LAPORAN AUDIT KEARSIPAN INTERNAL

DINAS PEKERJAAN UMUM, PERUMAHAN

RAKYAT DAN KAWASAN PERMUKIMAN

PEMERINTAH KABUPATEN GUNUNGKIDUL

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
2024
 -1-

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa
penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan
arsip yang autentik dan terpercaya, terwujudnya pengelolaan arsip yang andal,
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan
arsip, keselamatan aset nasional dan mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka diperlukan penyelenggaraan kearsipan
yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Untuk menjamin bahwa
pencipta arsip baik di pusat maupun di daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan perlu dilaksanakan pengawasan kearsipan.
Tanggung jawab pengawasan kearsipan merupakan tanggung jawab Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggaraan kearsipan nasional.
Dalam melaksanakan tanggung jawab pengawasan kearsipan sebagaimana
dimaksud di atas ANRI dibantu oleh lembaga dan/atau unit kearsipan bekerja sama
dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan
wilayah kewenangannya sesuai Pasal 16 Ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pengawasan kearsipan adalah pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan
kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
Pengawasan penyelenggaraan kearsipan meliputi pengawasan terhadap pelaksanaan
penetapan kebijakan kearsipan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip.
Sedangkan pengawasan terhadap penegakan peraturan perundangan adalah ketaatan
dan kepatuhan pencipta arsip, pejabat struktural dan fungsional serta pengelola arsip
dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan kearsipan.
Jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan eksternal dan
pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan Internal yang dilaksanakan
melalui audit kearsipan internal di Dinas Pekerjaan Umum Perumahan Rakyat dan
Kawasan Permukiman Kabupaten Gunungkidul yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas
Kearsipan Internal Pemerintah Kabupaten Gunungkidul yang dibentuk oleh Bupati
Gunungkidul dan difasilitasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Gunungkidul.
B. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
 -2-

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang

Pengawasan Kearsipan;
4. Peraturan Daerah Kabupaten Gunungkidul Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan;
5. Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 30 Tahun 2019 tentang Pedoman
Pengendalian dan Pengawas Kearsipan;
6. Keputusan Bupati Gunungkidul Nomor 65/KPTS/TIM/2024 tentangTim Pengawas
Kearsipan Daerah Tahun 2024;
7. Surat Tugas Sekretaris Daerah Kabupaten Gunungkidul Nomor [Link]/ 618/2024
tanggal 18 April 2024.

C. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan pelaksanaan audit kearsipan internal di Dinas Pekerjaan Umum
Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman adalah untuk menguji ketaatan terhadap
peraturan perundang-undangan kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis yang
dilaksanakan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di lingkungan Dinas Pekerjaan
Umum Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman.
D. Ruang Lingkup
1. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis
Yaitu melakukan pengujian atau verifikasi terhadap pengelolaan arsip dinamis mulai
dari penciptaan arsip, pemberkasan dan penataan arsip aktif, program arsip vital,
pengolahan dan pelaporan arsip terjaga, pengolahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip
inaktif, layanan dan akses arsip dinamis dan penyusutan arsip.
2. Aspek Sumber Daya Manusia Kearsipan
Yaitu melaksanakan pengujian atau verifikasi terhadap arsiparis dan pengelola arsip
dalam hal tanggung jawab, kedudukan hukum, kewenangan, kompetensi dan
pembinaan yang diperoleh.

E. Objek Pengawasan
Audit kearsipan internal dilaksanakan dengan metode pengamatan langsung dan
wawancara di obyek sasaran terhadap Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di lingkungan
Dinas Pekerjaan Umum Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman pada tanggal 15
Mei 2024.

F. Penilaian Hasil Pengawasan Kearsipan Internal

Berdasarkan hasil audit kearsipan internal yang telah dilaksanakan diberikan penilaian
atas penyelenggaran kearsipan pada obyek pengawasan sebagai berikut:
1. Nilai lebih dari 90 s.d. 100 dengan kategori AA (Sangat Memuaskan)
2. Nilai lebih dari 80 s.d 90 dengan kategori A (Memuaskan)
3. Nilai lebih dari 70 s.d 80 dengan kategori BB (SangatBaik)
4. Nilai lebih dari 60 s.d 70 dengan kategori B (Baik)
 -3-

5. Nila ilebih dari 50 s.d 60 dengan kategori CC (Cukup)

6. Nilai lebih dari 30 s.d 50 dengan kategori C (Kurang)
7. Nilai 0 s.d 30 dengan kategori D (Sangat Kurang)
Nilai yang diperoleh masing-masing unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya
merupakan prosentase nilai yang diperoleh terhadap nilai standar pada setiap aspek
pengawasan kearsipan. Sedangkan nilai yang diperoleh masing-masing perangkat
daerah merupakan persentase dari penjumlahan nilai rata-rata unit pengolah dengan nilai
unit kearsipan dibagi dua.
G Tim Pengawas Kearsipan Internal
Tim Pengawas Kearsipan Internal yang melaksanakan audit kearsipan internal di
lingkungan Dinas Pekerjaan Umum Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman
adalah :
1. Adriana, [Link], MAP. selaku Ketua Tim
2. Yohanes Bosko Ismoyo Heru Pranoto, S.E. selaku Anggota
3. Taufan Hidayat, [Link]., [Link]. selaku Anggota
4. Muji Lestari, [Link]. selaku Anggota
 -4-

BAB II
URAIAN HASIL PENGAWASAN SISTEM KEARSIPAN INTERNAL

A. UNIT PENGOLAH
1. SEKRETARIAT
CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Kesesuaian dalam Pembuatan Telah melakukan penomoran Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
Naskah Dinas naskah dinas terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas. terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.
- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
klasifikasi arsip terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
 -5-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.

- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran

naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kepala naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
 -6-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur batang tubuh/isi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

 -7-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kaki naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
Dalam format naskah Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
dinas,telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
 -8-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
jenis huruf terhadap naskah 10 mengamanatkan bahwa pengetikannaskah dinas
dinas yang sesuai dengan dalam bentuk dan susunan surat dengan
ketentuan format naskah menggunakan jenis huruf arial 12 (dua belas) atau
dinas disesuaikan dengan kebutuhan

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 33 ayat 2 mengamanatkan bahwa
jenis huruf dan ukuran pada naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus yaitu arial
dengan ukuran 12 (dua belas)
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
batas/ruang tepi terhadap 10 ayat 2 dan lampiran huruf A mengamanatkan
naskah dinas yang sesuai bahwa 1. ruang tepi atas, apabila menggunakan kop
dengan ketentuan format naskah dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop, dan apabila
naskah dinas. tanpa kop naskah dinas paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah, paling sedikit 2,5
(dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang
tepi kiri, paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas;
dan 4. ruang tepi kanan, paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi kanan kertas. Dalam pelaksanaannya, penentuan
ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga
jarak spasi dalam paragraf) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 35 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penentuan batas atau ruang tepi sebagimana
dimaksud pada ayat 1 untuk naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus diatur
dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:
(1) jika menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, (2) jika tanpa kop naskah dinas, paling
 -9-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sedikit 2 cm dari tepi atas kertas, b. ruang tepi bawah
paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas, c. ruang
tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas, d.
ruang tepi kanan paling sedikit cm dari tepi kanan
kertas.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata JIka ada naskah
belum menggunakan nomor Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pada dinas yang lebih
halaman terhadap naskah lampiran huruf Cmengamanatkan bahwa Naskah dinas dari 3 (tiga)
dinas yang sesuai dengan yang memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar dapat halaman agar
ketentuan format naskah dilengkapi dengan pemberian nomor halaman. Nomor diberikan nomor
dinas. halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan halaman mulai
nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara dari halaman 2.
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 36
- ayat 1 mengamanatkan bahwa nomor
halaman sebagimana dimaksud dalam pasal
21 huruf g pada naskah dinas menggunakan
angka arab.

- ayat 2 mengamanatkan bahwa naskah dinas

korespondensi dan naskah dinas khusus yang
memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar
dapat dilengkapi dengan pemberian nomor
halaman.

- ayat 3 mengamanatkan bahwa nomor

halaman sebagimana dimaksud pada ayat 1
dalam naskah dinas korespondensi dan
naskah dinas khusus ditempatkan pada
bagian tengah atas secara simetris mulai
 -10-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
halaman kedua dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor.

Telah ada naskah dinas yang Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata 1.
menerapkan tembusan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf Dmengamanatkan bahwa
dengan ketentuan format Penulisan tembusan surat dicantumkan di sebelah kiri
naskah dinas. bawah setelah identitas pejabat yang
menandatangani.

Peraturan BUpati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 37
- ayat 1 mengamanatkan bahwa tembusan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf
h disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan pihak yang dianggapp perlu
mengetahui isi surat.

- ayat 5 mengamanatkan bahwa tembusan

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 berada
pada posisi bagian kiri bawah pada naskah
dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:) tidak
diberi garis bawah serta tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip
atau istilah sejenis.
Telah menerapkan lampiran Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
naskah dinas yang sesuai Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
dengan ketentuan format 10 ayat 2 dan lampiran huruf E mengamanatkan
naskah dinas. bahwa Pada dasarnya jika naskah memiliki beberapa
lampiran, setiap lampiran diberi nomor urut dengan
angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. Naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat yang
mempunyai lampiran, pada lembar lampiran di pojok
sebelah kanan atas ditulis lampiran surat:, nomor dan
tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah
 -11-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 38
- ayat 1 mengamanatkan bahwa lampiran
sebagimana dimaksud dalam pasal 21 huruf i
ditandatangani oleh pejabat yang sama
dengan yang menandatangai naskah dinas
- ayat 2 mengamanatkan bahwa dalam hal
lampiran naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 memiliki lebih dari satu
halaman, halaman berikutnya diberi nomor
sebagimana dimaksud dalam pasal 36 ayat 1.
- ayat 3 mengamanatkan bahwa contoh
lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat 1
tercamtum dalam lampiran angka III yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
peraturan bupati ini.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
telah menerapkan Naskah Dinas pasal 24 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penggunaan logo terhadap kop naskah dinas perangkat daerah sabagaimana
naskah dinas yang sesuai dimaksud pada ayat 1 memuat logo daerah
dengan ketentuan format ditempatkan di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah
naskah dinas. Kabupaten Gunungkidul, nama Perangjat Daerah yang
bersangkutan ditebalkan (bold) dilengkapi dengan
penulisan aksara jawa, alamat yang dilengkapi dengan
nama kabupaten dan nama propinsi, kode pos, nomor
telepon, facsimile, laman, dan pos-el di bagian tengan
atas.
Telah membubuhkan paraf Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
terhadap naskah dinas yang Naskah Dinas pasal 40
sesuai dengan ketentuan - ayat 1 mengamanatkan bahwa Paraf
pembubuhan paraf pada net sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39
naskah dinas. merupakan tanda tangan singkat sebagai
bentuk pertanggungjawaban atas muatan
materi, substansi, redaksi, dan pengetikan
 -12-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Paraf
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri
atas:
a. paraf hierarki
b. paraf koordinasi

- ayat 3 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas

yang konsepnya dibuat oleh pejabat di
bawah pejabat penandatangan, terlebih
dahulu diparaf sebelum ditandatangani
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas
yang konsepnya dibuat oleh pejabat
yang akan menandatangani Naskah Dinas
tidak memerlukan paraf
- ayat 5 mengamanatkan bahwa Fitur paraf
dalam media rekam elektronik, berbentuk
catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis
data sebelum dilakukan penandatanganan
oleh pejabat yang berwenang
- ayat 6 mengamanatkan bahwa Pembubuhan
paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa
surat perjalanan dinas dibubuhkan pada
lembar pertama sebelah kiri tanda tangan
Telah menerapkan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 21
kewenangan sampai dengan pasal 31.
penandatanganan terhadap
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 44
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa pemberian
tanda tangan pada naskah dinas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 39 berfungsi sebagai
alat autentikasi dan verifikasi atas identitas
penandatangan serta keautentikan,
kepercayaan, dan keutuhan informasi.
- ayat 2 mengamanatkan bahwa tanda tangan
sebagimana dimaksud pada ayat 1 terdiri atas:
 -13-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
c. tanda tangan basah
d. tanda tangan elektronik
ayat 3 mengamanatkan bahwa pemberian tanda
tangan sebagaimana dimkasud apada ayat 1 dan ayat
2 dilakukan oleh pejabat yang berwenang
Belum ada pelimpahan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 15 Jika ada
wewenang sampai dengan pasal 18. pelimpahan
penandatanganan terhadap wewenang
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata penandatanganan
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 67 terhadap naskah
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Pejabat dinas agar sesuai
Pemerintah Daerah dapat dengan ketentuan
melimpahkan kewenangan penandatanganan
penandatanganan Naskah Dinas kepada naskah dinas.
pejabat di bawahnya
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Ketentuan
mengenai pelimpahan kewenangan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tercantum dalam Lampiran angka IX huruf B
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Pengamanan Naskah Dinas Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
kode derajat klasifikasi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
keamanan terhadap naskah 7 ayat 2mengamanatkan bahwa Pemberian kode
dinas yaitu B (Biasa) derajat pengamanan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dituliskan pada amplop dan di sebelah kiri atas
naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua
untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia
dengan ketentuan: a. naskah dinas Sangat Rahasia
diberikan kode “SR” dengan menggunakan tinta warna
merah; b. naskah dinas Rahasia diberikan kode “R”
dengan menggunakan tinta warna merah; c. naskah
dinas Terbatas diberikan kode “T” dengan
menggunakan tinta warna hitam; dan d. naskah dinas
Biasa/Terbuka diberikan kode “B” dengan
 -14-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
menggunakan tinta warna hitam.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 58
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengamanan
Naskah Dinas paling sedikit memuat:
a. penentuan kategori klasifikasi keamanan
dan akses Naskah Dinas
b. perlakuan terhadap Naskah Dinas
berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses yang meliputi:
1. pemberian kode derajat klasifikasi
keamanan dan akses
2. pemberian nomor seri pengaman
(security printing) untuk Naskah
Dinas dengan kategori klasifikasi
keamanan sangat rahasia dan
rahasia
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Nomor seri
pengaman (security printing) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b angka 2 dapat
menggunakan watermarks
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Watermarks
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa
tulisan rahasia atau sangat rahasia
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Contoh nomor
seri pengaman (security printing) yang
menggunakan watermarks tercantum dalam
Lampiran angka VIII yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 59 mengamanatkan bahwa
Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam
elektronik aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
memuat fitur pengamanan Naskah Dinas
 -15-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 60 mengamanatkan bahwa
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas
terdiri atas:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 61 mengamanatkan bahwa
Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 60 diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 62 mengamanatkan bahwa Hak
akses terhadap Naskah Dinas diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 65 mengamanatkan bahwa Kode
derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’
dengan menggunakan tinta warna merah
b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan
menggunakan tinta warna merah
c. Naskah Dinas penting diberikan kode ‘T’ dengan
menggunakan tinta hitam
d. Naskah Dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan
menggunakan tinta hitam
 -16-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Pengendalian Naskah Dinas Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
Keluar naskah dinas keluar berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
Buku Agenda dan Aplikasi 6 huruf cmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
Srikandi yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh
Unit Kearsipan pada masing-masing Perangkat
Daerah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf c
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha
pada setiap unit kerja
Telah melakukan -
penggandaan naskah dinas
keluar sesuai ketentuan.
Telah melakukan pengiriman Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
naskah dinas keluar sesuai Naskah Dinas pasal 71
ketentuan. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Kecepatan
proses pengurusan Naskah Dinas terdiri atas:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu
paling lama 24 (dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
b. segera, dengan batas waktu paling lama
2x24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
c. penting, dengan batas waktu paling
lama 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam
setelah Naskah Dinas diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu paling lama 3
(tiga) hari kerja setelah Naskah Dinas diterima
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Penulisan
tingkat kecepatan proses pengurusan Naskah
Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dicantumkan pada sifat surat
 -17-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
penyimpanan pertinggal Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas keluar sesuai 6 huruf dmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
ketentuan. yang ada parafnya disimpan di Unit Pengolah sebagai
pertinggal.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf d
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
dibuat melalui media rekam elektronik diarsipkan
oleh unit kearsipan dan huruf e mengamanatkan
bahwa Naskah Dinas keluar yang dibubuhi paraf
diarsipkan oleh unit pengolah
Telah menggunakan amplop Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
dinas sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
ketentuan standar 50 ayat 1 huruf c mengamanatkan bahwa sampul
penggunaan amplop. setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 18 cm dan pasal 2 huruf b mengamanatkan
bahwa coklat untuk sampul naskah dinas Perangkat
Daerah serta pasal 51 ayat 3 mengamanatkan bahwa
Sampul naskah dinas Perangkat Daerah memuat
gambar lambang daerah berwarna hitam ditempatkan
di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul, nama perangkat daerah yang
bersangkutan dilengkapi dengan penulisan aksara
jawa, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor
faksimile, pos elektronik (posel), dan laman di bagian
tengah atas

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 51
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Amplop
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas:
a. amplop Naskah Dinas jabatan Bupati; dan
b. amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah:
 -18-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
c. amplop Naskah Dinas UPT; dan
d. amplop Naskah Dinas Satuan Pendidikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Bentuk
amplop Naskah Dinas yang digunakan
untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan
media rekam kertas berbentuk persegi
panjang
- ayat 3 mengamanatkan bahwa ukuran
amplop yang digunakan untuk
pendistribusian Naskah Dinas dengan media
rekam kertas dapat disesuaikan dengan
kebutuhan sesuai dengan kepentingan
Pemerintah Daerah
- ayat 4 mengamanatkan bahwa amplop
Naskah Dinas jabatan Bupati sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf a menggunakan
kertas warna putih
- ayat 5 mengamatakan bahwa amplop Naskah
Dinas Perangkat Daerah sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b, Amplop
Naskah Dinas UPT sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf c, dan Amplop Naskah
Dinas Satuan Pendidikan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf d menggunakan
kertas warna coklat
Penerimaan Arsip Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
(Pengendalian Naskah Dinas penerimaan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Masuk) sesuai dengan ketentuan Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
tata naskah dinas. dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit Pengolah;
2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan
klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3.
 -19-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
naskah dinas masuk berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Buku Agenda dan Aplikasi Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
Srikandi
dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan;
dan 3. Naskah dinas masuk disimpan pada Unit
Pengolah. b. tembusan naskah dinas jawaban
disampaikan kepada yang berhak; dan c. alur
pengurusan naskah dinas diselenggarakan melalui
mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga ke
pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
 -20-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata .

pengarahan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
masuk sesuai dengan mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
ketentuan.
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata -

penyampaian naskah dinas
 -21-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
masuk sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
ketentuan. mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf c mengamanatkan
bahwa unit kearsipan mengarsipkan Naskah Dinas
masuk dengan media rekam elektronik dan huruf d
mengamanatkan bahwa unit pengolah mengarsipkan
Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas
1.2 PENGGUNAAN ARSIP
Ketersediaan Arsip Aktif Menyediakan layanan arsip Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 47 Tahun 2012 -
aktif. tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 19
menyebutkan bahwa Pelayanan arsip dinamis
dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip dan asas
pelayanan prima
Sarana Peminjaman Dalam penggunaan sarana Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
peminjaman arsip, telah Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
terdapat Buku tentang Kearsipan Pasal 159 Ayat 1 yang
Peminjaman/Formulir menyebutkan bahwaPengelolaan arsip dilakukan
 -22-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peminjaman dan dengan menggunakan prasarana dan sarana
menggunakan out indikator berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala
ANRI.

Penyajian Arsip Aktif Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna internal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan internal, telah kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator
 -23-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pengguna
internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf a meliputi:
[Link] dan staf di lingkungan Perangkat
Daerah Pencipta Arsip, b. pengawas
internal
Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
belum ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna eksternal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan eksternal, telah kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
 -24-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Pengguna
eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b meliputi: a. pengawas eksternal, b.
penegak hukum, c. public, d. pegawai
Perangkat Daerah lain yang mempunyai
kepentingan terkait dengan pelaksanaan
tugas dan fungsi atas Arsip Dinamis yang
tercipta

1.3 PEMELIHARAAN ARSIP

Pemberkasan Arsip Aktif Telah melaksanakan Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
pemberkasan arsip aktif Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 12 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan terhadap Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip yang dibuat dan arsip tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 1 yang menyebutkan
yang diterima bahwaPemberkasan arsip aktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) huruf a, dilakukan
 -25-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
terhadap arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 8 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif,
dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 1
mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2),
dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan sesuai Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 2,
klasifikasi arsip. mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 4 ayat 1 mengamanatkan
bahwa Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Gunungkidul meliputi: a. fungsi fasilitatif ,
b. fungsi substantif

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul menggunakan Kode Klasifikasi
Arsip berupa angka
- ayat 2 mengamanatkan Kode Klasifikasi
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berfungsi sebagai dasar penomoran surat,
pemberkasan, penataan, penyusutan, dan
penemuan kembali arsip
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Kode
 -26-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Telah menyusun daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
aktif berupa daftar berkas Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dan daftar isi berkas tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 3 yang menyebutkan
bahwaPemberkasan arsip aktif menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya
daftar arsip aktif dan ayat 4 menyebutkan bahwa
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi
berkas.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta
tersusunnya daftar Arsip Aktif dan ayat 2 menyebutkan
bahwa Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 3
mengamanatkan bahwaPemberkasan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif dan ayat 4
mengamanatkan bahwa Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas
Daftar berkas arsip aktif telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 5 yang menyebutkan
bahwaDaftar berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
peraturan perundang-
unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d.
undangan. uraian . . .- 24 - d. uraian informasi berkas; e. kurun
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan
 -27-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 3 yang
menyebutkan bahwaDaftar berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. unit pengolah; b. nomor
berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
Daftar isi berkas telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 6 yang menyebutkan
bahwaDaftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
peraturan perundang-
a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode
undangan. klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f.
jumlah; dan g. Keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaDaftar isi berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. nomor berkas; b. nomor
item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar isi berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item
arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e.
tanggal;f. jumlah; dan g. keterangan
 -28-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah menyampaikan daftar Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
arsip aktifnya kepada unit Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kearsipan setiap 6 bulan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 7 yang menyebutkan
bahwaUnit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif
setelah pelaksanaan.
kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan
setelah pelaksanaan kegiatan.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 10 yang
menyebutkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap
Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 9
mengamanatkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6
(enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan
Penyimpanan Arsip Aktif Telah melakukan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
penyimpanan arsip aktif yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dimilikinya. tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 1 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 40 ayat (3) huruf c, dilakukan terhadap
arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar
arsip dan ayat 2 menyebutkan bahwa Penyimpanan
arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 11 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan Arsip Aktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

 -29-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 16 ayat 2
mengamanatkan bahwaPenyimpanan arsip aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
Fisik arsip yang disimpan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah sesuai dengan daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip aktif. tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 4,5,6 yang
menyebutkan bahwa (4) Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas. (5) Daftar berkas
sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah; b.
nomor berkas; c. kode klasifikasi;d. uraian informasi
Belum seluruh arsip yang berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. Agar seluruh arsip
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
disimpan telah terdaftar ke aktif yang
nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode klasifikasi;
dalam daftar arsip aktif d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. disimpan
keterangan. dibuatkan daftar
arsip aktif.

Arsip yang disimpan tidak Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
melewati retensi arsip aktif. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip aktif dan inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip
selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan
JRA.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 12 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaDalam hal Arsip Aktif yang
disimpan unit pengolah telah melewati retensi Arsip
Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA,
unit pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip
dari unit pengolah ke unit kearsipan
 -30-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Arsip yang disimpan telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
menggunakan sarana yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
sesuai yaitu folder, tentang Kearsipan Penjelasan Pasal 47 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip aktif dilakukan
guide/sekat, filing kabinet.
pada sentral arsip aktif atau central file sebagai tempat
penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk
penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
silang, boks, filing cabinet/rak Arsip
Alih Media Arsip Belum melakukan alih media Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Agar melakukan
terhadap arsip aktif Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 alih media
tentang Kearsipan Pasal 48 yang menyebutkan terhadap arsip
bahwaDalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
aktif disertai
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) dapat
dilakukan alih media arsip, pasal 49 ayat 5 dengan daftar
menyebutkan Alih media arsip diautentikasi oleh arsip yang
pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan dialihmediakan,
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, berita acara alih
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, media, autentikasi
ayat 6 menyebutkan bahwa pelaksanaan alih media alih media arsip
dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai
aktif
dengan daftar arsip yang dialihmediakan, pasal 7
menyebutkan bahwa Berita acara alih media arsip
dinamis sekurangkurangnya memuat: a. waktu
pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. Alih media yang
jumlah arsip; e. keterangan proses alih media yang dimaksud bukan
dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh terhadap surat
pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan, pasal masuk maupun
8 menyebutkan bahwa Daftar arsip dinamis yang keluar yang di-
dialihmediakan sekurangkurangnya memuat: a. unit scan. Namun, alih
pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip;
media yang
 -31-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
e. kurun waktu; dan f. Keterangan dimaksud meliputi
digitisasi arsip
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang konvensional (ke
Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 22 dalam bentuk
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip elektronik/digital)
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) huruf secara
c dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip memberkas.
aktif ; b. penataan arsip; c. penyimpanan arsip; dan d.
alih media arsip

Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang

Pedoman Alih Media Arsip Dinamis Di Lingkungan
Pemerintah Kabupten Gunungkidul mengamanatkan
pada:
pasal 12 bahwa Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan alih
media harus membuat berita acara yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
pasal 13 (1) bahwa berita acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) paling kurang memuat a.
waktu pelaksanaan, b. tempat pelaksanaan, [Link]
media, [Link] arsip, [Link] proses alih media
yang akan dilakukan, f. pelaksanaan, g.
penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah /unit
kearsipan
(2) bahwa daftar arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) paling kurang memuat: a. organisasi, [Link]
pengolah, c. nomor urut, d. jenis arsip, e. media arsip,
f. jumlah, [Link], [Link], [Link]
pasal 14 ayat 1 bahwa Autentikasi Arsip Elektronik
hasil Alih Media dilakukan untuk menjamin keabsahan
Arsip, ayat 2 bahwa Arsip Elektronik hasil Alih Media
 -32-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sebagiamana dimaksud pada ayat (1) diautentikasi
oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan Arsip Elektronik hasil
Alih Media, ayat 3 bahwa Tanda tertentu yang
dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat
dilakukan dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Pemeliharaan Arsip Vital Menyimpan arsip vital berupa Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
arsip kepegawaian, arsip Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
aset dan laporan keuangan Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor II huruf
(tahunan) B, nomor 4 menyatakan bahwa, Contoh arsip vital:

Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah

1) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan

pimpinan instansi pemerintah) selama masih
berlaku;
2) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis
baik dalam maupun luar negeri selama masih
berlaku;
3) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB,
gambar gedung, dan lain-lain);
4) Arsip hak paten dan copy right;
5) Berkas perkara pengadilan;
6) Personal file;
 -33-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
7) Batas wilayah antar Provinsi atau antar
Kabupaten/Kota, kecamatan, desa/kalurahan;
8) Dokumen pengelolaan keuangan Negara; dan
9) Dokumen/Arsip lain yang memenuhi kriteria Arsip
Vital.
Telah melakukan identifikasi Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
arsip vital Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja
Telah melalukan penyusunan Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
daftar arsip vital. Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja,
dan daftar arsip vital berisi informasi: Nomor, Jenis
arsip, Tingkat Perkembangan : diisi dengan Asli,
Duplikasi, Kurun waktu, Media, Jumlah, Jangka
simpan, Metode Pelindungan, Lokasi simpan ,
Keterangan
Dalam pelindungan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
dokumen/arsip vital negara,
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
telah menggunakan metode
pelindungan arsip vital Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor IV huruf
berupa duplikasi B nomor 3 menyatakan bahwa dengan Peralatan
Khusus (Vaulting)

Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau

bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan
penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing
cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun
 -34-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
demikian secara umum peralatan tersebut memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet
untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan fisik arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
berupa pengaturan akses
dan pengaturan ruang Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
simpan nomor 1 menyatakan bahwa Pengamanan fisik arsip
vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi
arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak
arsip
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan informasi arsip
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
vital berupa mengatur akses
petugas kearsipan Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
nomor 2 menyatakan bahwa Dalam rangka
Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan
Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan
pengaturan sebagai berikut:

menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang

berhak;

memberi kode rahasia dalam hal diperlukan pada arsip

vital;dan membuat spesifikasi orang-orang yang
memiliki hak akses
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
penyimpanan arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
secara: on site
 -35-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf D
menyatakan bahwa Arsip vital disimpan pada tempat
khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian
informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat
dilakukan dengan cara sebaga berikut:

Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu
gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga
pencipta arsip. Penyimpanan di dalam lingkungan
instansi (on site) terbagi menjadi:

instansi besar dengan volume arsip vital cukup

banyak, maka perlu membuat tempat penyimpanan
khusus arsip vital;

instansi kecil dengan jumlah arsip sedikit, maka

penyimpanan arsip vitalnya disimpan pada lemari besi
berlapis baja tahan api dan bebas asam.

Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip. Penyimpanan
di luar lingkungan instansi (off site), dengan
memperhatikan:

lokasi gedung penyimpanan arsip vital relatif lebih

murah daripada lokasi kantor instansinya;

lokasi gedung penyimpanan arsip vital tidak berada

pada lingkungan yang memiliki kandungan polusi
 -36-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tinggi serta hindari daerah rawan banjir dan/atau
lokasi bekas hutan danperkebunan;

lokasi penyimpanan arsip vital agar tidak berdekatan

dengan keramaian/permukiman yang padat penduduk;
dan

lokasi penyimpanan arsip vital mudah dijangkau untuk

pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai serta mudah diakses.
Pengelolaan arsip terjaga Tidak mengelola arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
terjaga
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 40 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemeliharaan arsip dinamis meliputi
pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.

Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 11 ayat 2
mengamanatkan bahwaPemeliharaan arsip dinamis
meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.
1.3 PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan Arsip Inaktif Selaku Unit Pengolah telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
melaksanakan pemindahan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip inaktif tentang Kearsipan Pasal 56huruf a yang menyebutkan
bahwapemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
 -37-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
unit kearsipan;
Pemindahan arsip inaktif
dilakukan melalui kegiatan Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang
penyeleksian arsip inaktif, Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 22 ayat 1
membuat daftar arsip inaktif mengamanatkan bahwaUnit pengolah memindahkan
yang dipindahkan , dan arsip inaktif ke unit kearsipan disertai berita acara
penataan arsip inaktif yang pemindahan yang dilengkapi daftar arsip yang
dipindahkan dipindahkan

Arsip inaktif yang Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

dipindahkan tidak melewati Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
retensi arsip aktif sesuai JRA Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 8 ayat 1
menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif yang
Pemindahan arsip inaktif retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dari unit
disertai dengan berita acara pengolah ke unit kearsipan Perangkat Daerah
pemindahan arsip inaktif
Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang
Berita acara pemindahan Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
arsip inaktif di tandatangani Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 2
oleh pimpinan unit pengolah menyatakan bahwa Pemindahan arsip sebagaimana
dan pimpinan unit kearsipan. dimaksud pada ayat (1) disertai Berita Acara dan di
lampiri Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip inaktif
disertai dengan daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
inaktif yang dipindahkan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 57 Ayat 2 yang menyebutkan
Daftar arsip inaktif yang bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
dipindahkan ditandatangani dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
oleh pimpinan unit pengolah a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip
sebagai pihak yang inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan arsip
memindahkan dan oleh inaktif yang akan dipindahkan.
pimpinan unit kearsipan
sebagai pihak yang Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
menerima Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
 -38-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Daftar arsip inaktif yang dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati
dipindahkan sebagai retensi arsip aktif.
lampiran berita acara
pemindahan arsip memuat Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
informasi sesuai dengan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
ketentuan yaitu berupa daftar tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 4 yang menyebutkan
berkas dan daftar isi berkas. bahwaBerita acara dan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan
pimpinan unit kearsipan.

Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 3
menyatakan bahwa Berita Acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh Kepala
Unit Pengolah dan Kepala Unit Kearsipan.

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

2.1 SUMBER DAYA MANUSIA

Pengelola Arsip Telah memiliki pengelola Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang .
arsip sebanyak 1 orang Penyelenggaraan Kearsipan pasal 17 ayat 3
pengelola arsip yang mengamanatkan bahwa Pelaksana teknis
merupakan THL pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh Arsiparis
dan/atau pengelola arsip

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
Pengelola arsip di lingkungan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang Untuk dapat
telah mengikuti kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 1 meningkakan
 -39-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
pengembangan kearsipan mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber kemampuan dan
(non diklat teknis) yaitu daya manusia kearsipan untuk mengatur pengetahuan
mengikuti sosialisasi kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan dengan mengikuti
kearsipan, workshop diklat, uji
kearsipan dan bimbingan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang kompetensi dan
teknis kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2 sertifikasi
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
2.1 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Folder Telah memiliki folder sebagai Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000
sarana pemberkasan arsip tentang Standar Folder dan Guide Arsip
aktif.
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Folder memenuhi spesifikasi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2,
terbuat dari lembar kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
manila karton menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana
Folder memenuhi spesifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
yaitu keadaan lembaran rata, gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung
tidak kaku, tidak berlubang pengelolaan dan penyimpanan arsip
dan tidak kusut.

Folder memiliki bentuk dan

ukuran sesuai ketentuan

Penggunaan folder sesuai

yaitu satu folder digunakan
untuk satu subyek atau satu
berkas dengan maksimal 150
lembar

Penggunaan folder sesuai

yaitu folder dletakkan pada
 -40-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
posisi dibelakang guide/sekat
dalam laci filing cabinet.
Guide/sekat Telah memiliki guide/sekat Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000
sebagai sarana tentang Standar Folder dan Guide Arsip
pemberkasan arsip aktif.
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Guide/sekat memenuhi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2,
spesifikasi terbuat dari kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
karton mm, lebih tebal dari menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip
bahan folder sehingga tidak sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana
mudah melengkung (terlipat). sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung
Guide/sekat memenuhi pengelolaan dan penyimpanan arsip
spesifikasi yaitu keadaan
lembaran rata, tidak kaku,
tidak berlubang dan tidak
kusut.

Memiliki guide/sekat yang

terdiri dari guide/sekat
primer, sekunder, dan tersier.

Guide/sekat memiliki bentuk

sesuai ketentuan yaitu
berbentuk empat persegi
panjang dan memiliki tab.

Guide/sekat memiliki bentuk

sesuai ketentuan yaitu terdiri
atas tab primer, sekunder,
dan tersier, serta letak tab
primer, tab sekunder dan tab
tersier pada masing-masing
guide tidak saling menutup

Penggunaan guide/sekat
 -41-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sesuai yaitu diletakkan di
antara kelompok berkas
arsip yang satu dengan
kelompok berkas arsip
lainnya di dalam laci filing
cabinet.

Penggunaan guide/sekat
telah sesuai yaitu tab pada
guide/sekat hanya digunakan
untuk mencantumkan kode
klasifikasi dan indeks /
masalah
Label Telah menuliskan tanda Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
pengenal dari berkas Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menggunakan kertas label menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana
yang dilekatkan pada tab keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri
folder dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks,
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
Sarana Arsip Aktif Lainnya Telah memiliki out indicator Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang -
sebagai sarana peminjaman Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
arsip. menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri
dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks,
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
Telah menggunakan indeks Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana
Belum memiliki tunjuk silang keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri Agar memiliki
. dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk silang
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. sebagai petunjuk
bahwa ada
berkas yang
memiliki
persamaan
 -42-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
masalah yang
disimpan pada
tempat yang
berbeda.

Filing cabinet Telah memiliki filing cabinet Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
sebagai sarana Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
penyimpanan arsip menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
[Link] cabinet yang sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
digunakan adalah filing folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
cabinet yang memiliki laci. silang, boks, filing cabinet/rak Arsip

Filing cabinet dilengkapi

kunci pengaman.
Aplikasi Pengelolaan Arsip Telah menggunakan Aplikasi Pertauran Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata Penggunakan
Aktif Srikandi Naskah Dinas pasal 20 mengamanatkan bahwa Aplikasi Srikandi
Komputer / Laptop Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam agar ditingkatkan.
elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18
Koneksi internet yang huruf b menggunakan:
disediakan oleh lingkungan a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau
kantor b. aplikasi pengolah kata atau data.
Server (termasuk penggunaan
cloud server)

2. BIDANG SUMBER DAYA AIR

 -43-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Kesesuaian dalam Pembuatan Telah melakukan penomoran Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
Naskah Dinas naskah dinas terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
naskah dinas sesuai dengan pasal 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan
susunan penomoran naskah bahwa penomoran naskah dinas dilakukan pada
dinas yaitu naskah dinas surat perintah/ surat perintah tugas, nota dinas
berupa surat tugas dan surat maupun naskah dinas surat lainnya , susunan nomor
dinas. surat terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.
- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
klasifikasi arsip terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
naskah dinas sesuai dengan pasal 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan
susunan penomoran naskah bahwa penomoran naskah dinas dilakukan pada
dinas yaitu naskah dinas surat perintah/ surat perintah tugas, nota dinas
berupa surat tugas dan surat maupun naskah dinas surat lainnya , susunan nomor
dinas surat terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
 -44-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.

- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran

naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kepala naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
terhadap naskah dinas pasal 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah
sesuai dengan ketentuan dinas surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
struktur naskah dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan
dan bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas
 -45-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi
eksternal tercantum dalam lampiran angka I
hiruf D yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur batang tubuh/isi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
naskah dinas naskah dinas pasal 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah
sesuai dengan ketentuan dinas surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
struktur naskah dinas. tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan
dan bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi
eksternal tercantum dalam lampiran angka I
hiruf D yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
 -46-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kaki naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
terhadap naskah dinas pasal 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah
sesuai dengan ketentuan dinas surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
struktur naskah dinas. tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan
dan bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi
eksternal tercantum dalam lampiran angka I
hiruf D yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
Dalam format naskah Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
dinas,telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
jenis huruf terhadap naskah pasal 10 mengamanatkan bahwa pengetikannaskah
dinas yang sesuai dengan dinas dalam bentuk dan susunan surat dengan
ketentuan format naskah menggunakan jenis huruf arial 12 (dua belas) atau
dinas disesuaikan dengan kebutuhan
 -47-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 33 ayat 2 mengamanatkan
bahwa jenis huruf dan ukuran pada naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus yaitu arial
dengan ukuran 12 (dua belas)
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
batas/ruang tepi terhadap pasal 10 ayat 2 dan lampiran huruf A
naskah dinas yang sesuai mengamanatkan bahwa 1. ruang tepi atas, apabila
dengan ketentuan format menggunakan kop naskah dinas, 2 (dua) spasi di
naskah dinas. bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas
paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas; 2.
ruang tepi bawah, paling sedikit 2,5 (dua koma lima)
cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang tepi kiri, paling
sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan 4. ruang
tepi kanan, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan
kertas. Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang
tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga
jarak spasi dalam paragraf) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 35 ayat 2 mengamanatkan
bahwa penentuan batas atau ruang tepi sebagimana
dimaksud pada ayat 1 untuk naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus diatur
dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:
(1) jika menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, (2) jika tanpa kop naskah dinas, paling
sedikit 2 cm dari tepi atas kertas, b. ruang tepi bawah
paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas, c. ruang
tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas, d.
 -48-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
ruang tepi kanan paling sedikit cm dari tepi kanan
kertas.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata JIka ada naskah
belum menggunakan nomor Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dinas yang lebih
halaman terhadap naskah pada lampiran huruf Cmengamanatkan bahwa dari 3 (tiga)
dinas yang sesuai dengan Naskah dinas yang memiliki halaman lebih dari 3 halaman agar
ketentuan format naskah (tiga) lembar dapat dilengkapi dengan pemberian diberikan nomor
dinas. nomor halaman. Nomor halaman naskah dinas ditulis halaman mulai
dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dari halaman 2.
dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan
membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan
setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah
dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak
perlu mencantumkan nomor halaman.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 36
- ayat 1 mengamanatkan bahwa nomor
halaman sebagimana dimaksud dalam pasal
21 huruf g pada naskah dinas menggunakan
angka arab.

- ayat 2 mengamanatkan bahwa naskah dinas

korespondensi dan naskah dinas khusus
yang memiliki halaman lebih dari 3 (tiga)
lembar dapat dilengkapi dengan pemberian
nomor halaman.

- ayat 3 mengamanatkan bahwa nomor

halaman sebagimana dimaksud pada ayat 1
dalam naskah dinas korespondensi dan
naskah dinas khusus ditempatkan pada
bagian tengah atas secara simetris mulai
halaman kedua dengan membubuhkan
tanda hubung (-) sebelum dan setelah
nomor.
 -49-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Belum ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Jika ada naskah
yang menerapkan tembusan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dinas yang
naskah dinas yang sesuai pasal 10 ayat 2 dan lampiran huruf menerapkan
dengan ketentuan format Dmengamanatkan bahwa Penulisan tembusan surat tembusan naskah
naskah dinas. dicantumkan di sebelah kiri bawah setelah identitas dinas agar sesuai
pejabat yang menandatangani. dengan ketentuan
format naskah
Peraturan BUpati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata dinas.
Naskah Dinas pasal 37 2.
- ayat 1 mengamanatkan bahwa tembusan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21
huruf h disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan pihak yang dianggapp
perlu mengetahui isi surat.

- ayat 5 mengamanatkan bahwa tembusan

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 berada
pada posisi bagian kiri bawah pada naskah
dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:) tidak
diberi garis bawah serta tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip
atau istilah sejenis.
Telah ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Jika ada naskah
yang menerapkan lampiran Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah dinas yang
naskah dinas tetapi belum pasal 10 ayat 2 dan lampiran huruf E menerapkan
sesuai dengan ketentuan mengamanatkan bahwa Pada dasarnya jika naskah lampiran naskah
format naskah dinas. memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran diberi dinas agar sesuai
nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman dengan ketentuan
lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman format naskah
sebelumnya. Naskah dinas dalam bentuk dan dinas.
susunan surat yang mempunyai lampiran, pada
lembar lampiran di pojok sebelah kanan atas ditulis
lampiran surat:, nomor dan tanggal serta pada
bagian akhir sebelah kanan bawah ditandatangani
 -50-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
oleh pejabat yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 38
- ayat 1 mengamanatkan bahwa lampiran
sebagimana dimaksud dalam pasal 21 huruf i
ditandatangani oleh pejabat yang sama
dengan yang menandatangai naskah dinas
- ayat 2 mengamanatkan bahwa dalam hal
lampiran naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 memiliki lebih dari
satu halaman, halaman berikutnya diberi
nomor sebagimana dimaksud dalam pasal
36 ayat 1.
- ayat 3 mengamanatkan bahwa contoh
lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat
1 tercamtum dalam lampiran angka III yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
peraturan bupati ini.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
telah menerapkan Naskah Dinas pasal 24 ayat 2 mengamanatkan
penggunaan logo terhadap bahwa kop naskah dinas perangkat daerah
naskah dinas yang sesuai sabagaimana dimaksud pada ayat 1 memuat logo
dengan ketentuan format daerah ditempatkan di bagian kiri atas, tulisan
naskah dinas. Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, nama
Perangjat Daerah yang bersangkutan ditebalkan
(bold) dilengkapi dengan penulisan aksara jawa,
alamat yang dilengkapi dengan nama kabupaten dan
nama propinsi, kode pos, nomor telepon, facsimile,
laman, dan pos-el di bagian tengan atas.
Telah membubuhkan paraf Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
terhadap naskah dinas yang Naskah Dinas pasal 40
sesuai dengan ketentuan - ayat 1 mengamanatkan bahwa Paraf
pembubuhan paraf pada net sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39
naskah dinas. merupakan tanda tangan singkat sebagai
bentuk pertanggungjawaban atas muatan
 -51-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
materi, substansi, redaksi, dan pengetikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Paraf
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri
atas:
e. paraf hierarki
f. paraf koordinasi

- ayat 3 mengamanatkan bahwa Naskah

Dinas yang konsepnya dibuat oleh
pejabat di bawah pejabat penandatangan,
terlebih dahulu diparaf sebelum
ditandatangani
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Naskah
Dinas yang konsepnya dibuat oleh
pejabat yang akan menandatangani
Naskah Dinas tidak memerlukan paraf
- ayat 5 mengamanatkan bahwa Fitur paraf
dalam media rekam elektronik, berbentuk
catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis
data sebelum dilakukan penandatanganan
oleh pejabat yang berwenang
- ayat 6 mengamanatkan bahwa Pembubuhan
paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa
surat perjalanan dinas dibubuhkan pada
lembar pertama sebelah kiri tanda tangan
Telah menerapkan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 21
kewenangan sampai dengan pasal 31.
penandatanganan terhadap
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 44
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa pemberian
tanda tangan pada naskah dinas
sebagaimana dimaksud dalam pasal 39
berfungsi sebagai alat autentikasi dan
verifikasi atas identitas penandatangan serta
keautentikan, kepercayaan, dan keutuhan
 -52-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
informasi.
- ayat 2 mengamanatkan bahwa tanda tangan
sebagimana dimaksud pada ayat 1 terdiri
atas:
g. tanda tangan basah
h. tanda tangan elektronik
ayat 3 mengamanatkan bahwa pemberian tanda
tangan sebagaimana dimkasud apada ayat 1 dan
ayat 2 dilakukan oleh pejabat yang berwenang
Belum ada pelimpahan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 15 Jika ada
wewenang sampai dengan pasal 18. pelimpahan
penandatanganan terhadap wewenang
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata penandatanganan
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 67 terhadap naskah
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Pejabat dinas agar sesuai
Pemerintah Daerah dapat dengan ketentuan
melimpahkan kewenangan penandatanganan
penandatanganan Naskah Dinas kepada naskah dinas.
pejabat di bawahnya
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Ketentuan
mengenai pelimpahan kewenangan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tercantum dalam Lampiran angka IX huruf B
yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Bupati ini
Pengamanan Naskah Dinas Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
kode derajat klasifikasi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
keamanan terhadap naskah pasal 7 ayat 2mengamanatkan bahwa Pemberian
dinas yaitu B (Biasa) kode derajat pengamanan berdasarkan kategori
klasifikasi keamanan naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dituliskan pada amplop dan
di sebelah kiri atas naskah dinas serta penggunaan
amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang
sangat rahasia dan rahasia dengan ketentuan: a.
naskah dinas Sangat Rahasia diberikan kode “SR”
dengan menggunakan tinta warna merah; b. naskah
 -53-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
dinas Rahasia diberikan kode “R” dengan
menggunakan tinta warna merah; c. naskah dinas
Terbatas diberikan kode “T” dengan menggunakan
tinta warna hitam; dan d. naskah dinas
Biasa/Terbuka diberikan kode “B” dengan
menggunakan tinta warna hitam.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 58
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengamanan
Naskah Dinas paling sedikit memuat:
c. penentuan kategori klasifikasi keamanan
dan akses Naskah Dinas
d. perlakuan terhadap Naskah Dinas
berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses yang meliputi:
3. pemberian kode derajat klasifikasi
keamanan dan akses
4. pemberian nomor seri pengaman
(security printing) untuk Naskah
Dinas dengan kategori klasifikasi
keamanan sangat rahasia dan
rahasia
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Nomor seri
pengaman (security printing) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b angka 2
dapat menggunakan watermarks
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Watermarks
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa
tulisan rahasia atau sangat rahasia
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Contoh
nomor seri pengaman (security printing)
yang menggunakan watermarks tercantum
dalam Lampiran angka VIII yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan
Bupati ini
 -54-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 59 mengamanatkan bahwa
Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam
elektronik aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
memuat fitur pengamanan Naskah Dinas

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 60 mengamanatkan bahwa
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas
terdiri atas:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 61 mengamanatkan bahwa
Penentuan tingkat klasifikasi keamanan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 diatur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
tentang sistem klasifikasi keamanan akses arsip
dinamis

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 62 mengamanatkan bahwa Hak
akses terhadap Naskah Dinas diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 65 mengamanatkan bahwa
Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses
diberikan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’
dengan menggunakan tinta warna merah
 -55-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan
menggunakan tinta warna merah
c. Naskah Dinas penting diberikan kode ‘T’ dengan
menggunakan tinta hitam
d. Naskah Dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan
menggunakan tinta hitam
Pengendalian Naskah Dinas Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
Keluar naskah dinas keluar berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
Buku Agenda dan Aplikasi pasal 6 huruf cmengamanatkan bahwa naskah dinas
Srikandi keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh
Unit Kearsipan pada masing-masing Perangkat
Daerah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf c
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata
usaha pada setiap unit kerja
Telah melakukan -
penggandaan naskah dinas
keluar sesuai ketentuan.
Telah melakukan pengiriman Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
naskah dinas keluar sesuai Naskah Dinas pasal 71
ketentuan. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Kecepatan
proses pengurusan Naskah Dinas terdiri
atas:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu
paling lama 24 (dua puluh empat) jam
setelah Naskah Dinas diterima;
b. segera, dengan batas waktu paling lama
2x24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
c. penting, dengan batas waktu paling
lama 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam
 -56-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
setelah Naskah Dinas diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu paling lama 3
(tiga) hari kerja setelah Naskah Dinas
diterima
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Penulisan
tingkat kecepatan proses pengurusan
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dicantumkan pada sifat surat
Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
penyimpanan pertinggal Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
naskah dinas keluar sesuai pasal 6 huruf dmengamanatkan bahwa naskah dinas
ketentuan. keluar yang ada parafnya disimpan di Unit Pengolah
sebagai pertinggal.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf d
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
dibuat melalui media rekam elektronik diarsipkan
oleh unit kearsipan dan huruf e mengamanatkan
bahwa Naskah Dinas keluar yang dibubuhi paraf
diarsipkan oleh unit pengolah
Telah menggunakan amplop Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
dinas sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
ketentuan standar pasal 50 ayat 1 huruf c mengamanatkan bahwa
penggunaan amplop. sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm
dan lebar 18 cm dan pasal 2 huruf b
mengamanatkan bahwa coklat untuk sampul naskah
dinas Perangkat Daerah serta pasal 51 ayat 3
mengamanatkan bahwa Sampul naskah dinas
Perangkat Daerah memuat gambar lambang daerah
berwarna hitam ditempatkan di bagian kiri atas,
tulisan Pemerintah Kabupaten Gunungkidul, nama
perangkat daerah yang bersangkutan dilengkapi
dengan penulisan aksara jawa, alamat, kode pos,
nomor telepon, nomor faksimile, pos elektronik
(posel), dan laman di bagian tengah atas
 -57-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 51
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Amplop
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas:
a. amplop Naskah Dinas jabatan Bupati; dan
b. amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah:
c. amplop Naskah Dinas UPT; dan
d. amplop Naskah Dinas Satuan Pendidikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Bentuk
amplop Naskah Dinas yang digunakan
untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan
media rekam kertas berbentuk persegi
panjang
- ayat 3 mengamanatkan bahwa ukuran
amplop yang digunakan untuk
pendistribusian Naskah Dinas dengan
media rekam kertas dapat disesuaikan
dengan kebutuhan sesuai dengan
kepentingan Pemerintah Daerah
- ayat 4 mengamanatkan bahwa amplop
Naskah Dinas jabatan Bupati sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf a
menggunakan kertas warna putih
- ayat 5 mengamatakan bahwa amplop
Naskah Dinas Perangkat Daerah
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf
b, Amplop Naskah Dinas UPT sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf c, dan Amplop
Naskah Dinas Satuan Pendidikan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d
menggunakan kertas warna coklat
 -58-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Penerimaan Arsip Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
(Pengendalian Naskah Dinas penerimaan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Masuk) sesuai dengan ketentuan Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
tata naskah dinas. dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas
oleh Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah; 2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan
pimpinan; dan 3. Naskah dinas masuk disimpan
pada Unit Pengolah. b. tembusan naskah dinas
jawaban disampaikan kepada yang berhak; dan c.
alur pengurusan naskah dinas diselenggarakan
melalui mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi
hingga ke pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
naskah dinas masuk berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Buku Agenda dan Aplikasi Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
Srikandi
dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas
oleh Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
 -59-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan
pimpinan; dan 3. Naskah dinas masuk disimpan
pada Unit Pengolah. b. tembusan naskah dinas
jawaban disampaikan kepada yang berhak; dan c.
alur pengurusan naskah dinas diselenggarakan
melalui mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi
hingga ke pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata .

pengarahan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
masuk sesuai dengan mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
ketentuan.
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf
a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas
oleh Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan
pimpinan; dan 3. Naskah dinas masuk disimpan
pada Unit Pengolah. b. tembusan naskah dinas
jawaban disampaikan kepada yang berhak; dan c.
alur pengurusan naskah dinas diselenggarakan
melalui mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi
 -60-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
hingga ke pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata -

penyampaian naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
masuk sesuai dengan mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
ketentuan.
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf
a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas
oleh Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan
pimpinan; dan 3. Naskah dinas masuk disimpan
pada Unit Pengolah. b. tembusan naskah dinas
jawaban disampaikan kepada yang berhak; dan c.
alur pengurusan naskah dinas diselenggarakan
melalui mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi
hingga ke pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf c mengamanatkan
bahwa unit kearsipan mengarsipkan Naskah Dinas
masuk dengan media rekam elektronik dan huruf d
mengamanatkan bahwa unit pengolah
mengarsipkan Naskah Dinas masuk dengan
 -61-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
media rekam kertas
1.2 PENGGUNAAN ARSIP
Ketersediaan Arsip Aktif Menyediakan layanan arsip Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 47 Tahun 2012 -
aktif. tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 19
menyebutkan bahwa Pelayanan arsip dinamis
dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip dan
asas pelayanan prima
Sarana Peminjaman Dalam penggunaan sarana Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Dalam
peminjaman arsip, telah Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 penggunaan
terdapat Buku tentang Kearsipan Pasal 159 Ayat 1 yang sarana
Peminjaman/Formulir menyebutkan bahwaPengelolaan arsip dilakukan peminjaman arsip
Peminjaman dan belum dengan menggunakan prasarana dan sarana agar
menggunakan out indikator berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala menggunakan out
ANRI. indicator sebagai
pengganti
informasi arsip
yang dipinjam
Penyajian Arsip Aktif Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang
pengguna internal menyebutkan bahwa Penggunaan arsip dinamis
Penyajian arsip aktif untuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b
kepentingan internal, telah diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan
berdasarkan sistem masyarakat.
klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis. Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri
dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka
 -62-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pengguna
internal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf a meliputi:
[Link] dan staf di lingkungan Perangkat
Daerah Pencipta Arsip, b. pengawas
internal
Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
belum ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang
pengguna eksternal menyebutkan bahwa Penggunaan arsip dinamis
 -63-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Penyajian arsip aktif untuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b
kepentingan eksternal, telah diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan
berdasarkan sistem masyarakat.
klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis. Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri
dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Dinamis pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
 -64-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
pengguna eksternal
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Pengguna
eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b meliputi: a. pengawas eksternal,
b. penegak hukum, c. public, d. pegawai
Perangkat Daerah lain yang mempunyai
kepentingan terkait dengan pelaksanaan
tugas dan fungsi atas Arsip Dinamis yang
tercipta

1.3 PEMELIHARAAN ARSIP

Pemberkasan Arsip Aktif Telah melaksanakan Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
pemberkasan arsip aktif Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 12 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan terhadap Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip yang dibuat dan arsip tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 1 yang
yang diterima menyebutkan bahwaPemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3)
huruf a, dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan
diterima.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 8 Ayat 1
yang menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif,
dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 1
mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2),
dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan sesuai Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 2,
 -65-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
klasifikasi arsip. mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 4 ayat 1 mengamanatkan
bahwa Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Gunungkidul meliputi: a. fungsi fasilitatif
, b. fungsi substantif

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Gunungkidul menggunakan
Kode Klasifikasi Arsip berupa angka
- ayat 2 mengamanatkan Kode Klasifikasi
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berfungsi sebagai dasar penomoran
surat, pemberkasan, penataan,
penyusutan, dan penemuan kembali arsip
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Kode
Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan
dari Peraturan Bupati ini
Telah menyusun daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
aktif berupa daftar berkas Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dan daftar isi berkas tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 3 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip
serta tersusunnya daftar arsip aktif dan ayat 4
menyebutkan bahwa Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

 -66-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 1
yang menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip
serta tersusunnya daftar Arsip Aktif dan ayat 2
menyebutkan bahwa Daftar Arsip Aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 3
mengamanatkan bahwaPemberkasan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip
serta tersusunnya daftar arsip aktif dan ayat 4
mengamanatkan bahwa Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas
Daftar berkas arsip aktif telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 5 yang
menyebutkan bahwaDaftar berkas sekurang-
peraturan perundang-
kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor
undangan. berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian . . .- 24 - d.
uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah;
dan g. keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 3
yang menyebutkan bahwaDaftar berkas paling
sedikit memuat informasi tentang: a. unit pengolah;
b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian
informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g.
keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor
berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas;
 -67-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.

Daftar isi berkas telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 6 yang
menyebutkan bahwaDaftar isi berkas sekurang-
peraturan perundang-
kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item
undangan. arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e.
tanggal; f. jumlah; dan g. Keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 4
yang menyebutkan bahwaDaftar isi berkas paling
sedikit memuat informasi tentang: a. nomor berkas;
b. nomor item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian
informasi Arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g.
keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar isi berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item
arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e.
tanggal;f. jumlah; dan g. keterangan
Telah menyampaikan daftar Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
arsip aktifnya kepada unit Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kearsipan setiap 6 bulan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 7 yang
menyebutkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
setelah pelaksanaan.
daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6
(enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 10 yang
menyebutkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap
 -68-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 9
mengamanatkan bahwaUnit pengolah
menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit
kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan
Penyimpanan Arsip Aktif Telah melakukan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
penyimpanan arsip aktif yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dimilikinya. tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3)
huruf c, dilakukan terhadap arsip aktif dan inaktif
yang sudah didaftar dalam daftar arsip dan ayat 2
menyebutkan bahwa Penyimpanan arsip aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 11 Ayat
1 yang menyebutkan bahwaPenyimpanan Arsip Aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 16 ayat 2
mengamanatkan bahwaPenyimpanan arsip aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
 -69-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Fisik arsip yang disimpan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah sesuai dengan daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip aktif. tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 4,5,6 yang
menyebutkan bahwa (4) Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas. (5) Daftar berkas
sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah; b.
nomor berkas; c. kode klasifikasi;d. uraian informasi
Belum seluruh arsip yang berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. Agar seluruh arsip
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
disimpan telah terdaftar ke aktif yang
nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode
dalam daftar arsip aktif klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. disimpan
jumlah; dan g. keterangan. dibuatkan daftar
arsip aktif.

Arsip yang disimpan tidak Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
melewati retensi arsip aktif. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip aktif dan
inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan
informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan
arsip berdasarkan JRA.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 12 Ayat
1 yang menyebutkan bahwaDalam hal Arsip Aktif
yang disimpan unit pengolah telah melewati retensi
Arsip Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan
JRA, unit pengolah harus melaksanakan
pemindahan Arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan
Arsip yang disimpan telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
menggunakan sarana yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
sesuai yaitu folder, tentang Kearsipan Penjelasan Pasal 47 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip aktif
guide/sekat, filing kabinet.
dilakukan pada sentral arsip aktif atau central file
 -70-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sebagai tempat penyimpanan arsip aktif yang
dirancang untuk penyimpanan arsip secara efisien,
efektif, dan aman

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4
yang menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator,
indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip
Alih Media Arsip Belum melakukan alih media Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Agar melakukan
terhadap arsip aktif Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 alih media
tentang Kearsipan Pasal 48 yang menyebutkan terhadap arsip
bahwaDalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
aktif disertai
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3)
dapat dilakukan alih media arsip, pasal 49 ayat 5 dengan daftar
menyebutkan Alih media arsip diautentikasi oleh arsip yang
pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan dialihmediakan,
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, berita acara alih
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, media, autentikasi
ayat 6 menyebutkan bahwa pelaksanaan alih media alih media arsip
dilakukan dengan membuat berita acara yang
aktif
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan,
pasal 7 menyebutkan bahwa Berita acara alih media
arsip dinamis sekurangkurangnya memuat: a. waktu
pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; Alih media yang
d. jumlah arsip; e. keterangan proses alih media dimaksud bukan
yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan terhadap surat
oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan, masuk maupun
pasal 8 menyebutkan bahwa Daftar arsip dinamis keluar yang di-
yang dialihmediakan sekurangkurangnya memuat: a. scan. Namun, alih
unit pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah
arsip; e. kurun waktu; dan f. Keterangan media yang
dimaksud meliputi
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang digitisasi arsip
Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 22 konvensional (ke
 -71-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip dalam bentuk
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) elektronik/digital)
huruf c dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan secara
arsip aktif ; b. penataan arsip; c. penyimpanan arsip; memberkas.
dan d. alih media arsip

Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang

Pedoman Alih Media Arsip Dinamis Di Lingkungan
Pemerintah Kabupten Gunungkidul mengamanatkan
pada:
pasal 12 bahwa Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan alih
media harus membuat berita acara yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
pasal 13 (1) bahwa berita acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) paling kurang memuat a.
waktu pelaksanaan, b. tempat pelaksanaan, [Link]
media, [Link] arsip, [Link] proses alih
media yang akan dilakukan, f. pelaksanaan, g.
penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah /unit
kearsipan
(2) bahwa daftar arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) paling kurang memuat: a. organisasi, [Link]
pengolah, c. nomor urut, d. jenis arsip, e. media
arsip, f. jumlah, [Link], [Link], [Link]
pasal 14 ayat 1 bahwa Autentikasi Arsip Elektronik
hasil Alih Media dilakukan untuk menjamin
keabsahan Arsip, ayat 2 bahwa Arsip Elektronik hasil
Alih Media sebagiamana dimaksud pada ayat (1)
diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan
Pencipta Arsip dengan memberikan tanda tertentu
yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan
 -72-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Arsip Elektronik hasil Alih Media, ayat 3 bahwa
Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan dengan
metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Pemeliharaan Arsip Vital Menyimpan arsip vital berupa Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang Agar melakukan
arsip pembangunan, Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah pengelolaan arsip
pemeliharaan, pemanfaatan, Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor II vital sesuai
pembinaan dan pengamanan huruf B, nomor 4 menyatakan bahwa, Contoh arsip dengan
sumber air permukaan, vital: ketentuan.
bangunan dan jaringan
irigasi drainase, sungai, Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
pantai dan telaga.
10) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan
pimpinan instansi pemerintah) selama masih
berlaku;
11) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis
baik dalam maupun luar negeri selama masih
berlaku;
12) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB,
gambar gedung, dan lain-lain);
13) Arsip hak paten dan copy right;
14) Berkas perkara pengadilan;
15) Personal file;
16) Batas wilayah antar Provinsi atau antar
Kabupaten/Kota, kecamatan, desa/kalurahan;
 -73-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
17) Dokumen pengelolaan keuangan Negara; dan
18) Dokumen/Arsip lain yang memenuhi kriteria
Arsip Vital.
Belum melakukan identifikasi Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang Agar melakukan
arsip vital Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah identifikasi arsip
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III vital
huruf f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di
unit kerja
Belum melalukan Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang Agar melalukan
penyusunan daftar arsip vital. Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah penyusunan
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III daftar arsip vital
huruf f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di sesuai ketentuan.
unit kerja, dan daftar arsip vital berisi informasi:
Nomor, Jenis arsip, Tingkat Perkembangan :
diisi dengan Asli, Duplikasi, Kurun waktu, Media,
Jumlah, Jangka simpan, Metode Pelindungan, Lokasi
simpan , Keterangan
Dalam pelindungan Dalam
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
dokumen/arsip vital negara, pelindungan
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
belum menggunakan metode dokumen/arsip
pelindungan arsip vital Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor IV vital negara, agar
huruf B nomor 3 menyatakan bahwa dengan menggunakan
Peralatan Khusus (Vaulting) metode
Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau pelindungan arsip
vital berupa
bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan
duplikasi dan
penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing
pemencaran serta
cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan
peralatan khusus
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun (vaulting).
demikian secara umum peralatan tersebut memiliki
 -74-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet
untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Belum melakukan Agar melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan fisik arsip vital pengamanan fisik
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
arsip vital baik
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C dengan
nomor 1 menyatakan bahwa Pengamanan fisik arsip pengaturan
vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi akses,
arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak pengaturan ruang
arsip simpan,
penggunaan
sistem alarm atau
struktur
bangunan.
Belum melakukan Agar melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan informasi arsip pengamanan
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
vital informasi arsip
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C vital baik berupa
nomor 2 menyatakan bahwa Dalam rangka kartu identifikasi
Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan individu pengguna
Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan arsip, mengatur
pengaturan sebagai berikut: akses petugas
kearsipan,
menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang
menyusun
berhak;
prosedur tetap,
memberi kode rahasia dalam hal diperlukan pada member kode
arsip vital;dan membuat spesifikasi orang-orang yang rahasia kepada
memiliki hak akses arsip atau control
 -75-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
akses.

Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
penyimpanan arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
secara: on site
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf D
menyatakan bahwa Arsip vital disimpan pada tempat
khusus sehingga dapat mencegah/menghambat
unsur perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah
pencurian informasinya. Lokasi penyimpanan arsip
vital dapat dilakukan dengan cara sebaga berikut:

Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu
gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga
pencipta arsip. Penyimpanan di dalam lingkungan
instansi (on site) terbagi menjadi:

instansi besar dengan volume arsip vital cukup

banyak, maka perlu membuat tempat penyimpanan
khusus arsip vital;

instansi kecil dengan jumlah arsip sedikit, maka

penyimpanan arsip vitalnya disimpan pada lemari
besi berlapis baja tahan api dan bebas asam.

Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip. Penyimpanan
di luar lingkungan instansi (off site),
 -76-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
dengan memperhatikan:

lokasi gedung penyimpanan arsip vital relatif lebih

murah daripada lokasi kantor instansinya;

lokasi gedung penyimpanan arsip vital tidak berada

pada lingkungan yang memiliki kandungan polusi
tinggi serta hindari daerah rawan banjir dan/atau
lokasi bekas hutan danperkebunan;

lokasi penyimpanan arsip vital agar tidak berdekatan

dengan keramaian/permukiman yang padat
penduduk; dan

lokasi penyimpanan arsip vital mudah dijangkau

untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai serta mudah diakses.
Pengelolaan arsip terjaga Tidak mengelola arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
terjaga
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 40 Ayat 2 yang
menyebutkan bahwaPemeliharaan arsip dinamis
meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip
terjaga maupun arsip umum.

Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 11 ayat 2
mengamanatkan bahwaPemeliharaan arsip dinamis
meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip
 -77-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
terjaga maupun arsip umum.

1.3 PENYUSUTAN ARSIP

Pemindahan Arsip Inaktif Selaku Unit Pengolah telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
melaksanakan pemindahan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip inaktif tentang Kearsipan Pasal 56huruf a yang
menyebutkan bahwapemindahan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan;
Pemindahan arsip inaktif
dilakukan melalui kegiatan Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang
penyeleksian arsip inaktif, Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 22 ayat 1
membuat daftar arsip inaktif mengamanatkan bahwaUnit pengolah memindahkan
yang dipindahkan , dan arsip inaktif ke unit kearsipan disertai berita acara
penataan arsip inaktif yang pemindahan yang dilengkapi daftar arsip yang
dipindahkan dipindahkan

Arsip inaktif yang Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

dipindahkan tidak melewati Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
retensi arsip aktif sesuai JRA Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 8 ayat 1
menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif yang
Pemindahan arsip inaktif retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dari unit
disertai dengan berita acara pengolah ke unit kearsipan Perangkat Daerah
pemindahan arsip inaktif
Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang
Berita acara pemindahan Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
arsip inaktif di tandatangani Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 2
oleh pimpinan unit pengolah menyatakan bahwa Pemindahan arsip sebagaimana
dan pimpinan unit kearsipan. dimaksud pada ayat (1) disertai Berita Acara dan di
lampiri Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip inaktif
disertai dengan daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
inaktif yang dipindahkan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 57 Ayat 2 yang
Daftar arsip inaktif yang menyebutkan bahwaPemindahan arsip inaktif
dipindahkan ditandatangani sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
 -78-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
oleh pimpinan unit pengolah melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif; b.
sebagai pihak yang pembuatan daftar arsip inaktif yang akan
memindahkan dan oleh dipindahkan; dan c. penataan arsip inaktif yang akan
pimpinan unit kearsipan dipindahkan.
sebagai pihak yang
menerima Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 2 yang
Daftar arsip inaktif yang menyebutkan bahwaPemindahan arsip inaktif
dipindahkan sebagai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
lampiran berita acara setelah melewati retensi arsip aktif.
pemindahan arsip memuat
informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
ketentuan yaitu berupa daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
berkas dan daftar isi berkas. tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaBerita acara dan daftar arsip
inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud
pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah dan pimpinan unit kearsipan.

Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 3
menyatakan bahwa Berita Acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh Kepala
Unit Pengolah dan Kepala Unit Kearsipan.

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

2.1 SUMBER DAYA MANUSIA

Pengelola Arsip Telah memiliki pengelola Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang .
arsip sebanyak 1 orang Penyelenggaraan Kearsipan pasal 17 ayat 3
pengelola arsip yang mengamanatkan bahwa Pelaksana teknis
merupakan THL pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh
Arsiparis dan/atau pengelola arsip
 -79-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber
daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit
kearsipan dan LKD, fungsional Arsiparis dan
pengelola Arsip di Perangkat Daerah dan
Pemerintah Desa
Pengelola arsip di lingkungan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang Untuk dapat
telah mengikuti kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 1 meningkakan
pengembangan kearsipan mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber kemampuan dan
(non diklat teknis) yaitu daya manusia kearsipan untuk mengatur pengetahuan
mengikuti sosialisasi kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan dengan mengikuti
kearsipan, workshop diklat, uji
kearsipan dan bimbingan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang kompetensi dan
teknis kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2 sertifikasi
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber
daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit
kearsipan dan LKD, fungsional Arsiparis dan
pengelola Arsip di Perangkat Daerah dan
Pemerintah Desa
2.1 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Folder Telah memiliki folder sebagai Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000
sarana pemberkasan arsip tentang Standar Folder dan Guide Arsip
aktif.
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Folder memenuhi spesifikasi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2,
terbuat dari lembar kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
manila karton menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan
arsip sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana
Folder memenuhi spesifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
yaitu keadaan lembaran rata, gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung
tidak kaku, tidak berlubang pengelolaan dan penyimpanan arsip
dan tidak kusut.
 -80-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Folder memiliki bentuk dan
ukuran sesuai ketentuan

Penggunaan folder sesuai

yaitu satu folder digunakan
untuk satu subyek atau satu
berkas dengan maksimal 150
lembar

Penggunaan folder sesuai

yaitu folder dletakkan pada
posisi dibelakang guide/sekat
dalam laci filing cabinet.
Guide/sekat Telah memiliki guide/sekat Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000
sebagai sarana tentang Standar Folder dan Guide Arsip
pemberkasan arsip aktif.
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Guide/sekat memenuhi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2,
spesifikasi terbuat dari kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
karton mm, lebih tebal dari menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan
bahan folder sehingga tidak arsip sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana
mudah melengkung (terlipat). sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung
Guide/sekat memenuhi pengelolaan dan penyimpanan arsip
spesifikasi yaitu keadaan
lembaran rata, tidak kaku,
tidak berlubang dan tidak
kusut.

Memiliki guide/sekat yang

terdiri dari guide/sekat
primer, sekunder, dan tersier.

Guide/sekat memiliki bentuk

sesuai ketentuan yaitu
berbentuk empat persegi
 -81-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
panjang dan memiliki tab.

Guide/sekat memiliki bentuk

sesuai ketentuan yaitu terdiri
atas tab primer, sekunder,
dan tersier, serta letak tab
primer, tab sekunder dan tab
tersier pada masing-masing
guide tidak saling menutup

Penggunaan guide/sekat
sesuai yaitu diletakkan di
antara kelompok berkas
arsip yang satu dengan
kelompok berkas arsip
lainnya di dalam laci filing
cabinet.

Penggunaan guide/sekat
telah sesuai yaitu tab pada
guide/sekat hanya digunakan
untuk mencantumkan kode
klasifikasi dan indeks /
masalah
Label Belum menuliskan tanda Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Agar menuliskan
pengenal dari berkas tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 tanda pengenal
menggunakan kertas label yang menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana dari berkas
yang dilekatkan pada tab keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) menggunakan
folder terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator, kertas label yang
indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. dilekatkan pada
tab folder
Sarana Arsip Aktif Lainnya Belum memiliki out indicator Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Agar memiliki out
sebagai sarana peminjaman tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 indicator sebagai
arsip. yang menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana sarana
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) peminjaman
terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator, arsip.
 -82-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.

Telah menggunakan indeks Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018

tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4
yang menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana
Belum memiliki tunjuk silang keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) Agar memiliki
. terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator, tunjuk silang
indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. sebagai petunjuk
bahwa ada
berkas yang
memiliki
persamaan
masalah yang
disimpan pada
tempat yang
berbeda.

Filing cabinet Telah memiliki filing cabinet Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018
sebagai sarana tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4
penyimpanan arsip yang menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana
[Link] cabinet yang keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
digunakan adalah filing terdiri dari folder, guide/sekat, label, out indikator,
cabinet yang memiliki laci. indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip

Filing cabinet dilengkapi

kunci pengaman.
Aplikasi Pengelolaan Arsip Telah menggunakan Aplikasi Pertauran Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata Penggunakan
Aktif Srikandi Naskah Dinas pasal 20 mengamanatkan bahwa Aplikasi Srikandi
Komputer / Laptop Pembuatan Naskah Dinas dengan media agar ditingkatkan.
rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam
Koneksi internet yang Pasal 18 huruf b menggunakan:
disediakan oleh lingkungan a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau
kantor
 -83-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Server (termasuk penggunaan b. aplikasi pengolah kata atau data.
cloud server)
 -84-

3. BIDANG BINA MARGA

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Kesesuaian dalam Pembuatan Telah melakukan penomoran Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
Naskah Dinas naskah dinas terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas. terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.
- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
klasifikasi arsip terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

 -85-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.

- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran

naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kepala naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas
 -86-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.

Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur batang tubuh/isi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
 -87-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kaki naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
Dalam format naskah Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
dinas,telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
jenis huruf terhadap naskah 10 mengamanatkan bahwa pengetikannaskah dinas
dinas yang sesuai dengan dalam bentuk dan susunan surat dengan
ketentuan format naskah menggunakan jenis huruf arial 12 (dua belas) atau
dinas disesuaikan dengan kebutuhan
 -88-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 33 ayat 2 mengamanatkan bahwa
jenis huruf dan ukuran pada naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus yaitu arial
dengan ukuran 12 (dua belas)
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
batas/ruang tepi terhadap 10 ayat 2 dan lampiran huruf A mengamanatkan
naskah dinas yang sesuai bahwa 1. ruang tepi atas, apabila menggunakan kop
dengan ketentuan format naskah dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop, dan apabila
naskah dinas. tanpa kop naskah dinas paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah, paling sedikit 2,5
(dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang
tepi kiri, paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas;
dan 4. ruang tepi kanan, paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi kanan kertas. Dalam pelaksanaannya, penentuan
ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga
jarak spasi dalam paragraf) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 35 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penentuan batas atau ruang tepi sebagimana
dimaksud pada ayat 1 untuk naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus diatur
dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:
(1) jika menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, (2) jika tanpa kop naskah dinas, paling
sedikit 2 cm dari tepi atas kertas, b. ruang tepi bawah
paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas, c. ruang
tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas, d.
ruang tepi kanan paling sedikit cm dari tepi kanan
 -89-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
kertas.

Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata JIka ada naskah
belum menggunakan nomor Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pada dinas yang lebih
halaman terhadap naskah lampiran huruf Cmengamanatkan bahwa Naskah dinas dari 3 (tiga)
dinas yang sesuai dengan yang memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar dapat halaman agar
ketentuan format naskah dilengkapi dengan pemberian nomor halaman. Nomor diberikan nomor
dinas. halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan halaman mulai
nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara dari halaman 2.
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 36
- ayat 1 mengamanatkan bahwa nomor
halaman sebagimana dimaksud dalam pasal
21 huruf g pada naskah dinas menggunakan
angka arab.

- ayat 2 mengamanatkan bahwa naskah dinas

korespondensi dan naskah dinas khusus yang
memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar
dapat dilengkapi dengan pemberian nomor
halaman.

- ayat 3 mengamanatkan bahwa nomor

halaman sebagimana dimaksud pada ayat 1
dalam naskah dinas korespondensi dan
naskah dinas khusus ditempatkan pada
bagian tengah atas secara simetris mulai
halaman kedua dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
 -90-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Belum ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Jika ada naskah
yang menerapkan tembusan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal dinas yang
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf Dmengamanatkan bahwa menerapkan
dengan ketentuan format Penulisan tembusan surat dicantumkan di sebelah kiri tembusan naskah
naskah dinas. bawah setelah identitas pejabat yang dinas agar sesuai
menandatangani. dengan ketentuan
format naskah
Peraturan BUpati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata dinas.
Naskah Dinas pasal 37 3.
- ayat 1 mengamanatkan bahwa tembusan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf
h disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan pihak yang dianggapp perlu
mengetahui isi surat.

- ayat 5 mengamanatkan bahwa tembusan

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 berada
pada posisi bagian kiri bawah pada naskah
dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:) tidak
diberi garis bawah serta tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip
atau istilah sejenis.
Telah ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
yang menerapkan lampiran Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf E mengamanatkan
dengan ketentuan format bahwa Pada dasarnya jika naskah memiliki beberapa
naskah dinas. lampiran, setiap lampiran diberi nomor urut dengan
angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. Naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat yang
mempunyai lampiran, pada lembar lampiran di pojok
sebelah kanan atas ditulis lampiran surat:, nomor dan
tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

 -91-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah Dinas pasal 38
- ayat 1 mengamanatkan bahwa lampiran
sebagimana dimaksud dalam pasal 21 huruf i
ditandatangani oleh pejabat yang sama
dengan yang menandatangai naskah dinas
- ayat 2 mengamanatkan bahwa dalam hal
lampiran naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 memiliki lebih dari satu
halaman, halaman berikutnya diberi nomor
sebagimana dimaksud dalam pasal 36 ayat 1.
- ayat 3 mengamanatkan bahwa contoh
lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat 1
tercamtum dalam lampiran angka III yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
peraturan bupati ini.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
telah menerapkan Naskah Dinas pasal 24 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penggunaan logo terhadap kop naskah dinas perangkat daerah sabagaimana
naskah dinas yang sesuai dimaksud pada ayat 1 memuat logo daerah
dengan ketentuan format ditempatkan di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah
naskah dinas. Kabupaten Gunungkidul, nama Perangjat Daerah yang
bersangkutan ditebalkan (bold) dilengkapi dengan
penulisan aksara jawa, alamat yang dilengkapi dengan
nama kabupaten dan nama propinsi, kode pos, nomor
telepon, facsimile, laman, dan pos-el di bagian tengan
atas.
Telah membubuhkan paraf Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
terhadap naskah dinas yang Naskah Dinas pasal 40
sesuai dengan ketentuan - ayat 1 mengamanatkan bahwa Paraf
pembubuhan paraf pada net sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39
naskah dinas. merupakan tanda tangan singkat sebagai
bentuk pertanggungjawaban atas muatan
materi, substansi, redaksi, dan pengetikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Paraf
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri
atas:
 -92-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
i. paraf hierarki
j. paraf koordinasi

- ayat 3 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas

yang konsepnya dibuat oleh pejabat di
bawah pejabat penandatangan, terlebih
dahulu diparaf sebelum ditandatangani
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas
yang konsepnya dibuat oleh pejabat
yang akan menandatangani Naskah Dinas
tidak memerlukan paraf
- ayat 5 mengamanatkan bahwa Fitur paraf
dalam media rekam elektronik, berbentuk
catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis
data sebelum dilakukan penandatanganan
oleh pejabat yang berwenang
- ayat 6 mengamanatkan bahwa Pembubuhan
paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa
surat perjalanan dinas dibubuhkan pada
lembar pertama sebelah kiri tanda tangan
Telah menerapkan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 21
kewenangan sampai dengan pasal 31.
penandatanganan terhadap
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 44
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa pemberian
tanda tangan pada naskah dinas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 39 berfungsi sebagai
alat autentikasi dan verifikasi atas identitas
penandatangan serta keautentikan,
kepercayaan, dan keutuhan informasi.
- ayat 2 mengamanatkan bahwa tanda tangan
sebagimana dimaksud pada ayat 1 terdiri atas:
k. tanda tangan basah
l. tanda tangan elektronik
ayat 3 mengamanatkan bahwa pemberian tanda
 -93-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tangan sebagaimana dimkasud apada ayat 1 dan ayat
2 dilakukan oleh pejabat yang berwenang

Belum ada pelimpahan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 15 Jika ada
wewenang sampai dengan pasal 18. pelimpahan
penandatanganan terhadap wewenang
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata penandatanganan
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 67 terhadap naskah
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Pejabat dinas agar sesuai
Pemerintah Daerah dapat dengan ketentuan
melimpahkan kewenangan penandatanganan
penandatanganan Naskah Dinas kepada naskah dinas.
pejabat di bawahnya
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Ketentuan
mengenai pelimpahan kewenangan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tercantum dalam Lampiran angka IX huruf B
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Pengamanan Naskah Dinas Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
kode derajat klasifikasi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
keamanan terhadap naskah 7 ayat 2mengamanatkan bahwa Pemberian kode
dinas yaitu B (Biasa) derajat pengamanan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dituliskan pada amplop dan di sebelah kiri atas
naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua
untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia
dengan ketentuan: a. naskah dinas Sangat Rahasia
diberikan kode “SR” dengan menggunakan tinta warna
merah; b. naskah dinas Rahasia diberikan kode “R”
dengan menggunakan tinta warna merah; c. naskah
dinas Terbatas diberikan kode “T” dengan
menggunakan tinta warna hitam; dan d. naskah dinas
Biasa/Terbuka diberikan kode “B” dengan
menggunakan tinta warna hitam.
 -94-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 58
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengamanan
Naskah Dinas paling sedikit memuat:
e. penentuan kategori klasifikasi keamanan
dan akses Naskah Dinas
f. perlakuan terhadap Naskah Dinas
berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses yang meliputi:
5. pemberian kode derajat klasifikasi
keamanan dan akses
6. pemberian nomor seri pengaman
(security printing) untuk Naskah
Dinas dengan kategori klasifikasi
keamanan sangat rahasia dan
rahasia
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Nomor seri
pengaman (security printing) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b angka 2 dapat
menggunakan watermarks
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Watermarks
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa
tulisan rahasia atau sangat rahasia
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Contoh nomor
seri pengaman (security printing) yang
menggunakan watermarks tercantum dalam
Lampiran angka VIII yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 59 mengamanatkan bahwa
Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam
elektronik aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
memuat fitur pengamanan Naskah Dinas
 -95-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
Naskah Dinas pasal 60 mengamanatkan bahwa
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas
terdiri atas:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 61 mengamanatkan bahwa
Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 60 diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 62 mengamanatkan bahwa Hak
akses terhadap Naskah Dinas diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 65 mengamanatkan bahwa Kode
derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’
dengan menggunakan tinta warna merah
b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan
menggunakan tinta warna merah
c. Naskah Dinas penting diberikan kode ‘T’ dengan
menggunakan tinta hitam
d. Naskah Dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan
menggunakan tinta hitam
 -96-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Pengendalian Naskah Dinas Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
Keluar naskah dinas keluar berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
Buku Agenda dan Aplikasi 6 huruf cmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
Srikandi yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh
Unit Kearsipan pada masing-masing Perangkat
Daerah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf c
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha
pada setiap unit kerja
Telah melakukan -
penggandaan naskah dinas
keluar sesuai ketentuan.
Telah melakukan pengiriman Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
naskah dinas keluar sesuai Naskah Dinas pasal 71
ketentuan. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Kecepatan
proses pengurusan Naskah Dinas terdiri atas:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu
paling lama 24 (dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
b. segera, dengan batas waktu paling lama
2x24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
c. penting, dengan batas waktu paling
lama 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam
setelah Naskah Dinas diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu paling lama 3
(tiga) hari kerja setelah Naskah Dinas diterima
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Penulisan
tingkat kecepatan proses pengurusan Naskah
Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dicantumkan pada sifat surat
 -97-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
penyimpanan pertinggal Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas keluar sesuai 6 huruf dmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
ketentuan. yang ada parafnya disimpan di Unit Pengolah sebagai
pertinggal.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf d
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
dibuat melalui media rekam elektronik diarsipkan
oleh unit kearsipan dan huruf e mengamanatkan
bahwa Naskah Dinas keluar yang dibubuhi paraf
diarsipkan oleh unit pengolah
Telah menggunakan amplop Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
dinas sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
ketentuan standar 50 ayat 1 huruf c mengamanatkan bahwa sampul
penggunaan amplop. setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 18 cm dan pasal 2 huruf b mengamanatkan
bahwa coklat untuk sampul naskah dinas Perangkat
Daerah serta pasal 51 ayat 3 mengamanatkan bahwa
Sampul naskah dinas Perangkat Daerah memuat
gambar lambang daerah berwarna hitam ditempatkan
di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul, nama perangkat daerah yang
bersangkutan dilengkapi dengan penulisan aksara
jawa, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor
faksimile, pos elektronik (posel), dan laman di bagian
tengah atas

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 51
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Amplop
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas:
a. amplop Naskah Dinas jabatan Bupati; dan
b. amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah:
 -98-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
c. amplop Naskah Dinas UPT; dan
d. amplop Naskah Dinas Satuan Pendidikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Bentuk
amplop Naskah Dinas yang digunakan
untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan
media rekam kertas berbentuk persegi
panjang
- ayat 3 mengamanatkan bahwa ukuran
amplop yang digunakan untuk
pendistribusian Naskah Dinas dengan media
rekam kertas dapat disesuaikan dengan
kebutuhan sesuai dengan kepentingan
Pemerintah Daerah
- ayat 4 mengamanatkan bahwa amplop
Naskah Dinas jabatan Bupati sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf a menggunakan
kertas warna putih
- ayat 5 mengamatakan bahwa amplop Naskah
Dinas Perangkat Daerah sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b, Amplop
Naskah Dinas UPT sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf c, dan Amplop Naskah
Dinas Satuan Pendidikan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf d menggunakan
kertas warna coklat
Penerimaan Arsip Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
(Pengendalian Naskah Dinas penerimaan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Masuk) sesuai dengan ketentuan Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
tata naskah dinas. dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit Pengolah;
2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan
klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3.
 -99-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
naskah dinas masuk berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Buku Agenda dan Aplikasi Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
Srikandi
dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan;
dan 3. Naskah dinas masuk disimpan pada Unit
Pengolah. b. tembusan naskah dinas jawaban
disampaikan kepada yang berhak; dan c. alur
pengurusan naskah dinas diselenggarakan melalui
mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga ke
pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
 -100-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata .

pengarahan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
masuk sesuai dengan mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
ketentuan.
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata -

penyampaian naskah dinas
 -101-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
masuk sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
ketentuan. mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf c mengamanatkan
bahwa unit kearsipan mengarsipkan Naskah Dinas
masuk dengan media rekam elektronik dan huruf d
mengamanatkan bahwa unit pengolah mengarsipkan
Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas
1.2 PENGGUNAAN ARSIP
Ketersediaan Arsip Aktif Menyediakan layanan arsip Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 47 Tahun 2012 -
aktif. tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 19
menyebutkan bahwa Pelayanan arsip dinamis
dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip dan asas
pelayanan prima
Sarana Peminjaman Dalam penggunaan sarana Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Dalam
peminjaman arsip, telah Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 penggunaan
terdapat Buku tentang Kearsipan Pasal 159 Ayat 1 yang sarana
Peminjaman/Formulir menyebutkan bahwaPengelolaan arsip dilakukan peminjaman arsip
 -102-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peminjaman dan belum dengan menggunakan prasarana dan sarana agar
menggunakan out indikator berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala menggunakan out
ANRI. indicator sebagai
pengganti
informasi arsip
yang dipinjam
Penyajian Arsip Aktif Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna internal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan internal, telah kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
 -103-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pengguna
internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf a meliputi:
[Link] dan staf di lingkungan Perangkat
Daerah Pencipta Arsip, b. pengawas
internal
Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
belum ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna eksternal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan eksternal, telah kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
 -104-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Pengguna
eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b meliputi: a. pengawas eksternal, b.
penegak hukum, c. public, d. pegawai
Perangkat Daerah lain yang mempunyai
kepentingan terkait dengan pelaksanaan
tugas dan fungsi atas Arsip Dinamis yang
tercipta

1.3 PEMELIHARAAN ARSIP

Pemberkasan Arsip Aktif Telah melaksanakan Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
pemberkasan arsip aktif Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 12 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan terhadap Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip yang dibuat dan arsip tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 1 yang menyebutkan
 -105-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
yang diterima bahwaPemberkasan arsip aktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) huruf a, dilakukan
terhadap arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 8 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif,
dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 1
mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2),
dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan sesuai Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 2,
klasifikasi arsip. mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 4 ayat 1 mengamanatkan
bahwa Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Gunungkidul meliputi: a. fungsi fasilitatif ,
b. fungsi substantif

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul menggunakan Kode Klasifikasi
Arsip berupa angka
- ayat 2 mengamanatkan Kode Klasifikasi
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berfungsi sebagai dasar penomoran surat,
pemberkasan, penataan, penyusutan, dan
 -106-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
penemuan kembali arsip
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Kode
Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Telah menyusun daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
aktif berupa daftar berkas Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dan daftar isi berkas tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 3 yang menyebutkan
bahwaPemberkasan arsip aktif menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya
daftar arsip aktif dan ayat 4 menyebutkan bahwa
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi
berkas.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta
tersusunnya daftar Arsip Aktif dan ayat 2 menyebutkan
bahwa Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 3
mengamanatkan bahwaPemberkasan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif dan ayat 4
mengamanatkan bahwa Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas
Daftar berkas arsip aktif telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 5 yang menyebutkan
bahwaDaftar berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
peraturan perundang-
unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d.
undangan. uraian . . .- 24 - d. uraian informasi berkas; e. kurun
 -107-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 3 yang
menyebutkan bahwaDaftar berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. unit pengolah; b. nomor
berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
Daftar isi berkas telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 6 yang menyebutkan
bahwaDaftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
peraturan perundang-
a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode
undangan. klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f.
jumlah; dan g. Keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaDaftar isi berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. nomor berkas; b. nomor
item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar isi berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item
arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e.
 -108-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tanggal;f. jumlah; dan g. keterangan
Telah menyampaikan daftar Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
arsip aktifnya kepada unit Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kearsipan setiap 6 bulan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 7 yang menyebutkan
bahwaUnit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif
setelah pelaksanaan.
kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan
setelah pelaksanaan kegiatan.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 10 yang
menyebutkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap
Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 9
mengamanatkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6
(enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan
Penyimpanan Arsip Aktif Telah melakukan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
penyimpanan arsip aktif yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dimilikinya. tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 1 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 40 ayat (3) huruf c, dilakukan terhadap
arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar
arsip dan ayat 2 menyebutkan bahwa Penyimpanan
arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 11 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan Arsip Aktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah
 -109-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 16 ayat 2
mengamanatkan bahwaPenyimpanan arsip aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
Fisik arsip yang disimpan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah sesuai dengan daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip aktif. tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 4,5,6 yang
menyebutkan bahwa (4) Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas. (5) Daftar berkas
sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah; b.
nomor berkas; c. kode klasifikasi;d. uraian informasi
Belum seluruh arsip yang berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. Agar seluruh arsip
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
disimpan telah terdaftar ke aktif yang
nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode klasifikasi;
dalam daftar arsip aktif d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. disimpan
keterangan. dibuatkan daftar
arsip aktif.

Arsip yang disimpan tidak Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
melewati retensi arsip aktif. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip aktif dan inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip
selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan
JRA.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 12 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaDalam hal Arsip Aktif yang
disimpan unit pengolah telah melewati retensi Arsip
Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA,
unit pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip
dari unit pengolah ke unit kearsipan
 -110-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Arsip yang disimpan telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Arsip yang
menggunakan sarana yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 disimpan agar
sesuai yaitu folder, filing tentang Kearsipan Penjelasan Pasal 47 Ayat 1 yang menggunakan
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip aktif dilakukan
kabinet. sarana yang
pada sentral arsip aktif atau central file sebagai tempat
penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk sesuai yaitu
penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman folder, guide/
sekat, filing
Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang kabinet.
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
silang, boks, filing cabinet/rak Arsip
Alih Media Arsip Belum melakukan alih media Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Agar melakukan
terhadap arsip aktif Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 alih media
tentang Kearsipan Pasal 48 yang menyebutkan terhadap arsip
bahwaDalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
aktif disertai
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) dapat
dilakukan alih media arsip, pasal 49 ayat 5 dengan daftar
menyebutkan Alih media arsip diautentikasi oleh arsip yang
pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan dialihmediakan,
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, berita acara alih
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, media, autentikasi
ayat 6 menyebutkan bahwa pelaksanaan alih media alih media arsip
dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai
aktif
dengan daftar arsip yang dialihmediakan, pasal 7
menyebutkan bahwa Berita acara alih media arsip
dinamis sekurangkurangnya memuat: a. waktu
pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. Alih media yang
jumlah arsip; e. keterangan proses alih media yang dimaksud bukan
dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh terhadap surat
pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan, pasal masuk maupun
8 menyebutkan bahwa Daftar arsip dinamis yang keluar yang di-
dialihmediakan sekurangkurangnya memuat: a. unit scan. Namun, alih
pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip;
media yang
 -111-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
e. kurun waktu; dan f. Keterangan dimaksud meliputi
digitisasi arsip
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang konvensional (ke
Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 22 dalam bentuk
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip elektronik/digital)
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) huruf secara
c dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip memberkas.
aktif ; b. penataan arsip; c. penyimpanan arsip; dan d.
alih media arsip

Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang

Pedoman Alih Media Arsip Dinamis Di Lingkungan
Pemerintah Kabupten Gunungkidul mengamanatkan
pada:
pasal 12 bahwa Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan alih
media harus membuat berita acara yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
pasal 13 (1) bahwa berita acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) paling kurang memuat a.
waktu pelaksanaan, b. tempat pelaksanaan, [Link]
media, [Link] arsip, [Link] proses alih media
yang akan dilakukan, f. pelaksanaan, g.
penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah /unit
kearsipan
(2) bahwa daftar arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) paling kurang memuat: a. organisasi, [Link]
pengolah, c. nomor urut, d. jenis arsip, e. media arsip,
f. jumlah, [Link], [Link], [Link]
pasal 14 ayat 1 bahwa Autentikasi Arsip Elektronik
hasil Alih Media dilakukan untuk menjamin keabsahan
Arsip, ayat 2 bahwa Arsip Elektronik hasil Alih Media
 -112-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sebagiamana dimaksud pada ayat (1) diautentikasi
oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan Arsip Elektronik hasil
Alih Media, ayat 3 bahwa Tanda tertentu yang
dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat
dilakukan dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Pemeliharaan Arsip Vital Menyimpan arsip vital berupa Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
arsip perencanaan, Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
pembangunan, peningkatan, Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor II huruf
pemeliharaan, pengawasan, B, nomor 4 menyatakan bahwa, Contoh arsip vital:
pembinaan, dan
pengendalian fungsi jalan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
dan jembatan.
19) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan
pimpinan instansi pemerintah) selama masih
berlaku;
20) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis
baik dalam maupun luar negeri selama masih
berlaku;
21) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB,
gambar gedung, dan lain-lain);
22) Arsip hak paten dan copy right;
23) Berkas perkara pengadilan;
24) Personal file;
 -113-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
25) Batas wilayah antar Provinsi atau antar
Kabupaten/Kota, kecamatan, desa/kalurahan;
26) Dokumen pengelolaan keuangan Negara; dan
27) Dokumen/Arsip lain yang memenuhi kriteria Arsip
Vital.
Telah melakukan identifikasi Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
arsip vital Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja
Telah melalukan penyusunan Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
daftar arsip vital. Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja,
dan daftar arsip vital berisi informasi: Nomor, Jenis
arsip, Tingkat Perkembangan : diisi dengan Asli,
Duplikasi, Kurun waktu, Media, Jumlah, Jangka
simpan, Metode Pelindungan, Lokasi simpan ,
Keterangan
Dalam pelindungan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
dokumen/arsip vital negara,
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
telah menggunakan metode
pelindungan arsip vital Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor IV huruf
berupa peralatan khusus B nomor 3 menyatakan bahwa dengan Peralatan
(vaulting). Khusus (Vaulting)

Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau

bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan
penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing
cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun
 -114-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
demikian secara umum peralatan tersebut memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet
untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan fisik arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
berupa pengaturan akses
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
nomor 1 menyatakan bahwa Pengamanan fisik arsip
vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi
arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak
arsip
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan informasi arsip
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
vital berupa mengatur akses
petugas kearsipan Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
nomor 2 menyatakan bahwa Dalam rangka
Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan
Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan
pengaturan sebagai berikut:

menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang

berhak;

memberi kode rahasia dalam hal diperlukan pada arsip

vital;dan membuat spesifikasi orang-orang yang
memiliki hak akses
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
penyimpanan arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
secara: on site
 -115-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf D
menyatakan bahwa Arsip vital disimpan pada tempat
khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian
informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat
dilakukan dengan cara sebaga berikut:

Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu
gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga
pencipta arsip. Penyimpanan di dalam lingkungan
instansi (on site) terbagi menjadi:

instansi besar dengan volume arsip vital cukup

banyak, maka perlu membuat tempat penyimpanan
khusus arsip vital;

instansi kecil dengan jumlah arsip sedikit, maka

penyimpanan arsip vitalnya disimpan pada lemari besi
berlapis baja tahan api dan bebas asam.

Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip. Penyimpanan
di luar lingkungan instansi (off site), dengan
memperhatikan:

lokasi gedung penyimpanan arsip vital relatif lebih

murah daripada lokasi kantor instansinya;

lokasi gedung penyimpanan arsip vital tidak berada

pada lingkungan yang memiliki kandungan polusi
 -116-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tinggi serta hindari daerah rawan banjir dan/atau
lokasi bekas hutan danperkebunan;

lokasi penyimpanan arsip vital agar tidak berdekatan

dengan keramaian/permukiman yang padat penduduk;
dan

lokasi penyimpanan arsip vital mudah dijangkau untuk

pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai serta mudah diakses.
Pengelolaan arsip terjaga Tidak mengelola arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
terjaga
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 40 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemeliharaan arsip dinamis meliputi
pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.

Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 11 ayat 2
mengamanatkan bahwaPemeliharaan arsip dinamis
meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.
1.3 PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan Arsip Inaktif Selaku Unit Pengolah telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Daftar arsip inaktif
melaksanakan pemindahan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang dipindahkan
arsip inaktif tentang Kearsipan Pasal 56huruf a yang menyebutkan ditandatangani
bahwapemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke oleh pimpinan unit
 -117-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
unit kearsipan; pengolah sebagai
Pemindahan arsip inaktif pihak yang
dilakukan melalui kegiatan Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang memindahkan
penyeleksian arsip inaktif, Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 22 ayat 1 dan oleh
membuat daftar arsip inaktif mengamanatkan bahwaUnit pengolah memindahkan pimpinan unit
yang dipindahkan , dan arsip inaktif ke unit kearsipan disertai berita acara kearsipan sebagai
penataan arsip inaktif yang pemindahan yang dilengkapi daftar arsip yang pihak yang
dipindahkan dipindahkan menerima

Arsip inaktif yang Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

dipindahkan tidak melewati Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
retensi arsip aktif sesuai JRA Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 8 ayat 1
menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif yang
Pemindahan arsip inaktif retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dari unit
disertai dengan berita acara pengolah ke unit kearsipan Perangkat Daerah
pemindahan arsip inaktif
Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang
Berita acara pemindahan Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
arsip inaktif di tandatangani Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 2
oleh pimpinan unit pengolah menyatakan bahwa Pemindahan arsip sebagaimana
dan pimpinan unit kearsipan. dimaksud pada ayat (1) disertai Berita Acara dan di
lampiri Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip inaktif
disertai dengan daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
inaktif yang dipindahkan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 57 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
Daftar arsip inaktif yang a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip
dipindahkan sebagai inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan arsip
lampiran berita acara inaktif yang akan dipindahkan.
pemindahan arsip memuat
informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
ketentuan yaitu berupa daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
berkas dan daftar isi berkas. tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
 -118-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati
retensi arsip aktif.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaBerita acara dan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan
pimpinan unit kearsipan.

Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 3
menyatakan bahwa Berita Acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh Kepala
Unit Pengolah dan Kepala Unit Kearsipan.

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

2.1 SUMBER DAYA MANUSIA

Pengelola Arsip Telah memiliki pengelola Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang .
arsip sebanyak 1 orang Penyelenggaraan Kearsipan pasal 17 ayat 3
pengelola arsip yang mengamanatkan bahwa Pelaksana teknis
merupakan THL pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh Arsiparis
dan/atau pengelola arsip

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
Pengelola arsip di lingkungan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang Untuk dapat
telah mengikuti kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 1 meningkakan
 -119-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
pengembangan kearsipan mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber kemampuan dan
(non diklat teknis) yaitu daya manusia kearsipan untuk mengatur pengetahuan
mengikuti sosialisasi kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan dengan mengikuti
kearsipan, workshop diklat, uji
kearsipan dan bimbingan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang kompetensi dan
teknis kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2 sertifikasi
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
2.1 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Folder Telah memiliki folder sebagai Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000 Penggunaan
sarana pemberkasan arsip tentang Standar Folder dan Guide Arsip folder sesuai yaitu
aktif. satu folder
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang digunakan untuk
Folder memenuhi spesifikasi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2, satu subyek atau
terbuat dari lembar kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib satu berkas
manila karton menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip dengan maksimal
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana 150 lembar
Folder memenuhi spesifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
yaitu keadaan lembaran rata, gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung Penggunaan
tidak kaku, tidak berlubang pengelolaan dan penyimpanan arsip folder sesuai yaitu
dan tidak kusut. folder dletakkan
pada posisi
Folder memiliki bentuk dan dibelakang
ukuran sesuai ketentuan guide/sekat dalam
laci filing cabinet.
Guide/sekat Belum memiliki guide/sekat Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000 Agar memiliki
sebagai sarana tentang Standar Folder dan Guide Arsip guide/sekat
pemberkasan arsip aktif. sebagai sarana
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang pemberkasan
Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2, arsip aktif.
mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip Guide/sekat
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana memenuhi
 -120-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. spesifikasi terbuat
gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung dari kertas karton
pengelolaan dan penyimpanan arsip mm, lebih tebal
dari bahan folder
sehingga tidak
mudah
melengkung
(terlipat).

Guide/sekat
memenuhi
spesifikasi yaitu
keadaan
lembaran rata,
tidak kaku, tidak
berlubang dan
tidak kusut.

Memiliki
guide/sekat yang
terdiri dari
guide/sekat
primer, sekunder,
dan tersier.

Guide/sekat
memiliki bentuk
sesuai ketentuan
yaitu berbentuk
empat persegi
panjang dan
memiliki tab.

Guide/sekat
memiliki bentuk
sesuai ketentuan
 -121-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
yaitu terdiri atas
tab primer,
sekunder, dan
tersier, serta letak
tab primer, tab
sekunder dan tab
tersier pada
masing-masing
guide tidak saling
menutup

Penggunaan
guide/sekat
sesuai yaitu
diletakkan di
antara kelompok
berkas arsip yang
satu dengan
kelompok berkas
arsip lainnya di
dalam laci filing
cabinet.

Penggunaan
guide/sekat telah
sesuai yaitu tab
pada guide/sekat
hanya digunakan
untuk
mencantumkan
kode klasifikasi
dan indeks /
masalah

Label Belum menuliskan tanda Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar menuliskan
pengenal dari berkas Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang tanda pengenal
 -122-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
menggunakan kertas label menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana dari berkas
yang dilekatkan pada tab keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri menggunakan
folder dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, kertas label yang
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. dilekatkan pada
tab folder
Sarana Arsip Aktif Lainnya Belum memiliki out indicator Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar memiliki out
sebagai sarana peminjaman Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang indicator sebagai
arsip. menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana sarana
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri peminjaman
dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, arsip.
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
Belum menggunakan indeks Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang menggunakan
menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana indeks
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri
Belum memiliki tunjuk silang dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, Agar memiliki
. tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
tunjuk silang
sebagai petunjuk
bahwa ada
berkas yang
memiliki
persamaan
masalah yang
disimpan pada
tempat yang
berbeda.
 -123-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Filing cabinet Telah memiliki filing cabinet Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
sebagai sarana Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
penyimpanan arsip menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
[Link] cabinet yang sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
digunakan adalah filing folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
cabinet yang memiliki laci. silang, boks, filing cabinet/rak Arsip

Filing cabinet dilengkapi

kunci pengaman.
Aplikasi Pengelolaan Arsip Telah menggunakan Aplikasi Pertauran Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata Penggunakan
Aktif Srikandi Naskah Dinas pasal 20 mengamanatkan bahwa Aplikasi Srikandi
Komputer / Laptop Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam agar ditingkatkan.
elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18
Koneksi internet yang huruf b menggunakan:
disediakan oleh lingkungan a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau
kantor b. aplikasi pengolah kata atau data.
Server (termasuk penggunaan
cloud server)
 -124-

4. BIDANG CIPTA KARYA

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Kesesuaian dalam Pembuatan Telah melakukan penomoran Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
Naskah Dinas naskah dinas terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas. terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.
- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
klasifikasi arsip terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

 -125-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.

- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran

naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kepala naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas
 -126-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.

Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur batang tubuh/isi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
 -127-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kaki naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
Dalam format naskah Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
dinas,telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
jenis huruf terhadap naskah 10 mengamanatkan bahwa pengetikannaskah dinas
dinas yang sesuai dengan dalam bentuk dan susunan surat dengan
ketentuan format naskah menggunakan jenis huruf arial 12 (dua belas) atau
dinas disesuaikan dengan kebutuhan
 -128-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 33 ayat 2 mengamanatkan bahwa
jenis huruf dan ukuran pada naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus yaitu arial
dengan ukuran 12 (dua belas)
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
batas/ruang tepi terhadap 10 ayat 2 dan lampiran huruf A mengamanatkan
naskah dinas yang sesuai bahwa 1. ruang tepi atas, apabila menggunakan kop
dengan ketentuan format naskah dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop, dan apabila
naskah dinas. tanpa kop naskah dinas paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah, paling sedikit 2,5
(dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang
tepi kiri, paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas;
dan 4. ruang tepi kanan, paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi kanan kertas. Dalam pelaksanaannya, penentuan
ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga
jarak spasi dalam paragraf) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 35 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penentuan batas atau ruang tepi sebagimana
dimaksud pada ayat 1 untuk naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus diatur
dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:
(1) jika menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, (2) jika tanpa kop naskah dinas, paling
sedikit 2 cm dari tepi atas kertas, b. ruang tepi bawah
paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas, c. ruang
tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas, d.
ruang tepi kanan paling sedikit cm dari tepi kanan
 -129-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
kertas.

Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata JIka ada naskah
belum menggunakan nomor Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pada dinas yang lebih
halaman terhadap naskah lampiran huruf Cmengamanatkan bahwa Naskah dinas dari 3 (tiga)
dinas yang sesuai dengan yang memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar dapat halaman agar
ketentuan format naskah dilengkapi dengan pemberian nomor halaman. Nomor diberikan nomor
dinas. halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan halaman mulai
nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara dari halaman 2.
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 36
- ayat 1 mengamanatkan bahwa nomor
halaman sebagimana dimaksud dalam pasal
21 huruf g pada naskah dinas menggunakan
angka arab.

- ayat 2 mengamanatkan bahwa naskah dinas

korespondensi dan naskah dinas khusus yang
memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar
dapat dilengkapi dengan pemberian nomor
halaman.

- ayat 3 mengamanatkan bahwa nomor

halaman sebagimana dimaksud pada ayat 1
dalam naskah dinas korespondensi dan
naskah dinas khusus ditempatkan pada
bagian tengah atas secara simetris mulai
halaman kedua dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
 -130-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah ada naskah dinas yang Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata 4.
menerapkan tembusan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf Dmengamanatkan bahwa
dengan ketentuan format Penulisan tembusan surat dicantumkan di sebelah kiri
naskah dinas. bawah setelah identitas pejabat yang
menandatangani.

Peraturan BUpati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 37
- ayat 1 mengamanatkan bahwa tembusan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf
h disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan pihak yang dianggapp perlu
mengetahui isi surat.

- ayat 5 mengamanatkan bahwa tembusan

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 berada
pada posisi bagian kiri bawah pada naskah
dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:) tidak
diberi garis bawah serta tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip
atau istilah sejenis.
Telah ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
yang menerapkan lampiran Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf E mengamanatkan
dengan ketentuan format bahwa Pada dasarnya jika naskah memiliki beberapa
naskah dinas. lampiran, setiap lampiran diberi nomor urut dengan
angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. Naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat yang
mempunyai lampiran, pada lembar lampiran di pojok
sebelah kanan atas ditulis lampiran surat:, nomor dan
tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

 -131-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah Dinas pasal 38
- ayat 1 mengamanatkan bahwa lampiran
sebagimana dimaksud dalam pasal 21 huruf i
ditandatangani oleh pejabat yang sama
dengan yang menandatangai naskah dinas
- ayat 2 mengamanatkan bahwa dalam hal
lampiran naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 memiliki lebih dari satu
halaman, halaman berikutnya diberi nomor
sebagimana dimaksud dalam pasal 36 ayat 1.
- ayat 3 mengamanatkan bahwa contoh
lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat 1
tercamtum dalam lampiran angka III yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
peraturan bupati ini.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
telah menerapkan Naskah Dinas pasal 24 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penggunaan logo terhadap kop naskah dinas perangkat daerah sabagaimana
naskah dinas yang sesuai dimaksud pada ayat 1 memuat logo daerah
dengan ketentuan format ditempatkan di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah
naskah dinas. Kabupaten Gunungkidul, nama Perangjat Daerah yang
bersangkutan ditebalkan (bold) dilengkapi dengan
penulisan aksara jawa, alamat yang dilengkapi dengan
nama kabupaten dan nama propinsi, kode pos, nomor
telepon, facsimile, laman, dan pos-el di bagian tengan
atas.
Telah membubuhkan paraf Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
terhadap naskah dinas yang Naskah Dinas pasal 40
sesuai dengan ketentuan - ayat 1 mengamanatkan bahwa Paraf
pembubuhan paraf pada net sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39
naskah dinas. merupakan tanda tangan singkat sebagai
bentuk pertanggungjawaban atas muatan
materi, substansi, redaksi, dan pengetikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Paraf
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri
atas:
 -132-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
m. paraf hierarki
n. paraf koordinasi

- ayat 3 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas

yang konsepnya dibuat oleh pejabat di
bawah pejabat penandatangan, terlebih
dahulu diparaf sebelum ditandatangani
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas
yang konsepnya dibuat oleh pejabat
yang akan menandatangani Naskah Dinas
tidak memerlukan paraf
- ayat 5 mengamanatkan bahwa Fitur paraf
dalam media rekam elektronik, berbentuk
catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis
data sebelum dilakukan penandatanganan
oleh pejabat yang berwenang
- ayat 6 mengamanatkan bahwa Pembubuhan
paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa
surat perjalanan dinas dibubuhkan pada
lembar pertama sebelah kiri tanda tangan
Telah menerapkan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 21
kewenangan sampai dengan pasal 31.
penandatanganan terhadap
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 44
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa pemberian
tanda tangan pada naskah dinas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 39 berfungsi sebagai
alat autentikasi dan verifikasi atas identitas
penandatangan serta keautentikan,
kepercayaan, dan keutuhan informasi.
- ayat 2 mengamanatkan bahwa tanda tangan
sebagimana dimaksud pada ayat 1 terdiri atas:
o. tanda tangan basah
p. tanda tangan elektronik
ayat 3 mengamanatkan bahwa pemberian tanda
 -133-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tangan sebagaimana dimkasud apada ayat 1 dan ayat
2 dilakukan oleh pejabat yang berwenang

Belum ada pelimpahan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 15 Jika ada
wewenang sampai dengan pasal 18. pelimpahan
penandatanganan terhadap wewenang
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata penandatanganan
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 67 terhadap naskah
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Pejabat dinas agar sesuai
Pemerintah Daerah dapat dengan ketentuan
melimpahkan kewenangan penandatanganan
penandatanganan Naskah Dinas kepada naskah dinas.
pejabat di bawahnya
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Ketentuan
mengenai pelimpahan kewenangan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tercantum dalam Lampiran angka IX huruf B
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Pengamanan Naskah Dinas Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
kode derajat klasifikasi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
keamanan terhadap naskah 7 ayat 2mengamanatkan bahwa Pemberian kode
dinas yaitu B (Biasa) derajat pengamanan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dituliskan pada amplop dan di sebelah kiri atas
naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua
untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia
dengan ketentuan: a. naskah dinas Sangat Rahasia
diberikan kode “SR” dengan menggunakan tinta warna
merah; b. naskah dinas Rahasia diberikan kode “R”
dengan menggunakan tinta warna merah; c. naskah
dinas Terbatas diberikan kode “T” dengan
menggunakan tinta warna hitam; dan d. naskah dinas
Biasa/Terbuka diberikan kode “B” dengan
menggunakan tinta warna hitam.
 -134-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 58
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengamanan
Naskah Dinas paling sedikit memuat:
g. penentuan kategori klasifikasi keamanan
dan akses Naskah Dinas
h. perlakuan terhadap Naskah Dinas
berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses yang meliputi:
7. pemberian kode derajat klasifikasi
keamanan dan akses
8. pemberian nomor seri pengaman
(security printing) untuk Naskah
Dinas dengan kategori klasifikasi
keamanan sangat rahasia dan
rahasia
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Nomor seri
pengaman (security printing) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b angka 2 dapat
menggunakan watermarks
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Watermarks
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa
tulisan rahasia atau sangat rahasia
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Contoh nomor
seri pengaman (security printing) yang
menggunakan watermarks tercantum dalam
Lampiran angka VIII yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 59 mengamanatkan bahwa
Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam
elektronik aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
memuat fitur pengamanan Naskah Dinas
 -135-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
Naskah Dinas pasal 60 mengamanatkan bahwa
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas
terdiri atas:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 61 mengamanatkan bahwa
Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 60 diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 62 mengamanatkan bahwa Hak
akses terhadap Naskah Dinas diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 65 mengamanatkan bahwa Kode
derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’
dengan menggunakan tinta warna merah
b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan
menggunakan tinta warna merah
c. Naskah Dinas penting diberikan kode ‘T’ dengan
menggunakan tinta hitam
d. Naskah Dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan
menggunakan tinta hitam
 -136-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Pengendalian Naskah Dinas Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
Keluar naskah dinas keluar berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
Buku Agenda dan Aplikasi 6 huruf cmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
Srikandi yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh
Unit Kearsipan pada masing-masing Perangkat
Daerah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf c
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha
pada setiap unit kerja
Telah melakukan -
penggandaan naskah dinas
keluar sesuai ketentuan.
Telah melakukan pengiriman Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
naskah dinas keluar sesuai Naskah Dinas pasal 71
ketentuan. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Kecepatan
proses pengurusan Naskah Dinas terdiri atas:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu
paling lama 24 (dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
b. segera, dengan batas waktu paling lama
2x24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
c. penting, dengan batas waktu paling
lama 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam
setelah Naskah Dinas diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu paling lama 3
(tiga) hari kerja setelah Naskah Dinas diterima
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Penulisan
tingkat kecepatan proses pengurusan Naskah
Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dicantumkan pada sifat surat
 -137-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
penyimpanan pertinggal Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas keluar sesuai 6 huruf dmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
ketentuan. yang ada parafnya disimpan di Unit Pengolah sebagai
pertinggal.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf d
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
dibuat melalui media rekam elektronik diarsipkan
oleh unit kearsipan dan huruf e mengamanatkan
bahwa Naskah Dinas keluar yang dibubuhi paraf
diarsipkan oleh unit pengolah
Telah menggunakan amplop Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
dinas sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
ketentuan standar 50 ayat 1 huruf c mengamanatkan bahwa sampul
penggunaan amplop. setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 18 cm dan pasal 2 huruf b mengamanatkan
bahwa coklat untuk sampul naskah dinas Perangkat
Daerah serta pasal 51 ayat 3 mengamanatkan bahwa
Sampul naskah dinas Perangkat Daerah memuat
gambar lambang daerah berwarna hitam ditempatkan
di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul, nama perangkat daerah yang
bersangkutan dilengkapi dengan penulisan aksara
jawa, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor
faksimile, pos elektronik (posel), dan laman di bagian
tengah atas

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 51
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Amplop
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas:
a. amplop Naskah Dinas jabatan Bupati; dan
b. amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah:
 -138-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
c. amplop Naskah Dinas UPT; dan
d. amplop Naskah Dinas Satuan Pendidikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Bentuk
amplop Naskah Dinas yang digunakan
untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan
media rekam kertas berbentuk persegi
panjang
- ayat 3 mengamanatkan bahwa ukuran
amplop yang digunakan untuk
pendistribusian Naskah Dinas dengan media
rekam kertas dapat disesuaikan dengan
kebutuhan sesuai dengan kepentingan
Pemerintah Daerah
- ayat 4 mengamanatkan bahwa amplop
Naskah Dinas jabatan Bupati sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf a menggunakan
kertas warna putih
- ayat 5 mengamatakan bahwa amplop Naskah
Dinas Perangkat Daerah sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b, Amplop
Naskah Dinas UPT sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf c, dan Amplop Naskah
Dinas Satuan Pendidikan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf d menggunakan
kertas warna coklat
Penerimaan Arsip Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
(Pengendalian Naskah Dinas penerimaan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Masuk) sesuai dengan ketentuan Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
tata naskah dinas. dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit Pengolah;
2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan
klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3.
 -139-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
naskah dinas masuk berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Buku Agenda dan Aplikasi Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
Srikandi
dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan;
dan 3. Naskah dinas masuk disimpan pada Unit
Pengolah. b. tembusan naskah dinas jawaban
disampaikan kepada yang berhak; dan c. alur
pengurusan naskah dinas diselenggarakan melalui
mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga ke
pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
 -140-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata .

pengarahan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
masuk sesuai dengan mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
ketentuan.
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata -

penyampaian naskah dinas
 -141-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
masuk sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
ketentuan. mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf c mengamanatkan
bahwa unit kearsipan mengarsipkan Naskah Dinas
masuk dengan media rekam elektronik dan huruf d
mengamanatkan bahwa unit pengolah mengarsipkan
Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas
1.2 PENGGUNAAN ARSIP
Ketersediaan Arsip Aktif Menyediakan layanan arsip Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 47 Tahun 2012 -
aktif. tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 19
menyebutkan bahwa Pelayanan arsip dinamis
dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip dan asas
pelayanan prima
Sarana Peminjaman Dalam penggunaan sarana Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Dalam
peminjaman arsip, telah Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 penggunaan
terdapat Buku tentang Kearsipan Pasal 159 Ayat 1 yang sarana
Peminjaman/Formulir menyebutkan bahwaPengelolaan arsip dilakukan peminjaman arsip
 -142-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peminjaman dan belum dengan menggunakan prasarana dan sarana agar
menggunakan out indikator berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala menggunakan out
ANRI. indicator sebagai
pengganti
informasi arsip
yang dipinjam
Penyajian Arsip Aktif Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna internal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan internal, telah kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
 -143-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pengguna
internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf a meliputi:
[Link] dan staf di lingkungan Perangkat
Daerah Pencipta Arsip, b. pengawas
internal
Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
belum ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna eksternal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi
kepentingan eksternal, telah kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
berdasarkan sistem
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
 -144-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Pengguna
eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b meliputi: a. pengawas eksternal, b.
penegak hukum, c. public, d. pegawai
Perangkat Daerah lain yang mempunyai
kepentingan terkait dengan pelaksanaan
tugas dan fungsi atas Arsip Dinamis yang
tercipta

1.3 PEMELIHARAAN ARSIP

Pemberkasan Arsip Aktif Telah melaksanakan Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
pemberkasan arsip aktif Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 12 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan arsip.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan terhadap Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip yang dibuat dan arsip tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 1 yang menyebutkan
 -145-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
yang diterima bahwaPemberkasan arsip aktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) huruf a, dilakukan
terhadap arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 8 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif,
dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 1
mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2),
dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan sesuai Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 2,
klasifikasi arsip. mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 4 ayat 1 mengamanatkan
bahwa Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Gunungkidul meliputi: a. fungsi fasilitatif ,
b. fungsi substantif

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul menggunakan Kode Klasifikasi
Arsip berupa angka
- ayat 2 mengamanatkan Kode Klasifikasi
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berfungsi sebagai dasar penomoran surat,
pemberkasan, penataan, penyusutan, dan
 -146-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
penemuan kembali arsip
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Kode
Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Telah menyusun daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
aktif berupa daftar berkas Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dan daftar isi berkas tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 3 yang menyebutkan
bahwaPemberkasan arsip aktif menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya
daftar arsip aktif dan ayat 4 menyebutkan bahwa
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi
berkas.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta
tersusunnya daftar Arsip Aktif dan ayat 2 menyebutkan
bahwa Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 3
mengamanatkan bahwaPemberkasan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif dan ayat 4
mengamanatkan bahwa Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas
Daftar berkas arsip aktif telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 5 yang menyebutkan
bahwaDaftar berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
peraturan perundang-
unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d.
undangan. uraian . . .- 24 - d. uraian informasi berkas; e. kurun
 -147-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 3 yang
menyebutkan bahwaDaftar berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. unit pengolah; b. nomor
berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
Daftar isi berkas telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 6 yang menyebutkan
bahwaDaftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
peraturan perundang-
a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode
undangan. klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f.
jumlah; dan g. Keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaDaftar isi berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. nomor berkas; b. nomor
item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar isi berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item
arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e.
 -148-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tanggal;f. jumlah; dan g. keterangan
Telah menyampaikan daftar Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
arsip aktifnya kepada unit Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kearsipan setiap 6 bulan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 7 yang menyebutkan
bahwaUnit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif
setelah pelaksanaan.
kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan
setelah pelaksanaan kegiatan.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 10 yang
menyebutkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap
Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 9
mengamanatkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6
(enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan
Penyimpanan Arsip Aktif Telah melakukan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
penyimpanan arsip aktif yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dimilikinya. tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 1 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 40 ayat (3) huruf c, dilakukan terhadap
arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar
arsip dan ayat 2 menyebutkan bahwa Penyimpanan
arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 11 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan Arsip Aktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah
 -149-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang
Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 16 ayat 2
mengamanatkan bahwaPenyimpanan arsip aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
Fisik arsip yang disimpan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah sesuai dengan daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip aktif. tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 4,5,6 yang
menyebutkan bahwa (4) Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas. (5) Daftar berkas
sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah; b.
nomor berkas; c. kode klasifikasi;d. uraian informasi
Belum seluruh arsip yang berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. Agar seluruh arsip
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
disimpan telah terdaftar ke aktif yang
nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode klasifikasi;
dalam daftar arsip aktif d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. disimpan
keterangan. dibuatkan daftar
arsip aktif.

Arsip yang disimpan tidak Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
melewati retensi arsip aktif. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip aktif dan inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip
selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan
JRA.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 12 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaDalam hal Arsip Aktif yang
disimpan unit pengolah telah melewati retensi Arsip
Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA,
unit pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip
dari unit pengolah ke unit kearsipan
 -150-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Arsip yang disimpan belum Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Arsip yang
menggunakan sarana yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 disimpan agar
sesuai tentang Kearsipan Penjelasan Pasal 47 Ayat 1 yang menggunakan
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip aktif dilakukan
sarana yang
pada sentral arsip aktif atau central file sebagai tempat
penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk sesuai yaitu
penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman folder,
guide/sekat, filing
Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang kabinet.
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
silang, boks, filing cabinet/rak Arsip
Alih Media Arsip Belum melakukan alih media Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Agar melakukan
terhadap arsip aktif Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 alih media
tentang Kearsipan Pasal 48 yang menyebutkan terhadap arsip
bahwaDalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
aktif disertai
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) dapat
dilakukan alih media arsip, pasal 49 ayat 5 dengan daftar
menyebutkan Alih media arsip diautentikasi oleh arsip yang
pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan dialihmediakan,
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, berita acara alih
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, media, autentikasi
ayat 6 menyebutkan bahwa pelaksanaan alih media alih media arsip
dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai
aktif
dengan daftar arsip yang dialihmediakan, pasal 7
menyebutkan bahwa Berita acara alih media arsip
dinamis sekurangkurangnya memuat: a. waktu
pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. Alih media yang
jumlah arsip; e. keterangan proses alih media yang dimaksud bukan
dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh terhadap surat
pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan, pasal masuk maupun
8 menyebutkan bahwa Daftar arsip dinamis yang keluar yang di-
dialihmediakan sekurangkurangnya memuat: a. unit scan. Namun, alih
pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip;
media yang
 -151-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
e. kurun waktu; dan f. Keterangan dimaksud meliputi
digitisasi arsip
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang konvensional (ke
Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 22 dalam bentuk
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip elektronik/digital)
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) huruf secara
c dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip memberkas.
aktif ; b. penataan arsip; c. penyimpanan arsip; dan d.
alih media arsip

Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang

Pedoman Alih Media Arsip Dinamis Di Lingkungan
Pemerintah Kabupten Gunungkidul mengamanatkan
pada:
pasal 12 bahwa Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan alih
media harus membuat berita acara yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
pasal 13 (1) bahwa berita acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) paling kurang memuat a.
waktu pelaksanaan, b. tempat pelaksanaan, [Link]
media, [Link] arsip, [Link] proses alih media
yang akan dilakukan, f. pelaksanaan, g.
penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah /unit
kearsipan
(2) bahwa daftar arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) paling kurang memuat: a. organisasi, [Link]
pengolah, c. nomor urut, d. jenis arsip, e. media arsip,
f. jumlah, [Link], [Link], [Link]
pasal 14 ayat 1 bahwa Autentikasi Arsip Elektronik
hasil Alih Media dilakukan untuk menjamin keabsahan
Arsip, ayat 2 bahwa Arsip Elektronik hasil Alih Media
 -152-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sebagiamana dimaksud pada ayat (1) diautentikasi
oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan Arsip Elektronik hasil
Alih Media, ayat 3 bahwa Tanda tertentu yang
dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat
dilakukan dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Pemeliharaan Arsip Vital Menyimpan arsip vital berupa Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
arsip pembangunan dan Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
pemeliharaan gedung Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor II huruf
pemerintah, fasilitas umum B, nomor 4 menyatakan bahwa, Contoh arsip vital:
perkotaan, prasarana
permukiman dan penyehatan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
lingkungan, pengaturan dan
pengendalian pembangunan, 28) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan
serta pembinaan jasa pimpinan instansi pemerintah) selama masih
konstruksi. berlaku;
29) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis
baik dalam maupun luar negeri selama masih
berlaku;
30) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB,
gambar gedung, dan lain-lain);
31) Arsip hak paten dan copy right;
32) Berkas perkara pengadilan;
33) Personal file;
 -153-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
34) Batas wilayah antar Provinsi atau antar
Kabupaten/Kota, kecamatan, desa/kalurahan;
35) Dokumen pengelolaan keuangan Negara; dan
36) Dokumen/Arsip lain yang memenuhi kriteria Arsip
Vital.
Telah melakukan identifikasi Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
arsip vital Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja
Telah melalukan penyusunan Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
daftar arsip vital. Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja,
dan daftar arsip vital berisi informasi: Nomor, Jenis
arsip, Tingkat Perkembangan : diisi dengan Asli,
Duplikasi, Kurun waktu, Media, Jumlah, Jangka
simpan, Metode Pelindungan, Lokasi simpan ,
Keterangan
Dalam pelindungan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
dokumen/arsip vital negara,
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
telah menggunakan metode
pelindungan arsip vital Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor IV huruf
berupa peralatan khusus B nomor 3 menyatakan bahwa dengan Peralatan
(vaulting). Khusus (Vaulting)

Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau

bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan
penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing
cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun
 -154-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
demikian secara umum peralatan tersebut memiliki
karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet
untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan fisik arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
berupa pengaturan akses
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
nomor 1 menyatakan bahwa Pengamanan fisik arsip
vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi
arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak
arsip
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan informasi arsip
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
vital berupa mengatur akses
petugas kearsipan Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
nomor 2 menyatakan bahwa Dalam rangka
Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan
Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan
pengaturan sebagai berikut:

menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang

berhak;

memberi kode rahasia dalam hal diperlukan pada arsip

vital;dan membuat spesifikasi orang-orang yang
memiliki hak akses
Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
penyimpanan arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
secara: on site
 -155-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf D
menyatakan bahwa Arsip vital disimpan pada tempat
khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian
informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat
dilakukan dengan cara sebaga berikut:

Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu
gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga
pencipta arsip. Penyimpanan di dalam lingkungan
instansi (on site) terbagi menjadi:

instansi besar dengan volume arsip vital cukup

banyak, maka perlu membuat tempat penyimpanan
khusus arsip vital;

instansi kecil dengan jumlah arsip sedikit, maka

penyimpanan arsip vitalnya disimpan pada lemari besi
berlapis baja tahan api dan bebas asam.

Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip. Penyimpanan
di luar lingkungan instansi (off site), dengan
memperhatikan:

lokasi gedung penyimpanan arsip vital relatif lebih

murah daripada lokasi kantor instansinya;

lokasi gedung penyimpanan arsip vital tidak berada

pada lingkungan yang memiliki kandungan polusi
 -156-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tinggi serta hindari daerah rawan banjir dan/atau
lokasi bekas hutan danperkebunan;

lokasi penyimpanan arsip vital agar tidak berdekatan

dengan keramaian/permukiman yang padat penduduk;
dan

lokasi penyimpanan arsip vital mudah dijangkau untuk

pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai serta mudah diakses.
Pengelolaan arsip terjaga Tidak mengelola arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
terjaga
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 40 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemeliharaan arsip dinamis meliputi
pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.

Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 11 ayat 2
mengamanatkan bahwaPemeliharaan arsip dinamis
meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.
1.3 PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan Arsip Inaktif Selaku Unit Pengolah telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
melaksanakan pemindahan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip inaktif tentang Kearsipan Pasal 56huruf a yang menyebutkan
bahwapemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
 -157-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
unit kearsipan;
Pemindahan arsip inaktif
dilakukan melalui kegiatan Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang
penyeleksian arsip inaktif, Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 22 ayat 1
membuat daftar arsip inaktif mengamanatkan bahwaUnit pengolah memindahkan
yang dipindahkan , dan arsip inaktif ke unit kearsipan disertai berita acara
penataan arsip inaktif yang pemindahan yang dilengkapi daftar arsip yang
dipindahkan dipindahkan

Arsip inaktif yang Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

dipindahkan tidak melewati Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
retensi arsip aktif sesuai JRA Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 8 ayat 1
menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif yang
Pemindahan arsip inaktif retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dari unit
disertai dengan berita acara pengolah ke unit kearsipan Perangkat Daerah
pemindahan arsip inaktif
Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang
Berita acara pemindahan Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
arsip inaktif di tandatangani Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 2
oleh pimpinan unit pengolah menyatakan bahwa Pemindahan arsip sebagaimana
dan pimpinan unit kearsipan. dimaksud pada ayat (1) disertai Berita Acara dan di
lampiri Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip inaktif
disertai dengan daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
inaktif yang dipindahkan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 57 Ayat 2 yang menyebutkan
Daftar arsip inaktif yang bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
dipindahkan ditandatangani dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
oleh pimpinan unit pengolah a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip
sebagai pihak yang inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan arsip
memindahkan dan oleh inaktif yang akan dipindahkan.
pimpinan unit kearsipan
sebagai pihak yang Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
menerima Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 2 yang menyebutkan
Daftar arsip inaktif yang bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
 -158-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
dipindahkan sebagai dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati
lampiran berita acara retensi arsip aktif.
pemindahan arsip memuat
informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
ketentuan yaitu berupa daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
berkas dan daftar isi berkas. tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaBerita acara dan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan
pimpinan unit kearsipan.

Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 3
menyatakan bahwa Berita Acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh Kepala
Unit Pengolah dan Kepala Unit Kearsipan.

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

2.1 SUMBER DAYA MANUSIA

Pengelola Arsip Telah memiliki pengelola Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang .
arsip sebanyak 1 orang Penyelenggaraan Kearsipan pasal 17 ayat 3
pengelola arsip yang mengamanatkan bahwa Pelaksana teknis
merupakan THL pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh Arsiparis
dan/atau pengelola arsip

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
Pengelola arsip di lingkungan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang Untuk dapat
telah mengikuti kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 1 meningkakan
 -159-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
pengembangan kearsipan mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber kemampuan dan
(non diklat teknis) yaitu daya manusia kearsipan untuk mengatur pengetahuan
mengikuti sosialisasi kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan dengan mengikuti
kearsipan, workshop diklat, uji
kearsipan dan bimbingan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang kompetensi dan
teknis kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2 sertifikasi
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
2.1 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Folder Telah memiliki folder sebagai Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000 Penggunaan
sarana pemberkasan arsip tentang Standar Folder dan Guide Arsip folder sesuai yaitu
aktif. satu folder
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang digunakan untuk
Folder memenuhi spesifikasi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2, satu subyek atau
terbuat dari lembar kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib satu berkas
manila karton menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip dengan maksimal
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana 150 lembar
Folder memenuhi spesifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
yaitu keadaan lembaran rata, gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung Penggunaan
tidak kaku, tidak berlubang pengelolaan dan penyimpanan arsip folder sesuai yaitu
dan tidak kusut. folder dletakkan
pada posisi
Folder memiliki bentuk dan dibelakang
ukuran sesuai ketentuan guide/sekat dalam
laci filing cabinet.
Guide/sekat Belum memiliki guide/sekat Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000 Agar memiliki
sebagai sarana tentang Standar Folder dan Guide Arsip guide/sekat
pemberkasan arsip aktif. sebagai sarana
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang pemberkasan
Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2, arsip aktif.
mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip Guide/sekat
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana memenuhi
 -160-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. spesifikasi terbuat
gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung dari kertas karton
pengelolaan dan penyimpanan arsip mm, lebih tebal
dari bahan folder
sehingga tidak
mudah
melengkung
(terlipat).

Guide/sekat
memenuhi
spesifikasi yaitu
keadaan
lembaran rata,
tidak kaku, tidak
berlubang dan
tidak kusut.

Memiliki
guide/sekat yang
terdiri dari
guide/sekat
primer, sekunder,
dan tersier.

Guide/sekat
memiliki bentuk
sesuai ketentuan
yaitu berbentuk
empat persegi
panjang dan
memiliki tab.

Guide/sekat
memiliki bentuk
sesuai ketentuan
 -161-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
yaitu terdiri atas
tab primer,
sekunder, dan
tersier, serta letak
tab primer, tab
sekunder dan tab
tersier pada
masing-masing
guide tidak saling
menutup

Penggunaan
guide/sekat
sesuai yaitu
diletakkan di
antara kelompok
berkas arsip yang
satu dengan
kelompok berkas
arsip lainnya di
dalam laci filing
cabinet.

Penggunaan
guide/sekat telah
sesuai yaitu tab
pada guide/sekat
hanya digunakan
untuk
mencantumkan
kode klasifikasi
dan indeks /
masalah

Label Belum menuliskan tanda Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar menuliskan
pengenal dari berkas Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang tanda pengenal
 -162-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
menggunakan kertas label menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana dari berkas
yang dilekatkan pada tab keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri menggunakan
folder dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, kertas label yang
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. dilekatkan pada
tab folder
Sarana Arsip Aktif Lainnya Belum memiliki out indicator Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar memiliki out
sebagai sarana peminjaman Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang indicator sebagai
arsip. menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana sarana
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri peminjaman
dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, arsip.
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
Belum menggunakan indeks Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang menggunakan
menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana indeks
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri
Belum memiliki tunjuk silang dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, Agar memiliki
. tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
tunjuk silang
sebagai petunjuk
bahwa ada
berkas yang
memiliki
persamaan
masalah yang
disimpan pada
tempat yang
berbeda.
 -163-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Filing cabinet Telah memiliki filing cabinet Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
sebagai sarana Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
penyimpanan arsip menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
[Link] cabinet yang sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
digunakan adalah filing folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
cabinet yang memiliki laci. silang, boks, filing cabinet/rak Arsip

Filing cabinet dilengkapi

kunci pengaman.
Aplikasi Pengelolaan Arsip Telah menggunakan Aplikasi Pertauran Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata Penggunakan
Aktif Srikandi Naskah Dinas pasal 20 mengamanatkan bahwa Aplikasi Srikandi
Komputer / Laptop Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam agar ditingkatkan.
elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18
Koneksi internet yang huruf b menggunakan:
disediakan oleh lingkungan a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau
kantor b. aplikasi pengolah kata atau data.
Server (termasuk penggunaan
cloud server)
 -164-

5. BIDANG PERUMAHAN DAN KAWASAN PERMUKIMAN

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Kesesuaian dalam Pembuatan Telah melakukan penomoran Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
Naskah Dinas naskah dinas terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas. terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.
- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
klasifikasi arsip terhadap Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas sesuai dengan 10 ayat 2 dan lampirannya, mengamanatkan bahwa
susunan penomoran naskah penomoran naskah dinas dilakukan pada surat
dinas yaitu naskah dinas perintah/ surat perintah tugas, nota dinas maupun
berupa surat tugas dan surat naskah dinas surat lainnya , susunan nomor surat
dinas terdiri atas kode klasifikasi / nomor naskah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

 -165-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah Dinas pasal 26
- ayat 3 mengamanatkan bahwa penomoran
naskah dinas penugasan dan naskah dinas
korespondensi internal menggunakan angka
arab dengan memuat unsure: a. kode
klasifikasi b. nomor, c. tahun terbit.

- ayat 4 mengamanatkan bahwa penomoran

naskah dinas korespondensi eksternal
menggunakan angka arab dengan memuat
unsure: a. kategori klasifikasi keamanan, b.
kode klasifikasi, c. nomor, d. tahun terbit.
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kepala naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas
 -166-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.

Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur batang tubuh/isi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
 -167-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah menerapkan penulisan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata
struktur kaki naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
terhadap naskah dinas 14 ayat 2 menyatakan bahwa Format naskah dinas
sesuai dengan ketentuan surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum
struktur naskah dinas. dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 12 mengamanatkan susunan dan
bentuk naskah dinas korespondensi internal
sebagaimana dimaksud dalam pasal 10 tercantum
dalam lampiran angka I huruf C yang merupakan
bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 13
- ayat 1 mengamanatkan bahwa naskah dinas
korespondensi eksternal sebagaimana
dimaksud dalam pasal 9 huruf b disusun
dalam bentuk surat dinas

- ayat 2 mengamanatkan bahwa susunan dan

bentuk naskah dinas korespondensi eksternal
tercantum dalam lampiran angka I hiruf D yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini.
Dalam format naskah Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
dinas,telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
jenis huruf terhadap naskah 10 mengamanatkan bahwa pengetikannaskah dinas
dinas yang sesuai dengan dalam bentuk dan susunan surat dengan
ketentuan format naskah menggunakan jenis huruf arial 12 (dua belas) atau
dinas disesuaikan dengan kebutuhan
 -168-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 33 ayat 2 mengamanatkan bahwa
jenis huruf dan ukuran pada naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus yaitu arial
dengan ukuran 12 (dua belas)
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
telah menggunakan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
batas/ruang tepi terhadap 10 ayat 2 dan lampiran huruf A mengamanatkan
naskah dinas yang sesuai bahwa 1. ruang tepi atas, apabila menggunakan kop
dengan ketentuan format naskah dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop, dan apabila
naskah dinas. tanpa kop naskah dinas paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah, paling sedikit 2,5
(dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang
tepi kiri, paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas;
dan 4. ruang tepi kanan, paling sedikit 2 (dua) cm dari
tepi kanan kertas. Dalam pelaksanaannya, penentuan
ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu
naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga
jarak spasi dalam paragraf) hendaknya
memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 35 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penentuan batas atau ruang tepi sebagimana
dimaksud pada ayat 1 untuk naskah dinas
korespondensi dan naskah dinas khusus diatur
dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas:
(1) jika menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di
bawah kop, (2) jika tanpa kop naskah dinas, paling
sedikit 2 cm dari tepi atas kertas, b. ruang tepi bawah
paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas, c. ruang
tepi kiri paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas, d.
ruang tepi kanan paling sedikit cm dari tepi kanan
 -169-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
kertas.

Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata JIka ada naskah
belum menggunakan nomor Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pada dinas yang lebih
halaman terhadap naskah lampiran huruf Cmengamanatkan bahwa Naskah dinas dari 3 (tiga)
dinas yang sesuai dengan yang memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar dapat halaman agar
ketentuan format naskah dilengkapi dengan pemberian nomor halaman. Nomor diberikan nomor
dinas. halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan halaman mulai
nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara dari halaman 2.
simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan
kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor
halaman.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 36
- ayat 1 mengamanatkan bahwa nomor
halaman sebagimana dimaksud dalam pasal
21 huruf g pada naskah dinas menggunakan
angka arab.

- ayat 2 mengamanatkan bahwa naskah dinas

korespondensi dan naskah dinas khusus yang
memiliki halaman lebih dari 3 (tiga) lembar
dapat dilengkapi dengan pemberian nomor
halaman.

- ayat 3 mengamanatkan bahwa nomor

halaman sebagimana dimaksud pada ayat 1
dalam naskah dinas korespondensi dan
naskah dinas khusus ditempatkan pada
bagian tengah atas secara simetris mulai
halaman kedua dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor.
 -170-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Belum ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Jika ada naskah
yang menerapkan tembusan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal dinas yang
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf Dmengamanatkan bahwa menerapkan
dengan ketentuan format Penulisan tembusan surat dicantumkan di sebelah kiri tembusan naskah
naskah dinas. bawah setelah identitas pejabat yang dinas agar sesuai
menandatangani. dengan ketentuan
format naskah
Peraturan BUpati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata dinas.
Naskah Dinas pasal 37 5.
- ayat 1 mengamanatkan bahwa tembusan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21 huruf
h disampaikan kepada pihak yang
bersangkutan dan pihak yang dianggapp perlu
mengetahui isi surat.

- ayat 5 mengamanatkan bahwa tembusan

sebagaimana dimaksud pada ayat 1 berada
pada posisi bagian kiri bawah pada naskah
dinas dan diikuti tanda baca titik dua (:) tidak
diberi garis bawah serta tidak perlu
menambahkan kata sebagai laporan, arsip
atau istilah sejenis.
Telah ada naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
yang menerapkan lampiran Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas yang sesuai 10 ayat 2 dan lampiran huruf E mengamanatkan
dengan ketentuan format bahwa Pada dasarnya jika naskah memiliki beberapa
naskah dinas. lampiran, setiap lampiran diberi nomor urut dengan
angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan
nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. Naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat yang
mempunyai lampiran, pada lembar lampiran di pojok
sebelah kanan atas ditulis lampiran surat:, nomor dan
tanggal serta pada bagian akhir sebelah kanan bawah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

 -171-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah Dinas pasal 38
- ayat 1 mengamanatkan bahwa lampiran
sebagimana dimaksud dalam pasal 21 huruf i
ditandatangani oleh pejabat yang sama
dengan yang menandatangai naskah dinas
- ayat 2 mengamanatkan bahwa dalam hal
lampiran naskah dinas sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 memiliki lebih dari satu
halaman, halaman berikutnya diberi nomor
sebagimana dimaksud dalam pasal 36 ayat 1.
- ayat 3 mengamanatkan bahwa contoh
lampiran sebagaimana dimaksud pada ayat 1
tercamtum dalam lampiran angka III yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
peraturan bupati ini.
Dalam format naskah dinas, Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
telah menerapkan Naskah Dinas pasal 24 ayat 2 mengamanatkan bahwa
penggunaan logo terhadap kop naskah dinas perangkat daerah sabagaimana
naskah dinas yang sesuai dimaksud pada ayat 1 memuat logo daerah
dengan ketentuan format ditempatkan di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah
naskah dinas. Kabupaten Gunungkidul, nama Perangjat Daerah yang
bersangkutan ditebalkan (bold) dilengkapi dengan
penulisan aksara jawa, alamat yang dilengkapi dengan
nama kabupaten dan nama propinsi, kode pos, nomor
telepon, facsimile, laman, dan pos-el di bagian tengan
atas.
Telah membubuhkan paraf Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
terhadap naskah dinas yang Naskah Dinas pasal 40
sesuai dengan ketentuan - ayat 1 mengamanatkan bahwa Paraf
pembubuhan paraf pada net sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39
naskah dinas. merupakan tanda tangan singkat sebagai
bentuk pertanggungjawaban atas muatan
materi, substansi, redaksi, dan pengetikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Paraf
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri
atas:
 -172-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
q. paraf hierarki
r. paraf koordinasi

- ayat 3 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas

yang konsepnya dibuat oleh pejabat di
bawah pejabat penandatangan, terlebih
dahulu diparaf sebelum ditandatangani
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Naskah Dinas
yang konsepnya dibuat oleh pejabat
yang akan menandatangani Naskah Dinas
tidak memerlukan paraf
- ayat 5 mengamanatkan bahwa Fitur paraf
dalam media rekam elektronik, berbentuk
catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis
data sebelum dilakukan penandatanganan
oleh pejabat yang berwenang
- ayat 6 mengamanatkan bahwa Pembubuhan
paraf pada Naskah Dinas penugasan berupa
surat perjalanan dinas dibubuhkan pada
lembar pertama sebelah kiri tanda tangan
Telah menerapkan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 21
kewenangan sampai dengan pasal 31.
penandatanganan terhadap
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 44
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa pemberian
tanda tangan pada naskah dinas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 39 berfungsi sebagai
alat autentikasi dan verifikasi atas identitas
penandatangan serta keautentikan,
kepercayaan, dan keutuhan informasi.
- ayat 2 mengamanatkan bahwa tanda tangan
sebagimana dimaksud pada ayat 1 terdiri atas:
s. tanda tangan basah
t. tanda tangan elektronik
ayat 3 mengamanatkan bahwa pemberian tanda
 -173-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
tangan sebagaimana dimkasud apada ayat 1 dan ayat
2 dilakukan oleh pejabat yang berwenang

Belum ada pelimpahan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 pasal 15 Jika ada
wewenang sampai dengan pasal 18. pelimpahan
penandatanganan terhadap wewenang
naskah dinas sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata penandatanganan
ketentuan penandatanganan Naskah Dinas pasal 67 terhadap naskah
naskah dinas. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Pejabat dinas agar sesuai
Pemerintah Daerah dapat dengan ketentuan
melimpahkan kewenangan penandatanganan
penandatanganan Naskah Dinas kepada naskah dinas.
pejabat di bawahnya
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Ketentuan
mengenai pelimpahan kewenangan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
tercantum dalam Lampiran angka IX huruf B
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Pengamanan Naskah Dinas Telah melakukan pemberian Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
kode derajat klasifikasi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
keamanan terhadap naskah 7 ayat 2mengamanatkan bahwa Pemberian kode
dinas yaitu B (Biasa) derajat pengamanan berdasarkan kategori klasifikasi
keamanan naskah dinas sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dituliskan pada amplop dan di sebelah kiri atas
naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua
untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia
dengan ketentuan: a. naskah dinas Sangat Rahasia
diberikan kode “SR” dengan menggunakan tinta warna
merah; b. naskah dinas Rahasia diberikan kode “R”
dengan menggunakan tinta warna merah; c. naskah
dinas Terbatas diberikan kode “T” dengan
menggunakan tinta warna hitam; dan d. naskah dinas
Biasa/Terbuka diberikan kode “B” dengan
menggunakan tinta warna hitam.
 -174-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 58
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengamanan
Naskah Dinas paling sedikit memuat:
i. penentuan kategori klasifikasi keamanan
dan akses Naskah Dinas
j. perlakuan terhadap Naskah Dinas
berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses yang meliputi:
9. pemberian kode derajat klasifikasi
keamanan dan akses
10. pemberian nomor seri pengaman
(security printing) untuk Naskah
Dinas dengan kategori klasifikasi
keamanan sangat rahasia dan
rahasia
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Nomor seri
pengaman (security printing) sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b angka 2 dapat
menggunakan watermarks
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Watermarks
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berupa
tulisan rahasia atau sangat rahasia
- ayat 4 mengamanatkan bahwa Contoh nomor
seri pengaman (security printing) yang
menggunakan watermarks tercantum dalam
Lampiran angka VIII yang merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 59 mengamanatkan bahwa
Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam
elektronik aplikasi umum bidang kearsipan dinamis
memuat fitur pengamanan Naskah Dinas
 -175-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata
Naskah Dinas pasal 60 mengamanatkan bahwa
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas
terdiri atas:
a. sangat rahasia
b. rahasia
c. terbatas
d. biasa/terbuka

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 61 mengamanatkan bahwa
Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 60 diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 62 mengamanatkan bahwa Hak
akses terhadap Naskah Dinas diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang
sistem klasifikasi keamanan akses arsip dinamis.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 65 mengamanatkan bahwa Kode
derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’
dengan menggunakan tinta warna merah
b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan
menggunakan tinta warna merah
c. Naskah Dinas penting diberikan kode ‘T’ dengan
menggunakan tinta hitam
d. Naskah Dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan
menggunakan tinta hitam
 -176-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Pengendalian Naskah Dinas Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata
Keluar naskah dinas keluar berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
Buku Agenda dan Aplikasi 6 huruf cmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
Srikandi yang telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh
Unit Kearsipan pada masing-masing Perangkat
Daerah

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf c
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha
pada setiap unit kerja
Telah melakukan -
penggandaan naskah dinas
keluar sesuai ketentuan.
Telah melakukan pengiriman Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata -
naskah dinas keluar sesuai Naskah Dinas pasal 71
ketentuan. - ayat 1 mengamanatkan bahwa Kecepatan
proses pengurusan Naskah Dinas terdiri atas:
a. amat segera/kilat, dengan batas waktu
paling lama 24 (dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
b. segera, dengan batas waktu paling lama
2x24 (dua kali dua puluh empat) jam setelah
Naskah Dinas diterima;
c. penting, dengan batas waktu paling
lama 3x24 (tiga kali dua puluh empat) jam
setelah Naskah Dinas diterima; dan
d. biasa, dengan batas waktu paling lama 3
(tiga) hari kerja setelah Naskah Dinas diterima
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Penulisan
tingkat kecepatan proses pengurusan Naskah
Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dicantumkan pada sifat surat
 -177-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
penyimpanan pertinggal Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
naskah dinas keluar sesuai 6 huruf dmengamanatkan bahwa naskah dinas keluar
ketentuan. yang ada parafnya disimpan di Unit Pengolah sebagai
pertinggal.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 70 ayat 1 huruf d
mengamanatkan bahwa Naskah Dinas keluar yang
dibuat melalui media rekam elektronik diarsipkan
oleh unit kearsipan dan huruf e mengamanatkan
bahwa Naskah Dinas keluar yang dibubuhi paraf
diarsipkan oleh unit pengolah
Telah menggunakan amplop Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata -
dinas sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal
ketentuan standar 50 ayat 1 huruf c mengamanatkan bahwa sampul
penggunaan amplop. setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan
lebar 18 cm dan pasal 2 huruf b mengamanatkan
bahwa coklat untuk sampul naskah dinas Perangkat
Daerah serta pasal 51 ayat 3 mengamanatkan bahwa
Sampul naskah dinas Perangkat Daerah memuat
gambar lambang daerah berwarna hitam ditempatkan
di bagian kiri atas, tulisan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul, nama perangkat daerah yang
bersangkutan dilengkapi dengan penulisan aksara
jawa, alamat, kode pos, nomor telepon, nomor
faksimile, pos elektronik (posel), dan laman di bagian
tengah atas

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 51
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Amplop
Naskah Dinas sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 21 huruf k terdiri atas:
a. amplop Naskah Dinas jabatan Bupati; dan
b. amplop Naskah Dinas Perangkat Daerah:
 -178-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
c. amplop Naskah Dinas UPT; dan
d. amplop Naskah Dinas Satuan Pendidikan
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Bentuk
amplop Naskah Dinas yang digunakan
untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan
media rekam kertas berbentuk persegi
panjang
- ayat 3 mengamanatkan bahwa ukuran
amplop yang digunakan untuk
pendistribusian Naskah Dinas dengan media
rekam kertas dapat disesuaikan dengan
kebutuhan sesuai dengan kepentingan
Pemerintah Daerah
- ayat 4 mengamanatkan bahwa amplop
Naskah Dinas jabatan Bupati sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf a menggunakan
kertas warna putih
- ayat 5 mengamatakan bahwa amplop Naskah
Dinas Perangkat Daerah sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf b, Amplop
Naskah Dinas UPT sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) huruf c, dan Amplop Naskah
Dinas Satuan Pendidikan sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) huruf d menggunakan
kertas warna coklat
Penerimaan Arsip Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
(Pengendalian Naskah Dinas penerimaan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Masuk) sesuai dengan ketentuan Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
tata naskah dinas. dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit Pengolah;
2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan
klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3.
 -179-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Naskah dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan pencatatan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021 tentang Tata -
naskah dinas masuk berupa Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Buku Agenda dan Aplikasi Daerahmengamanatkan bahwa Pengurusan naskah
Srikandi
dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4
huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit
Kerja penerima menindaklanjuti naskah dinas yang
diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit
Pengolah2. Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai
dengan klasifikasi naskah dinas dan arahan pimpinan;
dan 3. Naskah dinas masuk disimpan pada Unit
Pengolah. b. tembusan naskah dinas jawaban
disampaikan kepada yang berhak; dan c. alur
pengurusan naskah dinas diselenggarakan melalui
mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga ke
pejabat terendah yang berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
 -180-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata .

pengarahan naskah dinas Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
masuk sesuai dengan mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
ketentuan.
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf a mengamanatkan
bahwa unit kearsipan menindaklanjuti Naskah Dinas
yang diterima dengan cara mengagendakan,
mengklasifikasikan sesuai dengan sifat surat, dan
mendistribusikan ke unit pengola

Telah melakukan Peraturan Bupati Nomor 10 tahun 2021tentang Tata -

penyampaian naskah dinas
 -181-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
masuk sesuai dengan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
ketentuan. mengamanatkan bahwa Pengurusan naskah dinas
masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a
dilakukan melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah2. Unit
Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah
dinas masuk disimpan pada Unit Pengolah. b.
tembusan naskah dinas jawaban disampaikan kepada
yang berhak; dan c. alur pengurusan naskah dinas
diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat
pejabat tertinggi hingga ke pejabat terendah yang
berwenang.

Peraturan Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata

Naskah Dinas pasal 69 huruf c mengamanatkan
bahwa unit kearsipan mengarsipkan Naskah Dinas
masuk dengan media rekam elektronik dan huruf d
mengamanatkan bahwa unit pengolah mengarsipkan
Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas
1.2 PENGGUNAAN ARSIP
Ketersediaan Arsip Aktif Menyediakan layanan arsip Peraturan Bupati Gunungkidul Nomor 47 Tahun 2012 -
aktif. tentang Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 19
menyebutkan bahwa Pelayanan arsip dinamis
dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip dan asas
pelayanan prima
Sarana Peminjaman Dalam penggunaan sarana Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Dalam
peminjaman arsip, belum Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 penggunaan
terdapat Buku tentang Kearsipan Pasal 159 Ayat 1 yang sarana
Peminjaman/Formulir menyebutkan bahwaPengelolaan arsip dilakukan peminjaman arsip
 -182-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Peminjaman dan belum dengan menggunakan prasarana dan sarana agar
menggunakan out indikator berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala menggunakan
ANRI. Buku
Peminjaman/For
mulir Peminjaman
dan out indicator
sebagai
pengganti
informasi arsip
yang dipinjam
Penyajian Arsip Aktif Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna internal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi Agar dalam
kepentingan internal, belum kepentingan pemerintahan dan masyarakat. penyajian arsip
berdasarkan sistem dinamis
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
berdasarkan pada
akses arsip dinamis. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi sistem klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari: keamanan dan
a. sangat rahasia akses arsip
b. rahasia dinamis yang
c. terbatas dibuktikan dengan
d. biasa/terbuka daftar arsip
dinamis yang
Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis memuat kolom
pasal 5 SKKAAD
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
 -183-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pengguna
internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
huruf a meliputi:
[Link] dan staf di lingkungan Perangkat
Daerah Pencipta Arsip, b. pengawas
internal
Dalam penyajian arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
belum ada peminjaman arsip Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
aktif untuk kepentingan tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
pengguna eksternal bahwa Penggunaan arsip dinamis sebagaimana
Penyajian arsip aktif untuk dimaksud dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi Agar dalam
kepentingan eksternal, belum kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
penyajian arsip
berdasarkan sistem dinamis
klasifikasi keamanan dan Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis berdasarkan pada
akses arsip dinamis.
pasal 3 ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi sistem klasifikasi
Keamanan Arsip Dinamis di Daerah terdiri dari: keamanan dan
a. sangat rahasia akses arsip
b. rahasia dinamis yang
c. terbatas
dibuktikan dengan
d. biasa/terbuka
daftar arsip
Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang dinamis yang
 -184-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis memuat kolom
pasal 5 SKKAAD
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Hak Akses
Arsip Dinamis diberikan kepada pejabat
tertentu di lingkungan Perangkat Daerah
Pencipta Arsip
- ayat 2 mengamanatkan bahwa Pejabat
tertentu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
meliputi:
a. pimpinan tinggi pratama atau eselon II
b. pejabat administrator atau eselon III;
c. koordinator
d. pejabat pengawas atau eselon IV
e. sub koordinator

Peraturan Bupati Nomor 29 Tahun 2023 tentang

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
pasal 7
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Pengguna
Arsip Dinamis yang berhak mengakses Arsip
Dinamis meliputi: a. pengguna internal, b.
pengguna eksternal
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Pengguna
eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) huruf b meliputi: a. pengawas eksternal, b.
penegak hukum, c. public, d. pegawai
Perangkat Daerah lain yang mempunyai
kepentingan terkait dengan pelaksanaan
tugas dan fungsi atas Arsip Dinamis yang
tercipta

1.3 PEMELIHARAAN ARSIP

Pemberkasan Arsip Aktif Telah melaksanakan Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
pemberkasan arsip aktif Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 12 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip aktif
dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
 -185-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
penyimpanan arsip.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan terhadap Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip yang dibuat dan arsip tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 1 yang menyebutkan
yang diterima bahwaPemberkasan arsip aktif sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) huruf a, dilakukan
terhadap arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 8 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif,
dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 1
mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2),
dilakukan terhadap arsip yang dibuat dan diterima.
Pemberkasan arsip aktif Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang
telah dilaksanakan sesuai Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 2,
klasifikasi arsip. mengamanatkan bahwa Pemberkasan arsip aktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 4 ayat 1 mengamanatkan
bahwa Klasifikasi Arsip di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Gunungkidul meliputi: a. fungsi fasilitatif ,
b. fungsi substantif

Peraturan Bupati Nomor 87 Tahun 2022 tentang

Klasifikasi Arsip pasal 5
- ayat 1 mengamanatkan bahwa Klasifikasi
Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul menggunakan Kode Klasifikasi
Arsip berupa angka
 -186-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
- ayat 2 mengamanatkan Kode Klasifikasi
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
berfungsi sebagai dasar penomoran surat,
pemberkasan, penataan, penyusutan, dan
penemuan kembali arsip
- ayat 3 mengamanatkan bahwa Kode
Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Peraturan Bupati ini
Telah menyusun daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Agar menyusun
aktif berupa daftar berkas Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 daftar arsip aktif
dan daftar isi berkas tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 3 yang menyebutkan berupa daftar
bahwaPemberkasan arsip aktif menghasilkan berkas dan daftar
tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya isi berkas baik
daftar arsip aktif dan ayat 4 menyebutkan bahwa secara manaual
Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi maupun dengan
berkas. aplikasi Srikandi

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPemberkasan Arsip Aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta
tersusunnya daftar Arsip Aktif dan ayat 2 menyebutkan
bahwa Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 3
mengamanatkan bahwaPemberkasan arsip aktif
menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta
tersusunnya daftar arsip aktif dan ayat 4
mengamanatkan bahwa Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas
 -187-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Daftar berkas arsip aktif telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 5 yang menyebutkan
bahwaDaftar berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
peraturan perundang-
unit pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d.
undangan. uraian . . .- 24 - d. uraian informasi berkas; e. kurun
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 3 yang
menyebutkan bahwaDaftar berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. unit pengolah; b. nomor
berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. unit pengolah; b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun
waktu; f. jumlah; dan g. keterangan.
Daftar isi berkas telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
memuat seluruh informasi Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip sesuai ketentuan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 6 yang menyebutkan
bahwaDaftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:
peraturan perundang-
a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode
undangan. klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f.
jumlah; dan g. Keterangan

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 9 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaDaftar isi berkas paling sedikit
memuat informasi tentang: a. nomor berkas; b. nomor
item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip;
e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan
 -188-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 5
mengamanatkan bahwaDaftar isi berkas sekurang-
kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item
arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e.
tanggal;f. jumlah; dan g. keterangan
Telah menyampaikan daftar Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
arsip aktifnya kepada unit Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kearsipan setiap 6 bulan tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 7 yang menyebutkan
bahwaUnit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif
setelah pelaksanaan.
kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan
setelah pelaksanaan kegiatan.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 10 yang
menyebutkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar Arsip Aktif kepada unit keArsipan pada tiap
Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah
pelaksanaan kegiatan

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 13 ayat 9
mengamanatkan bahwaUnit pengolah menyampaikan
daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6
(enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan
Penyimpanan Arsip Aktif Telah melakukan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
penyimpanan arsip aktif yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
dimilikinya. tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 1 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 40 ayat (3) huruf c, dilakukan terhadap
arsip aktif dan inaktif yang sudah didaftar dalam daftar
arsip dan ayat 2 menyebutkan bahwa Penyimpanan
arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah
 -189-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 11 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan Arsip Aktif menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah

Peraturan Bupati Nomor 47 tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 16 ayat 2
mengamanatkan bahwaPenyimpanan arsip aktif
menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah
Fisik arsip yang disimpan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
telah sesuai dengan daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip aktif. tentang Kearsipan Pasal 42 Ayat 4,5,6 yang
menyebutkan bahwa (4) Daftar arsip aktif terdiri atas
daftar berkas dan daftar isi berkas. (5) Daftar berkas
sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah; b.
nomor berkas; c. kode klasifikasi;d. uraian informasi
Belum seluruh arsip yang berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. Agar seluruh arsip
(6) Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a.
disimpan telah terdaftar ke aktif yang
nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode klasifikasi;
dalam daftar arsip aktif d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. disimpan
keterangan. dibuatkan daftar
arsip aktif.

Arsip yang disimpan tidak Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
melewati retensi arsip aktif. Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 47 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaPenyimpanan arsip aktif dan inaktif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip
selama jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan
JRA.

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 12 Ayat 1 yang
 -190-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
menyebutkan bahwaDalam hal Arsip Aktif yang
disimpan unit pengolah telah melewati retensi Arsip
Aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA,
unit pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip
dari unit pengolah ke unit kearsipan
Arsip yang disimpan agar Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
menggunakan sarana yang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
sesuai yaitu folder, tentang Kearsipan Penjelasan Pasal 47 Ayat 1 yang
menyebutkan bahwaPenyimpanan arsip aktif dilakukan
guide/sekat, filing kabinet.
pada sentral arsip aktif atau central file sebagai tempat
penyimpanan arsip aktif yang dirancang untuk
penyimpanan arsip secara efisien, efektif, dan aman

Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang

Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
silang, boks, filing cabinet/rak Arsip
Alih Media Arsip Belum melakukan alih media Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Agar melakukan
terhadap arsip aktif Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 alih media
tentang Kearsipan Pasal 48 yang menyebutkan terhadap arsip
bahwaDalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
aktif disertai
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) dapat
dilakukan alih media arsip, pasal 49 ayat 5 dengan daftar
menyebutkan Alih media arsip diautentikasi oleh arsip yang
pimpinan di lingkungan pencipta arsip dengan dialihmediakan,
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, berita acara alih
terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media, media, autentikasi
ayat 6 menyebutkan bahwa pelaksanaan alih media alih media arsip
dilakukan dengan membuat berita acara yang disertai
aktif
dengan daftar arsip yang dialihmediakan, pasal 7
menyebutkan bahwa Berita acara alih media arsip
dinamis sekurangkurangnya memuat: a. waktu
pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. Alih media yang
jumlah arsip; e. keterangan proses alih media yang dimaksud bukan
 -191-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh terhadap surat
pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan, pasal masuk maupun
8 menyebutkan bahwa Daftar arsip dinamis yang keluar yang di-
dialihmediakan sekurangkurangnya memuat: a. unit
scan. Namun, alih
pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip;
e. kurun waktu; dan f. Keterangan media yang
dimaksud meliputi
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang digitisasi arsip
Penyelenggaraan Kearsipan Pasal 22 konvensional (ke
mengamanatkan bahwa Pemeliharaan arsip dalam bentuk
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) huruf elektronik/digital)
c dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip secara
aktif ; b. penataan arsip; c. penyimpanan arsip; dan d. memberkas.
alih media arsip

Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang

Pedoman Alih Media Arsip Dinamis Di Lingkungan
Pemerintah Kabupten Gunungkidul mengamanatkan
pada:
pasal 12 bahwa Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
pada tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan alih
media harus membuat berita acara yang disertai
dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
pasal 13 (1) bahwa berita acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) paling kurang memuat a.
waktu pelaksanaan, b. tempat pelaksanaan, [Link]
media, [Link] arsip, [Link] proses alih media
yang akan dilakukan, f. pelaksanaan, g.
penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah /unit
kearsipan
(2) bahwa daftar arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) paling kurang memuat: a. organisasi, [Link]
 -192-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
pengolah, c. nomor urut, d. jenis arsip, e. media arsip,
f. jumlah, [Link], [Link], [Link]
pasal 14 ayat 1 bahwa Autentikasi Arsip Elektronik
hasil Alih Media dilakukan untuk menjamin keabsahan
Arsip, ayat 2 bahwa Arsip Elektronik hasil Alih Media
sebagiamana dimaksud pada ayat (1) diautentikasi
oleh pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan Arsip Elektronik hasil
Alih Media, ayat 3 bahwa Tanda tertentu yang
dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat
dilakukan dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan
teknologi.
Pemeliharaan Arsip Vital Menyimpan arsip vital berupa Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang Agar melakukan
arsip fasilitasi pembiayaan Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah pengelolaan arsip
perumahan, pembinaan Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor II huruf vital sesuai
perumahan, pencegahan dan B, nomor 4 menyatakan bahwa, Contoh arsip vital: dengan
peningkatan kualitas ketentuan.
perumahan kumuh dan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
permukiman kumuh,
penyelenggaraan Prasarana, 37) Kebijakan strategis (keputusan dan peraturan
Sarana, dan Utilitas pimpinan instansi pemerintah) selama masih
perumahan, sertifikasi dan berlaku;
registrasi bagi orang atau 38) MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis
badan hukum yang baik dalam maupun luar negeri selama masih
melaksanakan perancangan
berlaku;
dan perencanaan rumah
39) Arsip asset negara (sertifikat tanah, BPKB,
 -193-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
serta perencanaan gambar gedung, dan lain-lain);
prasarana, sarana dan 40) Arsip hak paten dan copy right;
utilitas umum tingkat 41) Berkas perkara pengadilan;
kemampuan kecil. 42) Personal file;
43) Batas wilayah antar Provinsi atau antar
Kabupaten/Kota, kecamatan, desa/kalurahan;
44) Dokumen pengelolaan keuangan Negara; dan
45) Dokumen/Arsip lain yang memenuhi kriteria Arsip
Vital.
Belum melakukan identifikasi Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang Agar melakukan
arsip vital Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah identifikasi arsip
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf vital
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja
Belum melalukan Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang Agar melalukan
penyusunan daftar arsip vital. Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah penyusunan
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor III huruf daftar arsip vital
f Penyusunan Daftar Arsip Vital yang ada di unit kerja, sesuai ketentuan.
dan daftar arsip vital berisi informasi: Nomor, Jenis
arsip, Tingkat Perkembangan : diisi dengan Asli,
Duplikasi, Kurun waktu, Media, Jumlah, Jangka
simpan, Metode Pelindungan, Lokasi simpan ,
Keterangan
Dalam pelindungan Dalam
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
dokumen/arsip vital negara, pelindungan
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
belum menggunakan metode dokumen/arsip
pelindungan arsip vital Kabupaten Gunungkidul pada lampiran nomor IV huruf vital negara, agar
B nomor 3 menyatakan bahwa dengan Peralatan menggunakan
Khusus (Vaulting) metode
Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau pelindungan arsip
 -194-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
bencana dilakukan dengan menggunakan peralatan vital berupa
penyimpanan khusus, seperti: almari besi, filing duplikasi dan
cabinet, tahan api. Pemilihan peralatan simpan pemencaran serta
tergantung pada jenis, media dan ukuran. Namun peralatan khusus
demikian secara umum peralatan tersebut memiliki (vaulting).
karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat mungkin
memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet
untuk jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Belum melakukan Agar melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan fisik arsip vital pengamanan fisik
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
arsip vital baik
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C
dengan
nomor 1 menyatakan bahwa Pengamanan fisik arsip pengaturan
vital dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi akses,
arsip dari ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak pengaturan ruang
arsip simpan,
penggunaan
sistem alarm atau
struktur
bangunan.
Belum melakukan Agar melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
pengamanan informasi arsip pengamanan
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
vital informasi arsip
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf C vital baik berupa
nomor 2 menyatakan bahwa Dalam rangka kartu identifikasi
Pengamanan Informasi dan layanan penggunaan individu pengguna
Arsip Vital, pengolah arsip vital harus melakukan arsip, mengatur
pengaturan sebagai berikut: akses petugas
kearsipan,
menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang
 -195-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
berhak; menyusun
prosedur tetap,
memberi kode rahasia dalam hal diperlukan pada arsip
member kode
vital;dan membuat spesifikasi orang-orang yang rahasia kepada
memiliki hak akses arsip atau control
akses.

Telah melakukan
Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2021 tentang
penyimpanan arsip vital
Program Arsip Vital di Lingkungan Pemeritah
secara: on site
Kabupaten Gunungkidul pada lampiran IV huruf D
menyatakan bahwa Arsip vital disimpan pada tempat
khusus sehingga dapat mencegah/menghambat unsur
perusak fisik arsip dan sekaligus mencegah pencurian
informasinya. Lokasi penyimpanan arsip vital dapat
dilakukan dengan cara sebaga berikut:

Penyimpanan on site, adalah penyimpanan arsip vital

yang ditempatkan pada ruangan tertentu dalam satu
gedung atau perkantoran dalam lingkungan lembaga
pencipta arsip. Penyimpanan di dalam lingkungan
instansi (on site) terbagi menjadi:

instansi besar dengan volume arsip vital cukup

banyak, maka perlu membuat tempat penyimpanan
khusus arsip vital;

instansi kecil dengan jumlah arsip sedikit, maka

penyimpanan arsip vitalnya disimpan pada lemari besi
berlapis baja tahan api dan bebas asam.

Penyimpanan off site, adalah penyimpanan arsip vital

 -196-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
yang ditempatkan di luar lingkungan gedung
perkantoran lembaga pencipta arsip. Penyimpanan
di luar lingkungan instansi (off site), dengan
memperhatikan:

lokasi gedung penyimpanan arsip vital relatif lebih

murah daripada lokasi kantor instansinya;

lokasi gedung penyimpanan arsip vital tidak berada

pada lingkungan yang memiliki kandungan polusi
tinggi serta hindari daerah rawan banjir dan/atau
lokasi bekas hutan danperkebunan;

lokasi penyimpanan arsip vital agar tidak berdekatan

dengan keramaian/permukiman yang padat penduduk;
dan

lokasi penyimpanan arsip vital mudah dijangkau untuk

pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai serta mudah diakses.
Pengelolaan arsip terjaga Tidak mengelola arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
terjaga
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 40 Ayat 2 yang menyebutkan
bahwaPemeliharaan arsip dinamis meliputi
pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.

Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 11 ayat 2
 -197-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
mengamanatkan bahwaPemeliharaan arsip dinamis
meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip
inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga
maupun arsip umum.
1.3 PENYUSUTAN ARSIP
Pemindahan Arsip Inaktif Selaku Unit Pengolah telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
melaksanakan pemindahan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
arsip inaktif tentang Kearsipan Pasal 56huruf a yang menyebutkan
bahwapemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke
unit kearsipan;
Pemindahan arsip inaktif
dilakukan melalui kegiatan Peraturan Bupati Nomor 47 tahn 2012 tentang
penyeleksian arsip inaktif, Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 22 ayat 1
membuat daftar arsip inaktif mengamanatkan bahwaUnit pengolah memindahkan
yang dipindahkan , dan arsip inaktif ke unit kearsipan disertai berita acara
penataan arsip inaktif yang pemindahan yang dilengkapi daftar arsip yang
dipindahkan dipindahkan

Arsip inaktif yang Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

dipindahkan tidak melewati Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
retensi arsip aktif sesuai JRA Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 8 ayat 1
menyatakan bahwa pemindahan arsip inaktif yang
Pemindahan arsip inaktif retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dari unit
disertai dengan berita acara pengolah ke unit kearsipan Perangkat Daerah
pemindahan arsip inaktif
Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang
Berita acara pemindahan Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
arsip inaktif di tandatangani Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 2
oleh pimpinan unit pengolah menyatakan bahwa Pemindahan arsip sebagaimana
dan pimpinan unit kearsipan. dimaksud pada ayat (1) disertai Berita Acara dan di
lampiri Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip inaktif
disertai dengan daftar arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
inaktif yang dipindahkan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 57 Ayat 2 yang menyebutkan
 -198-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Daftar arsip inaktif yang bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
dipindahkan ditandatangani dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
oleh pimpinan unit pengolah a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip
sebagai pihak yang inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan arsip
memindahkan dan oleh inaktif yang akan dipindahkan.
pimpinan unit kearsipan
sebagai pihak yang Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
menerima Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 2 yang menyebutkan
Daftar arsip inaktif yang bahwaPemindahan arsip inaktif sebagaimana
dipindahkan sebagai dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati
lampiran berita acara retensi arsip aktif.
pemindahan arsip memuat
informasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
ketentuan yaitu berupa daftar Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
berkas dan daftar isi berkas. tentang Kearsipan Pasal 63 Ayat 4 yang menyebutkan
bahwaBerita acara dan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan
pimpinan unit kearsipan.

Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2016 tentang

Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Gunungkidul pasal 9 ayat 3
menyatakan bahwa Berita Acara sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) ditandatangani oleh Kepala
Unit Pengolah dan Kepala Unit Kearsipan.

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

2.1 SUMBER DAYA MANUSIA

Pengelola Arsip Telah memiliki pengelola Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang .
arsip sebanyak 1 orang Penyelenggaraan Kearsipan pasal 17 ayat 3
pengelola arsip yang mengamanatkan bahwa Pelaksana teknis
merupakan PNS pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh Arsiparis
dan/atau pengelola arsip
 -199-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
Pengelola arsip di lingkungan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang Untuk dapat
telah mengikuti kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 1 meningkakan
pengembangan kearsipan mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber kemampuan dan
(non diklat teknis) yaitu daya manusia kearsipan untuk mengatur pengetahuan
mengikuti sosialisasi kompetensi, profesionalisme dan kinerja kearsipan dengan mengikuti
kearsipan, workshop diklat, uji
kearsipan dan bimbingan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang kompetensi dan
teknis kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2 sertifikasi
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
ditujukan untuk pejabat struktural di Unit kearsipan
dan LKD, fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip
di Perangkat Daerah dan Pemerintah Desa
2.1 PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Folder Telah memiliki folder sebagai Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000
sarana pemberkasan arsip tentang Standar Folder dan Guide Arsip
aktif.
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Folder memenuhi spesifikasi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2,
terbuat dari lembar kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
manila karton menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana
Folder memenuhi spesifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
yaitu keadaan lembaran rata, gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung
tidak kaku, tidak berlubang pengelolaan dan penyimpanan arsip
dan tidak kusut.

Folder memiliki bentuk dan

 -200-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
ukuran sesuai ketentuan

Penggunaan folder sesuai

yaitu satu folder digunakan
untuk satu subyek atau satu
berkas dengan maksimal 150
lembar

Penggunaan folder sesuai

yaitu folder dletakkan pada
posisi dibelakang guide/sekat
dalam laci filing cabinet.
Guide/sekat Telah memiliki guide/sekat Keputusan Kepala ANRI Nomor 10 Tahun 2000
sebagai sarana tentang Standar Folder dan Guide Arsip
pemberkasan arsip aktif.
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Guide/sekat memenuhi Penyelenggaraan Kearsipan pasal 33 ayat 1, 2,
spesifikasi terbuat dari kertas mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
karton mm, lebih tebal dari menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip
bahan folder sehingga tidak sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana
mudah melengkung (terlipat). sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a.
gedung; b. ruangan; dan c. peralatan pendukung
Guide/sekat memenuhi pengelolaan dan penyimpanan arsip
spesifikasi yaitu keadaan
lembaran rata, tidak kaku,
tidak berlubang dan tidak
kusut.

Memiliki guide/sekat yang

terdiri dari guide/sekat
primer, sekunder, dan tersier.

Guide/sekat memiliki bentuk

sesuai ketentuan yaitu
berbentuk empat persegi
panjang dan memiliki tab.
 -201-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT

Guide/sekat memiliki bentuk

sesuai ketentuan yaitu terdiri
atas tab primer, sekunder,
dan tersier, serta letak tab
primer, tab sekunder dan tab
tersier pada masing-masing
guide tidak saling menutup

Penggunaan guide/sekat
sesuai yaitu diletakkan di
antara kelompok berkas
arsip yang satu dengan
kelompok berkas arsip
lainnya di dalam laci filing
cabinet.

Penggunaan guide/sekat
telah sesuai yaitu tab pada
guide/sekat hanya digunakan
untuk mencantumkan kode
klasifikasi dan indeks /
masalah
Label Belum menuliskan tanda Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar menuliskan
pengenal dari berkas Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang tanda pengenal
menggunakan kertas label menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana dari berkas
yang dilekatkan pada tab keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri menggunakan
folder dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, kertas label yang
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. dilekatkan pada
tab folder
Sarana Arsip Aktif Lainnya Belum memiliki out indicator Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Agar memiliki out
sebagai sarana peminjaman Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang indicator sebagai
arsip. menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana sarana
keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri peminjaman
dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, arsip.
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip.
 -202-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
Telah menggunakan indeks Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
menyebutkan bahwa... Prasarana dan sarana
Belum memiliki tunjuk silang keArsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri Agar memiliki
. dari folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk silang
tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip. sebagai petunjuk
bahwa ada
berkas yang
memiliki
persamaan
masalah yang
disimpan pada
tempat yang
berbeda.

Filing cabinet Telah memiliki filing cabinet Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang
sebagai sarana Pedoman Pemeliharaan Arsip Pasal 6 Ayat 4 yang
penyimpanan arsip menyebutkan bahwaPrasarana dan sarana keArsipan
[Link] cabinet yang sebagaimana dimaksud pada ayat (4) terdiri dari
digunakan adalah filing folder, guide/sekat, label, out indikator, indeks, tunjuk
cabinet yang memiliki laci. silang, boks, filing cabinet/rak Arsip

Filing cabinet dilengkapi

kunci pengaman.
Aplikasi Pengelolaan Arsip Aktif Telah menggunakan Aplikasi Pertauran Bupati Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata Penggunakan
Komputer / Laptop Srikandi Naskah Dinas pasal 20 mengamanatkan bahwa Aplikasi Srikandi
Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam agar ditingkatkan.
Koneksi internet yang elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18
disediakan oleh lingkungan huruf b menggunakan:
kantor a. aplikasi umum bidang kearsipan dinamis; atau
Server (termasuk penggunaan b. aplikasi pengolah kata atau data.
cloud server)
 -203-

CATATAN
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
AUDIT
 -204-

B. UNIT KEARSIPAN
SEKRETARIAT

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
1. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1. PENCIPTAAN
Pembuatan Arsip Dalam pengendalian naskah dinas Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata - -
keluar, telah melakukan pencatatan Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal 6
naskah dinas keluar dengan menyatakanbahwaPengurusan naskah dinas keluar
menggunakan Buku Agenda dan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b dilakukan
Aplikasi Srikandi. melalui tahapan: a. konsep naskah dinas keluar dibuat
rangkap 2 (dua); b. rangkap kesatu konsep naskah dinas
keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai
tugas dan kewenangannya dan dicatat oleh masing-
masing Unit Pengolah dalam rangka pengendalian; c.
naskah dinas keluar yang telah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal, dan
stempel oleh Unit Kearsipan pada masing-masing
Perangkat Daerah; d. naskah dinas keluar yang ada
parafnya disimpan di Unit Pengolah sebagai pertinggal.
Telah melakukan pengiriman naskah -
dinas keluar dengan sarana buku
ekspedisi dan Aplikasi Srikandi
Telah melakukan penyimpanan Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata - -
naskah dinas keluar sesuai Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal 6
ketentuan yaitu menyimpan menyatakanbahwaPengurusan naskah dinas keluar
pertinggal (arsip) di masing – masing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b dilakukan
unit pengolah melalui tahapan: a. konsep naskah dinas keluar dibuat
rangkap 2 (dua); b. rangkap kesatu konsep naskah dinas
keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai
tugas dan kewenangannya dan dicatat oleh masing-
masing Unit Pengolah dalam rangka pengendalian; c.
 -205-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
naskah dinas keluar yang telah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal, dan
stempel oleh Unit Kearsipan pada masing-masing
Perangkat Daerah; d. naskah dinas keluar yang ada
parafnya disimpan di Unit Pengolah sebagai pertinggal.
Penerimaan Arsip Penerimaan naskah dinas masuk di Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata - -
lingkungan Dinas Pekerjaan Umum Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal 5
Peruamhan Rakyat dan Kawasan menyatakanbahwaPengurusan naskah dinas masuk
Permukiman telah dilakukan oleh sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a dilakukan
Subbagian Umum dan Aplikaksi melalui: a. Perangkat Daerah/Unit Kerja penerima
Srikandi. menindaklanjuti naskah dinas yang diterima melalui
tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian sesuai sifat
dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan serta
pendistribusian ke Unit Pengolah; 2. Unit Pengolah
menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi naskah dinas
dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah dinas masuk
disimpan pada Unit Pengolah. b. tembusan naskah dinas
jawaban disampaikan kepada yang berhak; dan c. alur
pengurusan naskah dinas diselenggarakan melalui
mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga ke
pejabat terendah yang berwenang.
Telah melakukan registrasi arsip oleh Peraturan Bupati Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata - -
pihak penerima dan Aplikasi Srikandi Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah pasal 5
huruf a menyatakanbahwaPerangkat Daerah/Unit Kerja
penerima menindaklanjuti naskah dinas yang diterima
melalui tahapan: 1. pencatatan dan pengklasifikasian
sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh Unit Kearsipan
serta pendistribusian ke Unit Pengolah
Telah melakukan pencatatan naskah Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud - -
dinas masuk pada Buku Agenda dan dalam Pasal 4 huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat
Aplikasi Srikandi. Daerah/Unit Kerja penerima menindaklanjuti naskah
 -206-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
dinas yang diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit Pengolah; 2.
Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah dinas
masuk disimpan pada Unit Pengolah. b. tembusan
naskah dinas jawaban disampaikan kepada yang berhak;
dan c. alur pengurusan naskah dinas diselenggarakan
melalui mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga
ke pejabat terendah yang berwenang.
Telah melakukan pengarahan arsip Pengurusan naskah dinas masuk sebagaimana dimaksud - -
sesuai ketentuan tata naskah dinas dalam Pasal 4 huruf a dilakukan melalui: a. Perangkat
yaitu dengan menggunakan lembar Daerah/Unit Kerja penerima menindaklanjuti naskah
disposisi. dinas yang diterima melalui tahapan: 1. pencatatan dan
pengklasifikasian sesuai sifat dan isi naskah dinas oleh
Unit Kearsipan serta pendistribusian ke Unit Pengolah; 2.
Unit Pengolah menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
naskah dinas dan arahan pimpinan; dan 3. Naskah dinas
masuk disimpan pada Unit Pengolah. b. tembusan
naskah dinas jawaban disampaikan kepada yang berhak;
dan c. alur pengurusan naskah dinas diselenggarakan
melalui mekanisme dari tingkat pejabat tertinggi hingga
ke pejabat terendah yang berwenang.
Penyampaian naskah dinas masuk - -
telah dilakukan dengan
menggunakan buku ekspedisi surat
masuk
1.2. PENGGUNAAN ARSIP
Telah terdapat pelayanan arsip - -
dinamis inaktif
Dalam pelayanan arsip dinamis Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
 -207-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
inaktif, telah menggunakan sarana Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
peminjaman arsip inaktif berupa buku tentang Kearsipan Pasal 159 Ayat 1 yang menyebutkan
peminjaman/formulir peminjaman bahwaPengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan
prasarana dan sarana berdasarkan standar yang
arsip dan ada out indikator
ditetapkan oleh Kepala ANRI.
Dalam penyajian arsip inaktif telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
ada peminjaman arsip inaktif untuk Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kepentingan pengguna internal tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
bahwaPenggunaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi kepentingan
pemerintahan dan masyarakat.
Penyajian arsip inaktif untuk Agar dalam
kepentingan internal, telah penyajian arsip
berdasarkan sistem klasifikasi dinamis
keamanan dan akses arsip dinamis. berdasarkan pada
sistem klasifikasi
keamanan dan
akses arsip
dinamis yang
dibuktikan dengan
daftar arsip
dinamis yang
memuat kolom
SKKAAD

Dalam penyajian arsip inaktif belum Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang -
ada peminjaman arsip inaktif untuk Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
kepentingan pengguna eksternal tentang Kearsipan Pasal 37 Ayat 1 yang menyebutkan
bahwaPenggunaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 31 huruf b diperuntukkan bagi kepentingan
pemerintahan dan masyarakat.
Penyajian arsip inaktif untuk
 -208-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
kepentingan eksternal, telah
berdasarkan sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis.
1.3. PEMELIHARAAN ARSIP
Asas Penataan Selaku Unit Kearsipan II, telah Pasal 44 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun - -
Arsip Inaktif melakukan penataan arsip inaktif 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
berdasarkan asas asal usul Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengamanatkan bahwa:
(principleofprovenance) dan telah “Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam
dengan asas aturan asli Pasal 40 ayat (3) huruf b dilakukan berdasarkan asas
(principleoforiginal order). asal usul dan asas aturan asli”.

PeraturanBupatiNomor 47 Tahun 2012

tentangPengelolaanArsipDinamispasal 15 ayat 1
menyatakanUnit Kearsipan melakukan penataan arsip
inaktif berdasarkan prinsip asal-usul dan aturan asli
sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing;

Kegiatan Telah melakukan pengaturan fisik Pasal 44 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun - -
Penataan Arsip arsip inaktif dalam rangka 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Inaktif kemudahan penemuan kembali arsip Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengamanatkan bahwa:
inaktif “Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan
melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan
informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif”.
Selanjutnya dalam Penjelasan Pasal 44 ayat (2)
disebutkan bahwa “Pengaturan fisik, pengolahan
informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif
dimaksudkan untuk memudahkan penemuan kembali”

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 15 ayat 4
menyatakan(4) Penataan arsip inaktif dilaksanakan
 -209-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
melalui kegiatan : a. pengaturan fisik arsip; b.
pengelolaan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar
arsip inaktif.
Belum melakukan pengolahan 1) Pasal 44 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 - Agar melakukan
informasi arsip yang menghasilkan Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang pengolahan
daftar informasi tematik paling sedikit Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, informasi arsip
memuat judul, pencipta arsip, uraian mengamanatkan bahwa: yang
hasil pengolahan, dan kurun waktu. “Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan menghasilkan
dilaksanakan melalui kegiatan pengaturan fisik arsip, daftar informasi
pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar tematik paling
arsip inaktif”. sedikit memuat
2) Lampiran Bab II, Bagian A angka 22 dan 23 Peraturan judul, pencipta
Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman arsip, uraian hasil
Pemeliharaan Arsip Dinamis mengamanatkan bahwa pengolahan, dan
“Pengolahan informasi arsip menghasilkan daftar kurun waktu.
informasi tematik yang paling sedikit memuat judul,
pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan kurun
waktu.
Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk
menyediakan bahan layanan informasi publik dan
kepentingan internal lembaga, dengan cara
mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan
arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan
arsip yang dikelola di unit kearsipan”.

Peraturan Bupati Nomor 47 Tahun 2012 tentang

Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 15 ayat 4
menyatakan(4) Penataan arsip inaktif dilaksanakan
melalui kegiatan : a. pengaturan fisik arsip; b.
pengelolaan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar
arsip inaktif.
 -210-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
Telah menyusun daftar arsip inaktif. Pasal 44 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun - -
2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa:
Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.

PeraturanBupatiNomor 47 Tahun 2012

tentangPengelolaanArsipDinamispasal 15 ayat 5
menyatakanDaftar arsip inaktif sekurang-kurangnya
memuat: a. pencipta arsip; b. unit pengolah; c. nomor
arsip; d. klasifikasi arsip; e. uraian informasi berkas; f.
kurun waktu; g. jumlah; dan h. keterangan
Penyimpanan Telah melakukan penyimpanan arsip Pasal 47 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun - -
Arsip Inaktif inaktif yang berasal dari Unit 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Pengolah di lingkungannya. Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan
bahwaPenyimpanan arsip inaktif menjadi tanggung jawab
kepala unit kearsipan.
Pasal 128 ayat (2) huruf a mengamanatkan bahwa Unit
Kearsipan memiliki tugasmelaksanakan pengelolaan
arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya.

PeraturanBupatiNomor 47 Tahun 2012

tentangPengelolaanArsipDinamispasal 15 ayat 1
menyatakanUnit Kearsipan melakukan penataan arsip
 -211-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
inaktif berdasarkan prinsip asal-usul dan aturan asli
sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing;

Arsip media kertas telah disimpan di - -

dalam folder atau sampul.
Arsip telah disimpan di dalam boks -
arsip
Arsip telah disimpan di rak khusus - -
arsip kertas yaitu rak besi
Arsip inaktif telah disimpan pada
ruang khusus penyimpanan arsip
inaktif (records center)
Arsip inaktif yang disimpan telah PeraturanBupatiNomor 47 Tahun 2012 - Agar semua arsip
terdaftar ke dalam daftar arsip inaktif tentangPengelolaanArsipDinamispasal 15 ayat 4 yang tersimpan
menyatakanPenataan arsip inaktif dilaksanakan dalam ruang
melalui kegiatan : a. pengaturan fisik arsip; b. khusus
pengelolaan informasi arsip; dan c. penyusunan daftar penyimpanan
arsip inaktif. arsip inaktif
(records center)
dibuatkan daftar
arsip inaktif.
Arsip inaktif yang disimpan melewati Agar
retensi arsip inaktif sesuai jadwal melaksanakan
retensi arsip (JRA) penyusutan arsip
Telah melakukan penyimpanan arsip -
inaktif melalui penataan boks arsip
pada rak secara berurut berdasarkan
nomor boks dan disusun berderet ke
samping, dimulai dari rak paling atas
dan diatur dari posisi kiri menuju ke
kanan.
 -212-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
Alih Media Arsip Belum melakukan alih media arsip Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang - Agar melakukan
Inaktif inaktif Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 alih media arsip
tentang Kearsipan Pasal 48 yang menyebutkan inaktif dengan
bahwaDalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
daftar arsip yang
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3) dapat
dilakukan alih media arsip, pasal 49 ayat 5 dialihmediakan,
menyebutkanAlih media arsip diautentikasi oleh pimpinan berita acara alih
di lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda media, autentikasi
tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan alih media arsip
arsip hasil alih media, ayat 6 inaktif
menyebutkanbahwapelaksanaan alih media dilakukan
dengan membuat berita acara yang disertai dengan
daftar arsip yang dialihmediakan, pasal 7
menyebutkanbahwaBerita acara alih media arsip dinamis
sekurangkurangnya memuat: a. waktu pelaksanaan; b.
tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah arsip; e.
keterangan proses alih media yang dilakukan; f.
pelaksana; dan g. penandatangan oleh pimpinan unit
pengolah dan/atau unit kearsipan, pasal 8
menyebutkanbahwaDaftar arsip dinamis yang
dialihmediakan sekurangkurangnya memuat: a. unit
pengolah; b. nomor urut; c. jenis arsip; d. jumlah arsip; e.
kurun waktu; dan f. Keterangan

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018

tentangPenyelenggaraanKearsipanPasal 22
mengamanatkan bahwaPemeliharaan arsip sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) huruf c dilakukan
melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip aktif ; b. penataan
arsip; c. penyimpanan arsip; dan d. alih media arsip

Peraturan Bupati Nomor 48 Tahun 2022 tentang

Pedoman Alih Media Arsip Dinamis Di Lingkungan
Pemerintah Kabupten Gunungkidul mengamanatkan
 -213-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
pada:
pasal 12 bahwa Unit Kearsipan dan Unit Pengolah pada
tiap Pencipta Arsip dalam melaksanakan alih media harus
membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip
yang dialihmediakan.
pasal 13 (1) bahwa berita acara sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) paling kurang memuat a. waktu
pelaksanaan, b. tempat pelaksanaan, [Link] media,
[Link] arsip, [Link] proses alih media yang akan
dilakukan, f. pelaksanaan, g. penandatanganan oleh
pimpinan unit pengolah /unit kearsipan
(2) bahwa daftar arsip sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) paling kurang memuat: a. organisasi, [Link] pengolah,
c. nomor urut, d. jenis arsip, e. media arsip, f. jumlah,
[Link], [Link], [Link]
pasal 14 ayat 1 bahwa Autentikasi Arsip Elektronik hasil
Alih Media dilakukan untuk menjamin keabsahan Arsip,
ayat 2 bahwa Arsip Elektronik hasil Alih Media
sebagiamana dimaksud pada ayat (1) diautentikasi oleh
pimpinan di lingkungan Pencipta Arsip dengan
memberikan tanda tertentu yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan Arsip Elektronik hasil Alih
Media, ayat 3 bahwa Tanda tertentu yang dilekatkan
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilakukan
dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); dan/atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.
1.4. PENYUSUTAN ARSIP
Pemusnahan Selaku Unit Kearsipan II belum Peraturan Bupat iNomor 47 Tahun 2012 tentang - Selaku Unit
 -214-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
Arsip Inaktif melaksanakan pemusnahan arsip Pengelolaan Arsip Dinamis pasal 23 ayat 1 menyatakan Kearsipan II agar
bahwa Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab melaksanakan
pimpinan pencipta arsip pemusnahan
arsip
Peraturan BupatiNomor 39 Tahun 201 tentang
Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Gunungkidul pasal 6 menyatakan bahwa Penyusutan
arsip di Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 4 ayat (1) menjadi tanggung jawab kepala
Perangkat Daerah. (2) Penyusutan arsip khususnya
pemusnahan dan penyerahan arsip di Perangkat Daerah
dilaksanakan oleh PPA. (3) PPA sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) ditetapkan dengan Keputusan Kepala
Perangkat Daerah. (4) Adapun susunan PPA
sebagaimana dimaksud pada ayat (3) sebagai berikut: a.
Kepala unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. Kepala unit pengolah yang arsipnya akan disusutkan
sebagai anggota; dan c. arsiparis atau petugas pengelola
arsip dari Unit Pengolah dan Unit Kearsipan sebagai
anggota. (5) Tugas PPA sebagaimana dimaksud pada
ayat (2) sebagai berikut: a. menilai arsip yang akan
dimusnahkan di Perangkat Daerah; b. menilai arsip statis
yang akan diserahkan ke LKD; c. melakukan koordinasi
dengan Arsiparis LKD; dan d. membuat pertimbangan,
pemusnahan dan penyerahan arsip kepada Kepala
Perangkat Daerah dengan melampirkan daftar arsip hasil
penilaian ke dalam format Daftar Arsip pindah/usul
musnah/serah dan Notulen rapat PPA
Penyerahan Arsip Selaku Unit Kearsipan II telah Pasal 128 ayat (2) huruf d Peraturan Pemerintah Nomor -
Statis mempersiapkan penyerahan arsip 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
statis kepada lembaga kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 -215-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
mengamanatkan bahwa Unit Kearsipan memiliki tugas
mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Selaku Unit Kearsipan II telah PeraturanBupatiNomor 39 Tahun 2016 Arsip Covid 19
melakukan penyerahan arsip tentangPenyusutan Arsip di
LingkunganPemerintahkabupatenGunungkidulpasal 16
menyatakanbahwaUnit Kearsipan Perangkat Daerah
berkewajiban menyerahkan arsip statis ke LKD setelah
mendapat pertimbangan dari PPA. (2) Penyerahan arsip
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan tahapan
sebagai berikut: a. penetapan penyerahan; dan b.
penandatanganan Berita Acara Penyerahan, dan Daftar
Arsip yang diserahkan. (3) Arsip statis yang diserahkan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah arsip yang
autentik atau yang telah diautentikasi, terpercaya, utuh,
dan dapat digunakan. (4) Berita acara penyerahan
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditandatangani
oleh Kepala Perangkat Daerah dan Kepala LKD. (5)
Dokumen kegiatan penyerahan sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) wajib disimpan oleh Unit Kearsipan
Perangkat Daerah sebagai arsip vital yang terdiri dari : a.
Keputusan Kepala Perangkat Daerah tentang
Pembentukan PPA; b. notulen rapat PPA pada saat
melakukan penilaian; c. pertimbangan bahwa arsip yang
diserahkan telah memenuhi syarat untuk diserahkan; d.
permohonan persetujuan penyerahan arsip kepada
Bupati; e. surat pernyataan bahwa arsip yang diserahkan
adalah autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; f.
Keputusan Kepala Perangkat Daerah tentang
Penyerahan Arsip Statis; g. Berita Acara Penyerahan
Arsip Statis; dan h. Daftar Arsip Statis yang diserahkan.
 -216-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
(6) Dokumen sebagaimana dimaksud pada ayat (5)
dikirim salinannya kepada Kepala LKD dan Kepala ANRI.
2. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
2.1. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
Pejabat Struktural Unit Kearsipan II telah dipimpinan Pasal 148 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 - -
oleh pejabat stuktural yaitu Sekretaris tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
dan telah melaksanakan 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan pada ayat:
tanggungjawabnya dalam hal (1) Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai
perencanaan, penyusunan program, kedudukan sebagai tenaga manajerial yang
Pengaturan Kegiatan Kearsipan, mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan melaksanakan kegiatan manajemen kearsipan
Kearsipan, Pengelolaan Sumber (2) Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai
Daya Kearsipan dan Monitoring dan tanggung jawab melakukan perencanaan,
Evaluasi. penyusunan program, pengaturan, pengendalian
pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan
evaluasi serta pengelolaan sumber daya kearsipan.
Kepala Unit Kearsipan II belum Pasal 138 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Untuk dapat
mengikuti pendidikan dan pelatihan Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang memenuhi
teknis kearsipan bagi pimpinan unit Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan persyaratan
kearsipan. mengamanatkan bahwa lembaga kearsipan sebagaimana kompetensi
dimaksud pada ayat (1) dipimpin oleh seorang pejabat kearsipan
struktural yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau
pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Selanjutnya, Pasal 153 mengamanatkan bahwa
persyaratan kompetensi pejabat struktural di bidang
kearsipan sekurang-kurangnya:
a. Sarjana (S-1) di bidang kearsipan; atau
b. Sarjana (S-1) di bidang selain bidang kearsipan dan
telah mengikuti serta lulus pendidikan dan pelatihan
kearsipan yang dipersyaratkan.
 -217-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
Arsiparis Selaku Unit Kearsipan II telah Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang - Untuk dapat
memiliki arsiparis tetapi belum Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 meningkakan
mengikuti sertifikasi dan uji tentang Kearsipan Pasal 147, menegaskan bahwa kemampuan dan
kompetensi sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat pengetahuan
struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional dengan mengikuti
umum di bidang kearsipan. diklat, uji
Selanjutnya, pada Pasal 149 ayat (1) dan (2) ditegaskan kompetensi dan
bahwa Arsiparis terdiri atas Arsiparis Pegawai Negeri sertifikasi
Sipil dan Arsiparis non-Pegawai Negeri Sipil.
Arsiparis Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), merupakan pegawai negeri sipil yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diangkat
dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional
arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Lebih lanjut, pada Pasal 150 ayat (1) ditegaskan bahwa
Arsiparis Pegawai Negeri Sipil terdiri atas
a. Arsiparis tingkat terampil; dan
b. Arsiparis tingkat ahli,
sesuai dengan masing-masing kompetensi di bidang
kearsipan yang dimiliki.
Selanjutnya, Pasal 157 ayat (4) mengamanatkan bahwa
dalam rangka pengadaan dan pengangkatan dalam
jabatan fungsional arsiparis, pencipta arsip dapat
melakukan koordinasi dengan ANRI.

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang

Penyelenggaraan Kearsipan pasal 17 ayat 3
mengamanatkan bahwa Pelaksana teknis pengelolaan
Arsip Dinamis dilakukan oleh Arsiparis dan/atau
pengelola arsip
 -218-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan pasal 32 ayat 2
mengamanatkan bahwa Pengembangan sumber daya
manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditujukan
untuk pejabat struktural di Unit kearsipan dan LKD,
fungsional Arsiparis dan pengelola Arsip di Perangkat
Daerah dan Pemerintah Desa
Pengelola Arsip Selaku Unit Kearsipan II telah Pasal 147 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 - -
memiliki pengelola arsip sebanyak 1 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
orang 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa Sumber
pengelola arsip yang merupakan THL daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural di
bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di
bidang kearsipan.

Pengelola Arsip di lingkungan selaku Pasal 156 mengamanatkan bahwa Persyaratan - Untuk dapat
Unit Kearsipan II belum memenuhi kompetensi untuk dapat diangkat dalam jabatan yang meningkakan
persyaratan kompetensi yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab kemampuan dan
diperoleh dari Pendidikan dan melaksanakan kegiatan kearsipan sekurangkurangnya: pengetahuan
Pelatihan Teknis Kearsipan bagi a. pendidikan formal di bidang kearsipan; atau dengan mengikuti
Pengelola Arsip. b. telah mengikuti dan lulus pendidikan dan pelatihan diklat, uji
teknis kearsipan. kompetensi dan
Pasal 21 Ayat (3) menyatakan bahwa Pendidikan dan sertifikasi
pelatihan teknis kearsipan pengelola arsip diikuti oleh
pegawai negeri atau pegawai lainnya yang akan atau
telah menduduki jabatan yang fungsi, tugas, dan
tanggung jawabnya melaksanakan kegiatan kearsipan.
Pengelola Arsip tersebut telah -
mengikuti pengembangan SDM
kearsipan melalui kegiatan sosialisasi
dan forum kearsipan.
Pengelola arsip telah melaksanakan -
 -219-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
penyimpanan arsip inaktif
2.2. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
Selaku Unit Kearsipan II telah 1) Pasal 159 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun -
memiliki recordcenter / ruang 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor
penyimpanan arsip inaktif dengan 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan
ketentuan peraturan perundang bahwa:
undangan yang berlaku yaitu tidak (1) pengelolaan arsip dilakukan dengan
berada di daerah rawan gempa dan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan
banjir, tidak berdekatan dengan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI
penyimpanan bahan mudah meledak (2) prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud
dan terbakar, tidak berdekatan pada ayat (1) meliputi:
dengan pemukiman penduduk dan a. Gedung;
pabrik, mudah dijangkau untuk b. Ruangan;
pengiriman, penggunaan maupun c. Peralatan.
transportasi pegawai serta tidak (3) persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana
berdekatan dengan lingkungan yang dimaksud pada ayat (1) mengatur lokasi,
memiliki kandungan polusi udara konstruksi, dan tata ruangan, gedung, ruang
tinggi. Selain itu, telah tersedia sistem penyimpanan arsip, serta spesifikasi peralatan
pengairan (drainage) yang baik pengelolaan arsip.
2) Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000
tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang
Penyimpanan Arsip Inaktif.

Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2018

tentangPenyelenggaraanKearsipanpasal 33 ayat 1, 2,
mengamatkan bahwaPencipta arsip dan LKD wajib
menyediakan prasarana dan sarana pengelolaan arsip
sesuai standar. (2) Prasarana dan sarana sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. gedung; b. ruangan;
dan c. peralatan pendukung pengelolaan dan
penyimpanan arsip
 -220-

ASPEK/ CATATAN
NO KONDISI FAKTUAL PEMENUHAN STANDAR REKOMENDASI
SUB ASPEK AUDIT
Record center dilengkapi dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 tentang
ruang transit, ruang layanan arsip Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip
dan ruang pengolahan arsip inaktif Inaktif.
Record center dilengkapi dengan
peralatan berupa tabung pemadam
kebakaran.
Record center dilengkapi dengan rak
besi anti karat untuk jenis arsip kertas
Jarak antara rak dan tembok telah
70-80 cm dan jarak antara baris rak
yang satu dengan yang lainnya
belum 100-110 cm.
Record center dilengkapi dengan Arsip peta agar
boks bebas asam untuk jenis arsip disimpan dengan
kertas. Namun tidak dilengkapi tabung atau
dengan tabung atau laci sesuai lemari peta dan
ukuran untuk jenis arsip kertas arsip foto agar
berbentuk peta, amplop (1 amplop disimpan dengan
berisi 1 lembar foto) dan dimasukan amplop foto dan
pada boks bebas asam untuk jenis
arsip foto
Record center belum dilengkapi Record center
dengan alat pengatur suhu dan agar dilengkapi
kelembaban dengan alat
pengatur suhu
dan kelembaban
Record telah memiliki boks arsip
yang spesifikasi, bentuk, dan ukuran
sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan kearsipan yang
berlaku.
 -221-

BAB III
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Berdasarkan uraian hasil pengawasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan hasil penilaian
untuk setiap aspek pada seluruh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di Lingkungan Dinas
Pekerjaan Umum Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman adalah sebagai berikut:
A. UNIT PENGOLAH
1. SEKRETARIAT
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Nilai Bobot Nilai Sub- Bobot Nilai Aspek
Standar Sub- Aspek Aspek
Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) / (3) (7) (8) =
x (5) x 100 (6) x (7)

PENGELOLAAN ARSIP
1 7500 5850 79,26 50% 39,63
DINAMIS
1.1 Penciptaan Arsip 3200 2800 25% 21,88
1.2. Penggunaan Arsip 700 600 25% 21,43
1.3. Pemeliharaan Arsip 2200 1200 25% 13,64
1.4. Penyusutan Arsip 1400 1250 25% 22,32
SUMBER DAYA
2. 2800 2600 81,33 50% 40,67
KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 300 200 50% 33,33
Prasarana dan
2.2. 2500 2400 50% 48,00
Sarana Kearsipan
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan 80,30
A
Kategori
(MEMUASKAN)

2. BIDANG SUMBER DAYA AIR

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Nilai Bobot Nilai Sub- Bobot Nilai Aspek
Standar Sub- Aspek Aspek
Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) / (3) (7) (8) =
x (5) x 100 (6) x (7)

PENGELOLAAN ARSIP
1 7500 5050 68,45 50% 34,22
DINAMIS
1.1 Penciptaan Arsip 3200 2600 25% 20,31
1.2. Penggunaan Arsip 700 500 25% 17,86
1.3. Pemeliharaan Arsip 2200 700 25% 7,95
1.4. Penyusutan Arsip 1400 1250 25% 22,32
SUMBER DAYA
2. 2800 2400 77,33 50% 38,67
KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 300 200 50% 33,33
Prasarana dan
2.2. 2500 2200 50% 44,00
Sarana Kearsipan
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan 72,89
BB (SANGAT
Kategori
BAIK)
 -222-

3. BIDANG BINA MARGA

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Nilai Bobot Nilai Sub- Bobot Nilai Aspek
Standar Sub- Aspek Aspek
Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) / (3) (7) (8) =
x (5) x 100 (6) x (7)

PENGELOLAAN ARSIP
1 7500 5500 72,55 50% 36,28
DINAMIS
1.1 Penciptaan Arsip 3200 2700 25% 21,09
1.2. Penggunaan Arsip 700 500 25% 17,86
1.3. Pemeliharaan Arsip 2200 1150 25% 13,07
1.4. Penyusutan Arsip 1400 1150 25% 20,54
SUMBER DAYA
2. 2800 1200 53,33 50% 26,67
KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 300 200 50% 33,33
Prasarana dan
2.2. 2500 1000 50% 20,00
Sarana Kearsipan
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan 62,94
Kategori B (BAIK)

4. BIDANG CIPTA KARYA

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Nilai Bobot Nilai Sub- Bobot Nilai Aspek
Standar Sub- Aspek Aspek
Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) / (3) (7) (8) =
x (5) x 100 (6) x (7)

PENGELOLAAN ARSIP
1 7500 5600 74,34 50% 37,17
DINAMIS
1.1 Penciptaan Arsip 3200 2700 25% 21,09
1.2. Penggunaan Arsip 700 500 25% 17,86
1.3. Pemeliharaan Arsip 2200 1150 25% 13,07
1.4. Penyusutan Arsip 1400 1250 25% 22,32
SUMBER DAYA
2. 2800 800 45,33 50% 22,67
KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 300 200 50% 33,33
Prasarana dan
2.2. 2500 600 50% 12,00
Sarana Kearsipan
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan 59,84
Kategori CC (CUKUP)
 -223-

5. BIDANG PERUMAHAN DAN KAWASAN PERMUKIMAN

NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Nilai Bobot Nilai Sub- Bobot Nilai Aspek
Standar Sub- Aspek Aspek
Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) / (3) (7) (8) =
x (5) x 100 (6) x (7)

PENGELOLAAN ARSIP
1 7500 4720 57,04 50% 28,52
DINAMIS
1.1 Penciptaan Arsip 3200 2700 25% 21,09
1.2. Penggunaan Arsip 700 200 25% 7,14
1.3. Pemeliharaan Arsip 2200 570 25% 6,48
1.4. Penyusutan Arsip 1400 1250 25% 22,32
SUMBER DAYA
2. 2800 2400 77,33 50% 38,67
KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 300 200 50% 33,33
Prasarana dan
2.2. 2500 2200 50% 44,00
Sarana Kearsipan
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan 67,18
Kategori B (BAIK)

B. UNIT KEARSIPAN
1. SEKRETARIAT
NO ASPEK/SUB ASPEK Nilai Nilai Bobot Nilai Sub- Bobot Nilai Aspek
Standar Sub- Aspek Aspek
Aspek
(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) / (3) (7) (8) =
x (5) x 100 (6) x (7)
PENGELOLAAN ARSIP
1 7000 3240 61,46 50% 30,73
DINAMIS
Pengendalian
1.1 800 800 25% 25,00
Naskah Dinas
1.2. Penggunaan Arsip 800 540 25% 16,88
1.3. Pemeliharaan Arsip 2100 1200 25% 14,29
1.4. Penyusutan Arsip 3300 700 25% 5,30
SUMBER DAYA
2. 6400 4457 71,75 50% 35,87
KEARSIPAN
2.1 SDM Kearsipan 2600 2157 50% 41,48
Prasarana dan
2.2. 3800 2300 50% 30,26
Sarana Kearsipan
Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan 66,61
Kategori B (BAIK)
 -224-

NO OBYEK AUDIT KEARSIPAN NILAI KATEGORI

A. UNIT PENGOLAH
1. SEKRETARIAT 80,30 A ( MEMUASKAN )
2. BIDANG SUMBER DAYA AIR 72,89 BB ( SANGAT BAIK )
3. BIDANG BINA MARGA 62,94 B ( BAIK )
4. BIDANG CIPTA KARYA 59,84 CC ( CUKUP )
5. BIDANG PERUMAHAN DAN KAWASAN B ( BAIK )
67,18
PERMUKIMAN

NILAI RATA-RATA UNIT PENGOLAH (A) 68,63 B ( BAIK )

B. UNIT KEARSIPAN
1. SEKRETARIAT 66,61 B ( BAIK )
NILAI UNIT KEARSIPAN (B) 66,61 B ( BAIK )
NILAI AKHIR ((A+B)/2) 67,62 B ( BAIK )

Berdasarkan hasil penilaian pengawasan kearsipan internal setiap unit pengolah

dan unit kearsipan di Lingkungan Dinas Pekerjaan Umum Perumahan Rakyat dan
Kawasan Permukiman dapat disimpulkan bahwa penyelenggaraan kearsipan
secara keseluruhan memperoleh nilai 67,62 (enam puluh tujuh koma enam
puluh dua ) atau kategori B ( BAIK ) dan berdasarkan hasil penilaian tersebut
agar pejabat yang bertanggung jawab dapat menindaklanjuti rekomendasi yang
telah kami sampaikan.

Wonosari, Juli 2024

Mengetahui
SEKRETARIS DAERAH, KEPALA,

SRI SUHARTANTA, [Link]., [Link]. KISWORO, [Link]., [Link].