1.

Pendahuluan

1.1. Latar Belakang

Perangkat Lunak Manajemen Proyek mengacu pada aplikasi yang dirancang

untuk memfasilitasi pelaksanaan proyek dan membuatnya menjadi lebih
efisien. Dengan menggunakan sistem manajemen proyek, kita dapat
menetapkan tonggak dan tenggat waktu yang lebih realistis, mengikat dan
mengotomatisasi tugas yang saling terkait, dan menjaga agar semua
anggota tim berfokus pada kiriman anda. Perangkat lunak manajemen
proyek biasanya menawarkan Gantt Charts dan alat pelacakan waktu &
sumber daya. Salah satu aplikasi dengan kinerja terbaik untuk kategori ini
adalah Wrike.
Dalam bisnis apa pun saat ini, Anda akan melihat bahwa manajemen proyek
adalah aspek yang sangat penting dalam operasi, apakah bidangnya adalah
konstruksi, teknologi informasi, atau teknik apapun yang anda miliki. Banyak
bisnis saat ini, terlepas dari ukuran atau cakupannya, menggunakan
perangkat lunak manajemen proyek sebagai alat utama untuk membuat
perubahan strategi dan untuk mencapai tujuan baru. Seharusnya tidak
mengherankan karena system manajemen proyek berbasis online dapat
benar-benar mendongkrak operasi perusahaan atau organisasi serta
membuatnya lebih baik dan lebih kompetitif jika manajemen proyek
diterapkan dengan benar.
Oleh karena itu, sangat penting bahwa dalam bisnis, seorang manajer proyek
harus memilih solusi perangkat lunak manajemen proyek yang tepat untuk
perusahaan, yang memungkinkan untuk mengawasi tugas, memantau
proyek, mengelola hubungan pelanggan, melakukan inventaris, menyimpan
file yang terkait dengan pekerjaan, serta berbagai macam Operasi bisnis
secara efisien dan mudah. Banyak perusahaan sukses saat ini menggunakan
solusi manajemen proyek yang sempurna sebagai alat yang harus dimiliki.
Apa jenis layanan manajemen proyek akan menjadi yang terbaik untuk
perusahaan Anda? Perusahaan dan organisasi terkadang memiliki
kecenderungan untuk memilih platform manajemen proyek yang paling
populer di luar sana berdasarkan beberapa buzz media atau beberapa
laporan, hanya untuk menemukan bahwa solusinya tidak sesuai untuk
operasi mereka.
Untuk dapat memahami aspek penting perangkat lunak manajemen proyek
bagi pemilik bisnis, berikut ini adalah ulasan singkat tentang bagaimana
memilih perangkat lunak manajemen proyek.
1.2. Memahami produk perangkat lunak dengan fasilitas Free Trial

Biasanya pendekatan terbaik adalah mencoba dengan fasilitas gratis yang

ditawarkan untuk mengetahui lebih banyak tentang fitur utama mereka
terlebih dahulu. Dengan cara itu kita akan bisa mendapatkan beberapa
pengalaman langsung dengan perangkat lunak sebelum benar-benar
menginvestasikan uang di dalamnya. Hal terbaik yang harus dilakukan
untuk mencari perangkat lunak Manajemen Proyek yang terbaik adalah
dengan mencoba layanan secara gratis yang saat ini, fasilitas ini memiliki
hasil tertinggi dalam kepuasan pelanggan.
1.3. Target Usaha

Usaha Kecil : menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk

mengelola tugas dan mengaturnya.
Perusahaan Menengah : membuat kantor manajemen proyek dengan
solusinya.
Perusahaan Besar : menggunakan perangkat lunak untuk mengelola
beberapa proyek secara bersamaan.
1.4. Beberapa Contoh Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Wrike: Wrike adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang

dibuat untuk membuat pekerjaan menjadi lebih cepat dan lebih efisien
dalam kelompok terdistribusi.
Asana: Asana adalah aplikasi manajemen tugas dan proyek untuk usaha
kecil serta perusahaan besar yang memfasilitasi kerjasama dan
komunikasi tim.
Trello: Trello adalah perangkat lunak kolaborasi yang membantu anggota
mendiskusikan proyek secara real-time.
Clarizen: Clarizen adalah sistem kelas enterprise yang menghubungkan
manajemen proyek yang kuat dengan keterlibatan sosial dan dengan cara
yang unik dan mudah.
JIRA: JIRA dirancang untuk membantu Anda menangkap, menetapkan, dan
menetapkan prioritas pekerjaan Anda. Ini memungkinkan Anda mengelola
keseluruhan proses pengembangan aplikasi - dari konsep hingga
peluncuran.
1.5. Jenis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Tools manajemen proyek umumnya dikategorikan ke dalam empat kategori

utama:
In-house Software : Perangkat lunak on-premise mengacu pada solusi
yang diinstal di peralatan kantor atau server komputer perusahaan Anda.
Mereka dianggap sebagai alat manajemen proyek in-house.
Personal Software : Ini adalah alat berbasis web yang mempromosikan
pengelolaan proyek yang melibatkan proyek atau tugas individual.
Middle System : Perangkat lunak manajemen proyek berbasis web dan
ditujukan sebagai pusat sistem manajemen proyek.
 High-end System: Ini mengacu pada sistem yang sebagian besar
diciptakan sebagai sistem manajemen proyek utama untuk perusahaan
dan organisasi besar.
1.6. Fitur-Fitur dalam Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Saat mencari platform manajemen proyek yang tepat untuk Anda, berikut
adalah beberapa fitur utama :
Berkolaborasi dengan karyawan Anda secara real-time - Aplikasi
manajemen proyek menawarkan alat komunikasi untuk membantu tim
mendiskusikan tugas secara real time. Solusinya dapat membuat setiap
anggota tim diperbarui dan memungkinkan mereka mengatasi masalah
dengan cepat saat mereka muncul.
Berbagi dokumen - Perangkat lunak ini menawarkan alat berbagi
dokumen untuk memungkinkan pengguna mengedit dan memperbarui
laporan proyek, dan menciptakan sistem untuk komunikasi dan
transparansi.
Mengelola biaya proyek - Perangkat lunak manajemen proyek umumnya
menawarkan alat bantu yang membantu mengelola biaya proyek.
Mengelola risiko, anggaran, dan peramalan - Perangkat lunak ini
membantu Anda mengidentifikasi risiko proyek, melacak anggaran, dan
membuat perkiraan.
Kemampuan pelaporan - Sistem ini menawarkan format laporan yang
fleksibel dan membantu Anda mengakses data yang dibutuhkan dengan
cepat dan mudah untuk menjaga proyek sesuai jadwal.
Intuitif untuk digunakan - Perangkat lunak berbasis dasbor mudah
dipasang dan mudah dipelajari dan digunakan. Ini berarti lebih cepat
implementasi dan waktu ramp-up.
1.7. Keuntungan Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen
Proyek

Carilah platform yang bisa diintegrasikan dengan operasi bisnis Anda.

Program perangkat lunak manajemen proyek serbaguna harus
memungkinkan untuk menambahkan pengguna, merampingkan berbagai
operasi, dan mengembangkan proyek dan aktivitas, sekaligus mengurangi
biaya perusahaan. Jika Anda bisa menemukan solusi proyek yang
memungkinkan untuk menggabungkan semua fungsi ini, maka kita akan
menemukan solusi yang layak dibeli.
Selalu pertimbangkan kebutuhan bisnis. Tanyakan pada diri Anda: apa yang
dibutuhkan perusahaan saya? Sebelum membeli program perangkat lunak
manajemen proyek, sangat disarankan untuk melakukan evaluasi dan
cermat terhadap kebutuhan perusahaan Anda terlebih dahulu, jumlah orang
yang akan menggunakan program ini, dan fitur alat apa yang dapat
menjawab kebutuhan perusahaan tidak hanya saat ini tapi juga di kemudian
hari.
Model penetapan harga juga merupakan salah satu pertimbangan utama
yang harus diperhatikan. Misalnya, alih-alih langsung membeli solusi
manajemen proyek, mengapa tidak berlangganan solusi selama sebulan,
atau bahkan setahun ? Berlangganan menggunakan fitur selama satu bulan
atau satu tahun mungkin akan lebih rendah daripada membeli solusi
perangkat lunak, terutama bila Anda tidak yakin apakah alat itu adalah alat
yang sempurna untuk bisnis Anda. Banyak penyedia solusi di luar sana
menawarkan potongan harga untuk perusahaan yang berlangganan rencana
tahunan, bukan satu bulanan, jadi ini adalah sesuatu yang mungkin ingin
Anda evaluasi dengan cermat. Cari penyedia solusi yang memungkinkan
untuk menambahkan atau mengurangi jumlah pengguna dengan cepat atau
memperluas fitur tertentu. Lebih penting lagi, carilah perusahaan yang akan
memberi pilihan untuk membatalkan langganan jika di kemudian hari
menyadari bahwa solusi manajemen proyek yang sudah diinvestasikan tidak
dapat menangani kebutuhan bisnis secara memadai. Ini juga akan
menguntungkan untuk memeriksa berbagai platform proyek yang
menawarkan langganan percobaan agar dapat mengukurnya dalam waktu
terbatas jika solusinya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Sebelum memilih perangkat manajemen proyek, pertimbangkan tanggapan
atau feedback dari tim yang lain, terutama yang menurut Anda akan
menggunakan solusinya. Periksa masalah yang mereka butuhkan agar
mudah diatasi.
1.8. Trend Terkini

Tim jarak jauh akan menjadi mainstream: Sebuah studi baru-baru ini oleh
Intuit menunjukkan bahwa 40% pekerja di AS akan menjadi karyawan
sementara, kontraktor, dan pekerja lepas pada tahun 2020. Kontraktor ini
sudah bekerja dari jarak jauh di situs web seperti Demand Media,
[Link], dan karyawan full-time semakin memanfaatkan
telecommuting. Ini berarti bahwa proyek akan menggunakan lebih banyak
karyawan kontrak dan remote di masa depan.
BYOD menimbulkan tantangan : Semakin banyak karyawan memanfaatkan
BYOD (Bring Your Own Device) menggunakan laptop, tablet, dan smartphone
mereka sendiri untuk tujuan kerja. Tren ini merupakan tantangan baru bagi
para manajer proyek. Mereka harus memastikan perangkat lunak yang
mereka gunakan cocok untuk berbagai platform. Tantangan lainnya adalah
untuk meningkatkan keamanan. Ini berarti manajer proyek harus melakukan
pekerjaan yang lebih kompleks dan menggabungkan tugas mereka dengan
fungsi help desk.
1.9. Isu Potensial

Harga Program Mahal : Beberapa program manajemen proyek bisa mahal

dengan sedikit manfaat investasi. Anda mungkin perlu merancang solusi
secara khusus atau membeli beberapa program. Hal ini sulit diterapkan dan
terbukti mahal.
Dapat mempersulit proyek sederhana : Sistem manajemen proyek mungkin
tidak ideal untuk proyek sederhana. Mereka mungkin memiliki fitur kompleks
yang mungkin terbukti kontra produktif dan akhirnya menyulitkan proyek
sederhana. Penggunaan solusi manajemen proyek yang tidak tepat dapat
menyebabkan masalah yang tidak perlu.
1.10. Bottom line

Tentu itu mungkin sedikit mahal, namun berinvestasi pada solusi manajemen
proyek yang tepat yang memiliki pilihan terbaik adalah sesuatu yang harus
dilakukan. Setelah solusi perangkat lunak manajemen proyek diterapkan, hal
itu dapat membuat tugas dan tanggung jawab lebih mudah dengan
mengatur informasi dan mengkonsolidasikan proyek dalam tampilan cepat
yang dapat diakses dengan mudah. Ini akan membantu perusahaan
menghemat uang dan waktu serta menyelesaikan proyek lebih cepat dan
lebih baik dengan mengintegrasikan berbagai alat yang perusahaan gunakan
secara teratur.
Periksa solusi proyek yang mudah disesuaikan dan dapat diubah tergantung
pada rencana bisnis dan strategi yang dimiliki. Dan pada akhirnya, solusi
perangkat lunak manajemen yang sempurna telah ditetapkan sehingga
perusahaan dapat mengatur rencana dengan cara tercepat dan paling
efisien untuk bisnis.
2. Wrike Review

2.1. Apa Itu Wrike ?

Wrike adalah perangkat lunak pemenang penghargaan untuk pengelolaan

proyek online yang dirancang dengan satu tujuan untuk meningkatkan
kecepatan dan efisiensi kerja di tim yang terdistribusi. Wrike adalah
pemenang Finances Online Best Project Management Software Award
untuk tahun 2016. Fleksibilitas yang diberikan oleh Wrike memungkinkan
kelompok multifungsi untuk berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan
secara efektif dari satu lokasi. Layanan ini memungkinkan untuk
menjadwalkan, memprioritaskan, mendiskusikan, dan melacak kerja dan
kemajuan secara real time yang semuanya hanya dengan beberapa klik
mouse.
Wrike adalah perangkat lunak manajemen proyek pilihan bagi banyak
perusahaan seperti, Google, Universitas Stanford, Adobe, HTC, dan EA
Sports. Manfaat menggunakan Wrike meliputi :
Memiliki hanya satu hub untuk semua pekerjaan Anda.
Navigasi yang mudah digunakan yang memudahkan Anda dan tim
Anda.
Langkah keamanan yang sangat baik ada untuk memastikan tidak ada
orang lain selain petugas yang berwenang yang dapat mengakses
informasi dan file lain yang tersimpan dalam database online Anda.
Dengan aplikasi mobile, Anda dapat dengan mudah melacak dan
memantau progress dari ponsel Anda kapan saja dan dimana saja.
2.2. 3-Pane Project View Menyediakan Data Penting Dengan Cepat

Wrikes 3-pane layout memungkinkan pengguna melihat data penting di satu

layar, memberikan visibilitas yang jelas pada operasi proyek. Rincian semua
proyek ada di satu halaman yang memungkinkan untuk mengerjakan tugas
dengan cepat.
2.3. Tag dan Folder Membantu Menampilkan dan Berbagi Data
Proyek

Wrike memberi kemampuan untuk memasukkan item ke dalam folder yang

berbeda tanpa duplikasi. Tag dan folder Wrike memungkinkan pengguna
melihat atau menyortir data berdasarkan tugas, proyek, atau cara lain.
Pengguna bisa memberi nama folder berdasarkan bagaimana data akan
disortir. Yang penting adalah tugas bisa dikelompokkan dalam banyak folder
namun tidak diduplikasi.
2.4. Activity Stream dan @mention

Activity Stream memungkinkan manajer proyek melihat gambaran besar

sekaligus mengelola tugas kecil secara mikro. Panel Stream dan widget di
Dashboard menunjukkan aktivitas tim. Semua kegiatan bersama dapat
dilihat secara kronologis. Plus, Anda dapat menghentikan aktivitas untuk
menghilangkan Aliran. Keuntungan utama adalah semua anggota tim Anda
dapat melihat perkembangan aktivitas masing-masing. Anda dapat
menggunakan fitur @mention untuk membuat perhatian pada masalah
tertentu. Penerima diberi tahu di channel mereka dan secara otomatis
ditandai sebagai pengikut diskusi tugas. Dengan cara ini, semua anggota tim
bisa mendapatkan pandangan penuh tentang apa yang sedang dibahas.
2.5. Task Tool Membantu melacak Progress Individual dan
Keseluruhan

Salah satu kelebihan Wrike adalah kemudahan yang memungkinkan

memecah proyek menjadi tugas-tugas kecil. Subtask dapat dipecah menjadi
beberapa aktivitas spesifik. Setiap aktivitas dapat ditandai sebagai complete
atau uncomplete yang memberi gambaran tentang kondisi tugas yang sudah
atau belum terselesaikan. Hal ini memudahkan pengelolaan dan fokus pada
subtugas yang lebih kecil. Task tool membantu mengidentifikasi masalah
yang menghambat kemajuan proyek. Timeline tugas membantu Anda
memprioritaskan tugas penting. Untuk memperjelas sebuah tugas, pengguna
bisa melampirkan file, menampilkan gambar atau tabel, dan cross-link ke
tugas lainnya.
2.6. Pelaporan Yang Mudah

Alat Analisis yang hebat membantu pengguna membuat laporan dengan

mudah untuk ditunjukkan kepada eksekutif puncak perusahaan dan juga
pemangku kepentingan. Pengguna dapat membuat Laporan Global yang
menampilkan tugas dari semua folder. Laporan tersebut menunjukkan data
proyek dalam delapan kategori. Bagan Kinerja memberi gambaran visual
tentang bagaimana tugas proyek Anda sesuai dengan batas waktu mereka
selama grafik waktu. Grafik ini membantu Anda memperkirakan kecepatan
kerja individu dan tim serta tanggal penyelesaian proyek. Statistik Folder
pada panel kanan folder proyek menunjukkan metrik tugas penting seperti
status dan tanggal jatuh tempo, setiap minggu.
2.7. Wrike Features

Task management
Interactive timeline (Gantt chart)
Real-time newsfeed
Document collaboration
Discussions in tasks
 iPhone dan Android apps
Task prioritization
Customized reports
Recurrent tasks
Workload management
Time-tracking
Google Docs, Dropbox, Box integrations
Email integration
2.8. Manfaat Wrike

1. Wrike Untuk Tim Project Management

Problem : Tim yang tidak terikat dan tidak fokus, dan penundaan yang
mahal.
Solusi : Menggunakan Wrike, Tim manajemen proyek mendapatkan
keleluasaan untuk mengelola beberapa proyek dan tugas sekaligus, dan
untuk mengakses semua informasi terkini yang relevan untuk
mempersatukan perencanaan dengan pelaksanaan. Untuk membuat
masalah menjadi lebih baik, Wrike memungkinkan mereka membuat
berbagai laporan akurat, karena tidak hanya memperbesar gambaran
kemajuan mereka sepenuhnya, namun memeriksa setiap tugas secara
terpisah.
2. Wrike untuk Marketing & Creative Team
Problem: Respon yang tidak tepat terhadap harapan pelanggan, dan beban
administrasi yang buruk.
Solusi: Rahasia mengembangkan strategi pemasaran yang sempurna ada
dalam garis waktu interaktif yang menampilkan hubungan antara
ketergantungan, dan membantu tim melacak kinerja, mengembangkan aset
yang sesuai untuk kampanye mereka, dan mengelola dan meluncurkan
berbagai acara yang bermanfaat. Lebih dari itu, Wrike cocok untuk tim
kreatif, karena ini menyediakan ekstensi Adobe CreativeCloud yang
mencakup pengakuan, persetujuan, dan masalah administratif serupa agar
tim fokus pada ide kreatif mereka.
3. Wrike untuk Tim Product Management
Problem: Slow product development, due to inaccurate prioritization
Solusi : Kami menemukan bahwa perangkat lunak ini adalah one-stop-shop
untuk meningkatkan pengembangan dan pengiriman produk, karena
memungkinkan tim untuk memprioritaskan antara permintaan, dan
menetapkannya dengan cara yang handal yang akan membuat manajemen
terkendali dari konsep hingga penyelesaian. Ini adalah sistem yang bijaksana
untuk mengelola sumber daya yang membuat semua orang fokus pada
tugas mereka untuk mempercepat pengiriman. Rangkaian fitur yang kuat
dari Apple akan menghilangkan kekhawatiran pengembangan produk
apapun, karena dilengkapi dengan Live Editor, File Management Kit, Gantt
Charts & Timelines, dan fungsionalitas pelaporan wajib..
2.9. Wrike Pricing Plan untuk Enterprise & UKM

Wrike software menawarkan 5 pricing plan yang fleksibel dan dirancang

untuk dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Berikut ini adalah rincian dari
setiap pricing plan :
2.9.1. Wrike Free Plan

Free Package cocok untuk tim kecil sampai dengan 5 user, plus collaborator
yang tidak terbatas. Fitur ini termasuk :
Managing tasks
Discussions in tasks
File sharing
Real-time activity stream
Spreadsheet view
iPhone/Android apps
Advanced email integration
Basic app integrations

2.9.2. Wrike Professional Plan $9.80/user/month with

packages of 5, 10 or 15 users (billed annually).

This plan is ideal for teams that need project planning and collaboration.
Features include :
All features from the Free plan
Unlimited number of collaborators
Storage space from 5GB
Unlimited levels of hierarchy folders
Dynamic timeline (Gantt Chart)
Subtasks
Advanced mass actions with tasks
Dashboard with custom widgets and 10 shareable dashboards
Workload view
Time-tracking
Reports
Notification center
Advanced filters
MS Project, Excel, iCal, and RSS integrations

2.9.3. Wrike Business Plan $24.80/user/month (billed annually)

This plan works well for teams with 5-200 users, in need of robust work
management with customization and exec reporting.
All features from the Professional Plan
Custom fields & workflows
 The ability to track anything related to your work. Customize workflow
stages to fit your process.
Shared real-time reports with scheduled notifications
The powerful and easy-to-use report builder lets you visualize and
share project status. Subscribe to scheduled notifications to stay on
track with regular report updates and reviews.
Report templates
Use Templates to create reports in seconds. Edit or build reports from
scratch using additional filters and groupings. Select column, bar or
table charts.
Graphical analytics
View compelling charts and graphs about any project, folder or tag,
and add them to your dashboard. Compare baseline plans to current
status. Include column or bar charts in reports.
Resource management
Allocate people to tasks and projects, resolve schedule conflicts, and
reorganize assignments with just a few clicks.
Request forms
Requests provide the structure and control you need for work intake so
you get the right information from the start.
Time tracking
Track the time spent on a particular task and create time reports for a
group of tasks at any given moment.
User groups & permissions
Group your team members (e.g. accounting, marketing, design etc.) for
easier user management and control while advanced privacy settings
allow you to control team activity.
Salesforce integration
Branded workspace
Align the look and feel of your Wrike workspace by replacing the Wrike
logo with your own.
From 50Gb of storage space

2.9.4. Wrike for Marketers $34.60/user/month (billed annually)

This plan works perfectly for marketing and creative teams with unlimited
users.
All Business Plan features
Proofing & Approval
Review & approval of digital images and PDF documents. Get clear and
actionable feedback to ensure only the right version makes it out the
door.
Adobe Creative Cloud Extension
 Keep your designers connected to their work within the tools they love
Tailored workspaces

2.9.5. Wrike Enterprise Pricing by quote (the average price is

about $35/user/month)

A flexible plan for enterprises that can support from 5 to thousands of users.
This plan is ideal for teams that need customization, reporting, and advanced
security. The actual pricing is influenced by factors such a number of seats,
type of license (annual or monthly), premium support/implementation etc.
Features that come with this plan include storage capacities starting from
100GB and special functions like Custom Calendars, Progress Reports, and
Extended Security controls among others. Other features included are:
All Professional plan features
Storage space from 100GB
20 shareable dashboards
Custom fields
Custom workflows
Critical path
Progress reports
Custom reports
User groups
Custom calendars
Salesforce
Single sign-on
Extended security controls
Folder permissions
Branded workspace and emails.