SMM (Sistem Manajemen Mutu)

Oleh : Rizki Angga Anggita

1
 TOTAL QUALITY MANAJEMEN

Mutu terpadu atau disebut juga Total Quality

Management (TQM) dapat didefinisikan dari tiga kata
yang dimilikinya yaitu:

❑Total (keseluruhan),
❑Quality (kualitas, derajat/tingkat keunggulan barang
atau jasa),
❑Management (tindakan, seni, cara mengelola,
pengendalian, pengarahan)

Dari ketiga kata yang dimilikinya, definisi TQM adalah: “sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan
pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali (right first time), melalui
perbaikan berkesinambungan (continous improvement) dan memotivasi karyawan
 1. Mengadopsi kebutuhan dan harapan pelanggan (prinsip 1), prinsip,
Kepemimpinan (prinsip 2) maka organisasi menetapkan visi (kebijakan mutu)
yang kemudian membentuk komitmen dengan melibatkan
Costumer
Focus seluruhmkaryawan (prinsip 3), agar setiap karyawan memilki semangat dan
integritas merasa memiliki kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi.
Mutually
benefical
Leadership 2. Melibatkan setiap personil diberikan pola pikir dan pola tindak terkait
supplier
relationship dengan hal mengoperasikan proses-proses kerja yang ada secara efektif
(prinsip 4) dan efisien secara sistem (prinsip 5), agar personil mampu
mendeteksi berbagai kesalahan sedini mungkin. Siklus dari proses kerja
dengan menggunakan siklus P-D-C-A maka setiap proses akan melalui tahap
perencanaan, pelaksanaan/ penguji cobaan, pengukuran dan pengembangan
Factual
Approach for Prinsip Involvement proses kerja berbasis sistem tersebut maka perbaikan berkelanjutan (prinsip
Decision of people 6) akan terbangun.
Making SMM
3. Prinsip SMM ingin meraih mutu maka selanjutnya dilakukan proses
pengukuran agar diperoleh fakta, berbagai data dan informasi yang
dimanfaatkan oleh para pimpinan puncak dalam mengambil keputusan
berdasarkan pada fakta (prinsip 7), yang selanjutnya mengkondisikan
Continual Process hubungan saling menguntungkan pemasoknya (prinsip 8) untuk menjalin
Improvement Approach
kelangsungan hubungan dalam jangka panjang dalam pemenuhan standar
System mutu diantara pengguna dan pemasok.
Approach
Management

PRINSIP – PRINSIP SISTEM MANAJEMEN MUTU

SIKLUS PDCA SEBAGAI DASAR PENERAPAN SMM

Penerapan SMM menggunakan pendekatan metodologi peningkatan terus

menerus PDCA (Plan-Do-Check-Act).
Pendekatan PDCA dalam SMM akan memudahkan organisasi untuk menetapkan
perencanaan, melaksanakan penerapan dan memelihara kebijakan mutu.

Konsep PDCA yang dikenalkan oleh W.E. Demming di era

pengendalian mutu, menggambarkan bahwa pengendalian mutu ini sebagai sebuah
roda atau siklus yang berputar tanpa ada habisnya pada landasan kesadaran mutu
dan rasa tanggung jawab terhadap mutu produk.
 SIKLUS PDCA SEBAGAI DASAR PENERAPAN SMM

Plan Do
Apa yang harus dilakukan dan bagaimana Kerjakan apa yang telah
menjalankannya? direncanakan.
Menyusun rencana yang akan dilakukan, atau Melaksanakan rencana yang telah
menentukan masalah yang disusun dan memantau proses

P D
akan diatasi atau kelemahan yang akan pelaksanaannya.
diperbaiki dan mencari solusi untuk
mengatasi masalah tersebut.

Chek
Action – Continual

A
Improvement
C
Apakah hasil yang terjadi sesuai dengan
perencanaan?
Bagaimana tindak lanjut untuk Meneliti apa yang telah dilaksanakan dan
meningkatkannya di kemudian hari? menemukan kelemahan-kelemahan yang
Melaksanakan keseluruhan rencana perlu diperbaiki, disamping hal-hal yang
peningkatan perbaikan, termasuk sudah benar dilakukan. Berdasarkan
perbaikan kelemahan-kelemahan yang kelemahan-kelemahan tersebut disusun
telah ditemukan. rencana perbaikan untuk dilaksanakan
selanjutnya.

Siklus yang dimaksud adalah dalam usaha perbaikan mutu akan ada empat bagian kegiatan yang dilakukan dan
keseluruhannya merupakan siklus
ACUAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Saat ini yang menjadi acuan dalam penerapan sistem manajemen mutu adalah standar
yang dipakai secara internasional adalah ISO 9001 – 2008 yang sudah diperbarui di ISO
9001- 2015.
ISO – 9001 bertujuan untuk menjamin konsistensi organisasi dalam menghasilkan produk
bermutu yang memuaskan pelanggannya

ISO – 9001 berisi persyaratan bagaimana organisasi harus mengandalikan berbagai proses
yang dapat mempengaruhi mutu baik langsung maupun tidak langsung

Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah saduran dari praktek kegiatan sehari –hari yang
mengalami penyesuaian dengan tuntutan ISO 9001 sehingga pada akhirnya terjadi
penjaminan mutu
 1. MENYUSUN RENCANA MUTU
Menyusun rencana mutu merupakan hal yang penting bagi penerapan Sistem Manajemen Mutu, karena dari sinilah pertama
kali ditentukan mengenai sasaran mutu dan upaya – upaya dalam pencapaian mutu tersebut

Setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan,dan Penyedia Barang/Jasa harus memiliki
Rencana Mutu. Perencanaan sistem mutu dinyatakan dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit kerja harus relevan
dan sejalan dengan kebijakan mutu organisasi di atasnya.

Tahapan Menyusun Rencana Mutu :

a. Proses Penetapan Rencana Mutu
b. Menyusun Rencana Mutu Unit Kerja
c. Menyusun Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan
 2. PENERAPAN DOKUMEN
Dokumen SMM yang sah dan telah disosialisasikan ke seluruh bagian lingkup organisasi harus diterapkan oleh setiap personil
yang terlibat secara konsisten dan benar

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penerapan dokumen :

a. Sosialisasi ke semua unit kerja dan mewajibkan menerapkan dokumen SMM sesuai keterkaitan dalam tugasnya masing –
masing
b. Membuat daftar keterkaitan unit kerja dan Dokumen SMM yang akan diterapkan dalam unit kerja masing – masing, hal ini
agar memudahkan pengecekan dan pengendalian
c. Pengendalian dokumen , dengan kegiatan :
• Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
• Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang dokumen
• Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen
• Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku terlah tersedia di tempat pemakaian
• Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
• Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan
• Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa
d. Pelaksanaan proses kegiatan harus sesuai dengan ketentuan yang ada di dalam Prosedur Mutu/Petunjuk Pelaksanaan/
Instruksi kerja/Dokumen Internal/ Dokumen Ekasternal (Langkah kerja, ketentuan pelaksanaan Langkah kerja berikut
format – format yang distandarkan, maupun tugas dan tanggung jawab masing – masing pihak harus diterapkan
 3. PEMANTAUAN PROSES DAN PRODUK

1. Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran

Unit kerja /Unit Pelaksana harus menetapkan saraa pemantauan dan pengukuran yang
diperlukan untuk membuktikan kesesuaian hasil pekerjaan ,Penetapan metode dan proses
pemantauan dan pengukuran , pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran
(kalibrasi, validasi)
2. Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran
a. Melaksanakan Prosedur pemantauan dan pengukuran yang telah ditetapkan baik
proses maupun produk.
b. Membuat evaluasi kesesuaian atau tidak terhadap proses dan produk dengan
memberikan catatan tindakan korektif apabila terjadi ketidaksesuaian.
10