RISK MANAGEMENT PLAN
SIG-BUSA (SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS BUDIDAYA SAWIT)
KELOMPOK 07
JL. KETINTANG NO.156, GAYUNGAN
SURABAYA, JAWA TIMUR 60231
02/11/2024
1
TABLE OF CONTENTS
INTRODUCTION.................................................................................................................................. 3
TOP THREE RISKS............................................................................................................................... 4
RISK MANAGEMENT APPROACH............................................................................................................4
RISK IDENTIFICATION........................................................................................................................... 5
RISK QUALIFICATION AND PRIORITIZATION.............................................................................................. 6
RISK MONITORING............................................................................................................................. 6
RISK MITIGATION AND AVOIDANCE........................................................................................................7
2
INTRODUCTION
Proyek SIG-BUSA (Sistem Informasi Geografis Budidaya Sawit) dianggap sebagai proyek risiko
sedang karena memiliki skor risiko keseluruhan 24 pada skala 0 hingga 100. Skor risiko proyek
adalah rata-rata skor risiko dari risiko paling signifikan terhadap proyek ini. Skor risiko di bawah
16 dikategorikan sebagai proyek risiko rendah, skor antara 16 dan 45 sebagai risiko sedang, dan
skor di atas 45 sebagai risiko tinggi.
Sebelum risk management dimulai, sangat penting untuk membangun fondasi guna
menyediakan informasi proyek yang terstruktur. Oleh karena itu, elemen-elemen proyek
berikut ini telah diselesaikan dan ditetapkan sebelum mengembangkan Rencana Manajemen
Risiko ini:
1. Definisi ruang lingkup, jadwal, sumber daya, dan biaya: Mengacu pada Scope
Management Plan dan Work Breakdown Structure (WBS), seluruh elemen ini telah
dirinci secara detail.
2. Pengembangan Work Breakdown Structure (WBS) dan WBS Dictionary: Semua
deliverable dipecah menjadi tugas-tugas kecil untuk pengelolaan yang lebih baik.
3. Penyusunan jadwal utama dan rinci: Jadwal proyek disusun menggunakan perangkat
seperti Microsoft Project, mencakup semua milestone utama.
4. Estimasi biaya dan anggaran final: Biaya proyek sebesar Rp. 150.000.000 diidentifikasi
dalam Cost Management Plan dengan alokasi dana cadangan untuk risiko.
5. Identifikasi sumber daya yang diperlukan: Mengacu pada Human Resources Plan,
kebutuhan sumber daya manusia telah dirinci berdasarkan peran dan tanggung jawab.
6. Penetapan metrik pengukuran kinerja: Indikator kinerja seperti Cost Performance Index
(CPI) dan Schedule Performance Index (SPI) akan digunakan untuk pemantauan proyek.
TOP THREE RISKS
Tiga risiko yang paling mungkin dan berdampak besar terhadap proyek ini adalah:
3
Delay in Data Collection and Field Mapping
Akibat kondisi cuaca yang tidak menentu dan keterbatasan akses ke lokasi perkebunan
sawit, proses pengumpulan data lapangan dan pemetaan geografis mengalami
keterlambatan yang berdampak pada penundaan jadwal proyek. Project Manager akan
memitigasi risiko ini dengan membuat jadwal pengumpulan data yang lebih fleksibel
serta menggunakan teknologi pemetaan udara seperti drone untuk mempercepat
proses pengumpulan data di lapangan.
Software Development Delay
Karena keterbatasan sumber daya teknis dan potensi kendala komunikasi antara tim
pengembang dan pemangku kepentingan, proses pengembangan perangkat lunak SIG-
BUSA berisiko mengalami keterlambatan. Hal ini akan berdampak pada jadwal
penyelesaian proyek secara keseluruhan. Project Manager akan memitigasi risiko ini
dengan menambahkan sesi review mingguan bersama tim pengembang untuk
memantau progres dan melakukan pengujian secara bertahap untuk memastikan
kualitas perangkat lunak tetap terjaga.
Inadequate System Infrastructure
Karena keterbatasan infrastruktur sistem seperti server atau jaringan yang tidak
memadai di lokasi proyek, implementasi sistem SIG-BUSA dapat terganggu, sehingga
berdampak pada kinerja sistem dan efektivitas penggunaannya. Project Manager akan
memitigasi risiko ini dengan melakukan koordinasi dengan penyedia layanan cloud atau
server cadangan untuk memastikan sistem tetap dapat berjalan dengan optimal.
RISK MANAGEMENT APPROACH
Untuk proyek SIG-BUSA (Sistem Informasi Geografis Budidaya Sawit), pendekatan kami untuk
mengelola risiko mencakup proses sistematis dan metodis yang memungkinkan tim proyek
untuk mengidentifikasi, menilai, memberi skor, dan memberi peringkat berbagai risiko. Untuk
memastikan pemantauan dan mitigasi yang tepat waktu, risiko dengan probabilitas dan
dampak tertinggi diprioritaskan dan dimasukkan ke dalam jadwal proyek. Manajer risiko yang
ditugaskan juga bertanggung jawab untuk menerapkan respons mitigasi yang tepat dan
memberikan pembaruan status rutin selama rapat proyek dua mingguan. Ini terutama berlaku
ketika risiko yang diidentifikasi timbul dalam jangka waktu yang ditetapkan.
Pada akhir proyek, sebagai bagian dari proses penutupan proyek, manajer proyek akan
melakukan analisis menyeluruh terhadap semua risiko yang diidentifikasi serta proses
manajemen risiko secara keseluruhan. Analisis ini akan menunjukkan seberapa baik respons
proyek terhadap risiko dan menemukan ruang untuk perbaikan. Setiap saran untuk
meningkatkan proses manajemen risiko akan dicatat dan dimasukkan ke dalam basis
4
pengetahuan pelajaran yang dipelajari. Ini akan memberikan wawasan berharga untuk proyek
berikutnya.
RISK IDENTIFICATION
Risk identification untuk proyek SIG-BUSA (Sistem Informasi Geografis Budidaya Sawit)
dilakukan pada pertemuan awal penilaian risiko proyek. Untuk mengidentifikasi risiko, manajer
proyek mengadakan pertemuan penilaian risiko, membagikan lembar catatan kepada setiap
anggota tim, dan memberikan waktu 10 menit kepada seluruh tim untuk mencatat semua risiko
yang mereka anggap merugikan.
Expert Interview
Dalam proyek ini, dua sesi wawancara dengan pakar di bidang sistem informasi
geografis dan budidaya kelapa sawit dilakukan. Dari wawancara ini, beberapa risiko
potensial ditemukan dan rencana proyek diubah untuk menguranginya. Untuk
memantau lebih lanjut, risiko yang tersisa telah dimasukkan ke dalam Register Risiko.
Risk Assessment Meeting
Risk assessment meeting akan diadakan dan melibatkan pemangku kepentingan utama
dan anggota tim inti proyek. Selama sesi ini, setiap risiko yang diidentifikasi dicatat dan
dimasukkan ke dalam rencana proyek dan Risk Register. Diskusi mendalam dilakukan
untuk memahami dampak dan kemungkinan dari setiap risiko.
Historical Review of Similar Projects
Tim proyek akan meninjau data historis dari proyek-proyek serupa yang sebelumnya
telah dilaksanakan. Dari tinjauan ini, risiko-risiko yang paling umum teridentifikasi,
termasuk strategi mitigasi yang telah berhasil digunakan. Informasi tersebut digunakan
sebagai referensi dalam merencanakan mitigasi risiko pada proyek SIG-BUSA (Sistem
Informasi Geografis Budidaya Sawit).
RISK QUALIFICATION AND PRIORITIZATION
Untuk menentukan tingkat keparahan risiko yang diidentifikasi oleh tim, faktor probabilitas dan
dampak ditetapkan untuk setiap risiko. Proses ini memungkinkan Manajer Proyek untuk
memprioritaskan risiko berdasarkan kemungkinan terjadinya dan potensi dampaknya terhadap
tujuan proyek. Manajer Proyek menggunakan matriks probabilitas-dampak untuk membantu
tim dalam menempatkan setiap risiko pada posisi yang sesuai di dalam matriks.
Setelah risiko diberi skor probabilitas dan dampak dan ditempatkan dengan tepat pada grafik,
pencatat mencatat hasil akhir sesi. Setelah itu, Manajer Proyek melanjutkan ke tahap
berikutnya, yaitu perencanaan untuk mitigasi dan penghindaran risiko. Risiko yang memiliki
5
probabilitas tinggi diberi prioritas tertinggi, dan ini sangat penting untuk memastikan bahwa
risiko tersebut dikelola dengan cara yang paling efektif.
Probabilit Skor Priorit
ID Risiko as Dampak Risiko Kategori as
1 Data spasial tidak lengkap 3 5 15 Data Tinggi
Sistem crash saat
2 3 3 9 Teknis Sedang
memproses data besar
Pengguna kesulitan Operasion
3 4 2 8 Sedang
mengoperasikan sistem al
Data tidak diperbarui Operasion
4 3 4 12 Sedang
secara berkala al
5 Serangan Siber 2 5 10 Keamanan Sedang
Probabilitas / Dampak 1 2 3 4 5
1 (Sangat Rendah) 1 2 3 4 5
2 (Rendah) 2 4 6 8 10
3 (Sedang) 3 6 9 12 15
4 (Tinggi) 4 8 12 16 20
5 (Sangat Tinggi) 5 10 15 20 25
RISK MONITORING
Risiko yang paling mungkin dan berdampak paling besar telah ditambahkan ke rencana proyek
untuk memastikan bahwa risiko tersebut dipantau secara aktif selama periode proyek terpapar
pada setiap risiko. Pada waktu yang tepat dalam jadwal proyek, seorang Manajer Risiko
ditugaskan untuk setiap risiko yang teridentifikasi. Selama rapat tim proyek dua mingguan,
Manajer Risiko untuk setiap risiko akan membahas statusnya, tetapi hanya risiko yang termasuk
dalam jangka waktu proyek saat ini yang akan ditangani.
Risk monitoring akan menjadi proses berkelanjutan sepanjang masa proyek SIG-BUSA (Sistem
Informasi Geografis Budidaya Sawit). Saat risiko muncul dalam jadwal proyek, Manajer Proyek
akan memastikan bahwa Manajer Risiko yang ditugaskan memberikan pembaruan yang
diperlukan. Pembaruan ini akan mencakup status risiko saat ini, identifikasi kondisi pemicu, dan
hasil respon resiko akan didokumentasikan. Proses ini memastikan bahwa risiko dikelola secara
proaktif, dan dampaknya terhadap proyek diminimalkan.
RISK MITIGATION AND AVOIDANCE
Manajer proyek telah memimpin tim proyek mengembangkan cara untuk menangani setiap
risiko. Saat ada risiko tambahan yang ditemukan selama siklus hidup proyek, risiko tersebut
6
akan diidentifikasi dan tim akan membuat metode yang tepat untuk mengurangi dan
menghindarinya. Risiko ini akan didokumentasikan dalam Daftar Risiko dan diintegrasikan ke
dalam rencana proyek untuk memastikan risiko dipantau pada waktu yang tepat dan ditanggapi
sebagaimana mestinya.
Risiko untuk proyek SIG-BUSA (Sistem Informasi Geografis Budidaya Sawit) akan dikelola dan
dikendalikan dalam batasan waktu, ruang lingkup, dan biaya. Semua risiko yang teridentifikasi
akan dievaluasi untuk menentukan dampaknya terhadap tiga kendala ini. Manajer Proyek,
bekerja sama dengan tim proyek, akan mengidentifikasi dan menerapkan strategi respons yang
paling sesuai untuk meminimalkan paparan risiko sekaligus memastikan kepatuhan terhadap
kendala ini.
Dalam situasi terburuk, keluwesan terhadap salah satu kendala proyek mungkin diperlukan.
Hanya kendala biaya yang memungkinkan fleksibilitas terbatas sebagai pilihan terakhir untuk
proyek ini. Untuk memenuhi persyaratan waktu (jadwal) dan ruang lingkup, yang merupakan
kendala yang pasti, pendanaan tambahan dapat dialokasikan jika perlu. Waktu dan ruang
lingkup tidak akan memungkinkan fleksibilitas dalam situasi apa pun. Jika tidak ada metode
penghindaran atau mitigasi risiko lain yang terbukti berhasil, pembatasan biaya hanya akan
berlaku dalam situasi ekstrim.
RISK REGISTER
Risk Register untuk proyek SIG-BUSA (Sistem Informasi Geografis Budidaya Sawit) mencakup
daftar semua risiko yang diidentifikasi, termasuk kemungkinan, dampaknya terhadap proyek,
kategori risiko, strategi mitigasi, dan waktu yang diharapkan di mana setiap risiko akan terjadi.
Risk Register pertama kali dibuat di rapat manajemen risiko proyek yang dipimpin oleh manajer
proyek. Dalam rapat ini, tim proyek mengidentifikasi, mengkategorikan, dan memberikan skor
untuk setiap risiko berdasarkan kemungkinan mereka akan terjadi dan dampak yang mungkin
mereka miliki terhadap proyek.
Risk Register juga mencakup strategi mitigasi untuk setiap risiko, bersama dengan perkiraan
jangka waktu kapan risiko paling mungkin terjadi. Setiap risiko diintegrasikan ke dalam rencana
proyek untuk memastikan pemantauan yang tepat dan respons yang tepat waktu.
Probabilit Dampa Skor Strategi Waktu Statu
ID Risiko
as k Risiko Mitigasi Terjadi s
1 Data spasial 3 5 15 Melakukan Tahap Terbu
tidak lengkap survei pengumpu ka
tambahan, lan data
Kolaborasi
7
dengan
penyedia data
lokal
Sistem crash
saat Gangguan Tahap Terbu
2 3 3 9
memproses operasional pengujian ka
data besar
Pengguna Sistem tidak Tahap Terbu
kesulitan digunakan
3 4 2 8 Implement
mengoperasika ka
secara efektif asi
n sistem
Data tidak Data menjadi Operasion Terbu
4 diperbarui 3 4 12
tidak relevan al ka
secara berkala
Kebocoran data
Operasion Terbu
5 Serangan Siber 2 5 10 atau kerusakan
al ka
sistem
Risk Register akan disimpan sebagai lampiran dari Rencana Manajemen Risiko ini dan akan
diperbarui secara terus-menerus sepanjang siklus hidup proyek SIG-BUSA (Sistem Informasi
Geografis Budidaya Sawit) untuk mencerminkan status terkini dari semua risiko dan strategi
yang teridentifikasi.
8
SPONSOR ACCEPTANCE
Approved by the Project Sponsor:
___________________________________________ Date:____________________
<Project Sponsor>
<Project Sponsor Title>
This free Project Risk Management Plan Template is brought to you by
[Link]