MACAM-MACAM PERTEMUAN

1.

Seminar adalah pertemuan atau rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan suatu

masalah atau persoalan dalam mencapai keseragaman pendapat.

2.

Konverensi adalah pertemuan atau yang biasanya diadakan antar Negara, yang umumnya

dilakukan oleh kepala pemerintahan atau pempinan pemerintahan, dan lembaga pemerintah.

3.

Kongres adalah pertemuan yang biasanya diadakan oleh organisasi atau partai politik.

4.

Lokakarya adalah pertemuan yang biasanya diadakan untuk membicarakan

suatu

masalah atau persoalan dalam perwujudan suatu kehendak/maksud.

5.

Simposium adalah pertemuan yang biasanya diadakan untuk mendiskusikan suatu

masalah atau persoalan.

6.

Diskusi adalah komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran pendapat mengenai suatu

pokok persoalan/masalah, dengan maksud untuk mendapatkan keterangan atau pengetahuan

yang lebih lengkap.

7.

Musyawarah adalah pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan

bersama.

8.

Muktamar artinya sama dengan kongres dan musyawarah, biasanya digunakan oleh

organisasi-organisasi
organisasinya.

islam

sebagai

forum

tertinggi

untuk

mengatasi

masalah-masalah

9.

Kampanye = rapat akbar = rapat umum = pengajian umum, yang merupakan bentuk

pertemuan yang bertujuan mencari dukungan.

10.

Sarasehan adalah

pertemuan

yg

diselenggarakan

untuk

mendengarkan

pendapat

(prasaran) para ahli mengenai suatu masalah dl bidang tertentu;

11.

Workshop adalah pelatihan kerja, yang meliputi teori dan praktik. Secara umum workshop

adalah tempat kerja, juga disebut bengkel.

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

1. Pertemuan

A. Pengertian Pertemuan

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan
dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara
staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan
semua unsur yang [Link] pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan
tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat.
B. Bentuk-bentuk Pertemuan

Adapun bentuk pertemuan seperti dibawah ini

1. Sidang

Sidang dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu organisasi
yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.

2. Forum

Adalah arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara, sebagai
penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang, yang ditanggapi peserta

lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya: Forum Rektor, Forum Mahasiswa
Semarang

3. Kongres

Adalah suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang diadakan
selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada segenap anggota. Pergantian
personalia kepengurusan serta penetapan program. Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah
dan ditetapkan oleh kongres . Contoh : Kongres Partai Tulang Belulang

4. Konperensi

Adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi
pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh: Konperensi Meja
Bundar, Konperensi Asia-Afrika

5. Simposium

Adalah ceramah oleh lebih dari satu orang [Link]-masing penceramah disebut sebagai
pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut tertentu.
Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena sebelumnya sudah saling
kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah. Kemudian pemrasaran mengajukan replik
jawaban atas tanggapan para penyanggah

6. Lobbying

Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar forum tersebut. . Semula
terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan. Ada kaitannya dengan pokok yang sedang
dibicarakan, clearance, pencairan atau bahkan dagang sapi. Mempunyai maksud mempengaruhi
atau menolong pembicaraan di forum resmi.

7. Diskusi Panel

Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu masalah dihadapan suatu
kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat
langsung selama 15-40 menit, kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam
pleno. Proses yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama,
sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu pendapat,
pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.

2. Rapat

A. Pengertian Rapat

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk
keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat juga merupakan
pertemuan yang memilki kewenangan untuk membuat keputusan

B. Tujuan Rapat

Tujuan rapat adalah :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai sarana koordinasi

4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.

C. Jenis Rapat

Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1.

Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat
penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat
undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat.
Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat
mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan
pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua
peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2.

Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta
diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak
atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi
untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat
ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi [Link] kacamata hasilnya
rapat dibagi dua macam:
1. Bersifat mengikat :

a) Kongres suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang [Link] untuk memutuskan
sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat.

b) Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu [Link] kerja membicarakan
masalah-masalah program kerja. Konperensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan
langkah lanjutan

c) Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat

DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah.

Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara
tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya
pengembangan ternak sapi.

LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu
(bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem
yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK

SARASEHAN

Suatu

forum

terbuka

untuk

menyampaikan

perasaan/unek-unek.

Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.

TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan
pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.

PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan

dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan

sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

D. Perencanaan Rapat

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting
dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian
Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1.

Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat.
Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang
bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau ConferenceRoom yang telah ada
di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer
Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman
hendaknya

diletakkan

pada tempat yang

mudah diketahui.

Biasanya pihak

hotel

telah

memperispakan spanduk misalnya : Selamat Datang Para Peserta Rapat . . Sehari sebelum
rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan general check terlebih dahulu agar segalanya bisa
dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
Jumlah partisipan

Hubungan masing-masing partisipan

Level keintiman

Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)

Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Administrasi

a. membuat Surat Undangan rapat.

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum
penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan
perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa
lembaran [Link]

hadir

untuk

mengetahui

jumlah

peserta

rapat

dan

sebagai

dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

Hasil rapat yang lalu

Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas

Peraturan-peraturan yang diperlukan

Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat

Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

Papan dan alat tulis

Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya

OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa
dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.

Sound system, tape recorder

Block note, ballpoint

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula
berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi
rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :

Judul dan jenis rapat

Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan

Pemimpin rapat

Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)

Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan

Pembuat notula (sekretaris)

Pengesahan notula oleh ketua rapat

g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagibagikan kepada peserta rapat yang hadir.

h. Tindak Lanjut rapat

Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah
diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya

3. Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap
peserta hendaknya :

Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional

Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun
kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat
tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4. Tekhnik Berbicara, Membaca dan Mendengarkan

Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit
dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum
layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan tampil lewat begitu saja dan diambil
oleh orang lain.

Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi.
Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat,
dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas
sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.
Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang
baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai
dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja
pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan
lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda
lebih percaya diri saat berbicara.
Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara,
atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata
yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.
Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam
suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu
di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.
Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan
panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda
harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para
pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.
Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama
kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai
kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.
Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya
menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan
kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan
menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang
mendengarkannya.

Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun
sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam
suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat
dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema
besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan
harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar.
Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga
hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya [Link] berkomunikasi
yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka
mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati.
Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar
kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara
dengan kita.
1. Melihat kepada orang yang berbicara.

Jangan sampai kita terusik oleh apa pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera
mengetahui kurangnya perhatian kita dan akan kecewa karenanya.

2. Tunjukkan minat pada apa yang ia katakan.

Jangan ucapkan sepatah kata pun, anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.

3. Condongkan badan ke arah orang itu.

Ini menunjukkan kepedulian mendalam pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.

4. Gunakan umpan balik agar ia tetap berbicara

Kita dapat menunjukkan kepedulian kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan
mengatakan hal-hal seperti, ohh, ya saya tahu itu memang benar, dan lain lain.

5. Ajukan pertanyaan bila perlu

Yang perlu kita lakukan hanya bertanya, misal Lantas apa yang Anda katakan padanya? atau,
Kemudian, apa yang Anda lakukan? Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa,
dan menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.

Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi
teknik-teknik yang ditawarkan James.

1. Tetap mengikuti bahan percakapan si pembicara

Jangan mengganti bahan percakapan yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai,
tidak peduli apakah kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.

2. Gunakan kata-kata si pembicara untuk menyampaikan pendapat kita sendiri

Setelah orang lain selesai bicara, ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini
bukan hanya membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik
untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita sendiri,
dengan, Sebagaimana yang telah Anda katakan atau, Ini tepat seperti yang Anda katakan

5. Menyusun Pesan

Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini
terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam
praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama
yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan
yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.

Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :

1. Informasi tidak tertangkap

2. Membuat kesalahan

3. Menunda atau menumpuk pekerjaan

4. Penyaringan

5. Hanya menangkap garis besarnya saja

6. Melemparkan tugas pada orang lain

7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif
dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber
hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki.
Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.

Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada
individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.

Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola
interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan.
Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak
cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan
dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang,
penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam
komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.