PIVOT TABLE

Pivot table adalah sebuah tabel interaktif yang dalam waktu singkat bisa menampilkan ringkasan
data dalam jumlah yang besar dalam bentuk dan orientasi yang berbeda serta mampu melakukan
kalkulasi pada setiap item yang dibutuhkan dengan menggunakan cara perhitungan sesuai
kebutuhan.
Manfaat menggunakan Pivot Table:
 Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber data yang
sama
 Memindahkan field pada berbagai lokasi yang berbeda
 Menentukan field atau kolom mana saja yang akan ditampilkan dalam penyajian laporan
atau ringkas data
 Melakukan kalkulasi atau mengumpulkan field-field data numeric dalam beberapa cara
(SUM,COUNT,AVERAGE,dll)
 Melakukan filter untuk menampilkan nilai-nilai data yang mana saja yang akan
ditampilkan
 Membuat laporan dalam bentuk lain dari sebuah pivot table yang telah dibuat
 Membuat pivot chart dari sebuah pivot table yang telah ada
Persiapan membuat pivot table :
1. Pastikan tidak ada baris atau kolom yang kosong pada range data yang akan dibuat
sebagai sumber pada pivot table. Jika ada kolom atau baris kosong harus dihapus terlebih
dahulu
2. Setiap kolom pada data sumber harus mempunyai nama yang unik. Usahakan header atau
kepala kolom ini jangan terlalu panjang. (maksudnya judul pada setiap kolom)
3. Hindari penggunaan merge cell
4. Tipe data pada setiap kolom harus sama. Misalnya jangan mencampurkan tipe data
tanggal dan teks dalam 1 kolom yang sama
5. SANGAT DIANJURKAN menerapkan Format Table pada data sumber, hal ini akan
mempermudah dalam pembuatan table pivot serta melakukan updating data jika memang
diperlukan.
Contoh dan Langkah-langkah membuat Pivot Table:

Setelah sumber data siap, langkah yang diperlukan untuk membuat sebuah pivot table sederhana
adalah sebagai berikut ini:
1. Click salah satu cell atau range data yang akan dibuat pivot tablenya
2. Pilih menu Pivot Table yang ada pada Tab Insert , atau bisa gunakan shortcut Alt +N

Jika menggunakan Format Table, langkah diatas bisa juga dilakukan dengan cara
3. Selanjutnya akan muncul sebuah dialog box Create Pivot Table dengan nama tabel
otomatis sudah terisi, dalam contoh ini nama tabel yang digunakan “Tabel Sumber”

Pada contoh ini dipilih

pivot table ditempatkan pada New Worksheet maka secara otomatis akan membuat
sebuah sheet baru yang berisi pivot table tersebut.
4. Setelah memilih OK akan muncul sheet baru yang berisi bidang pivot table kosong.
Selain itu pada sebelah kanan akan muncul Pivot Table Fields.
5. Langkah selanjutnya adalah memilih pada bagian Pivot Table Fields untuk menentukan
field-field mana yang akan diletakkan pada bagian-bagian Pivot Table
(Row,Column,Value and Filter).

Keterangan:
 Filters : Area ini diisi dengan field yang akan dijadikan sebagai acuan filter yang
akan menyaring data pada tabel pivot yang dibuat. (bersifat opsional)
 Columns : Area ini berisi field dan akan disusun secara mendatar (horizontal)
yang pada umumnya bisa dianggap sebagai header dari nilai-nilai yang
ditampilkan pada PivotTable
 Row : Area ini berisi field yang akan ditampilkan secara menurun (vertikal)
secara urut disebelah kiri area PivoTable
 Value : Bidang ini berisi fields yang menentukan data mana saja yang akan
disajikan di area tabel pivot sesuai kebutuhan. Biasanya berupa angka-angka.
Jika telah melakukan langkah-langkah seperti diatas maka hasil pivot table akan menjadi seperti
berikut ini:

** Jika tampilan pivota table fields hilang, cara untuk memunculkan kembali adalah dengan cara
click kanan pada sebuah cell pada pivot table tersebut lalu pilih Show Field List
Cara Melakukan Update Data pada Pivot Table
Apabila data sumber Pivot Table yang digunakan merupakan sebuah Format Table maka untuk
melakukan update data cukup dengan menggunakan menu Refresh yang bisa ditemukan di Pivot
Table Tools  Tab Analyze  Data Group  Refresh.

Jika tidak ada tab Analyze click atau arahkan pada sebuah cell dalam pivot table lalu akan
muncul PivotTable Analyze
Jika sumber data merupakan sebuah range statis (tidak menggunakan Format Table) maka
untuk melakukan update PivotTable adalah dengan menyesuaikan kembali range sumber pada
pivot table yang bisa dilakukan dengan memilih menu Pivot Table Tools  Tab Analyze 
Data Group  Change Data Source

** Pilih change Data Source

Cara Mengatur Format Tampilan pada PivotTable
1. Mengubah layout PivotTable
Secara default pivot table akan menggunakan “Compact Form Layout”. Pada model
tampilan ini pivot table akan menampilkan “Row Labels” dan “Column Labels” sebagai
heading dari pivot table

Cara membuang “Row Labels” dan “Column Labels” adalah dengan cara sebagai berikut
ini:
 Select salah satu cell dalam pivot table lalu
 Akan muncul opsi baru Design (diseblah menu PivotTable Analyze)
 Pilih Report Layout “Show in Tabular form” atau “Show in Outline Form” (2 opsi
ini yang paling rekomen)
 Hasilnya akan menjadi seperti berikut ini:
Tabular Form :

Outline Form :

2. Menampilkan dan Menyembunyikan Grandtotal pada Pivot Table

Grandtotal merupakan jumlah total keseluruhan pada masing-masing value baik untuk
kolom maupun barisnya. Cara untuk menampilkan dan menyembunyikannya adalah
sebagai berikut ini:
 Select salah satu cell dalam pivot table lalu
 Akan muncul opsi baru Design (diseblah menu PivotTable Analyze)
 Pilih Grand Totals akan muncul 4 pilihan : “Off for Rows and Columns”, “On for
Rows and Columns”, “On for Rows Only”, “On for Columns Only”
3. Menampilkan dan Menyembunyikan Subtotal pada Pivot Table
Selain Grand Total bisa juga menampilkan dan menyembunyikan sub total. Bedanya
kalau grand total itu kolom&baris beserta angkanya, tetapi kalo subtotal itu hanya
angkanya saja. Jadi misalkan contoh pada grand total pilih “Off for Rows and Columns”
maka baris dan kolom serta angkanya akan hilang, sedangkan kalau pilih “Do Not Show
Subtotal” maka hanya angkanya saja yang hilang :

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini:

 Select salah satu cell dalam pivot table lalu
 Akan muncul opsi baru Design (diseblah menu PivotTable Analyze)
 Pilih Subtotals akan muncul 3 pilihan : “Do Not Show Subtotals”, “Show
subtotals at Bottom of Group”, “Show subtotals at Top of Group”

4. Menambahkan Baris Kosong Pada Masing-Masing Group Item

Selain pengaturan diatas, jika bisa menambahkan baris kosong setelah setiap item group
pada pivot area akan lebih memudahkan untuk membaca dan menganalisa data pivot
tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini:

 Select salah satu cell dalam pivot table lalu

 Akan muncul opsi baru Design (diseblah menu PivotTable Analyze)
 Pilih Blank Rows akan muncul 2 pilihan : “Insert Blank Line After Each Item”,
“Remove Blank Line After Each Item”
 Hasilnya akan menjadi seperti berikut ini:

Bisa di highlight seperti diatas (warna ungu) biar lebih jelas tiap group batesnya dimana
5. Menggunakan Style Pivot Table Excel
Agar Pivot Table lebih menarik bisa juga gunakan Pivottable Styles. Langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut ini:
 Select salah satu cell dalam pivot table lalu
 Akan muncul opsi baru Design (diseblah menu PivotTable Analyze)

Kalau masih
kurang puas
bisa membuat
pivot table
styles sendiri
6. Cara Mengubah Nama Field Pivot Table
Saat pertama kali membuat sebuah Pivot Table biasanya nama fieldnya akan
memusingkan seperti contoh : Sum of Jumlah, Row Lables, dan sebagainya. Cara
menggantinya sebenarnya cukup mudah. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini:
 Select salah satu cell dalam pivot table lalu click kanan
 Pilih show field list, kemudian click di field yang mau diganti lalu pilih field
settings

Pada bagian custsom name, ganti sesuai nama yang diinginkan. Apabila muncul
notifikasi “PivotTable field name already exists” caranya adalah tambahkan saja spasi di
 akhir nama field. Kasus lain adalah saat ingin menghilangkan tampilan nama label yang
tidak diinginkan muncul notifikasi “Cannot Enter a null value as an item or field name in
a PivotTable report” solusinya adalah gunakan spasi untuk mengisi nama field yang ingin
dihilangkan tadi.

Format Number pada Pivot Table

Cara mengatur format number pada pivot table berbeda dengan mengatur format number pada
sebuah cell/range. Jika menggunakan cara yang sama seperti mengatur pada cell/range ketika
data Pivot Table dalam jumlah yang banyak dan menerapkan berbagai macam layout excel tidak
dapat menerapkan format tersebut. Cara yang tepat adalah dengan menerapkan format number
melalui value field settings pada pivot table yang dibuat. Langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut ini: **ini berlaku untuk keseluruhan pivot table
 Pilih field yang ingin diubah format numbernya
 Click kanan dan pilih Value Field Settings atau bisa juga saat click salah satu cell dalam
range pivot table lalu akan ada pilihan Tab Pivot Table Analyze, lalu click Field Settings
yang berada pada group Active Field

Kalau mau individual cell yang diubah formatnya click kanan lalu pilih “Format Cells”
 Berikutnya akan muncul dialog box Value Field Settings, pilih Number Format dan akan
muncul berbagai pilihan format yang
dapat menjadi pilihan
Menghilangkan Blank Cell pada Pivot Table
Terkadang saat membuat pivot table akan terdapat data yang tidak ada nilainya sehingga menjadi
kosong (empty cell/blank cell). Pada cell kosong tersebut kita dapat mengisi nilainya menjadi 0
(dalam cara ini angka 0 dan tanda strip ( - ) sama) dengan langkah-langkah berikut ini:
 Pilih salah satu cell dalam range pivot table
 Click kanan dan pilih Pivot Table Options atau bisa juga saat click salah satu cell dalam
range pivot table lalu akan ada pilihan Tab Pivot Table Analyze, lalu click Options yang
berada pada group Pivot Table

 Berikutnya akan muncul dialog box

Pivot Table Options, pada bagian
format centang opsi For Empty Cell
Show dan isi angka 0, bisa juga isi
dengan misal tanda bintang ( * )
Cara Mengelompokkan Data (Grouping) pada Pivot Table
I. Mengelompokkan Angka pada Pivot Table
Untuk mengelompokkan data angka pada pivot table secara otomatis pada rentang tertentu
(grouping ranges in pivot table) langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini:
 Click kanan pada salah satu cell bagian kolom atau baris yang akan dikelompokkan
 Akan ada muncul pilihan “Group”

 Setelah di click akan muncul Grouping Dialog Box yang sudah terisi otomatis sesuai
dengan rekomendasi grouping dari excel, jika
ingin merubah tinggal diganti saja
 Hasilnya akan menjadi seperti berikut ini :

II. Mengelompokkan Tanggal pada Pivot Table

Pada data yang berformat tanggal (date format), sebenarnya cara pengelompokannya
kurang lebih sama. Hanya saja format tanggal pilihan pengelompokkan (Grouping) yang
disediakan lebih banyak. Anda bisa mengelompokkan data pada bidang pivot (Pivot
Field) dalam rentang waktu (detik,menit,jam) sejumlah hari (pivot table group by day),
bulan (pivot table group by month) maupun tahun (pivot table group by year).
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
 Click kanan pada salah satu cell bagian kolom atau baris yang akan dikelompokkan
 Akan ada muncul pilihan “Group”
 Setelah di click akan muncul Grouping Dialog Box. Sesuaikan tipe dan rentang
pengelompokkan yang anda kehendaki. Untuk tipe data tanggal bisa mengelompokkan
beberapa tipe sekaligus, misalnya grouping by months and years sekaligus
Hasilnya akan menjadi seperti berikut ini :

Saat mencoba melakukan grouping angka atau tanggal mungkin akan ditemukan error
dengan warning “Cannot group selection” hal ini terjadi maka kemungkinan hal ini
disebabkan adanya data teks yang bercampur dengan data numerik pada sumber data
yang akan anda kelompokkan. Untuk ini cara mengatasinya adalah dengan menghapus
 atau menyesuaikan ulang data teks tersebut. Silahkan teliti lagi sumber PivotTable
kemudian lakukan refresh date.

III. Mengelompokkan Data Teks pada Pivot Table Excel Secara Manual
Tidak seperti data numerik (angka dan tanggal), untuk mengelompokkan data yang
berbentuk teks tidak ada cara otomatis yang bisa dilakukan. Pada format teks data harus
dikelompokkan secara manual sesuai kebutuhan yang dikehendaki.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini :
 Pilih 2 cell/lebih yang akan dijadikan 1 kelompok/group
 Akan ada muncul pilihan “Group”

 Setelah di click maka cell yang dipilih tadi akan

dikelompokkan menjadi 1 group
 **Secara default excel akan menamai group-group item tersebut dengan nama Group1,
Group2, dan seterusnya tapi bisa diganti nama groupnya.

IV. Ungrouping Pivot Tabel Excel

Apabila group yang dibuat tidak sesuai harapan bisa juga melepaskan group-group yang
dibuat sebelumnya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini:
 Click kanan pada cell bagian
kolom atau baris yang telah
dikelompokkan
 Akan ada muncul pilihan
“Ungroup”