Good Governance/Decentralization
KNOWLEDGE MANAGEMENT
KELOMPOK III
Oleh:
- Syahroni Ateng Syafrudin
- Sascha Rusgiarto
Lokakarya Perencanaan Proyek GLG
Yogyakarta, 13 Desember 2007
13.12.2011
Seite 11
Seite
Struktur Knowledge dalam
Organisasi Menurut Hasil Penelitian
Delphi Group:
- 42 % di pikiran (otak) karyawan;
- 26 % dokumen kertas;
- 20 % dokumen elektronik;
- 12 % knowledge based-electronics.
13.12.2011
13.12.2011
Seite 22
Seite
Batasan dan Terminologi
KNOWLEDGE adalah informasi yang dipahami dan disertai
pengalaman dapat dipakai sebagai dasar bertindak oleh
individu atau kelompok, Knowledge merupakan penerapan
informasi yang diyakini dapat langsung dipergunakan untuk
mengambil suatu keputusan untuk bertindak, atau informasi
itu memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil
tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif.
INTORMASI adalah data yang telah tersusun dan disertai
dengan referensi terhadap suatu hubungan (koneksi) yang
mempunyai arti, untuk pengambilan keputusan.
DATA merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa
gambar, simbol atau angka yang disajikan tanpa suatu
konteks
13.12.2011
13.12.2011
Seite 33
Seite
JENIS KNOWLEDGE
[Link] KNOWLEDGE adalah sesuatu atau informasi
yang kita ketahui dan alami namun sulit diungkapkan
dengan jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit
dipindahkan kepada orang lain karena tersimpan pada
masing-masing kepala/pikiran (otak) pada individu dalam
suatu organisasi.
[Link] KNOWLEDGE adalah pengetahuan dan
pengalaman tentang bagaimana untuk melakukan
sesuatu (know how) yang diuraikan secara lugas dan
sistematis. Contohnya, buku petunjuk operasional atau
manual teknis.
13.12.2011
13.12.2011
Seite 44
Seite
Langkah Mendeteksi Tacit Knowledge
Contoh, pertanyaan-pertanyaan yang dapat dipergunakan:
[Link] anda mengetahui bahwa anda mempunyai potensi
knowledge yang belum dimanfaatkan secara maksimal oleh
organisasi?
[Link] anda mengetahui rekan kerja (internal maupun
eksternal organisasi) anda mempunyai potensi pengetahuan
dan keahlian yang belum dimanfaatkan secara maksimal dalam
organisasi?
[Link] kendala dari pertanyaan no. 1 dan no.2?
[Link] banyak yang anda ketahui bahwa semua orang dalam
organisasi tahu bahwa sesuatu harus dilakukan tetapi
tidak/belum dilakukan?
[Link] lama kondisi pertanyaan no.4 itu telah berlangsung?
[Link] ada pengaruh langsung terhadap layanan kepada
pelanggan?
13.12.2011
13.12.2011
Seite 55
Seite
KNOWLEDGE MANAGEMENT [KM]
[Link] merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan,
mendokumentasikan, menggolongkan atau mengklasifikasikan dan menyebarkan-luaskan knowledge di
dalam dan di luar organisasi, sehingga knowledge mudah
dimanfaatkan kapan pun bila diperlukan, oleh siapa saja
[Link] mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen,
basis data, kebijakan dan prosedur kerja, beserta
informasi tentang pengalaman keahlian dan kecakapan
sumber daya manusia secara individu maupun
kolektif/kelompok, termasuk cerita-cerita sukses dan
praktek-praktek yang baik (good practices) dalam suatu
organisasi atau komunitas.
13.12.2011
13.12.2011
Seite 66
Seite
Sasaran Umum dari Sistem KM dalam Praktek:
1. Menciptakan knowledge : knowledge diciptakan begitu manusia menentukan
cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadangkadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;
2. Menangkap knowledge : knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai
dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal;
3. Menjaring knowledge : knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks
agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas
tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;
4. Menyimpan knowledge : knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam
format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam
organisasi dapat mengaksesnya;
5. Mengolah knowledge : seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up-todate. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah relevan atau
akurat.
6. Menyebarluaskan knowledge : knowledge harus tersedia dalam format yang
bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan,
dimanapun dan tersedia setiap saat.
13.12.2011
13.12.2011
Seite 77
Seite
KNOWLEDGE MANAGEMENT
Proses KM, juga dikenal sebagai "organizational
learning", mempunyai tujuan-tujuan pokok sebagai
berikut:
Mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengorganisasi
knowledge yang sudah ada
Memfasilitasi penciptaan knowledge baru
Memprakarsai inovasi melalui keahlian anggota
organisasi
Mentransfer knowledge sebagai suatu proses baik secara
informal melalui diskusi, sesi brainstorming dll. atau
secara formal melalu pendidikan, pelatihan (TOT)
13.12.2011
13.12.2011
Seite 88
Seite
Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan KM
[Link] tidak hanya menghasilkan knowledge
baru, tetapi juga mendaur-ulang (recycling) knowledge
yang sudah ada.
[Link] informasi belum sepenuhnya bisa
menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota
organisasi.
[Link] besar organisasi tidak pernah tahu apa yang
sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge
penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya
khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki sebuah
organisasi sejak lama.
13.12.2011
13.12.2011
Seite 99
Seite
Menerapkan
knowledge
Menciptakan
knowledge
KM
C
Diseminasi
knowledge
Mengorganisasikan
knowledge
13.12.2011
13.12.2011
Seite 10
10
Seite
KNOWLEDGE MANAGEMENT dalam PRAKTEK
Komunitas Pelaku (Communities of Practice COP)
Tehnologi Situs Internet (www), sistem berbasis
pengetahuan dan keterampilan, manajemen
konten, wikis dan pengelolaan dokumen (CDRoms)
Pemetaan Knowledge (knowledge audit/
mapping) menemukan apa yang telah ada pada
saat memulai proses KM
Praktek-Praktek yang Terbaik/Baik / Standar
(Best/Good Practices / Benchmarking)
13.12.2011
13.12.2011
Seite 11
11
Seite
Bantuan Sejawat/ Teman: Suatu cara
orang untuk bercerita, berkomunikasi
dan mengembangkan Praktek-Praktek
yang Baik
Apa yang
Anda Tahu
Apa yang
Kita Tahu
Bersama
Aksi
PraktekPraktek
yang Baik
Apa yang
Saya Tahu
13.12.2011
13.12.2011
Seite 12
12
Seite
Peranan Komunitas Pelaku (COP)
Penciptaan: penggunaan dan pengembangan knowledge
Mengembangkan & mengelola praktek-praktek yang baik Mengembangkan
kemampuan organisasi
Mengorganisasikan: mengembangkan dan mengelola materi
Mengembangkan alat, pedoman dan templates
Mengelola data base
Mendiseminasikan: menghubungkan dgn orang-orang di luar
organisasi/komunitas
Orang-orang yang tahu mau saling tukar menukar knowledge
Memfasilitasi transfer pengetahuan melalui tehnologi dan sumber daya
lain
Mencanangkan berbagi pengetahuan dan pemahaman
Meningkatkan pemahaman terhadap ide-ide kompleks
Saling mendukung dalam menyelesaikan permasalahan dan menemukan
inovasi
13.12.2011
13.12.2011
Seite 13
13
Seite
Mengapa KM merupakan bagian dari kerja kita?
Apa yang dibutuhkan untuk Mengembangkan KM?
KM apa yang sudah anda lakukan?
Bagaimana peran mitra kerjasama? Bagaimana Pemerintah
Daerah dapat Membentuk Komunitas Praktek-Praktek
Pelayanan Umum dan Tata Kepemerintahan yang Baik?
Bagaimana Forum Pemerintahan Daerah dapat menjadi media
tukar menukar knowledge (informasi, pengalaman dan
pengetahuan) tentang praktek-praktek pelayanan umum dan
tata kepemerintahan yang baik?
Bagaimana program Situs Internet (website) dapat memelihara
dan berbagi Knowledge?
Apa yang menjadi persoalan-persoalan dan kendala-kendala
yang dihadapi dalam menyelenggarakan KM?
13.12.2011
13.12.2011
Seite 14
14
Seite
Creating a competence management system
Standarisasi
Create common structure and terminology
Define professional, organizational, and human
competencies related to global strategy and KM goals
Dont underestimate this task!
Analisis
Personal development discussions
Mapping of present and future target competence
levels for individuals and then for business units
Defining competence gap at both levels
Perencanaan dan Pelaksanaan
Prepare competence development plan
Implement and evaluate
13.12.2011
13.12.2011
Seite 15
15
Seite
Apa Manfaat dari Knowledge Management?
Kemajuan melalui Efisiensi yang Lebih Tinggi dan Innovasi
Preventing the waste of valuable resources - avoid
reinventing the wheel
Ensuring the use of leading-edge technology and thinking
across organizations
Increasing partner satisfaction through shorter lead-times and
consistent behavior
Creating a competitive cost structure
Facilitating breakthrough and incremental innovations through
combination of technologies and ideas from across and
outside the organization
Suatu Tempat Kerja yang Mendorong Kerja Sama LintasFungsi
Attracting and retaining key individuals
13.12.2011
13.12.2011
Seite 16
16
Seite
Anda tidak dapat mengelola pengetahuan tidak
seorang pun bisa
Apa yang dapat Anda lakukan adalah mengelola
lingkungan di mana pengetahuan dapat diciptakan,
ditemukan, ditangkap, dibagi/disharing, divalidasi,
ditransfer, diadopsi, disesuaikan dan diaplikasikan
Chris Collison and Geoff Parcell
Learning to Fly: Practical Knowledge Management
from Leading and Learning Organizations
13.12.2011
13.12.2011
Seite 17
17
Seite
Terima Kasih
13.12.2011
13.12.2011
Seite 18
18
Seite