PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
TUTORIAL MICROSOFT
PROJECT
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
I.
LATAR BELAKANG
Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai
tujuan-tujuan proyek. Lalu bagaimana cara proyek untuk merencanakan dan mengendalikan
proyek? Salah satu cara yang digunakan selama ini adalah menggunakan bar chart dengan
menggunakan software ms. Excel. Tapi dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu yang
lama untuk tracking karena perubahan harus diinput secara manual. Untuk itu akan kita
pelajari software Ms. Project agar fungsi pengendalian dapat efektif.
Ms. Project adalah software yang berfungsi untuk memonitor project. Berikut adalah
tampilan microsoft project 2013.
II.
RUMUSAN MASALAH
Dengan melihat tampilan depan Ms Project timbul pertanyaan
1. Apa tujuannya?
2. Darimana saya mulai kerjakan?
3. Bagaimana saya cara mengerjakannya?
III.
TUJUAN
Tujuan dibuatnya Microsoft Project adalah mengendalikan waktu, sumber daya dan biaya.
Secara detail adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui Keterlambatan Pekerjaan dan lintasan kritiss
2. Mengetahui penyebaran kebutuhan tenaga, alat dan bahan tiap pekerjaan.
3. Mengetahui perubahan biaya akibat perubahan jadwal dan durasi pekerjaan
2
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
4. Mengetahui Rencana Kerja (action plan) dengan cepat
5. Update Kondisi proyek, apabila terjadi perubahan metode atau perubahan komposisi
alat
6. Melihat Berapa Jauh Penyimpangan dari Rencana Awal
IV.
METODE
Untuk mengerjakan Ms. Project terdapat runtutan pekerjaan yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
V.
Pengumpulan data dan persiapan
Isi Task name sesuai Work Breakdown Struktur (detail pekerjaan)
Isi Resorce Sheet dari RAPA
Isi analisa di task information -> Resource
Isi predesesor dan durasi
Checking dan set baseline
Tracking dan Report
PEMBAHASAN
A. PENGUMPULAN DATA DAN PERSIAPAN
Sebelum menggunakan Ms. Project, Kita harus mempersiapkan data proyek :
1. RBK
2. Metode Kerja
3. Keterbatasan Sumber Daya
Lalu kita persiapkan Ms. Project sesuai dengan jadwal kerja :
1. Buka Ms. Project
2. Ganti Tanggal start date dan curent date sesuai kontrak
3
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Project-> Project Information -> Start Date & curent date -> ok
3. Ubah Jadwal Hari kerja Proyek
Change Working Time-> work weeks -> Details -> pilih Sunday dan Saturday -> set day(s)
to these spesific->diisi jam kerja standart (sesuai gambar)-> ok
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Options -> Hours/week dan day per months (diubah sesuai gambar)
4. Ubah Mata uang
Display-> Ubah menjadi Rp -> ok -> ok
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
B. ISI TASK NAME SESUAI WORK BREAKDOWN STRUCTURE
Work Break Down Structure merupakan uraian pekerjaan yang dibagi sesuai metode
kerja atau dibagi dalam beberapa zona kerja. Contoh pada proyek IPAL aceh dibagi
menjadi 3 zona.
Masukkan task tambahan yaitu Nama proyek, start dan finish. Nama proyek Berfungsi
untuk mendapatkan total biaya, jadwal mulai dan selesai. Sedangkan start dan finish
berfungsi sebagai titik start dan finish dalam network planing (sesuai kaidah network
planing harus memiliki 1 titik start dan 1 titik finish).
1. Memasukkan task
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Masukkan Task name dari Excel (RBK/ACTION PLAN), Untuk proyek yang baru berjalan
menggunakan RBK sebagai dasar.
2. Gunakan Indent Task untuk mengelompokkan pekerjaan pada masing-masing sub
pekerjaan. Hasil indent task bisa dilihat di gambar bawah ini.
Block-> Indent Task
3. Ubah task Mode menjadi Auto.
Klik Task Mode -> Auto Schedule
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
C. ISI RESOURCE SESUAI RAPA
1. Masuk ke Resource Sheet
Gantt Chart -> Resource Sheet
2. Copy Paste Semua bahan yang ada di rapa dan ganti type sesuai dengan satuan
sumber daya. Sumber daya yang dipengaruhi waktu diubah menjadi type work.
Selain itu adalah type material. Sumber daya tipe work perlu memperhatikan
satuan di [Link] satuan dalam hr, day, week, month, year
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
3. Ditambahkan Tenaga kerja untuk digunakan kontrol jumlah tenaga kerja/ hari
Resource Jumlah tukang dibuat dengan tipe material, satuan OH (OH adalah satuan Orang
Hari , ManDay). Harga Satuan 0 karena hanya digunakan untuk kontrol jumlah tenaga
mandor, bukan biaya.
D. ISI ANALISA DI TASK INFORMATION
1. Buka Resource tiap Item
Task Usage -> Klik item pekerjaan (terbuka Task Information -> Resource
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
2. Mengisi Resourse (tipe Material)
- Hal pertama yang dilakukan adalah melihat volume dan analisa apa yang
digunakan. Apabila work breakdown sesuai dengan item RAPI biasa dilihat di file
RBK.
Lalu volume dari RAPI tersebut dimasukkan ke dalam Analisa yang tertera di
RAPI. Maka akan diketahui volume tiap resources yang digunakan untuk
pekerjaan ini.
10
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Masukkan item dan Volume ke dalam resources di task information.
Karena ada upah tenaga satuan bukan OH, berarti perlu input kontrol jumlah
tenaga mandor Jumlah tenaga kerja mandor A.
3. Mengisi Resource (tipe work)
- Hal pertama yang dilakukan adalah melihat volume dan analisa apa yang
digunakan. Apabila work breakdown sesuai dengan item RAPI biasa dilihat di file
RBK.
Lalu volume dari RAPI tersebut dimasukkan ke dalam Analisa yang tertera di
RAPI. Maka akan diketahui volume tiap resources yang digunakan untuk
pekerjaan ini.
11
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Untuk BBM solar ada 2 di item analisa. Sebelum di masukkan harus ditambahkan
dulu (35,83+ 14,54= 50,37)
Untuk alat-alat excavator dan resources type work. Jumlah unit yang diinput
sesuai dengan komposisi alat yang digunakan. Biasanya merupakan bilangan
bulat (1,2,3,4,5,...) (1=100%)
Untuk volume resource type work di isi di task usage pada kolom work. Dengan
mengisikan volume tersebut akan mengubah durasi kerja secara otomatis. Itu
merupakan waktu real dalam menggunakan resource tipe work tersebut
12
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Pengubahan durasi akan menambah jam kerja alat yang menambah biaya yang
dikeluarkan. Sehingga apabila ingin melakukan percepatan harus mengubah
resourcesnya, bukan memperpendek durasinya
4. Apabila item alat berat merupakan alat beli
Maka perlu ditambahkan 2 resource tambahan, contoh alat excavator :
- excavator (Beli) -> Masuk ke resource tiap task dengan harga satuan 0
- excavator (investasi) -> Masuk ke resource judul proyek dengan harga satuan
sesuai harga beli (type material)
5. Apabila ada analisa di dalam analisa
Apabila ada analisa di dalam analisa maka analisa tersebut dibuat menjadi sub
pekerjaan.
13
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
E. NETWORK PLANNING
1. Masukan Hubungan antara pekerjaan dengan menggunakan predessesor dan
successor.
Masuk ke Gantt Chart -> klik kanan-> insert column -> predesessor -> Insert column > Successor
Masukkan hubungan antar pekerjaan dengan menggunakan hubungan FS, SS, SF, FF
di predessesor. Hubungan pekerjaan yang dimaksud adalah hubungan kerja yang
tidak terbatas akan sumber daya, jadi menggunakan acuan teknis runtutan
14
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
pekerjaan. Kolom sucsessor akan terisi secara otomatis. Sesuai kaidah Network
planing, setiap task harus ada predesesor dan successor (setiap pekerjaan pasti ada
pekerjaan sesudah dan sebelum) kecuali task start dan finish.
# Penggunaan Alat Berat akan mempengaruhi Network Planing
Untuk Proyek yang menggunakan alat berat. Jumlah Alat yang digunakan adalah
penentuan hubungan kerja antar pekerjaan. Misal apabila digunakan 1 alat
excavator pada proyek tersebut, maka setiap pemakaian excavator setiap pekerjaan
harus memiliki hubungan FS karena alat yang digunakan menggunakan alat yang
sama, meskipun pekerjaan tersebut tidak memiliki hubungan sama sekali.
2. Menentukan durasi
Dalam menentukan durasi pekerjaan adalah kita harus memiliki acuan. Acuan dalam
menentukan durasi ada 2 macam yaitu :
a) Metode kerja
Menentukan durasi dari Metode kerja adalah mengasumsi waktu minimum
yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Pekerjaan tersebut adalah
pekerjaan yang memiliki waktu yang tidak akan bisa dipercepat meskipun
sumberdaya tidak terbatas. Contoh dalam pekerjaan rangka atap.
Pekerjaan rangka atap tidak akan selesai dalam waktu 1 hari apabila
dikerjakan dengan sumberdaya yang banyak karena memiliki runtutan pekerjaan,
Sehingga memerlukan asumsi untuk menentukan durasi tersebut.
b) Keterbatasan Sumber daya
Cepat atau lambatnya durasi berhubungan dengan ketersediaan sumberdaya.
Sumber daya yang banyak akan memperbesar produksi sehingga durasi pendek,
sedangkan sumberdaya yang sedikit akan memperkecil produksi sehingga
15
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
durasinya panjang. Akan tetapi pada pelaksanaan proyek keterbatasan
sumberdaya merupakan hal yang sering terjadi karena terdapatnya penumpukan
pekerjaan. Untuk mengatur tidak terjadi penumpukan kebutuhan sumber daya.
Maka diperlukan pengaturan menggunakan Resource Usage.
Tambahkan kolom task summary name untuk mempermudah pencarian item
pekerjaan. Klik kanan-> Insert column -> task summary name.
Keterbatasan sumberdaya dibagi menjadi 5.
1). Keterbatasan Bahan
Keterbatasan material berlaku untuk keterbatasan suplayer dalam
mengirim material. Misal : Beton Ready mix, material stone crusher (CA, MA,
FA dan NS) atau material yang memiliki produksi dan stok terbatas.
Contoh : Beton ready mix yang dibutuhkan pada hari selasa
membutuhkan 158,62 m3 sedangkan kapasitas batchingplan hanya dapat
berproduksi 70 m3 / hari sehingga durasi dari pekerjaan tersebut perlu dibagi
menjadi 3 hari.
16
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Setelah durasi diperpanjang terlihat ada penumpukan pekerjaan sehingga
kebutuhan beton pada hari rabu menjadi 114,67 m3 yang melebihi kapasitas
batchingplan produksi sebesar 60m3 / hari.
Untuk mengatasi hal terbut perlu ditambah predesesor pada pengecoran
pada man hole 1,5-2m (peuniti 2) dilakukan FS terhadapat pengecoran
man hole 2-2,5 m (peuniti 1). Selain itu digunakan Noted untuk sebagai
catatan dalam pembuatan schedule.
17
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Noted menjadi hal yang penting apabila suatu saat nanti akan dilakukkan
percepatan atau perubahan komposisi suplayer, maka hal ini akan dapat
berpengaruh. Hasil dari ini adalah mendapatkan durasi dan hubungan
planning dari yang kebutuhan bahan (readymix) tidak melebihi produksi dari
suplayernya.
2). Keterbatasan Alat
Durasi pekerjaan yang menggunakan alat berat ditentukan langsung oleh
jumlah alat yang digunakan. Durasi tidak boleh dirubah
3). Keterbatasan Tenaga
Keterbatasan tenaga terjadi biasa pada waktu tertentu akibat penumpukkan
pekerjaan. Sebelum melakukan penyebaran tenaga kerja timbul pertanyaan
bagaimana cara menentukan batas maksimal tukang yang harus disediakan oleh
mandor dalam sehari? Secara beruntut caranya adalah sebagai berikut :
1. Tentukan kemampuan maksimal mandor untuk mendatangkan tukang
(info dari mandor)
2. Buka Resources Usage dan lihat pada jumlah tukang yang kita input
menggunakan satuan OH dan Harga satuan 0 yang kita input pada
masing-masing resource di task information sesuai cara pada halaman 11
3. Atur durasi tiap pekerjaan sehingga mendapatkan hasil jumlah tenaga
terbagi rata (terbagi rata karena mendatangkan tukang tidak dapat secara
mendadak) dengan jumlah dibawah kemampuan maksimal mandor
mendatangkan orang. Selain mengatur durasi, juga bisa menggunakan
18
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
menu predesessor overlap contoh : FS+2, SS+4. Jangan lupa untuk
diberikan keterangan pada noted untuk setiap perubahan akibat
keterbatasan sumber daya. Selain itu perhatikan kapasitas lahan dalam
menampung tenaga kerja, ruang lahan minimal untuk bekerja adalah
minimal 9 m2/ orang.
4. Cek Jadwal proyek apabila menggunakan batas maksimal kemampuan
mandor apakah proyek akan terlambat atau bisa lebih cepat. Apabila
terlambat, maka kemampuan mendatangkan tenaga mandor harus lebih
besar, penambahan jam lembur atau memerlukan tambahan mandor
baru.
5. Beri warna pada task untuk menandakan perubahan yang terjadi pada
tiap task. Sehingga dalam evaluasi atau perubahan strategi akan lebih
memudahkan.
F. CHECKING DAN BASELINE
1. Checking
Untuk Checking Apakah pekerjaan yang dikerjakan sudah sesuai rencana yang dibuat
dengan RBK, maka cara checkingnya adalah menyamakan antara cost item pekerjaan
di Ms. Project dengan di rapi atau action plan.
19
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Lakukan Checking pada setiap task hingga cost total project hampir sama dengan
yang di RBK. Total Cost di Ms. Project pasti tidak akan sama dengan excel karena Ms.
Project memiliki keterbatasan maksimal 2 angka dibelakang koma.
2. Baseline
Setelah semua sudah dichecking dan schedule telah terbuat, maka dibuatlah
baseline. Baseline ini merupakah rencana yang digunakan sesuai dengan RBK / action
plan. Baseline ini digunakan sebagai pembanding antara perencanaan dengan
realisasi.
Cara nya adalah sebagai berikut :
Project -> Set Baseline -> Set baseline -> Baseline -> Ok
#Untuk perubahan selanjutnya menggunakan Baseline 1,2,3,4,....
20
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Fungsi Baseline adalah apabila terdapat perubahan terhadap rencana awal maka
akan menghasilkan selisih seperti pada gambar berikut :
Bar Baseline : Abu-Abu
Bar Current : Biru
Baseline dibuat setiap bulan untuk monitor tiap bulan. Sehingga dari ini dapat
terlihat perubahan yang terjadi. Untuk pengisian Tracking akan dibahas pada bab
selanjutnya.
G. TRACKING DAN REPORT
1. TRACKING
Setelah membuat Baseline maka selanjutnya adalah tracking. Tracking adalah
update pekerjaan yang terealisasi. caranya adalah sebagai berikut :
Klik task yang akan di update ->task->mark onthe track (v) -> Update task
21
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Setelah muncul update tasks Yang perlu diisi adalah 3 point berikut :
% Complete Task adalah progres pekerjaan selesai.
Actual duration adalah durasi actual yang diperlukan untuk mencapai %
complete task
Remaining duration adalah sisa hari kerja
Ketiganya harus diisi bersamaan setiap update. Untuk actual start diisi apabila
pekerjaan tertunda akibat sesuatu hal.
Ketika setiap task di update maka akan otomatis setiap pekerjaan yang
berhubungan dengan pekerjaan tersebut akan maju/mundur sesuai actual duration.
Dari perubahan-perubahan tersebut maka akan terlihat perubahan waktu
penyelesaian proyek (dari gantt Chart) dan perubahan kebutuhan sumber daya (dari
resource usage)
2. REPORT
Untuk Report yang biasa digunakan ada 3 yaitu :
a. Critical Tasks
Report-> In progress-> Critical task
22
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
Critical task adalah berisi item pekerjaan apa saja yang berada pada jalur kritis.
Untuk melihat pada Gantt Cahrt lintasan kritis bisa dilihat dengan cara :
Gantt Chart -> klik kanan pada Bar chart-> show/hide bar styles -> Critical task
b. Resource Cost Overview
Report-> Costs-> Resource Cost overview.
Digunakan untuk melihat perubahan yang dikeluarkan sumberdaya. Terutama
untuk pekerjaan tipe work
23
PRODUKSI WILAYAH 1 MEDAN
c. Task Cost Overview
Report-> Costs-> Task Cost overview.
Digunakan untuk mengontrol Biaya yang on schedule dan terlambat.
VI.
1.
2.
3.
4.
VII.
CATATAN
Untuk Cost yang ada di Ms project TIDAK DAPAT digunakan acuan dalam laporan
karena keterbatasan desimal max 2 digit, akan tetapi dapat digunakan untuk
mengetahui gambaran cost kedepannya
Untuk jadwal yang digunakan dalam Ms. Project ketika terjadi perubahan akan tepat
apabila memperhatikan noted dan predesesor.
Untuk menentukan network planing harus memperhatikan keterbatasan sumber
daya dan metode.
Pekerjaan Ms. Project dengan menggunakan dasar RBK akan benar apabila saat
checking total cost antara Ms. Project dan RBK adalah HAMPIR SAMA
PENUTUP
Demikian Tutorial Ms. Project yang dapat kami sampaikan. Untuk detail dari
sebuah kondisi lapangan yang tidak ada di tutorial ini dapat disampaikan lewat Grup
Microsoft Project Wilayah I. Atas Perhatiannya Terima Kasih.
24