INFORMATION MANAGEMENT FOR EDUCATORS AND PROFESSIONALS
Vol. 4, No. 2, Juni 2020, 193 – 202 193
E-ISSN: 2548-3331
Sistem Informasi Pembelian Barang Pada Perusahaan
Uus Rusmawan1*
1
Teknik Informatika; Universitas Bina Insani; Jl. Siliwangi No 6 Rawa Panjang Bekasi Barat,
telp/fax021- 889 58 130 / 021 - 824 00924 / 021- 885 35 74; e-mail: info@[Link].
* Korespondensi: e-mail: uusrusmawan71@[Link]
Diterima: 20 Mei 2020; Review: 23 Mei 2020; Disetujui: 30 Mei 2020
Cara sitasi: Rusmawan U. 2020. Sistem Informasi Pembelian Barang pada Perusahaan.
Information Management for Educators and Professionals. 4(2): 193 - 202.
Abstrak: Sebuah perusahaan, perkantoran, organisasi apapun jenisnya dalam melakukan
operasional usahanya pasti memerlukan bahan baku, barang atau peralatan dan perlengkapan.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dilakukan melalui proses pembelian ke pemasok. Proses
ini dilakukan sesuai dengan SOP yang berlaku pada masing-masing instansi. alur pembelian
barang yang biasa dilakukan adalah diawali dengan pengiriman permintaan penawaran harga,
kemudian dilanjutkan dengan pengiriman purchase order ke pemasok, kemudian dilanjutkan
dengan penerimaan invoice, kemudian proses pembayaran dan terakhir adalah penerimaan
barang dari pemasok. tahap berikutnya yang biasa terjadi adalah proses pengembalian barang
ke pemasok akibat berbagai hal yang tidak sesuai dengan pesanan. pada kesempatan kali ini
akan dibahas tentang sebuah aplikasi pembelian barang yang memenuhi SOP diatas agar
sebuah perusahaan dapat melakukan pembelian dengan efektif dan efisien dan setiap
pemangku kepentingan mendapatkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan.
Kata kunci: pembelian, SOP, PO, invoice, pembayaran
Abstract: A company, office, organization of any kind in conducting its business operations
must require raw materials, goods or equipment and equipment. To meet these needs is done
through the process of purchasing to suppliers. This process is carried out in accordance with
the SOPs that apply to each agency. the usual purchase flow of goods is preceded by sending a
request for a price quote, then proceed with sending the purchase order to the supplier, then
proceed with receipt of the invoice, then the payment process and finally the receipt of the
goods from the supplier. the next step that usually happens is the process of returning goods to
the supplier due to various things that are not in accordance with the order. on this occasion will
discuss about an application for purchasing goods that meet the SOP above so that a company
can make purchases effectively and efficiently and each stakeholder gets information that is in
accordance with what is needed
Keywords: purchase, SOP, PO, invoice, payment
1. Pendahuluan
Sebuah organisasi, perusahaan, lembaga atau institusi apapun, dalam menjalankan
usahanya tidak terlepas dari proses pembelian untuk memenuhi kebutuhannya berupa
peralatan, perlengkapan, logistik dan lain-lain. Pembelian yang dilakukan secara manual atau
menggunakan perangkat lunak berupa Excel atau Word masih memiliki beberapa kelemahan
diantaranya dalam hal kesulitan penyajian informasi dan pencarian data berikut pelaporan yang
diperlukan oleh pihak-pihak yang memerlukannya.
Pada kesempatan kali ini, akan dibahas tentang pembuatan sebuah sistem informasi
pembelian barang dengan SOP yang biasa digunakan oleh perusahaan yang diawali dengan
permintaan penawaran kepada supplier, penerbitan Purchase Order (PO), penerimaan invoice,
proses pembayaran hingga penerimaan barang.
Copyright@2020. LPPM UNIVERSITAS BINA INSANI
E-ISSN: 2548-3331 ; 193 – 202
194
Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi [1].
Sistem Informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi
informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk mencapai suatu tujuan [2].
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak,
perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam organisasi [3].
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan [4].
Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai
satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna [5].
Pembelian adalah suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang
diperlukan oleh perusahaan. Pembelian dibedakan berdasarkan dari jenis pembelian yang
dibedakan dalam 2 bagian, yaitu : Jenis pembelian berdasarkan pemasok : Pembelian lokal
adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri, Pembelian impor adalah
pembelian dari pemasok yang berasal dari luar negeri. Jenis pembelian berdasarkan transaksi :
Transaksi pembelian tunai adalah jenis transaksi dimana pembayaran dilakukan secara
langsung pada saat barang diterima. Transaksi pembelian kredit adalah jenis transaksi dimana
pembayarannya tidak dilakukan secara langsung pada saat barang diterima, tetapi dilakukan
selang beberapa waktu setelah barang diterima (tempo), sesuai perjanjian kedua belah pihak
[6].
2. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah dengan melakukan observasi atau survey ke
lapangan, wawancara dengan pihak terkait yang berhubungan dengan masalah pembelian
barang dan melakukan studi kepustakaan dengan mengambil teori-teori yang berhubungan
dengan tema penelitian. Hasil observasi dan wawancara yang berupa dokumen dan data, juga
dilakukan analisa pada sistem berjalan, dan mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam
proses pembelian saat itu. Secara umum penelitian ini menggunakan metode waterfall dengan
tahapan sebagai berikut : analisa kebutuhan, desain aplikasi (database, tabel, user interface,
reporting), coding, testing, implementasi dan maintenance.
3. Hasil dan Pembahasan
Berdasarkan teori dalam metode Waterfall diatas, maka penelitian ini dimulai dengan
membuat spesifikasi kebutuhan sistem (aplikasi) mulai dari SOP, perangkat keras, perangkat
lunak dan pengguna aplikasi. SOP dijabarkan pada gambar 1.
Kebutuhan perangkat keras berupa satu set PC dengan spesifikasi yang standar
karena aplikasi ini tidak mengolah data yang bersifat graphycal, Kebutuhan perangkat lunak
berupa sistem operasi windows berbagai versi (windows 7, windows 8 atau windows 10), Visual
Studio versi 2008 hingga versi 2015, Crystal Report 8.5, sedangkan databasenya disesuaikan
dengan kebutuhan client yang berupa [Link], Mysql atau Sql Server berbagai versi.
Adapun kebutuhan pengguna disediakan dalam aplikasi sesuai dengan levelnya dalam proses
pembelian di perusahaan tersebut.
Gambar 1 merupakan SOP pembelian barang ke supplier, user yang terlibat secara
internal di dalamnya antara lain adalah bagian purchasing, keuangan dan bagian gudang.
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
INFORMATION MANAGEMENT FOR EDUCATORS AND PROFESSIONALS
Vol.4, No. 2, Juni 2020, 193 – 202 195
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 1. SOP Pembelian Barang
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
E-ISSN: 2548-3331 ; 193 – 202
196
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 2. ERD Aplikasi Pembelian
Relasi tabel dalam bentuk Concep Data Model pada gambar 2 terdiri dari tabel master
(user, barang, profil perusahaan dan supplier) dan tabel transaksi (permintaan dan detail
permintaan, PO dan detail PO, penerimaan invoice, pembayaran, Terima Barang dan detail
terima)
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
INFORMATION MANAGEMENT FOR EDUCATORS AND PROFESSIONALS
Vol.4, No. 2, Juni 2020, 193 – 202 197
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 3. Form Transaksi Permintaan Penawaran Harga
Cara menggunakan form transaksi pada gambar 3 adalah : pilih supplier dalam
combobox, maka di dalam datagrid akan tampil nama-nama barang yang hanya diproduksi oleh
supplier diatas, dengan mengetik huruf pertama dari nama barang maka daftar nama barang
akan muncul secara otomatis. kode barang dan satuan secara otomatis tampil, sedangkan
jumlah order nilai deafultnya adalah 1, jumlah order dapat diubah sesuai kebutuhan dengan
cara mengetik pada kolom yang bersangkutan. Kolom keterangan dapat diisi sesuai kebutuhan.
Apabila terjadi kesalahan entri nama barang, maka dapat dihapus dengan cara menekan
tombol ESC pada baris yang bersangkutan.
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 4. Quotation
Gambar 4 adalah hasil print out dari form pada gambar 3 berupa quotation yang akan
dikirimkan ke supplier.
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
E-ISSN: 2548-3331 ; 193 – 202
198
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 5. Form Entri Purchase Order (PO)
Cara menggunakan form PO adalah sebagai berikut : pilih tanggal kemudian pilih
Nomor Quotation, maka dalam datagrid akan tampil data dari form sebelumnya. Jika ada
perubahan data barang dalam grid silakan lakukan cara pengisian seperti pada form
sebelumnya yaitu dengan cara mengetik satu atau dua huruf pertama nama barang. Harga dari
supplier dapat diisi secara manual dan jumlah total akan tampil secara otomatis.
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 6. Lembar Purchase Order
Gambar 6 adalah hasil print out dari form 5 berupa lembar PO yang akan dikirimkan ke
supplier
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
INFORMATION MANAGEMENT FOR EDUCATORS AND PROFESSIONALS
Vol.4, No. 2, Juni 2020, 193 – 202 199
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 7. Form Penerimaan Invoice
Gambar 7 merupakan form penerimaan invoice dari supplier. Cara menggunakannya
adalah dengan memilih tanggal, mengisi nomor invoice dari supplier kemudian memilih nomor
order yang telah dientri pada form sebelumnya.
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 8. Form Entri Pembayaran
Gambar 8 merupakan form entri pembayaran ke supplier. Cara menggunakannya
adalah dengan memilih tanggal, memilih nomor invoice, maka ID PO, ID Supplier dan jumlah
pembayaran akan tampil secara otomatis, sedangkan keterangan diisi secara manual.
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
E-ISSN: 2548-3331 ; 193 – 202
200
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 9. Form Penerimaan Barang
Gambar 9 merupakan form penerimaan barang dari supplier. Cara menggunakannya
adalah dengan mengisi nomor surat jalan dari supplier, memilih tanggal dan memilih ID
Pembayaran. Adapun keterangan diisi secara manual. Data dalam datagrid tidak dapat diedit.
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 10. Form Laporan
Gambar 10 merupakan form laporan pembelian. Fitur yang tersedia adalah laporan
perhari, laporan periodik, laporan bulanan, tahunan, laporan berdasarkan nomor surat jalan dari
supplier dan laporan berdasarkan nama supplier.
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
INFORMATION MANAGEMENT FOR EDUCATORS AND PROFESSIONALS
Vol.4, No. 2, Juni 2020, 193 – 202 201
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 11. Laporan Pembelian Berdasarkan ID Penerimaan (Surat Jalan)
Gambar 11 merupakan laporan pembelian berdasarkan nomor atau ID penerimaan,
dalam hal ini berdasarkan surat jalan dari supplier. Dalam laporan tersebut atribut lain berupa
ID PO, ID Pembayaran tanggal dan item-item barang dapat ditampilkan..
Sumber: Hasil Penelitian (2020)
Gambar 12. Laporan Pembelian Berdasarkan nama Supplier
Gambar 12 merupakan laporan pembelian berdasarkan nama supplier. Bentuk laporan
terlihat hampir mirip dengan gambar 11, yang berbeda adalah modus pencariannya yang
berdasarkan nama supplier.
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…
E-ISSN: 2548-3331 ; 193 – 202
202
4. Kesimpulan
Hasil implementasi aplikasi ini memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap
pemenuhan kebutuhan perusahaan dalam proses pembelian, terutama dalam pencarian data
pembelian berdasarkan kriteria yang diperlukan, juga tersedianya laporan pembelian
berdasarkan kriteria yang dibutuhkan. Aplikasi ini belum memiliki fitur transaksi pembayaran
secara angsuran, untuk itu peneliti selanjutnya diharapkan dapat melengkapi aplikasi ini dengan
adanya fitur pembayaran secara kredit atau angsuran.
Referensi
[1] Yakub, Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012.
[2] A. Mulyanto, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Belajar, 2009.
[3] A. O. James, Management Information Systems. Palgrave: Basingstoke, 2007.
[4] K. C. Laudon, Sistem Informasi Manajemen. Palgrave: Basingstoke, 2007.
[5] A. Susanto, Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya. Bandung:
Linggarjati, 2004.
[6] Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat, 2010.
Uus Rusmawan II Sistem Informasi Pembelian…