Script FGD
1. Mahasiswa 1 : Dania
2. Mahasiswa 2 : Nadia
3. Mahasiswa 3 : Naufan
4. Mahasiswa 4 : Arman
5. OD Specialist :
6. Retail Operation Specialist :
Mahasiswa 1 :
“Selamat siang semuanya. Terima kasih sudah meluangkan waktu untuk hadir dalam
Focus Group Discussion kelompok kami. FGD ini kami lakukan sebagai bagian dari
analisis kinerja di Edura Mart, khususnya terkait proses retur barang, pengelolaan
waste, dan efisiensi pembagian tugas pegawai.”
“Sebelum kita mulai, izinkan saya menjelaskan sedikit mengenai latar belakang FGD
ini.”
Mahasiswa 1:
“Edura Mart merupakan sebuah minimarket dengan target omzet harian sebesar Rp
7.000.000, namun realisasi pendapatan masih berada pada angka Rp 5–6 juta per
hari. Minimarket ini dikelola oleh tiga pegawai yang menangani berbagai tugas
mulai dari kasir, display, stok, hingga retur barang.”
“Dari observasi dan wawancara yang telah kami lakukan, kami menemukan bahwa:
● proses retur barang sering mengalami keterlambatan,
● pengawasan expired date belum berjalan konsisten,
● beban kerja pegawai cukup tinggi,
● dan belum ada sistem pengingat retur yang terstruktur.”
“Situasi ini berpotensi meningkatkan waste barang dan berdampak pada pencapaian
omzet harian. Karena itu, FGD ini bertujuan untuk mendapatkan masukan dari ahli
mengenai akar penyebab utama serta intervensi yang paling realistis untuk diterapkan
di Edura Mart.”
🌟 Perkenalan Narasumber
Mahasiswa 1:
“Pada kesempatan ini, kami menghadirkan dua narasumber untuk memberikan sudut
pandang profesional, ada Ibu Rani dan Pak Dimas. Kami persilakan narasumber untuk
memperkenalkan diri terlebih dahulu. Mungkin bisa dimulai dari Ibu Rani.”
OD Specialist (Rani):
“Halo semuanya, saya Rani. Saat ini saya bekerja sebagai Organizational
Development Specialist. Fokus saya banyak di analisis kinerja, perbaikan workflow,
job design, dan intervensi non-instruksional. Senang bisa ikut diskusi bareng kalian
hari ini.”
Mahasiswa 1:
“Terima kasih, Ibu Rani. Selanjutnya, kami persilakan Bapak Dimas untuk
memperkenalkan diri.”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Halo semuanya, saya Dimas. Saya bekerja sebagai Retail Operations Specialist, dan
sudah cukup lama menangani operasional minimarket—mulai dari retur barang,
expired date management, sampai ritme kerja toko. Semoga nanti insight yang saya
bagikan bisa membantu.”
🌟 Pemapar Data / Mahasiswa 2
“Baik, terima kasih. Saya akan menjelaskan secara singkat hasil analisis awal yang
telah kami lakukan.”
“Dari data yang kami kumpulkan, terlihat bahwa pegawai Edura Mart sebenarnya
sudah memahami cara melakukan retur dan mengetahui jadwal retur, namun
retur tetap sering terlambat diproses. Hal ini menunjukkan bahwa permasalahannya
bukan pada kurangnya kemampuan pegawai, melainkan pada sistem kerja, alur
retur, dan pembagian beban tugas.”
“Selain itu, belum adanya sistem pengingat retur yang rapi, kurangnya monitoring
barang mendekati expired, serta beban kerja yang cukup tinggi menyebabkan
beberapa tugas operasional tidak dapat dijalankan secara optimal.”
Mahasiswa 2:
“Dengan kondisi tersebut, melalui FGD ini kami berharap dapat mengidentifikasi tiga
akar masalah utama yang paling signifikan serta menentukan intervensi yang paling
sesuai untuk diterapkan.”
Mahasiswa 2:
“Sebelum masuk ke sesi prioritisasi masalah, kami ingin mendengar pandangan awal
dari kedua narasumber mengenai situasi Edura Mart berdasarkan data yang telah kami
sampaikan.”
Insight Pembuka dari Dua Ahli (Versi Natural)
OD Specialist (Rani):
“Oke, terima kasih sudah dijabarkan ya. Nah, di sini kalau yang saya lihat,
masalahnya itu bukan di kemampuan pegawai ya. mereka sudah tau prosedurnya, tapi
workflow retur dan pembagian beban kerja belum mendukung. Jadi retur itu
mudah banget ke-skip. Mungkin jatuhnya ini lebih ke perbaikan proses dan job
design.”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Setuju banget. Di ritel, retur itu kerjaan rutin yang harus ada ritmenya. Kalau
pegawai cuma tiga dan tugasnya numpuk, retur bisa jadi prioritas nomor sekian. Jadi
memang perlu sistem pengingat dan penanggung jawab khusus biar retur gak
keteteran.”
Mahasiswa 3 (Pemapar RCA):
“Siap pak/bu kami catat. Nah, Selanjutnya, kami akan memaparkan akar penyebab
yang telah kami identifikasi melalui analisis menggunakan model Behavior
Engineering Model dan data hasil observasi serta wawancara di Edura Mart.”
“Ada beberapa akar penyebab yang muncul, yaitu sebagai berikut:”
Daftar RCA (Akar Penyebab):
1. Tidak adanya sistem pengingat retur yang terstruktur.
2. Pengawasan expired date belum dilakukan secara konsisten.
3. Beban kerja pegawai cukup tinggi karena merangkap beberapa tugas.
4. Pembagian tugas belum optimal sehingga retur sering terlewat.
5. Tidak adanya monitoring harian terkait barang mendekati expired.
6. Tidak adanya reward atau konsekuensi terkait retur tepat waktu.
7. Alur retur belum memiliki pola atau ritme yang jelas.
8. Kurangnya job aids atau alat bantu untuk retur dan pengecekan expired.
“Seluruh akar penyebab ini kami rangkum berdasarkan data lapangan. Namun dalam
FGD ini, kami ingin meminta bantuan dari Ibu Rani dan Bapak Dimas untuk
menentukan akar penyebab mana yang paling dominan dan berkontribusi besar
terhadap keterlambatan retur dan peningkatan waste di Edura Mart.”
Mahasiswa 3:
“Kepada Ibu Rani dan Bapak Dimas, kami persilakan untuk memberikan pandangan
terkait akar penyebab mana yang menurut Ibu dan Bapak menjadi penyebab utama,
serta mana yang termasuk penyebab pendukung.”
🌟 Diskusi Ahli – Menentukan RCA Utama (versi natural, semi-formal)
OD Specialist (Rani):
“Kalau dari saya, yang paling kelihatan dominan itu ada dua ya.
Pertama, beban kerja pegawai yang cukup tinggi karena mereka merangkap
banyak tugas. Kalau pegawainya cuma tiga, otomatis tugas-tugas yang sifatnya rutin
tapi tidak mendesak seperti retur jadi gampang ke-skip.”
“Kedua, tidak adanya sistem pengingat retur. Pegawai memang tahu kapan retur
harus dilakukan, tapi tanpa sistem pengingat, ritmenya jadi nggak konsisten. Ini bikin
retur telat dan barang expired makin numpuk.”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Setuju banget. Dan saya mau nambahin satu lagi yang menurut saya juga penting,
yaitu pengawasan expired date yang belum konsisten.”
“Di ritel, ED checking itu penting banget. Kalau ED-nya nggak dicek rutin, retur bisa
telat karena barang yang harusnya ditarik malah ketahuan pas udah deket expired.
Jadi menurut saya kombinasi tiga ini yang paling ngaruh.”
“Yang lain, kayak reward, checklist, atau monitoring itu lebih ke faktor pendukung
yang memperkuat proses, tapi bukan penyebab utamanya.”
Mahasiswa 3:
“Oh, begitu.. Baik, terima kasih atas masukannya pak/bu. Jadi, dari diskusi tadi, dapat
kami simpulkan bahwa terdapat tiga akar penyebab utama yang paling dominan,
yaitu:”
RCA Utama (Prioritas):
1. Beban kerja pegawai yang tinggi dan merangkap beberapa tugas.
2. Tidak adanya sistem pengingat retur yang terstruktur.
3. Pengawasan expired date yang tidak konsisten.
“Sementara itu, akar penyebab lainnya yang tidak masuk sebagai prioritas kami
anggap sebagai akar penyebab pendukung, yaitu:”
RCA Pendukung:
● Pembagian tugas belum optimal.
● Tidak adanya reward atau konsekuensi retur tepat waktu.
● Monitoring retur belum berjalan rutin.
● Job aids retur belum tersedia.
● Alur retur belum memiliki pola yang jelas.
“Kira2 apakah benar seperti itu pak/bu?”
OD Specialist & Retail Operations Specialist:
“Yapp, tepat sekali”
🌟 SESI PERUMUSAN INTERVENSI
Mahasiswa 4:
“Oke, Baik. Lanjut ya pak/bu.. Setelah kita menentukan tiga akar penyebab utama,
selanjutnya kami ingin meminta pendapat dari Ibu Rani dan Bapak Dimas mengenai
intervensi apa yang paling realistis dan sesuai untuk kondisi Edura Mart.”
1) RCA 1 – Beban kerja pegawai tinggi & merangkap banyak tugas
Pertanyaan dari Mahasiswa 4:
“Untuk akar penyebab pertama, yaitu beban kerja pegawai yang cukup tinggi, langkah
apa yang dapat dilakukan tanpa harus menambah SDM, mengingat Edura Mart masih
dalam skala UMKM?”
OD Specialist (Rani):
“Kalau soal beban kerja, kita sebenarnya punya beberapa opsi yang nggak harus
nambah pegawai. Misalnya:”
1. Job redesign atau pembagian ulang tugas.
– Tentukan satu orang yang fixed jadi penanggung jawab retur.
– Satu lagi fokus ke display & ED checking.
– Satu lagi prioritas kasir.
“Dengan jobdesk yang lebih jelas, pegawai nggak bingung mana yang harus
dikerjakan dulu.”
2. Membuat urutan prioritas tugas harian.
“Misalnya retur dan ED checking dilakukan sebelum toko ramai, misalnya
pagi hari. Ini mengurangi risiko tugasnya ke-skip.”
3. Pembuatan jadwal kerja mingguan.
“Jadi pegawai tahu kapan retur dilakukan, kapan cek ED, dan kapan restock.”
“Jadi beban kerja bukan harus dikurangi, tapi diatur supaya lebih manageable.”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Betul. Dan di ritel memang jarang nambah pegawai kalau belum urgent banget.
Biasanya yang dilakukan adalah:”
4. Pembagian waktu kerja yang lebih terstruktur.
“Misal: jam 08.00–08.30 cek ED, jam 09.00 retur. Kalau ini rutin, pegawai
akan terbiasa dan retur nggak akan numpuk.”
“Intinya, pembagian tugas dan waktu itu krusial banget, terutama kalau cuma tiga
pegawai.”
2) RCA 2 – Tidak adanya sistem pengingat retur yang terstruktur
Mahasiswa 3:
“Nah, untuk akar penyebab kedua, yaitu tidak adanya sistem pengingat retur,
intervensi apa yang paling memungkinkan diterapkan?”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Kalau untuk UMKM, sistem pengingat itu sebenarnya nggak harus aplikasi canggih.
Bisa pakai hal sederhana tapi konsisten, misalnya:”
1. Reminder manual.
“Bikin kalender retur di papan tulis, lengkap sama jadwal supplier dan batas
waktu return.”
2. Job aids retur.
“Checklist mingguan retur. Pegawai tinggal nyoret apa yang sudah
dilakukan.”
3. Binder retur / buku retur.
“Semua barang yang biasanya retur dicatat di satu buku, supaya nggak lupa.”
OD Specialist (Rani):
“Saya mau tambahin,”
4. SOP retur yang lebih rinci.
“Bukan SOP baru ya, tapi memperjelas:
– kapan retur dicek,
– langkah-langkah retur,
– siapa penanggung jawabnya.”
5. Alarm atau pengingat digital sederhana.
“Kalau ada HP karyawan, bisa pasang alarm mingguan untuk retur. Ini simpel
tapi efektif.”
3) RCA 3 – Pengawasan expired date yang tidak konsisten
Mahasiswa 4:
“Lalu untuk akar penyebab ketiga, yaitu pengawasan expired date yang belum
konsisten, apa intervensi yang bisa diterapkan?”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Ini simpel tapi penting. Yang bisa dilakukan adalah:”
1. Check ED harian atau minimal 3x seminggu.
“Nggak harus tiap hari semua rak dicek. Bisa dibagi zona.”
2. Pakai sistem rak berzona.
“Hari Senin cek rak A–B, Selasa cek rak C–D, dan seterusnya.”
3. Label ED dengan warna.
“Kasih sticker warna kuning buat barang yang H-30, merah buat yang H-14.
Ini bikin pegawai lebih aware.”
OD Specialist (Rani):
“Terus, biar konsisten, bisa juga pakai:”
4. Checklist ED harian.
“Checklist itu bikin pegawai punya pola kerja, dan supervisor gampang lihat
mana yang belum dilakukan.”
5. Tentukan PIC ED.
“Satu orang yang pegang tanggung jawab ED. Jadi jelas siapa yang harus
ngecek.”
Mahasiswa 4:
“Noted, pak/bu. Sudah kami catat semua masukannya”
Mahasiswa 1:
“Baik, terakhir nih pak/bu. Kami ingin menanyakan apakah intervensi yang
disampaikan tadi sudah termasuk intervensi jangka pendek dan jangka panjang?”
OD Specialist (Rani):
“Yup, untuk jangka pendek itu yang sifatnya mudah diterapkan seperti checklist,
pembagian tugas, reminder, dan rotasi zona ED.”
“Sedangkan jangka panjangnya bisa berupa:
– perbaikan SOP retur,
– sistem monitoring yang lebih teratur,
– evaluasi bulanan retur dan waste.”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Betul. Kalau untuk tambah SDM itu masuk jangka panjang banget, dan itu pun harus
lihat kemampuan finansial toko. Biasanya UMKM lebih fokus ke perapihan proses
dulu baru mikir nambah pegawai.”
KESIMPULAN + PENUTUP
Mahasiswa 2:
“Baik, sebelum kita menutup sesi FGD hari ini, kami ingin sedikit merangkum hasil
diskusi yang sudah berlangsung. Mohon izin, Bu Rani dan Pak Dimas, kami juga
ingin meminta tanggapan singkat dari Ibu dan Bapak nanti.”
Mahasiswa 2 (lanjut):
“Pertama, kita sudah menyepakati bahwa masalah utama yang menjadi fokus adalah
keterlambatan proses retur barang, yang berdampak pada meningkatnya waste dan
tidak tercapainya omzet harian.”
“Selanjutnya, melalui diskusi tadi, kita bersama-sama mengerucutkan tiga akar
penyebab utama, yaitu:
1. Beban kerja pegawai yang tinggi dan merangkap beberapa tugas,
2. Tidak adanya sistem pengingat retur yang terstruktur,
3. Pengawasan expired date yang belum konsisten.”
Mahasiswa 4:
“Benar, dan kami juga mencatat adanya akar penyebab pendukung seperti jobdesk
yang belum optimal, monitoring yang tidak rutin, serta job aids retur dan ED yang
belum tersedia.”
“Untuk memastikan bahwa kesimpulan kami tepat, apakah Ibu Rani atau Pak Dimas
ingin memberikan konfirmasi terkait poin ini?”
OD Specialist (Rani):
“Iya, itu sudah tepat ya. Kalau dilihat dari data dan kondisi operasional, tiga akar
penyebab itu memang yang paling berdampak. Jadi kesimpulan kalian sudah on
point.”
Mahasiswa 4:
“Terima kasih, Bu. Untuk Pak Dimas, apakah Bapak juga sependapat atau mungkin
ada tambahan?”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Setuju kok. Itu juga yang paling sering terjadi di ritel kecil—beban kerja, reminder
yang nggak ada, dan ED checking yang nggak konsisten. Jadi itu memang tiga poin
yang paling harus diberesin dulu”
Mahasiswa 3:
“Baik, Pak, bu. Jadi, terkait intervensi, kami mencatat bahwa solusi yang paling
realistis dan dapat segera diterapkan adalah:
– pembagian ulang tugas dan job redesign,
– adanya reminder retur dan checklist,
– sistem pengecekan ED berbasis zona dan label warna.”
“Bu Rani & Pak Dimas, apakah intervensi ini menurut Ibu & Bapak sudah mencakup
kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang?”
OD Specialist (Rani):
“Sudah cukup lengkap ya. Yang jangka pendek itu checklist, reminder, pembagian
tugas. Yang jangka panjang itu perbaikan SOP dan evaluasi rutin. Jadi balance
banget.”
Retail Operations Specialist (Dimas):
“Iya, Udah pas kok. Yang paling penting itu konsisten jalaninnya. Sekecil apa pun
intervensinya, kalau rutin diterapkan hasilnya akan kerasa.”
Mahasiswa 1:
“Terima kasih banyak, Bu Rani dan Pak Dimas, atas waktu dan insight yang sangat
membantu. Diskusi hari ini memberikan gambaran yang jauh lebih jelas bagi kami
mengenai permasalahan yang terjadi di Edura Mart.”
OD Specialist (Rani) – Penutup Interaktif:
“Semoga hasil diskusinya bisa membantu ya. Kalian sudah menganalisisnya dengan
bagus, tinggal dirapikan saja intervensinya.”
Retail Operations Specialist (Dimas) – Penutup Interaktif:
“Iya, semangat terus ya. Kalau diterapkan pelan-pelan, Edura Mart pasti bisa lebih
rapi operasionalnya.”
Mahasiswa 1234:
“Terima kasih banyak, Bu dan Pak atas waktunya. Kami sangat mengapresiasi
masukan yang sudah diberikan.”