EVALUATING TRAINING PROGRAM

Alasan melakukan evaluasi adalah untuk melihat efektivitas dari program

training.
Faktor yang perlu diperhatikan ketika merencanakan dan mengimplementasikan
program training yang efektif yaitu menentukan kebutuhan, tujuan konten, peserta,
jadwal, fasilitas, instruktur, perlengkapan audiovisual, coordinator program, dan
evaluasi.

Determining Needs
Program yang efektif adalah yang sesuai dengan kebutuhan peserta. Cara
mendapatkan kebutuhan yang tepat yaitu:
1. menanyakan peserta
2. menanyakan atasan peserta
3. menanyakn orang yang familiar dengan pekerjaan tersebut
4. menguji peserta
5. menganalisis penilaian kinerja

Setting Objectivies
Tujuan sebaiknya ditetapkan untuk tiga aspek dari program:
1. apa hasil yang ingin dicapai. Hasil ini dapat dinyatakan dalam istilah produksi,
kualitas, pergntian, ketidakhadiran, sales, keuntungan dan return on investmenr (ROI)
2. apa perilaku yang ingin dicapai dari hasil yang diinginkan
3. apa knowledge, skills, dan attitudes yang penting untuk mencapai perilaku yang
diinginkan

Determining Subject Content

Kebutuhan dan tujuan adalah factor utama ketika menentukan konten. Modifikasi
konten perlu disesuaikan dengan trainer dan peserta
Selecting Participants
Ketika memilih peserta untuk suatu program, empat keputusan perlu dibuat:
1. Siapa yang bisa mendapat manfaat dari pelatihan?
2. Program apa yang diwajibkan dari pemerintah?
3. Apakah pelatihan harus bersifat sukarela atau wajib?
4. Haruskah para peserta dipisahkan oleh tingkat dalam organisasi, atau harus dua
atau lebih tingkat dimasukkan dalam kelas yang sama?

Determining the Best Schedule

Jadwal yang tepat bergantung pada peserta, atasan dan kondisi yang tepat untuk
belajar. Jadwal training haruslah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan peserta
dibanding instruktur

Selecting Approriate Facilities

Fasilitas training sebaiknya nyaman, jauh dari distraksi dan kebisingan, serta tempat
mudah untuk dicapai.

Selecting Appropriate Instructors

Kualifikasi untuk pengajar yaitu memiliki pengetahuan dibidangnya, memiliki keinginan
untuk mengajar, kemampuan untuk berkomunikasi, dan kemampuan untuk mengajak
pseerta untuk berpartisioasi.

Selecting and Preparing Audiovisual Aids

Audiovisual memiliki dua tujuan yaitu membantu pembicara untuk mempertahankan
perhatian peserta dan membantu berkomunikasi. \

Alasan melakukan evaluasi training yaitu:

1. Untuk menunjukkan bahwa benar anggaran digunakan untuk training dan
berkontribusi kepada tujuan dan sasaran perusahaan
2. untuk memutusakan apakah training akan dilanjutkan atau tidak
3. untuk mengali informasi bagaimana cara utnuk meningkatkan program training
kedepannya

Terdapat 4 evaluasi, yaitu:

1. Reaction
2. Learning
3. Behavior
4. Result

Reaction
Evaluasi ini mengukur bagaimana reaksi peserta terhadap program training (mengukur
kepuasan peserta). Hal ini penting karena apabila peserta tidak bereaksi positif
terhadap program training maka dapat disimpulkan bahwa mereka tidak akan
termotivasi untuk belajar.

Learning
Evaluasi ini melihat apakah ada perubahan sikap, peningkatan pengetahuan, atau skill.

Behavior
Evaluasi ini mengukur apakah ada perubahan perilaku yang terjadi setelah peserta
mengikuti program training

Agar perubahan terjadi, diperlukan empat kondisi:

1. Orang tersebut harus memiliki keinginan untuk berubah.
2. Orang itu harus tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.
3. Orang itu harus bekerja di iklim yang tepat.
4. Orang itu harus diberi imbalan karena berubah.

Peserta dapat bekerja dan mengalami perubahan ketika berada iklim yang tepat.
Terdapat lima iklim yang terdapat di lingkungan pekerjaan
1. Preventing (mencegah)  atasan mencegah peserta untuk melakukan apa yang
dipelajari dari program training. Hal ini dapaqt terjadi mungkin karena budaya
perusahaan atau memang bertentangan dengan yang diajarkan di training
2. Discouraging  atasan tidak mengatakan “kamu tidak bisa” tapi mengatakan bahwa
kalau hal yang diajarkan tidak perlu dilakukan karena dapat membuat atasan tidak
menyukainya
3. Neutral  atasan mengabaikan fakta bahwa peserta mengikuti training dan tidak
mempersoalkan kalo dia berubah namun, ketika perubahan itu negatif maka atasan
akan mengubah iklim mnejadi discouraging bahkan preventing
4. Encouraging  atasan mendorong peserta untuk belajar dan mengaplikasikannya di
pekerjaan. Atasan mengajak utnuk berdiskusi dan menanyakan bantuan apa yang
harus diberikan untuk mengaplikasikan yang dipelajari ke pekerjaannya.
5. Requiring  atasan mengetahui bahwa bawahannya belajar dan memastikan bahwa
yang dipelajari dapat diaplikasikan ke pekerjaan. Bahkan terkadang membuat learning
contract.

Results
Results dapat diartikakn sebagai hasil akhir yang terjadi karena kehadiran peserta
dalam program training. Hasil akhir dapat berupa peningkatan produksi, perbaikan
kualitas, menurunkan biaya, mengurangi frekuensi dan / atau tingkat keparahan
kecelakaan, meningkatkan penjualan, mengurangi turnover dan keuntungan yang lebih
tinggi. Oleh karena itu, tujuan akhir dari program training perlu dinyatakan secara jelas
 EVALUATING REACTION

Disebut juga sebagai happiness sheets.

Manfaat pengukuran evaluasi reaksi:
1. Memberi feedback yang membantu untuk mengevaluasi program serti komentar dan
usulan untuk meningkatkan program kedepannya
2. Memberikan feedback kepada pengajar dan menilai efektivitas pengajar
3. Lembar reaksi dapat memberikan informasi kuantitatif
4. Menetapkan standar kinerja untuk program mendatang.

Panduan untuk Evaluating Reaction

1. Tentukan apa yang ingin ketahui.
 Fasilitas (lokasi, kenyamanan, kemudahan, dan sebagainya);
 Jadwal (waktu, lamanya program, istirahat, kemudahan, dan sebagainya);
 Makanan (jumlah dan kualitas makanan dan sebagainya); studi kasus, latihan,
dan sebagainya;
 Bantuan audiovisual (seberapa tepat, efektif, dan sebagainya);
 Handout (seberapa membantu, jumlah, dan sebagainya);
 Nilai yang peserta tempatkan pada aspek individual dari program

2. Rancang form yang akan mengukur reaksi.

 Open question
 Likert scale

3. Dorong komentar dan saran tertulis.

Memberikan peserta ruang untuk menulis komentar dan saran secara bebas

4. Dapatkan 100 persen respons langsung.

Memberikan form evaluasi saat peserta memiliki waktu yang luang di kelas dan
memberikan ucapan terima kasih dalam form.
5. Dapatkan tanggapan yang jujur.
 Pada form evaluasi reaksi tidak perlu meminta identitas apapun bahkan tanda
tangan agar peserta dapat memberikan tanggapan yang jujur

6. Kembangkan standar yang dapat diterima.

Menetapkan standar dengan memberikan rating ataupun poin untuk mempermudah
penilaian terhadap kinerja. Namun, standar yang ditetapka dapat berbeda untuk
berbagai aspek program. Contohnya standar untuk instruktur bisa lebih tinggi dari
standar untuk fasilitas. Standar harus didasarkan pada pengalaman Sebelumnya,
mempertimbangkan peringkat yang diterima instruktur yang efektif.

7. Ukur reaksi terhadap standar dan ambil tindakan yang tepat.

Setelah standar yang realistis telah ditetapkan, harus dilakukan evaluasi berbagai
aspek program dan membandingkan temuan dengan standar. Beberapa
pendekatan dimungkinkan jika standar tidak terpenuhi
 Membuat perubahan  leader, fasilitas, materi, dll
 Mengubah situasi
 Tetap pada situasi yang tidak menyenangkan
 Merubah strandar jika kondisi berubah

8. Komunikasikan reaksi yang sesuai

Menyampaikan hasil-hasil evaluasi reaksi kepada pihak – pihak yang terkait secara
jujur dan terbuka
 EVALUATING LEARNING

Mengukur learning berkaitan dengan

 Apa pengetahuan yang dipelajari?
 Apa skills yang berkembang atau bertambah?
 Apa sikap yang berubah?

Panduan untuk evaluating learning:

1. Menggunakan control group
Control group akan digunakan dalam level 3 dan 4 sama seperti level 2. Control
group adalah kelompok yang tidak menerima training, sedangkan yang
menerima adalah experimental group. Tujuan menggunakan control group
adalah untuk memberikan bukti adanya eribahan. Perbedaan hasil antara control
group dan experitental group merupakan hasil program training.
Namun, jika jumlah populasi tidak memungkinkan untuk dibagi menjadi dua
kelompok tersebut maka dapat dilakukan dengan membandingkan
membandingkan sebelum dan sesudah pelaksanaan training.

2. Mengevaluasi knowledge, skills, dan attitudes baik sebelum maupun setelah

program
Evaluasi learning penting dilakukan
 melihat efektivitas dari pengajar dalam meningkatkan pengetahuan dan /
atau perubahan perilaku.

3. Menggunakan paper-pencil test untuk mengukur knowledge dan attitudes

4. Menggunakan performance test untuk mengukur skills
5. Dapatkan 100 persen respon
6. Menggunakan hasil evaluasi untuk mengambil tindakan yang tepat
Ketika melihat hasil evaluasi learning, sebaiknya kita tidak berfokus kepada
kenapa peserta tidak berhasil mencapai nilai standar yang kita tetapkan. Tapi,
melihat juga apakah instruktur yang dipilih sudah tepat dan dapat menyampaikan
materi dengan baik, apakah persiapan training yang kita lakukan sudah baik, alat
bantu yang di gunakan sudah mendukung, bahkan perlu diperhatikan juga
apakah pengajarnya perlu diganti.
 EVALUATING BEHAVIOR

Evaluasi perilaku dllakukan setelah peserta kembali ke pekerjaannya. Evaluasi ini lebih
rumit dibanding evaluasi level 1 dan 2.
 Peserta tidak dapat merubah perilaku mereka sampai mereka punya kesempatan
 Sangat tidak mungkin untuk memprediksi kapan perubahan perilaku itu akan
terjadi
 Peserta mungkin saja menerapkan hasil pembelajaran namun ada beberapa
kemungkinan:
“saya menyukai apa yang terjadi (hasil penerapan pembelajaran) dan saya akan
terus melakukannya”
“saya tidak suka dan saya akan kembali ke perilaku lama”
“saya suka namun, bos saya membatasi atau mencegah saya untuk
melakukannya”
Oleh karena itu penting untuk memberikan bantuan, dorongan, dan reward ketika
peserta kembali ke pekerjaan. Reward bias berbentuk intrinsic seperti perasaan puas,
bangga, prestasi dan bahagia ketika perilaku baru dilakukan. Sedangkan, reward
ekstrinsik berupa imbalan yang berasal dari luar seperti pujian, peningkatan kebebasan
atau wewenang, peningkatan pendaaptan dan bentuk lain yang dating dari hasil
perubahan perilaku.
Ketika mengevaluasi perubahan perilaku beberapa hal yang penting untuk diperhatikan
yaitu kapan mengevaluasi, seberapa sering dievaluasi, dan bagaimana mengevaluasi.

Panduan untuk evaluating behavior:

1. Menggunakan control group
2. Memberikan waktu untuk perubahan perilaku
Waktu yang tepat penerapan hasil training ke dalam pekerjaan ada 2 – 3 bulan
bahkan unutk training tertentu butuh waktu 6 bulan.
3. Mengevaluasi baik itu sebelum maupun setelah program (jika memungkinkan)

4. Melakukan survey dan / atau interview satu atau lebih peserta

 Best qualified  atasannya, bawahannya, dan orang lain yang sering
mengobservasi perilaku mereka
 Most reliable  bawahan bisa saja bias kepada peserta. Oleh karena itu,
penting untuk mendapatkan data dari beberapa orang
 Most available  butuh ketersediaan dan komitmen dari orang yang akan
di interview
Dalam melakukan wawancara, tidak adil rasanya jika tidak menanyakan kepada
peserta tersebut untuk mengetahui alasan – alasan yang ada dibaliknya. Hal ini
penting untuk mengetahui apakah motivasi merubah perilaku dari intrinsic atau
ekstrinsik

Contoh kuesioner kepada peserta

1. Apa perilaku khusus yang Anda terapkan?
2. Seselesainya training, seberapa besar keinginan Anda untuk mengubah
perilaku Anda dalam pekerjaan? (sangat bersemangat, bersemangat,
cukup bersemangat, tidak bersemangat)
3. Seberapa baik Anda mengaplikasikannya?
4. Jika Anda tidak mengaplikasikannya, beritahu kami alasannya (seberapa
signifikan? ; nilai 1-5):
a. Hasil training tidak dapat diaplikasikan pada kondisi saya
b. Atasan saya menghalangi saya untuk berubah
c. Saya tidak menemukan waktu yang tepat
d. Saya telah mencoba untuk mengaplikasikannya tapi tidak berhasil
e. Ada alasan lain (jelaskan dan nilai signifikannya)
5. Sejauh apa Anda akan melakukan penerapan hasil training ini? (dalam
waktu yang lama, hanya diwaktu tertentu, tidak kapan pun)
6. Apa saran Anda untuk membuat program training lebih bermanfaat?
5. Dapatkan respon
Dalam melakukan evaluasi ini kamu dapat mengambil sampling ataupun memilih
orang yang paling memungkinkan tidak akan melakukan perubahan.

6. Mengulang evaluasi pada waktu yang tepat

Perubahan perilaku membutuhkan waktu dan setiap orang berbeda – beda.
Evaluasi dapat dilakukan juga dengan mempertimbangkan jenis perilaku yang
berubah, iklim kerja, dan faktor – faktor penting lainnya.

7. Mempertimbangkan cost and benefit

 EVALUATING RESULTS

Panduan untuk melakukanan evaluating results:

1. Menggunakan grup control
Alasan menggunakan kelompok control adalah untuk menghilangkan faktor –
faktor selain training yang bisa menyebabkan perubahan yang diamati terjadi.

2. Memberikan waktu agak results dapat dicapai

Penerapan hasil training berbeda – beda setiap individu dan banyak hal yang
mempengaruhinya. Oleh karena itu, perlu memberikan waktu untuk dapat melihat
results dari sebuah training

3. Mengukur baik sebelum maupun setelah training

Mengukur results akan lebih mudah dibanding mengukur perubahan perilaku
karena results lebih kearah nilai atau “point” karena berbentuk angka. Oleh karena
itu, sangat disarankan untuk melakukan pengukuran baik sebelum maupun
setelah training.

4. Melakukan pengulangan pengukuran

Perusahaan harus dapat menentukan seberapa sering dan kapan untuk
melakukan evaluasi. Results dapat berubah kapan saja baik itu positif maupun
negative. Hal ini bergantung pada seberapa besar pengaruh baik itu atasan
maupun penyelenggara untuk mengarahkan kepada results yang diinginkan

5. Mempertimbangkan Cost vs Benefit

Jumlah uang yang dikeluarkan untuk melakukan evaluasi ini harus ditentukan
biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan pelatihan, potensial hasil yang akan
didapatkan, dan waktu yang diluangkan. Nilai hasil actual yang dikeluarkan harus
dibandingkan dnegan biaya program pelatihan. Hasil evaluasi ini dapat
menentukan apakah evaluasi ini berhasil dan layak untuk dilanjutkan.