PT INDOTIRTA SUAKA
PURCHASING
STANDAR OPERATIONAT
PROSEI}UR
TOTE
NOMOR SOP : M/ITS-PC/PT [Link] 02 1 I 20 t8
TGL. PEMBUATAN :17 September20l8
TGL. REVISI
TGf,. EFEICTM- 17 September 20t&
PT. IIIDOTIRTA SUAKA DI SAHKAN OLEII
PULAU BUIAN- BATAM
INDONESIA ,"rr/
Desmond Walsh
(General Manaser)
NAMASOP : PURCFIASIhTG
DASAR PEMBUATAhI : KUALIF'IKASI PELAKSANA :
1. Management [Link] Suaka L Melalcukan pembelian dan negoisasi
2. Management petemakan babi 2. Memiliki kemampuan bidang di Administrasi
[Link] Suaka
KETERKAITAN: PERALATANIPERLENGKAPAITI :
I. HRD l. Setiap peralatan dalam Standart Operasional Prosedur
2. GESTATION Management Purchasing yaitu : kendaraan cargo, pompong,
3, F',{RROSrING crans Euck, dan trongkasg
4. AI CENTER 2. Setiap peralatan/bahan disesuaikan disetiap prosedu.
5. WEANER
6. PORKER
7. AIAO
8. SELECTOR
9. MARKETING
IO" ABATOA
11. FARM STORE
12. FEED MILL
13. VET SERV & DRUG STORE
14. LABCIRATORIU&T
15. SECURITY
16. FEED WAREHOUSE
17. MAINTENANCE
PERINGATAII: PENCATATAN DAN PEIIDATAAN :
Setiap pelaksanaan prosedur Setiap prose{ur yang berkaitan dalam hal pencatatan dan pe,ndataan
managsmen purchasing harus disimpan sebagai data elekronik dan manual.
sesuai dengan standar yang
ditentukan oleh [Link] Suaka
I
L
t--
t_
I
DAFTAR ISI
l-
I
L
I
NO MATERI HALAMAN
I
I SOP hoses Pembelian dan Kedatangm Barang I
L
I
L
I
I
I
L
I
L
t-
L
I
L
I
L
I
L
I
t_
t-
I
L
I
)
L
I
L
I
L-
puncnasrxc suNoln [Link], pnosrnun
I I
[Link] SUA-TCA
PULAU BULAN PROSES PEMBELIAN & Ditehpkan di [Link]
-BATAM
INDONESIA KEDATANGAN BARANG
I
(The Process af Parehase and Goods
Anival)
2-4
( General Manager )
LATAR BELAKANG
o Untuk kelancaran kegiatan produktifitas perusahaan memerlukan
barang-barang untuk mendukung operasional sehari-hari
TUJUAN
r lr4enrenuhi kebutuhan atau penrint*an trser dalarn pergadaalr
barang
DASAR PELAI$Ah{Ar{N
r Management Perusahaan &Peraturan Biosecuriqr
PELAKSANA
. Staff& Karyawan Pwchasing Deparhnent
WAKTU PELAKSANAAN
r Setiap hari
FASILITAS l. Kendaraancargo
2. Pompong
3. Crane truck
4. Adm
PROSEDUR PROSES PENERTMAAN PR (PURCHASE REQUISITION)
PELAKSANAAN t . Menyiapkan btanko PR (Rrrehase Requisition) - 4 ran$rap
2. User mengisi PR dengan lengkap dan jelas (Huruf KAPITAL) :
a) Nama Barang, b) Kode Barang, c) Spesifikasinya dan d)
Banyaknya / Jumlah yang dipesan untuk setiap item barang.
3. PR hrus ditanda-tangani lengkap dengan nama jelasnya oleh
pemohon (user) dan telah diketahui oleh Departrnent Headnya
(Tanda Tangan dan Nama Jelas)
Note:
Data/history pembelian barang dapat disiapkan oleh Purchasing
bila diperlukan
4. User menyerahkan PR untuk diverifikasi oleh Auditor dengan
memberika penjelasan tortnlis pada formtrlir *Simple Objective
Form"
5. Menerima PR yang telah diisi secara lengkap, jelas dan telah
diverifikasi oleh Auditor
6. Memeriksa kembali dan menyeleksi setiap item barang yang
dipesan:
a) Mengembalikan PR apabila nama barang, kode, spesifikasi
dan jumlah yang diorder TIDAK JELAS atau TIDAK
LENGKAP
b) Membatalkan / mengembalikan PR untuk direvisi apabila
barang yang diorder merupakan barang stok dan
memginfr'rmasikan kepada user agar menghubungi Sto'rs
House
I
7. Registasi PR:
a) Memberikan NOMOR PR
b) Mencatat PRyang masuk
8. Memberikan copy PRkepada:
a) User, lembar ke a (kuning)
b) Store House, lembar ke 3 (Hijau)
9. Apabila PR disertai dengan :
a) CONTOH BARANG atau
b) BARANG YANG AKAN DIPERBAIKI, maka contoh
barang: af;au harang yang; akan diperbaiki diperiksa sesuai
dengan PRnya dan membuat TANDA TERIMA CONTOH
BARANG
c) Contoh barang / barang yang akan diperbaiki dicek oleh
auditor
d) Membuat surat ijin pengiriman Contoh Barang / Barang
yang akan diperbaiki di Departemen HRD
[Link] Harga dan Supplier / KontraLtor :
Mencari penawaran harga barang dari sebanyak-banyaknya
pada 3 (tiga) supplier / kontraktor untuk setiap PR
[Link] dan membuat perbandingan penawaran harga barang
yang ma.$uk dari supplier / konftaktor, lengkap deugan
spesifikasi barang / peke{aan yang ditawarkan
[Link] negoisasi (penawaran harga), memilih harga yang
terbaik dengan kualitas barang yang terbaik ("apple to apple"),
dengan memperhatikan ketersediaan barang dan jangka waktu
pembayaran (menganalisa barang & supplieryang ditunjuk)
[Link] budget pembelian sesuai dengan jurntah transaksi di
PR
[Link] persetujuan Manager / Head Departrnent masing-
masing User untuk PR yang sudah lengkap dengan harga
barangnya
B. PROSES PO (PURCHASE ORDER) SAMPAI KEDATANGAN
BARANG
l. Menerbitkan PO (Purchase Order) untuk setiap PR yang sudah
lengkap Procedtre & Approvalnya
2. Memeriksa dan Legalisasi setiap PO yang diterbitkan (Tanda
Tangan dan Cap Perusahaan)
3. Menyerahkan PO ke supplier yang telah ditunjuk
4. Melakukan proses pembelian / pengambilan barang dari
supplier sesuai dengan yang tertera di PO. Memastikan kualitas
dan kuantitas / jurrlah barang yang dibeli telah sesuai dengan
yangtertera di PQ
5. a)Membuat perenffinaan kdatangan barang dan
menginformasikannya ke Departemen Exim minimal sehari
sebelum kedatangan barang untuk mendapatkan Uin
memasu}kan barang ke P. Bulan
b)Mengirim barang yang telah dibeli / diambil dari supplier
fiserah-terimakan kepada karyawan Furchasing P. Butan
6. Barang dikirim ke P. Bulan dengan menggunakan pompong
kayu / tongkang
?. Barang diterima di Jetty Baru dan dilakukan fumigasi sebelum
barang dibawa ke Famr Store
8. Serah terima barang dari Purchasing kepada Farm Store (Stnat
Jalan ditandafangani dan dicap)