0034M - Informasi dan Proses Bisnis
LECTURE NOTES
The HR Management and
Payroll Cycle
Suroto Adi, Drs., [Link]., D.M.S.
surotoadi@[Link]
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
LEARNING OUTCOMES
Students are able to structure and design DFD and system flowchart of revenue cycle,
expenditure cycle, the production cycle, HRD cycle and general ledger and financial reporting.
OUTLINE MATERI :
1. HR management and Payroll cycle overview and key objectives
2. REA HR management and Payroll Cycle
3. DFD HR management and Payroll Cycle
4. System Flowchart of HR management and Payroll Cycle
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
ISI MATERI
Tujuan dan Gambaran Umum Siklus Pengelolaan SDM dan Penggajian
Menurut Brett (2010), manajemen sumber daya manusia dan penggajian adalah kegiatan yang
berhubungan dengan mempekerjakan karyawan, memelihara data karyawan, membayar gaji atau
penghasilan karyawan serta menghasilkan laporan untuk keperluan pengguna internal maupun
pengguna eksternal seperti otoritas pajak dan pemotongan gaji karyawan. Salah satu aspek
penting dari siklus ini adalah melakukan otorisasi perubahan rincian gaji karyawan. Setelah
perubahan diperlukan ditetapkan, bagian penggajian dapat menyiapkan gaji dan slip gaji bagi
karyawan individu dalam jumlah yang tepat. Hollander (2000), menyatakan bahwa tujuan utama
dari proses sumber daya manusia adalah untuk menyediakan tenaga kerja manusia dengan
keahlian yang diperlukan agar suatu organisasi berfungsi secara efektif dan efisien. Pada
umumnya perusahaan umumnya menganggap tenaga kerja tersebut sebagi aset perusahaan yang
paling berharga. Lebih dari itu, tanggung jawab yang lebih penting dari pengelolaan sumber daya
manusia adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya manusia, mempekerjakan atau
menugaskan tenaga kerja tersbut mengisi kebutuhan, melatih agar mereka dapat berfungsi dan
bekerja secara efektif dalam melakukan tugasnya, melakukan evaluasi kinerja, membayar gaji
atau imbalan atas pekerjaan yang dilakukan, dan menangani pemutusan karyawan dan pensiun.
Sumber daya manusia yang dimaksudkan adalah seluruh sumber daya manusia di perusahaan
atau organisasi termasuk akuntansi, keuangan, produksi, dan keamanan.
REA Siklus Pengelolaan SDM
Brett et. al. (2010, page 544), melakukan dekomposisi siklus HR Management dan Payroll
seperti terlihat pada Gambar 01 berikut, yang terdiri dari event: maintain personnel records, alter
employee details, authorize employment detail changes, calculate payroll, dan update payroll
data. Events ini merupakan event informasi dan event keputusan. Sedangkan Hollander (2000),
telah menegaskan bahwa proses bisnis SDM tidak hanya berkaitan dengan penggajian tetapi
menyangkut pula proses atau kegiatan: headcount approval, hiring, training, assigning,
compensating, evaluating, dan terminating/retiring.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Gambar 01: HR management and payroll diagrams overview
Hollander kemudian menggambarkan REA Model Proses bisnis SDM seperti pada Gambar 02
berikut. Kegiatan-kegiatan headcount approval, hiring, training, assigning, compensating,
evaluating, dan terminating/retiring merupakan event operasional dengan tiga entitas resources:
headcount list, human resource, dan cash, sedangkan sebagai agent adalah supervisor, planning
committee, hiring officesrs, trainers, dan payroll empolyees.
Gambar 02: REA Model of the Human Resouce Business Process
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
DFD Siklus Sumberdaya Manusia dan Penggajian
Hal yang sama seperti pada pembahasan dokumentasi sistem pendapatan, siklus pengeluaran,
siklus produksi, penyusunan DFD dilakukan dalam tiga jenis, yaitu diagram konteks, diagram
nol, dan diagram rinci. Ketiganya memerlukan identifikasi entitas ekternal, proses, aliran data,
dan data strore. Pada siklus sumberdaya manusia dan penggajian Brett et. al. (2010) melakukan
dekomposisi seperti terlihat Gambar 01. Sebanyak 45 jenis aliran data dengan masing-masing
sumber data/informasi dan pemakai data/informasi. Perhatikan bahwa pada Siklus Produksi dan
Siklus Pendapatan merupakan sumber data dan Siklus Keuangan merupakan pemakai informasi.
Diagram konteks Siklus sumberdaya manusia dan penggajian mempunyai sembilan aliran data
masukan yaitu: employee deatils amended data (1), new employee details (8), terminated
employee details (10), employee performance review details (18), commission details (20),
timesheet details (21), taxation details (22), employee leave form details (33), dan payroll details
(38). Diagram konteks Siklus sumberdaya manusia dan penggajian Gambar 03 berikut ini.
Gambar 04: HR management and payroll Cycle Context Diagram
Seperti terlihat pada dekomposisi proses HR management and Payroll, proses-proses utama
diagram nol siklus ini adalah: maintain personnel records, alter employee details, authorize
employment detail changes, calculate payroll, dan update payroll data. Gambar 05 berikut
adalah diagram nol Siklus HR management and payroll.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Dekomposisi silklus HR management and payroll yang terlihat pada Gambar 01 diatas, selain
dapat digunakan sebagai pendekatan dalam penyusunan diagram konteks, juga dapat digunakan
untuk pendekatan penyusunan diagram nol, dan masing-masing diagram rinci. Setiap proses
dalam diagram nol, perlu dilengkapi dengan data store baik sebagai masukan proses maupun
keluaran proses. Pada siklus HR management and payroll, Brett (2010; hal. 547-550)
mengidentifikasi sebanyak empat belas aliran data dari dan ke sumber dan pemakai data, tiga
aliran data antar proses utama, dua puluh aliran data dari dan ke data store, dan terdapat delapan
data store. Seperti dijelaskan dumuka, banyak analist tidak mejelaskan aliran data dari dan ke
data store karena akan dijelaskan dalam kamus data dan spesifikasi proses, sedangkan data store
dapat diturunkan dari entitas-entitas REA model yang relevan maupun hasil analisis input proses
dan output sistem. Pada umumnya setiap proses pada diagram nol perlu disusun diagram
rincinya. Gambar 05 adalah diagram nol siklus HR management and payroll.
Gambar 05: Diagram nol Siklus HR management and payroll
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Gambar 06 adalah salah satu diagram rinci yaitu diagram rinci proses calculate payroll.
Terlihat bahwa diagram rinci proses ini, bersinggungan dengan kegiatan pada proses bisnis 3.0:
Alter employment status dan proses bisnis 5.0: Update pay records.
Gambar 06: Level 1 Diagram Process Calculate Payroll
System Flowchart Siklus Sumberdaya Manusia dan Penggajian (Prepare payroll)
System flowchart menggambarkan input, proses, dan output suatu sistem secara lebih rinci dan
menjelaskan pula siapa yang terlibat (entitas) dalam sistem itu. Untuk memudahkan penyusunan
system flowchart, terlebih dahulu disusun tabel narasi terstruktur. Tabel 1 berikut ini adalah tabel
narasi terstruktur salah satu proses utama pada siklus sumberdaya manusia dan penggajian yaitu
calculate payroll. Berdasarkan tabel tersebut, Gambar 07 adalah system flowchart dari process
calculate payroll pada siklus sumberdaya manusia dan penggajian. Komputer melakukan dua
proses pengolahan data prepare payroll dan prepare account payable.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
No. Entity Inputs Process/Activity Outputs
1 HR
management
stsff
- Commission
details
- Timesheet
details
- Taxation details
- Employee
details
-Payroll details
- Update employee
employment master file
- Update timesheets
master file
- Update payroll master
file
- Calculate payroll
- Payroll
- Updated employee
employment master
file
- Updated timesheets
master file
- Updated payroll
master file
2 Account
Payable staff
- Payroll - Process of process
account payable
- Account payable
. .
Tabel 01: Tabel Narasi Terstruktur Calculate Payroll
Gambar 07: System Flowchart Proses Calculate payroll
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
Dari tabel narasi terstruktur diatas, komputer akan melakukan pengolahan data untuk
menghasilkan payroll dilanjutkan dengan pembuatan account payable, serta pada saat yang
bersamaan melakukan updating master file. Seperti pembahasan ditopik sebelumnya, system
flowchart juga akan sangat berguna dalam penyusunan standar opersioanal sistem, dan
diperlukan dalam proses desain ulang (process redesign) serta analisis terhadap linkungan
proses.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
SIMPULAN
Siklus Pengelolaan SDM dan Penggajian dimulai dengan pengelolaan SDM dan didalamnya
terdapat kegiatan penting yaitu penggajian. Berbeda dengan siklus pendapatan dan silkus
pengeluaran, maupun siklus produksi, Brett (2010) cenderung membahas kegiatan penggajian
karena sangat terkait dengan proses akuntansi perusahaan. Dalam penyusunan DFD Siklus
Pengelolaan SDM dan Penggajian dapat difokuskan pada pengolahan data mendukung
pengelolaan SDM atau pengolahan data penggajian.
0034M - Informasi dan Proses Bisnis
DAFTAR PUSTAKA
1. Brett Considine, Alison Parker, Karin Oleson, Derek Speer, Michael Lee, Accounting
Information System- Understanding Business Processes, 3rd, John Wiley & Sons Australia,
Ltd, 2010
2. Anita S. Hollander, Eric L. Denna, J. Owen Cherrington, Accounting Information
Technology, an Business Solutions, 2nd, Irwin McGraw-Hill, 2000
3. [Link]