menginspirasi tim
proyek untuk mencapai performa tim proyek yang tinggi dan untuk memenuhi
objektif proyek. Kerja sama tim merupakan faktor kritis untuk kesuksesan
proyek. Performa tim yang tinggi dapat dicapai degan menggunakan
komunikasi yang terbuka dan efektif, menciptakan kesempatan team bulding
antarsesama anggota tim, membangun kepercayaan antar sesama anggota

29
 tim, mengelola konflik dengan cara yang tepat, dan mendorong penyelesaian
masalah yang kolaboratif.
Objektif dari proses pengembangan tim proyek adalah, tetapi tidak
terbatas pada:
Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggota tim proyek
untuk meningkatkan kemampuan untuk menyelesaikan deliverable
proyek;
Meningkatkan perasaan kepercayaan dan persetujuan di antara
anggota tim proyek untuk meningkatkan moral anggota tim proyek,
meredakan konflik, dan meningkatkan kerja sama kelompok;
Menciptakan kultur tim proyek yang dinamis, kohesif, dan
kolaboratif untuk (1) meningkatkan produktivitas individu dan tim,
semangat kerja tim, dan kooperasi, dan (2) memungkinkan adanya
pembagian pengetahuan dan keahlian dari tim proyek.

6.4 Mengelola Tim Proyek

Proses menelusuri performa anggota tim proyek, memberikan
feedback, menyelesaikan masalah, dam mengelola perubahan yang terjadi
untuk meningkatkan performa proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah
dapat memengaruhi perilaku tim proyek, mengelola konflik, menyelesaikan
masalah, dan mengapresiasi performa tim proyek.

Mengelola tim proyek membutuhkan berbagai keterampilan

manajemen untuk membina kerja sama tim dan menyatukan seluruh usaha
anggota tim proyek. Manajemen tim mencakup kombinasi keterampilan

30
 dengan penekanan pada komunikasi, manajemen konflik, negosiasi, dan
kepemimpinan.

7. Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen komunikasi proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan
untuk meyakinkan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, pendistribusian,
penyimpanan, pengontrolan, dan disposisi informasi yang sesuai dan tepat waktu.
PM menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dengan anggota
tim proyek dan stakeholders lainnya. Komunikasi yang efektif membangun jembatan
penghubung antara stakeholders yang berbeda- beda yang memiliki pengaruh
terhadap pelaksanaan atau keluaran proyek.

7.1. Merencanakan Manajemen Komunikasi

Merencanakan manajemen komunikasi adalah proses mengembangkan
pendekatan yang sesuai dan merencanakan komunikasi di dalam proyek
berdasarkan informasi kebutuhan stakeholders dan aset organisasi yang
tersedia. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat mengidentifikasi dan
mendokumentasikan pendekatan komunikasi kepada stakeholders yang paling
efektif dan efisien yang akan digunakan. Masukan, tools & teknik, dan keluaran
dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Merencanakan komunikasi di dalam proyek sangat penting demi

kesuksesan suatu proyek. Perencanaan komunikasi yang tidak cukup dapat
menimbulkan masalah seperti keterlambatan penyampaian pesan,
mengomunikasian ke orang yang salah, atau kesalahpahaman dari pesan yang
dikomunikasikan.

31
 Beberapa pertimbangan yang diperlukan dalam proses komunikasi ini
adalah, tetapi tidak terbatas pada:
siapa yang membutuhkan informasi dan siapa yang memiliki otoritas
untuk mengakses informasi;
kapan mereka akan membutuhkan informasi;
di mana informasi tersebut harus disimpan;
dalam bentuk apa informasi disimpan;
bagaimana informasi dapat diketahui;
apakah pertimbangan zona waktu, keterbatasan bahasa, dan
perbedaan budaya perlu perlu dipertimbangkan dalam proses
komunikasi.

7.2. Mengelola Komunikasi

Mengelola komunikasi adalah proses membuat, mengumpulkan,
menyimpan, mendapatkan, dan disposisi informasi proyek yang berkenaan
dengan rencana manajemen komunikasi. Manfaat dari proses ini adalah dapat
menyediakan alur komunikasi yang efisien dan efektif antara stakeholders
proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

Proses ini mencakup distribusi informasi yang relevan dan meyakinkan

bahwa informasi kepada stakeholders proyek telah disampaika dengan cara
yang tepat dan dapat dimengerti. Proses ini juga menyediakan kesempatan
bagi stakeholders untuk meminta informasi lanjutan, klarifikasi, dan diskusi.
Beberapa teknik dan pertimbangan dalam manajemen komunikasi yang efektif
adalah sebagai berikut, tetapi tidak terbatas pada:

32
 sender-receiver models
pemilihan media
gaya penulisan
teknik manajemen rapat
teknik presentasi
teknik fasilitasi
teknik mendengarkan

7.3. Mengontrol Komunikasi

Mengontrol komunikasi adalah proses pengawasan dan pengontrolan
komunikasi selama proyek berjalan untuk meyakinkan kebutuhan stakeholders
telah dipenuhi. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat meyakinkan
informasi yang optimal tersampaikan kepada orang yang terlibat di dalam
proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

8. MANAJEMEN RISIKO PROYEK

Risiko pada proyek adalah kejadian atau kondisi yang jika terjadi dapat
memiliki efek postif maupun negatif pada satu atau banyak objektif proyek.
Manajemen risiko mencakup proses melaksanakan perencaan manajemen risiko,
identifikasi, analisis, perencanaan respon risiko, dan mengontrol risiko yang ada
pada proyek. Objektif dari manajemen risiko proyek adalah untuk meningkatkan

33
kemungkinan kejadian di proyek yang postif dan mengurangi kemungkinan kejadian
proyek yang negatif.

8.1. Merencanakan Manajemen Risiko

Merencanakan manajemen risiko adalah proses mendefinisikan
bagaimana cara membuat aktivitas manajemen risiko pada proyek. Manfaat
utama dari proses ini adalah meyakinkan bahwa derajat, jenis, dan
kemungkinan dari manajemen risiko sepadan dengan risiko dan kepentingan
proyek. Manajemen risiko sangat penting untuk berkomunikasi dan
mendapatkan perjanjian dan dukungan dari semua stakeholders untuk
meyakinkan bahwa proses manajemen risiko didukung dan dilaksanakan
secara efektif selama proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari
proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Perencanaan yang tegas dan teliti meningkatkan kemungkinan sukses

pada proses manajemen risiko lainnya. Perencanaan manajemen risiko juga
penting untuk menyediakan sumber daya yang cukup dan waktu untuk
aktivitas manajemen
risiko.

8.2. Mengidentifikasi Risiko

Mengidentifikasi risiko adalah proses menentukan risiko mana yang
dapat memengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristiknya.
Manfaat utama dari proses ini adalah dokumentasi dari risiko yang telah ada
dan pengetahuan dan kemampuan yang menyediakan para anggota tim proyek

34
 untuk mengantisipasi kemungkinan kejadian risiko proyek. Masukan, tools &
teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Pihak yang berpartisipasi dalam mengidentifikasi risiko dapat termasuk:

PM, anggota tim proyek, tim manajemen risiko (jika ada), pelanggan,
pengguna, stakeholders, dll. Mengidentifikasi risiko merupakan proses yang
berulang, karen risiko baru dapat berevolusi atau muncul selama pelaksanaan
proyek.

8.3. Melakukan Analisis Risiko Kualitatif

Melakukan analisis risiko kualitatif adalah proses memprioritaskan
risiko untuk analisis yang lebih jauh atau tindakan yang dilakukan dengan
menilai dan menggabungkan kemungkinan terjadinya risiko. Manfaat utama
dari proses ini adalah membuat PM dapat mengurangi tingkat ketidakpastian
dan untuk fokus pada risiko dengan prioritas tinggi. Masukan, tools & teknik,
dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

35
 Melakukan analisis risiko kualitatif menilai prioritas dari risiko yang
telah diidentifikasi menggunakan probabilitas relatif atau kemungkinan
terjadinya risiko, akibat terhadap objektif proyek jika risiko terjadi. Proses ini
biasanya merupakan proses yang cepat dan murah yang berarti dapat
menyediakan prioritas untuk perencanaan respon risiko.

8.4. Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif

Melakukan analisis risiko kuantitatif adalah proses analisis numerik
untuk menganalisis akibat dari risiko yang telah diidentifikasi pada keseluruhan
objektif proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan
informasi risiko kuantitatif untuk mendukung pengambilan keputusan dalam
rangka mengurangi ketidakpastian proyek. Masukan, tools & teknik, dan
keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Analisis risiko kuantitatif dilakuan pada risiko yang telah diprioritaskan

pada proses analisis risiko kualitatif. Analisis risiko kuantitatif menganalisis
akibat dari risiko yang ada terhadap objektif proyek. Analisis ini umumnya
mengikuti analisis kualitatif. Pada beberapa kasus, ada kondisi tidak

36
 mungkin untuk melaksanakan analisis kuantitatif karena kekurangan data
untuk mengembangkan model yang sesuai sesuai kebutuhan.

8.5. Merencanakan Respon Risiko

Merencanakan respon risiko adalah proses mengembangkan pilihan
dan tindakan untuk meningkatkan kemungkinan dan mengurangi ancaman
terhadap objektif proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah membahas
risiko dari prioritasnya, sumber daya, dan aktivitas terhadap biaya, jadwal, dan
rencana manajemen proyek. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses
ini digambarkan dalam gambar berikut.

Proses merencanakan respon risiko mengikuti proses analisis risiko

kualitatif (jika digunakan). Setiap respon risiko membutuhkan pemahaman
mekanisme yang akan membahas risiko. Mekanisme ini digunakan untuk
menganalisis apakah rencana respon risiko memiliki akibat yang diinginkan.

8.6. Mengontrol Risiko

Mengontrol risiko adalah proses mengimplementasikan rencana respon
risiko, menelusuri risiko yang ada, memantau risiko yang tersisa,
mengidentifikasi risiko baru. dan mengevaluasi keefektifan proses risiko selama
proyek. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat memperbaiki efisiendi dari
pendekatan risiko selama proyek untuk mengoptimalkan respon risiko secara
kontinu. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

37
 Proses kontrol risiko mengaplikasikan beberapa teknik, seperti analisis
tren dan varians, yang membutuhkan penggunaan informasi performa
pekerjaan yang dibuat saat pelaksanaan proyek. Tujuan lain dari proses kontrol
risiko adalah untuk menentukan apakah:
asumsi yang digunakan di proyek masih valid;
analisis yang menilai risiko telah berubah atau sudah tidak terjadi;
kebijakan manajemen risiko dan prosedur yang ada telah dipatuhi;
dan
rencana kontingensi untuk biaya atau jadwal harus diperbaiki
sejalan dengan risiko yang ada.
Proses kontrol risiko dapat melibatkan pemilihan berbagai alternatif
strategi, melaksanakan rencana kontingensi, mengambil tindakan korektif, dan
memodifikasi rencana manajemen proyek.

9. Manajemen Pengadaan Proyek

Manajemen pengadaan adalah proses yang diperlukan untuk membeli atau
mendapatkan produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek. Proses
ini mencakup perjanjian, seperti kontrak, yang merupakan dokumen resmi antara
pembeli dan penjual. Suatu kontrak merepresentasikan ikatan yang menunjukkan
bahwa penjual akan menyediakan sesuatu untuk pembeli dan pembeli menyediakan
uang atau kompensasi lainnya.

9.1. Merencanakan Manajemen Pengadaan

Merencanakan keputusan pengadaan dan mengidentifikasi tempat-
tempat (supllier) yang potensial untuk melakukan pengadaan. Manfaat utama

38
 dari proses ini adalah dapat menentukan apa yang harus diadakan, bagaimana
caranya, berapa banyak yang dibutuhkan, dan kapan melakukan pengadaan.
Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam
gambar berikut.

Proses merencanakan manajemen pengadaan juga termasuk

mengevaluasi penjual yang potensial khususnya apabila pembeli berharap
dapat memiliki pengaruh lebih dalam proses pengambilan keputusan dalam
proses pengadaan. Selain itu, proses ini juga mencakup risiko yang mungkin
timbul dari analisis make-or-buy.

9.2. Melakukan Pengadaan

Melakukan pengadaan adalah proses untuk memilih supllier mana yang
akan digunakan, membuat kontrak dengan supplier, dan melakukan transaksi
pembelian. Manfaat utama dari proses ini adalah memenuhi ekspektasi
stakeholders terhadap perjanjian pengadaan yang telah ada. Masukan, tools &
teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

39
 Pada pengadaan barang/alat yang utama, keseluruhan proses dari
menunggu renspon dari para penjual dan mengevaluasi respon yang ada dapat
dilakukan berulang-ulang. Daftar kecil berisi para penjual yang memenuhi
kualifikasi dapat disediakan. Evaluasi yang lebih mendetail dapat dilakukan
berdasarkan dokumen persyaratan yang lebih spesifik dan komprehensif dari
para penjual.

9.3. Mengontrol Pengadaan

Mengontrol pengadaan adalah proses untuk menentukan hubungan
pengadaan dengan supplier, memantau kontrak pengadaan yang telah
disepakati, dan melakukan perubahan atau melakukan tindakan korektif
terhadap masalah dalam proses pengadaan. Manfaat utama dari proses ini
adalah dapat meyakinkan bahwa performa penjual dan pembeli telah
memenuhi persyaratan pengadaan yang diatur di dalam kesepakatan/kontrak
pengadaan. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

40
 Proses kontrol pengadaan mencakup aplikasi dari berbagai proses
manajemen yang sesuai dan penggabungan dari berbagai keluaran dari proses
manajemen ini. Penggabungan ini akan terjadi dalam berbagai tingkatan ketika
ada banyak penjual dan banyak produk, jasa, atau hasil yang dilibatkan.

9.4. Mengakhiri Pengadaan

Mengakhiri pengadaan adalah proses menyelesaikan setiap proses
manajemen pengadaan. Manfaat utama dari proses ini adalah dapat
mendokumentasikan kesepakatan dan dokumentasi terkait untuk referensi ke
depannya. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan
dalam gambar berikut.

Proses ini juga mencakup beberapa aktivitas administrasi seperti

menyelesaikan klaim yang timbul, memperbaharui rekaman pengadaan,
dan mengarsipkan beberapa informasi yang berguna untuk referensi di masa
depan.

10. Manajemen Stakeholder Proyek

Manajemen stakeholders proyek mencakup proses yang dibutuhkan untuk
mengidentifikasi individu, grup, atau organisasi yang dapat memengaruhi proyek,
menganalisis ekpektasi stakeholders yang dapat berpengaruh di dalam proyek, dan
untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk proses
pengikutsertaan stakeholders. Manajemen ini juga fokus pada komunikasi yang
kontinu dengan stakeholder untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi mereka,
menyelesaikan masalah yang terjadi, mengelola konflik kepentingan, dan membantu
perkembangan keikutsertaan stakeholders dalam pengambilan keputusan.
Kenyamanan stakeholders juga harus dikelola sebagai objektif kunci proyek.

41
10.1. Identifikasi Stakeholders
Identifikasi stakeholders adalah proses mengidentifikasi individu, grup,
atau organisasi yang dapat memengaruhi, dipengaruhi, atau merasa dirinya
dipengaruhi oleh keputusan, aktivitas, atau keluaran proyek. Proses identifikasi
stakeholders yang dilakukan di awal tahapan proyek, menganalisis tingkat
kepentingannya, ekpektasi individu, menjadi kritis di dalam proses ini.
Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam
gambar berikut.

Kebanyakan proyek akan memiliki jumlah stakeholders yang bervariasi

tergantung dari ukuran, jenis, dan kompleksitas proyek. Ketika waktu bagi PM
sangat terbatas sehingga waktu harus digunakan seefisien mungkin,
stakeholders yang ada harus diklasifikasikan berdasarkan kepentingan,
pengaruh, dan keterlibatan dalam proyek.

10.2. Merencanakan Manajemen Stakeholders

Merencanakan manajemen stakeholders adalah proses untuk
mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk mengikutsertakan
stakeholders selama tahapan proyek, berdasarkan analisis terhadap
kebutuhan, kepentingan, dan akibat potensial terhadap kesuksesan proyek.
Manfaat utama dari proses ini adalah dapat menyediakan rencana yang jelas
dan dapat dilaksanakan untuk berinteraksi dengan stakeholders proyek.
Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari proses ini digambarkan dalam
gambar berikut.

42
 Proses ini juga mengidentifikasi bagaimana suatu proyek dapat
memengaruhi stakeholders, yang mengizinkan PM untuk mengembangkan
berbagai cara untuk melibatkan stakeholders secara efektif, untuk mengelola
ekspektasi stakeholders, dan untuk mencapai objektif proyek.

10.3. Mengelola Keterlibatan Stakeholders

Mengelola keterlibatan stakeholders adalah proses mengomunikasikan
dan bekerja dengan stakeholders untuk mencapai kebutuhan/ekspektasi
stakeholders, menyelesaikan masalah yang ada, dan membantu perkembangan
keterlibatan stakeholders di dalam proyek. Manfaat utama dalam proses ini
adalah dapat mengizinkan PM untuk meningkatkan dukungan dan mengurangi
perlawanan dari stakeholders. Masukan, tools & teknik, dan keluaran dari
proses ini digambarkan dalam gambar berikut.

Beberapa aktivitas di dalam proses ini yaitu:

melibatkan stakeholders dalam tahapan proyek yang tepat
untuk mengonfirmasikan bahwa mereka masih berkomitmen untuk
menyukseskan proyek;

43
 mengelola ekspektasi stakeholders melalui negosiasi dan komunikasi,
memastikan tujuan proyek tercapai;
memperhatikan beberapa isu yang belum menjadi masalah dan
mengantisipasi masalah akibat stakeholders yang mungkin terjadi ke
depannya;
mengklarifikasi dan menyelesaikan masalah yang telah diidentifikasi.

10.4. Mengontrol Keterlibatan Stakeholders

Mengontrol keterlibatan stakeholders adalah proses pemantauan
keseluruhan hubungan yang ada di dalam proyek dan menyesuaikan strategi
dan rencana untuk mengontrol keterlibatan ini. Manfaat utama dari proses ini
adalah dapat menjaga peningkatan aktivitas pengelolaan keterlibatan
stakeholders secara efisien dan efektif.

44