TUGAS III MANAJEMEN PERUSAHAAN KONSTRUKSI

EPC (Engineering, Procurement, and Construction)

OLEH :
NAMA : DIAN EKA WATI
NIM : D111 13 323
KELAS : SIPIL A

JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNI

UNIVERSITAS HASANUDDIN
2016

EPC adalah singkatan dari Engineering Procurement dan Construction. Dari namanya
sudah jelas bahwa EPC company adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa:
Engineering

: Design, perhitungan dan analisis dari suatu project.

Procurement

: Pembelian barang2 yang diperlukan untuk suatu project.

Contruction

: Pembangunan suatu project/plant.

Perusahaan kontraktor EPC bertanggung jawab atas pembuatan disain (tentu saja
berdasarkan kebutuhan dari Pemilik Proyek), pembelian mesin atau material konstruksi, dan
pelaksanaan fabrikasi dan instalasinya sampai fasilitas tersebut siap digunakan atau dioperasikan.
Kegiatan Engineering dimulai dari survey lapangan dimana fasilitas akan dibangun. Berdasarkan
data yang diperoleh dari kegiatan survey Kontraktor EPC mulai melakukan disain (perhitungan,
pembuatan spesifikasi, dan gambargambar konstruksi). Sebelum pekerjaan disain selesai
seluruhnya, Kontraktor EPC mulai mengidentifikasi mesinmesin atau materialmaterial yang
penyiapannya di pabrik memerlukan waktu yang cukup lama, demikian juga waktu
pengirimannya melalui trasportasi laut yang memerlukan penjadwalan yang ketat. Namun
demikian, order pembelian baru bias dilaksanakan setelah disain terkait dengan mesinmesin atau
barangbarang tersebut telah selesai. Barangbarang yang memerlukan waktu lama untuk
penyiapan sampai bisa terkirim di lapangan disebut sebagai Long Lead Item (LLI). Kontraktor
juga sudah bisa memulai pekerjaan persiapan tanah atau pondasi lebih awal sebelum seluruh
disain selesai, yang penting disain yang terkait dengan pekerjaan tersebut telah selesai. Setiap
pekerjaan dari Engineering, Procurement, sampai Construction dilakukan dengan prosedur yang
telah ditetapkan dan disepakati antara Pemilik Proyek dan Kontraktor, hal ini diperlukan untuk
tujuan pengawasan pelaksanaan pekerjaan oleh Pemilik Proyek (dilakukan sendiri atau menunjuk
perusahaan pengawas konstruksi. Pada saat semua pekerjaan telah selesai dilaksanakan, maka
diadakan serah terima pekerjaan dari Kontraktor ke Pemilik Proyek. Untuk menjamin bahwa
fasilitas yang dibangun sesuai kebutuhan Pemilik Proyek, biasanya Pemilik Proyek menetapkan
adanya masa pemeliharaan yang berlaku sejak fasilitas tersebut diserahterimakan dari Kontraktor
ke Pemilik Proyek. Pada saat serah terima pekerjaan, biasanya Pemilik Proyek melibatkan calon
pemakai fasilitas untuk memastikan bahwa fasilitas yang dibangundapat dioperasikan dan
dilakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan. Apabila selama masa pemeliharaan tersebut,
ditemukan ketidak sesuaian antara kebutuhan Pemilik dengan bangunan yang dibuat oleh
Kontraktor atau terdapat kerusakan, maka Kontraktor wajib melakukan pernyesuaian dan

perbaikan tanpa meminta tambahan biaya.

Dalam sebuah organisasi proyek EPC dimana ada pemilik dan pelaksana, inisiatif
prospektif (solusi) atas situasi kritis untuk menjaga reputasi organisasi agar proyek berjalan
sesuai harapan semua pihak (stakeholder) biasanya dilakukan oleh sebuah konsultan manajemen
proyek yang memahami sifatsifat proyek yang dilaksanakan secara integral sejak kegiatan
engineering, procurement, construction, dan sampai startup & commissioning.
1. Pengertian Proyek EPC (Engineering, Procurement, and Construction).
Pada proyek konstruksi tertentu, pemilik proyek tidak menyerahkan tanggung jawab
kegiatan desain/perancangan kepada konsultan, pengadaan material/peralatan, dan pelaksanaan
konstruksi kepada kontraktor. Namun pemilik proyek menyerahkan tanggung jawab kegiatan
EPC tersebut kepada satu pihak yang disebut konsultan-kontraktor atau kontraktor EPC. Proyek
konstruksi dengan sistem pengaturan/manajemen seperti itu dikenal dengan sebutan proyek EPC
(Engineering, Procurement, and Construction).
2. Latar Belakang Timbulnya Proyek EPC
Seperti pada proyek konstruksi tradisional, manajemen proyek dengan konsep EPC
bertujuan sama, yaitu tercapainya persyaratan biaya, mutu, dan waktu. Hal tersebut juga menjadi
latar belakang timbulnya proyek EPC dan dapat dilihat pada penjelasan berikut ini :
a. Waktu penyelesaian
Dengan menggabungkan kegiatan desain, pengadaan, dan konstruksi maka akan dihasilkan
waktu penyelesaian proyek yang lebih singkat dengan tujuan agar proyek tersebut dapat lebih
cepat beroperasi. Hal ini berkaitan dengan adanya investasi pada proyek konstruksi. Karena
dengan demikian cepatnya proyek beroperasi maka uang yang diinvestasikan akan lebih
cepat kembali.
b. Pertimbangan anggaran biaya
Pemilik proyek menginginkan untuk mengeluarkan biaya proyek keseluruhan yang serendah
mungkin sesuai dengan pengembalian investasi yang semaksimal mungkin dan dengan
keuntungan sebesar-besarnya. Hal ini dapat dicapai dengan cara memperpendek waktu
penyelenggaraan konstruksi, mengurangi risiko yang mungkin terjadi, melakukan
perencanaan yang cukup lama agar mendapatkan hasil yang matang, dan sebagainya. Dengan

berkurangnya waktu penyelenggaraan konstruksi, berarti biaya overhead proyek dapat lebih
berkurang.
c. Standar mutu
Pemilik proyek EPC yang hendak mempekerjakan kontraktor EPC akan membutuhkan
standar kualitas dan pelaksanaan pada masing-masing pekerjaan pada proyeknya. Pada
proyek EPC, kontrak harus meliputi pokok-pokok tentang spesifikasi di samping waktu dan
biaya. Juga kualifikasi dari kontraktor EPC yang ikut dalam pengadaan sangat menentukan.
Hal ini terutama karena proyek EPC merupakan proyek yang mempunyai tingkat kesulitan
lebih tinggi dibandingkan proyek konstruksi tradisional, sehingga pada waktu konstruksinya
diperlukan juga peran dari engineer-nya paling tidak untuk mengawasi.
3. Jenis-jenis Proyek EPC
Seperti telah dijelaskan, salah satu karakteristik proyek konstruksi adalah rangkaian
kegiatannya memiliki hasil akhir yang secara umum berupa bangunan rumah tinggal, bangunan
gedung, bangunan teknik sipil, dan bangunan industri. Untuk menganalisis jenis proyek yang
menerapkan konsep EPC, dapat ditinjau jenis proyek berdasarkan output proyek atau hasil akhir
kegiatan proyek tersebut.
Proyek EPC tidak pernah diterapkan pada proyek bangunan gedung, tetapi seringkali
ditemui pada pembangunan pabrik. Pada proyek semacam ini biasanya pembangunan ditujukan
untuk menghasilkan suatu produk dengan spesifikasi tertentu misalnya gas dengan tekanan
tertentu, listrik dengan daya tertentu dan minyak dengan jumlah tertentu, berbeda dengan
bangunan gedung yang dibangun untuk digunakan misalnya untuk dihuni, dijadikan perkantoran,
dijadikan pusat perbelanjaan, dan sebagainya.
Ketika proyek semacam ini dibangun, biasanya terdapat pekerjaan instalasi yang lebih
banyak dibandingkan pada proyek bangunan gedung, misalnya pekerjaan instalasi pipa, turbin,
boiler, dan kompresor. Pembangunan konstruksi biasanya ditujukan sebagai struktur penunjang
instalasi tersebut misalnya pembangunan pondasi mesin sebagai tempat dudukan mesin-mesin
pabrik tersebut. Selain itu, beberapa pekerjaan konstruksi lainnya hanya berperan dalam
pekerjaan persiapan proyek seperti pembersihan lahan (land clearing), pembangunan jalan
(access road), fasilitas penyimpanan barang (warehouse), dan kantor direksi (direction kit).

Dalam mewujudkan proyek semacam ini, beberapa masalah yang seringkali timbul
adalah dalam mengkoordinasikan pekerjaan instalasi dan pekerjaan konstruksi. Biasanya
pekerjaan konstruksi harus menyesuaikan kepada jenis instalasinya oleh karena itu dalam
melakukan kegiatan harus didahului dengan perencanaan yang matang, misalnya dalam
pembangunan pondasi mesin terus memperhatikan spesifikasi mesin yaitu dimensinya, beratnya,
getarannya, dan sebagainya. Berdasarkan output ini, proyek yang sesuai untuk menerapkan
konsep EPC adalah proyek yang membangun bangunan industri atau lebih tepatnya adalah
industrial plant. Secara terminologi industri memiliki pengertian suatu usaha untuk
menghasilkan/memproduksi suatu barang atau jasa sedangkan pengertian plant mengarahkan
pada suatu pabrik. Pabrik yang dimaksud tidak hanya terbatas pada pabrik yang biasa kita lihat
sehari-hari di suatu kawasan industri dimana bangunannya terkumpul dalam suatu area, tetapi
memiliki pengertian yang lebih luas karena bangunan pabrik itu dapat terpencar diberbagai
kawasan, bisa jadi bangunan itu terdiri dari bangunan yang kecil-kecil sebesar gardu listrik tetapi
memiliki frekuensi yang banyak dan dihubungkan dengan instalasi yang cukup panjang, seperti
pada proyek pembangunan instalasi telekomunikasi dan instalasi dan transmisi gas dimana
pembangunan instalasinya menyerupai instalasi pabrik yang dibangun pada suatu kawasan.
Dengan demikian didapat pengertian bahwa industrial plant adalah bangunaan (menyerupai
pabrik) yang dibuat untuk memproduksi suatu barang atau jasa.
Bangunan industri umumnya memiliki ciri-ciri yang membedakan dengan jenis bangunan
lainnya antara lain :
1. Dalam pembangunan sebuah bangunan industri tidak hanya diutamakan optimalisasi
pembangunan fisik jasa, tetapi juga diutamakan pembangunan suatu sistem yang optimal
dengan tujuan mencapai output yang maksimal, seperti gas dengan tekanan tertentu. Diantara
pembangunan sistem yang telah ada seperti :
- Eksplorasi dan eksploitasi sumber daya alam.
- Pengelolaan (refinery).
- Proses kimia (process plant).
- Pembangkit tenaga (power generation)
- Produksi manufaktur.
2. Prosentase pembangunan instalasi lebih besar dibandingkan konstruksi. Instalasi (asal kata
install) adalah komponen-komponen/peralatan yang ditempatkan dan akan menjadi suatu
sistem bila siap dioperasikan, seperti pipa, boiler, turbin, dan generator. Konstruksi berguna

sebagai struktur penunjang yang akan memberikan dukungaan pada instalasi seperti pondasi,
struktur baja (hangar), dan kabel. Konstruksi ini dapat dibedakan menjadi dua yaitu
konstruksi yang mendukung instalasi secara langsung (konstruksi langsung) seperti kabel dan
pondasi mesin dan yang mendukung instalasi secara tidak langsung (konstruksi tidak
langsung) seperti pembuatan access road, pembangunan direction kit, pembangunan fasilitas
penyimpanan barang, dan parkir kendaraan. Jika dilakukan perbandingan, maka biasanya
biaya instalasi (termasuk biaya pembelian material dan peralatan) akan melampaui biaya
konstruksi langsung sehingga mengakibatkan prosentase biaya instalasi menjadi lebih besar
dari pada biaya konstruksi langsung.
3. Pada proyek industri, komponen-komponen material dan peralatan yang menonjol adalah
mesin-mesin/peralatan berteknologi canggih seperti boiler, generator, dan turbin uap.
Terkadang, komponen-komponen proyek tidak ada di pasaran tetapi harus difabrikasi terlebih
dahulu tidak seperti bangunan gedung dan teknik sipil yang komponen material dan
peralatannya sudah bersifat umum sehingga terdapat banyak di pasaran.
4. Untuk menangani proyek-proyek industri terutama terhadap mesin-mesin canggih pada saat
pelaksanaan tidak akan ditemui kesulitan yang berarti. Terkadang mesin-mesin itu bersifat
khusus dan baru ditemui oleh para personil sehingga membutuhkan kajian teoritis lagi
sebelum mengimplementasikannya pada suatu proyek. Dalam hal ini berarti sumber daya
manusia (man) lebih diarahkan pada peran perencanaan konstruksi dari pada pelaksanaan
konstruksinya.
5. Untuk mewujudkan kegiatan proyek industri seringkali dibutuhkan integrasi peran multi
disiplin. Keahlian masing-masing sumber daya manusia tidak terbatas pada suatu disiplin
tetapi saling bekerjasama antar disiplin ilmu disebabkan karena kompleksnya masalah proyek
yang dihadapi. Sebagai contoh ketika memasang sebuah boiler untuk memprosesnya
dibutuhkan ahli teknik kimia, untuk membuat konstruksinya dibutuhkan ahli teknik sipil,
untuk mengoperasikannya dibutuhkan ahli teknik mesin dan lain-lain sehingga masingmasing disiplin itu tidak dapat berdiri sendiri.
Setelah dianalisis ciri-ciri proyek industrial plant ini, jenis proyek lain seperti bangunan
gedung dan teknik sipil juga dapat memiliki sebagian ciri-ciri tersebut. Pada proyek semacam
dapat pula diterapkan konsep EPC, contohnya pada proyek jembatan cable-stayed berteknologi
modern ataupun proyek kota super block. Pada proyek jembatan cable stayed misalnya,

dibutuhkan kabel baja mutu tinggi yang harus dipesan (fabrikasi) terlebih dahulu jauh sebelum
proyek dimulai. Pengerjaannya menjadi tidak sederhana karena harus melakukan banyak
pemasangan kabel-kabel dengan mutu berbeda-beda. Setelah itu dibutuhkan metoda kerja mesin
tertentu (kontrol aktif) sebagai antisipasi terhadap gempa sehingga perlu juga melibatkan disiplin
lain selain teknik sipil.
4. Parameter Keberhasilan
a. Kegiatan engineering dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:
- Safe & Environmental Friendly: kegiatan survey harus dapat dilakukan secara aman dan
tidak menimbulkan gangguan/kerusakan lingkungan, demikian juga fasilitas yang
didisain telah memenuhi persyaratan keamanan dan lingkungan yang ditetapkan
-

berdasarkan standar internasional dan peraturan pemerintah yang berlaku.

Availability of Material: fasilitas yang didisain harus mempertimbangkan ketersediaan

material baik secara kualitas maupun kuantitas.

Constructable: fasilitas yang didisain harus dapat dibangun di lokasi yang dipersiapkan

dengan menggunakan tenaga kerja, peralatan, teknologi dan metodologi yang ada.
Specification and drawing are defined: disain harus dituangkan dalam bentuk spesifikasi

dan gambar yang lengkap dan jelas.

Testable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan pengujian

sehingga dapat diukur kualitasnya pada saat sudah terpasang sebelum dioperasikan.
Maintainable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan pemeliharaan
dan perawatan sesuai kebutuhannya sehingga mempunyai umur ekonomi sesuai yang
diharapkan. Beberapa bagian bisa saja tidak memerlukan perawatan (free maintenance)

karena suatu alasan tertentu.

Expandable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dikembangkan untuk

memenuhi kebutuhan dimasa yang akan dating yang belum dapat ditetapkan sekarang.
On Schedule: disain harus dikerjakan sesuai jadwal yang ditetapkan sehingga tidak

mempengaruhi target penyelesaian proyek secara keseluruhan.

On Budget: fasilitas yang didisain harus memenuhi batasan anggaran yang tersedia.

b. Kegiatan procurement dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:
- Fit to Spec/Drawing: Mesin atau material yang dibeli harus sesuai dengan spesifikasi dan
-

gambar disain.
Inspection and Test are defined: harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap mesin

atau material yang dibeli.

Documentation is detailed: dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci

mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga
-

dengan tatacara (manual) pengoperasiannya.

Traceable: semua proses dalam pembuatan mesin atau material sampai terkirim di
lapangan harus dapat dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu

pernah mengalami perbaikan selama pembuatan atau pengiriman.

Ease or Safe for delivery: mesin atau material hendaknya dikemas dengan ukuran dan

kemasan yang aman dan mudah untuk pengiriman.

On schedule: mesin atau material agar dapat dikirim ke lapangan sesuai jadwal yang
ditetapkan.

c. Kegiatan construction dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:
- Safe & Environmental Friendly: pekerjaan di lapangan harus dilaksanakan dengan aman
tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan kerja
perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian juga
agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengganggu atau merusak lingkungan sesuai ketentuan
-

pemerintah yang berlaku.

Fit to Spec/Drawing: Mesin atau material yang dipasang harus sesuai dengan spesifikasi

dan gambar disain.

Work Plan and Schedule are clear: harus dibuat work plan yang jelas merinci setiap

pekerjaan dan dijadwalkan sesuai target yang ditetapka oleh pemilik proyek.
Inspection and Test are defined: harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap mesin

atau material yang dipasang di lapangan.

Documentation is detailed: dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci
mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga
dengan tatacara (manual) pengoperasiannya. Untuk pekerjaan dilapangan harus mencatat
tenaga kerja, peralatan yang dipakai, kondisi cuaca setiap hari, dan segala macam

kejadian yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.

Traceable: semua proses pemasangan mesin atau material di lapangan harus dapat dilacak
informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu pernah mengalami perbaikan

selama.
On schedule: mesin atau material agar dapat dipasang di lapangan sesuai jadwal yang

ditetapkan.
Within Budget: pelaksanaan pekerjaan harus dijaga tidak menimbulkan biaya biaya
tambahan yang tidak seharusnya diperlukan.

d. Kegiatan start up and commissioning dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah
ini dipenuhi:
- Safe & Environmental Friendly: pekerjaan startup and commissioning di lapangan harus
dilaksanakan oleh orang yang berpengalaman dalam mengoperasikannya dengan aman
tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan kerja
perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian juga
agar pelaksanaan pekerjaan startup and commissioning tidak mengganggu atau merusak
-

lingkungan sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku.

Produce suitable product: start up and commissioning untuk memastikan bahwa fasilitas

yang terpasang sesuai dengan yang diharapkan.

Operable and Maintainable: startup and commissioning harus memastikan bahwa fasilitas
yang terpasang dapat dioperasikan dengan baik dan memungkinkan untuk melakukan

perawatan atau perbaikan pada saat pengoperasiannya.

On schedule: startup and commissioning agar dapat dilakukan sesuai jadwal yang

ditetapkan dan dapat diintegrasikan dengan fasilitas lain yang terkait.

Handover document is defined: dokumen yang diserahterimakan sebelum startup and
commissioning lengkap sehingga memudahkan untuk mengambil tindakan selama proses
commissioning.

5. Siuasi Kritis
a. Dibawah ini merupakan isuisu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan engineering yang
perlu diantisipasi:
- Incomplete Soil Investigation Data: Seringkali data tanah tidak lengkap sehingga
menyulitkan dalam menilai daya dukung tanah untuk penetapan struktur bangunan
-

(pondasi, rangka bangunan).

Engineered Equipment: seringkali fasilitas yang akan dibangun memerlukan mesinmesin

atau peralatan yang harus didisain secara khusus karena tidak tersedia di pasaran.
Deliverables approval: harus ada kesepakatan yang jelas mengenai proses persetujuan
dokumen antara konyraktor dan pemilik proyek, sehingga tidak terjadi keterlambatan
pekerjaan karena terhambatanya persetujuan dokumen.

b. Dibawah ini merupakan isuisu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan procurement yang
perlu diantisipasi:
- Long Lead Items: ada beberapa mesin atau material yang memelukan waktu yang cukup

panjang untuk pembuatannya di pabrik dan proses pengirimannya sampai di lapangan.

Barangbarang ini harus segera dipesan tanpa menunggu semua pekerjaan engineering
-

selesai.
Letter of Credit: untuk barangbarang yang perlu pembuatan di pabrik dan/atau perlu
pengiriman melalui laut biasanya meminta pembayaran dalam bentuk letter of credit.

Barang tidak akan dikirim sebelum pabrik menerima letter of credit.

Inspection/Certification: Barang yang diproduksi di pabrik biasanya memerlukan inspeksi

dari pejabat pemerintah yang terkait atau memerlukan sertifikasi dari lembaga tertentu.
Import: Perlu penanganan custom clearance di pelabuhan penerima yang terkait dengan

ketentuan bea masuk.

Material traceability: Untuk barangbarang yang di produksi di pabrik kemudian
memerlukan pengiriman melalui laut dan pengiriman lewat darat memerlukan traceability
untuk memastikan apakah barang yang diterima di lapangan adalah benar barang yang

diproduksi di pabrik.
Vendor Documents TBA and PO: Seringkali kontraktor harus memilih salah satu vendor
dari beberapa vendor sejenis yang akan memasok suatu barang tertentu. Technical Bid
Analysis dibuat untuk mengevaluasi apakah vendor telah memenuhi persyaratan yang
ditetapkan dalam proyek ini. Keterlambatan pembuatan PO biasanya disebabkan oleh
keterlambatan pengambilan keputusan penetapan vendor terpilih.

c. Dibawah ini merupakan isuisu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan construction yang
perlu diantisipasi:
- Accessibility to Site: Menjadi sangat penting untuk mengetahui dengan baik kemudahan
untuk mencapai lapangan tempat dilakukannya pekerjaan baik terkait dengan lokasi
gudang atau lahan tempat penampungan sementara barang barang atau peralatan kerja
maupun lokasi tempat fasilitas akan dibangun. Apakah tersedia jalan masuk yang
memadai dari jalan umum ke lokasi proyek (penampungan sementara atau tempat
fasilitas), sehingga memungkinkan orang, kendaraan, barangbarang, mesin, alat berat dan
lainlain terkait dengan pembangunan fasilitas dapat dibawa masuk atau keluar dari lokasi
proyek. Jalan masuk sementara biasanya dibangun untuk kebutuhan ini. Kualitas jalan
-

masuk ini harus disesuaikan dengan beban angkut proyek yang ada.
Change in Subsurface Condition: Keadaan dibawah permukaan lokasi pembangunan
fasilitas biasanya telah disediakan informasi oleh pemilik proyek dengan kuantitas dan

kualitas yang bervariasi. Pelaksana pekerjaan biasanya menunjuk orang yang sangat
berpengalaman dalam mengenali kondisi bawah permukaan lokasi proyek untuk
memeriksa kehandalan data yang diberikan oleh pemilik proyek dan melakukan
penelitian lebih mendalam mengenai keadaan bawah permukaan tanah tersebut untuk
mengantisipasi kemungkinan masalah yang akan dihadapi pada saat pelaksanaan
pekerjaan tersebut. Informasi ini akan menjadi pertimbangan pada saat penetapan biaya
pelaksanaan proyek sebelum ditandatanganinya kontrak pekerjaan, dan juga akan dipakai
sebagai pertimbangan untuk melakukan klaim pada saat pelaksanaan pekerjaan apabila
dijumpai halhal yang mengganggu pelakasanaan pekerjaan yang mempengaruhi biaya,
-

waktu dan kualitas pekerjaan.

Change in Season Condition: Perubahan cuaca dilokasi proyek biasanya sering terjadi
dan mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Pelaksana pekerjaan harus selalu mencatat
cuaca harian selama pekerjaan berlangsung. Karena cuaca bisa saja setiap saat berubah
tergantung dari perubahan aktifitas kehidupan manusia disekitarnya, maka pelaksana
proyek harus mempersiapkan berbagai cara untuk mengantisipasi terjadinya perubahan
cuaca dalam batasan kewajaran diwilayah tersebut. Pelaksana harus menyisihkan
cadangan biaya dan bahan untuk kondisikondisi darurat untuk meminimalkan kerugian
yang akan timbul akibat perubahan cuaca ini yang umumnya tidak bisa diklaim ke
pemilik proyek, kecuali halhal yang melebihi kondisi normal yang dapat dikelompokkan

ke tingkat bencana alam (yang diumumkan oleh pemerintah setempat).

Material traceability: pencatatan barangbarang yang dipakai di lokasi proyek harus
dilakukan dengan tatacara yang baik yang kita kenal dengan traceability System yang
mencatat asalusul barang dibuktikan dengan dokumendokumen barang yang sah seperti
sertifikat atau hasil pengujian, dokumen pengiriman dan penyimpanan barang, dan
dokumendokumenterkait lainnya. Demikian juga harus dipastikan setiap barang yang
dikirim sedapat mungkin diberikan identifikasi (nomer dank ode yang unik) sehingga
memudahkan dalam pelacakannya. Catatan ini masih harus disimpan terus sampai masa
operasi nantinya. Beberapa perusahaan sudah mempunyai tatacara pelacakan barang ini
dengan sistim kmomputer yang baik sehingga pelacakan dapat dilakukan dengan cepat

dan akurat.
Environmental Impact: Pemilik proyek biasanya sudah memberikan analisa mengenai
dampak lingkungan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. Pelaksana proyek harus

melakukan pengelolaan dan pemantauan mengenai dampak lingkungan dan melaporkan

kepada pemilik proyek maupun ke instansi pemerintah yang ditunjuk. Didalam dokumen
Analisa mengenai dampak lingkungan biasanya menjelaskan secara rinci kondisi
lingkungan, ketentuan mengenai kondisi lingkungan, tata cara kerja pelaksanaan proyek
yang diijinkan untuk setiap kondisi lingkungan. Setiap orang yang bekerja didalam
proyek khususnya para pemimpin proyek harus mengetahui dengan baik dan dapat
melaksanakan ketentuan mengenai lingkungan ini dengan sebaikbaiknya dalam
-

pelaksanaan proyek.
Interfacing with Other facilities: Fasilitas yang akan dibangun di lokasi proyek ini
seringkali terkait dengan fasilitas lain terutama yang ada didalam dan disekitar lokasi
proyek seperti fasilitas yang sudah ada di lokasi proyek, jalan masuk, sambungan listrik,
sambungan air, sambungan telepon, dan sambungan sambungan lainnya. Posisi fasilitas
yang akan dipasang harus sesuai dengan posisi fasilitas yang sudah ada sehingga dapat
dilakukan penyambungan dengan baik. Waktu pemasangan fasilitas juga harus

disinkronisasikan dengan kesiapan fasilitas lainnya yang akan disambung.

Field Changes: Waktu pelaksanaan pekerjaan biasanya berbeda terlalu jauh dengan saat
perancangan sehingga kondisi lapangan bisa saja sudah tidak lagi sesuai dengan hasil
survey pada saat perancangan. Sehingga diperlukan penyesuaian barangbarang maupun
pemasangannya untuk menyesuaikan dengan kondisi lapangan pada saat dilaksanakan
pekerjaan tersebut. Perubahanperubahan ini dituangkan dalam nota perubahan yang
disepakati oleh pelaksana pekerjaan dan pemilik proyek. Apabila terdapat implikasi
biaya, waktu dan kualitas pekerjaan atau barang, maka perubahan tersebut harus

dituangkan dalam perjanjian kontrak (amandemen).

Inspection & Certification: Beberapa fasilitas yang dibangun memerlukan pengawasan
dan sertifikasi dari lembaga pemerintah yang ditunjuk untuk itu, yang menyebabkan
p=fasilitas tersebut baru boleh digunakan setelah dilakukan pemeriksaan dan sertifikasi
oleh instansi yang berwenang.

d. Dibawah ini merupakan isuisu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan Starup &
Commissioning yang perlu diantisipasi:
- Completeness of Documents: Startup dari suatu peralatan biasanya dilakukan oleh calon
pemakai fasilitas tersebut karena merekalah yang tahu apa yang mereka perlukan dan

bagaimana cara menggunakan, melakukan perbaikan dan/atau perawatan. Untuk itu

diperlukan dokumen yang lengkap terkait dengan pengoperasian dan perawatan untuk
memudahkan mengatasi maslah yang akan timbul. Dokumendokumen itu disamping
-

harus lengkap juga harus mudah didapatkan.

Availability input material: Untuk melakukan pengoperasian fasilitas yang memerlukan
input material harus dipastikan matrial input tersebut sudah tersedia dan siap dipakai pada

saat startup.
Readiness of users: Kesiapan pemakai fasilitas harus dipastikan jadwalnya yang meliputi

kelengkapan organisasi, pelatihan, dan prosedur pengoperasian dan perawatan.

Commisioning: Pada saat pelaksanaan penyerahan pekerjaan dari pelaksana proyek ke
pengguna pfasilitas, maka pimpinan pengoperasian adalah pengguna fasilitas, sementara
itu pelaksana proyek harus ada di lokasi proyek lengkap dengan berbagai peralatan dan
barang yang diperlukan untuk pengoperasian fasilitas dan membantu pengguna fasilitas

dalam pengoperasian fasilitas.

Certification: Pastikan bahwa sertifikat pengopersian telah diperoleh dari instansi yang
berwenang sebelum pelaksanaan startup dan commissioning. Biasanya akan dikeluarkan
sertifikat pengoperasian sementara sampai waktu yang diperlukan untuk commissioning
dipenuhi sesuai spesifikasi fasilitas.

6. Solusi (Inisiati Prospektif)

a. Coordination: Adanya berbagai pihak yang terkait dengan pembanguna proyek ini
(stakeholders) dengan masingmasing mempunyai kepentingan yang berbeda, maka perlu
dilakukan koordinasi dalam bentuk rapatrapat (pembukaan proyek, harian, mingguan,
bulanan, adhoc, dan penutupan proyek). Pada saat pembuakaan proyek, hendaknya dilakukan
rapat yang melibatkan seluruh pihak terkait terutama pemilik dan pelaksana proyek untuk
membahas rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan perjanjian yang disepakati yang
meliputi organisasi, prosedur proyek, jadwal pelaksanaan, rencana pembayaran dan sistim
koordinasi.
b. Document Control: Selain dokumen yang telah ada sebelum pelaksanaan proyek akan ada
banyak sekali dokumen yang dibuat maupun diterbitkan selama pelaksanaan proyek seperti:
suratmenyurat, notulen rapat, laporanlaporan, gambar pelaksanaan, spesifikasi pekerjaan dan
peralatan, hitunganhitungan, rincian kuantitas barang dan harga, hasil pemeriksaan pekerjaan,

sertifikat sertifikat, berita acara berita acara, perubahan kontrak, gambar asbuilt, dan
dokumen serah terima pekerjaan sebagian ataun seluruhnya. Dokumendokumen ini harus
dicatat disimpan dan didistribusikan dengan tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk
menemukan dan memakainya.
c. Traceabilty: Semua barang dan pekerjaan yang melekat dalam fasilitas yang dibangun harus
didukung dengan dokumen pelengkap yang mendukung (asal usul bahan baku, hasil
pemeriksaan pembuatan, hasil pengujian, sertifikat pabrik, dokumen pengiriman darat dan
laut, dokumen penerimaan barang di gudang, dokumen pengambilan dari gudang, dokumen
pemasangan di lapangan, dokumen pengujian hasil pemasangan, sertifikat dari instansi
terkait. Dokumen dokumen ini harus dicatat disimpan dan didistribusikan dengan tata cara
yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan memakainya.
d. Expediting: Khususnya untuk barangbarang yang dibuat di pabrik maka harus dibuat jadwal
yang rinci mulai dari persiapan produksi, kegiatan produksi, pengujian, pengiriman dengan
perjalanan

darat

atau

laut

(rencana

keberangkatan/kedatangan,

actual

keberangkatan/kedatangan). Hal ini diperlukan karena dalam proses ini terkait dengan
berbagai pihak antara lain: pabrik, jasa pengujian, jasa pengiriman barang, jasa pengurusan
dokumen pengapalan, asuransi pengangkutan, pengurusan pajakpajak impor dan lainlain.
Ketidaksiapan dokumen formalities di pelabuhan akan menyebabkan tertahannya kapal di
pelabuhan yang akan menimbulkan denda (demurrage) yang sangat mahal.
e. Project Control (Schedule/Cost): Dalam rangka menjaga pelaksanaan pekerjaan sesuai
jadwal dan biaya yang telah ditetapkan, maka perlu ditunjuk seorang project controller yang
bersamasama pemilik (untuk melakukan pemeriksaan dan pengawasan) dan pelaksana
(mengatur sumberdaya manusia, barangbarang dan peralatan) proyek membuat rencana
pelaksanaan pekerjaan. Rincian pekerjaan dibuat dari tingkat yang paling ringkas sampai
sangat detil yang memungkinkan bagi pemilik maupun pelaksana untuk mengawasi dan
mengendalikan (small manageable unit). Jadwal biasanya dibuat dalam bentuk CPM dan
Barchart (atau timeline diagram), sementara biaya biasanya dibuat dalam bentuk progress
measurement rule dan progress interim calculation yang memasukkan bobot pekerjaan.
Project Controller biasanya akan berhubungan dengan semua pihak didalam proyek untuk
mendapatkan informasi terakhir dari setiap unit pekerjaan dan melaporkan kepada pimpinan
proyek untuk memberikan bahanbahan penting dari suatu kemajuan pekerjaan yang
memerlukan pengambilan keputusan dari pimpinan proyek.

f. Quality Assurance & Quality Control: khusus untuk pengendalian kualitas proyek, biasanya
proyek membentuk tim khusus yang harus bekerja sejak awal proyek (engineering), saat
pelaksanaan (procurement & construction) dan pada saat serah terima pekrjaan (startup &
commissioning). Pelaksana biasanya telah menyiapkan rencana pemeriksaan dan pengujian
barang dan pekerjaan (Inspection and Test Plan) yang akan dijadikan pedoman oleh setiap
pihak (pemilik, pelaksana, instansi terkait) untuk melakukan pengendalian kualitas.
g. Quantity Surveyor: Untuk menghitung kuantitas barangbarang atau pekerjaan biasanya
diperlukan timkhusus untuk melakukan pengukuran dan evaluasi disamping untuk tujuan
pengendalian juga untuk keperluan penyelesaian klaim antara pihak.
h. Variation: untuk jenis kontrak lumpsum ataupun harga satuan bisa saja terjadi perubahan
kuantitas dan harga yang akan mempengaruhi nilai kontrak. Setiap pihak harus
mendokumentasikan setiap perubahan yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan untuk
menetapkan apakah ada perubahan kuantitas dan harga atau tidak.
i. Contract Administration: dalam rangka pengendalian kontrak perlu dilakukan kegiatan
administrasi kontrak oleh seseorang yang memahami kontrak secara hukum dan secara
aplikasi. Semua pelaksanaan ketentuanketentuan yang didalam perjanjian harus dicatat dan
dievaluasi apakah sudah dijalankan sesuai kontrak atau ada penyimpangan dalam
pelaksanaannya. Penyimpangan pelaksanaan ketentuan kontrak biasanya akan menimbulkan
klaim dari salah satu pihak kepada pihak yang lain. Tidak semua ketentuan di dalam kontrak
akan digunakan didalam pelaksanaan kontrak karena itu hanya diatur didalam kontrak untuk
tujuan mengantisipasi apabila terjadi suatu keadaan tertentu, seperti misalnya: force majeure,
termination, penalty dll. Seseorang yang telah mengalami bekerja pada proyek dengan
mengalami kejadiankejadian tertentu yang harus menggunakan ketentuanketentuan dalam
kontrak tersebut mempunyai kelebihan dibandingkan orangorang yang tidaka mengalami
langsung. Orang tersebut diharapkan dapat memberikan rekomendasi yang terbaik kepada
pimpinan proyek untuk mengambil keputusan atau penyelesaian masalah yang terbaik pula.
j. Verification Invoice: salah fungsi penting didalam pelaksanaan kontrak adalah melakukan
tagihan atas pekerjaan yang sudah dilaksanakan sesuai ketentuan kontrak. Pemilik perlu
melakukan pemeriksaan terhadap tagihan yang diajukan oleh pelaksana pekerjaan untuk
memastikan bahwa tagihan yang diajukan sesuai ketentuan dalam kontrak dan dilengkapi
dengan berita acara kemajuan pekerjaan dan bukti pendukung yang memadai dan sah.
Keterlambatan dalam melakukan verifikasi ini akan menyebabkan realisasi pembayaran ke

pelaksana yang lebih lanjut akan mengganggu aliran kas pelaksana yang secara langsung
akan mengganggu operasional pekerjaan di lapangan.
k. Settlement of Claims: Setiap saat dalam proses pelaksanaan pekerjaan bisa saja timbul
berbagai klaim ke pemilik baik yang dating dari pelaksana maupun dari pihak lain yang
terganggu atau dirugikan oleh pelaksanaan pekerjaan. Klaim dari pihak pelaksana yang
terkait langsung dengan fasilitas yang sedang dibangun biasanya lebih mudah mengevaluasi
dan memutuskannya, tetapi klaim yang bersalah dari pihak ketiga sering kali sulit
diselesaikan karena biasanya tidak bisa didefinisikan secara tegas didalam kontrak. Resikoresiko seprti ini biasanya dikumpulkan dan pindahkan ke pihak lain seperti asuransi atau
pihak penjamin lainnya. Untuk bisa menyelesaikan klaim diperlukan dokumentasi yang baik
dan lengkap (laporanlaporan dan berita acara kejadian).
l. Closeout Report: Salah satu cara mendokumentasikan pengalaman selama pelaksanaan
pekerjaan sampai terselesaikannya pembangunan fasilitas tersebut adalah melalui
penyusunan Colseout Report yang berisi semua kejadian kejadian penting dan cara
menyelesaikannya (lesson learned) yang dapat dijasikan acuan untuk pelaksanaan pekerjaan
dimasa yang akan datang. Umumnya, sebuah closeout report berisi semua dokumentasi
proyek yang disusun secara sistematis sehingga mudah untuk mempelajari dan
menggunakannya. Yang paling simple dari sebuah closeout report berisi semua dokumen
yang akan diserahterimakan dari pelaksana ke pemilik yang minimal berisi asbuilt drawing
dan berbagai manual pengoperasiaon dan perawatan.
Referensi:
[Link] [Link]
[Link]