SOP-PUR-001

[NAMA PERUSAHAAN]
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PURCHASING / PENGADAAN BARANG DAN JASA

Nomor Dokumen SOP-PUR-001

Tanggal Berlaku [dd/mm/yyyy]
Revisi 00
Departemen Purchasing / Procurement
Disusun oleh HRGA Department
Disetujui oleh [Direktur/General Manager]

1. TUJUAN
SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan dan standar kerja yang jelas dalam proses pengadaan barang dan
jasa (purchasing) di lingkungan perusahaan, guna memastikan proses pembelian berjalan efektif, efisien,
transparan, dan akuntabel, serta sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

2. RUANG LINGKUP
SOP ini berlaku untuk seluruh proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh Departemen Purchasing,
mencakup pembelian rutin (consumables, spare part, ATK) maupun pembelian non-rutin (aset, jasa kontraktor,
jasa outsourcing), mulai dari pengajuan kebutuhan hingga proses pembayaran ke vendor.

3. REFERENSI
• Kebijakan Internal Perusahaan mengenai Pengadaan Barang dan Jasa
• Authority Matrix / Batas Kewenangan Persetujuan Perusahaan
• Peraturan Perusahaan terkait Keuangan dan Anggaran

4. DEFINISI
• PR (Purchase Request): Formulir permintaan pembelian dari user department
• PO (Purchase Order): Dokumen resmi pemesanan barang/jasa kepada vendor
• GR (Goods Receipt): Dokumen bukti penerimaan barang/jasa
• Vendor: Pihak ketiga penyedia barang/jasa yang telah terdaftar dan disetujui

5. PROSEDUR
No Aktivitas Penanggung Jawab Dokumen Terkait
1 User Department mengajukan User Department Form Purchase Request (PR)
kebutuhan pembelian barang/jasa
2 Verifikasi kebutuhan dan ketersediaan Purchasing / Finance PR, Budget Reference
anggaran
3 Approval PR sesuai batas otorisasi Manager/Direktur terkait PR yang telah ditandatangani
(authority matrix)
4 Pencarian dan seleksi vendor (minimal Purchasing Quotation, Comparison Sheet
3 penawaran untuk pembelian di atas
nilai tertentu)
5 Negosiasi harga, termin pembayaran, Purchasing Hasil Negosiasi
dan waktu pengiriman
6 Penerbitan Purchase Order (PO) Purchasing Purchase Order (PO)
kepada vendor terpilih
7 Approval PO sesuai authority matrix Manager/Direktur terkait PO yang telah ditandatangani
8 Follow up pengiriman barang/jasa ke Purchasing PO, Konfirmasi Vendor
vendor
9 Penerimaan barang/jasa dan Warehouse/User Department Goods Receipt (GR), Berita

Halaman 1 dari 3
 SOP-PUR-001

No Aktivitas Penanggung Jawab Dokumen Terkait

pengecekan kesesuaian dengan PO Acara
10 Penyerahan dokumen tagihan ke Purchasing/Finance Invoice, Faktur Pajak, GR
bagian Finance untuk proses
pembayaran
11 Pengarsipan seluruh dokumen Purchasing PR, PO, GR, Invoice
pembelian

6. KETENTUAN KHUSUS
1. Batas Nilai Perbandingan Vendor
Pembelian dengan nilai di atas Rp5.000.000 wajib menyertakan minimal 3 (tiga) penawaran vendor sebagai
dasar perbandingan harga.
2. Authority Matrix
Setiap PR dan PO harus disetujui sesuai batas kewenangan (authority matrix) yang berlaku, berdasarkan nilai
nominal transaksi.
3. Vendor Baru
Vendor baru wajib melalui proses vendor assessment (legalitas, kapasitas, referensi) sebelum ditetapkan
sebagai vendor resmi perusahaan.
4. Pembelian Mendesak (Urgent)
Pembelian mendesak dapat diproses melalui jalur cepat (fast track) dengan persetujuan lisan dari pejabat
berwenang, yang selanjutnya wajib dilengkapi dokumen tertulis maksimal 1x24 jam.

7. INDIKATOR KEBERHASILAN
• Proses PO diterbitkan maksimal 2 hari kerja setelah PR disetujui
• Tidak terdapat komplain vendor terkait keterlambatan pembayaran
• Seluruh dokumen pengadaan terarsip lengkap dan dapat ditelusuri (traceable)

8. LAMPIRAN
• Form Purchase Request (PR)
• Form Purchase Order (PO)
• Form Comparison Sheet Vendor
• Form Berita Acara Serah Terima Barang

Halaman 2 dari 3
 SOP-PUR-001

LEMBAR PENGESAHAN

Disusun oleh HRGA Department

Diperiksa oleh [Nama/Jabatan]
Disetujui oleh [Direktur/General Manager]
Tanggal [dd/mm/yyyy]

Halaman 3 dari 3