PDCA (Plan-Do-Check-Action)

Penyelesaian Masalah
PDCA adalah suatu siklus perbaikan yang didasarkan pada metode ilmiah yang mendorong
sebuah perubahan dalam suatu proses, penerapan, pengukuran, dan pengambilan tindakan
tindak lanjut yang tepat.

Keuntungan PDCA :
- Sistematis, pendekatan yang terstandarisasi.
- FAKTA dan DATA, bukan perkiraan.
- Sejarah (menjelaskan alasan mengapa masalah terjadi)
- Sederhana.

Tahapan Proses Penyelesaian Masalah.

ACTION PLAN
TAHAP: TAHAP:
TUJUAN:
Evaluasi hasil Identifikasi masalah
Memperoleh
Standarisasi solusi TUJUAN: pemahaman Analisa Penyebab
yang Mengambil tindakan menyeluruh dari Merumuskan solusi
efektif berdasarkan hasil dari masalah agar dapat
Mulai lagi PDCA Check diselesaikan secara
sistematis

CHECK DO
TUJUAN: TUJUAN:
Memeriksa Mengambil tindakan
perkembangan untuk memastikan
implementasi dan agar solusi dapat
efektifitas hasil diterapkan secara
efektif dan efisien
TAHAP: TAHAP:
Memonitor perkembangan Membuat rencana
implementasi
rencana implementasi
Mengkomunikasikan
Modifikasi rencana jika
rencana
diperlukan
Menjalankan rencana
Monitor hasil (efektifitas)
 PDCA REPORT FORMAT

Tema

Situasi Masalah Solusi

Standar
Jangka pendek
Situasi saat ini
Jangka panjang
Perbedaan
Mengapa direkomendasikan
Berapa lama terjadi
Berapa sering terjadi
Dampak

Implementasi

Target
Apa Di mana Siapa Kapan Status

Melakukan apa
Pada apa
Berapa banyak
Kapan

Tindak Lanjut

Analisa Apa Di mana Siapa Kapan

Target
Penyebab potensial Actual
Analisa akar penyebab 5-Why

Kesadaran terhadap Masalah: Area yang dapat ditemukan masalah

Kualitas:
Keamanan:
Meninjau ulang data cacat
Meninjau kembali laporan data kecelakaan
Memeriksa proses/produk pada
Memeriksa penggunaan alat pengamanan
saat dimulai /istirahat
Mengamati apakah standar kerja telah diikuti
Mengamati keseluruhan proses
atau produk
Meninjau kembali standar kerja
Biaya:
Individu:
Lembur
Grafik kehadiran
Operasional
Peta rotasi kerja
Material
Peta pelatihan dan
pengembangan Lain-lain:
Meninjau kembali saran dari anggota Lembar pemeriksaan
tim
Produksi:
Jumlah pasang sepatu di dalam line
Tingkat produktivitas
Pengelompokan kembali tugas untuk pemerataan
 Situasi masalah
PLAN Situasi Masalah
( Harus TERPERINCI dan SESUAI FAKTA )
Standar
Situasi saat ini
Perbedaan Standar (Apa yang seharusnya terjadi / Apa standarnya?)
Berapa lama terjadi Situasi saat ini (Apa yang tejadi secara aktual?)
Berapa sering terjadi Perbedaan (Apa perbedaan antara standar dan aktual?)
Dampak
Terjadi sejak (Kapan mulainya/ seberapa sering terjadi/ di mana
terjadinya/ dll ?)
Dampak (Mengapa masalah ini harus diselesaikan/seberapa penting
masalah ini harus diselesaikan/ apa yang terjadi jika masalah tersebut
tidak diselesaikan?)

CONTOH
Standar : Target output stitching NCVS 1.01 adalah 180 prs/jam
Situasi saat ini : Output aktual stitching NCVS 1.01 adalah rata-rata 156 prs/jam
Perbedaan : 24 prs/jam
Terjadi sejak : 6 Feb s/d 10 Feb ( 5 hari x 8 jam x 24 prs = 960 prs )
Dampak : Productivity rendah, Delivery terlambat, Cost meningkat.

PLAN - Target

Melakukan apa: (Kata kunci Meningkatkan, Mengurangi,

Menghilangkan)
Pada apa: (Tujuan - Fokus Area- tulis dengan lengkap)
Target
Berapa banyak: (Pengukuran kuantitas - berdasarkan
Melakukan apa
Pada apa
STANDAR)
Berapa banyak Kapan: (Tanggal yang spesifik tgl/bln/thn dimana masalah
Kapan ditargetkan telah dapat diselesaikan)
Standar (Apa yang seharusnya terjadi / Apa standarnya?)
Situasi saat ini (Apa yang tejadi secara aktual?)
Perbedaan (Apa perbedaan antara standar dan aktual?)
Terjadi sejak (Kapan mulainya/ seberapa sering terjadi/ di mana terjadinya/ dll ?)
Dampak (Mengapa masalah ini harus diselesaikan/seberapa penting masalah ini harus diselesaikan/ apa yang terjadi jika
masalah tersebut tidak diselesaikan?)
 CONTOH
PLAN - Target
Melakukan apa: Meningkatkan
Pada apa: Output produksi stitching di NCVS 1.01
Berapa banyak: 24 prs / jam ( dari 156 menjadi 180 prs / jam )
Kapan: Tidak lebih dari tanggal 17/02/2012

Kondisi saat ini bisa dibuat dengan menggunakan grafik line, untuk melihat Kondisi
aktual vs Standar.

Tema

PLAN - Tema
( Memahami situasi - Satu Kalimat/ Frase )

TEMA: (Apa yang BENAR-BENAR ingin diselesaikan Masukkan semua data

yang ada pada kotak TARGET, dan jadikan satu kalimat)

CONTOH

Tema: Meningkatkan output produksi stitching di NCVS 1.01 dari 156 prs/jam
menjadi 180 prs/jam tidak lebih dari tanggal 17/02/16

Analisis Penyebab
Penyebab potensial
Analisa akar penyebab 5- PLAN ANALISA (Berdasarkan FAKTA)
Why

Penyebab potensial: (Daftar dari semua penyebab yang mungkin / sumber masalah
diambil dari Diagram Tulang Ikan)
Cara Memeriksa?: (Metode untuk membuktikan apakah dari penyebab tersebut
masalah benar-benar terjadi)
Hasil Pemeriksaan?: (Hasil permeriksaan Periksa ke Lapangan)
Penyebab paling potensial: (Berdasarkan FAKTA, hasil penyelidikan)
 FISHBONE DIAGRAM (Sebab & Akibat)

Menjabarkan hubungan antar variabel

Digunakan pada saat brainstorming untuk mengidentifikasikan kemungkinan
penyebab dari suatu masalah
Brainstorming melibatkan pihak-pihak terkait (misal : TL/ VSS/ Operator/
Maintenance/ Material, dll)
Tulis saja apapun masukan mereka

AKIBAT / MASALAH
(Hasil yang tidak
diinginkan)

Kategori PENYEBAB Utama secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

MANUSIA METODE MESIN

-Tingkat ketrampilan -Urutan kerja -Berfungsi dengan baik
-Moral individu -Takt Time -Kemampuan
-Pelatihan -Ergonomi

MATERIAL LINGKUNGAN
-Tersedia sesuai kebutuhan -Moral Grup/ Tim
-Memenuhi standar kualitas -Penerangan
-Memenuhi standar jumlah -Iklim
inventory -Susunan area kerja
 Masalah: Rumusan Masalah (penyebab langsung)
Manusia Metode
5-Whys?: Metode untuk menemukan akar penyebab - pergi dan lihat/ penyelidikan
Tingkat ketrampilan Aliran material
sendiri HARUS dilakukan
rendah Pelatihan tidak lancar
kurang
Rumusan masalah satu kalimat perumusan masalah
Morale Individu Gerakan
tidak fakta)
ergonomis Metode kerja
Mengapa? (penyelidikan mencari
rendah Tidak konsisten
Mengapa? (penyelidikan mencari fakta) Output stitching
Kualitas rendah
line rendah
Mengapa? (penyelidikan mencari fakta)
Penerangan
X
kurang
Tidak mampu
Mengapa? (penyelidikan mencari fakta)
Tidak tersedia
Tidak berfungsi
dengan baik Terlambat datang
Mengapa? (penyelidikan mencari fakta)
Area Kerja
tidak rapi
X
Mesin Material Lingkungan

PLAN - Analisa
(Berdasarkan FAKTA)

Penyebab Potensial Bagaimana

memeriksanya? Hasil? Status

Mesin tidak bekerja Periksa check sheet Kondisi mesin

dengan baik mesin terhadap sesuai dengan
kondisi aktual check sheet X

Metode tidak Periksa metode Operator mengikuti

konsisten operator terhadap metode di dalam
SWS (standardized SWS X
work sheet)

Aliran material tidak Observasi (check Terdapat tumpukan

lancar WIP, bottleneck) WIP di bbrp proses,
terjadi bottleneck

Penyebab paling potensial: Aliran material tidak lancar

Akar penyebab telah ditemukan ketika :
- Dapat ditemukan secara langsung.
- Solusi yang efektif dapat dilakukan secara langsung untuk mencegah berulangnya
kembali masalah tersebut.
- Jika analisa dilakukan lebih jauh lagi, masalah lain akan timbul.
- Jika telah terselesaikan, ketidaknormalan akan kembali ke standar

Konfirmasi dengan menggunakan tes Oleh karena itu (The therefore test).

Tes Oleh karena Itu:

Akar penyebab
- Oleh karena itu Mengapa 5-
- Oleh karena itu Mengapa 4-
- Oleh karena itu Mengapa 3-
- Oleh karena itu Mengapa 2-
- Oleh karena itu Mengapa 1-
- Oleh karena itu Rumusan masalah.

Masalah : Rumusan masalah (penyebab langsung)

5-Whys: adalah metode untuk menemukan akar penyebab pergi dan lihat /
penyelidikan sendiri HARUS dilakukan. 5 Whys juga suatu metode penyelesaian
masalah yang digunakan untuk pengembangan suatu penyebab dan efek yang
saling berhubungan dari setiap problem tertentu.
 Dalam metode ini, kita melakukan pertanyaan why untuk menemukan akar
penyebabnya. Dalam analisa 5 why ini tidak harus melakukan sampai 5 kali
pertanyaan why (kalau sudah menemukan akar masalahnya).

Rumusan masalah Output produksi stitching rendah.

5-Why :
Mengapa? Aliran material tidak lancar
Mengapa? Terjadi bottleneck di beberapa proses
Mengapa? Cycle Time (C/T) proses lebih besar dari standard C/T
Mengapa? Operator tidak mampu mengikuti standard C/T
Mengapa? Skill operator rendah
Mengapa? Tidak ada program pelatihan untuk
meningkatkan skill operator

AKAR PENYEBAB : Tidak ada program pelatihan untuk meningkatkan skill

operator
Tes Oleh karena itu:
Akar penyebab : Tidak ada program pelatihan untuk meningkatkan skill operator
Oleh karena itu Skill operator rendah
Oleh karena itu Operator tidak mampu mengikuti standard C/T
Oleh karena itu C/T proses lebih besar dari standard C/T
Oleh karena itu Terjadi bottleneck di beberapa proses
Oleh karena itu Aliran material tidak lancar
Oleh karena itu Output produksi stitching rendah

Solusi
Jangka pendek
Jangka panjang
Alasan direkomendasikan

Jangka pendek : Berisi masalah / menghentikan pendarahan

Jangka panjang : Mengatasi akar penyebab sehingga masalah tersebut
tidak terjadi lagi untuk akar penyebab yang sama.
Alasan direkomendasikan : Mengevaluasi berdasarkan biaya, ketepatan waktu
kelayakan, efektivitas, dampak
 Jangka pendek:
- Team leader memberikan pelatihan secara langsung ( coaching ) kepada operator di
proses-proses bottleneck

- Secara khusus mengikuti perkembangan ketrampilan operator s/d tercapainya standard

C/T

Jangka panjang:
- Membuat program pelatihan bagi operator stitching yang sesuai dengan kebutuhan di line
produksi

Memonitor perkembangan ketrampilan operator dengan menggunakan Skill Matrix

Alasan direkomendasikan:
Mencegah masalah terjadi lagi dari akar penyebab yang sama; meningkatkan productivity;
delivery tidak terlambat; biaya rendah

Implementasi
Apa Dimana Siapa Kapan Status

Rencana Tindakan : Apa, Di mana, Siapa, Kapan, Status

Komunikasi : Buat rencana komunikasi yang diperlukan.
Pastikan semua orang yang terlibat memahami dan mendukung
rencana.
Eksekusi : Lakukan!
Rencana Implementasi

APA Target DIMANA SIAPA KAPAN STATUS

Actual

Team Leader
melakukan coaching Stitching NCVS Team Leader
14/02/2012
pd proses-proses 1.01 (Nama )
bottleneck

Team Leader
memantau Stitching NCVS Team Leader
14/02/2012
perkembangan skill 1.01 (Nama )
operator

Membuat program Plant Mgr, HR

pelatihan operator Factory Mgr, 15/02/2012
stitching (Nama )

Menjalankan
Learning Center
program pelatihan Learning Center 17/02/2012
(Nama )
operator stitching

Memonitor Production &

Production &
perkembangan skill Learning Center 17/02/2012
Learning Center
dengan Skill Matrix (Nama )

Tindak Lanjut
Berdasarkan hasil tahap CHECK
Sesuai target:
Bagaimana Standarisasi solusi : Metode (visual, dengan alat, dsb.)
permeriksaannya
Sesuai pemeriksaannya
Kapan target (tetapi masalah dapat: terjadi
Kapan/lagi): Mengulang
seberapa seringPDCA
Targetyang
Siapa tidak memeriksa
tercapai: Mengulang PDCA
: Orang yang bertanggung jawab
Hasilnya campuran: Standarisasi solusi
Grafik yang
: Quick efektif
visual danvs.
target mengulang PDCA standar
aktual - terhadap
Banyak solusi
Kemajuan yang gagal karena kita
implementasi gagal sesuai
: Apakah menindaklanjutinya
jadwal Efektifitas solusi
: Apakah masalah terjadi lagi? Apakah situasi sudah
kembali seperti biasa?

Bagaimana pemeriksaannya:
1. Time study pengukuran C/T menggunakan stopwatch
2. Production output
Kapan pemeriksaannya:
1. Setiap hari selama masa coaching / training
Grafik
2. Setiap jam Hourly production board
Siapa yang memeriksa: Team Leader (Nama )

Efektifitas solusi : Target terpenuhi ? YA

Tindakan yang direkomendasikan

 PDCA VS DMAIC (6 Sigma)

Hubungan antara PDCA dan DMAIC

PDCA sering di bandingkan dengan salah satu metode penyelesaian masalah lainnya yaitu
DMAIC (Define- Measure- Analyze- Improvement- Control) yang identik sering kita temui
pada Six Sigma. Berikut adalah tambahan penjelasan mengenai komparasi 2 metode tersebut:
 PDCA DMAIC

DEFINE (Penjelasasn)
* Perjelas suatu masalah

MEASURE (Pengukuran)
PLAN (Merencanakan) * Tentukan karakteristik- karakteristik yang diinginkan
Merencanakan perubahan organisasi, (harapan)
pelayanan atau produk, solusi * Perjelas standar- standar performansi
permasalahan atau perbaikan proses * Validasi sistem pengukuran

ANALYZE (Analisis)
* Munculkan kapabilitas produk
* Tentukan objektif performansi
* Identifikasi sumber- sumber variasi

DO (Melakukan) IMPLEMENT (Penerapan)

Melakukan kegiatan yang telah * Telusuri potensi- potensi penyebab kemungkinan
terencana, lakukan sebuah percobaan, * Temukan hubungan- hubungan variable terkait
atau inisiasikan perubahan baru tersebut * Munculkan toleransi operasional

CHECK (Mengecek)
Cek hasilnya atau efek yang ditimbulkan;
pelajari kuantitatif dan kualitatif dari data
yang dikumpulkan terhadap akibat dari
perubahan tersebut.

ACT (Menindaklanjuti)
Bertindaklah dari pelajaran yang dapat CONTROL (Kontrol)
diambil. Buat keputusan dengan skala * Validasi sistem pengukuran.
lebih besar yang dapat dihasilkan atau di * Tentukan kapabilitas- kapabilitas proses.
terapkan, atau yang dilakukan atau * Menerapkan control proses.
mengulangi langkah- langkah PDCA
kembali untuk perbaikan yang
berkesinambungan