Pencapaian Mutu Pelayanan

Kebidanan Berdasarkan Konsep

Plan, Do, Check, Action (PDCA)
Oleh :
dr. Rosa Indah
Kusumawardani

KEGIATAN PROGRAM MENJAGA MUTU

PELAYANAN KEBIDANAN
Untuk dapat menyelenggarakan
Program Menjaga Mutu, banyak
kegiatan yang harus dilaksanakan.
Pelbagai kegiatan tersebut, jika
disederhanakan, dapat dibedakan
atas du macam yaitu :
1. Kegiatan Persiapan
2. Kegiatan Pelaksanaan

KEGIATAN PERSIAPAN
Kegiatan persiapan Program Menjaga Mutu
dapat dibedakan atas lima macam, yakni :
Membentuk organisasi yang bertanggung
jawab melaksanakan Program Menjaga
Mutu
Program Menjaga Mutu Internal
Program Menjaga Mutu Eksternal

Menetapkan batas-batas wewenang dan

tanggung jawab organisasi pelaksana
Program Menjaga Mutu

 Menjabarkan ruang lingkup kegiatan

yang diselenggarakan oleh
organisasi pelaksana Program
Menjaga Mutu
Menetapkan aspek pelayanan
kesehatan yang dipandang penting
untuk diperhatikan
Menetapkan tolok ukur dan ambang
batas untuk aspek pelayanan
kesehatan yang dipandang penting
tersebut

KEGIATAN PELAKSANAAN
Kegiatan pelaksanaan Program
Menjaga Mutu dapat dibedakan atas
tujuh macam, yakni :
1. Menetapkan masalah mutu
pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan
2. Menetapkan prioritas masalah mutu
pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan
3. Melakukan analisis masalah mutu

4. Melakukan kajian masalah mutu

pelayanan kesehatan secara lebih
mendalam
5. Menetapkan dan menyusun upaya
penyelesaian masalah mutu
pelayanan kesehatan
6. Melaksanakan upaya penyelesaian
masalah mutu pelayanan kesehatan
7. Melakukan pemantauan dan menilai
kembali masalah mutu pelayanan
kesehatan yang diselesaikan

Problem Solving Cycle

Menetapkan
masalah dan
prioritas masalah
mutu

Menyusun Saran
Tindak Lanjut

Menetapkan
Penyebab dan
Prioritas Penyebab
Masalah Mutu

Menilai Hasilhasil yang

Dicapai

Menetapkan Cara
dan Prioritas Cara
Perbaikan Mutu
Pelayanan

Melaksanakan
Prioritas Cara
Perbaikan Mutu

 Menetapkan masalah dan

prioritas masalah mutu
pelayanan kesehatan
Masalah mutu adalah kesenjangan antara
penampilan kesehatan dengan standar
yang telah ditetapkan.
Mutu pelayanan kesehatan menunjuk
pada unsur keluaran (output) , maka yang
dimaksud standar disini adalah standar
keluaran

Untuk dapat menetapkan masalah mutu, ada

beberapa langkah pokok yang harus dilakukan,
yaitu :
1. Menyusun daftar masalah mutu
Untuk dapat menyusun daftar masalah digunakan teknik
kesepakatan kelompok yang dapat dibedakan atas 2
macam : teknik curah pendapat (brain storming
technique) dan teknik kelompok nominal (nominal group
technique)

2. Melakukan konfirmasi daftar masalah mutu

Untuk dapat melakukan daftar konfirmasi masalah mutu,
lakukan kajian data, yakni dengan melakukan survai
sederhana untuk daftar masalah yang telah disusun.
Hasil konfirmasi daftar masalah adalah tersusunnya
daftar masalah yang sebenarnya.

3. Menetapkan prioritas masalah mutu

Untuk dapat menetapkan prioritas masalah mutu
lakukanlah pemilihan. Usahakan adanya kata
sepakat (konsensus). Bila tidak tercapai, dapat
dilakukan pungutan suara dengan mempergunakan
teknik pemungutan suara (voting technique) atau
teknik kriteria matriks (criteria matrix technique)

4. Merumuskan pernyataan masalah mutu

Syarat suatu rumusan pernyataan masalah yang
benar banyak macamnya. Yang terpenting harus
dapat menjawab lima pertanyaan pokok yakni apa
masalahnya, siapa yang terkena masalah, berapa
besar masalahnya, dimana masalah itu terjadi
serta bilamana masalah itu terjadi

5. Menetapkan sumber masalah

Untuk dapat menetapkan sumber masalah
gunakanlah alat bantu yang dinamakan bagan
alur (flow chart)

 Menetapkan penyebab dan

prioritas penyebab masalah
mutu pelayanan kesehatan
Untuk dapat menetapkan penyebab
masalah perhatian hendaknya ditujukan
pada unsur masukan (input), proses
(process) dan ataupun lingkungan
(environment) pelayanan kesehatan.
Setiap kesenjangan yang ditemukan
adalah penyebab masalah mutu
pelayanan kesehatan

Untuk dapat menetapkan penyebab masalah

mutu pelayanan kesehatan, ada beberapa
langkah pokok yang harus dilakukan :
1. Menyusun daftar penyebab masalah mutu
Untuk membantu peyusunan daftar penyebab
masalah mutu dapat dipergunakan diagram tulang
ikan (fish bone diagram) atau disebut pula sebagai
diagram sebab akibat (cause and effect diagram)

2. Menyederhanakan daftar penyebab masalah

mutu
Untuk dapat menyederhanakan daftar penyebab
masalah mutu gunakan teknik curah pendapat atau
teknik kelompok minimal. Usahakan adanya
konsesus. Tetapi bila tidak tercapai, lakukanlah
pilihan (voting)

3. Melakukan konfirmasi penyebab masalah

mutu
Untuk dapat melakukan konfirmasi penyebab
maslalah, lakukan kajian data, dapat yang
berasal dari laporan bulanan, registrasi klinik
atau rekam medis (data retrospektif) atau
dengan melakukan suatu survai khusus (data
prospektif)

4. Menetapkan prioritas penyebab masalah

mutu
Untuk dapat menetapkan prioritas penyebab
masalah, gunakanlah alat bantu khusus yang
disebut dengan nama diagram Pareto

 Menetapkan cara dan prioritas cara

penyelesaian masalah mutu
Langkah pokok yang harus dilakukan :
1. Menyusun daftar alternatif cara
penyelesaian masalah mutu
Untuk dapat menyusun daftar alternatif cara
penyelesaian masalah mutu gunakanlah teknik
berpikir kreatif,. Salah satunya yang dinilai
sederhana dan mudah adalah teknik analogi.

2. Menetapkan prioritas cara penyelesaian

masalah mutu
Untuk dapat menetapkan prioritas cara
penyelesaian masalah mutu, lakukanlah pemilihan
dengan menggunakan teknik kriteria matriks.

 Melaksanakan prioritas cara

penyelesaian masalah mutu
Untuk dapat melaksanakan cara
penyelesaian masalah, terapkanlah siklus
PDCA (Plan, Do, Check, Action)
PLAN

DO

ACTION

CHECK

PDCA
PDCA (Plan, Do, Check, Action) adalah
suatu proses pemecahan masalah empat
langkah yang terjadi dalam setiap kegiatan
atau kinerja yang merupakan siklus yang
umum digunakan dalam pengendalian
kualitas.
PDCA pertama kali diperkenalkan oleh
Walter A. Shewhart kemudian dipopulerkan
oleh W. Edwards Deming, sehingga metode
ini sering disebut dengan Siklus Deming.

PLAN
Plan (Perencanaan)
Langkah pertama yang dilakukan ialah
menyusun rencana kerja cara penyelesaian
masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsurunsur rencana yang lengkap serta saling terkait
dan terpadu sehingga dapat dipakai sebagai
pedoman dalam melaksanakan cara
penyelesaian masalah.
Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan
adalah tersusunnya rencana kerja penyelesaian
masalah mutu yang akan diselenggarakannya.

PLAN
Rencana kerja penyelesaian masalah mutu
yang baik mengandung setidaknya 7 unsur
rencana, yaitu :
1. Judul rencana kerja (topic)
2. Pernyataan tentang macam dan besarnya
masalah mutu yang dihadapi (problem
statement)
3. Rumusan tujuan umum dan tujuan khusus,
lengkap dengan target yang ingin dicapai
(goal, objective dan target)

4. Kegiatan yang akan dilakukan (activities)

5. Organisasi dan susunan personalia
pelaksana (organization dan personels)
6. Biaya yang diperlukan (budget)
7. Tolok ukur keberhasilan yang
dipergunakan (milestone)

DO
DO (Pelaksanaan)
Langkah kedua yang dilakukan ialah
melaksanakan rencana yang telah disusun.
Siapa yang melaksanakan
Kapan dilaksanakan
Sarana apa saja yang dibutuhkan
Bagaimana mekanisme pelaksanaan
Lokasi mana sebagai uji coba

CHECK
Check (Pemeriksaan)
Langkah ketiga yang dilakukan ialah
secara berkala memeriksa pelbagai
kemajuan dan hasil yang dicapai dan
pelaksanaan rencana yang telah
ditetapkan.
Untuk dapat memeriksa pelaksanaan cara
penyelesaian masalah, ada dua alat bantu
yang sering dipergunakan yakni lembaran
pemeriksaan (check list) dan peta kontrol
(control diagram)

 Mengamati pengaruh perubahan

Apa pelaksanaan telah sesuai rencana
Apakah proses perubahan perlu perbaikan
ditinjau dari klien
Faktor apa yang mendukung
Faktor apa yang menghambat
Perubahan dari sisi mutu pelayanan

Apabila masih menemukan kelemahankelemahan, maka disusunlah rencana

perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya.
Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain,
namun jika berhasil dilakukan rutinitas.

ACTION
Action (Perbaikan)
Langkah keempat yang dilakukan ialah
melaksanakan perbaikan rencana kerja.
Bertindak berdasarkan hasil evaluasi dan

lanjutan perbaikan proses

Melihat hasil dari Check

Menetapkan mekanisme perubahan
Menentukan protap terkini
Menentukan sasaran perubahan
Advokasi perubahan
Penilaian berkelanjutan

DIMENSI PDCA
Dengan pendekatan PDCA ini perumusan
wewenang dan tanggung jawab lebih mudah
dilakukan. Setiap level akan memiliki
wewenang dan tanggung jawab yang sesuai
dengan kedudukan sehingga beban tanggung
jawab benar-benar sesuai dengan tingkatan
level kedudukan unit organisasi.
Semakin tinggi level unit tersebut dalam
organisasi maka komposisi dari Plan dan
Check akan lebih banyak dibandingkan level
di bawah.

IMPLEMENTASI PDCA
Konsep PDCA yang pada hakekatnya merupakan
siklus, maka pada implementasinya akan
membangun budaya mutu yang continual
improvement.
Implementasi konsep PDCA untuk desain wewenang
dan tanggung jawab dijabarkan sebagai berikut :
Plan : menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan,
mensosialisasikan, mengkomunikasikan,
Do : melakukan, melaksanakan, menerapkan,
mengimplementasikan,
Check : memeriksa, memonitor, mengecek, mengukur,
mengevaluasi, mengoreksi
Action : melaporkan, mempertanggungjawabkan,
menindaklanjuti, memperbaiki, meningkatkan.

 Melakukan penilaian hasil yang

dicapai
Kegiatan kelima yang dilakukan ialah
menilai hasil yang dicapai. Untuk ini
lakukan pengumpulan data tentang mutu
pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan. Hasil yang diperoleh
dibandingkan dengan besarnya masalah
serta target yang telah ditetapkan.

 Menyusun saran tindak lanjut

Kegiatan keenam yang dilakukan ialah
menyusun saran untuk tindak lanjut.
Jika hasil penilaian pelaksanaan satu siklus
ternyata berhasil mencapai tujuan
sebagaimana yang telah ditetapkan,
dilanjutkan dengan menyusun saran.

Pada waktu menyelenggarakan kelima

kegiatan ini, ada beberapa karakteristik
yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Berkesinambungan
Artinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu
tidak hanya satu kali, tetapi harus terus
menerus.

2. Sistematis
Artinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu
harus mengikuti alur kegiatan serta sasaran
yang baku.

3. Objektif
Artinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu
terutama pada waktu menetapkan masalah,
penyebab masalah dan penilaian, tidak
dipengaruhi oleh pelbagai pertimbangan lain,
kecuali atas dasar data yang ditemukan

4. Terpadu
Artinya pelaksanaan Program Menjaga Mutu
harus terpadu dengan pelaksanaan pelayanan
kesehatan yang diselenggarakan

 TERIMA KASIH