Tugas Mid Knowledge Management

Dosen : Abdullah Sanusi, SE., MBA., Ph.D

KNOWLEDGE MANAGEMENT

OLEH :

RUSLAILY RAMADHANA
P2100215019

MAGISTER MANAJEMEN
PASCASARJANA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2016

Tugas Pengganti UTS Knowledge Management

Kelas Manajemen Strategi Magister Manajemen UNHAS
1. Sebutkan karakteristik yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi agar dapat
menerapkan KM dengan sukses.
KM tergantung pada berbagai aspek organisasi atau komponen (Davenport , De Long,
dan beers , 1998). Beberapa aspek yang merupakan critical success faktors (CSF) adalah:
orang-orang, budaya, proses, struktur, kepemimpinan, teknologi, dan pengukuran. Dalam
sebuah sistem KM , setiap CSF perlu dinilai dalam rangka untuk rencana terbaik untuk
bagiannya dalam pelaksanaan dan pemeliharaan strategi. Proyek atau inisiatif KM yang
tidak mempertimbangkan ketujuh unsur CSF tidak akan berhasil seperti pihak lain yang
mempertimbangkannya. Mempertimbangkan tidak sama sebagai mengendalikan semua
CSF; tingkat kontrol akan bervariasi dengan proyek dan organisasi. Berikut ini
merupakan aspek-aspek dari CSF:

Orang-orang merujuk kepada personil dan keterampilan, pengetahuan, dan

produktivitas mereka. Masalah orang adalah orang-orang yang peduli pada motivasi
intrinsik dan ekstrinsik untuk belajar, berbagi, dan menggunakan kontribusi dari orang
lain, penimbunan pengetahuan, dan keyakinan bahwa pengetahuan adalah kekuatan.

Budaya mengacu pada nilai-nilai, perilaku, dan keyakinan dari sebuah organisasi dan
anggota-anggotanya. Beberapa persoalan budaya yang mempengaruhi KM adalah
keseluruhan iklim kepercayaan dalam sebuah organisasi dan derajat dimana membuat
kesalahan merupakan hal yang dapat diterima. Banyak konsultan KM telah
menemukan bahwa faktor yang paling sulit untuk dikerjakan biasanya adalah budaya
organisasi, karena hal ini resisten terhadap perubahan.

Proses mengacu pada keduanya baik proses-proses kerja yang sudah ada dan proses
spesifik KM. Isu-isu proses behubungan dengan kapan, di mana, bagaimana, dan

mengapa orang berbagi.

Struktur mengacu pada penyelarasan organisasi dan sumber daya yang ditunjuk,
seperti manajer atau pelayan paruh waktu bagi suatu departemen, seperti struktur
sumber daya manusia standar seperti rekrutmen, pelatihan, pemodelan kompetensi,
evaluasi kinerja, dan kompensasi, baik di kalangan personil dengan peranan utama
KM dan untuk karyawan lainnya yang akan mendapatkan beberapa tanggung jawab
KM di samping peran yang biasa mereka lakukan.

Kepemimpinan melibatkan baik sponsor dan kemenangan finansial, termasuk

memimpin dengan contoh: melaksanakan apa yang dibicarakan. Pimpinan seharusnya
dengan terus terang berpartisipasi dalam kegiatan KM seperti penggunaan konten dari
database KM atau mengirim e-mail mengandung pengamatan dari apa yang terjadi
dengan baik dan apa yang tidak dalam suatu proyek.

Teknologi mengacu pada hardware dan software komunikasi dan informasi: komputer
sudah jelas, tapi videoconferencing, telepon, dan pesan suara juga dapat berfungsi
sebagai pendukung KM. Penekanan pada teknologi ini ditemukan dalam banyak
pelaksanaan pendekatan KM. Ini bukan karena teknologi adalah cara terbaik untuk
pelaksanaan pendekatan km, tetapi karena teknologi adalah yang termudah untuk
menjalankan strategi. Hal ini juga jauh lebih mudah untuk menjual untuk manajemen,
sebagian karena ini adalah faktor dan pendekatan yang paling netral secara politis.
Paradoksnya, hal ini dapat menjadi faktor KM yang paling mahal untuk dilaksanakan
dan kemudian dipelihara, terutama jika faktor lain, terutama orang , budaya , dan
proses , tidak cukup dipertimbangkan .

Pengukuran memperhatikan bagaimana menentukan apa yang perlu untuk diukur, dan
pada tingkatan apa individu, tim, departemen, divisi, atau organisasi, sebagaimana
memutuskan matrik yang tepat untuk melakukannya.

Faktor orang-orang, budaya, dan proses merupakan faktor berdekatan dan secara kritis
penting untuk KM. Suatu pendekatan didasarkan terutama pada tiga faktor softtechnology ini akan membantu keberhasilan. Meskipun semua faktor harus
diperhitungkan saat melaksanakan KM, beberapa faktor yang lebih penting daripada
yang lain. Faktor yang lebih penting daripada yang lain tergantung pada karakteristik
unik dan situasi organisasi.

2. Bagaimana inisiatif KM dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan, hal-hal

apa saja yang harus menjadi perhatian organisasi?
Untuk merancang sistem knowledge management yang dapat membantu perusahaan
untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan beberapa komponen, yaitu:
1. Manusia
Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge

yang

mampu

disharing/transfer dalam institusi atau organisasi.

2. Leadership
Keberhasilan KM didukung peran pemimpin dalam membangun visi yang kuat
dengan menggalang dan mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam
mewujudkan visinya.
3. Teknologi
Dukungan infrastruktur/fasilitas yang kuat dalam penyebaran informasi pada orang
yang tepat dan waktu yang tepat pula.
4. Organisasi
Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang berpartisipasi
dalam penyebaran informasi.
5. Learning
Kemauan belajar untuk setiap individu sehingga muncul ide-ide, inovasi dan
pengetahuan baru, yang menjadi komoditas utama dalam Knowledge Management.
3. Dalam konteks negara berkembang, dengan pilihan relatif terbatas yang dimiliki
oleh organisasi, bagaimana peluang penerapan KM?
Penerapan knowledge Managemen pada Negara maju merupakan suatu isu yang sangat
penting, namun tidak dengan Negara berkembang. Menerapkan KM memang tidak
mudah. Salah satu kendala utamanya adalah budaya terlebih bagi Negara berkembang..

Peluang implementasi Knowledge Management kemudian hal yang paling dibutuhkan

dalam hal ini walaupun hambatan-hambatan dari berbagai aspek masih sering ditemukan
dalam proses penerapannya. Salah satu hambatan yang menjadi kendala terbesar dari
penerapan KM di negara berkembang adalah rendahnya kesadaran masyarakat akan
pentingnya KM / Knowledge Sharing
Bagi perusahaan yang ingin merancang KM, persyaratan paling dasar yang harus
dipenuhi, yakni kejelasan kebijakan dan perencanaan strategis dari perusahaan. Setelah
itu, penerapan KM harus dikawal oleh tim khusus yang memiliki kapabilitas dalam
menangani manajemen proyek dan implementasi sistem. Jika kedua persyaratan tersebut
sudah terpenuhi, maka persyaratan lain lebih mudah direalisasikan, apakah itu kesiapan
infrastruktur, ketersediaan dana, komunikasi internal, dan lainnya
Ada satu hal yang tak kalah penting, yaitu perlunya satu atau beberapa orang yang
berfungsi sebagai champion, yang tidak henti-hentinya menjadi innovator dan lokomotif
implementasi sistem. Di atas semua itu, perusahaan harus memahami kebutuhannya dan
kemampuan KM yang tersedia untuk menjawab kebutuhan tersebut.
4. Bagaimana agar organisasi/perusahaan di negara berkembang dapat mengambil
manfaat dari penerapan KM?
KM harus diaplikasikan secara lengkap, Sama seperti inisiatif bisnis lainnya,
harus

diimplementasikan

secara

lengkap

dan

terstruktur.

Kerangka

pikir

atau framework adalah wajib. Dalam bentuk yang paling sederhana, framework KM
terdiri dari keterlibatan karyawan dalam bentuk peranan (roles) yang jelas (people);
prosedur, tools dan proses yang mudah digunakan (process); serta teknologi yang
mempercepat interaksi (technology). Ketiga aspek tersebut diperkuat dengan
pengendalian (governance) yang terintegrasi dengan bisnis. Kesalahan yang paling

sering terjadi ialah organisasi merasa telah menjalankan KM padahal baru memiliki
satu aspek saja. Teknologi misalnya. Ketika portal sudah ada, internal chat tersedia
atau repository dapat diakses, maka KM dianggap sudah sukses. Teknologi bisa
membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi.
KM harus digunakan pada pengambilan keputusan penting , Pada akhirnya,
KM merupakan tools untuk memastikan perusahaan mengambil keputusan pada saat
yang tepat dan menggunakan pengetahuan yang dibutuhkan. Dengan keputusan yang
tepat, bisnis akan memberikan manfaat yang diharapkan.
KM harus menyatu dengan bisnis , Jika KM tidak menyatu (embedded)
dengan

bisnis,

maka Anda

beresiko

kembali

ke

keadaan

sebelum

KM

diimplementasikan. Artinya, semua usaha yang sudah dikeluarkan akan sia-sia.

Keadaan ini banyak sekali ditemukan dari organisasi yang menerapkan KM. Anda
tidak bisa hanya mengharapkan tim KM dalam menjalankan aktivitas KM. Tim KM
hanya bertugas untuk memastikan KM selaras dengan framework yang telah
ditentukan serta memberikan support jika diperlukan. Agar tidak sia-sia, aktivitas KM
harus dilakukan secara konsisten oleh divisi bisnis.
Hal yang esensial dalam knowledge management adalah terbentuknya
lingkungan belajar yang kondusif, sehingga para pekerja ter-motivasi untuk terus
belajar, memanfaatkan informasi atau pengetahuan yang disediakan perusahaan, dan
menumbuh kembangkan penge-tahuan individualnya serta pada akhirnya mau berbagi
pengetahuan baru yang didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi, atau
dengan kata lain knowledge management focus agar manusia didalamnya produktif
utnuk menumbuhkembangkan pengetahuan dan mau berbagi pengetahuan yang
dimilikinya.
5. Bagaimana menyelaraskan implementasi KM dengan strategi perusahaan?

Mendiagnosis Tingkat Knowledge Perusahaan. Perusahaan diharuskan untuk

mengetahui tingkat knowledge atau kecerdasan perusahaan (corporate intelligence)
untuk dapat meningkatkan laba, mindshare, kecepatan dalam inovasi dan time to

market agar dapat menyingkapi setiap tuntutan perubahan yang akan terjadi
Mengadakan Sharing Vision secara periodic. Aktivitas sharing vision adalah
menjelaskan dan mendiskusikan visi, misi dan nilai yang dianut organisasi dalam
bentuk yang mudah dioperasikan oleh seluruh lapisan organisasi. Untuk menuju
perusahaan yang bertumpu pada knowledge, sharing vision mempunyai penekanan
membangun dan mengasah kemampuan analisis setiap pesertanya. Oleh kaerna itu
data dan informasi kondisi perusahaan yang termutakhir sangat berperan dalam analisi

dan keputusan tindakan selanjutnya.

Membentuk Organisasi Pembelajar. Jika knowledge merupakan penerapan dari
informasi melalui pengalaman yang nyata, maka knowledge adalah kemampuan untuk
melakukan tindakan. Belajar merupakan proses meningkatkan kemampuan untuk
mengisi amunisi untuk bertindak dan menghasilkan sesuatu. Untuk meningkatkan
inovasi melalui knowledge, diperlukan budaya organisasi untuk selalu belajar.
Organisasi yang selalu belajar akan mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan diri
dengan perubahan secara lebih cepat. Penyesuaian yang cepat akan membuat

perusahaan dapat mempertahankan keberadaannya diantara para pesaing.

Membangun Budaya Knowledge-Sharing. Dalam Knowledge Management,
knowledge sharing dianggap sebagai proses berbagi pengetahuan dalam organisasi,
yang paling menentukan adalah sumber daya manusia dan budaya perusahaan. Yang

lainnya adalah sistem informasi dan strategi informasi serta struktur organisasi
Mengubah Setiap Knowledge menjadi Tindakan. Budaya organisasi pembelajar telah
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi namun akan sia-sia jika
pengetahuan yang diperoleh tidak diterapkan dalam organisasi. Penerapan knowledge
management dapat dilakukan dengan menyelaraskan jumlah kekayaan knowledge

dengan kekayaan tindakan yang terfokus bagi pencapaian tujuan dan sasaran-sasaran

organisasi
Mengukur Efektifitas Knowledge Management. Teknik pengukuran yang dilakukan
dalam aktivitas Knowledge Management antara lain melakukan survey untuk
mengetahui berapa banyak orang mendapatkan manfaat dari yang diterapkan
Knowledge Management; menemukan berbagai contoh persoalan yang terjadi dalam
organisasi yang akhirnya dapat dihindari atau diselesaikan dengan Knowledge
Management; seberapa mudah orang dapat mengakses informasi yang diperlukan

ketika bekerja
Melembagakan Knowledge Management. Jika Knowledge Mangement telah
diterapkan perusahaan, melembagakan knowledge management baik secara formal
maupun informal menjadi suatu kebutuhan. Manfaatnya adalah untuk mengorganisasi
seluruh aktivitas Knowledge Management sejak strategi perencanaan, penerapan,
hingga pengukuran tingkat efektifitas Knowledge Management