Proteksi Data Pada Excel 2007 16
2. Proteksi Data Pada Excel 2007
Aplikasi Excel menyediakan fasilitas untuk memproteksi data sehingga workbook tetap
terjaga keamanannya dari pengguna lain, apalagi jika workbook yang Anda buat
digunakan oleh lebih dari satu pengguna. Dalam pembahasan ini file yang digunakan
adalah Bab2_Proteksi [Link].
2.1. Prepare Document for Distribution
Fasilitas Prepare ini digunakan untuk membantu Anda dalam menyelesaikan workbook
untuk didistribusikan secara elektronik. Anda dapat menggunakannya dengan klik Office
Button > Prepare. Jika workbook yang Anda buat akan digunakan oleh beberapa user,
sebaiknya Anda mempersiapkan keamanan data pada workbook Anda dengan
memperhatikan beberapa fasilitas berikut :
2.1.1. Properties
Properties digunakan untuk menampilkan dan menambah informasi pada workbook
Anda. Cara menggunakannya yaitu :
Klik Office Button > Prepare > Properties, sehingga muncul document properties
antara worksheet dan Ribbon.
Masukkan informasi yang ingin Anda tambahkan, seperti Author, Title, Subject dan
Comment. Untuk menampilkan informasi lebih rinci klik panah bawah pada
Document Properties dan pilih Advanced Properties sehingga muncul kotak dialog
Properties.
Pada tab General, berisi informasi tentang Judul workbook, lokasi penyimpanan,
ukuran, kapan workbook dibuat, dimodifikasi dan diakses.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 17
Pada tab Summary, berisi informasi yang dapat Anda tambahkan mengenai Judul,
Penulis, Subjek, Kategori, Komentar dan Katakunci yang memudahkan Anda saat
pencarian file ini.
2.1.2. Inspect Document
Inspect Document digunakan untuk memeriksa workbook Anda mengenai konten –
konten yang tersembunyi, seperti baris, kolom, worksheet dan beberapa konten lainnya.
Cara mengggunakannya yaitu :
Klik Office Button > Prepare > Inspect Document, sehingga muncul kotak dialog
Document Inspector.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 18
Untuk memerika seluruh konten, klik tombol Inspect. Atau hilangkan ceklis pada
meta data yang tidak ingin diperiksa.
Setelah itu muncul laporan hasil pemeriksaan tentang konten – konten yang dipilih.
Anda dapat klik Remove all untuk menghapusnya atau klik close untuk keluar dari
kotak dialog Document Inspector.
2.1.3. Encrypt Document
Encrypt document digunakan untuk melindungi workbook Anda dengan cara
mengenkripsinya. Hal ini membutuhkan password yang mana password tersebut tidak
akan mungkin bisa di crack seperti penggunaan password di fasilitas lain. Cara
menggunakannya yaitu :
Klik Office Button > Prepare > Encrypt Document, sehingga muncul kotak dialog
Encrypt Document yang meminta Anda untuk mengenkripsi dokumen dengan
password.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 19
Masukkan password yang Anda inginkan lalu klik OK dan pastikan Anda tetap
mengingatnya karena jika tidak Anda tidak dapat memulihkannya.
Excel akan meminta Anda memasukkan password satu kali lagi pada kotak dialog
Confirm password, hal ini dilakukan untuk memastikan Anda tidak melakukan
kesalahan dalam pengisian password. Lalu klik OK.
Sekarang, jika Anda membuka workbook tersebut, Excel akan meminta Anda
memasukkan password terlebih dahulu.
2.1.4. Mark as Final
Mark as Final digunakan untuk menandai bahwa workbook Anda telah mencapai tahap
penyelesaian dan mencegah pengguna lain membuat perubahan pada workbook Anda
dengan membuatnya menjadi Read Only. Cara menggunakannya yaitu :
Klik Office Button > Prepare > Mark as Final, sehingga muncul kotak dialog yang
menginformasikan bahwa workbook Anda telah ditandai sebagai tahap akhir.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 20
2.1.5. Run Compatibility Checker
Run compatibility checker digunakan untuk menemukan potensial masalah kompatibilitas
jika Anda ingin menyimpan workbook Anda dalam format Excel sebelumnya yaitu 1997-
2003. Cara menggunakannya yaitu :
Klik Office Button > Prepare > Run Compatibility Checker.
Maka akan muncul kotak dialog Compatibility Checker yang menginformasikan isu
kompatibilitas workbook Anda.
Klik OK untuk keluar dari kotak dialog tersebut.
2.2. Menyembunyikan Data
Excel dapat menyembunyikan data Anda baik berupa baris, kolom, sheet maupun
workbook, sehingga pengguna lain tidak dapat melihat data yang mungkin sangat sensitif
bagi Anda. Berikut beberapa cara menyembunyikannya.
2.2.1. Menyembunyikan Baris
Tentukan baris mana yang akan Anda sembunyikan dengan menyorotnya terlebih
dahulu.
Pada tab Home kategori Cells, klik Format > Hide & Unhide > Hide Rows.
Atau dengan cara cepat menggunakan keyboard dengan menekan kombinasi tombol
Ctrl + 9.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 21
Perhatikan, setelah baris nomor 7 langsung ke baris nomor 10 yang menandakan
bahwa baris 8 dan baris 9 telah disembunyikan.
Untuk menampilkannya kembali sorot baris 7 dan baris 10, lalu pada tab Home
kategori Cells pilih Format > Hide & Unhide > Unhide Rows. Atau cara cepat dengan
menggunakan keyboard yaitu dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + Shift + (.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 22
2.2.2. Menyembunyikan Kolom
Tentukan kolom mana yang akan anda sembunyikan dengan menyorotnya terlebih
dahulu.
Pada tab Home kategori Cells, klik Format > Hide & Unhide > Hide Columns.
Atau dengan cara cepat menggunakan keyboard dengan menekan kombinasi tombol
Ctrl + 0.
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 23
Perhatikan, setelah kolom nomor B langsung ke kolom E yang menandakan bahwa
kolom C dan kolom D telah disembunyikan.
Untuk menampilkannya kembali kolom C dan kolom D, pada tab Home kategori Cells
pilih Format > Hide & Unhide > Unhide Column. Atau cara cepat dengan
menggunakan keyboard yaitu dengan menekan kombinasi tombol Ctrl + Shift + ).
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu
Proteksi Data Pada Excel 2007 24
2.2.3. Menyembunyikan Sheet
Tentukan sheet mana yang akan Anda sembunyikan.
Pada tab Home kategori Cells, klik Format > Hide & Unhide > Hide Sheet.
Untuk menampilkannya kembali sheet tersebut, pada tab Home kategori Cells pilih
Working with Microsoft Excel 2007 – Raddini Gusti Rahayu