“Technologia” Vol 14, No.

3, Juli 2023 289

IMPLEMENTASI APLIKASI PENGAJUAN SURAT TUGAS BERBASIS ONLINE

MENGGUNAKAN DIGITIAL SIGNATUR
Mokhamad Ramdhani Raharjo1), Ihda Innar Ridho2), Fathur Rahman3) )
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin
Email: ramdhani@[Link]
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin
Email: ihdaridho@[Link]
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin
Email: fathur243@[Link]

Abstrak

Di era sekarang ini pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas layanan di
beberapa akademi atau perguruan tinggi harus benar-benar diterapkan untuk mewujudkan efisiensi waktu
layanan dan kualitas layanan kepuasan pelanggan khususnya dosen atau mahasiswa terhadap layanan
yang diberikan. Universitas Islam Kalimantan (UNISKA) Muhammad Arsyad AL Banjari Banjarmasin
dalam hal ini proses pelayanan pembuatan surat tugas tridharman masih belum menerapkan teknologi
informasi secara penuh, yaitu melalui konfirmasi pesan Whatsapp atau mendatangi langsung staf bidang
kepegawaian. Proses tersebut terkadang terdapat kendala seperti proses ajuan permohonan surat tugas
tidak termonitoring dengan [Link] penelitian ini untuk menyelesaikan permasalahan tersebut
diterapkan aplikasi pengajuan surat tugas berbasis online sehingga mempermudah staf memonitoring dan
membuatkan surat tugas ataupun dosen yang berkepentingan terhadap surat tugas [Link]
metode WATERFALL dalam penelitian ini mulai dari observasi masalah dilapangan sampai dengan
pengujian aplikasi terhadap proses bisnis yang diperlukan menyimpulkan bahwa implementasi aplikasi
pengajuan surat tugas online membantu staf dan dosen dalam hal pengajuan, pembuatan dan monitoring
permohonan surat tugas.

Keywords: Surat Tugas, Tridharma, Waterfall

PENDAHULUAN narasumber atau jenis kegiatan [Link] saat

ini proses permohonan surat tugas belum berjalan
Universitas Islam Kalimantan maksimal karena terdapat beberapa kendala
Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin seperti ajaun permohonan terlewatkan karena
merupakan salah satu universitas terbesar di permohonan melalui pesan WhatsApp kepada staf
Kalimantan Selatan. Pada tahun 2023 jumlah karyawan kepegawaian yang kadang kalanya
dosen pada awal semester genap 2022-2023 pesan tersebut tenggelam tidak terbaca yang
adalah 472[1].Dengan jumlah dosen yang cukup disebabkan banyak pesan masuk atau pengajuan
banyak bisa dipastikan permohonan adminstrasi berkas secara langsung tetapi terlewatkan
penunjang tridharma sering dilakukan oleh dosen berkasnya. Disamping itu juga masalah lain
tersebut karena untuk kegiatan rutin seorang timbul apabila surat sudah dibuatkan akan tetapi
dosen seperti pelaporan Beban Kinerja Dosen pimpinan yang mengesahkan sedang tidak ada
(BKD) disetiap semesternya serta kelengkapan ditempat, sedangkan surat tersebut diperlukan
berkas pengajuan jabatan fungsional. Salah satu dalam waktu yang cepat atau mendadak hal ini
yang sering diajukan oleh dosen ke bidang juga berdampak bagi dosen tersebut untuk
kepegawaian yaitu permohonan surat tugas malaksanakan tridharmanya. Beberapa
mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah, menjadi permasalahan tersebut dikarenakan UNISKA

[Link]
“Technologia” Vol 14, No. 3, Juli 2023 290

MAB Banjarmasin belum memiliki sistem pada Desa Kadung gede dalam proses
komputerisasi untuk manajemen serta monitoring administrasi persuratan[9]. Penelitian yang
pengajuan surat tugas. dilakukan oleh lukman hakim, zainal arifin dan
wahab sya'roni dengan judul membangun aplikasi
Pengembangan sistem Informasi pengajuan surat di fakultas teknik universitas
merupakan suatu kegiatan dari prosedur-prosedur nurul menyimpulkan bawah aplikasi yang dibuat
yang diorganisasikan dalam menyediakan sangat membantu dalam menyelesaikan
informasi untuk mendukung pengambilan permasalahan surat menyurat pada fakultas
keputusan dan pengendalian di dalam teknik universitas nurul jaid[10].
organisasi[2][3]. Dalam penelitian ini dilakukan
beberapa prosedur Analisa data untuk pembuatan Penelitian yang dilakukan oleh Hadi
aplikasi pengajuan surat tugas berbasis online. Sucipto dkk dengan judul implementasi aplikasi
esurat pada perangkat desan menturus kudu
Menurut Nina Setiawan dan Malvin jombang menyimpulkan bahwa sistem yang
Hariyanto yang berjudul Rancangan Bangun dibangun dapat mempermudah proses
Aplikasi Perizinan Surat Tugas dan adminstrasi surat menyurat pada kantor desa
Reimbursement Berbasis Web dapat
kudu jombang[11].
mempermudah karyawan dalam menganjukan
surat tugas dan reimbusement serta
mempermudah proses didapatkannya persetujuan METODE PENELITIAN
surat tugas dan reimbursement[4].
Pengembangan sistem aplikasi pengajuan surat
berbasis web terhadap pelayanan administrasi Analisa Data dan Merancang Tabel
sangat membantu dalam hal efisien waktu[5]. Survey Lapangan Sistem

Menurut Abu sopian dalam penelitian

denganae judul perancangan aplikasi surat
menggunakan Framework Codeigniter dan
Membuat Aplikasi
Bootstrap pada LP2M Universitas Mohammad Analisa Menu
Pengajuan Surat
Husni Thamrin menyimpulkan bawah penelitian Aplikasi
Tugas
tersebut dapat membantu pihak LP2M dalam
menyelesaikan administrasi persuratan[6].Selain
itu berdasarkan murni wulansari dan Boni
Oktaviana sembering dengan judul perancangan
Pengujian Sistem
aplikasi sistem pengajuan surat izin domisili Implementasi
Aplikasi
usaha menggunakan metode fast menghasilkan
aplikasi yang membantu pengusaha kecil
menengah untuk pengurusan surat serta untuk Gambar 1. Alur Proses Penelitian
menghemat waktu untuk mengurus izin domisili
sehingga lebih efisien[7]. Penelitian yang Beberapa tahapan yang dilakukan pada penelitian
dilakukan oleh vasi waruyu dkk dengan judul ini, yaitu:
penerapan digital signature menggunakan 1) Analisa data dan survey lapangan dengan
Metode RSA untik validasi keaslian Ijazah SMA mengumpulkan kebutusan sistem
swasta Bina Artha menyimpulkan bawah sistem berdasarkan proses bisnis yang terjadi
yang dibangun dapat menimilisir modifikasi atau dilapangan terhadap data atau informasi
pemalsuan ijazah SMA swasta Bina Artha[8]. yang diperlukan.
2) Merancangan tabel sistem dengan
Menurut Gustin Setyaningsih membuat basisdata serta mendesain tabel
implementasi aplikasi E-Surat berbasis mobile sistem yang diperlukan oleh sistem.
menyimpulkan bahwa pemanfaatan aplikasi surat 3) Anilisa menu aplikasi dengan merancang
berbasis online mempermudah warga dan staf desain tampilan aplikasi berdasarkan

[Link]
“Technologia” Vol 14, No. 3, Juli 2023 291

kebutusan pengguna terhadap proses pengguna serta proses bisnis aplikasi

bisnis yang didapatkan saat survey yang diperlukan. Proses pengujian
lapangan. dengan method Blackbox Testing.
6) Implementasi merupakan tahapan
penggunaan aplikasi langsung oleh
pengguna

HASIL DAN PEMBAHASAN

Sistem Lama

Sebelum dilakukan implementasi pengajuan surat

tugas berbasis online, Proses pengajuan dan
monitoring permohonan surat tugas pada staf
kepegawaian Universitas Islam Kalimantan
(UNISKA) Muhammad Arsyad Al Banjari
Banjarmasin masih manual dan belum
menggunakanaplikasi teknologi informasi.

Sistem yand dikembangkan

Gambar 2. Usecase Pengajuan Surat Hasil penelitian ini berupa aplikasi pengajuan
surat tugas berbasis online yang terdapat
beberapa tampilan antar muka dan fungsinya,
Tabel 1. Deskripsi Usecase yaitu:

Nama Usecase Surat Tugas Online

Deskripsi Dosen melakukan
pengajuan surat
tugas dan admin
melakukan
verifikasi ajuan
serta menerbitkan
surat tugas
Aktor - Admin
- Dosen
Pre-Condition Dosen mengajukan
surat tugas dengan Gambar 3. Halaman profil dosen
mengisi dan
mengupload bukti Halaman profil dosen berfungsi untuk mengubah
pendukung informasi biodata data dosen serta password
Post-Condition Admin melakukan aplikasi.
verifikasi ajuan dan
menerbitkan surat
Assumption -

4) Membuat aplikasi dengan membuat

program sesuai hasil rancangan tabel
serta desain aplikasi yang diperlukan
oleh pengguna
5) Pengujian sistem aplikasi merupakan
proses pengujian aplikasi yang sudah
dikembangan terhadap sudut pandang

[Link]
“Technologia” Vol 14, No. 3, Juli 2023 292

Gambar 4. Halaman pengajuan surat tugas

Halaman pengajuan surat tugas berfungsi untuk

mengajukan permohonan surat tugas dengan
mengisikan dan mengupload bukti surat
penunjukan ataupun sertifikat kegiatan yang
sudah dilaksanakan.

Gambar 7. Halaman master ajuan surat

Halaman ini berfungsi untuk melihat ajuan surat

baru, beberapa ajuan yang telah diverifikasi serta
terdapat tombol menu untuk melihat bukti
dokumen yang diunggah oleh dosen.

Gambar 5. Halaman detail pengajuan

Halaman detail pengajuan berfungsi untuk

melihat informasi pengajuan dan mengunduh
surat tugas yang selesai diverifikasi oleh admin
serta melihat Riwayat ajuan yang telah selesai
diajukan.

Gambar 8. Halaman verifikasi ajuan

Halaman ini berfungsi untuk memverifikasi ajuan

surat.

Gambar 6. Halaman master dosen

Halaman ini berfungsi untuk menambahkan data

profil dosen termasuk username dan password Gambar 9. Halaman veridikasi dokumen
dan berfungsi juga untuk melihat seluruh data
dosen pengguna aplikasi. Halaman ini berfungsi untuk verifikasi bukti
dokumen pendukung yang diunggah oleh dosen.

[Link]
“Technologia” Vol 14, No. 3, Juli 2023 293

[6] A. Sopian, R. Agustino, and A. Wiyatno,

KESIMPULAN “Perancangan Aplikasi Surat
Menggunakan Framework Codeigniter
Berdasarkan hasil penelitian disimpulkan bahwa
Dan Bootstrap Pada LPPM Universitas
implementasi aplikasi pengajuan surat tugas
Mohammad Husni Thamrin,” Jurnal
berbasis online pada staf Kepegawaian
Teknologi Informatika dan Komputer, vol.
Universitas Islam Kalimantan (UNISKA)
6, no. 2, pp. 47–62, Sep. 2020, doi:
Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin,
10.37012/jtik.v6i2.297.
yaitu:
[7] M. Wulansari and B. Oktaviana
a) Membantu Staf Kepegawaian dalam hal Sembiring, Prosiding SNASTIKOM:
memonitoring dan pembuatan surat tugas Seminar Nasional Teknologi Informasi &
lebih cepat dan efisien dari segi waktu Komunikasi Perancangan Aplikasi Sistem
dan tempat Pengajuan Surat Izin Domisili Usaha
b) Membantu dosen mendapatkan file Menggunakan Metode FAST. 2022.
kembali jika surat tersebut hilang Accessed: Jun. 17, 2023. [Online].
ataupun rusak , karena dapat diunduh Available:
kembali dari sistem aplikasi. [Link]
hp/inotek/article/view/2463/1535
REFERENSI [8] E. V. Waruwu, N. Budi Nugroho, and F.
Sonata, “Penerapan Digital Signature
[1] “Data Dosen UNISKA MAB Menggunakan Metode RSA Untuk
Banjarmasin,” Menvalidasi Keaslian Ijazah SMA Swasta
[Link] Feb. 12, Bina Artha,” Jurnal Cyber Tech, vol. 1,
2023. no. 1, pp. 37–47, 2021.
[2] P. D. Astuti, “Sistem Informasi Penjualan [9] G. Setyaningsih, R. Bangkit Bachtiar, L.
Obat Pada Apotek Jati Farma Arjosari,” R. Anuggilarso, and W. Ma’arifah,
vol. 3, no. 4, pp. 34–39, 2011. “JPMB: Jurnal Pemberdayaan
Masyarakat Berkarakter Pelatihan
[3] Maskur and M. Irfan, “Pengembangan Implementasi Aplikasi E-Surat Berbasis
Sistem Informasi Manajemen Penelitian Mobile,” vol. 4, no. 2, pp. 199–208,
Dan Pengabdian Kepada Masyarakat [Online]. Available:
Fakultas Teknik ( Simtek ),” Seminar [Link]
Nasional Teknologi dan Rekayasa b
(SENTRA), pp. 128–136, 2018.
[10] J. Kecerdasan Buatan et al., “Membangun
[4] J. Homepage, N. Setiyawati, and M. Aplikasi Pengajuan Surat di Fakultas
Hariyanto, “IJCIT (Indonesian Journal on Teknik Universitas Nurul Jadid Berbasis
Computer and Information Technology) Frontend Web,” vol. 3, no. 2, 2022,
Rancang Bangun Aplikasi Perizinan Surat [Online]. Available:
Tugas dan Reimbursement Berbasis [Link]
Web,” 2020. e
[5] M. A. R. Moh Faris Ghossani Mabrur, [11] H. Sucipto et al., “IMPLEMENTASI
“perancangan sistem pengajuan surat APLIKASI E-SURAT PADA
gresik,” Seminar Nasional Inovasi PERANGKAT DESA DI DESA
Teknologi, vol. 1, no. Inovasi Teknologi, MENTURUS KUDU JOMBANG.”
pp. 126–129, 2022.

[Link]