User Guide

Account Payable Module

 1

APM0100 AP SYSTEM PARAMETER

Program ini digunakan untuk menentukan parameter yang akan digunakan dalam modul
AP nantinya, yaitu Currency Rate Type, dimana nantinya akan digunakan dalam semua
transaksi di modul Account Payable bila menggunakan mata uang asing. Tampilan awal
dari program ini akan tampak seperti pada gambar 1 berikut.

gambar 1

Apabila kita baru pertama kali melakukan maintain terhadap data di program ini, maka

akan tampil tombol dan bila kita sudah pernah melakukan maintain data akan

tampil tombol .

Pada program ini terdapat berapa field isian yang harus diisi yaitu :
Currency Rate Field isian untuk menentukan type rate yang akan digunakan
Type untuk mengkonversikan nilai mata uang asing ke dalam mata
uang lokal pada setiap transaksi di modul Account Payable.
Pilihan yang terdapat dalam field ini didapat dari hasil maintain
data di program GSM0600 – Currency Rate Type Table.
Summarized by Dipilih bila jurnal transaksi receiving record di modul GL akan
Account dicreate per masing-masing account.
Detail by Item Dipilih bila jurnal transaksi receiving record di modul GL akan
dicreate per masing-masing detail product.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk
menyimpan data yang telah diinput.

Account Payable
 2

APT0100 PURCHASE INVOICE

Program ini digunakan untuk menginput data transaksi pembelian barang atau jasa yang
dilakukan oleh perusahaan, yang tidak dicatat melalui modul Purchase Journal
(Receiving). Program ini dapat pula digunakan untuk menginput beginning balance dari
masing-masing supplier pada awal instalasi untuk mempersingkat waktu. Tampilan awal
dari program ini akan tampak seperti pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 2 folder isian yaitu :

Folder 1 : Purchase Invoice
Untuk menginput informasi general mengenai transaksi pembelian tersebut
seperti tanggal transaksi, nama supplier, dll.
Folder 2 : Payment
Berisi informasi mengenai cara pembayaran dari supplier tersebut berupa
nama bank dan nomor account di bank tersebut apabila pembayaran akan
dilakukan dengan autodebet.

Untuk memulai pengisian data, klik tombol dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 3

gambar 2

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab terhadap
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang diperbolehkan untuk
melakukan transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Tax Credited Field isian untuk menentukan apakah tax yang ada akan
dibuatkan journal tersendiri atau tidak. Jika terdapat tanda
berarti tax akan dibuat jurnal tersendiri jika tidak maka tax akan
ditambahkan ke harga barang.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang melakukan transaksi penjualan
barang / jasa.
Supplier’s Ref. Diisi dengan nomor invoice dari supplier.
No
Supplier’s Ref. Diisi dengan tanggal invoice dari transaksi pembelian tersebut.
Date
Term Merupakan jangka waktu pembayaran terhadap invoice tersebut.
Bila kita telah mengisikan term ini, maka secara otomatis system
akan mengisikan data untuk field Due Date, Discount Date dan
Return Date.
Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi
tersebut.

Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol dan kemudian
akan tampil layar seperti pada gambar 3.

Account Payable
 4

gambar 3

Pada bagian ini terdapat pula 5 folder isian yaitu :

Folder 1 : List
Berisi daftar barang/jasa yang sudah pernah dimasukkan.
Folder 2 : Entry
Untuk menginput detail data seperti product department, product /
expense type, product / expense id, serta alocation code dan warehouse
id.
Folder 3 : Quantity
Untuk menginput jumlah barang yang dibeli dan harga satuan dari barang
tersebut.
Folder 4 : Amount
Untuk menginput transaksi tambahan seperti discount ataupun tax.
Folder 5 : Quantity Status
Untuk menampilkan total quantity yang dibeli.

Untuk menginput detail dari traksaksi pembelian yang telah dilakukan, klik tombol

dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti pada gambar 4.

Account Payable
 5

gambar 4

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Product Diisi dengan kode departemen yang melakukan transaksi
Department pembelian terhadap barang atau jasa tersebut.
Product Type Field isian untuk menentukan tipe dari produk yang dibeli,
dimana terdapat 2 pilihan yaitu Product (berupa barang yang
dibeli oleh perusahaan) dan Expenditure (berupa jasa yang
diterima oleh perusahaan). Apabila menggunakan modul
Purchase Journal, maka tipe yang bisa dipilih hanya
Expenditure.
Product Id Field isian untuk menentukan kode produk atau expenditure
yang dibeli pada transaksi tersebut.
Allocation Code Merupakan kode alokasi biaya yang akan digunakan dalam
penjurnalan apabila barang yang dibeli langsung dianggap
sebagai biaya.
Warehouse Id Merupakan kode gudang dimana barang yang dibeli tersebut
nantinya akan disimpan.

Selanjutnya kita dapat mengisikan jumlah dan harga satuan dari barang yang dibeli
pada folder Quantity, seperti yang tampak pada gambar 5 berikut.

Account Payable
 6

gambar 5

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Quantity Diisi dengan jumlah barang yang dibeli beserta satuan yang
digunakan.
Unit Price Diisi dengan harga satuan dari barang yang dibeli tersebut.
Setelah field ini diisi, maka secara otomatis pada field Price akan
terisi.

Selanjutnya kita dapat mengisikan discount ataupun tax yang dikenakan terhadap
pembelian (bila ada) pada folder Amount, seperti yang terlihat pada gambar 6 berikut.
Field Tax pada folder ini hanya aktif jika Supplier nya mempunyi tipe Tax Register,
berdasarkan data yang dimaintain melalui program Supplier Master (SSM7200) pada
folder Balance & Tax Information.

Account Payable
 7

gambar 6

Selanjutnya kita dapat melihat status dari jumlah barang yang dibeli pada folder
Quantity Status, seperti yang terlihat pada gambar 7 berikut.

Account Payable
 8

gambar 7

Setelah semua field isian yang diperlukan pada detail transaksi telah terisi, klik tombol

untuk menyimpan data yang telah diinput. Untuk menginput data detail
transaksi berikutnya, isikan kembali data transaksi pada field isian yang telah tersedia,

kemudian klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian data, klik tombol .

Kemudian klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti pada
gambar 8.

Account Payable
 9

gambar 8

Pada bagian tersebut, kita dapat melakukan penambahan ataupun pengurangan

terhadap nilai invoice di luar nilai pembelian product atau expense dengan mengisi
field Addition dan Deduction. Apabila kita telah atau tidak melakukan penambahan

atau pengurangan terhadap nilai invoice, kita klik tombol . Selanjutnya

tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 9.

Account Payable
 10

gambar 9

Pada tampilan program ini tidak semua tombol function dapat ditampilkan. Untuk

menampilkan tombol function yang lain kita klik dan selanjutnya akan tampak

tombol function .

Tampilan layar pada saat kita klik tombol , akan tampak seperti gambar 10
berikut.

Account Payable
 11

gambar 10

Pada bagian ini kita dapat melakukan pengalokasian dari transaksi payment yang telah
kita lakukan kepada supplier. Untuk melakukan pengalokasian payment kepada invoice

yang telah kita buat, klik tombol dan tombol , kemudian akan
tampak tampilan layar seperti pada gambar 11.

gambar 11
Account Payable
 12

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen dimana transaksi yang akan
menerima alokasi tersebut dicatat.
Transaction Type Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
dialokasikan ke invoice tersebut, dimana terdapat 4 pilihan
jenis transaksi yaitu :
120-010 (Purchase Return – Normal)
120-040 (Purchase Return – Debit Note)
191-000 (C/B Supplier – Payment To Supplier)
110-020 (Purchase Invoice – Down Payment)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di
purchase invoice harus sama dengan supplier code yang ada di
type transaksi yang kita pilih agar saat kita look up, nomor
reference tersebut akan muncul.
Allocation Date Diisi dengan tanggal transaksi dilakukannya alokasi.
Amount Diisi dengan jumlah nominal yang akan dialokasikan terhadap
invoice tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan mengenai alokasi payment ini telah terisi,

klik tombol untuk menyimpan data. Untuk menginput data transaksi alokasi
berikutnya, isikan kembali data transaksi alokasi pada field isian yang telah tersedia,

kemudian klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian data, kita klik tombol .

Kemudian kita klik tombol dan akan tampil layar seperti pada gambar 12.

gambar 12

Account Payable
 13

APT0200 PURCHASE RETURN

Program ini digunakan untuk menginput transaksi pengembalian barang kepada supplier
terhadap barang yang telah dibeli yang tidak dicatat melalui modul purchase journal.

Untuk memulai pengisian data, klik tombol dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab terhadap
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang dapat menginput
transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang akan dikembalikan barangnya.
Document No Diisi dengan nomor dokumen pendukung dari supplier berkaitan
dengan transaksi pembelian barang.
Document Date Diisi dengan tanggal transaksi dari dokumen pendukung dari
supplier tersebut.
Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi
tersebut.
Description Diisi dengan keterangan dari transaksi tersebut.

Setelah semua field yang diperlukan telah terisi, klik tombol dimana tampilan
layar akan tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 14

gambar 2

Pada bagian sub program purchase return detail ini terdapat 5 folder isian yaitu :
Folder 1 : List
Berisi daftar barang atau jasa yang telah diinput.
Folder 2 : Product / Expenditure
Untuk menginput detail data seperti product department, product /
expense type, product / expense id, serta alocation code dan warehouse
id.
Folder 3 : Quantity
Untuk menginput jumlah barang yang dibeli dan harga satuan dari barang
tersebut.
Folder 4 : Amount
Untuk menginput transaksi tambahan seperti discount ataupun tax.
Folder 5 : Quantity Status
Untuk menampilkan total quantity yang dibeli.

Untuk menginput data detail dari traksaksi pembelian yang telah dilakukan klik tombol

dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 15

gambar 3

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Product Diisi dengan kode departemen yang transaksi pembeliannya
Department akan dikembalikan.
Product Type Field isian untuk menentukan tipe dari produk yang dibeli,
dimana terdapat 2 pilihan yaitu Product (berupa barang yang
dibeli oleh perusahaan) dan Expenditure (berupa jasa yang
diterima oleh perusahaan).
Product Id Field isian untuk menentukan kode product atau kode
expenditure yang akan dikembalikan.
Allocation Code Diisi dengan kode alokasi biaya yang akan dipotong bila barang
yang akan dikembalikan sudah dibiayakan. Field ini hanya aktif
bila pada option product type kita pilih dengan product.
Warehouse Id Diisi dengan kode gudang yang menyimpan barang yang akan
dikembalikan. Field ini hanya aktif bila pada option product
type kita pilih dengan product.

Selanjutnya kita dapat mengisikan jumlah dan harga satuan dari barang yang dibeli
pada folder Quantity, seperti yang terlihat pada gambar 4 berikut.

Account Payable
 16

gambar 4

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Quantity Diisi dengan jumlah barang yang akan dikembalikan beserta satuan
yang digunakan.
Unit Price Diisi dengan harga satuan dari barang yang akan dikembalikan
tersebut. Setelah field ini diisi, maka secara otomatis pada field
Price akan terisi.

Selanjutnya kita dapat mengisikan discount ataupun tax yang dikenakan terhadap
pembelian (bila ada) pada folder Amount, seperti yang terlihat pada gambar 5 berikut.

Account Payable
 17

gambar 5

Selanjutnya kita dapat melihat status dari jumlah barang yang dibeli pada folder
Quantity Status, seperti yang terlihat pada gambar 6 berikut.

gambar 6
Account Payable
 18

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk
menyimpan data yang telah diinput. Untuk menginput detail transaksi berikutnya,
isikan kembali data transaksi pada field isian yang tersedia, kemudian klik tombol save.

Untuk mengakhiri pengisian data, kita klik tombol . Kemudian kita klik tombol

dan akan tampil layar seperti pada gambar 7.

gambar 7

Pada bagian tersebut, kita dapat melakukan penambahan ataupun pengurangan

terhadap nilai purchase return di luar nilai pembelian product / expense dengan
mengisi field Addition dan Deduction. Apabila kita telah atau tidak melakukan

penambahan/pengurangan terhadap nilai invoice, kita klik tombol .

Selanjutnya tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 8.

Account Payable
 19

gambar 8

Pada tampilan program ini tidak semua tombol function dapat ditampilkan. Untuk

menampilkan tombol function yang lain kita klik dan selanjutnya akan tampak

tombol function . Tampilan layar pada saat kita klik tombol , akan
tampak seperti gambar 9 berikut.

Account Payable
 20

gambar 9

Pada bagian ini, kita dapat melakukan pengalokasian dari transaksi purchase return ini
kepada purchase invoice yang telah kita buat sebelumnya. Untuk melakukan
pengalokasian purchase return kepada invoice yang telah kita buat, klik tombol

dan tombol , dimana tampilan layar akan tampak seperti pada

gambar 10.

Account Payable
 21

gambar 10

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen dimana transaksi yang akan
menerima alokasi tersebut dicatat.
Transaction Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
Type dialokasikan ke purchase return tersebut. Terdapat 1 pilihan jenis
transaksi yaitu 110-010 (Purchase Invoice - Normal)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di purchase
return harus sama dengan supplier code yang ada di type
transaksi yang kita pilih agar saat kita look up, nomor reference
tersebut akan muncul.
Allocation Date Diisi dengan tanggal transaksi dilakukannya alokasi.
Amount Diisi dengan jumlah nominal yang akan dialokasikan terhadap
Purchase Return tersebut.

Setelah semua isian mengenai alokasi purchase return ini sudah diisikan pada masing-

masing field isian, kita klik tombol untuk menyimpan data. Untuk menginput
data transaksi alokasi berikutnya, isikan kembali data transaksi alokasi pada field isian
yang tersedia, kemudian klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian data, kita klik

tombol . Kemudian kita klik tombol dimana tampil layar akan tampak
seperti pada gambar 11.

Account Payable
 22

gambar 11

Account Payable
 23

APT0300 AP PURCHASE DEBIT ADJUSTMENT

Program ini digunakan untuk menginput transaksi penyesuaian nilai tagihan dari suatu
invoice yang bersifat mengurangi nilai tagihan ataupun untuk meniadakan selisih nilai
tagihan yang terjadi akibat dari kekurangan pembayaran oleh perusahaan, yang sifatnya
internal (tidak ada dokumen dari supplier). Tampilan awal dari program ini dapat kita
lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 2 folder isian yaitu :

Folder 1 : Purchase Debit Adjustment
Untuk menginput transaksi alokasi penyesuaian debit tersebut.
Folder 2 : Supplier Information
Berisi informasi mengenai supplier tersebut serta contact person dari
supplier tersebut.

Untuk memulai pengisian data klik tombol , dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 24

gambar 2

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab pada
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang dapat melakukan
transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang akan dikoreksi tagihannya.
Description Diisi dengan keterangan mengenai transaksi debit adjustment
tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol dimana
tampil layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 25

gambar 3

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Transaction Type Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
dialokasikan ke debit adjustment tersebut. Terdapat 3 pilihan
jenis transaksi yaitu :
110-010 (Purchase Invoice – Normal)
110-020 (Purchase Invoice – Down Payment)
110-040 (Purchase Invoice – Credit Note)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di debit
adjustment harus sama dengan supplier code yang ada di type
transaksi yang kita pilih agar saat kita look up, nomor reference
tersebut dapat tampil.
Adjustment ID Field isian untuk menentukan kode adjustment yang akan
digunakan untuk menyesuaikan nilai tagihan ini.
Adjustment Diisi dengan jumlah nominal dari debit adjustment yang akan
Amount dikenakan kepada tipe transaksi yang dipilih.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, seperti yang tampak pada

gambar 4, klik tombol dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti
pada gambar 5.

Account Payable
 26

gambar 4

gambar 5

Account Payable
 27

APT0400 AP PURCHASE CREDIT ADJUSTMENT

Program ini digunakan untuk menginput transaksi penyesuaian nilai tagihan dari suatu
invoice yang bersifat menambah nilai tagihan ataupun untuk meniadakan selisih nilai
tagihan yang terjadi akibat dari kelebihan pembayaran oleh perusahaan, yang sifatnya
internal (tidak ada dokumen dari supplier). Tampilan awal dari program ini dapat kita
lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 2 folder isian yaitu :

Folder 1 : Purchase Credit Adjustment
Untuk menginput transaksi alokasi penyesuaian credit tersebut.
Folder 2 : Supplier Information
Berisi informasi mengenai supplier tersebut serta contact person dari
supplier tersebut.

Untuk memulai pengisian data, klik tombol dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 28

gambar 2

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab terhadap
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang dapat menginput
transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang akan dikoreksi tagihannya.
Description Diisi dengan keterangan mengenai transaksi credit adjustment
tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol dimana
tampil layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 29

gambar 3

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Transaction Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
Type dialokasikan ke credit adjustment tersebut. Terdapat 4 pilihan
jenis transaksi yaitu :
110-010 (Purchase Invoice – Normal)
120-010 (Purchase Return – Normal)
120-040 (Purchase Return – Debit Note)
191-000 (C/B Supplier – Payment To Supplier)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di credit
adjustment harus sama dengan supplier code yang ada di type
transaksi yang kita pilih agar saat kita look up, nomor reference
tersebut akan muncul.
Adjustment ID Field isian untuk menentukan kode adjustment yang akan
digunakan untuk menyesuaikan nilai tagihan ini.
Adjustment Diisi dengan jumlah nominal dari credit adjustment yang akan
Amount dikenakan kepada tipe transaksi yang dipilih.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, seperti yang tampak pada

gambar 4, klik tombol dimana tampilan layar selanjutnya akan tampak seperti
pada gambar 5.

Account Payable
 30

gambar 4

gambar 5

Account Payable
 31

APT0500 DEBIT NOTE

Program ini digunakan untuk menginput transaksi pengurangan biaya pembelian dari
supplier yang mengakibatkan berkurangnya hutang kepada supplier, yang tidak dicatat
melalui modul puchase journal. Program ini dapat pula digunakan untuk menginput
beginning balance dari masing-masing supplier yang mempunyai saldo minus pada awal
instalasi untuk mempersingkat waktu. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat
pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 2 folder isian yaitu :

Folder 1 : Purchase Debit Note
Untuk menginput data header transaksi debit note.
Folder 2 : Payment
Berisi informasi mengenai cara pembayaran dari supplier tersebut berupa
nama bank dan nomor account di bank tersebut apabila pembayaran akan
dilakukan dengan autodebet.

Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol , dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 32

gambar 2

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab terhadap
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang dapat menginput
transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang melakukan transaksi penjualan
barang atau jasa.
Document No Diisi dengan nomor dokumen pendukung dari supplier berkaitan
dengan transaksi pembelian barang.
Document Date Diisi dengan tanggal transaksi dari dokumen pendukung dari
supplier tersebut.
Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi
tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol dimana
tampil layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 33

gambar 3

Selanjutnya kita klik tombol untuk menginput detail data dari transaksi
purchase debit note tersebut. Tampilan layar dari purchase debit note detail ini akan
tampak seperti pada gambar 4, dimana pada bagian ini terdapat pula 4 folder isian
yaitu :
Folder 1 : List
Menampilkan data barang atau jasa yang sudah diinput.
Folder 2 : Product / Expenditure
Untuk menginput detail data seperti product department, product /
expense type, product / expense id, serta alocation code dan warehouse
id.
Folder 3 : Quantity
Untuk menginput jumlah barang yang dibeli dan harga satuan dari barang
tersebut.
Folder 4 : Amount
Untuk menginput transaksi tambahan seperti discount ataupun tax.

Untuk mengisikan detail dari traksaksi debit note yang telah dilakukan, kita klik tombol

dimana tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5.

Account Payable
 34

gambar 4

gambar 5

Account Payable
 35

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Product Diisi dengan kode departemen yang transaksi pembeliannya akan
Department dipotong.
Product Type Field isian untuk menentukan tipe dari produk yang dibeli,
dimana terdapat 2 pilihan yaitu Product (berupa barang yang
dibeli oleh perusahaan) dan Expenditure (berupa jasa yang
diterima oleh perusahaan). Bila menggunakan modul Purchase
Journal, maka tipe yang bisa dipilih hanya Expenditure.
Product Id Field isian untuk menentukan kode product atau expenditure
yang akan dikurangi nilainya.
Allocation Code Diisi dengan kode alokasi biaya yang akan dipotong jika barang
tersebut sudah dibiayakan. Field ini hanya aktif bila option
product type kita pilih dengan product.
Warehouse Id Diisi dengan kode gudang yang menyimpan barang yang akan
dipotong nilainya. Field ini hanya aktif bila option product type
kita pilih dengan product.

Selanjutnya kita dapat mengisikan jumlah dan harga satuan dari barang yang dibeli
pada folder Quantity, seperti yang tampak pada gambar 6 berikut.

gambar 6

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Quantity Diisi dengan jumlah barang yang yang akan dipotong berikut
satuannya.
Unit Price Diisi dengan harga satuan yang akan dipotongkan pada tersebut.
Setelah field ini diisi, maka secara otomatis pada field Price akan
terisi.

Account Payable
 36

Selanjutnya kita dapat mengisikan discount ataupun tax yang dikenakan terhadap
pembelian (bila ada) pada folder Amount, seperti yang terlihat pada gambar 7 berikut.

gambar 7

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk
menyimpan data yang telah diinput. Untuk menginput detail transaksi berikutnya,
isikan kembali data transaksi pada field isian yang telah tersedia, kemudian klik tombol

save. Untuk mengakhiri pengisian data, klik tombol . Kemudian kita klik tombol

dimana tampil layar akan tampak seperti pada gambar 8.

Account Payable
 37

gambar 8

Pada bagian tersebut, kita dapat melakukan penambahan ataupun pengurangan

terhadap nilai debit note di luar nilai pembelian product / expense dengan mengisi
field Addition dan Deduction. Apabila kita telah atau tidak melakukan

penambahan/pengurangan terhadap nilai invoice, kita klik tombol .

Selanjutnya tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 9.

Account Payable
 38

gambar 9

Pada tampilan program ini tidak semua tombol function dapat ditampilkan. Untuk

menampilkan tombol function yang lain kita klik dan selanjutnya akan tampak

tombol function .

Tampilan layar pada saat kita klik tombol , akan tampak seperti gambar 10
berikut.

Account Payable
 39

gambar 10

Pada bagian ini, kita dapat melakukan pengalokasian dari transaksi purchase invoice
yang telah kita buat kepada transaksi debit note ini. Untuk melakukan pengalokasian

purchase invoice kepada debit note yang telah kita buat, klik tombol dan

tombol , kemudian akan tampak tampilan layar seperti pada gambar 11.

Account Payable
 40

gambar 11

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen dimana transaksi yang akan
menerima alokasi tersebut dicatat.
Transaction Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
Type dialokasikan ke Debit Note tersebut. Terdapat 1 pilihan jenis
transaksi yaitu 110-010 (Purchase Invoice – Normal)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di debit
note harus sama dengan supplier code yang ada di type transaksi
yang kita pilih agar saat kita look up, nomor reference tersebut
akan muncul.
Allocation Date Diisi dengan tanggal transaksi dilakukannya alokasi.
Amount Diisi dengan jumlah nominal yang akan dialokasikan terhadap
Debit Note tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, seperti yang tampak pada

gambar 12, klik tombol untuk menyimpan data. Untuk menginput data
transaksi alokasi berikutnya, isikan kembali data transaksi alokasi pada field isian yang
telah tersedia, kemudian klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian data, klik

tombol , kemudian klik tombol dimana tampil layar akan tampak

seperti pada gambar 13.

Account Payable
 41

gambar 12

gambar 13

Account Payable
 42

APT0600 CREDIT NOTE

Program ini digunakan untuk menginput transaksi penambahan biaya pembelian dari
supplier yang mengakibatkan bertambahnya hutang kepada supplier, yang tidak dicatat
melalui modul purchase journal. Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada
gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 2 folder isian yaitu :

Folder 1 : Purchase Credit Note
Untuk menginput header transaksi dari purchase credit note.
Folder 2 : Payment
Berisi informasi mengenai cara pembayaran dari supplier tersebut berupa
nama bank dan nomor account di bank tersebut apabila pembayaran akan
dilakukan dengan autodebet.

Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 43

gambar 2

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab terhadap
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang dapat menginput
transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang melakukan transaksi penjualan
barang atau jasa.
Document No Diisi dengan nomor dokumen pendukung dari supplier berkaitan
dengan transaksi pembelian barang.
Document Date Diisi dengan tanggal transaksi dari dokumen pendukung dari
supplier tersebut.
Currency Diisi dengan kode mata uang yang digunakan dalam transaksi
tersebut.
Term Diisi dengan jangka waktu pembayaran terhadap invoice tersebut,
dimana setelah mengisikan term ini, maka secara otomatis
system akan mengisikan data untuk field Due Date, Discount date
dan Return Date.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol dimana
tampil layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 44

gambar 3

Selanjutnya kita klik tombol untuk menginput detail data dari transaksi
purchase debit note tersebut. Tampilan layar dari purchase debit note detail ini akan
tampak seperti pada gambar 4, dimana pada bagian ini terdapat pula 4 folder isian
yaitu :
Folder 1 : List
Menampilkan data barang atau jasa yang telah diinput.
Folder 2 : Product / Expenditure
Untuk menginput detail data seperti product department, product /
expense type, product / expense id, serta alocation code dan warehouse
id.
Folder 3 : Quantity
Untuk menginput jumlah barang yang dibeli dan harga satuan dari barang
tersebut.
Folder 4 : Amount
Untuk menginput transaksi tambahan seperti discount ataupun tax.

Untuk menginput data detail dari traksaksi credit note, klik tombol dimana
tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5.

Account Payable
 45

gambar 4

gambar 5

Account Payable
 46

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Product Diisi dengan kode departemen yang transaksi pembeliannya akan
Department ditambah nilainya.
Product Type Field isian untuk menentukan tipe dari produk yang dibeli,
dimana terdapat 2 pilihan yaitu Product (berupa barang yang
dibeli oleh perusahaan) dan Expenditure (berupa jasa yang
diterima oleh perusahaan). Bila menggunakan modul Purchase
Journal, maka tipe yang bisa dipilih hanya Expenditure.
Product Id Field isian untuk menentukan kode product atau expenditure
yang akan ditambahkan nilainya.
Allocation Code Diisi dengan kode alokasi biaya yang akan ditambah bila barang
yang dibeli sudah dibiayakan. Field ini hanya aktif bila pada
option product type kita pilih dengan product.
Warehouse Id Diisi dengan kode gudang yang menyimpan barang yang akan
ditambah nilainya. Field ini hanya aktif bila pada option product
type kita pilih dengan product.

Selanjutnya kita dapat mengisikan jumlah dan harga satuan dari barang yang dibeli
pada folder Quantity, seperti yang terlihat pada gambar 6 berikut.

gambar 6

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Quantity Diisi dengan jumlah barang yang akan ditambah nilainya berikut
satuannya.
Unit Price Diisi dengan harga satuan yang akan ditambahkan pada barang
tersebut. Setelah field ini diisi, maka secara otomatis pada field
Price akan terisi.

Account Payable
 47

Selanjutnya kita dapat mengisikan discount ataupun tax yang dikenakan terhadap
pembelian (bila ada) pada folder Amount, seperti yang terlihat pada gambar 7 berikut.

gambar 7

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol untuk
menyimpan data. Untuk menginput data detail transaksi berikutnya, isikan kembali
data transaksi pada field isian yang telah tersedia, kemudian klik tombol save. Untuk

mengakhiri pengisian data, klik tombol . Kemudian kita klik tombol

dan akan tampil layar seperti pada gambar 8.

Account Payable
 48

gambar 8

Pada bagian tersebut, kita dapat melakukan penambahan ataupun pengurangan

terhadap nilai credit note di luar nilai pembelian product / expense dengan mengisi
field Addition dan Deduction. Apabila kita telah atau tidak melakukan penambahan

atau pengurangan terhadap nilai invoice, kita klik tombol . Selanjutnya

tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 9.

Account Payable
 49

gambar 9

Pada tampilan program ini tidak semua tombol function dapat ditampilkan. Untuk

menampilkan tombol function yang lain kita klik dan selanjutnya akan tampak

tombol function .

Tampilan layar pada saat kita klik tombol , akan tampak seperti gambar 10
berikut.

Account Payable
 50

gambar 10

Pada bagian ini, kita dapat melakukan pengalokasian dari transaksi payment yang telah
kita lakukan kepada supplier. Untuk melakukan pengalokasian payment kepada credit

note yang telah kita buat, klik tombol dan tombol , dimana tampak
tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 11.

gambar 11
Account Payable
 51

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen dimana transaksi yang akan
menerima alokasi tersebut dicatat.
Transaction Field isian untuk jenis dari transaksi yang akan dialokasikan ke
Type Credit Note tersebut, dimana terdapat 1 pilihan jenis transaksi
yaitu 191-000 (C/B Supplier – Payment To Supplier)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di credit
note harus sama dengan supplier code yang ada di type transaksi
yang kita pilih agar saat kita look up, nomor reference tersebut
akan muncul.
Allocation Date Diisi dengan tanggal transaksi dilakukannya alokasi.
Amount Diisi dengan jumlah nominal yang akan dialokasikan terhadap
Credit Note tersebut.

Apabila semua informasi mengenai alokasi credit note ini sudah diisikan pada masing-

masing field isian, seperti yang tampak pada gambar 12, klik tombol untuk
menyimpan data. Untuk menginput data transaksi alokasi berikutnya, isikan kembali
data transaksi alokasi pada field isian yang telah tersedia, kemudian klik tombol save.

Untuk mengakhiri pengisian data, kita klik tombol . Kemudian kita klik tombol

dimana tampil layar akan tampak seperti pada gambar 13.

gambar 12

Account Payable
 52

gambar 13

Account Payable
 53

APT0700 CASH PAYMENT

Program ini digunakan untuk menginput transaksi payment terhadap invoice yang
diberikan oleh supplier apabila tidak menggunakan modul Cash & Bank. Tampilan awal
dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 2 folder isian yaitu :

Folder 1 : Cash Payment
Untuk menginput data transaksi mengenai pembayaran tagihan tersebut
seperti nama supplier dan tanggal pencatatan transaksi pembayaran.
Folder 2 : Supplier Information
Berisi informasi mengenai supplier tersebut serta contact person dari
supplier tersebut.

Untuk memulai pengisian data, kita klik tombol , dimana tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 54

gambar 2

Pada bagian header transaksi ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang bertanggungjawab terhadap
pencatatan terhadap transaksi ini. Hanya user yang menjadi
member dari departemen tersebut saja yang dapat menginput
transaksi di departemen tersebut.
Reference Date Diisi dengan tanggal pencatatan transaksi ke dalam system.
Supplier Diisi dengan kode supplier yang akan di payment tagihannya.
Cash Code Diisi dengan kode kas yang digunakan untuk pembayaran tagihan
kepada supplier.
Voucher No Diisi dengan nomor voucher pembayaran tagihan tersebut.
Voucher Date Diisi dengan tanggal dari voucher.
Payment Diisi dengan nilai nominal dari payment terhadap tagihan dari
Amount supplier.
Description Diisi dengan keterangan mengenai transaksi pembayaran tagihan
tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, klik tombol dimana
tampil layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 55

gambar 3

Untuk mengalokasikan payment yang telah kita input ke tagihan yang dimaksud, klik

tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti gambar 4.

gambar 4

Account Payable
 56

Pada bagian ini, kita dapat melakukan pengalokasian dari transaksi payment yang telah
kita buat kepada transaksi tagihan yang kita terima. Untuk melakukan pengalokasian

payment kepada tagihan yang telah kita terima, klik tombol dan tombol

, kemudian akan tampak tampilan layar seperti pada gambar 5.

gambar 5

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen dimana transaksi yang akan
menerima alokasi tersebut dicatat.
Transaction Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
Type dialokasikan ke pembayaran tersebut. Terdapat 3 pilihan jenis
transaksi yaitu :
110-010 (Purchase Invoice – Normal)
110-020 (Purchase Invoice – Down Payment)
110-040 (Purchase Invoice – Credit Note)
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Yang harus dipastikan, supplier code yang ada di cash
payment harus sama dengan supplier code yang ada di type
transaksi yang kita pilih agar saat kita look up, nomor reference
tersebut akan muncul.
Allocation Date Diisi dengan tanggal transaksi dilakukannya alokasi.
Amount Diisi dengan jumlah nominal yang akan dialokasikan terhadap
invoice tersebut.

Account Payable
 57

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, seperti yang tampak pada

gambar 6, klik tombol untuk menyimpan data. Untuk menginput data transaksi
alokasi berikutnya, isikan kembali data transaksi alokasi pada field isian yang tersedia,

kemudian klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian data, kita klik tombol .

Kemudian kita klik tombol dan akan tampil layar seperti pada gambar 7.

gambar 6

Account Payable
 58

gambar 7

Account Payable
 59

APT1000 AP ALLOCATION

Program ini digunakan untuk mengalokasikan nilai suatu transaksi kepada transaksi yang
lain, dimana tidak semua transaksi bisa dialokasikan ke transaksi yang lain.
Pengalokasian ini akan mengakibatkan nilai sisa kedua transaksi tersebut akan
terpotong sesuai dengan besarnya nilai alokasi yang terjadi. Berikut pasangan transaksi
yang dapat saling dialokasikan :

Transaksi yang akan dialokasi Transaksi lawan Tipe alokasi

Purchase Invoice Normal Purchase Return From
Debit Note From
Payment From
Purchase Credit Note Payment From
Purchase Return Purchase Invoice To
Purchase Debit Note Purchase Invoice To
Payment Purchase Invoice To
Purchase Credit Note To

Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1 dibawah ini.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen yang akan dialokasikan transaksinya.
Transaction Field isian untuk menentukan jenis dari transaksi yang akan
Type dialokasikan.
Reference No. Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas. Isikan kode supplier yang akan dialokasikan transaksinya dan
nomor reference akan muncul.
Setelah semua field yang diperlukan telah diisi, maka tampilan layar akan tampak
seperti pada gambar 2.

Account Payable
 60

gambar 2

Untuk mengalokasikan transaksi tersebut kepada transaksi lainnya, kita klik tombol

dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3.

gambar 3

Account Payable
 61

Untuk melakukan proses alokasi kita klik tombol dan tombol ,

kemudian tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 4.

gambar 4

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Department Diisi dengan kode departemen dimana transaksi yang akan
menerima alokasi tersebut dicatat.
Transaction Diisi dengan jenis dari transaksi yang akan menerima alokasi.
Type
Reference No Diisi dengan nomor referensi dari type transaksi yang kita pilih
diatas.
Allocation Date Diisi dengan tanggal transaksi dilakukannya alokasi.
Amount Diisi dengan jumlah nominal yang akan dialokasikan terhadap
transaksi tersebut.

Setelah semua field isian yang diperlukan telah terisi, seperti yang tampak pada

gambar 5, klik tombol untuk menyimpan data. Untuk menginput data transaksi
alokasi berikutnya, isikan kembali data transaksi alokasi pada field isian yang tersedia,

kemudian klik tombol save. Untuk mengakhiri pengisian data, klik tombol .

Kemudian kita klik tombol dimana tampilan layar akan tampak seperti pada
gambar 6.

Account Payable
 62

gambar 5

gambar 6

Account Payable
 63

APT1100 SUPPLIER TRANSACTION

Program ini digunakan untuk menginput semua transaksi yang berkaitan dengan supplier
seperti transaksi Purchase Invoice, Purchase Return, Credit Note, Debit Note, Credit
Adjustment, Debit Adjustment, Cash Payment dan Allocation. Program ini merupakan
shortcut dari program-program diatas, dimana kita tinggal memilih supplier mana yang
akan kita input transaksinya. Tampilan awal dari program ini akan tampak seperti pada
gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat 4 folder isian yaitu :

Folder 1 : List
Berisi data-data kode supplier beserta nama supplier yang tercantum
dalam system.
Folder 2 : Supplier
Berisi informasi detail mengenai supplier seperti journal group, category
dan serta status dari supplier tersebut.
Folder 3 : Address – Phone - Attention
Berisi informasi detail mengenai alamat, nomor telephone, fax serta
contact person dari supplier tersebut.
Folder 4 : Balance & Tax Information
Berisi informasi mengenai batas maksimal kredit, total hutang dan status
pajak dari supplier tersebut.

Account Payable
 64

Pada program ini terdapat beberapa fasilitas program yang dapat digunakan antara
lain:

Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi

pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan, yang
tidak dicatat melalui modul Purchase Journal (Receiving). Program
ini dapat pula digunakan untuk memasukkan beginning balance dari
masing-masing supplier pada awal instalasi untuk mempersingkat
waktu.
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi
pengembalian barang kepada supplier terhadap barang yang telah
dibeli yang tidak dicatat melalui modul purchase journal.
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi
penyesuaian nilai tagihan dari suatu invoice yang bersifat mengurangi
nilai tagihan ataupun untuk meniadakan selisih nilai tagihan yang
terjadi akibat dari kekurangan pembayaran oleh perusahaan, yang
sifatnya internal (tidak ada dokumen dari supplier).
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi
penyesuaian nilai tagihan dari suatu invoice yang bersifat menambah
nilai tagihan ataupun untuk meniadakan selisih nilai tagihan yang
terjadi akibat dari kelebihan pembayaran oleh perusahaan, yang
sifatnya internal (tidak ada dokumen dari supplier).
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi
pengurangan biaya pembelian dari supplier yang mengakibatkan
berkurangnya hutang kepada supplier, yang tidak dicatat melalui
modul puchase journal. Program ini dapat pula digunakan untuk
memasukkan beginning balance dari masing-masing supplier yang
mempunyai saldo minus pada awal instalasi untuk mempersingkat
waktu.
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi
penambahan biaya pembelian dari supplier yang mengakibatkan
bertambahnya hutang kepada supplier, yang tidak dicatat melalui
modul purchase journal.
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data transaksi
payment terhadap invoice yang diberikan oleh supplier apabila tidak
menggunakan modul Cash & Bank.
Fasilitas program ini digunakan untuk menginput data alokasi dari
satu transaksi ke transaksi yang lain.

Account Payable
 65

APR0100 AP ACTIVITY

Program ini digunakan untuk menampilkan semua data transaksi dari supplier yang kita
inginkan dalam range tanggal transaksi atau periode transaksi tertentu. Tampilan dari
program report ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
From - To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan data transaksinya,
Supplier dari kode supplier apa sampai dengan kode supplier apa. Apabila
hanya ingin menampilkan data transaksi dari satu kode supplier saja
maka pada field from – to supplier diisi dengan kode supplier yang
sama
Base On Field isian untuk menentukan dasar dari pelaporan transaksi
tersebut. Terdapat 2 option yaitu :
- Transaction Period dimana report yang dihasilkan berdasarkan
suatu periode tertentu. Pada option ini kita harus mengisikan
tahun dan periode yang akan kita tampilkan transaksinya.
- Transaction Date dimana report yang dihasilkan berdasarkan
range tanggal tertentu. Pada option ini kita harus mengisikan dari
tanggal berapa hingga berapa transaksi yang akan ditampilkan.
Transaction Field isian untuk menentukan jenis transaksi apa yang akan kita
Type tampilkan.
By Department Field isian untuk menentukan apakah report dicetak berdasarkan
departemen tertentu. Jika kita beri tanda √ maka kita harus
mengisikan dari departemen apa hingga apa yang akan ditampilkan

Account Payable
 66

reportnya.
Sort By Field isian untuk menentukan report yang ditampilkan akan
diurutkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu Supplier ID dan
Transaction Date.
With Allocation Field isian untuk menentukan apakah alokasi dari masing-masing
transaksi invoice akan ditampilkan atau tidak. Jika diberi tanda √
berarti alokasi akan ditampilkan dan report akan tercetak dalam
bentuk summary saja.
Print Field isian untuk menentukan jenis report yang akan ditampilkan,
apakah dalam bentuk Summary atau Detail.
With Cut Off Jika option ini dipilih maka nilai transaksi yang ditampilkan adalah
Remaining posisi pada tanggal tertentu. Terdapat beberapa kombinasi dari
option ini, antara lain :
1. Paid Transaction & Current Transaction
Menampilkan transaksi yang terjadi sebelum periode yang
dipilih dan dinolkan pada periode yang dipilih serta transaksi
yang terjadi pada period dipilih.
2. Outstanding Transaction
Akan menghasilkan transaksi yang masih outstanding (ada
remainingnya) pada periode yang dipilih.
3. Current Transaction
Akan dihasilkan transaksi yang terjadi pada periode/tanggal
yang dipilih dan status nilainya adalah sampai pada periode
yang dipilih.
4. Outstanding & Current Transaction
Akan dihasilkan transaksi yang masih outstanding pada periode
yang dipilih dan transaksi yang terjadi pada periode yang
dipilih.
With Last Bila option ini dipilih maka nilai transaksi yang ditampilkan adalah
Remaining posisi saat laporan dicetak. Ada tiga plihan dari option ini yaitu :
1. Paid Transaction
Akan menghasilkan transaksi yang terjadi pada periode yang
dipilih dimana nilainya sampai saat ini sudah nol (0).
2. Outstanding Transaction
Akan menghasilkan transaksi yang terjadi pada periode yang
dipilih tapi sampai saat ini masih ada nilainya.
3. All Transaction
Akan menampilkan transaksi yang masih ada nilainya serta
transaksi yang nilainya sudah nol (0).
Journal Group Field isian untuk menentukan supplier dengan journal group apa
yang akan ditampilkan direport.
Source Field isian untuk menentukan asal dari data transaksi yang akan
dicetak ke report, apakah transaksi dari modul AP atau dari modul
PJ ataukah dari kedua-duanya. Field ini hanya akan aktif jika kita
memilih transaction type selain All Transaction.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 67

Terdapat beberapa kegunaan dari laporan ini :

o Mencetak semua transaksi yang terjadi dalam satu periode :
ü Isi range supplier dengan semua supplier yang ada
ü Pilih All Transaction pada option Transaction Type
ü Pilih Transaction Period pada option Base On
ü Pilih option With Last Remaining, All Transaction
o Mencetak detil informasi masing-masing transaksi, dengan cara :
ü Pilih salah satu tipe transaksi saja saat mencetak (bukan All Transaction)
ü Pilih Detail pada option Print
ü Pilih option With Last Remaining, All Transaction
o Mencetak alokasi dari masing-masing transaksi, dengan cara :
ü Aktifkan pilihan With Allocation
ü Pilih option With Last Remaining, All Transaction
ü Option lainnya sesuaikan dengan keperluan
o Mencetak transaksi harian dari masing-masing supplier, dengan cara :
ü Pilih All Transaction pada option Transaction Type
ü Pilih Transaction Date pada option Base On dan isi range date dengan satu
tanggal tertentu
ü Pilih Supplier pada option Sort By
ü Pilih option With Last Remaining, All Transaction
o Mencetak transaksi harian / bulanan dari supplier tertentu, dengan cara :
ü Pilih satu supplier saja pada range Supplier
ü Pilih All Transaction pada option Transaction Type
ü Pilih Transaction Date pada option Sort By
ü Pilih option With Last Remaining, All Transaction
o Mencetak semua transaksi yang masih mempunyai remaining saja, dengan cara
ü Isi range supplier dengan semua supplier yang ada
ü Pilih All Transaction pada option Transaction Type
ü Pilih Transaction Date pada option Base On dan isi range date dari tanggal
komputerisasi dimulai hingga hari ini
ü Pilih option With Last Remaining, Outstanding Transaction
o Mencetak remaining semua transaksi pada tanggal tertentu, dengan cara
ü Isi range supplier dengan semua supplier yang ada
ü Pilih All Transaction pada option Transaction Type
ü Pilih option With Cut Off Remaining, Outstanding Transaction
ü Pilih Transaction Date pada option Base On dan isi range tanggal dengan satu
tanggal cut off yang diinginkan
à Yang diperhitungkan sebagai tanggal cut off adalah From Date
à Transaksi yg dicetak adalah yg terjadi sebelum tanggal cut off.
à Alokasi terhadap transaksi tersebut yang terjadi pada tanggal cut off tidak
ikut diperhitungkan, jadi remaining nya dihitung sampai dengan 1 hari
sebelum tanggal cut off yang ditentukan
o Mencetak transaksi yang terjadi pada periode / tanggal tertentu beserta remaining
nya pada periode / tanggal tersebut, dengan cara
ü Isi range supplier dengan semua supplier yang ada
ü Pilih All Transaction pada option Transaction Type
ü Pilih option With Cut Off Remaining, Current Transaction
ü Pilih Transaction Date pada option Base On dan isi range tanggal dengan
periode / tanggal cut off yang diinginkan
à Yang akan dicetak adalah semua transaksi dan alokasi yang terjadi dalam
periode / range tanggal yang ditentukan.

Account Payable
 68

APR0200 AP AGE ANALYSIS

Program ini digunakan untuk menampilkan informasi umur hutang kepada masing-
masing supplier. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Ageing Code Diisi dengan kode dari format report yang akan digunakan untuk
menampilkan data hutang, dimana format ini harus ditentukan
terlebih dahulu melalui program Ageing Table (SSM2400).
By Department Field isian untuk menentukan apakah report dicetak berdasarkan
departemen tertentu. Bila terdapat beri tanda pada field ini,
maka kita harus menginput kode departemen yang akan
ditampilkan data hutangnya di report.
Cut Off Bila terdapat tanda pada field ini, maka data hutang akan
ditampilkan berdasarkan posisi hutang pada batas waktu yang
ditentukan. Bila tidak maka data hutang akan ditampilkan
berdasarkan posisi saat laporan dicetak.
Date Diisi dengan tanggal yang akan digunakan
sebagai dasar perhitungan nilai dan umur dari
hutang yang akan dianalisa.
Balance Due Jika field ini diisi, maka nilai hutang yang
nilainya lebih kecil dari angka yang diisikan
pada field ini tidak akan ditampilkan.
Due Date Untuk menentukan perhitungan umur hutang berdasarkan tanggal
jatuh tempo.
Invoice Date Untuk menentukan perhitungan umur hutang berdasarkan tanggal
invoice.
Account Payable
 69

Print Field isian untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan

dalam bentuk ringkasan (summary) atau dalam bentuk rincian
(detail).
Base On Field isian untuk menentukan report yang akan dihasilkan
nantinya akan ditampilkan urut berdasarkan Supplier ID, Supplier
Name, Category, atau Journal Group.
Other Field isian untuk menentukan bentuk file yang akan dihasilkan
dari report tersebut dengan mengisikan nama dan extention file
(.txt, .doc) yang kita inginkan dan berapa baris yang akan
ditampilkan setiap halamannya. Pada bagian ini kita dapat juga
menentukan margin dari report yang akan ditampilkan nantinya.

Account Payable
 70

APR0201 AP AGE ANALYSIS FIX COLUMN

Program ini digunakan untuk menampilkan informasi umur hutang kepada masing-
masing supplier, dimana pengelompokan umur hutang sudah disiapkan oleh system
yaitu future, current, 30+, 60+ dan 90+. Tampilan dari program report ini dapat kita
lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
By Department Field isian untuk menentukan apakah report dicetak berdasarkan
departemen tertentu. Bila terdapat tanda pada field ini, maka
kita harus menginput kode departemen apa yang akan
ditampilkan data hutangnya di report.
Cut Off Bila terdapat tanda pada field ini, maka data umur hutang
akan ditampilkan berdasarkan posisi hutang pada batas waktu
yang ditentukan. Bila tidak maka data umur hutang akan
ditampilkan berdasarkan posisi saat laporan dicetak.
Date Diisi dengan tanggal yang akan digunakan
sebagai dasar perhitungan nilai dan umur dari
hutang yang akan dianalisa.
Balance Due Bila field ini diisi, maka nilai hutang yang
nilainya lebih kecil dari angka yang diisikan
pada field ini tidak akan ditampilkan.
Due Date Untuk menentukan perhitungan umur hutang berdasarkan tanggal
jatuh tempo.
Invoice Date Untuk menentukan perhitungan umur hutang berdasarkan tanggal
invoice.

Account Payable
 71

Document Date Untuk menentukan perhitungan umur hutang berdasarkan tanggal

dokumen.
Print Field isian untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan
dalam bentuk ringkasan (summary) atau dalam bentuk rincian
(detail).
Display 120+ Field isian untuk menentukan apakah piutang yang telah berumur
and 150+ days lebih dari 120 hari dan 150 hari akan ditampilkan di report atau
tidak. Bila terdapat tanda , maka piutang yang telah berumur
lebih dari 120 dan 150 hari akan ditampilkan di report.
Display Field isian untuk menentukan apakah cheque yang belum clear
Outstanding dari masing-masing supplier akan ditampilkan di report atau
Cheque tidak. Jika terdapat tanda berarti outstanding cheque akan
ditampilkan di report.
Exchange Rate Field untuk menentukan nilai tukar mata uang asing terhadap
mata uang lokal yang akan digunakan dalam report, dimana
terdapat 2 pilihan yaitu Transaction Rate (nilai tukar pada saat
transaksi diinput) dan Cut Off Date Rate (nilai tukar pada tanggal
cut off).
Local Currency Field ini dipilih bila nilai piutang akan ditampilkan dalam mata
uang lokal, dimana nilai piutang dalam mata uang asing akan
dikonversi dalam mata uang lokal.
Original Field ini dipilih bila nilai piutang ditampilkan dalam mata uang
Currency yang digunakan dalam transaksi, sehingga bila ada piutang dalam
mata uang asing akan tetap ditampilkan sesuai dengan mata uang
asing tersebut.
Base On Field isian untuk menentukan report yang akan dihasilkan
nantinya akan difilter berdasarkan Supplier ID, Supplier Name,
Category, atau Journal Group.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 72

APR0300 AP STATEMENT OF ACCOUNT

Program ini digunakan untuk menampilkan informasi posisi hutang perusahaan terhadap
supplier tertentu dalam range tanggal tertentu. Tampilan dari program report ini akan
tampak seperti pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
From - To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan data statement of
Supplier account, dari kode supplier apa sampai dengan kode supplier apa.
Apabila hanya ingin menampilkan statement of account dari satu
kode supplier saja maka pada field from – to supplier diisi dengan
kode supplier yang sama.
From Date Diisi dengan batas awal tanggal transaksi yang dianggap sebagai
Current. Transaksi yang tanggalnya lebih tua dari tanggal ini tetapi
masih ada nilainya akan ditampilkan sebagai Outstanding
To Date Diisi dengan batas akhir tanggal transaksi yang akan dicetak.
Transaksi yang tanggalnya lebih muda dari tanggal ini tidak akan
ditampilkan
Option Field isian untuk menentukan jenis data yang akan ditampilkan
direport nantinya. Terdapat 4 pilihan yaitu :
Print Zero Supplier yang mempunyai saldo hutang 0 akan
Balance ikut dicetak
Print Credit Supplier yang mempunyai saldo hutang yang
Balance bernilai negatif akan ikut dicetak.
Print Age Total Pada report nantinya akan dicetak total ageing.
Print Payment Pada report nantinya akan tercetak pesan dari
Message statement of account yang kita pilih pada field
Statement Message.
Ageing Code Diisi dengan kode dari format ageing yang akan digunakan. Format
ini harus disusun terlebih dahulu melalui program Ageing Table

Account Payable
 73

(SSM2400). Perhitungan umur hutang berdasarkan Due Date, dengan

cut off date = From Date
Statement Diisi dengan pesan yang disampaikan bersamaan dengan form
Message statement of account. Pilihan dari field ini didapat dari hasil
maintain di program Message Master (SSM2100). Field ini hanya akan
aktif jika kita memilih option print payment message saja.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 74

APR0400 AP SUPPLIER ANALYSIS

Program ini digunakan untuk menampilkan informasi jumlah transaksi beserta total
nilainya per tipe transaksi dari masing-masing supplier yang terjadi pada range periode
tertentu. Tampilan dari program report ini akan tampak seperti pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Periode From - Diisi dengan periode transaksi yang akan ditampilkan data analisa
To suppliernya, dimulai dari periode berapa sampai dengan periode
berapa. Apabila hanya ingin menampilkan data analisa dari satu
periode transaksi saja, maka pada field from – to period diisi
dengan periode transaksi yang sama
Base On Field isian untuk menentukan dasar dari report yang dicetak
apakah berdasarkan Supplier ID, Supplier Name, Category
ataukah Journal Group.
Suppress No Field isian untuk menentukan apakah supplier yang tidak memiliki
Transaction & transaksi dan balancenya sama dengan nol akan ditampilkan atau
Zero Balance tidak. Bila terdapat tanda pada field ini maka supplier yang
tidak memiliki transaksi tidak akan ditampilkan di report.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 75

APR0900 OUTSTANDING INVOICE BY DUE DATE

Program ini digunakan untuk menampilkan daftar invoice yang statusnya masih
outstanding dari masing-masing supplier sampai dengan batas tanggal jatuh tempo
tertentu. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1 berikut ini.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
From - To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan outstanding
Supplier invoicenya, dari kode supplier apa sampai dengan kode supplier
apa. Apabila hanya ingin menampilkan outstanding invoice dari satu
kode supplier saja maka pada field from – to supplier diisi dengan
kode supplier yang sama.
Due Date Diisi dengan batas tanggal jatuh tempo dari invoice yang akan kita
tampilkan dalam report. Hanya invoice yang tanggal jatuh temponya
lebih kecil dari tanggal ini yang akan ditampilkan.
Sort By Field untuk menentukan data report nantinya akan ditampilkan urut
berdasarkan apa, dimana terdapat 2 pilihan yaitu urut berdasarkan
tanggal invoice (invoice date) dan urut berdasarkan nilai invoice
(amount).

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 76

APR6100 INVOICE RECEIPT

Program ini digunakan untuk menampilkan daftar invoice yang diterima oleh
perusahaan dari satu atau beberapa supplier sekaligus dalam range tanggal invoice yang
telah ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
From – To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan daftar invoicenya,
Supplier dari kode supplier apa sampai dengan kode suppllier apa. Apabila
hanya ingin menampilkan daftar invoice yang diterima dari satu
kode suppllier saja, maka pada field from – to supplier diisi dengan
kode supplier yang sama.
From – To Diisi dengan range tanggal invoice yang akan ditampilkan dari
Invoice Date supplier tersebut, dari tanggal invoice berapa sampai dengan
tanggal invoice berapa. Apabila hanya ingin menampilkan invoice
dari supplier untuk satu tanggal transaksi saja, maka pada field
from – to invoice date diisi dengan tanggal transaksi yang sama.
Invoice Status Field untuk menentukan status invoice dari supplier yang akan
ditampilkan direport. Terdapat beberapa pilihan yaitu All, Closed
dan Not Closed.
Template Diisi dengan lokasi dari format report yang akan digunakan untuk
mencetak report ini.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 77

APR6200 AP SUPPLIER BALANCE ACTIVITY

Program ini digunakan untuk menampilkan nilai hutang terhadap satu atau beberapa
supplier tertentu dalam range tanggal atau periode yang telah ditentukan pula.
Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
From – To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan nilai balance
Supplier nya, dari kode supplier apa sampai dengan kode supplier apa.
Apabila hanya ingin menampilkan balance dari satu kode suppllier
saja, maka pada field from – to supplier diisi dengan kode
supplier yang sama.
From – To Diisi dengan range periode transaksi yang akan ditampilkan nilai
Period hutang terhadap supplier, dari periode berapa sampai dengan
periode berapa. Apabila hanya ingin menampilkan balance hutang
kepada supplier dari satu periode saja, maka pada field from – to
period diisi dengan periode yang sama.
From – To Date Diisi dengan range tanggal transaksi yang akan ditampilkan dari
supplier tersebut, dari tanggal transaksi berapa sampai dengan
tanggal transaksi berapa. Apabila hanya ingin menampilkan
balance hutang kepada supplier untuk satu tanggal transaksi saja,
maka pada field from – to date diisi dengan tanggal yang sama.
Report Type Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan dalam
bentuk ringkasan (summary) atau rincian (detail).
Suppress No Apabila terdapat tanda , maka untuk supplier tidak terdapat
Transaction transaksi pada periode transaksi yang telah ditentukan tidak akan
ditampilkan di report.
Suppress Zero Apabila terdapat tanda , maka untuk supplier yang memiliki
Balance nilai balance nol pada periode transaksi yang telah ditentukan
tidak akan ditampilkan di report.
Account Payable
 78

New Page for Apabila terdapat tanda , maka data balance activity dari
Each Supplier supplier akan ditampilkan per halaman untuk masing-masing
supplier yang telah ditentukan.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 79

APR6300 AP PURCHASE JOURNAL

Program ini digunakan untuk menampilkan daftar invoice dari satu atau beberapa
supplier tertentu dalam range tanggal atau periode yang telah ditentukan berdasarkan
nomor account yang dipakai dalam jurnal di modul GL. Tampilan dari program report
ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Period Diisi dengan periode transaksi yang akan ditampilkan daftar
invoicenya.
From – To Date Diisi dengan range tanggal transaksi yang akan ditampilkan daftar
invoicenya, dari tanggal transaksi berapa sampai dengan tanggal
transaksi berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar invoice
untuk satu tanggal transaksi saja, maka pada field from – to date
diisi dengan tanggal yang sama.
Sort By Field isian untuk menentukan report yang ditampilkan akan
diurutkan berdasarkan apa. Terdapat 3 pilihan yaitu Supplier &
Reference (aktif jika checkbox pada field account kita beri tanda
), Supllier & Account dan Account.
Supplier Journal Field isian untuk menentukan supplier journal group apa yang
Group akan ditampilkan direport. Field ini akan aktif apabila kita

Account Payable
 80

memberikan tanda pada checkbox pada field supplier journal

group.
From - To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan daftar
Supplier invoicenya, dimulai dari kode supplier apa sampai dengan kode
supplier apa. Apabila hanya ingin menampilkan data invoice dari
satu kode supplier saja maka from – to supplier diisi dengan kode
supplier yang sama.
From - To Diisi dengan nomor account yang akan ditampilkan datanya,
Account dimulai dari nomor account apa sampai dengan nomor account
apa. Apabila hanya akan menampilkan invoice dari satu nomor
account saja maka from – to account diisi dengan nomor account
yang sama. Field ini akan aktif apabila kita memberikan tanda
pada checkbox pada field account.
Category Diisi dengan kode supplier kategori yang akan ditampilkan daftar
invoicenya. Field ini akan aktif apabila kita memberikan tanda
pada checkbox pada field category.
Option Field untuk menentukan report nantinya akan ditampilkan dalam
bentuk ringkasan (summary) atau rincian (detail).
Source Field isian untuk menentukan asal dari data transaksi yang akan
dicetak ke report, apakah transaksi dari modul AP atau dari
modul PJ ataukah dari kedua-duanya.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 81

APR6400 AP TRANSACTION JOURNAL

Program ini digunakan untuk menampilkan jurnal dari transaksi di modul AP yang
terjadi dari satu atau beberapa supplier pada periode atau range tanggal yang telah
ditentukan. Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
Period Diisi dengan periode transaksi yang akan ditampilkan daftar
jurnalnya.
From – To Date Diisi dengan range tanggal transaksi yang akan ditampilkan daftar
jurnalnya, dari tanggal transaksi berapa sampai dengan tanggal
transaksi berapa. Apabila hanya ingin menampilkan jurnal dari
satu tanggal transaksi saja, maka pada field from – to date diisi
dengan tanggal yang sama.
Sort By Field isian untuk menentukan report yang ditampilkan akan
diurutkan berdasarkan apa. Terdapat 2 pilihan yaitu Supllier dan
Transaction Type.
Supp. Journal Field isian untuk menentukan supplier journal group apa yang
Group akan ditampilkan direport.
From - To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan daftar
Supplier jurnalnya, dimulai dari kode supplier apa sampai dengan kode
supplier apa. Apabila hanya ingin menampilkan jurnal dari satu
kode supplier saja maka from – to supplier diisi dengan kode
supplier yang sama.
Transaction Field isian untuk menentukan jenis transaksi apa yang akan kita
Type tampilkan jurnalnya.
Source Field isian untuk menentukan asal dari data transaksi yang akan
dicetak ke report, apakah transaksi dari modul AP, modul PJ,
Account Payable
 82

modul CB ataukah dari semuanya (all).

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 83

APR6500 AP INVOICE LIST

Program ini digunakan untuk menampilkan daftar invoice dari satu atau beberapa
Departemen tertentu dalam range periode, Tanggal, Expenditure dan Supplier .
Tampilan dari program report ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa field isian yang harus diisi yaitu :
From – To Diisi dengan kode departemen yang akan ditampilkan daftar
Department invoicenya, dari kode departemen apa sampai dengan kode
departemen apa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar invoice
dari satu kode departemen saja, maka pada field from-to
department diisi dengan kode departemen yang sama.
Base On Field untuk menentukan dasar dari daftar invoice yang akan
ditampilkan di report, dimana terdapat beberapa pilihan yaitu
berdasarkan Period, Date, Invoice No., Expenditure dan Supplier.
From – To Diisi dengan periode transaksi yang akan ditampilkan daftar
Period invoicenya, dari periode transaksi berapa sampai dengan periode
transaksi berapa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar invoice
dari satu periode transaksi saja, maka pada field from – to period
diisi dengan periode transaksi yang [Link] ini diisi bila kita
memilih base on period.
From – To Date Diisi dengan range tanggal transaksi yang akan ditampilkan daftar
invoicenya, dari tanggal berapa sampai dengan berapa. Apabila
hanya ingin menampilkan jurnal untuk satu tanggal transaksi
saja, maka pada field from – to date diisi dengan tanggal yang
sama. Field ini diisi bila kita memilih base on date.
From – To Diisi dengan nomor reference invoice yang akan ditampilkan
Invoice No datanya di report, dari nomor invoice berapa sampai dengan
nomor invoice berapa. Apabila hanya ingin menampilkan data
Account Payable
 84

invoice dari satu nomor invoice saja, maka pada field from – to
invoice no diisi dengan nomor invoice yang sama. Field ini diisi
bila kita memilih base on invoice no.
From – To Diisi dengan kode expenditure master yang akan ditampilkan
Expenditure ID daftar invoicenya, dari kode expenditure apa sampai dengan kode
expenditure apa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar invoice
dari satu kode expenditure master saja, maka pada field from –
to Expenditure ID diisi dengan kode expenditure master yang
sama. Field ini diisi bila kita memilih base on expenditure.
From – To Diisi dengan kode supplier yang akan ditampilkan daftar
Supplier invoicenya, dari kode supplier apa sampai dengan kode supplier
apa. Apabila hanya ingin menampilkan daftar invoice dari satu
kode supplier saja, maka pada field from – to supplier diisi
dengan kode supplier yang sama. Field ini diisi bila kita memilih
base on supplier.
Summary Dipilih bila report akan ditampilkan dalam bentuk ringkasan.
Detail Dipilih bila report akan ditampilkan dalam bentuk rincian.
Doc. Type Field untuk menentukan tipe documen yang akan dicetak, dimana
terdapat 5 pilihan yaitu :
All mencetak semua tipe dokumen
Invoice mencetak dokumen dengan tipe invoice saja.
Debit Memo mencetak dokumen dengan tipe Debet Memo saja.
Credit Note mencetak dokument dengan tipe Credit Note
saja.
Debet Note mencetak dokument dengan tipe Debet Note
saja.

Hasil report ini dapat dicetak dalam 3 media yaitu :

Printer Report tersebut akan dicetak melalui printer yang telah ditentukan
sebelumnya.
Screen Report tersebut akan tampil di layar komputer saja.
File Hasil report yang diinginkan akan berbentuk file dengan extention
tertentu yang telah kita pilih. Pada option ini, kita diharuskan
memberikan nama file dan menentukan format dari file tersebut.

Account Payable
 85

API0100 AP SUPPLIER STATUS

Program ini disediakan untuk memudahkan user memeriksa status dari masing-masing
supplier setiap saat diperlukan tanpa harus mencetaknya dan memeriksa detil transaksi
yang terjadi tanpa perlu membuka program transaksinya. Fasilitas yang disediakan
antara lain :
o Melihat analisa bulanan setiap tipe transaksi pada supplier yang dipilih
o Melihat detil setiap transaksi
o Melihat ageing dari supplier yang dipilih
Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1 dibawah ini.

gambar 1

Untuk melihat ageing dari salah satu supplier, kita klik terlebih dahulu kode supplier

yang akan kita lihat ageing-nya, kemudian kita klik tombol dan tampilan layar
akan tampak seperti pada gambar 2.

Account Payable
 86

gambar 2

Pada bagian ini kita juga dapat melihat rincian transaksi dari total transaksi ageing

tersebut dengan klik tombol dan tampilan layar akan tampak seperti pada
gambar 3.

gambar 3

Account Payable
 87

Untuk melihat analisa per bulan dari setiap transaksi yang telah dilakukan terhadap

supplier yang telah kita tentukan, kita klik tombol dan tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 4.

gambar 4

Kita dapat juga melihat rincian dari setiap transaksi per bulannya dengan klik tombol

dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 5.

Account Payable
 88

gambar 5

Bila ingin menampilkan detail dari transaksi invoice yang ada, kita klik lagi tombol

dan tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 6.

gambar 6

Account Payable
 89

API0200 AP SUPPLIER STATUS BY TRANSACTION TYPE

Program ini digunakan untuk memudahkan user memeriksa semua transaksi yang telah
dilakukan berdasarkan tipe transaksinya, tanpa harus membuka program transaksinya.
Tampilan awal dari program ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada tampilan diatas, ditampilkan semua data transaksi yang telah dilakukan tanpa
memisahkan tipe transaksinya. Untuk menampilkan data transaksi berdasarkan tipe
transaksinya kita beri tanda pada field Transaction Type dan tampilan layar akan
tampak seperti pada gambar 2.

Untuk melihat detail dari transaksi yang akan kita lihat, kita klik tombol dan
tampilan layar akan tampak seperti pada gambar 3.

Account Payable
 90

gambar 2

gambar 3

Account Payable
 91

Untuk melihat detail dari transaksi tersebut kita klik tombol , dan tampilan
layar akan tampak seperti pada gambar 4.

gambar 4

Account Payable
 92

APB9800 AP SOFT CLOSE PERIOD

Program ini digunakan untuk menutup transaksi pada suatu periode, dengan tujuan agar
tidak terjadi lagi pergerakan pada modul Account Payable di periode tersebut. Hal ini
perlu dilakukan agar laporan yang sedang atau sudah dipersiapkan tidak berubah-ubah.
Tampilan dari program batch ini dapat kita lihat pada gambar 1.

gambar 1

Pada bagian ini terdapat beberapa tombol function antara lain :

Print Report Digunakan untuk mencetak data transaksi di modul AP yang belum
balance sampai dengan saat dilakukan soft close period.
Modify Digunakan untuk mengembalikan Soft Closing Period ke periode
sebelumnya. Batas minimalnya adalah Current Period pada Company
Master (SSM0100).
Process Digunakan untuk melakukan proses Soft Close Period di modul
Account Payable ini.

Terdapat beberapa syarat yang harus dipenuhi sebelum kita melakukan Soft Close
Period di modul AP ini antara lain :
• Tidak ada transaksi di modul AP pada periode tersebut yang tidak balance. Jika
masih ada akan muncul peringatan untuk melakukan Recover yang daftarnya dapat
dicetak dengan menjalankan tombol Print Report.
• Modul Cash & Bank telah melakukan soft closing.
• Modul Purchase Journal telah melakukan soft closing.

Account Payable