The Project Management Process Groups

Chapter 3

Nimas Ayu Mailani 1111091000053 Silfy Ashvia Achtar 1111091000063 Teknik Informatika 5 B

A. Manajemen Projek Manajemen proyek adalah sebuah upaya integratif, keputusan dan tindakan yang diambil dalam satu pengetahuan pada waktu tertentu biasanya mempengaruhi bidang pengetahuan lainnya. Dalam mengelola manajemen proyek ini sering dibutuhkan trade-off antara lingkup proyek, waktu, dan biaya. Seorang manajer proyek mungkin juga perlu membuat trade-off antara bidang pengetahuan lain, seperti antara risiko dan sumber daya manusia. Karena itu, Anda dapat melihat manajemen proyek sebagai sejumlah proses terkait. Proses, rangkaian kegiatan untuk mencapai hasil tertentu. Proses manajemen proyek pada tahap awal yaitu: kegiatan perencanaan, kegiatan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian kegiatan, dan tahap akhir. 1. Tahap pertama, mendefinisikan dan otorisasi suatu proyek atau fase proyek. Contoh: Manajer dan tim proyek sebaiknya memeriksa kembali bisnis yang dibutuhkan dalam proyek untuk menentukan apakah proyek itu bernilai baik ke depannya. Kemudian dilakukan pengidentifikasikan stakeholder utama dalam proyek, pengelompokkan proyek ke dalam tingkat kesulitannya, waktu dan estimasi harga yang dibutuhkan. 2. Proses perencanaan, perancangan dan pemeliharaan proyek, berdasarkan kebutuhan dari perusahaan itu sendiri. Contoh: Sekelompok tim proyek harus mendefinisikan pekerjaan apa saja yang harus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, seperti menjadwalkan aktifitas yang berkaitan dengan pekerjaan, memperkirakan biaya yang diperlukan, memutuskan sumber yang digunakan, penyelesaian struktur proyek dan lingkup pernyataan yang kurang tepat. Proses perencanaan adalah hal terpenting dalam manajemen proyek informasi. 3. Proses eksekusi, pengambilan tindakan untuk menyelesaikan fase-fase proyek yang dideskripsikan dalam proses perencanaan. Selain itu dalam proses ini dilakukan pengordinasian SDM dan sumber (resource) untuk melaksanakan rencana, menghasilkan produk, pelayanan, atau hasil dari proyek.

4. Proses monitoring dan control, memastikan adanya komunikasi antara tim proyek dengan pihak perusahaan, serta melakukan pengawasan dan pengontrolan kemajuan (progress) dari proyek secara objektif berdasarkan perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya. 5. Proses penutupan, menggabungkan fase-fase proyek secara efisien. Selain itu, tim proyek bekerja untuk meningkatkan kualitas produk, service, atau hasil proyek. B. Pemetaan Proses ke dalam Area Pengetahuan Pemetaan ini dilakukan dengan cara, membuat beberapa proses utama dalam suatu proyek. Dimana setiap proses utama ini memiliki beberapa tahapan penyelesaian seperti: tahap awal (initiating), perencanaan (planning), eksekusi (executing), pengawasan (monitoring and control), tahap akhir (closing). Contoh: Pada buku PMBOK Guide Third Edition. Knowledge Area Project Integration Management - Develop project charter - Develop preliminary project scope statement C. Metode Pengembangan Manajemen Proyek Metodologi, menjelaskan apa yang harus dilakukan dimana setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam penyelesaian masalah ini. Contoh 1 Developer dan manajer proyek bekerja dengan konsep yang berbeda-beda, berdasarkan hasil pemikirannya sendiri. Akibatnya terjadi penyampaian informasi yang salah dari satu proyek ke proyek selanjutnya. Solusi dari permasalahan ini yaitu perlu dibentuknya Develop project management plan Direct and manage project execution Monitor and control project work Integrated change control Close project Project Management Process Groups

ketetapan (standarisasi) yang menjadi acuan untuk manajer proyek yang baru, maupun yang sudah berpengalaman. Contoh 2 BlueCross BlueShield dari Michigan dalam mengatur proyek Six Sigma, menggunakan metodologi Rational Unified Process (RUP) framework. RUP adalah software iterative yang focus pada produktifitas tim serta mudah digunakan bagi seluruh anggota tim. Menurut Bill Cottrell, ahli RUP, RUP mewujudkan perusahaan dengan manajemen terstandarisasi dengan menyediakan software yang sangat cocok dalam pembuatan dan pemeliharaan komponen dasar. D. Studi Kasus Disini akan dijelaskan contoh pengaplikasian proses manajemen proyek pada JWD Consulting. Dalam kasus ini, Erica Bell sebagai Project Management Office (PMO) ingin membentuk suatu proyek manajemen intranet site JWD Consulting, yang akan diserahkan kepada Joe Flaming, selaku Top Management. Perusahaan ini menggunakan beberapa metode seperti metode dari PMBOK Guide Third Edition, metode BlueCross BlueShield dari Michigan, metode Six Sigma dari RUP, dan beberapa metode baru dari kebutuhan proyek yang ada. 1. Proses Awal Dalam Manajemen proyek, proses awal mencakup pengenalan dan permulaan proyek baru yang akan dibentuk. Sebuah perusahaan sebaiknya mengambil gagasan yang tepat dalam proyek untuk meyakinkan bahwa perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik. Proses awal ini meliputi pengenalan dalam memulai sebuah project yang baru. Berikut kerangka proses awal (initiation process) : Menentukan proyek manajer Menentukan stakeholder yang ada Menentukan business case Business case terdiri atas:

 Introduction/ Background Tujuan bisnis JWD Consulting adalah menyediakan proyek manajemen layanan konsultasi yang world-class untuk berbagai organisasi. Joe Fleming, CEO, percaya bahwa perusahaan dapat memperkecil operasi dan meningkatkan nilai bisnis dengan menyediakan informasi terkait dengan proyek manajemen, membuat beberapa informasi dan akses layanan untuk client. Business Objective Tujuan strategi dan JWD Consulting adalah melanjutkan Dengan cara pertumbuhan tingkat profitabilitas.

meningkatkan keahlian perusahaan, menurunkan biaya internal dengan menyediakan tools yang standart, teknis, templates, dan pengetahuan manajemen proyek kepada seluruh konsultan internal. Current Situation and Problem/ Opportunity Statement JWD Consulting berkerjasama dengan Web site atau intranet. Perusahaan biasanya menggunakan Web site untuk informasi pemasaran. Fungsi utama dari penggunaan intranet yaitu informasi sumber daya, seperti bagaimana konsultan mengatahui jam kerja pada suatu proyek, bagaimana konsultan mengubah dan melihat informasi, dll. Critical Assumption and Constraints Intranet yang diusulkan harus memiliki asset bernilai untuk JWD Consulting. Konsultan lama dan client harus aktif dalam proyek. Analysis of Options and Recommendation Ada tiga point penting yaitu: 1. Do nothing. Bisnis bisa digunakan dengan baik, dan kita dapat melanjutkan bisnis tersebut tanpa membuat proyek baru. 2. Membeli akses untuk mendukung software khusus. 3. Mendesain dan mengimplementasikan kemampuan intranet yang baru.

 Preliminary Project Requirements Fitur utama dalam manajemen proyek intranet site adalah: 1. Akses kepada beberapa template dan tools manajemen proyek. User harus bias mencari template dan tools, membaca instruksi penggunaan template dan tools, dan melihat contoh bagaimana menggunakan template dan tools tersebut ke dalam proyek nyata. 2. Akses kepada artikel manajemen proyek. Banyak konsultan dan client yang mengeluh adanya informasi yang overload ketika mereka mencari informasi manajemen proyek. Dengan adanya intranet yang baru, yang mencakup akses untuk beberapa artikel penting yang bisa dicari dengan menggunakan topik sebagai kata kunci pencariannya. 3. Update website 4. Ask the Expert, fitur untuk membantu komunikasi antara client yang sudah lama dengan client yang baru, dan komunikasi langsung dengan konsultan internal. 5. Kemanan yang tepat. 6. Fitur lainnya sesuai permintaan user. Perkiraan Harga dan Analisis Akhir Estimasi harga dari seluruh proyek adalah $140.000 berdasarkan tinjauan jam kerja dari manajer proyek dan staff internal. Perkiraan Penjadwalan Sponsor menginginkan proyek selesai dalam kurun waktu 6 bulan, namun perkiraan penjadwalan ini bersifat fleksible. Sehingga pihak kami beranggapan bahwa sistem baru ini akan selesai dalam waktu 3 tahun, hal ini akan disetujui jika mendapat persetujuan antarpihak terkait.

 Resiko yang Mungkin Muncul Ada beberapa resiko yang akan ditemui dalam proyek ini. Resiko utama yaitu kurangnya minat konsultan dan external client pada sistem baru. Selain itu ada beberapa resiko teknis yaitu pemilihan jenis software yang digunakan untuk mencari sistem, cek keamanan, proses pembayaran, dll, sedangkan seluruh fitur di atas memerlukan teknologi yang terjamin. Exhibits Erica Bell membuat garis besar pada proyek charter dan meminta tim proyek untuk membahas kembali proyek tersebut sebelum diserahkan kepada Joe (sebagai Top Management). Membuat proyek charter

Dari rangkaian proses di atas, Erica Bell mendapat beberapa data yang kemudian dijadikan acuan dalam proses selanjutnya, seperti: Proyek manajer ditentukan Stakeholder yang berpengaruh diidentifikasi Menyelesaikan business case Menyelesaikan project charter kemudian ditandatangani dan dikomentari oleh stakeholder

2. Proses Perencanaan Proses perencanaan adalah proses tersulit yang tidak terprediksi dalam manajemen proyek. Tujuan utama dari perencanaan proyek yaitu membantu pengeksekusian proyek. Oleh karena itu perencanaan haruslah realistis dan berguna, sehingga jumlah waktu dan usaha yang dibutuhkan tidak sia-sia. Menurut Erica Bell, proyek manajemen intranet site termasuk proyek kecil, Erica beranggapan bahwa beberapa perencanaan penting dalam proyek ini adalah: A team contract A project scope statement A work breakdown structure A project schedule A list of prioritized risks Project team juga bertanggungjawab untuk membuat Work Breakdown Structure (WBS). WBS merupakan alat yang penting dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk memutuskan apa saja yang harus dikerjakan dalam pengerjaan proyek itu sendiri. Selain itu WBS juga menyediakan dasar untuk membuat jadwal proyek dan melakukan perolehan nilai manajemen untuk mengukur dan memprediksi kinerja proyek. Work Breakdown Structure (WBS) JWD Consulting Proyek Intranet: 1. Initiating 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. Menentukan project manager Mengidentifikasi key stakeholder Mempersiapkan business case Mempersiapkan project charter Membuat kick-off meeting proyek Mempersiapkan kontrak tim Mempersiapkan scope statement Mempersiapkan WBS Mempersiapkan jadwal dan cost baseline

2. Planning

2.5.1. Menentukan task resources 2.5.2. Menentukan task duration 2.5.3. Menentukan task dependencies 2.5.4. Membuat draft Grantt Chart 2.5.5. Meninjau dan menyelesaikan Grantt Chart 2.5.6. Mengidentifikasi, peningkatan resiko 3. Executing 3.1. Survey 3.2. User inputs 3.3. Intranet site content 3.3.1. Templates dan tools 3.3.2. Articles 3.3.3. Links 3.3.4. Ask the Expert 3.3.5. User request feature 3.4. Intranet site design 3.5. Intranet site construction 3.6. Intranet site testing 3.7. Intranet site promotion 3.8. Intranet site roll-out 3.9. Pengukuran manfaat proyek 4. Monitoring dan Controlling 4.1. Status reports 5. Closing 5.1. Mempersiapkan laporan final project 5.2. Mempersiapkan presentasi final project 5.3. Lessons learned Setelah mempersiapkan WBS, tim proyek membuat pertemuan untuk membuat project schedule sesuai dengan section 2.5 dalam WBS. Beberapa pengerjaan dalam project schedule bergantung pada tim proyek satu sama lain dan dibutuhkan kerjasama dalam mendiskusikan dan membuat prioritas dari

pengerjaan proyek sesuai dengan project schedule yang telah digambarkan dalam Grantt Chart.

Grantt Chart JWD Consulting Proyek Intranet Biaya yang dikeluarkan dalam proyek ini sebagian besar untuk tenaga kerja internal, karena itulah tim menjaga agar jam kerja tenaga kerja seusai dengan yang diperhitungkan ketika durasi pengerjaan mulai berkembang. Setelah pembuatan Grantt Chart selesai, dibutuhkan daftar resiko yang mungkin terjadi. Daftar ini dapat diperbarui dan diperluas sebagai progress proyek untuk memasukkan informasi penyebab terjadinya resiko, tanda peringatan akan terjadinya potensial resiko dan respons strategis untuk menghadapi terjadinya resiko.

Daftar prioritized risks dari proyek intranet 3. Project Executing Project executing meliputi pengambilan aksi-aksi pokok untuk meyakinkan bahwa aktivitas yang telah direncanakan dalam project plan dapat terlaksana dengan lengkap.

Hasil dari project dibuat pada waktu project execution dan biasanya mengambil banyak resources untuk menyelesaikan proses ini. Banyak sponsor project dan customers focus pada outputs atau yang berkaitan denngan penyediaan produk, layanan atau hasil yang diinginkan dari project tersebut. Tabel Executing Process and Outputs akan menjelaskan lebih banyak mengenai knowledge area, executing process dan output dalam project execution yang terdapat dalam PMBOK Guide Third Edition. Table Executing Process and Ouputs Knowledge Area Project Integration Management Executing Process Direct and manage project execution Outputs - Deliverables - Requested changes - Implemented solutions to problems (i.e. Change requests, corrective actions, and defect repairs) - Work performance information Project Quality Management Perform quality assurance - Requested changes - Recommended corrective actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates) Project Human Resource Management Acquire project team - Project staff assignments - Resource availability - Staffing management plan (updates) Develop project team - Team performance assessment

Project Communications Management Project Procurement Management

Information distribution Requested seller responses

- Organizational process assets (updates) - Requested change - Qualified seller list - Procurement document package - Proposals

Select sellers

- Selected sellers - Contract - Contract management plan - Resource availability - Procurement management plan (updates) - Requested changes

Permasalahan mengenai human resources sering terjadi selama project execution, khususnya konflik. Karena itulah dibutuhkan seorang Project Manager yang dapat mengkontrol situasi dan keadaan yang ada. Memiliki kemampuan komunikasi yang efektif dan dukungan dari Top Management yang kuat merupakan suatu hal yang penting untuk kelancaran project execution. Strategi lain yang dapat membuat tim sukses dalam pembuatan dan penyelesaian project: 1. Tim mengidentifikasi grup stakeholder yang unggul untuk memotivasi yang lainnya dalam pencapaian project goals. 2. Perencanaan komunikasi tim termasuk dalam pembuatan web site yang didedikasikan untuk kepentingan publik. 3. Menyediakan waktu selama dua hari untuk meninjau pada setiap awal fase project dengan tujuan mendiskusikan masalah dan membuat solusi untuk mencegah konflik. 4. Investor keuangan diminta masuk ke dalam proyek untuk meningkatkan saham dalam proyek tersebut. 5. Tim mengakui jumlah harga untuk mempekerjakan ahli dengan kualitas tinggi seperti arsitek, engineer, pengacara dan penata kota. Semua professional tersebut dibayar

sesuai dengan services yang mereka berikan dan membayar biaya mereka dengan cepat. 4. Project Monitoring and Controlling Monitoring dan Contolling adalah proses mengukur progress menuju keobjektivan dari suatu project, memonitor deviasi dari perencanaan dan mengambil aksi-aksi korektif untuk menyesuaikan progress dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. Monitoring dan controlling terdapat dalam semua fase dari project lifecycle. Output utama dari monitoring dan controlling adalah status dari suatu subproject dan progress report. Monitoring dan controlling meliputi sembilan knowledge area dari suatu project seperti yang dijelaskan dalam table Monitoring and Controlling Process and Outputs. Knowledge Area Project Integration Management Monitoring and Controlling Process Monitor and control project work Outputs - Recommended corrective actions preventive actions and defect repair - Forecasts - Requested changes Integrated change control - Approved change requests, corrective actions, preventive actions and defect repair - Rejected change requests - Project management plan (updates) - Project scope statement (updates) - Validated defect repair - Deliverables

Project Scope Management

Scope verification

- Accepted deliverables - Requested changes - Recommended corrective actions

Scope change control

- Project scope statement (updates) - WBS and dictionary (updates) - Scope baseline (updates) - Requested changes - Recommended corrective actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Project Time Management

Schedule control

- Schedule model data (updates) - Schedule baseline (updates) - Performance measurements - Requested changes - Recommended corrective actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Project Cost Management

Cost control

- Cost estimate (updates) - Cost baseline (updates) - Performance measurements - Forecasted completion - Requested changes - Recommended corrective action - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Project Quality Management

Perform quality control

- Quality control measurements - Validated defect repair and deliverables - Quality baseline (updates) - Recommended corrective actions, preventive actions and defect repair - Requested changes - Organizational process assets (updates) - Project management plan (upates)

Project Human Resource Management

Manage project team

- Requested changes (updates) - Recommended corrective and preventive actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Project Communications Management

Performance reporting

- Performance reports - Forecasts - Requested change - Recommended corrective actions - Organizational process assets (updates)

Manage stakeholder

- Resolved issues - Approved change requests and corrective actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Project Risk Management

Risk monitoring and control

- Risk register (updates) - Requested changes - Recommended corrective and preventive actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Project Procurement Management

Contract administration - Contract documentation - Requested changes - Recommended corrective actions - Organizational process assets (updates) - Project management plan (updates)

Dalam contoh kasus ini, monitoring dan controlling dilakukan setiap satu minggu sekali pada hari Jumat. Yang dilaporkan adalah status dan progress report, meliputi pekerjaan yang akan diselesaikan pada minggu selanjutnya, pekerjaan yang telah berjalan dengan baik, pekerjaan yang belum berjalan dengan baik, saran dan perubahan project. 5. Project Closing Project Closing dapat dikatakan sebagai fase akhir atau penyelesaian dari suatu project termasuk memperoleh dukungan dari stakeholder dan customer atas hasil akhir dan layanan yang diberikan. Hal penting yang harus dilakukan adalah membuat perencanaan untuk membuat perusahaan berjalan normal setelah penerapan dari hasil project tersebut. Output utama dari project closing adalah project archieves dan lessons-learned. Dalam studi kasus diatas, output dari project closing adalah: 1. Lessons-learned report 2. Final project report table of contents Proses manajemen proyek (initiating, planning, executing, monitoring dan controlling, closing) menyediakan kerangka yang berguna untuk membantu project manager melihat gambaran besar dalam me-manage sebuah project bersama dengan tim-nya. Tetapi tidak semua output yang ada dalam teori juga menjadi output dari studi kasus intranet site project diatas untuk masing-masing group process. Beberapa organisasi membangun metodologi manajemen proyek masing-masing yang seringkali menggunakan PMBOK Guide 2000 atau 2004 sebagai dasar, selebihnya disesuaikan dengan kebutuhan khusus suatu organisasi itu sendiri.