MAKALAH MANAJEMEN

PENGREKRUTAN JABATAN ADMINISTRATIF

Di Susun Oleh:

NAMA : FEBI RISKA

NIM : 2516120090

STUDI : MANAJEMEN

PUTRA PERDANA
INDONESIA ( STEI )
Jl. Citra Raya Utama
Barat, Griya Harsa II,
Sukamulya, Kec. Cikupa,
Kabupaten Tangerang,
Banten
 PENGELOLAAN ADMINISTRASI PEREKRUTAN
A. Pengertian Rekrutmen
Menurut Faustino Cardoso Gomes (1995:105) rekrutmen (Recruitment) merupakan
proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan
oleh suatu organisasi. Rekrutmen merupakan proses komunikasi dua arah. Pelamar-
pelamar menghendaki informasi yang akurat mengenai seperti apakah rasanya bekerja di
dalam organisasi bersangkutan. Organisasi-organisasi sangat menginginkan informasi
yang akurat tentang seperti apakah pelamar-pelamar tersebut jika kelak mereka diangkat
sebagai pegawai.

Calon tenaga kerja yang akan direkrut dapat diambil dari internal organisasi maupun
eksternal organisasi. Perekrutan tenaga kerja dari dalam biasanya dilakukan oleh
organisasi/perusahaan yang telah lama berjalan dan memiliki sistem karier yang baik.
Perekrutan tenaga kerja dari dalam memiliki keuntungan, diantaranya adalah tidak
mahal, promosi dari dalam dapat memelihara loyalitas dan dedikasi pegawai, dan tidak
diperlukan masa adaptasi yang terlalu lama, karena sudah terbiasa dengan suasana yang
ada.

1. Sumber Internal dan Metode Rekrutmen dengan Sumber Internal

Sumber-sumber internal meliputi karyawan yang ada sekarang yang dapat dicalonkan
untuk dipromosikan, dipindahtugaskan atau diretasi tugasnya, serta mantan karyawan
yang bisa dikaryakan dipanggil kembali.

Beberapa alternatif perekrutan dengan sumber internal organisasi melalui:

a. Promosi Perekrutan internal yang paling banyak dilakukan adalah promosi untuk
mengisi
kekosongan pada jabatan yang lebih tinggi yang diambil dari pekerja yang jabatannya
lebih
rendah.
b. Transfer/Rotasi
Di samping itu terdapat pula kegiatannya dalam bentuk memindahkan pekerja dari satu
jabatan ke jabatan lain yang sama jenjangnya. Dengan kata lain promosi bersifat
vertikal,
sedang pemindahan berifat horizontal (rotasi).

2
c. Pengkaryaan Kembali
Berlaku untuk karyawan yang diberhentikan sementara dan dipanggil kembali
ketika ada
jabatan yang kosong.

d. Kelompok Pekerja Sementara / Kontrak Kerja

Kelompok pekerja sementara (temporer) adalah sejumlah tenaga kerja yang
dipekerjakan
dan diupah menurut keperluan, dengan memperhitungkan jumlah jam atau hari kerja.
2. Sumber Eksternal dan Metode Rekrutmen dengan Sumber Eksternal
Sumber rekrutmen eksternal meliputi individu-individu yang saat ini bukan
merupakan
anggota [Link] terbesar rekrutmen eksternal adalah bahwa jumlah pelamar
yang
lebih banyak dapat [Link] ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang
lebih
besar dan kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal
Beberapa sumber yang dapat digunakan dalam perekrutan
eksternal seperti :
a. Lembaga pendidikan
Perekrutan calon tenaga kerja dilakukan biasanya bila organisai/perusahaan
memerlukan jenis pendidikan tertentu tanpa memperdulikan pengalaman kerja.
b. Teman/anggota keluarga karyawan
Organisasi/perusahaan dapat meminta jasa karyawan lama untuk mencarikan calon
tenaga kerja. Umumnya karyawan yang dimintai tolong akan menyambut gembira,
meskipun untuk tugas tersebut mereka tidak mendapatkan imbalan dalam bentuk materi.
c. Lamaran terdahulu yang telah masuk
Perekrutan juga dapat diambil dari lamaran terdahulu yang telah masuk.
d. Agen tenaga kerja
Agen tenaga kerja adalah perusahaan swasta yang kegiatan utamanya adalah mencari dan
menyalurkan
tenaga kerja.
e. .Karyawan perusahaan lain
Perekrutan model ini lebih dikenal dengan sebutan transfer.
f. Asosiasi profesi
Perekrutan dilakukan melalui asosiasi suatu profesi sebagai mediator penyedia tenaga
kerja profesional bagi perusahaan, seperti di Indonesia terdapat KADIN, IWAPI, HIPMI,
IAI, dsb.
g. Outsourcing
Terkadang perusahaan juga perlu melakukan efisiensi, beberapa pekerjaan yang dapat
dilakukan tanpa harus mengangkat tenaga kerja tetap dapat menggunakan tenaga kerja
kontrak (outsourcing).
B. Rekrutmen Pegawai

Suatu organisasi kerja (publik atau privat) memerlukan sebuah tenaga kerja dalam
usaha mewujudkan eksistensinya yang terarah untuk mencapai tujuannya. Tenaga kerja
atau yang lebih dikenal dengan istilah pegawai berfungsi sebagai pelaksana pekerjaan yang
menjadi tugas pokok pada organisasi tersebut. Oleh sebab itu, guna mencapai eksistensi
tersebut diperlukan pegawai yang handal dan berkualitas, caranya dengan melakukan
pengadaan (rekrutmen) pegawai secara profesional.

Pengertian rekrutmen ada bermacam-macam sebagaimana disampaikan oleh beberapa

pakar atau ahli, yang intinya adalah usaha untuk mendapatkan pegawai pada suatu

organisasi. Rekrutmen ini merupakan suatu kegiatan untuk mencari sebanyak-banyaknya

calon tenaga kerja sesuai dengan formasi yang tersedia/dibutuhkan

Kegiatan rekrutmen ini menurut Nawawi (2005: 170171) di dalamnya terdapat 3

kegiatan pokok yang terdiri atas berikut ini.

1. Kegiatan Seleksi Seleksi adalah proses penempatan keputusan dalam menerima

atau tidak menerima, setelah mempertimbangkan pelamar (calon) untuk suatu

pekerjaan/jabatan. Dengan demikian, berarti proses seleksi dilakukan dengan cara

 menempatkan karakteristik perilaku yang efektif dalam melaksanakan pekerjaan

setiap jabatan yang memerlukan tenaga kerja sebagai persyaratan dan mengukur

kemampuan calon berdasarkan karakteristik tersebut.

2. Kegiatan Penempatan Penempatan adalah penugasan seorang pekerja pada suatu

jabatan atau unit kerja di lingkungan suatu organisasi. Dengan demikian, berarti

penempatan merupakan pengisian jabatan yang kosong agar tugas pokok pada

jabatan tersebut dapat dilaksanakan. Untuk itu, melalui kegiatan sebelumnya harus

diperoleh pekerjaan yang memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan

menjadi tanggung jawabnya.

3. Kegiatan Orientasi Sosialisasi adalah proses orientasi seorang pekerja baru pada

organisasi atau unit kerja tempatnya akan bertugas. Dengan demikian, berarti

sosialisasi atau orientasi merupakan langkah pemantauan atau uji coba kepada

seorang pegawai dalam melakukan pekerjaannya pada unit kerja yang telah

[Link] menurut Nawawi (2005: 171) terdapat 4 sikap yang berbeda di

lingkungan organisasi (privat atau publik) dalam melakukan rekrutmen yaitu

sebagai berikut.

a. Berdasarkan pasif tanpa diskriminatif Sikap ini dimaksudkan adalah komitmen

para eksekutif di lingkungan organisasi untuk meniadakan perbedaan dan

memperlakukan secara sama dalam mengangkat, menggaji, dan memberikan

promosi bagi para calon dan para pekerja

b. Berdasarkan perbedaan Rekrutmen dilakukan oleh organisasi dengan cara aktif

mengelompokkan para pelamar dengan hanya menerima kelompok tertentu. Tidak

seorang pun pelamar untuk bekerja yang dapat menolak diskriminasi bilamana latar
 belakang dan kondisinya sekarang tidak sesuai dengan kelompok yang akan

diterima.

c. Berdasarkan prioritas Rekrutmen dilakukan oleh organisasi dengan mendahulukan

atau memprioritaskan kelompok tertentu. Cara ini tidak murni diskriminasi dan

disebut dengan cara penjatahan lunak.

d. Berdasarkan sistem penjatahan Rekrutmen ini dilakukan oleh organisasi dengan

menetapkan jatah untuk kelompok tertentu. Rekrutmen tidak dilakukan bilamana

tidak ada pelamar dari kelompok tersebut. Adapun kegiatan kunci yang merupakan

bagian dari rekrutmen adalah mencakup beberapa hal yang berkaitan dengan:

1) Menentukan kebutuhan pegawai jangka pendek, jangka menengah, dan jangka

panjang pada suatu organisasi dalam hal jenis pekerjaan (job title) dan levelnya;

2) Berupaya mendapatkan informasi mengenai perkembangan kondisi pasar tenaga

kerja.

3) Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif;

4) Menyusun program rekrutmen secara sistematis dan terpadu yang berhubungan

dengan kegiatan sumber daya manusia lain dan dengan kerja sama antara manajer

lini dan karyawan;

5) Mendapatkan calon karyawan yang berbobot atau memenuhi syarat;

6) Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masingmasing

metode rekrutmennya;

7) Melakukan tindak lanjut terhadap para calon karyawan baik yang diterima maupun

yang ditolak, guna mengevaluasi efektif/tidaknya rekrutmen yang dilakukan.

 Tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan karyawan yang memenuhi syarat

syarat bagi segala kebutuhan organisasi dan tujuan yang lebih spesifiknya antara lain

berikut ini.

1) Agar konsisten dengan strategi, wawasan, dan nilai-nilai organisasi.

2) Untuk menentukan kebutuhan rekrutmen organisasi di masa sekarang dan masa

datang berkaitan dengan perubahan besar dalam suatu organisasi harus melaksanakan

perencanaan SDM, pekerjaan desain, dan analisis jabatan.

3) Untuk meningkatkan calon karyawan yang memenuhi syarat seefisien mungkin.

4) Untuk mendukung inisiatif organisasi dalam mengelola tenaga kerja yang beragam.

5) Untuk membantu meningkatkan keberhasilan proses seleksi dengan mengurangi

calon karyawan yang sudah jelas tidak memenuhi syarat atau yang terlalu tinggi

kualifikasinya.

6) Untuk membantu mengurangi kemungkinan keluarnya karyawan yang belum lama

bekerja.

7) Untuk mengoordinasikan upaya rekrutmen dengan program seleksi dan pelatihan.

8) Untuk mengevaluasi efektif tidaknya berbagai teknik dan lokasi rekrutmen bagi

semua pelamar kerja.

9) Untuk memenuhi tanggung jawab organisasi terhadap program-program tindakan

afirmatif dan pertimbangan hukum dan sosial lain menurut komposisi tenaga kerja.

C. Perencanaan Pegawai

Pengertian perencanaan pegawai atau Sumber Daya Manusia (SDM)seperti

dikatakan oleh Sherman dan Bohlander merupakan proses mengantisipasi dan membuat
keputusan untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar

organisasi. Adapun tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin, agar

mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang tepat dalam mengisi posisi

pekerjaan. Perencanaan SDM dimaksudkan untuk membuat pengaturan arus gerakan

pekerja di dalam organisasi yang merupakan proses untuk mendayagunakan SDM yang

telah tersedia secara efektif dan efisien. Ke dalam organisasi artinya memberikan

persyaratan bagi penerimaan tenaga kerja baru yang diperlukan agar diperoleh SDM yang

mampu melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien, sedangkan ke luar organisasi

artinya mengatur tenaga kerja yang keluar organisasi seperti pensiun, pengurangan tenaga

kerja, pemecatan agar dapat diganti dengan tenaga kerja yang baru yang mampu bekerja

secara efektif dan efisien.

Perencanaan SDM menurut Siagian (2001: 166) pada hakikatnya adalah merupakan

tindakan-tindakan manajerial untuk memutuskan suatu tindakan yang harus diputuskan

sekarang sebagai prediksi pada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang

dalam rangka pencapaian suatu tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditentukan

sebelumnya. Dalam kaitan dengan pengelolaan SDM dapat dikatakan bahwa dasar

perencanaan SDM adalah upaya dasar yang dilakukan oleh pimpinan suatu organisasi

untuk memutuskan jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan oleh organisasi tersebut.

Tujuannya agar organisasi memiliki tenaga kerja atau pegawai yang tidak hanya sesuai

dengan kebutuhan organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, akan tetapi

juga agar para pegawai yang dipekerjakan itu memenuhi berbagai persyaratan yang

ditentukan untuk jabatan danpekerjaan yang akan dipangku dan dilaksanakannya. Untuk

mencapai tujuan tersebut para pejabat/pimpinan organisasi perlu memahami terlebih

dahulu berbagai tantangan yang akan dihadapi oleh organisasi bersangkutan dalam suatu

kurun waktu tertentu di masa depan.

Arthur W Suherman dan George W Bohlander dalam bukunya Managing Human

Recources Tahun 1992 (dalam Nawawi, 2005: 137) mengatakan bahwa perencanaan

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses untuk mengantisipasi dan membuat ketentuan

(persyaratan) untuk mengatur gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar

organisasi. Tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin dan agar

memiliki sejumlah pekerjaan yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi

yang kapan dan yang manapun mengalami kekosongan. Pengertian perencanaan ini

dimaksudkan untuk membuat arus gerakan pekerja di dalam organisasi secara seefektif dan

seefisien mungkin.

G. Steiner mengemukakan perencanaan SDM merupakan perencanaan yang

bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan atau sasarnya melalui strategi kontribusi pekerjanya di masa depan
(Nawawi, 2005: 138). Perencanaan pegawai adalah merupakan seperangkat kegiatan yang
berkaitan dengan perencanaan akan kebutuhan pegawai/karyawan dari suatu organisasi di
masa mendatang. Melalui estimasi jumlah dan jenis pegawai yang akan dibutuhkan oleh
seluruh bagian dalam suatu organisasi, Divisi SDM atau Biro Kepegawaian dapat
menyusun rencana lebih baik dalam hal-hal yang menjadi lingkup pekerjaannya, misalnya
penarikan pegawai, seleksi pegawai, pengembangan pegawai. Perencanaan pegawai akan
memungkinkan mendapatkan komposisi pegawai yang ideal, tepat, berkualitas, dan punya
kompetensi mewadahi. Namun, apabila tidak ada perencanaan pegawai secara terpola maka
organisasi tidak akan dapat menyediakan pegawai dalam jumlah, kualitas maupun waktu
yang tepat, artinya perencanaan pegawai akan mengalami suatu kegagalan.
Manajemen PNS juga sangat menekankan pentingnya ketersediaan PNS yang
sesuai dengan kebutuhan pada instansinya. Penekanan ini tercermin dalam istilah
“rightsizing”, apakah PNS perlu ditambah, dipertahankan atau dikurangi, hal ini sangat
tergantung pada tiga faktor dominan. Pertama, faktor lingkungan seperti faktor ekonomi,
faktor politik, tuntutan peraturan perundang-undangan, faktor sosial budaya, dan
pemanfaatan teknologi. Kedua, Faktor organisasional seperti adanya strategi baru, adanya
tugas baru, dan anggaran yang tersedia. Ketiga, Faktor kepegawaian sendiri seperti adanya
PNS yang berhenti atas kemauan sendiri, pindah bekerja ke instansi lain, diberhentikan
karena terkena sanksi disiplin, meninggal dunia, dan adanya PNS yang sudah memasuki
masa purnabakti atau pensiun dengan hak-hak pensiunnya.
Sedangkan penawaran memerlukan pemahaman tentang dua sumber utamanya,

yaitu penawaran internal dan eksternal. Adapun yang dimaksud dengan penawaran secara

internal adalah melakukan rotasi para PNS dalam arti alih tugas dan alih tempat dalam

bekerja, melakukan promosi terhadap PNS tertentu yang dipandang memenuhi berbagai

persyaratan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi dan memikul tanggung jawab lebih

besar. Maksud dari penawaran eksternal ialah berbagai sumber yang dapat digarap di luar

organisasi yang bersangkutan. Misalnya, penambahan pegawai yang direkrut untuk

membantu menyelesaikan tugas-tugas pemerintahan, seperti perekrutan Pegawai Tidak

Tetap (PTT), melakukan kontrak melalui biro jasa tenaga kerja. Suatu catatan kecil yang

perlu dikemukakan mengenai hal ini ialah bahwa penawaran eksternal ditanggapi apabila

(1) suplai internal tidak mencukupi; (2) diperlukan tenaga tambahan pada tingkat bawah;

(3) karena kebutuhan mendesak untuk posisi manajerialtertentu.

D. Ruang Lingkup Dan Perencanaan Pegawai

Jika rekrutmen pegawai diklasifikasikan menurut ruang lingkupnya maka ada 5

klasifikasi ruang lingkup yang umum dalam melaksanakan rekrutmen pegawai, yaitu

adanya perencanaan rekrutmen, adanya panitia seleksi, pelaksanaan seleksi, teknik seleksi,

dan penempatan pegawai. Berikut adalah ruang lingkup rekrutmen pegawai.

1. Perencanaan Rekrutmen perencanaan rekrutmen akan menetapkan tujuan-tujuan untuk

langkah pelaksanaan rekrutmen dan adanya sarana yang tepat untuk mencapai tujuan-

tujuan tersebut. Ada beberapa elemen dalam melakukan perencanaan yaitu sebagai berikut.

Tujuan : menetapkan kondisi masa depan yang diharapkan oleh seorang perencana tentang

apa yang ingin dicapai yang meliputi komponen teknik, waktu, kapan akan dilaksanakan,

dan kapan akan selesai.

Tindakan : menetapkan sarana prasarana atau aktivitas-aktivitas khusus yang direncanakan

untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan rekrutmen.

Sumber daya : merupakan hambatan-hambatan atau kelancaran-kelancaran yang akan

dipakai, baik itu sumber daya manusia maupun sumber daya materiil.

2. Panitia Seleksi

Panitia seleksi ini akan dijalankan oleh sumber daya manusia (SDM) yang

melakukan pengelolaan seleksi. Panitia menyiapkan segala sesuatu berkaitan dengan

pelaksanaan seleksi yang meliputi pelaksanaan koordinasi, menyusun teknik seleksi,

menyusun metode, menyiapkan soal-soal dan meteri tes, menyiapkan tempat, menentukan

dan mengumumkan kelulusan.

3. Pelaksanaan Seleksi

Pelaksanaan seleksi adalah tahap para calon pegawai melaksanakan tes sebagai

syarat mutlak dalam metode rekrutmen pegawai. Seleksi pada dasarnya merupakan proses

untuk menentukan siapa yang paling sesuai dengan syarat-syarat tenaga kerja di antara para

pelamar untuk pekerjaan yang akan diberikan jabatan-jabatan dalam organisasi. Tahap
inilah yang akan menentukan diterima tidaknya seseorang yang melakukan pelamaran

pekerjaan. Proses seleksi ini merupakan tingkat permulaan untuk membuat mutu pegawai

dalam organisasi secara qualified sebagai basic guna menjalankan kinerja organisasi.

Kelulusan akan ditentukan oleh hasil tes, baik dari tes yang sifatnya tertulis dengan metode

pengerjaan soal ujian maupun yang sifatnya wawancara yang kelulusannya akan ditentukan

oleh pewawancara. Dalam pelaksanaan seleksi ini panitia melakukan fungsi pengawasan

dan pengendalian guna kelancaran tes tersebut.

4. Teknik Seleksi

Dalam melakukan seleksi tentunya harus dilakukan dengan teknik dan prosedur

yang benar, menurut Flippo (1992: 160) prosedur seleksi meliputi beberapa tahap, di

antaranya ada wawancara awal, formulir lamaran, pemeriksaan referensi, tes psikologi,

wawancara penempatan tenaga, persetujuan penyelia, ujian kesehatan jasmani, dan

perkenalan atau orientasi. Menurut Herbert dan Arthur (dalam Moekijat, 1991: 51)

langkah-langkah dalam proses seleksi diawali dengan melakukan penerimaan lamaran dari

para calon pegawai yang tentunya secara administratif sudah sesuai dengan persyaratan

jabatan sebagaimana telah ditentukan. Kemudian melakukan wawancara pendahuluan yang

materinya hanya menanyakan pada substansi kepribadian pelamar dan dilanjutkan dengan

pengisian formulir lamaran plus berkas-berkas sebagaimana yang telah dipersyaratkan

untuk diisi. Selanjutnya, melakukan ujian – wawancara substansi kompetensi pekerjaan

yang dilamar – pemeriksaan latar belakang – seleksi pendahuluan oleh bagian pegawai –
seleksi akhir oleh supervisor – pemeriksaan badan atau yang lebih dikenal dengan tes

kesehatan – pengumuman dan penempatan pegawai.

a. Interview

Merupakan teknik seleksi yang umum digunakan baik yang menggunakan metode

one to one interview ataupun panel interview, hal ini dilakukan karena akan lebih

mengetahui karakter calon pegawai secara langsung. Interview sebaiknya dilakukan oleh

tenaga spesialis yang mendapat tugas untuk mewawancarai pelamar dan akan lebih baik

apabila calon atasannya langsung ikut mewawancarainya. Pentingnya atasan langsung

untuk ikut mewawancarai calon pegawai adalah (1) untuk memberikan informasi tambahan

yang menyangkut tugas pekerjaan calon yang sangat mungkin bersifat teknis dan tidak bisa

diberikan oleh tenaga spesialis yang mengelola SDM dalam organisasi; (2) agar atasan

langsung tersebut langsung menilai apakah pelamar akan cocok bekerja dalam organisasi

atau tidak.

b. Tes psikologi

Paling tidak minimal biasanya ada 2 macam yang merupakan bagian dari tes

psikologi yang sering digunakan dalam proses seleksi, yaitu tes inteligensia dan tes

kepribadian. Pertama, tes inteligensia berupa tes berbentuk kemampuan numerik dan verbal

dengan pertanyaan berupa kosakata, kemiripan, kebalikan, perhitungan aritmatik (umum).

Melalui tes ini seorang calon dapat diukur kecerdasannya paling tidak melalui ketepatan

waktu dalam menyelesaikan ujian, ketepatan menjawab soal, penyerapan informasi dalam

soal-soal yang dikerjakan, dan mempelajari sesuatu dengan kecermatan. Kedua, tes

kepribadian berupa tes yang dimaksudkan untuk mencocokkan kepribadian pelamar

dengan kompetensi individunya. Kepribadian ini sangat berhubungan dengan kompetensi

individu untuk melakukan suatu pekerjaan secara efektif. Adapun karakteristik tes

kepribadian yang baik adalah adanya alat ukur yang membedakan Antara individu-

individu, tes dapat diandalkan dengan valid, dan tes sudah distandarisasi dengan tepat saat

digunakan pada sampel yang signifikan dari populasi.

c. Tes pekerjaan

Merupakan hal yang dilakukan dengan cara tes behavioral atau tes in tray, caranya

kandidat diminta mempresentasikan sampel pekerjaan seandainya mereka diterima menjadi

pegawai.

d. Pusat penilaian

Dalam hal ini penilaian seleksi menggunakan beragam metode seleksi untuk

mendapatkan pengambilan keputusan guna mendapatkan pegawai yang diinginkan sesuai

dengan kompetensinya. Metode yang diterapkan biasanya termasuk interview, tes

psikomotorik, pelatihan individu atau kelompok, in tray. Pusat penilaian ini fungsi

utamanya, yaitu melakukan penilaian terhadap semua calon pegawai dalam tahap seleksi

dengan menggunakan metode sebagai mana telah ditentukan. Harapan dari pelaksanaan

penilaian ini tentunya untuk mendapatkan pegawai-pegawai sebagaimana yang betulbetul

dibutuhkan oleh organisasi.

e. Biodata

Merupakan semua data-data yang ada dalam surat lamaran dan telah diajukan atau

tertera dalam lampiran surat lamaran, yang biasanya berisi nama, umur, pendidikan,
alamat, pengalaman kerja. Biodata ini sangat penting dan dibutuhkan sekali karena sebagai

potret identitas diri bagi para calon pegawai. Dari data-data yang ada tim seleksi dapat

memperoleh gambaran tentang semua latar belakang dan pengalaman yang ada dari para

calon pegawai tersebut.

f. Referensi

Merupakan suatu input yang penting dalam seleksi pegawai, yang biasanya

merepresentasikan dukungan dari yang mengetahui betul tentang identitas, karakter, dan

pengalaman dari calon pegawai. Biasanya referensi yang bisa diandalkan adalah bentuk

referensi yang telah disiapkan secara khusus guna merespons item-item ketentuan

sebagaimana yang telah dipersyaratkan oleh suatu organisasi. Fungsi referensi ini

hakikatnya untuk mendapatkan konfirmasi bahwa informasi yang diberikan kandidat atau

pelamar adalah benar.

5. Penempatan Pegawai

Penempatan pegawai harus disesuaikan jabatan yang dilamar dengan kompetensi

yang sesuai bidangnya dari hasil tes seleksi. Penempatan pegawai ini juga merupakan

masalah yang krusial, sebab bila organisasi salah dalam penempatan pegawai bisa

menyebabkan rusaknya tatanan dan kinerja pada organisasi tersebut.

Ada beberapa ruang lingkup kegiatan yang berkaitan dengan proses perencanaan pegawai

(Tomas H. Stone dalam Moekijat, 1991: 9) di antaranya berikut ini.

1. Meramalkan Kebutuhan Pegawai yang Akan Datang

Ramalan tentang kebutuhan pegawai yang akan datang didasarkan atas ramalan tentang

permintaan akan produk-produk, jasa-jasa, hakikat jabatanjabatan dan persyaratan-

persyaratannya untuk waktu yang akan dating Hal tersebut termasuk dalam kebutuhan

pegawai adalah jenis kecakapan yang diperlukan. Apabila permintaan produk-produk dan

jasa-jasa meningkat hal ini akan mengakibatkan kebutuhan pegawai meningkat pula.

Sebaliknya, apabila permintaan produk-produk dan jasa-jasa berkurang maka kebutuhan

pegawai juga akan menurun.

2. Memproyeksikan Persediaan Pegawai yang Akan Datang

Maksud dari proyeksi adalah perkiraan mengenai jenis dan jumlah pegawai yang

diharapkan merupakan tenaga kerja organisasi pada waktu yang akan datang. Proyeksi

didasarkan atas perkiraan secara cermat dari pegawai yang ada sekarang ditambah dengan

pertimbangan mengenai gerakan pegawai yang bersangkutan sepanjang waktu dalam

organisasi.

3. Membandingkan Kebutuhan yang Diramalkan dengan Persediaan yang

Diproyeksikan Membandingkan kebutuhan pegawai diramalkan dengan memproyeksikan

persediaan pegawai internal sehingga kebutuhan pegawai yang sebenarnya dapat

ditentukan. Kebutuhan pegawai yang sebenarnya dapat ditentukan dengan metode

penghitungan plus atau minus, plus menunjukkan kelebihan persediaan pegawai sedangkan

minus menunjukkan kekurangan dalam persediaan pegawai.

4. Merencanakan Kebijaksanaan-kebijaksanaan dan Programprogram untuk

Memenuhi Kebutuhan Pegawai. Dalam merencanakan kebijakan dan program organisasi

berusaha menghindarkan terjadinya kelebihan pegawai karena hal itu akan mengurangi

keefektifan organisasi dan mengakibatkan pengeluaran biaya yang lebih besar. Suatu

pendekatan yang lazim terhadap adanya kelebihan pegawai adalah dengan membatasi

penerimaan pegawai, promosi, dan rotasi

 5. Menilai Keefektifan Perencanaan Pegawai

Suatu organisasi harus menilai usaha-usaha perencanaan pegawai untuk

menentukan keefektifan guna mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan pegawai

berusaha meramalkan kebutuhan pegawai dengan ukuran keefektifannya, yaitu dengan

adanya perkiraan yang tepat. Ukuran perkiraan kebutuhan pegawai yang efektif adalah

dengan melihat jumlah lowongan jabatan dan sudah berapa lama jabatan tersebut lowong

serta bagaimana selama ini kinerja organisasinya.

Kemudian juga ada beberapa klasifikasi yang didasarkan atas jangk waktu dan ruang

lingkup dalam perencanaan pegawai. Jika perencanaa pegawai diklasifikasikan menurut

jangka waktu maka ada 3 klasifikasi yan umum, yaitu klasifikasi jangka pendek, jangka

menengah, dan jangk panjang. Berikut adalah klasifikasi perencanaan pegawai.

a. Klasifikasi jangka pendek

Perencanaan pegawai disebut perencanaan jangka pendek, jika wakt perencanaan

tersebut memakan waktu yang pendek, yaitu 0–1 tahun, hal ini dikarenakan adanya

kebutuhan pegawai yang sangat mendesak karena tuntutan pekerjaan.

b. Klasifikasi jangka menengah

Perencanaan pegawai disebut perencanaan jangka menengah jika waktu

perencanaannya memakan waktu di atas 1 tahun sampai dengan 5 tahun

c. Klasifikasi jangka panjang

Perencanaan pegawai disebut perencanaan jangka panjang, jika wakt perencanaan

tersebut memakan waktu yang lamanya di atas 5 tahun lebih Biasanya perencanaan jangka

panjang tersebut, bervariasi tergantung pada organisasi yang bersangkutan.

E. Tujuan Dan Manfaat Rekrutmen Pegawai

Rekrutmen dibebani tanggung jawab untuk menyentralisasi sumber daya dari segala

praktek Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN) baik pada proses penarikan maupun

setelah pegawai lolos seleksi. Di lingkungan baru birokrasi pemerintahan dengan tuntutan

pemerintahan yang bersih (good governance), rekrutmen pegawai pemerintah diharapkan

mampu menarik tenaga kerja dengan memenuhi kualifikasi minimal yang standar. Pegawai

juga dituntut punya tanggung jawab, komitmen terhadap tugas-tugasnya, jujur, transparan,

akuntabel, dan mampu berperan aktif dalam setiap menjalankan tugas- tugasnya. Dengan

konsekuensi dan ciri seperti ini maka aparatur birokrasi akan kelihatan lebih dinamis dan

efektif. Pada umumnya, tujuan utama rekrutmen pegawai ini dimaksudkan untuk menjamin

bahwa kebutuhan tenaga kerja bagi organisasi tetap terpenuhi secara konstan dalam jumlah

dan kualitas yang memadahi.

Menurut Sondang P Siagian (dalam Suharyanto dan Hadna, 2005: 77) bahwa

maksud dan tujuan. rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin

calon- calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar

untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap memenuhi standar

kualifikasi organisasi. Manfaatnya juga dapat untuk meningkatkan karier bagi pegawai

lama, dan bagi pegawai baru merupakan kesempatan guna mendapatkan pekerjaan serta

bisa menyumbangkan kreativitas tenaga, pikiran/ide, dan keterampilan.

Sebagaimana telah disinggung dalam materi belajar sebelumnya bahwa ada tujuan

rekrutmen yang sangat spesifik di antaranya berikut ini.

1. Agar konsisten dengan strategi, wawasan dan nilai-nilai organisasi.

 2. Untuk menentukan kebutuhan rekrutmen organisasi di masa sekarang dan masa

datang berkaitan dengan perubahan besar dalam suatu organisasi harus

melaksanakan perencanaan SDM, pekerjaan desain, dan analisa jabatan.

3. Untuk meningkatkan calon karyawan yang memenuhi syarat seefisien mungkin

Adapun tujuan lain mengapa rekrutmen pegawai sangat perlu dilakukan

sebagaimana dikatakan oleh Cardoso (dalam Sulistiyani dkk, 2004: 145) adalah karena

sebab-sebab yang beraneka ragam,di antaranya berikut ini.

1. Berdirinya organisasi baru.

2. Adanya perluasan kegiatan organisasi.

3. Terciptanya pekerjaan-pekerjaan dan kegiatan-kegiatan baru.

4. Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain.

5. Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat ataupun tidak dengan

6. hormat sebagai tindakan positif.

Jadi, fungsi rekrutmen di sini adalah merupakan kelanjutan tahap perencanaan

atau dengan kata lain tahap awal dari implementasi kebijakan SDM yang telah dihasilkan

pada proses perencanaan. Tahap rekrutmen merupakan tahap yang paling krusial karena

dalam prakteknya saling berpengaruh oleh nilai-nilai keadilan sosial dan hak asasi individu,

efisiensi administratif, daya tanggap politik, dan nasionalisme.

F. Tujuan Dan Manfaat Perencanaan Pegawai

Pada dasarnya merupakan penekanan bahwa prinsip utama dalam perencanaan

pegawai adalah keserasiannya dengan perencanaan strategis organisasi. Dengan kata lain,

pimpinan organisasi harus mampu mengintegrasikan perencanaan SDM dengan

perencanaan strategis organisasi. Di sisi lain perencanaan strategis organisasi berpengaruh

pula pada deskripsi dan spesifikasi pekerjaan/jabatan fungsi perencanaan SDM atau

pegawai dalam suatu organisasi adalah merupakan prediksi kondisi tenaga kerja untuk

memenuhi kebutuhan organisasi yang kompetitif dalam mengantisipasi perubahan

lingkungan yang sekarang terjadi maupun di masa yang akan datang. Dalam fungsi seperti

ini maka manfaat dari perencanaan pegawai atau SDM pada hakikatnya adalah sebagai

berikut (Nawawi, 2005: 147).

1. Meningkatkan informasi SDM yang secara terus-menerus diperlukan dalam

pendayagunaan SDM secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Di samping itu, berarti pula bahwa perencanaan pegawai juga bermanfaat untuk:

a. Meningkatkan pendayagunaan SDM

Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga kerja

memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan

organisasi.

b. Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi yang lebih efisien

Perencanaan SDM dalam organisasi harus mampu mengidentifikasi potensi

dan prestasi kerja setiap tenaga kerja untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas

dalam volume kerja organisasi agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

c. Menghemat tenaga, waktu, dan dana serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses

penerimaan tenaga kerja.

d. Mengembangkan dan menambah informasi SDM Digunakan sebagai prediksi untuk

melaksanakan pengembangan karier pegawai sehingga mempermudah mendapatkan

informasi atau data mengenai tenaga kerja yang perlu akan dikembangkan. Bagi yang
belum memenuhi kriteria untuk dikembangkan .Perencanaan SDM berfungsi juga untuk

mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh manajer SDM dalam usaha untuk

memadukan pengelolaan pegawai. Fungsi koordinasi ini sangat penting karena

pembidangan dan pembagian volume kerja pada masing-masing unit organisasi sangat

diperlukan sehingga tidak terjadi pengotakan.

3. Perencanaan SDM jangka panjang bermanfaat bagi organisasi untuk memperkirakan

kondisi dan kebutuhan pengelolaan pegawai sampai 10 tahun ke depan.

4. Perencanaan pegawai jangka pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi atau

jabatan/pekerjaan yang lowong di tahun depan

Oleh karena itu, sistem Manajemen Perekrutan ini diharapkan mampu memberikan hal-hal

sebagai berikut:

 Merekrut karyawan berdasarkan permintaan dari departemen yang

membutuhkan.

 Meningkatkan jumlah pelamar yang tersedia bagi kebutuhan proses

perekrutan karyawan melalui kemampuan pencarian data yang baik.

 Mendefinisikan prosedur perekrutan yang mampu memberikan informasi

mengenai pelamar yang memiliki kualifikasi dan kemampuan sesuai dengan

kriteria yang diinginkan perusahaan.

 Menyimpan dan menangani data pelamar yang tidak sesuai untuk suatu

lowongan pekerjaan pada saat tertentu, namun memungkinkan untuk

ditempatkan pada lowongan pekerjaan lainnya di masa yang akan datang.

 Dapat mengetahui jangka waktu kontrak kerja karyawan subkontrak maupun

karyawan percobaan.
 Proses-proses dalam recruitment management terdiri atas:

1. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu.

2. Pembuatan lowongan kerja.

3. Seleksi pelamar eksternal.

4. Perpanjangan kontrak karyawan subkontrak dan karyawan percobaan. Seleksi pelamar

internal.

Deskripsi Umum

• Vacancy atau lowongan kerja adalah suatu posisi yang lowong di suatu perusahaan yang

• Biro Kepagawaian sampai saat ini telah mendapatkan sertifikat ISO untuk 5 kegiatan,

yaitu Sistem Kenaikan Pangkat, Kenaikan Jabatan Fungsional, Sistem Rekrutmen PNS,

Sistem Rekrutmen PTT dan tata kelola administrasi.

Pada kesempatan ini disampaikan oleh Kepala Biro Kepegawaian, sebagai berikut:

1. KEBIJAKAN JABFUNG DOKDIKNIS

( jabatan fungsional dokter pendidik klinis)

Dokter Pendidik Klinis (Dokdiknis)

Merupakan jabatan karir yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai

pelaksana teknis di bidang pelayanan kedokteran dan pendidikan.

2. PPDS BK

program pendidikan dokter spesialis

3. RENCANA SELEKSI DAN RPP TENAGA HONORER

Hal-hal terkait rencana seleksi dan RPP tenaga honorer yaitu:

1. Kriteria tenaga honorer adalah usia minimal 19 tahun.

2. Tenaga honorer yang gajinya dibayarkan oleh APBN atau APBD, dapat diangkat CPNS

melalui verifikasi berkas dan kelengkapan berkas.

3. Tenaga honorer yang gajinya dibayarkan di luar APBN atau APBD dilakukan melalui

tes seleksi.

4. Rencana perpanjangan pasal 5 PP 43/2007 sampai dengan tahun 2013

4. PEMBERIAN PENGHARGAAN

Pemberian penghargaan merupakan pengakuan kepada PNS Kemenkes yang berprestasi

secara individu. Dimana penghargaan itu sendiri bisa dari Presiden ataupun dari Menteri

Kesehatan.

5. PP NOMOR 53 TAHUN 2010 TENTANG DISIPLIN PNS

PP nomor 53 merupakan peraturan yang mengatur tentang kewajiban dan larangan PNS.

PP ini lebih ketat dari PP sebelumnya. Terdapat beberapa peraturan yang diperbaharui.

Perlu sosialisasi terutama di lingkungan UPT Kemenkes.

G. MANAJEMEN SDM ( SUMBER DAYA MANUSIA)

Pertama kali istilah administrasi SDM dipergumakan untuk menunjukkan kegiatan

– kegiatan penyusunan tenaga kerja dalam bidang pemerintahan yang tidak berorientasi

keuntungan, sedangkan manajemen SDM dipergunakan untuk menunjukkan kegiatan –

kegiatan dalam bidang swasta., sektor ekonomi yang berorientasi keuntungan. Sekarang

banyak penulis yang mengemukakan bahwa administrasi SDM itu sama dengan
manajemen SDM, kedua – duanya berlaku baik di bidang pemerintah maupun di bidang

swasta. Pengertian perencanaan SDM didefinisikan oleh para ahli secara berbeda. Menurut

Definisi Manajemen SDM, menurut :

1. John [Link] dan Mary Green Miner

Adalah suatu proses untuk mengembangkan, menerapkan, dan menilai kebijakan-

kebijakan, prosedur-prosedur, metode, dan program yang ada hubungannya dengan

individu dalam organisasi.

2. Edwin B Flippo

Adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, terhadap pengadaan,

pengembangan, kompensasi, integrasi, dan pemeliharaan orang- orang dengan tujuan

mencapai organisasi, individu, dan masyarakat.

3. Dale Yoder

Dalam penggunaannya yang cermat terbatas pada kegiatan atasan dalam memperlakukan

pegawai – pegawainya sebagai individu.

Fungsi Manajemen SDM ,yaitu:

a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program – program sumber daya

manusia, dimana tugas dan tanggung jawab setiap pegawai ditentukan dengan tegas dan

jelas

b. Klasifikasi Jabatan dan perencanaan gaji yang sistematis dan perencanaan gaji yang

adil dengan mempertimbangan saingan dari sector swasta.

c. Penarikan tenaga kerja yang baik

d. Seleksi pegawai yang menjamin pengangkatan calon pegawai yang cakap dan

penempatannya dalam jabatan yang sesuai

e. Perencanaan pelatihan jabatan yang luas dengan tujuan untuk menambaha keterampilan

pegawai, meningkatkan semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan

jabatan atau kenaikan pangkat.

Faktor – faktor yang mempengaruhi keputusan Manajemen SDM

• Pemerintah

• Kondisi Ekonomi

• Pasar Tenaga Kerja

• Kondisi Sosial Budaya

• Kondisi Demografi

• Kondisi Geografi
25
• Kondisi Politik

• Kegiatan – Kegiatan Pesaing

• Peraturan Perburuhan

• Teknologi