Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui dan untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan
farmasi harus melalui jalur resmi.
Dalam melakukan pengadaan barang proses pemilihan distributor harus diperhatikan untuk
menjamin barang yang di pesan berkualitas. Persyaratan tersebut diantaranya legalitas, harga,
lead time, cara pembayaran serta kualitas barang.
Pengadaan yang dilakukan Apotek Kimia Farma 14 meliputi :
1. Pengadaan rutin
Sistem pengadaan rutin yang dilakukan di apotek kimia farma dilakukan setiap seminggu
sekali di lakukan setiap hari senin.
2. Pengadaan Non Rutin
a. Pengadaan cito
Pengadaan cito dilakukan oleh apotek kepada distributor di luar pemesanan regular untuk
pemenuhan kebutuhan di luar jangka waktu yang ditentukan.
b. Pengadaan konsinyasi
Konsinyasi merupakan suatu bentuk kerjasama antara Apotek Kimia Farma dengan suatu
perusahaan atau distributor yang menitipkan produknya di apotek. Proses pengadaan
konsinyasi di lakukan dengan cara supplier akan menitipkan produk dari perusahaan di
Apotek Kimia Farma 14 untuk dijual. Produk-produk pengadaan konsinyasi yang terdapat
di Apotek Kimia Farma 14 antara lain suplemen kesehatan, yaitu Sea Quill, Natures
Health, Nutrimax dan Wellness.
c. Permintaan Barang Mendesak
Permintaan Barang Mendesak dapat diartikan sebagai permintaan barang dari apotek KF
satu ke apotek KF lainnya. Apotek yang meminta obat membuat BPBA (Bon/Bukti
Permintaan Barang Apotek) ke Apotek lain yang berisi nama obat + jumlahnya. Apotek
yang memberikan obat disertai bukti dropping ke Apotek yang meminta.
d. Pembelian mendesak
Pembelian barang mendesak dilakukan apabila barang yang diminta tidak tersedia di
apotek maupun apotek kimia farma lainnya dan dilakukan untuk menghindari terjadinya
penolakan obat. Pengadaan ini dapat dilakukan antara apotek kimia farma dengan apotek
lain yang bukan apotek jaringan kimia farma. Dimana jumlah yang dibeli harus sesuai
dengan jumlah yang dibutuhkan.
Tahapan pengadaan di apotek kimia farma meliputi pengadaan secara umum dan pengadaan
secara khusus.
1. Alur tahapan pengadaan di apotek kimia farma secara umum dilakukan sebagai berikut :
a. Cek stok barang yang hampir habis atau sudah habis yang di catat di dalam buku
defecta
b. Barang yang akan di lakukan pengadaan di masukan ke sistem dan akan keluar BPBA
(Bon permintaan Barang Apotek)
c. Dilakukan validasi oleh apoteker
d. Kemudian di eksport (di emailkan ) ke bagian pengadaan di BM
e. Kemudian di import oleh bagian pengadaan di BM untuk di buat SP gabungan
f. Dilakukan pembelian barang ke distributor
g. Barang yang sudah di pesan di terima langsung oleh apotek tanpa melewati BM
terlebih dahulu.
2. Tahapan pengadaan di Apotek Kimia Farma secara khusus :
Pengadaan khusus yang di lakukan di apotek kimia farma digunakan untuk obat golongan
psikotropika, narkotika, prekursor dan OOT. SP khusus di tandatangani oleh APJ
kemudian pengadaan barang langsung di lakukan oleh APJ yang memiliki nonor SIPA
langsung ke PBF tidak melalui AP3 terlebih dahulu. Alurnya pengadaannya sebagai
berikut :
a. Buat SP khusus narkotika, psikotropika, perkusor dan OOT
b. SP tersebut di buat oleh apotek dan di tandatangani oleh APJ
c. SP tersebut di kirim ke PBF
d. Barang langsung di kirim ke apotek
e. Di lakukan penerimaan oleh APJ dan di tandatangani.