EDP (ELECTRONIC DATA PROCESSING)

A. Pengertian
Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing
disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data
komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan
pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis
dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai
contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran
(update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan
transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat
terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis
layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP )
secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam
pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple,
aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg
besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam
inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan
master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system
reservasi maskapai penerbangan, dll.
Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan
ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan
manipulasi), sehingga audit EDP concern pada kelayakan pengendalian
sistemnya (control)
Di bawah ini akan digambarkan mengenai pengolahan data
Dalam pengolahan data juga mempunyai tahap-tahap sebagai berikut :
Recording
Clasifying
Sorting
Calculating
Summarizing/ Reporting
Storing
Retrieving
Reproducing
Communicating
B. Penjelasan
Penggunaan elektronik pada saat ini sudah banyak digunakan didalam
perusahaan. Oleh karena itu ilmu auditing sangat diperlukan dan
dikembangkan diperusahaan dalam penerapan Elektronic Data
Processing (EDP).
1. Hardware
Didalam
prosesnya
EDP
menggunakan
hardware
dalam
menjalankan pekerjaan, perangkat hardware itu seperti :

1. CPU
2. Peralatan Input data (Keyboard, Mouse, joystik dll.)
3. Peralatan Output data (Printer, monitor, proyektor dll.)
Proses perangkat hardware dapat digambarkan sebagai berikut :

2. Software
Selain menggunakan hardware EDP juga menggunakan software
tertentu untuk pengoprasian komputer, jenis-jenis software yang
digunakan di dalam EDP adalah sistem program dan program
aplikasi.
a. Sistem Program
Program yang menjalankan fungsi umum yang dibutuhkan dalam
pengoperasian komputer, sistem program ini meliputi :
OS (Operating System)
Program dasar yang digunakan untuk pengoprasian komputer.
Utility System
Digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas umum, antara
lain : Copy, Paste
Compilers dan Assembler
Digunakan untuk mengubah bahasa program kedalam bahasa
yang dimengerti oleh komputer.
Database Management System
Digunakan dalam pengendalian file dan record.
b. Program Aplikasi
dalam pemakaiannya digunakan untuk menjalankan proses
tugas-tugas tertentu misalkan : Program Akuntansi dalam
sebuah perusahaan, audit, perbankkan dll.
3. Metode
Organisasi
dan
Pemrosesan
Data
Terdapat 2 cara dalam pengorganisasian data yaitu Metode
pengarsipan tradisional dan Metode Database.
a. Metode Pengarsipan Tradisional
Metode ini sering digunakan dalam aplikasi akuntansi, pada
metode ini terdapat 2 type file yaitu :
1) Master File
Didalam type file ini terdapat informasi data yang bersifat up
to date.
2) Transaction file
Didalam type file ini terdapat transaksi individual yang
dijelaskan secara detail. Master yang digunakan dalam
penglolaan file ditangani oleh master program yang sesuai
dengan jenisnya masing-masing. Dalam metode tradisional
pengorganisasian file langsung dikelompokkan sesuai dengan

jenisnya, contoh : pembelian digabungkan dengan pembelian

lain, pemeriksaan terhadap klien yang menggunakan
prosesing dengan komputer, harus diperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
Tingkat pengunaan komputer dalam tiap aplikasi
akuntansi
Kompleksitas organisasi aktivitas prosesing dengan
komputer
Keberadaan copy data hutang digabungkan dengan
hutang yang lain dll. File-file yang disimpan pada
metode ini masih disimpan dalam pita magnetik.
b. Metode Database
Berbeda dengan metode tradisional, metode database
pembuatan dan pemakaiannya menggunakan data tunggal
untuk semua penggunaan aplikasi data,dengan demikian akan
menghemat efesiensi waktu dan biaya. Memori yang di perlukan
untuk penyimpanan datapun juga lebih banyak di banding
dengan metode tradisional.
C. Pengendalian perangakat keras dan sistem perangkat lunak
Dalam teknologi komputer yang semakin modern dan cangih tentu di
butuhkan
suatu
pengendalian
baik
secara
hardware
dan
[Link] di rancangnya suatu pengendalian komputer adalah
agar kondisi komputer terjaga,mendeteksi kesalahan fungsi peralatan.
1. Access control (pengendalian akses)
Berfungsi menjaga penggunaan peralatan EDP, file data dan
program oleh pemakain yang tidak berwenang. Pengendalian ini
digunakan untuk menjaga file data-data EDP agar data mereka tidak
mudah dicuri dan hilang dikarenakan oleh suatu hal.
2. Pengendalian data dan Prosedure
Pengendalian data dan prosedur menghasilkan kerangka kerja untuk
pengawasan harian atau operasi komputer, meminimalisasi
kemungkinana kesalahan proses, dan memastikan kelangsungan
operasi pada kondisi adanya kerusakan pada peralatan.
Fungsi pengendalian ini mencangkup :
a. Fungsi penemrimaan dan seleksi atas semua data yang akan
diproses,
b. Akuntansi untuk seluruh input data,
c. Menindak lanjuti kesalahan proses yang terjadi,
d. Meneliti distribusi yang tepat atas output
1) Pengendalian input
Pengendalian input merupakan fungsi yang penting karena
banyak kesalahan yang terjadi pada input data. Pengendalian
input dirancang guna memperoleh kepastian bahwa data
yang diterima untuk processing telah disahkan dan diubah
sesuai
dengan
bahasa
yang
diketahui
komputer.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian input :
a) Pengesahan

Semua transaksi harus disetujui dan disahkan oleh

management atau orang yang diberi wewenang. Dalam
beberapa kasus, komputer melakukan fungsi pengesahan,
misalnya perintah pembelian secara otomatis akan
dikeluarkan komputer bila persediaan sudah mencapai
tingkat tertentu.
b) Konfersi input data
Pengendalian konversi input data dalam bahasa mesin
dimaksudkan untuk memastikan bahwa data telah
dimasukkan dengan benar dan konfersi data dilakukan
dengan
valid.
Pengendalian ini meliputi :
Pengendalian verifikasi, yaitu dengan cara memilih
sebagian input data dari sumber dokumen yang sama
oleh orang kedua dan membandingkan hasilnya, atau
menggunakan
turn-araound
document.
Edit komputer :
cek kesalahan data
-cek validitas karakter
-cek limit
-cek validitas tanda
-cek validitas kode
-pengendalian total/jumlah
c) Koreksi kesalahan
Koreksi pada data yang tidak benar penting untuk
ketepatan pencatatan dalam akuntansi. Kesalahan harus
dibenarkan oleh pihak yang bertanggung jawab, misalnya
kesalahan dari dokumen sumber dikoreksi departement
pemakai, sedangkan kesalahan konversi dikoreksio
departement edp.
2) Pengendalian Proses
Pengendalian proses dirancang untuk memberikan kepastian
bahwa proses komputer dilaksanakan seperti yang
diharapkan pada aplikasi tertentu. Pengendalian ini harus
menghindarkan dari kehilangan, penambahan, penggandaan,
selama proses berlangsung. Pengandalian proses yang lazim
dilaksankan adalah :
a) Pengendalian jumlah
b) Label identifikasi untuk file
c) Cek kelayakan / batas
d) Laporan sebelum dan sesudah update master file
e) Sequensial tes
f) Proses penelusuran data
3) Pengendalian Output
Tujuan pengendalian output adalah untuk mastikan
kebenaran hasil proseccing dan memastikan bahwa hanya
personil berwenang yang berhak menerima output tersebut.
Ketepatan dari hasil prosesing harus mencakup file yang di

up-date
dan
hasil
Pengendalian output meliputi :
a) Rekonsiliasi penjumlahan
b) Perbandingan dengan dokumen sumber
c) Penelitian visual

cetakannya.

Penerapan norma pemeriksaan

Penerapan sistem EDP dalam pemrosesan data mengharuskan
keterangan khusus pada 3 norma yang ada didalam Norma
Pemeriksaan Akuntan :
1. Norma Umum yang pertama
Norma umum yang pertama ini mensyaratkan bahwa
pemeriksaan harus dilakukan oleh personil yang mempunyai
latihan teknis yang cukup dan pendidikan sebagai auditor. Hal ini
berarti auditor harus mampu memahami dan mengevaluasi
sistem yang ada, terutama pengendalian akuntansinya.
Tingkat
pemahaman/pengetahuan
ini
tergantung
pada
kompleksitas sistem EDP. Personil tersebut adalah :
Anggota staf pemeriksa
Ahli pemeriksaan komputer
Penasihat manajemen untuk masalah EDP yang profesional
2. Norma pelaksanaan yang pertama
Norma
ini
menyatakan
bahwa
pemeriksaan
harus
direncanakan dan jika digunakan asisten harus diawasi. Dalam
merencanakan
Penggunaan asisten yang ahli dalam pemriksaan dengan
komputer untuk meningkatkan efesiensi.
3. Norma pelaksanaan yang kedua
Norma ini mensyaratkan pemahaman terhadap struktur
pengendalian intern digunakan untuk perencanaan pemeriksaan
dan menentukan waktu, sifat serta luas pemeriksaan. Pada
dasarnya, metodologi untuk memahami norma pelaksanaan yang
kedua dalam sistem EDP sama seperti pada sistem manual.
Akibat pemakaian sistem EDP pada tahap metodologi dijelaskan
pada bagian dibawah ini :
a) Memahami
sistem
pengendalian
intern
EDP
Pemahaman atas struktur pengendali intern EDP harus
mencakup pengendalian umum dan dan pengendalian
aplikasi. Sifat dan tingkat pemahaman struktur pengendalian
intern ini bervariasi sesuai dengan ukuran dan kompleksitas
sistem EDP. Untuk memperoleh pemahaman tersebut auditor
perlu mengerti hal-hal berikut :
1) Kelompok transaksi pada operasi perusahaan yang
diproses dengan sistem EDP dan penting untuk laporan
keuangan.

2) Catatan bukti pendukung informasi, rekening khusus dalam

laporan keuangan yzng diproses dan dilaporakan oleh
sistem EDP.
3) Bagaimana komputer digunakan untuk memproses data,
dari awal sampai akhir sdalam laporan keuangan .
4) Jenis kesalahan yang sering terjadi
5) Pemahaman auditor terhadap struktur pengendalian EDP
seharusnya
didokumentasikan
dalam
kertas
kerja.
Informasi yang didokumentasikan tergantung ukuran dan
kompleksitas struktur pengendalian. Dokumentasi bila
dalam bentuk kuissioner yang lengkap.
b) Menetapkan resiko pengendalian
Auditor harus menetapkan resiko pengendalian awal dan akhir
suatu pernyataan-pernyataan dalam laporan keuangan. Oleh
sebab itu struktur pengendalian EDP perlu untuk :
Mengidentifikasikan
kesalahan
yang
terjadi
dalam
pernyataan
Mengidentifikasikan
prosedur
pengendalian
yang
diperlukan untuk menjaga dan mendeteksi kesalahan
Melakukan tes pengendalian
Control/pengendalian yang diperlukan untuk mengukur dan
menetapkan resiko pengendalian :
1) Pengendalian kesalahan potensial dan pengendalian lain
yang diperlukan
Pengendalian ini meliputi semua pengendalian, baik
pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi
2) Tes pengendalian
Tes pengendalian dilakukan untuk memperoleh bukti atas
efektifitas rancangan dan operasi sistem pengendalian. Tes
ini dilakukan editor jika ada alasan bahwa bukti yang
diperoleh untuk menurunkan pengendalian resiko yang
ditetapkan serta biaya yang efesien untuk memperoleh
bukti.
3) Tes pengendalian tanpa komputer
Tes ini dilakukan jika prosesing didokumentasi dengan baik
dan outputnya cukup.
Tes
pengendalian
tanpa
komputer
mempunyai
keuntungan :
Auditor dapat menggunakan prosedur pemeriksaan
yang sudah dikenal dalam melakukan tes
Alternatif lain bagi kompleksitas program komputer
tidak diperlukan
4) Tes pengendalian dengan komputer
Tes ini digunakan untuk pengendalian pengesahan input
dan pengendalian proses pemrigraman. Tes ini akan
menguntungkan jika :

 Bagian yang penting dari pengendalian intern dilakukan

dalam program komputer
Ada kesenjangan yang berarti dalam jejak transaksi
yang nampak, dan catatan yang diuji dalam jumlah
besar.
Tes pengendalian dengan komputer dilakukan dengan
metode-metode berikut :
a) Simulasi paralel
Data aktual klien diproses dengan auditor controlled
software program kemudian hasilnya dibandingkan
dengan laporan klien. Metode ini sering disebut
dengan controlled reprosesing atau modeling sebab
data aktual perusahaan diproses kembali dengan
menggunakan program lunak yang dikendalikan
dengan
auditor
(Auditor-controlled
software
program).
Program ini dirancang untuk mereproduksi atau
membuat
simulasi
pemrosesan
data
klien
sesungguhnya. Hasil pemrosesan kembali ini akan
dibandingkan dengan hasil yang dimiliki oleh klien.
Manfaat yang diproleh dengan menggunakan
metode ini adalah sebagai berikut :
o Karena data sesungguhnya yang digunakan maka
auditor dapat memeriksa transaksi melalui
penelusuran (tracing) kedokumen sumber dan
persetujuannya.
o Ukuran
sampel
dapat
diperbesar
dengan
penambahan biaya yang relatif lebih kecil.
o Auditor dapat secara bebas melakukan tes.
o Jika simulasi paralel dilakukan, auditor harus
menentukan data yang dipilih untuk simulasi
tersebut telah mawakili transaksi klien yang
sesungguhnya.
Selain
itu
juga
perlu
dipertimbangkan kemampuan program yang
dipakai oleh auditor.
b) Tes data
Ini menggunakan model transaksi yang dibuat oleh
auditor kemudian diproses dengan menggunakan
program komputer klien dibawah pengawasan
auditor. Data yang akan dites adalah data yang valid
dan invalid. Hasil pemrosesan ini kemudian
dibandingkan dengan hasil yang diharapkan auditor
untuk menentukan apakah pengendalian telah
berkerja dengan efektif. Metode ini relatif mudah,
cepat dan tidak terlalu mahal. Namun demikian,
metode ini mengandung kelemahan-kelemahan
antara lain :

o Tidak ada pengujian dokumen sesungguhnya yang

diproses
o Operator komputer mengetahui saat tes data
sedang dilaksanakan sehingga dapat mengurangi
validitas output
o Ruang lingkup pengujian terbatas pada imajenasi
auditor
dan
pengetahuannya
terhadap
pengendalian aplikasi.
c) Tes Terpadu
Metode ini menyerupai tes data tetapi model yang
diproses meliputi model transaksi dan master file.
Prosesnya juga dilakukan bersama dengan yang
aktual. Output yang dihasilkan akan dibandingkan
dengan output yang diharapkan oleh auditor.
Daftar Referensi :
1. [Link]
2. [Link]
3. Modul DTSS PCA Teori EDP dan Audit 2010 oleh Ir. Agung Budi Laksono,
S.E.,M.M
4. EDP Auditing oleh Yanuar [Link]