Daftar Isi

1. Sistem penyimpanan ....................................................................................................................... 2

1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi ................................................................................................ 2
1.2. Sistem penyimpanan desentralisasi ............................................................................................ 3

2. Sistem penjajaran / penataan ......................................................................................................... 4
2.1. Sistem penjajaran alfabetik ........................................................................................................ 4
2.2. Sistem penjajaran numerik ......................................................................................................... 8
2.2.1. Sistem angka langsung (straight numerical filing/ SNF) .......................................................... 8
2.2.2. Sistem angka akhir (terminal digit filing/ TDF) ...................................................................... 10
2.2.3. Sistem angka tengah (middle digit filing/ MDF) ................................................................... 14

3. Pemilihan sistem penjajaran rekam medis ................................................................................... 15

4. Misfile (kesalahan penataan dan penempatan berkas) ................................................................ 15

5. Beberapa permasalahan dalam penjajaran berkas rekam medis................................................. 16

6. Ruang dan sarana penjajaran ....................................................................................................... 18
6.1. Ruang filing................................................................................................................................ 18
6.2. Sarana pyimpanan .................................................................................................................... 19
6.2.1. Lemari open shelve (lemari dengan rak terbuka) ................................................................. 19
6.2.2. Lemari dengan laci dorong (drawer) ..................................................................................... 20
6.2.3. Roll-O-Pack (lemari bergerak) ............................................................................................... 21
6.2.4. Lemari putar (rotary system) ................................................................................................ 23

Daftar pustaka..................................................................................................................................... 25


Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Rekam Medis

1. Sistem penyimpanan

Setelah pasien selesai dilayani (baik rawat jalan maupun rawat inap), maka tentunya
pasien tersebut akan pulang (baik dalam keadaan hidup maupun meninggal). Setelah
pasien pulang (keluar dari rumah sakit) maka berkas rekam medis akan disimpan
diruang penyimpanan (ruang filing).
Terdapat dua metode dasar untuk menyimpan berkas rekam medis, yaitu metode
sentralisasi dan metode desentralisasi.

1.1. Sistem penyimpanan sentralisasi
Konsep dari metode sentralisasi ini yaitu menggabungkan dan menyimpan semua
berkas rekam medis seorang pasien (baik rawat jalan maupun rawat inap) menjadi satu
folder dan disimpan di satu tempat.

Keuntungan :
riwayat kesehatan pasien terkumpul disatu tempat sehingga memudahkan apabila
dibutuhkan untuk berbagai keperluan
menghindari terjadinya duplikasi informasi
pengendalian pelayanan rekam medis menjadi lebih mudah
Kelemahan :
berkas rekam medis mudah menjadi tebal karena semua digabung menjadi satu
mungkin dibutuhkan ruang yang cukup luas agar bisa menampung semua berkas
rekam medis
ruang penyimpanan harus dipilih yang relatif dekat dengan semua unit pelayanan
agar distribusi berkas rekam medis bisa cepat dan efisien

1.2. Sistem penyimpanan desentralisasi
Konsep dari metode desentralisasi yaitu bahwa berkas rekam medis seorang pasien
disimpan dibeberapa tempat pelayanan. Berkas rekam medis rawat jalan disimpan
terpisah dari berkas rekam medis rawat inap. Berkas rekam medis rawat jalan disimpan
di ruang filing rawat jalan dan berkas rekam medis rawat inap disimpan di ruang filing
rawat inap.

Keuntungan :
berkas rekam medis relatif menjadi lebih dekat penyimpanannya dengan unit
layanan yang membutuhkannya.
berkas rekam medis tidak mudah menjadi tebal
ruang yang dibutuhkan oleh masing-masing unit yang menyimpan tidak terlalu luas
Kelemahan :
dibutuhkan ruang pada masing-masing unit layanan yang akan menyimpan berkas
rekam medis
dibutuhkan tenaga yang berkompeten pada masing-masing ruang penyimpanan
pengawasan terhadap pelaksanaan pelayanan rekam medis menjadi lebih sulit

Dari dua metode tersebut diatas maka pilihan yang terbaik adalah yang paling sesuai
dengan situasi dan kondisi rumah sakit yang bersangkutan. Beberapa hal yang layak
menjadi bahan pertimbangan antara lain :
layout ruang-ruang bangunan rumah sakit
ketersediaan ruang penyimpanan
ketersediaan tenaga yang berkompeten
beban kerja pelayanan rekam medis
2. Sistem penjajaran / penataan

Jika sistem penyimpanan mengatur mengenai penyatuan atau pemisahan berkas rekam
medis dalam ruang penyimpanannya, maka sistem penjajaran atau penataan mengatur
cara menata berkas rekam medis dalam lemari penyimpanannya. Penjajaran ini penting
karena jika berkas rekam medis hanya begitu saja dimasukan kedalam lemari maka
akan timbul kesulitan besar pada saat nanti akan mencarinya kembali.
Dikenal beberapa metode untuk menata berkas rekam medis, yaitu metode alfabetik,
numerik, dan alfanumerik.
2.1. Sistem penjajaran alfabetik
Dalam metode alfabetik berkas rekam medis dijajarkan menurut urutan alfabet/ abjad.
Umumnya yang digunakan sebagai pedoman urutan adalah nama pasien.
Ada tiga cara mengurutkan dalam metode alfabetikal, yaitu :
alfabetik murni
fonetik
soundex fonetik
Alfabetik murni
Pengurutan secara alfabetik murni artinya berkas diurutkan menurut urutan abjad dari A
menuju Z. Jadi berkas pasien Rafael akan ditempatkan didepan/ sebelum berkas pasien
Rafi Ihsan. Metode ini sama metode yang digunakan untuk mencantumkan nama-nama
dalam buku panduan telepon atau dalam daftar nama di telepon seluler.
Dalam metode alfabetik murni terdapat pedoman file nothing before something yang
maksudnya yaitu bahwa spasi atau ruang kosong didahulukan sebelum abjad yang lain,
misalnya : Rafi Ihsan, Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafie Nabil maka urutan yang benar
adalah Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafi Ihsan, Rafie Nabil. Hal ini bisa diperjelas dengan
tabel berikut ini.

Walaupun tampaknya metode "urut abjad" ini mudah, namun ternyata metode ini mudah
sekali menimbulkan kesalahan dalam pengurutannya dan mengakibatkan salah simpan
berkas rekam medis (misfile). Menurut pengalaman, metode ini hanya cocok digunakan
pada rumah sakit dengan pasien yang tidak banyak dan perputaran pasiennya rendah
(tidak banyak pasien baru).
Kelemahan lain dari metode alfabetik murni yaitu terlalu mudah bagi siapapun (termasuk
yang tidak berhak untuk mengetahui isi rekam medis) untuk mencoba mencari berkas
rekam medis seorang pasien, asalkan tahu nama pasien yang dicari. Dengan demikian
maka kerahasiaan berkas rekam medis menjadi kurang terjaga.
Untuk mempercepat proses penyimpanan dan pencarian kembali serta untuk
mengurangi misfile maka alternatifnya adalah mengelompokkan berkas rekam medis
menurut 2 atau 3 huruf pertama dari nama pasien, Dengan cara ini maka Rafi Ihsan,
Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafie Nabil berada dalam satu kelompok yaitu kelompok RA
(jika diambil 2 huruf pertama) atau kelompok RAF (jika diambil 3 huruf pertama). Urutan
dalam kelompok menjadi tidak terlalu penting lagi. Gambar berikut ini menunjukkan
contoh penggunaan kelompok 2 huruf dari nama pasien.

Fonetik
Istilah fonetik berasal dari kata phono/phone yang berarti suara. Dalam metode ini
berkas rekam medis dikelompokkan menurut kesamaan bunyi dari nama pasien. Berkas
pasien dengan nama Eni, Enny, Enie, Enik, Enni, Ennie disimpan dalam kelompok Eni.
Berkas pasien dengan nama Lie, Liu, Lee, Lew, Leu bisa disimpan menjadi kelompok Li.
Dalam metode ini, urutan dalam suatu kelompok tidak terlalu penting lagi.
Soundex fonetik
Metode ini merupakan pengembangan dari metode fonetik. Dalam metode ini, huruf dari
nama pasien yang bunyinya sama diberi kode angka yang sama. Aturan pengkodean
dengan metode soundex yaitu :
Huruf pertama dari nama pasien tetap digunakan
Huruf vokal dari nama pasien (a, i, u,e, o) dan konsonan W, H, Y dibuang (tidak
dikode)
Sisa huruf dari nama pasien dikode menjadi 3 digit kode mengikuti aturan kesamaan
bunyi seperti dalam tabel berikut ini :
HURUF KODE
B, F, P, V 1
HURUF KODE
C, G, J, K, Q, S,
X, Z
2
D, T 3
L 4
M, N 5
R 6
Kode soundex selalu terdiri dari satu huruf (huruf pertama nama pasien) diikuti tanda
"-" dan kemudian diikuti 3 digit angka hasil kode sisa konsonan nama pasien.
Contoh : HOLMES = H-452, ADOMOMI = A-355
jika nama pasien panjang, maka hanya diambil 3 digit pertama yang dihasilkan,
sisanya tidak digunakan.
Contoh : VONDERLEHR = V-536
Jika nama pasien pendek tidak cukup untuk membentuk 3 digit kode, maka
dilengkapi dengan menambahkan angka 0 hingga mencapai 3 digit kode.
Contoh : BALL = B-400, SHAW = S-000
Konsonan ganda dihitung sebagai 1 konsonan, contoh : BALL = B-400
Demikian pula konsonan berurutan yang berasa dari satu grup, dihitung sebagai 1
konsonan, contoh : JACKSON = J-250, dalam hal ini huruf C, K,dan S berada dalam
grup dengan kode yang sama yaitu 2.
Konsonan yang langsung setelah huruf pertama nama dan berada dalam satu grup
kode juga tidak dikode, contoh : SCANLON = S-545, dalam hal ini huruf C berada
setelah S dan keduanya berada dalam grup kode yang sama sehingga huruf C tidak
dikode.
Singkatan harus ditulis lengkap terlebih dahulu sebelum dikode, contoh : ST JOHN =
SAINTJOHN = S-532
Tanda hubung diabaikan, contoh : KING-SMITH = KINGSMITH = K-525
Jika terdapat 2 konsonan dari satu grup dipisahkan oleh W atau H maka dihitung
sebagai 1 konsonan, contoh : BOOTH-DAVIS = B-312, dalamhal ini konsonan T dan
D berasal dari grup yang sama (kode 3) tetapi dalam nama BOOTH-DAVIS huruf T
dan D tersebut dipisahkan oleh H, maka T dan D dikode sebagai 1 konsonan dengan
kode 3.
Dengan menggunakan kode ini maka orang yang tidak paham tentang soundex fonetik
tidak bisa menemukan berkas rekam medis tersebut walaupun tahu nama pasiennya.
Dengan demikian kerahasiaan rekammedis menjadi lebih terjaga.
Secara umum, sistem penjajaran alfabetik sudah jarang sekali digunakan untuk menata
berkas rekam medis. Sistem penjajaran alfabetik lebih tepat digunakan untuk menata
KIUP.
2.2. Sistem penjajaran numerik
Dalam metode ini, berkas rekam medis dijajarkan menurut nomor rekam medisnya, jadi
bukan menurut urutan abjad nama pasien. Nomor rekam medis ini tercantum pada folder
rekam medis. Karena nomor rekam medis padafolder menjadiacuanuntuk penataan
berkas rekam medis, maka folder harus dirancang dengan baik agar nomor rekam medis
dapat dengan mudah dilihat dan dibaca.

Terdapat 3 cara menata berkas rekam medis secara numerik, yaitu :
sistem angka langsung (straight numerical filing/ SNF)
sistem angka akhir (terminal digit filing/ TDF)
sistem angka tengah (middle digit filing/ MDF)
2.2.1. Sistem angka langsung (straight numerical filing/ SNF)
Sesuai dengan namanya maka pada sistem ini berkas rekam medis dijajarkan secara
urut menurut urutan nomor rekam medisnya sebagaimana urutan angka. Berkas yang
disimpan setelah nomor 12-27-65 adalah 12-27-66, lalu 12- 27-67 dan kemudian 12-27-
68, dan seterusnya seperti pada ilustrasi berikut ini.

Metode penjajaran menurut angka langsung (SNF) ini tampaknya merupakan metode
yang paling mudah dipahami namun ternyata dalam pelaksanaannya mudah sekali
timbul salah pengurutan dan akibatnya salah penempatan. Padahal jika terjadi salah
penempatan (misfile) akan menyebabkan kesulitan saat pencarian kembali.
Selain itu, pengurutan angka langsung ini juga relatif mudah dikenali oleh orang awam
sehingga orang yang tidak berhak untuk masuk ke ruang filing dan tidak berhak untuk
mengmbil. membaca rekam medis bisa menemukan berkas rekam medis jika orang
tersebut mengetahui nomor rekam medis yang dicari. Jadi aspek kerahasiaan rekam
medis menjadi kurang terjaga.
Dalam metode SNF ini sering juga terjadi kesibukan dibagian tertentu dari ruang filing,
umumnya dibagian rekam medis yang baru (karena pasiennya mungkin masih sering
datang untuk berkunjung ulang). Penggunaan lemari penyimpan juga tidak merata
karena umumnya petugas akan cenderung menempatkan berkas rekam medis secara
urut angka langsung disatu lemari hingga penuh, baru kemudian pindah mengisi lemari
berikutnya. Jadi bisa terjadi ada lemari yang sudah penuh sesak dan ada lemari yang
masih kosong atau masih longgar.

Sistem angka akhir (terminal digit filing/ TDF)
Dalam metode TDF, nomor rekam medis dibagi menjadi 3 kelompok digit dan masing-
masing diperlakukan sebagai digit primer, digit sekunder, dan digit tersier.
Contoh, untuk nomor rekam medis 98-27-65 terbagi menjadi :

Digit primer digunakan sebagai pedoman kelompok penyimpanan. Jadi nomor rekam
medis 98-27-65 tersebut akan disimpan dalam kelompok 65. Kelompok penyimpanan ini
selanjutnya disebut section. Jadi dalam metode TDF ada 100 section yaitu section 00
sampai section 99. Satu section menampung semua berkas yang memiliki digit primer
yang sama. Urutan penataan dalam section mengikuti digit sekunder lalu digit tersiernya.
Jadi setelah berkas rekam medis nomor 98-27-65 maka berikutnya adalah nomor 99-27-
65, lalu nomor 00-28-65, kemudian 01-28-65 dan seterusnya.



Untuk lebih memudahkan operasional penyimpanan dan pencarian kembali, metode
TDF seringkali dikembangkan dengan menggunakan kode warna (color coding). Yang
diberi kode warna adalah 2 angka pada digit primer. Kombinasi warna ditentukan oleh
masing-masing rumah sakit, misalnya :
0 hitam 5 biru
1 putih 6 oranye
2 merah 7 ungu
3 kuning 8 coklat
4 hijau 9 abu-abu

Tabel 2.1
Kode Warna

Nomor Primer Dua Digit Nomor Primer Satu Digit Band Berwarna
00-09 0 Purple : Ungu
10-19 1 Yellow : Kuning
20-29 2 Dark Green : Hijau Tua
30-39 3 Orange : Oranye
40-49 4 Ligh Blue : Biru Muda
50-59 5 Brown : Coklat
60-69 6 Cerise : Kemerahan/Merah
muda
70-79 7 Light Green : Hijau Muda
80-89 8 Red : Merah
90-99 9 Dark Blue : Biru Tua

Dengan susunan kode warna seperti tersebut diatas, maka berkas rekam medis nomor
98-27-65 akan diberi kode warna oranye (6) dan biru (5). Dengan demikian akan tampak
jelas walaupun dari kejauhan bahwa section (kelompok penyimpanan) 65 akan memuat
semua berkas dengan kode warna oranye-biru.


Dengan menggunakan kode warna maka petugas akan lebih cepat melihat lokasi
penyimpanan dan pengambilan kembali sesuai warna yang tercantum. Keuntungan lain
yaitu petugas lebih mudah dan cepat memantau (menyisir) keseragaman warna dalam
masing-masing section. Jika ada warna yang berbeda dalam satu section bisa
dipastikan berkas tersebut salah section (misfile) dan dapat segera diletakkan ke
lokasinya yang benar sesuai dengan kode warnanya.

Dengan membagi seluruh lemari yang tersedia menjadi 100 section maka tidak lagi
terjadi ketidakseimbangan isi lemari seperti pada metode SNF. Seluruh section akan
terisi relatif sama dan aktifitas petugas juga relatif menyebar merata keseluruh section.
Dengan demikian tidak terjadi penumpukan dan kepadatan aktifitas hanya dibagian
tertentu saja.
Karena berkas rekam medis tidak ditata menurut urutan angka apa adanya, maka orang
yang tidak memahami konsep TDF akan kesulitan dan bahkan tidak bisa menemukan
berkas rekam medis walaupun tahu nomornya. Jadi kerahasiaan rekam medis menjadi
lebih terjaga dari orang yang tidak berhak.
Memang pada awalnya petugas yang sebelumnya menggunakan metode SNF harus
belajar dan menyesuaikan apabila sistem penjajarannya diganti menjadi TDF. Namun
biasanya proses belajar dan penyesuaian ini tidak lama dan setelah terbiasa, petugas
justru menjadilebih cepat waktu menyimpan dan mencari kembali berkas rekam medis.
Kejadian misfile juga berkurang dengan menggunakan metode TDF.


2.2.2. Sistem angka tengah (middle digit filing/ MDF)
Sistem ini menggunakan 2 angka dibagian tengah nomor sebagai digit primer.
Pembagian lokasi digit primer, sekunder, dan tersier dalam metode MDF adalah sebagai
berikut :

Misalnya berkas rekam medis nomor 65-27-98, posisi digit primernya yaitu angka
27,digit sekundernya angka 65 dan digit tersiernya angka 98 seperti ditunjukkan dalam
skema diatas. Dengan posisi digit seperti ini maka dalam metode MDF berkas nomor 65-
27-98 akan disimpan dalam section 27 sesuai dengan digit primernya. Seandainya
disimpan menurut metode TDF maka berkas nomor 65-27-98 tersebut akan berada di
section 98. Jadi posisi digit primer tetap menjadi penentu letak section berkas rekam
medis tersebut. Jadi dalam metode MDF ini dibutuhkan 100 section juga yaitu section 00
sampai section 99. Jumlah lemari tidak menjadi masalah utama, yang lebih penting
lemari yang ada harus bisa dibagi menjadi 100 section.
Perbandingan posisi digit primer, sekunder, dan tersier antara metode TDF dan MDF
adalah sebagai berikut :

Sama seperti dalam metode TDF, maka dalam metode MDF-pun urutan penataan
berkas dalam satu section mengikuti digit sekunder dan tersiernya. Misalnya, setelah
berkas rekam medis nomor 65-27-98 maka dibelakangnya adalah nomor 65-27-99, lalu
nomor 66-27-00, diikuti nomor 66-27-01, dan seterusnya seperti ditunjukkan dalam
gambar berikut ini :

Keuntungan dan kelemahan metode MDF adalah seperti pada metode TDF. Jika diberi
kode warna, maka kode warnanya tetap mengikuti angka pada digit primernya.

3. Pemilihan sistem penjajaran rekam medis
Dari ketiga metode dalam sistem penjajaran numerik diatas (SNF, TDF,dan MDF) maka
yang paling baik untuk digunakan adalah yang paling cocok dengan situasi dan kondisi
rumah sakit tersebut. Artinya, disatu rumah sakit mungkin cocok menggunakan TDF tapi
tidak cocok digunakan di rumah sakit yang lain. Namun demikian dianjurkan untuk
menggunakan metode TDF atau MDF apabila memang memungkinkan.
Beberapa pertimbangan waktu memilih sistem penjajaran mana yang akan digunakan,
antara lain :
lemari yang tersedia
tenaga/ petugas yang ada
pola kunjungan dan karakteristik pasien

4. Misfile (kesalahan penataan dan penempatan berkas)
Dalam proses penjajaran atau penataan berkas rekam medis diharapkan tidak terjadi
salah tempat atau misfile karena bisa sangt menyulitkan nanti pada waktu akan mencari
dan mengambil kembali berkas yang dimaksud. Beberapa hal yang bisa menyebabkan
terjadinya misfile antara lain :
kesalahan transpose, yaitu salah melihat dan mengingat posisi urutan angka dalam
nomor rekam medis. Misalnya nomor 10-15-05 dilihat dan diingat sebagai 10-51-05,
dalam contoh ini terjadi transpose angka 15 menjadi 51.
Itulah sebabnya penulisan nomor rekam medis dipisah-pisahkan menjadi pasangan
digit dengan masing- masing 2 angka agar mengurangi kesalahan melihat, membaca,
mendengar, dan mengingat.
kesalahan trascript, yaitu salah membaca angka, misalnya nomor 10-15-05 dilihat
dan dibaca sebagai 70-15- 05, jadi angka 1 pada 10 dibaca sebagai angka 7.
Beberapa angka lain yang mirip bentuknya (apalagi bila menulisnya juga kurang
jelas) yaitu :
1 dan 7
3 dan 8
4 dan 9
0 dan 6
Itu pula sebabnya sangat diharapkan dan disarankan untuk menulis yang jelas
dalam berkas rekam medis, termasuk menuliskan nomor rekam medisnya. Hal ini untuk
mengurangi kesalahan membaca dan salah mengira angka yang tertulis tersebut.

5. Beberapa permasalahan dalam penjajaran berkas rekam medis
Selain masalah utama (yaitu masalah memilih sistem penjajaran yang paling cocok
untuk digunakan), beberapa hal lain yang sering manjadi masalah dalam kegiatan
penjajaran berkas rekam medis, antara lain :
penataan lembar lepas (loose sheet)
Seringkali beberapa lembar yang merupakan bagian dari berkas rekam medisbaru
datang menyusul untuk diarsipkan kedalam folder yang tepat. Lembar-lembar ini
misalnya hasil laboratorium, laporan tindakan, hasil korespondensi, dan sebagainya.
Lembar-lembar lepas ini harus disiapkan untuk kemudian disatukan dengan berkas lain
dalam folder yang tepat.
Lembar-lembar lepas yang datang menyusul ini dapat dikelompokkan menjadi 2,
yaitu lembar dengan identitas yang cukup jelas dan lembar yang identitasnya
membutuhkan penelusuran lebih lanjut. Lembar dengan identitas yang cukup jelas
(misalnya nama dan nomor rekam medisnya jelas) bisa langsung digabungkan kedalam
folder rekam medis dengan identitas yang sama. Lembar yang identitasnya belum cukup
jelas, misalnya hanya nama pasien saja atau nomor rekam medis yang tertulis tidak
jelas, perlu ditelusuri dulu melalui KIUP atau buku register untuk memastikan pasien
pemilik lembar tersebut. Tindakan mengira atau menduga-duga sering berakibat pada
kesalahan penempatan lembar tersebut kedalam folder yang keliru.
Apabila saat akan menggabungkan lembar lepas ternyata berkas rekam medisnya
sedang tidak ada dilokasi penyimpanan (misalnya sedang digunakan untuk pelayanan
atau keperluan manajemen) maka disarankan untuk meletakkan lembar lepas tersebut
di-out guide berkas rekam medis tersebut. Dengan demikian pada saat berkas rekam
medis tersebut kembali dari penggunaan dari akan disimpan di lokasinya, patugas
dengan cepat bisa mengenali adanya lembar lepas dilokasi out guide untuk digabungkan
dengan berkas rekam medis tersebut sebelum disimpan kembali ke rak penyimpanan.
Out guide yaitu formulir atau bentuk lain yang digunakan sebagai catatan
penggunaan berkas rekam medis dan sekaligus sebagai penanda lokasi berkas yang
sedang "keluar" tersebut.
berkas rekam medis yang sangat tebal (voluminous/ bulky)
Pada sistem penomoran unit (unit numbering system/ UNS) bisa terjadi berkas
rekam medis pasien menjadi sangat tebal. Hal ini dimungkinkan karena seluruh riwayat
kesehatan pasien dikumpulkan dalam satu folder dengan satu nomor rekam medis.
Pasien dengan penyakit tertentu juga sangat dimungkinkan menjadi tebal berkas rekam
medisnya, misalnya pasien yang dirawat inap cukup lama, pasien yang rutin berobat
jalan, dan sebagainya.
Berkas rekam medis yang terlalu tebal ini sebaiknya dipecah menjadi dua atau
beberapa folder. Masing-masing folder pecahan tetap diberi identitas (nama pasien dan
nomor rekam medis) yang sama dengan tambahan keterangan misalnya "bundel ke-1
dari 2", "bundel ke-2 dari 2", dan sebagainya.
berkas dengan penandaan khusus (special flagging)
Kadang-kadang dibutuhkan suatu tanda tambahan khusus untuk pasien dengan
kondisi tertentu. Misalnya pasien dengan alergi yang membahayakan (contoh alergi
penisilin), pasien yang menggunakan alat pacu jantung, pasien dengan hemodialisis,
dan sebagainya. Selain itu, pasien dengan status sosial tertentu, misalnya pejabat,
selebriti, penjahat, atau siapapun statusnya tapi punya permintaan khusus, maka bisa
juga diberi special flag pada foldernya.
Khusus untuk kasus-kasus yang dianggap sensitif, misalnya HIV/AIDS, adopsi, riwayat
penggunaan obat tertentu, riwayat kehidupan sexual, dan riwayat kejiwaan, kasus
medikolegal (kasus medis/ kesehatan yang berkaitan dengan hukum), maka perlu pula
ditentukan penanda khususnya.
Tanda khusus yang dcantumkan bisa berupa teks dengan ukuran, bentuk, dan warna
khusus. Penanda bisa pula berupa simbol yang ditetapkan oleh manajemen rumah sakit.

6. Ruang dan sarana penjajaran
Agar sistem penyimpanan dan penjajaran dalam terlaksana dengan baik maka
dibutuhkan adanya ruang penyimpanan (ruang filing) dan sarana penjajaran berkas
rekam medis (lemari berkas).
6.1. Ruang filing
Ruang filing hendaknya memenuhi beberapa kriteria berikut ini :
merupakan ruang khusus, terpisah dari pelayanan lain yang tidak terkait langsung
dengan pelayanan rekam medis. Dibeberapa rumah sakit (mungkin karena keterbatasan
ruang yang ada) masih ada yang menggunakan ruang tata usaha sebagai ruang filing
rekam medis juga. Pemisahan fungsi ruang ini untuk menjaga aspek kerahasiaan rekam
medis sehingga orang yang tidak berhak untuk tahu isi rekam medis tidak bisa
mendapatkan informasi dari rekam medis. Hal ini terkait aspek privacy dari rekam medis,
yaitu bahwa hanya orang/ pihak yang berhak saja yang boleh tahu isi rekam medis.
memiliki pintu dan dapat dikunci. Tampaknya hal ini sederhana atau bahkan seperti
berlebihan namun nyatanya masih bisa dijumpai rumah sakit yang ruang filing-nya tidak
berpintu sehingga orang leluasa masuk dan keluar ruang filing, bahkan yang tidak
berhak sekalipun. Selain terkait aspek privacy dari rekam medis, hal ini juga terkait
aspek security dari rekam medis yaitu bahwa rekam medis harus aman secara fisik dari
gangguan manusia, hewan, dan alam (sejauh bisa diupayakan). Perusakan dan
pencurian merupakan bentuk gangguan fisik oleh manusia.
bersih dan terawat. Hal ini terkait langsung dengan aspen security dari rekam medis,
yang selain harus aman secara fisik dari gangguan manusia, juga harus aman secara
fisik dari gangguan hewan dan alam. Kerusakan media berkas bisa disebabkan pula
oleh semut, rayap, kecoa, dan kutu. Gangguan dari alam yang diupayakan untuk
dihindari adalah api, air, debu, dan cahaya matahari langsung. Adanya alat pemadam
api ringan (APAR) di ruang filing merupakan hal yang penting. Menjaga dan mencegah
dari genangan air (banjir) dan kebocoran juga penting untuk diperhatikan. Ketertiban
penggunaan sarana listrik masih sering diabaikan, padahal bisa menjadi sumber api
yang bisa menghancurkan berkas rekam medis. Hal lain yang perlu diperhatikan pula
dalam hal kebersihan dan perawatan ruang filing adalah ventilasi udara dan kelembaban
ruang.
6.2. Sarana pyimpanan
Sistem penjajaran yang manapun yang akan digunakan pasti akan membutuhkan
sarana penyimpanan, dalam hal ini lemari. Ada beberapa jenis lemari yang biasa
digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis. Masing-masing jenis ini tentu
memiliki keuntungan dan kelemahannya.
6.2.1. Lemari open shelve (lemari dengan rak terbuka)
Model lemari ini biasanya memiliki 4-5 rak (susun) tanpa pintu, bisa satu muka maupun
dua muka (bolak-balik). Model inilah yang paling banyak digunakan. Bahan rangkanya
bisa dari besi atau kayu. Penting diperhatikan bila bahan rangkanya dari besi maka
harus dijaga agar tidak sampai berkarat karena karat ini bisa mengenai dan merusak
kertas berkas rekam medis yang disimpan disitu. Apabila terbuat dari kayu maka perlu
dijaga dari gangguan hewan perusak kayu, misalnya rayap, karena bisa juga ikut
merusak kertas berkas rekam medisnya.


Keuntungan :
mudah dan cepat waktu menyimpan dan mengambil kembali berkas rekam medis
karena tidak perlu membuka dan menutup pintu rak
jumlah rak bisa cukup banyak setinggi jangkauan tangan ke atas jadi kapasitas simpan
lemari juga menjadi lebih banyak
mudah waktu menyisir berkas rekam medis (mengecek ketepatan dan kerapian) karena
dalam keadaan terbuka dan langsung tampak
lebih irit tempat/ ruangan filing karena jarak antar lemari bisa lebih dekat (tidak perlu
dialokasikan jarak untuk membuka dan menutu pintu)
relatif lebih murah harga pengadaannya
Kelemahan :
mudah kotor berdebu karena terbuka tanpa pintu
mudah rusak dan sobek karena mudah dan sering tersenggol saat petugas berlalu
lalang di gang antara lemari- lemari yang ada
Keamanan kurang terjaga karena rak terbuka tanpa pintu
6.2.2. Lemari dengan laci dorong (drawer)
Berkas ditempatkan di dalam laci-laci lemari ini. Satu lemari bisa memiliki 3-4 laci dorong
tapi umumnya tidak bisa terlalu tinggi atau melebihi tinggi leher pengguna karena akan
menimbulkan kesulitan saat akan melihat, menyimpan, atau mencari ke dalam laci yang
paling atas.

Keuntungan :
Berkas yang disimpan tidak mudah kotor
Keamanan berkas lebih terjamin karena laci penyimpanan dapat ditutup dan dikunci
Tampilan lebih rapi
Kelemahan :
Proses penyimpanan dan pencarian bisa lebih lama karena perlu membuka dan
menutup pintu laci
Butuh ruang yang lebih luas karena perlu memberi jarak gerak pada saat membuka
laci
Umumnya membutuhkan biaya pengadaan yang lebih mahal
6.2.3. Roll-O-Pack (lemari bergerak)
Bentuk lemari ini merupakan modifikasi dan pengembangan dari lemari rak terbuka.
Bedanya adalah bahwa model roll-o-pack mudah digeser-geser karena memiliki roda
atau rel. Dengan kemudahan digeser ini maka penataan ruang filing bisa lebih hemat
tempat karena tidak perlu menyediakan jarak antara lemari satu dengan lainnya (gang)
yang statis seperti pada model lainnya. Pada satu saat cukup tersedia satu atau dua
gang saja yang aktif sedangkan lemari yang lain bisa dihimpitkan. Pada saat dibutuhkan,
lemari ini bisa digeser membentuk gang baru. Untuk memudahkan penggeseran,
biasanya disediakan semacam tuas untuk menarik/ mendorong lemari atau tuas putar
yang menyebabkan lemari bergeser.

Dengan menghemat area yang dijadikan gang ini maka daya tampung ruang filing
secara keseluruhan menjadi menjadi lebih besar. Melalui diagram berikut ini dapat dilihat
perbandingan penggunaan ruang filing dengan luas yang sama, antara lemari rak
terbuka (statis) dan roll-o-pack (dinamis).


6.2.4. Lemari putar (rotary system)
Dengan inovasi sistem lemari berputar maka daya tampung tiap lemari penyimpanan
menjadi lebih banyak lagi dan tetap terjaga kerapiannya. Dengan demikian, total daya
tampung ruang filing juga lebih besar. Sistem lemari putar ini bisa juga dikombinasi
dengan roll-o-pack, sehingga menjadi roll-o-pack (geser) yang rak-raknya berputar
(rotary) sehingga lebih meningkatkan lagi daya tampung ruang filing.


Daftar pustaka

Being a Medical Record Clerk. 2nd ed. 2000. Kathryn McMiller. New Jersey, Prentice Hall
Health Medical Clerical Series.
Developing Health Management Information Systems - A Practical Guide for Developing
Countries. 2004. WHO Regional Office for the Western Pacific.
Essentials of Health Information Management - Principles and Practices. 2005. Michelle
A. Green & Mary Jo Browie, Thomson Delmar Learning.
Guidelines for Medical Record and Clinical Documentation. 2007. WHO-SEARO Coding
Workshop.
Health Information : Management of a Strategic Resource, 3rd edition. 2007. Abdelhak,
Mervat [et al.], Missouri, Saunders Elsevier.
Health Information Management - Concepts, Principles, and Practice. 2002. LaTour,
Kathleen M., and Shirley E, editors. Chicago, AHIMA.
Health Information Management in Hospitals - Principles and Organization for Health
Record Services. 1994. Skurka, M.F. Indiana, American Hospital Publishing Inc.
Health Information Management Technology - An applied approach. 2002. John, Merida
L. Chicago, Illinois, AHIMA.
Health Information Management. 1994. Huffman, Edna K. Illinois, Psycians Record
Company.
[Link]
[Link]
[Link]
Medical Record Manual - a Guide for Developing Countries, Revised and Updated. 2006.
WHO-Western Pasicif Region.
Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. 2010.
Hatta, Gemala R, editor. Jakarta, UI Press.
Pengelolaan Sistem Rekam Medis. Shofari, Bambang. (Modul kuliah rekam medis). Tidak
dipublikasikan.
Sistem Pelayanan Rekam Medis di Unit Rekam Medis. Shofari, Bambang. (Modul kuliah
rekam medis). Tidak dipublikasikan.