Prosedur dalam Proses Purchasing
Prosedur dibawah ini merupakan urutan langkah-langkah dalam proses Purchasing (proses
pembelian).
Mememahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang
membutuhkan
Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan memahami kebutuhan dari
pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak atau bagian yang membutuhkan
tersebut akan mengajukan permintaan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis
seperti Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh
kepala bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas
mengenai barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan,
tanggal diperlukan dan pemasok yang disarankan.
Pemilihan Pemasok
Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua aspek dasar, yaitu
melakukan pencarian terhadap semua pemasok potensial dan membuat daftar semua pemasok
yang telah diidentifikasi. Informasi-informasi mengenai Pemasok pada umumnya bisa
didapatkan dari beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri
dari pemasok itu sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran
dari asosiasi dan forum bisnis. Semakin banyak sumber yang kita identifikasikan dapat
membantu kita dalam menentukan pemasok mana yang paling tepat. Hal yang perlu
diperhatikan dalam memilih pemasok adalah harga bukanlah satu-satunya pertimbangan
dalam mendapatkan Pemasok yang tepat. Karena selain harga, beberapa poin penting yang
harus dipertimbangkan seperti kemampuan dalam menyediakan jumlah yang dibutuhkan,
kualitas produk yang dibutuhkan, kemampuan finansial perusahaan pemasok dan lain
sebagainya. Jika semua poin yang disebutkan sama, maka Hargalah yang menjadi penentu
dalam pemilihan Pemasok.
Melakukan Pemesanan
Setelah menetapkan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah
melakukan pemesanan atau dalam industri biasanya disebut dengan “Purchase Order” atau
“PO”. Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Pemasok
untuk memasokan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pada umumnya, dokumen atau surat
Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan tersebut dituju kepada
Pemasok, pihak pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan
satu salinan lagi untuk bagian Purchasing sendiri sebagai arsip.
Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan
Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka
prosedur Purchasing selanjutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan pesanan
tersebut atau biasanya disebut dengan “Follow-up” di Industri. Prosedur ini diperlukan agar
Pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tersebut
tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas Purchasing biasanya akan menanyakan
ke Pemasok mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui
Email, telepon atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.
Penerimaan Barang dan Pemeriksaan
Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan
jumlah dengan dokumen Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang
ketibaan barang tersebut dan juga hasil dari pemeriksaannya.
Pembayaran Faktur
Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai
dengan permintaan, Faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Setelah Faktur diperiksa
dan disetujui maka pembayaran pun dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.
Pemiliharaan Dokumen Pembelian
Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau
Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya
merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya. Dari Dokumen-dokumen tersebut, Petugas
Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas mengetahui pemasok mana yang baik dan
tepat untuk pemesanan atau pembelian pada masa yang akan datang.
Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok
Hubungan antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga
dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk
saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan bermanfaat dan menguntungkan
kedua pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.