IMPLEMENTASI KEY

PERFORMANCE
INDICATOR
 Key Performance Indicator

• Dapat diartikan sebagai ukuran atau indikator yang akan

memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil
mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan.
• Dalam menyusun KPI kita harus sebaiknya menetapkan
indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur
(measurable).
 Manfaat KPI

1 2 3

Memudahkan pengukuran dan Karyawan menjadi lebih Karyawan dapat mengelola

evaluasi kinerja karyawan dan paham akan ekspektasi kinerja pribadi lebih baik
dampaknya langusng pada perusahaan. dengan mengetahui KPI
kinerja perusahaan. sebagai acuan yang ditetapkan.

4 5
Menjadi parameter penting bagi Subjektifitasan atasan bisa direduce dan
perusahaan untuk menerapkan sistem karyawan bisa merasakan budaya kerja yang
reward dan pubishment yang lebih pertumbuhannya memicu kinerja secara alami.
objektif.
 Tahapan Menyusun KPI
• Persiapkan dokumen job description secara lengkap, review jobdesc tersebut
apakah telah update atau belum
• Tentukan area kinerja utama dari job description, dipilih yang utama atau
yang intinya saja
• Tentukan objective pada setiap aktivitas, objective ini berupa sasaran, target,
dan tujuan dari perusahaan yang harus dicapai oleh SDM nya
• Tentukan tolak ukur KPI
• Tentukan bobot, semakin tinggi prioritas semakin besar bobot yang diberikan
• Tentukan target, dengan kriteria SMART
• Penentuan skor, perhatikan KPI Maximize atau KPI minimize
• Nilai akhir KPI, skor dikali bobot
 Kriteria SMART
• Specific, apakah indikator yang ada di dalam KPI sudah disusun sedemikian rupa dengan materi
yang detail dan spesifik, sehingga lebih dapat dipahami pimpinan di bidangnya masing-masing.
• Measurable, apakah indikator yang ada di dalam KPI sudah terukur benar dari sisi kualitatif dan
kuantitatif, sehingga tidak asal menyusun indikator-indikatornya saja.
• Achievable atau Attainable, apakah indikator yang ada di dalam KPI adalah hal yang bisa dicapai
dan dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
• Relevant atau Realistic, apakah indikator yang ada di dalam KPI adalah hal yang sudah sesuai
dengan bidangnya dan tidak mengada-ada dalam pencapaian yang berorientasi pada hasil,
sehingga tidak akan terjadi ketidak pahaman dengan apa yang dimaksudkan.
• Timely atau Time-Bound, apakah indikator yang ada di dalam KPI bisa tercapai dalam kurun
waktu tertentu.
 Jenis KPI

1 2

KPI Financial KPI Non Financial

Berfokus pada performa kerja
Berkaitan dalam pengukuran
dan indikator pengaruh yang di
dan evaluasi dari hal yang
bangun dalam industri bisnis
bersifat keuangan perusahaan
perusahaan tersebut
 Penjelasan
● Area kinerja utama merupakan bidang tanggung jawab pokok jabatan
tersebut
● Key performance indicators adalah indikator yang terukur untuk menilai
hasil kerja
● Bobot ditentukan berdasar tingkat kepentingan (prioritas) KPI dan juga
sumber daya yang dialokasikan
● Target ditentukan berdasar kesepakatan dan juga data pencapaian tahun
sebelumnya
● Angka skor didapat dari realisasi/target x 100 atau juga bisa target/realisasi
x 100; tergantung jenis KPI-nya, apakah KPI maximize atau KPI minimize.
● Angka skor akhir didapat dari = skor x bobot KPI /100
Terima Kasih
Panduan Penyusunan KPI dan
Cara Melakukan Skoring KPI
Tahapan untuk menyusun dan memberikan skoring
KPI dan sampel pembuatan KPI

1
Panduan Penerapan PeSkoran Kinerja Karyawan Berbasis KPI –
Key Performance Indicators

Pengantar
• Pengelolaan kinerja pegawai secara efektif merupakan salah satu faktor kunci
untuk meningkatkan kinerja organisasi.
• Dalam hal ini, pengelolaan kinerja yang efektif mencakup proses pengukuran hasil
kerja pegawai secara obyektif melalui serangkaian indikator kinerja yang tepat dan
terukur.
• Melalui metode KPI, diharapkan proses pembinaan kinerja pegawai dapat
dilakukan dengan optimal, obyektif dan memberikan kontribusi positif bagi kinerja
orgnisasi secara keseluruhan.

Manfaat Penerapan KPI (Key Performance Indicator)

Pengelolaan kinerja pegawai melalui sistem KPI memberikan sejumlah manfaat positif
bagi perusahaan, diantaranya adalah :
• Melalui metode KPI maka kinerja setiap pegawai dapat dievaluasi secara lebih
obyektif dan terukur, sehingga dapat mengurangi unsur subyektivitas yang sering
terjadi dalam proses peSkoran kinerja pegawai.
• Melalui penentuan Key Performance Indicator (KPI) secara tepat, setiap pegawai
juga menjadi lebih paham mengenai hasil kerja yang diharapkan darinya. Hal ini
akan mendorong pegawai bekerja lebih optimal untuk mencapai target kinerja
yang telah ditetapkan.
• Melalui penetapan KPI yang obyektif dan terukur, maka proses pembinaan kinerja
pegawai dapat dilakukan secara lebih transparan dan sistematis.
• Hasil skor KPI yang obyektif dan terukur juga dapat dijadikan dasar untuk
pemberian reward dan punishment pegawai. Dengan demikian, pegawai yang

2
 kinerjanya lebih bagus akan mendapat reward, sebaliknya yang kerjanya kurang
baik akan mendapat punishment.

Tabel KPI Pegawai

Tabel ini digunakan untuk meSkor hasil kerja yang terukur dari para pegawai adalah
sebagai berikut (lihat file KPI dalam excel).

Contoh tabel KPI

Kolom Area Kinerja Utama

 Kolom area kinerja utama menunjukkan area-area kunci yang ingin dilakukan oleh
pegawai. Area kinerja utama merujuk pada tugas pokok yang dilakukan oleh
pegawai dalam pekerjaannya. Misal seorang Manajer SDM memiliki area kinerja
dalam aspek : rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, remunerasi, dan
pengelolaan biaya pegawai.

Kolom Key Performance Indicator

3
 Kolom Key Performance Indicator menguraikan sejumlah indikator kinerja kunci
yang terukur, dan menujukkan hasil kerja yang ingin dicapai oleh suatu
jabatan/posisi.
 Setiap sasaran kinerja mesti memiliki minimal satu KPI.
 Tidak ada aturan baku tentang berapa jumlah KPI. Namun sebaiknya jumlah KPI
bervariasi antara 5 s/d 8 buah, tergantung dengan area yang dicakup oleh suatu
jabatan.
 Contoh KPI bisa Anda baca dalam Bonus Katalog KPI. Anda bisa memilih KPI yang
cocok dan relevan, dan kemudian Anda pasangkan KPI tersebut dalam kolom ini.
 Contoh Tabel KPI Lengkap untuk 50 Posisi juga bisa Anda simak dalam file Excel
Tabel KPI 50 Posisi.
 Ada kalanya antara atasan dan bahawah memiliki KPI yang sama (identik) sehingga
KPI ini disebut sebagai “shared KPI”. Hal ini menunjukkan bahwa pencapaian KPI
tersebut tergantung pada kerjasama yang erat antara berbagai atasand an
bawahan. Shared KPIs dikembangkan untuk mendorong sinergi, koordinasi dan
kerjasama yang baik diantara atasan dengan bawahan.

Contoh penulisan Tabel KPI-nya adalah sbb.

4
Kolom Bobot KPI
 Bobot KPI menunjukkan bobot dari masing-masing KPI. Bobot setiap KPI tidak
harus sama, tergantung pada prioritas KPI tersebut. Sebaiknya KPI-KPI yang bersifat
lebih penting, kritikal bagi perusahaan, dan mendapatkan prioritas waktu yang
lebih banyak, harus mendapatkana bobot yang lebih tinggi.
 Jumlah total bobot harus berjumlah 100. Setiap KPI minimal memiliki bobot 2.5
dan maksimal 40.

Kolom Target
 Kolom target menunjukkan target angka spesifik yang ingin dicapai oleh pegawai.
Pengisian angka dalam kolom target bisa berupa persentase, rupiah, angka
nominal, lama jam, dll tergantung pada jenis KPI-nya.

5
 Sebagai misal jika KPI-nya adalah persentase pertumbuhan pendapatan, maka
dalam kolom target ditulis angka persen. Kalau KPI-nya adalah jumlah keluhan
pelanggan, maka dalam kolom target ditulis angka nominal target yang
dikehendaki.
 Contoh penulisan bobot dan target KPI adalah sbb.

Kolom Realisasi
 Kolom ini menunjukkan angka realisasi atas pencapaian target yang telah
ditetapkan. Angka realisasi diisi pada akhir tahun berdasar pencapaian atau
realisasi target.
 Angka realisasi harus benar-benar didasarkan pada fakta dan data yang nyata;
dan tidak boleh diisi berdasar karangan belaka. Untuk itu, penting kiranya
untuk disusun laporan internal yang memantau realisasi target KPI. Laporan
internal ini semacam Buku Catatan yang mendokumentasikan pencapaian KPI
setiap bulannya.
 Angka realisasi KPI menggunakan format yang sesuai target. Jika target pada
format %, maka realisasi juga menggunakan format %. Jika angka target
menggunakan Rupiah, maka angka realisasi juga menggunakan Rupiah.

6
  Contoh tabel KPI dengan angka realisasi adalah sbb.

Kolom Skor
 Kolom Skor menunjukkan skor atau nilai yang diperoleh. Ada dua cara untuk
menghitung Skor KPI tergantung TIPE KPI.
 Terdapat DUA TIPE KPI.
 Tipe KPI yang pertama dalah KPI Maksimal. Artinya pencapaian semakin tinggi,
semakin bagus (higher is better). Misal angka % pertumbuhan penjuaalan, skor
kepuasan pelanggan, tingkkat penyelesaian program kerja, tingkat akurasi dan
ketepatan waktu penyajian laporan, dan sejenisnya.
o Untuk TIPE KPI MAKSIMAL seperti ini maka penghitungan skor adalah
dengan cara : angka realisasi dibagi angka target x 100.

7
 o Sebagai misal target % penyelesaian penyusunan SOP adalah 100%,
sementara pencapaiannya adalah 95 %, maka SKOR adalah (100/95) x
100 = 95.
o Contoh lain. Misal target penjualan Rp 10 milyar. Realisasi Rp 12 milyar.
Maka SKOR adalah (12/10) x 100 = 120.
o Dalam KPI Maksimal ini, bisa terjadi kemungkinan skor diatas 100,
sebab pencapaian jauh diatas target.

 Tipe KPI yang kedua KPI MINIMAL – artinya pencapaian target KPI semakin
rendah, semakin bagus (lower is better). Misal jumlah temuan audit, jumlah
kecelakaan kerja, atau jumlah produk cacat, dll.
o Untuk target minimal seperti ini, maka penghitungan skor adalah
dengan cara : angka target dibagi angka realisasi x 100.
o Sebagai misal target jumlah produk cacat = maks 2%/tahun;
sementara realisasi adalah 3 %/tahun; maka skor adalah = (2/3) x
100 = 75.
o Contoh lain. Target KPI Jumlah Kerusakaan Sistem Jaringan
Komputer maksimal 2 kali dalam setahun. Ternyata realisasi adalah
1, maka Skor KPI = Target/Realisasi x 100 atau 2/1 x 100 = 200.
o Seperti juga KPI Maksimal, dalam KPI Minimal ini juga dimungkinkan
skor diatas 100 jika realisasi KPI jauh dibawah target yang telah
ditetapkan.
o Namun demikian, untuk Tipe KPI Minimal ini, ada sejumlah
perusahaan yang menggunakan kebijakan : jika pencapaian dibawah
angka target, maka otomatis skor adalah 100. Misal Target Temuan
Audit ISO maksimal 5. Ternyata realisasi adalah 3. Maka otomatis
skor 100. Tidak dihitung berdasar rumus.
o Alasan kenapa dibuat kebijakan semacam itu adalah : KPI Minimal
merupakan KPI Negatif. Jika nilanya diatas 100 maka ini akan

8
 terkesan seperti memberikan penghargaan berlebihan terhadap
kesalahan. Misal contoh Jumlah Temudan Audit diatas. Jika
menggunakan rumus, maka skor-nya adalah 5/3 x 100 = 166. Ini
tentu terasa agak kurang afdol, kenapa ada 3 temuan namun dinilai
166 (jauh diatas skor 100).

 Selain Tipe KPI Maksimal dan KPI Minimal, ada juga rumus perhitungan Skor KPI
yang ketiga, yakni jika angka target KPI adalah 0. Misal : Jumlah kecelakaan
kerja target 0. Atau jumlah fraud = 0.
 Untuk KPI dengan target 0 ini maka dibutuhkan cara khusus, dan tidak sama
dengan cara penghitungan skor KPI Maksimal ataupun KPI Minimal.
 Sebab angka target 0 tidak bisa dihitung dengan rumus. Misal target angka
kecelakaan kerja = 0; lalu realisasinya ada 2. Maka rumusnya adalah 0/2 = tidak
terhitung (tidak terhingga).
 Karena itu, jika ada KPI dimana angka targetnya adalah 0 maka cara
penghitungan skornya adalah dengan menyusun Norma Skala Skor terlebih
dahulu.
 Misal susunan skala skor-nya adalah sbb :
o Jumlah kecelakaan kerja= 0, maka skor 100.
o Jumlah kecelakaan kerja = 1, maka skor 75.
o Jumlah kecelakaan kerja =2, skor 50.
o Jumlah kecelakaan kerja = 3, skor 25
o Jumlah kecelakaan kerja lebih dari 3, skor 0.
 Misal susunan skala skor yang lainnya adalah sbb :
o Jumlah kesalahan input data = 0, maka skor 100.
o Jumlah kesalahan input data = 1 -5, maka skor 90.
o Jumlah kesalahan input data = 6 - 10, maka skor 80.
o Jumlah kesalahan input data = 11 - 15, maka skor 70.
o Jumlah kesalahan input data = 16 – 20, maka skor 60.

9
 o Jumlah kesalahan input data diats 20, maka skor 50.

 Norma Skala Skor ini bisa berbeda-beda tergantung tingkat kesulitan

pencapaian target KPI, dan juga berdasar kesepakatan antara atasan, bawahan
dan pihak HRD sebagai pengelola kinerja SDM.
 Dalam contoh Tabel KPI 50 posisi, terdapat sejumlah Skor yang hasilnya
diasumsikan menggunakan Norma Skala Skor seperti yang diuraikan diatas.

Contoh hasil pengisian Skor KPI adalah sebagai berikut :

 Seperti yang terlihat dalam contoh tabel diatas, maka terdapat 3 jenis KPI
Minimal (lower is better), yakni KPI No 1, 6 dan 7.
 Untuk tiga KPI tersebut maka pencapaian makin rendah, makin baik. Dalam
kasus diatas, maka diambil kebijakan jika pencapaian dibawah target, maka
Skor langsung otomatis 100 (tidak dihitung berdasar rumus).

10
  Kebetulan dalam contoh diatas, tiga KPI tersebut pencapaiannya semua
dibawah target yang ditetapkan (yang mana ini merupakan sebuah prestasi).
Dan karena dibawah angka target, maka semua KPI skornya adalah 100 (lihat
KPI no.1 , 6 dan 7).
 Sementara KPI lainnya adalah Tipe KPI Maksimal (higher is better). Skornya
semua diperoleh dengan cara menerapkan rumus seperti yang telah diuraikan
diatas.

Kolom SKOR Akhir

 Kolom ini menunjukkan Skor akhir KPI. Skor akhir diperoleh dengan cara : Skor
x Bobot / 100.
 Dengan demikian bobot KPI juga memiliki peran dalam menentukan Skor Akhir
KPI. Misal Skor KPI = 90, sementara bobot KPI ini = 25; maka Skor Akhir adalah :
(90 x 25)/100 = 22,5.
 Atau contoh lain. Skor 100 dan bobot KPI adalah 15% maka skor akhir adalah
15.
 Setelah semua skor akhir didapat, maka dijumlahkan untuk mendapatkan SKOR
AKHIR.
 SKOR Akhir Total yang diperoleh oleh pegawai kemudian akan digunakan
sebagai salah satu dasar bagi pihak pengelola SDM dalam memberikan reward
dan punishment (atau kebijakan remunerasi lainnya) kepada para pegawai.
 Contoh Tabel dengan Skor Akhir adalah sbb.

11
 Skor Akhir (dalam contoh diatas skor akhir adalah 93) ini kemudian dijadikan
dasar oleh Bagian HRD untuk menentukan kenaikan gaji dan besarnya bonus
tahunan jika ada.
 Misal Bagian HRD menyusun kebijakan sebagai berikut.
o Skor KPI > 100, maka kenaikan gaji 12%
o Skor KPI 90 – 99, maka kenaikan gaji 10%
o Skor KPI 80 – 89, maka kenaikan gaji 8%
o Skor KPI 70 – 79, maka kenaikan gaji 6%
o Skor KPI dibawah 70, maka kenaikan gaji 0%

 Untuk besaran Bonus Tahunan maka isi kebijakan bisa sebagai berikut :
o Skor KPI > 100, maka bonus 3 kali gaji
o Skor KPI 90 – 99, maka bonu 1,5 x gaji
o Skor KPI 80 – 89, maka bonus 1 x gaji
o Skor KPI 70 – 79, maka bonus 0,5 x gaji

12
o Skor KPI dibawah 70, maka bonus 0 x gaji

13