Product Planning and Inventory Control (PPIC)

PPIC merupakan system pemantauan dan pengendalian inventory sehingga persediaan

stok yang ideal dan tetap terjamin pemenuhan kebutuhan produk di pasaran. PPIC berfungsi
sebagai jembatan komunikasi antara produksi, pemasaran, pengadaan, keuangan,
penyimpanan, dan lain-lain.
Tujuan dari PPIC:
Merencanakan dan mengendalikan aliran bahan-bahan yang masuk ke proses produksi,
bahan/barang yang sedang dalam proses, barang/bahan yang keluar dari pabrik sehingga
profil yang diinginkan dari perusahaan dapat tercapai.
Tugas dari PPIC:
1. Bertanggung jawab untuk mengatur dan menata SDM, serta keberadaan alat-alat
inventory yang ada.
2. Bertanggung jawab atas kegiatan perencanaan, pengendalian produksi, pengendalian
persediaan bahan baku, bahan kemas, stok obat jadi dan distribusi
3. Sebagai sumber data informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi yang
berkaitan dengan Forcast marketing, stock distributor, stock finished goods, work in
4.
5.
6.
7.
8.

process(WIK) dan production capacity

Monitor inventory yang ada agar kegiatan produksi berjalan dengan lancar.
Menghitung standar tenaga kerja setiap tahun berdasarkan data lapangan
Menghitung standar yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun
Sebagai juru bicara perusahaan dalam hal kerjasama dengan perusahaan
Bertanggung jawab untuk mengkoordinasi kegiatan distribusi

Fungsi PPIC
1. Mensinergiskan kepentingan marketing dan manufacturing
2. Mengintegrasikan atau memadukan pihak-puhak dalam organisasi, marketing,
produksi, personalia dan keuangan agar bekerja dengan baik sehingga dapat
memenuhi harapan konsumen.
Mekanisme Kerja PPIC:
1. Sistem perencanaan
Perencanaan produksi (job order, contoh produk)
Dalam skala tahunan, kuartal, bulanan berdasarkan estimasi sales bagian

marketing atau adanya job order

Berdasarkan komposisi produk
Jenis bahan bakum bahan pengemas, jumlah bahan ( kg, liter, meter, biji ),
waktu pengadaan dan pemakaian, pembelian minimal yang dipersyaratkan

Berdasarkan sumber bahan

Local, impor, non pabrik
Berdasarkan standar rasio stock
Agar stok minimal tidak terlalu besar atau telalu kecil perlu ditentukan skala

indeks sebagai dasar untuk memudahkan kontrol

2. Sistem pengontrolan
Ketat
Untuk barang-barang yang harganya mahal, cek pemakaian barang, jumlah

reject maupun vield

Normal
Untuk brang-barang yang harganya tidak terlalu mahal dilakukan secara

normal
Periodik
Untuk barang yang harganya murah dengan mencocokan stock dengan kondisi

nyata
3. Sistem pengendalian
Mempelajari order dari bagian marketing dan mempersiapkan kebutuhan
produksi
Mengumpulkan data dan analisa kegiatan dan hasil produksi
Melakukan modifikasi perencanaan
4. Sistem pengadministrasian
Dilakukan dengan sistem online baik perseorangan maupun gabungan.
Kegiatan PPIC:
1. Menerima Original forecast dari Marketing
2. Melakukan analisis berdasarkan kebijakan managemen (management policy) berupa
berapa banyak barang yang akan di simpan dalam gudang (inventory policy) dan
memerlukan data forecast dari bagian produksi
3. Membuat eperencanaan produksi tahunan obat jadi, memerlukan data inventory
policy, forecast, penjualan rata-rata, stok di gudang dan distributor
4. Membuat perencanaan produksi bulanan dan harian memerlukan data actual dari
distributor dan update production plan.
5. Membuat perencanaan pembelian tahunan untuk bahan baku, bahan kemas
6. Membuat MRP (Material Requirement plan ) dan mengeluarkan POR ( Purchasing
order Requisition )
PPIC dibagi menjadi 2 bagian yaitu:
Inventory Planning And Control (IPC)
Memfokuskan kegiatan pada perencanaan pengadaan bahan baku dan bahan kemas.
Tugasnya membuat analisis ABC untuk Raw material (RM) dan packaging material (PM),
Perencanaan pengadaan, Membuat perencanaan MO (manufacturing order Issued Plan)

bersama PPC, Memonitor stok finished goodI (POR) sampai finished good masuk warehouse
dan status QC. Status QCdisini dimaksudkan jika barang yang diterima telah menjalani
karantina dan diberi label Quarantined (kuning) sebagai sampling untuk pemeriksaan kualitas
bahan. Jika dinyatakan lulus oleh QA/QC maka petugas guadang akan mengganti label
dengan label Released (hijau), sedangkan barang yang ditolak QA/QC diberi label Rejected
(merah) dan dipindahkan ke lokasi rejected area.
Production planning control (PPC)
PPC memfokuskan kegiatan pada perencanaan produksi obat jadi, Tugasnya membuat
analisis ABC untuk produk jadi (finishing good), perencanaan produksi, Membuat
perencanaan MO bersama IPC, Memonitor stok RM dan PM, Follow up Purchasing order
requisition (POR) sampai RM dan PM masuk warehouse dan status QC.
PPIC membuat production planning dan production schedule (bersama pihak
produksi) berdasarkan forecast marketing yang dibuat marketing department. Dari
production planning diketahui material yang digunakan untuk kegiatan produksi. Kemudian
PPIC membuat POR yang ditujukan kepada purchasing agar melakukan pemesanan barang.
Purchasing melakukan pembelian dengan purchase Order (PO) kepada supplier. Supplier
akan memberikan jenis dan jumlah barang sesuai dengan pemesanan dan menyerahkannya
kegudang. Petugas gudang akan melakukan inspeksi dan selanjutnya menangani dokumen
dengan membuat PRL (Purchase Receipt Local) atau PRI (Purchase Receipt Import) sebagai
bukti penerimaan barang. Dan melakukan pencatatan pada ERIC (Enterprice resources and
Inventory Control). PRL/PRI, bincard dan CoA (Certificate of Analysis) dikirimkan ke
departemen QA/QC untuk selanjutnya dilakukan sampling untuk pemeriksaan kualitas bahan
dan dilakukan status QC. QA/QC juga akan mengeluarkan ED(expired Date) dan RD (Rates
Date.
PPIC mengeluarkan MO sebagai perintah produksi kepada departemen produksi
beserta MRD (Material Requirement Document) yang ditujukan untuk gudang sebagai
permintaan barang untuk kegiatan produksi. Setelah barang ditimbang oleh pihak dispensary,
bagian gudang mengeluarkan MI (Manufacturing Issued) yang selanjutnya diserahkan
kepihak produksi. Setelah prodyksi selesai, obat jadi dikirimkan ke gudang obat jadi dengan
dokumen PHP (Pengiriman Hasil Produksi).

Distributor memesan obat jadi dengan PO, kemudian ACCounting membua SO (Sales
Order) berdasarkan PO dan gudang mengeluarkan DO (Delivery Order) sebagai dokumen
pengeluaran barang, kemudian barang pesanan dikirim ke distributor.
Untuk mengukur kinerja PPIC, dapat dilakukan dengan beberapa parameter, yaitu:
1. CDI (Coverage In Days Inventory) yaitu besarnya persediaan yang dapat mengover
kebutuhan industri (dalam satuan hari kerja).
jumlah persediaan x jumlah hari kerja dalam1 bulan
CDI =
omzet penjualan perbulan
Semakin kecil nilai CDI, maka kinerja PPIC semakin baik, karena jumlah persediaan
tidak terlalu banyak.
2. Servis level (%), yaitu persentase pemenuhan permintaan obat jadi (penjualan) oleh
bagian produksi.
Servis lavel=

Jumlah pesanan
jumlah yang di produksi

x 100 %

Semakin tinggi nilai servis lavel kinerja PPIC makin baik karena dapat memenuhi
permintaan marketing.
-

Kriteria supplier
Merupakan badan hukum yang sah
Memiliki sertifikat COA (certificate of analysis)
Suplier harus menyertakan kelengkapan dokumen master file yang disebut DMF (Drug
Master File) yaitu main requirement dan bukti bahwa pemasok adalah perusahaan yang telah

memiliki sertifikasi standar cGMP/CPOB terkini.

Proses evaluasi dimana harus dilihat pemasok mempunyai peralatan yang secara rutin sudah

dikalibrasi.
Pelanggan dapat melakukan audit terhadap pemasok, vendor, supplier sebelum memutuskan

kerjasama.
Aspek yang harus diperhatikan dalam pemilihan supplier
Harga
Kualitas
Pelayanan
Lokasi
Kebijakan persediaan suplier
Fleksibiltas

Warehouse (Gudang)
Tugas dan tanggung jawab bagian gudang:

1. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran semua inventaris yang meliputi

bahan baku,bahan kemas dan obat jadi, dan barang non inventory yang berfungsi untuk
menunjang kegiatan pabrik.
2. Memonitor persediaan bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi.
3. Melindungi bahan baku dan bahan pengemas serta obat jadi dari pengaruh luar dan
binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan.
Penyimpanan barang menggunakan system FIFO dan FEFO. Barang-barang fast
moving diposisikan dekat dengan pintu keluar untuk memudahkan pengambilan. Masing
masing barang memiliki kartu rak (bincard) untuk mencatat keluar-masuknya barang, tanggal
transaks, dan jumlah barang sisa untuk memudahkan pengambilan barang dari gudang.
Pembagian gudang adalah sebagai berikut:
1. Gudang bahan baku
Digunakan untuk menerima dan memeriksa kesesuaian bahan baku yang datang dari
supplier dengan faktur yang diterima. Ruang penyimpanan bahan baku terbagi atas 4
ruang, yaitu:
a. Ruang sejuk (cool room) bersuhu 15-20 C untuk barang-barang seperti antibiotic,
vitamin, flavour, zat pewarmna dan barang-barang yang tidak tahan pada suhu kamar.
b. Ruang suhu kamar (temperature room) 25-30 C untuk menyimpan barang-barang
yang tidak memerlukan kondisi penyimpanan khusus.
c. Ruang cool storage area, dengan suhu 2-8 C untuk menyimpan bahan-bahan yang
mudah meleleh pada suhu kamar
d. Ruang administrasi untuk menyimpan faktur dan dokumentasi lain yang
berhubungan dengan bahan baku.
Permintaan barang keluar harus melalui penimbangan sentral, setelah dikeluarkan
MO oleh PPIC ke bagian produksi. Proses penimbangan dimulai dari bahan baku, lalu
dibawa ke ruang antara untuk dibuka kemsan terluar, kemudian dimasukkan kedalam
ruang penimbangan sentral untuk ditimbang. Setelah ditimbang, barang menuju proses
produksi.
2. Gudang bahan pengemas
Digunakan untuk menyimpan bahan-bahan untuk kemasan seperti etiket, kotak dan
brosur. Terdiri dari dua ruangan:
a. Ruang sejuk (cool room) bersuhu 15-20 C untuk bahan pengemas yang tidak tahan
panas. Untuk label, alu-foil, leaflet
b. Ruang suhu kamar (temperature room) 25-30 C untuk bahan pengemas yang tidak
membutuhkan penyimpanan pada suhu tertentu. Untuk box, botol, ampul, dan vial.
Alur penerimaan bahan kemas dimulai dengan pembuatan POR oleh PPIC yang
ditujukan kepada purchasing. Purchasing membuat PO kepada supplier yang akan
mengirimkan barang beserta surat jalan (DO) dan CoA ke gudang. Gudang
mengeluarkan PRL/PRI dan barang yang masuk akan dikarantina untuk diperiksa oleh

QA/QC. Bila hasilnya memenuhi syarat makan akan di released. Selanjutnya sama
seperti alur pada bahan baku.
3. Gudang obat jadi
a. Ruangan bersuhu kamar 26-30 C

untuk menyimpan obat jadi yang tidak

memerlukan kondisi penyimpanan khusus.

b. Ruangan sejuk 14-16 C untuk produk yang tidak tahan pada suhu kamar.
c. Ruang cool storage Area, dengan suhu 2-15 C untuk menyimpan produk injeksi
d. Quarantine area, untuk obat jadi yang masih dalam pemeriksaan QC, terutama untuk
obat-obat kembalian dari distributor.
Alur penerimaan obat jadi menggunakan PHP yang diterima gudang dan selanjutnya
dicatat. Barang diletakkan sesuai dengan tipe barang dimana barang fast moving
diletakkan di dekat pintu, diikuti middle moving dan slow moving.
4. Gudang kemasan
a. Ruang sejuk bersuhu 22-26 C digunakan untuk menyimpan bahan-bahan kemasan
yang tidak tahan panas seperti aluminium foil, sticker dan cangkang kapsul.
b. Ruang suhu kamar bersuhu 30-34 C digunakan untuk menyimpan barang yang
tidak membutuhkan penyimpanan dalam kondisi khusus.

Direktur
PPIC Manager

Supervisor Gudang Bahan Awal dan Pengemas

PPIC Officer

Supervisor Gudang
Produk Jadi

Supervisor Coding

Assisten

Operator

Operator Coding Petugas Sortir

Struktur organisasi PPIC

Assisten

Operator