Kebijakan-Kebijakan Hutang Dagang

1. Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada
Surat Tanda Terima Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau
item barang yang diterima tidak sesuai dengan nilai Surat Tanda
Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah
direvisi dari supplier.
2. Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan
ditandatangani terlebih dahulu oleh masing-masing Dept. Head
sebelum diserahkan ke Finance Departement.
3. Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller
telah menyetujui invoice Non PO tersebut dan memastikan bahwa
biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget yang telah
disetujui.
4. Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice
diatas budget, maka diperlukan persetujuan atas biaya-biaya
tersebut melalui [Link] masing-masing dan Finance Controller
dan CFO.
5. Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang
kepada supplier adalah sesuai kontrak dan sejak tanggal
diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance Departement.
6. Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):

Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service

Order Invoice). Jenis Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh
Vendor berdasarkan penerbitan Nota pembelian (PO) / Kontrak
(Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini
umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti:
pembelian bahan baku, jasa konsultan dll.
Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan
oleh Vendor tanpa menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak
(Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan ini
umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual
(misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air,

pajak dsb), Biaya Perjalanan Dinas (misalnya: tiket pesawat, rental

mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar dimuka
(misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb)
dan biaya-biaya lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak
(Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).
Kebijakan Pembayaran Hutang
1.

Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan,

berdasarkan tanggal Jatuh tempo dan dapat dikontrol dengan
melihat daftar hutang yang jatuh tempo.

2.

Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan

untuk digunakan oleh AP Staff dalam pembuatan prakiraan Cash
flow/arus kas Bulanan.

3.

AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk

direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director.
Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP Aging/Umur Hutang.

4.

Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab

Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director berdasarkan
proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP Staff dan
ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah
ditentukan akan dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu
kepada Payment List/Daftar Pembayaran.

5.

Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada

Finance Controller. AP Staff membuat voucher pembayaran dan cek
berdasarkan daftar pembayaran.

6.

Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan

melalui bank transfer, giro, transfer dana elektronik, namun
pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.

7.

Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan

dari BOD.

8.

Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya

perjalanan dinas karyawan. Jika melebihi jumlah yang ditentukan
harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan Finance
Controller.

9.

Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau

transfer diatur dalam manual of Authority (sesuai otorisasi dari
masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2 BOD.

10.

Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan

dicetak.

11.

Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan

dokumen pendukung.

12.

Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui

oleh Head of Finance.

13.

Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah

transaksi disetujui dan transfer bank telah dilakukan.

14.

AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang

secara harian.

Payment on purchasing (PO & Non PO)

Dengan PO (3 way matching):
a.

Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat

Tanda Terima Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari
Bagian Purchasing.

b. Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen

pendukungnya, sebagai berikut:

Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang

tercatat dalam GR (Surat Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan
yang diorder dalam PO.

Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang

berwenang, termasuk quality checker jika diperlukan

Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di

invoice dan faktur pajak pertambahan nilai sama dengan yang
tercantum di invoice supplier.

Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai

implikasi terhadap proses pembayaran.

Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat
di PO.

Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.

Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice

dengan PO

Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice

tersebut.

Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka
konfirmasi tertulis dibutuhkan dari supplier tersebut.

Artikel Lainya : User Manual - Oracle General Ledger

c.

AP Staff kemudian melakukan entry atas invoice tersebut ke dalam

sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada
vendor sebagai dasar untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.

d. Jatuh tempo pembayaran kepada Supplier diakui terhitung sejak tanggal

diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan
Tanda Terima Faktur.
e. Account Payable Staff melakukan journal entry atas invoice dari supplier
beserta dokumen pendukungnya kedalam sistem.
Jurnal untuk transaksi 3 way matching adalah:
Dr. Accrue Purchase
Dr. Vat in

Cr. Tax Payable PPh 23

Cr. Account Payable
Jurnal sebelumnya pada saat GR adalah:
Dr. COGS
Cr. Accrue Purchase
f.

Seminggu sekali AP Staff membuat laporan aging hutang supplier dari

sistem. Laporan harus menginformasikan jatuh tempo pembayaran
invoice supplier dan mengelompokkan invoice yang belum dibayar
tersebut kedalam kategori berikut:

Invoice yang lewat jatuh tempo

Invoice yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) minggu
g. Laporan umur hutang harus direview oleh Accounting Manager untuk
memilih invoice-invoice yang akan diproses pembayarannya. Accounting
Manager memilih invoice-invoice yang akan dibayarkan dengan
mempertimbangkan rencana Cash flow, supplier-supplier utama dan
supplier-supplieryang harus didahulukan. Hal ini akan didiskusikan dan
disetujui oleh Financial Controller.
h.

AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP &

Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.

Non PO (2 way matching):

a. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User.
b. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen
pendukungnya, sebagai berikut:

Nilai tagihan

Jenis transaksi

Vendor atau user kode dan nama

Kelengkapan otorisasi

Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier

tersebut ke dalam sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk
diserahkan kepada Supplier sebagai dasar untuk menagih pembayaran
kepada Perusahaan.
c.

Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal

diterimanya invoice beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan
Tanda Terima Faktur.

d.

AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta

dokumen pendukungnya kedalam sistem.

Jurnal untuk transaksi 2 way matching adalah:

Dr. Expense
Dr. Vat in
Cr. Tax Payable PPh 23/4(2)
Cr. Account Payable
e.

AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP &

Payment Staff untuk memulai proses pembayarannya.

Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang (Account Payable)

- SOP Part 2 - 2
Kebijakan Proses Invoice Supplier / Vendor

Account Payable/Hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima

atau terima faktur.

Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti

pendukungnya seperti: Surat Tanda Terima Barang/RR, Surat Jalan,
faktur pajak, PO.

Untuk Invoice dengan PO, maka PO diterima dari Purchasing Dept.

setelah PO diterbitkan. Untuk Invoice Non PO, invoice dan dokumen
pendukung diterima dari user.

Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti

pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada Tanda Terima
Faktur.

Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti

pendukung, untuk Invoice dengan PO maka harus disertai PO,
Invoice, Faktur Pajak, Surat Tanda Terima Barang/Jasa/GR, Surat
jalan/DO. Untuk Invoice Non PO bukti-bukti pendukung seperti,
daftar gaji, bon sementara, laporan penggunaan petty Cash, dll.