VALUE STREAM MAP (VSM)

Mengenal Value Stream Map

Value atau nilai merupakan proses dimana pelanggan bersedia
membayarnya. Jika dilakukan tetapi tidak menambah nilai bagi pelanggan,
maka proses tersebut tidak akan dibayar oleh pelanggan dan termasuk
dalam waste.
Value stream adalah urutan langkah baik yang bernilai tambah maupun yang
tidak bernilai tambah yang harus dilakukan dengan urutan tertentu untuk
menciptakan nilai bagi pelanggan. Value stream bisa ditemukan pada semua
bisnis yang memiliki proses.
Value stream map merupakan sebuah visual tool yang mendokumentasikan
seluruh kegiatan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pelanggan. Visual
stream mapping membantu dalam melihat proses sebenarnya dan dibuat
berdasarkan observasi secara langsung. VSM juga digunakan untuk
mengidentifikasi pemborosan dan menyarankan langkah-langkah untuk masa
depan/kondisi lean melalui proses Kaizen.
Dalam proses membuat VSM, tidak bisa dilakukan hanya dalam ruangan
maupun melakukan konferensi tetapi dilakukan sedekat mungkin dengan
proses sebenarnya, sehingga data yang dimiliki merupakan data aktual.

Tujuan VSM
Meningkatkan produktifitas
Mengurangi lead time
Meningkatkan kualitas produk dan penggunaan ruang
Mengurangi rework/scrap dan level inventori
Mengurangi biaya tidak langsung tenaga kerja
Mengurangi muda-mura-muri
Proses VSM
Dalam VSM terdapat dua tipe proses, yaitu:
Proses utama
Penggunaan material dari bahan mentah sampai barang jadi
Pengembangan produk dari konsep sampai peluncuran
Penyelesaian order sampai pengiriman
Perawatan dan servis dari pengiriman sampai akhir umur produk
Proses pendukung
Perekrutan pegawai
Tutup buku kas
Membuat prototype
Identifikasi supplier baru
Policy deployment

Current-State Consumption Process Map

Current-State Fulfillment Map
Mengapa proses harus dipetakan?
Pemetaan proses memberi kejelasan proses
Memungkinkan untuk memulai proses pemikiran improvement

Setiap proses memiliki setidaknya tiga versi proses

Membuat VSM
Agar bisa dikatakan sebagai peta, gambar tersebut harus:
Menunjukkan urutan langkah penyampaian informasi dari pelanggan

Menunjukkan urutan proses menuju pelanggan

 Menggabungkan pelanggan dan produsen dalam lingkaran tertutup dari
kebutuhan dan respon
Memberi informasi karakteristik tiap langkah dan hubungan.

Langkah membuat Value Stream

Produk Peta Kondisi Peta Kondisi Rencana

Saat Ini Mendatang Implementasi

1. Mendefinisikan produk
Pilih produk yang melewati proses yang sama
Siapa pengguna dari produk anda?
Apa kebutuhan pelanggan anda atas produk tersebut?
2. Peta kondisi saat ini
Mulailah dari proses dimana produk tersebut dihasilkan, ikuti
hingga ke proses paling awal
Pahami kondisi yang terjadi di lapangan saat ini
Dapatkan fakta saat ini, bukan waktu standar
Contoh peta saat ini
Keterangan lambang

pelanggan/ Jenis Transportasi & frekuensi

supplier/proses pengantaran
keluar

Jenis Proses Sistem Dorong

Data Proses Aliran Informasi

manual

Persediaan Aliran Informasi

elektronik

3. Peta kondisi mendatang

Proses yang Sempurna :
bernilai tambah
stabil
dapat diandalkan
mampu
fleksibel
Peta Kondisi Mendatang

Aliran yang sempurna :

flow
pull
Heijunka

Aliran Continous Flow

Pergerakan yang lancar dari material melalui value stream dengan sedikit
atau tidak ada gangguan.
Contoh Continous Flow
Aliran Pull (Tarik)

Menggunakan sistem aliran tarik

Contoh Pull Flow

Keuntungan memakai sistem kanban :

- Sistem komunikasi antar proses
- Berdasarkan kondisi aktual sebagai pengganti rencana
- Mencegah kelebihan produksi
- Menetapkan prioritas pengisian ulang
- Membuat pengendalian aliran material terlihat (visual)
- Papan jadwal Kanban menunjukkan status produksi
- Membuat orang terikat pada prosedur standar

Heijunka
Distribusi volume produksi dan campuran yang seimbang sepanjang waktu,

sehingga menciptakan kondisi yang terprediksi.

Cara menggambar future state:

- Hitung takt time
- Identifikasi bottle neck
- Kanban, SPM
- Identifikasi flow, penyederhanaan proses

Peta Kondisi Mendatang

Keterangan lambang
Manajemen Value Stream
Fokus pada pengelolaan aliran nilai
Nilai didefinisikan berdasarkan sudut pandang pelanggan
Ciptakan dan kelola aliran bernilai tambah yang lebih pendek

Menciptakan Proses yang Sempurna

Hindari Kesalahan
Kamikaze kaizen
Dimana tim memperbaiki suatu proses dan kemudian meninggalkannya.
Buruknya komunikasi perbaikan proses sehingga tidak ada komitmen dari
tim.
Merencanakan terlalu banyak perbaikan dalam satu waktu.
Ini adalah proses yang kritis dalam penentuan tujuan.
Gagal mendefinisikan proses secara detil, turun ke tingkat 5S, rencana
untuk tiap material, Standar Kerja, dll.

Mengelola Proses yang Sempurna

Pengukuran performasi dengan insentif dari manajemen tingkat atas dan
pemberdayaan tim dari bawah ketika.
Departemen menentukan dan mengkomunikasikan nilai tambah, kehandalan,
kestabilan, kemampuan dan fleksibilitas proses serta aliran kontinyu/tarik dan
seimbang di manajemen tingkat menenngah. Menciptakan dan menjaga
proses ini adalah tantangannya
VSM Manajer bertugas untuk:
Bertanggung jawab pada aliran pintu-ke pintu dalam gedung
Tidak perlu menambah orang mungkin manajer harus merangkap
jabatan
Tiap pabrik berbeda solusi diputuskan berdasarkan tiap kasus

Value Stream Mapping

Untuk Non Produksi

Current State Map - Order Persediaan

Komonen = order persediaan (bahan baku = form order, barang jadi
persediaan)

Dock to Dock = 4,5 hari 4 menit

VA = 4 men/[(4,5*8*60)+4] = 0.18% Nilai Tambah (Value Add/VA)
Future State Map Order Persediaan
Komponen = order persediaan
(bahan baku = form order, barang jadi persediaan)

Dock to Dock = 4 hari 4 menit

VA = 4 min./[(4*8*60)+4] = 0.2% Nilai Tambah (Value Add/Va)

Business Process Mapping

Tahapan Pembuatan BPM = Tahapan Pembuatan VSM

Memahami Ruang Lingkup Pekerjaan & bagaimana proses kerja

saat ini

Merancang proses kerja yang lebih Lean

Ruang Lingkup Proses

Ruang Lingkup Proses

Business Process Mapping

Business Process Mapping

Kondisi Saat Ini

Lead Time Min 10 Hari ; Max 30 Hari

Kondisi Mendatang

Lead Time Min 8 Hari ; Max 28 Hari

Memudahkan Identifikasi Pemborosan :

Menunggu karena birokrasi kerja

Kelebihan Proses karena pembagian kerja yang tidak jelas
Kelebihan Produksi karena tidakpaham kebutuhan pelanggan
Lainnya??
Value stream adalah aliran proses dari "titik kebutuhan yang diminta" ke
"akhir semua kegiatan" setelah produk atau jasa telah diberikan. Value
Stream Mapping, sebagai alat pemetaan proses, adalah cara untuk "melihat"
kedua aliran proses dan komunikasi dalam proses, atau value stream. Teknik
ini telah memperoleh penerimaan yang cepat dalam dunia perbaikan terus-
menerus karena kemampuannya untuk mengumpulkan, menganalisis, dan
menyajikan informasi dalam jangka waktu yang sangat singkat. Value Stream
Mapping telah membawa kita ke proses teknik pemetaan yang
memungkinkan semua pemilik kepentingan dari suatu organisasi untuk
memvisualisasikan dan memahami proses.

Value Stream Maps di gambar sebagai gmabaran dari proses. Sederhana,

namun logis dan representasi dari proses secara akurat (yaitu, value stream)
yang digunakan untuk mendokumentasikan kedua kondisi, saat ini
(realitas/aktual) dan kondisi di masa depan (tujuan

- Gambaran kondisi saat ini (current map) adalah pandangan dasar dari
proses yang ada dari mana semua perbaikan diukur.
- Gambaran kondisi mendatang (future map) mewakili visi tentang bagaimana
tim
proyek melihat value stream pada titik di masa depan setelah perbaikan
dibuat.

Sebuah Value Stream Map dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: Proses atau
aliran produksi; Komunikasi atau informasi aliran; Jadwal dan jarak
perjalanan.

A. aliran produksi
aliran produksi / proses ini harus selalu ditarik kiri ke kanan; tidak pernah
mengulang dua kali lipat atau memancing kembali pada dirinya sendiri.
Subtasks, atau tugas paralel, diambil dalam cara yang sama di bawah aliran
utama. Dengan menggambar aliran proses (VSM) dengan cara ini, adalah
mungkin untuk memisahkan tugas utama yang dilakukan berulang-ulang dari
waktu ke waktu dan dari langkah-langkah kecil dalam proses itu.

b. Komunikasi atau aliran informasi

Komunikasi atau aliran informasi dari peta adalah di mana Value Stream
Mapping mulai memperluas dari teknik proses pemetaan tradisional seperti
flowchart. Ini suatu hal yang mungkin untuk melihat semua komunikasi-baik
formal maupun informal-yang ada dalam value stream. Banyak dari
kekacauan dan kebingungan yang sering muncul dalam value stream dapat
ditelusuri langsung ke komunikasi yang tidak bernilai tambah (NVA). kegiatan
NVA adalah kegiatan yang tidak memberikan nilai tambah untuk proses atau
bahwa pelanggan tidak bersedia membayar untuk.

c. Jadwal dan jarak perpindahan

Di bagian bawah dari Value Stream Map adalah serangkaian garis yang
menyediakan beberapa informasi yang paling menarik untuk audience. Set
garis yang muncul di hampir setiap peta adalah garis waktu. Dua baris ini
digunakan untuk berkomunikasi dengan audience potongan utama dari data
time diukur dalam proses perbaikan. Baris atas mengukur waktu proses
memimpin, kadang-kadang disebut lead time atau lead time produksi dalam
pengaturan manufaktur. Line yang ini didasarkan pada jumlah produk atau
karya dalam aliran nilai dan tingkat permintaan pelanggan-menunjukkan
berapa lama akan mengambil rata-rata untuk memindahkan semua material
yang ada atau bekerja sampai selesai. Intinya mewakili total waktu siklus.
Waktu siklus yang diamati pada setiap langkah proses dan didokumentasikan
di bawah setiap kotak proses di peta dibawa ke garis bawah. Semua waktu
siklus yang mencapai di akhir proses sebagai total waktu siklus.
Dasar pembangunan peta value stream adalah sama:
1. Komunikasi muncul di atas.
2. Proses atau produk aliran muncul di tengah-tengah (selalu yang mengalir
dari kiri ke kanan).
3. Jadwal dan jarak perjalanan yang ditampilkan di bagian bawah.
4. kotak Proses, mendorong dan menarik panah, dan jalur komunikasi juga
semua
digunakan dengan cara yang sama.

Bagian mana yang harus dipetakan lebih dulu? Meskipun tujuan bisnis dan
tujuan perusahaan akan paling sering menjawab pertanyaan ini, ada cara
untuk menjawabnya jika tidak ada tujuan atau sasaran di tempat untuk
membantu dengan keputusan tersebut. Pertimbangkan hal berikut:

1. Dimana hal yang paling kurang bagi pelanggan?

2. Dimana hal yang paling kurang bagi karyawan Anda?
3. Apa yang paling terlihat terhadap tenaga kerja?
4. Dimana peluang terbesar yang dirasakan atas investasi (ROI) bagi
organisasi?

Misalnya untuk mengumpulkan data di Pra pengumpulan data pemetaan

Data pelanggan
1. Siapa pelanggan?
2. Apa permintaan pelanggan yang sebenarnya? (Kuantitas pesanan yang
diterima atau jumlah yang dibutuhkan oleh pelanggan). Sebagai produk
gabungan atau dengan model produk individual. Pada hari, minggu, bulan,
kuartal, atau tahun
3. Jika ada lebih dari satu produk, apa campurannya?
4. Seberapa sering pelanggan memesan?
5. Apakah pelanggan menyediakan perkiraan?
6. Seberapa sering Anda memberikan kepada pelanggan?
7. Apa jendela pelanggan pengiriman si pelanggan?

Data Supplier
1. Siapa pemasok?
2. Seberapa sering Anda memesan?
3. Apakah Anda menyediakan perkiraan?
4. Seberapa sering pemasok mengantar?
Value Data Aliran Kerja
1. Berapa banyak pergeseran yang bekerja dalam value stream?
2. jam berapa pergatian shift kerja?
3. Berapa banyak waktu istirahat dan berapa lama?
4. Apakah proses otomatis dilakukan selama jam istirahat?
5. Apakah proses manual berhenti saat istirahat?
6. Apakah ada pertemuan pra atau pasca-shift dan berapa lama?
7. Apakah ada waktu bersih-bersih dijadwalkan selama shift dan berapa
lama?
8. Apakah makan siang dibayar atau tidak dibayar?
9. Berapa lama istirahat makan siang?
10. Apakah proses otomatis berhenti saat makan siang?
11. proses manual Do berhenti saat makan siang?

Data Control Streaming Nilai

1. Siapa, atau apa, yang mengendalikan produksi?
2. Apakah kontrol ini menunjukkan satu orang atau departemen?
3. Apakah kontrol ini menunjukkan usaha kelompok dari departemen yang
berbeda?
4. Apakah Anda menggunakan sistem otomatis untuk mengontrol produksi?
5. Apakah sistem otomatis MRP atau ERP sistem?
6. jam berapa titik kontrol ini beroperasi?