Conduite

de
Réunion Pré
Insert the SubsTitle
e n oft éYour
Esma BELGHITH ép BENABDALLAH
e Presentation

Maître Assistant en Sciences de

par

[Link] 1
LA REUNION: CONCEPT ET TYPOLOGIE
a

Insert the Sub Title of Your Presentation

[Link]
 LA RÉUNION

REUNION: action de
réunir des personnes,
fait de se rassembler.
une réunion est un
regroupement
momentané de
personnes en vue
3
 LA RÉUNION
LES ACTEURS D’UNE REUNION

LES ACTEURS À VOIX LES ACTEURS À VOIX LE BUREAU DE SEANCE

DÉLIBÉRATIVE CONSULTATIVE (à la charge de diriger la
(les membres du groupe) (les observateurs) réunion)

4
LES FONCTIONS D'UNE RÉUNION
La La La fonction
fonction
de fonction d'élucidatio
productio relationne n
n
lle

5
 LA FONCTION DE PRODUCTION
La
Cette fonction
fonction
de 0 est centrée sur
la tâche
productio
n 1 (objectif) de la
réunion.
04 Multiplier
les
information
02 Gagner
du temps s

0 L’union fait
la force.
03 Valider à
plusieurs
5
6
 LA FONCTION RELATIONNELLE

La CETTE FONCTION EST REMPLIE

SELON DEUX AXES
fonction
relationne
lle
LE CONTENU DE LES
LA DISCUSSION PARTICIPANTS À
LA DISCUSSION

7
 LA FONCTION RELATIONNELLE

LE CONTENU DE LA DISCUSSION (au début de la discussion)

La
fonction Exposer le
01
sujet
relationne Rappeler
l'objectif 02
lle Choisir une
03 méthode de
discussion
Faire
démarrer la 04
discussion
8
 LA FONCTION RELATIONNELLE

LE CONTENU DE LA DISCUSSION (au cours de la discussion)

La
01 Faire
fonction Faire le point respecter
par rapport à 02 l'ordre du
relationne Faire
l'objectif jour le
général 03 point par
lle Formuler des rapport au
synthèses 04 plan
partielles
Relancer la
05
discussion

9
 LA FONCTION RELATIONNELLE

La LES PARTICIPANTS À LA DISCUSSION

fonction Définir les

Maintenir la rôles
relationne discipline et
lle la parole Tenir compte
des
Equilibrer les particularités
moments de de chacun
discussion et
de
réflexion
10
 LA FONCTION D'ÉLUCIDATION
Le recours à cette fonction se fait quand les
La fonction
interventions sur la facilitation ne suffisent plus
d'élucidatio
pour permettre au travail de progresser
n
BLOCAGE DU GROUPE PAR UN PHÉNOMÈNE AFFECTIF

CATALYSER L'ANALYSE DES PROCESSUS RELATIONNELS POUR

SURMONTER

AMENER LE GROUPE À LA PRISE DE CONSCIENCE DES

PROCESSUS RELATIONNELS
11
LES DIFFÉRENTES TYPES
OU FORMES DE RÉUNION

12
 RÉUNION D’INFORMATON
RÉUNION D’INFORMATON ASCENDANTE
1 RECUEILLIR DES INFORMATIONS CARACTÉRISTIQUES EXEMPLES

2 RECUEILLIR DES Réunion du

OPINIONS
Animation de personnel par
3 RECUEILLIR
un chef de
SUGGESTIONS type directif, le service
4 RECUEILLIR DES RÉACTIONS
DE GROUPE (critiques) plus souvent Exposé des
par un rapports
d’activités
supérieur pendant une
hiérarchique assemblée
13
 RÉUNION D’INFORMATON
RÉUNION D’INFORMATON DESCENDANTE
1 TRANSMETTRE UNE CARACTÉRISTIQUES EXEMPLES
INFORMATON
SANS RECUEILLIR DES
2
OPINIONS Permettre à la
Réunion du
3 SANS RECUEILLIR DES direction de
RÉACTIONS DE GROUPE personnel
(critiques) faire passer un
par un
message
supérieur
Diffuser
hiérarchique
l’information
14
 RÉUNION DE CONCERTATION OU
DISCUSSION
1 FACILITER LES ECHANGES SUR CARACTÉRISTIQUES EXEMPLES
UN SUJET

2 ÉCHANGER DES Animation de Echanger sur

INFORMATIONS
type non
3 ÉCHANGER DES OPINIONS, DES l’organisation
QUESTIONS directif, pas de
des
rapports
Services
hiérarchique
entre Groupe
d’expression
participants 15
 RÉUNION DE CRÉATIVITÉ
(BRAINSTORMING)
1 FAVORISER LE DÉBAT D’IDÉES CARACTÉRISTIQUES EXEMPLES

2 UTILISER L’IMAGINATION Méthodes du

CREATRICE
type
3 GENERER DES NOUVELLES IDEES Animation de
brainstorming
type non-
Rechercher
directif
un

nouveau logo

16
 RÉUNION DE PRISE DE DECISION

1 OPTER POUR UNE DECISION

CARACTÉRISTIQUES EXEMPLES

2 RÉSOUDRE DES PROBLÈMES,

Cercle de qualité

3 RECHERCHER DES Étude de cas

SOLUTIONS
Animation de Réunion de
type semi- synthèse
directif Groupes de
concertation ou
17
 LES AUTRES TYPES DE RÉUNIONS

MEETING – RÉUNION DE CONFÉRENCE ANIMATION DE GROUPE

MASSE
De 500 à plusieurs milliers De 30 à 500 personnes. Débat ouvert dans une
de personnes. Institutionnalisée, filtrage assemblée.
Recrutement large. de l’assistance. Conduite Conduite par un animateur
Orientation collective des par un orateur ou un qui fait passer le groupe de
sentiments et valeurs. conférencier extérieur au passif à actif, en régulant
Conduite par un meneur groupe. les échanges.

18
SO…

Merci pour votre attention

19
ÉLABORER SA STRATÉGIE
EN AMONT DE LA RÉUNION

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[Link]
 CONCEPT
La PRÉPARATION est une phase déterminante pour la
RÉUSSITE de la réunion.
Elle nécessite rigueur et minutie et se déroule en
plusieurs étapes.
Pour faciliter le suivi du travail préparatoire, il est
nécessaire de dresser une LISTE DE CONTRÔLE qui récapitule
chronologiquement toutes les tâches à réaliser jusqu’au jour
de la réunion.
21
FIXATION DES OBJECTIFS
ET INDICATEURS DE
REUSSITE
22
 CONCEPT

CAUSES D'INEFFICACITÉ DES RÉUNIONS

1 LA DÉRIVE DES ÉCHANGES PAR RAPPORT AU
SUJET
2 LE MANQUE DE PRÉPARATION DES
PARTICIPANTS
3 LA PRÉSENCE DE PERSONNES NON
CONCERNÉES
4 L'ABSENCE L'OBJECTIF DE LA RÉUNION EST UN OUTIL
D'OBJECTIF
ESSENTIEL POUR DIMINUER LE TEMPS PASSÉ
EN RÉUNION
IL FAUT LE DÉFINIR EN AMONT ET LE
COMMUNIQUER AUX PARTICIPANTS 23
 CARACTERISTIQUES
UN OBJECTIF PRÉCIS FOCALISE L'ÉNERGIE DU
GROUPE Un objectif
DEFINIR L’OBJECTIF
précis
RECENTRER SUR LUI
Atteignable à la fin concrétisé
LE CONCRETISER par un
de la réunion Pour canaliser les
Concrétisé par un échanges Synthétiser les livrable que
livrable précis décisions chacun peut
Partagé par tous Pour passer d’une Formaliser le visualiser
étape à l’autre livrable
Consigner par
écrit
24
 ÉTAPES DE FINALISATION
DÉFINITION DE L'OBJECTIF AVANT LA RÉUNION

Un objectif commence par un verbe d'action (établir,

décider, définir, réaliser, etc.)
Il se concrétise par un livrable précis, que chacun
pourra visualiser lors de la réunion
Il est atteignable à la fin de la réunion
Il est vérifiable en fin de réunion
25
 ÉTAPES DE FINALISATION
PARTAGE DE L'OBJECTIF AVEC LES PERSONNES INVITÉES

Donner du sens à
l'objectif :
expliquez les
bénéfices Dire aux participants
attendus, dans ce qu’on attend d'eux
d'invitation et ce qu'ils doivent
préparer.

26
 ÉTAPES DE FINALISATION
CANALISATION DES ÉCHANGES LORS DE LA RÉUNION

Cadrer les
Rappel de débats : "
Exclure les
l'objectif et le Comment faire
discussions
temps restant le lien avec
hors sujet
pour l'atteindre notre objectif ?
"

27
 ÉTAPES DE FINALISATION
DONNER DU SENS À CHAQUE ÉTAPE

Rappeler ce qui
Résumer ce qui est
reste à faire pour
accompli
atteindre l'objectif
28
 ÉTAPES DE FINALISATION
ÉVALUER L'OBJECTIF ET CONCRÉTISER LE LIVRABLE

Consigner dans le Résumer ce qui

Acter que le livrable
compte-rendu ce qui reste à finaliser et
est produit, même
est réalisé : les actions à suivre,
s'il l'est en version
décisions, plan par qui et pour
brouillon
d'action quand
29
FORMATS ET MODES
D'ANIMATION
30
 LES FORMES DE REUNIONS
LES REUNIONS A DISTANCE

Avec la téléréunion ou
téléconférence, plusieurs
personnes se trouvant dans
des endroits séparés sont
reliées entre elles par des
moyens de télécommunication
(Internet, satellite, etc.)
31
 LES FORMES DE REUNIONS
LA RÉUNION PAR TÉLÉPHONE

Elle réunit plusieurs personnes

au téléphone.
On peut aussi l’appeler
«réunion téléphonique» ou
«audioconférence » ou
« conférence téléphonique »

32
 LES FORMES DE REUNIONS
LA VISIOCONFÉRENCE OU LA VIDÉOCONFÉRENCE

Elle permet aux participants de se

voir grâce à des caméras et à des
écrans
S’impose de plus en plus car
portée par les coupes dans les
budgets déplacements et les effets du
développement durable.
33
 LES FORMES DE REUNIONS
LES RÉUNIONS CLASSIQUES
La salle de réunion est une pièce
prédominante. C’est l’endroit où des
décisions importantes peuvent être prises,
où des séances de brainstorming peuvent
être organisées! C’est donc un lieu qui doit
permettre aux équipes de se sentir à l’aise
pour pourvoir travailler dans de bonnes
conditions.

34
 LES FORMES DE REUNIONS
LES RÉUNIONS CLASSIQUES

SR Pavé ou Salle de
boardmeeti réunion en
ng théâtre

Idéale pour les comités de Adaptée aux présentations et

direction, les réunions aux séminaires. Elle privilégie
d’équipes ainsi que pour les l’écoute plutôt que les
vidéoconférences. interactions.
Son agencement permet en Avantage: pouvoir accueillir
effet de stimuler les un grand nombre de
interactions et les échanges participants. Environnement
d’idées. très formel. 35
 LES FORMES DE RE-
UNIONS
LES RÉUNIONS CLASSIQUES
La salle de Salle de
réunion en réunion en
U ou en V en cadre

Offrant une bonne visibilité de Les participants sont face-à-

l’animateur ou de l’écran face et bénéficient d’une
Adaptée aux réunions bonne visibilité pour échanger.
nécessitant des interactions Conseillée pour les réunions
entre un grand nombre de stimulant les interactions et
participants, permet ainsi aux pour les séances de
participants d’être face-à-face. brainstorming.
36
 MODES D'ANIMATION
La classification la plus généralement admise
distingue :

LE MODE LE MODE LE MODE

DIRECTIF SEMI-DIRECTIF COOPÉRATIF

37
 MODES D'ANIMATION
LE MODE DIRECTIF
Prévoit tout à l’avance

Appelle le groupe à discuter d’un objectif déjà choisi

Très strict sur la fidélité à cet objectif, il tend à imposer sa
perception.
Prévoit les procédures et activités, informe le groupe, sans
demander de suggestions.
Membres du groupe centrés sur l’animateur, beaucoup d’hostilité
et d’agressivité.
L’animateur mène tout, fuit l’évaluation, pas d’initiative de la part
des membres
38
 MODES D'ANIMATION
LE MODE SEMI-DIRECTIF
Prévoir certaines choses à l’avance à discuter avec le groupe
Inciter le groupe à formuler ses objectif, c’est le groupe qui
décide.
Donner à chacun sa chance d’exprimer sa perception

Proposer un éventail de procédures, aider le groupe à faire son

choix.
Communication à multiples sens. un climat détendu de confiance,
source d’efficacité.
Les membres prennent des initiatives et ont des responsabilités,
importance de l’évaluation
39
 MODES D'ANIMATION
LE MODE COOPÉRATIF
Rien n’est prévu à l’avance
L’objectif retenu est imposé aux autres par les leaders naturels du
groupe.
Proposer des procédures et activités, de façon très vague

Climat de « happening » par moments. Formation de clans.

L’animateur laisse faire. Initiative de certains membres (leaders),

passivité des autres.

Evaluation faîte de façon superficielle et trop générale.

40
CONCEPTION D’UN
PROJET DE RÉUNION
41
 INTRODUCTION
LA PRÉPARATION est une phase
déterminante pour la réussite de la
réunion. Elle nécessite rigueur et minutie
et se déroule en plusieurs étapes.
Pour faciliter le suivi du travail
préparatoire, il est nécessaire de dresser
une LISTE DE CONTRÔLE qui récapitule
chronologiquement toutes les tâches à
réaliser jusqu’au jour de la réunion.
42
INTRODUCTION
LISTE DE CONTRÔLE

43
LA LOGISTIQUE DE RÉUNION
LES FLUX D’INFORMATIONS
• Fil conducteur de la réunion, il présente de
L’ORDRE DU manière précise et logique les différents
JOUR points qui seront abordés.
DATE ET • Elles doivent être prévues au minimum 15
HEURE DE LA jours à l’avance (sauf en cas d’urgence)
RÉUNION afin de permettre l’envoi des invitations
• Il faudra donc s’interroger sur le lieu le plus
approprié pour se réunir, le type de salle
LE LIEU en fonction du nombre de participants,
s’assurer de la disponibilité de la ou des
salles et réserver.
LES • Le nombre et la qualité des participants
PARTICIPANT dépendent du type de réunion et de son
S objectif
44
 LA LOGISTIQUE DE RÉUNION
LES FLUX PHYSIQUES

LA CONVOCATION LES DOCUMENTS LES DOCUMENTS

Qui l’écrit ? À qui ? PRÉPARATOIRES D’ACCUEIL
Pourquoi ? Badges où figurent
Adressées par
Documents de
travail ou des le nom, le prénom,
courriel, fax, courrier le service de la
ou note interne documents
personne, la
Comporte : l’ordre du support utilisés
fonction
jour, le lieu, la date lors de la réunion.
et l’heure de la Liste
réunion. d’émargement.
45
 LA LOGISTIQUE DE RÉUNION
LES FLUX PHYSIQUES
LE CADRE DE
LES ÉQUIPEMENTS
TRAVAIL
Tableaux de papier
L’environnement
Vidéoprojecteur
dans lequel la
Ordinateur
réunion se déroule

46
SO…

Merci pour votre attention

47
 INTRODUCTION
MON MESSAGE EST LOGIQUE
ET BIEN CONSTRUIT

LOGOS
MESSAGE

SÉDUCTION
DE
L’AUDITOIRE FAIRE
ÊTRE
APPEL
CRÉDIBLE ETHOS PATHOS AU CŒUR
ÉMETTEUR RÉCEPTEU
R 48
 INTRODUCTION

UNE BONNE LA SÉDUCTION

DE SON
PRÉPARATION
PRISE PUBLIC

DE
PAROL
ADAPTATION E EN
ATTIRER
AVEC SON
PUBLIC PUBLIC L’ATTENTION

49
 AVANTAGES

BIEN
ENTENDU
AVOIR DE PLUS
MULTIPLES CONFIANT
OPPORTUNITÉ PLUS
S CONVAINCANT
PLUS
LIBÉRER LES INFLUENT
CAPACITÉS ET
RESSOURCES
ILLIMITÉES

50
OBJECTIFS
01 EXPLIQUER
02 INFORMER
03 JUSTIFIER
04 CONVAINCRE
05 DÉBATTRE
06 DISTRAIRE
51
 L’ART ORATOIRE 4
COMPOSANTES
VERBAL VISUEL

PREPARATIO
VOCAL
N
L’ART
ORATOIRE
52
LA PREPARATION DU
DISCOURS
53
«Ce qui se conçoit bien
s'énonce clairement et les
mots pour le dire arrivent
aisément »
(Nicolas Boileau-poète, écrivain)
54
 INTRODUCTION
RÉPONDRE À CERTAINES QUESTIONS :

Dans quel environnement j'interviens ? Connaître le

contexte

Pourquoi ? Définir l'objectif

Pour dire quoi ? Dégager les idées essentielles

Comment le dire ? Organiser ses idées.

55
 INTRODUCTION

MATÉRIELLE

INTELLECTUELLE

PSYCHOLOGIQUE
56
 DEFINIR UN OBJECTIF
POURQUOI PRENDRE LA PAROLE ?
02
0 Informer Expliquer
1

0 Convainc 04 Distraire
3
re
05
Déclencher Introduire un
06
une action débat
57
 DEFINIR UN OBJECTIF
OBJECTIF MOBILISER POUR
S AGIR ET CHANGER
AIRE AGIR
CONVAINCRE

D’IMPLICATION
QU’UNE ACTION
CONVAINCR S’IMPOSE

NIVEAU
E
SENSIBILISER A
EXPLIQUER CERTAINS ASPECTS

DONNER A
INFORMER COMPRENDRE
58
 STRUCTURER SON
INTERVENTION
LA RÈGLE DES 3 :

01 02 03

L’INTRODUCTION : LE LA
VOILÀ CE QUE JE DÉVELOPPEMENT : CONCLUSION:
VAIS VOUS DIRE VOILÀ CE QUE JE VOILÀ CE QUE
VOUS DIS JE VOUS AI DIT

59
 CHOISIR ET ORGANISER SES
IDÉES

01 02 03

EN FONCTION HIÉRARCHISE
DU PUBLIC, DE SE LIMITER À R SES IDÉES
L'OBJECTIF, DU DEUX OU POUR UN
TEMPS TROIS IDÉES- MESSAGE
DISPONIBLE FORCES PLUS
EFFICACE
60
LA PREPARATION DU
MENTAL
61
LA PEUR DE PARLER EN PUBLIC

62
LE STRESS
CONCEPT

Le stress est dû à un
déséquilibre entre l'idée que
nous nous faisons de la
tâche à accomplir et l’idée
que nous faisons de nos
capacités.
63
 LE STRESS

80 % CE QUI STRESSE
de nos
peurs on CE QUI PEUT
ARRIVER
ne les vit
pas. CE QUI ARRIVE
VRAIMENT

64
 LE STRESS
LES CAUSES DU STRESS
LA PEUR DES
AUTRES
Peur des moqueries,
des jugements, des
humiliations et du
LA PEUR DE SE
rejet.
TROMPER
La peur de rater.
LA SITUATION EST
ETRANGERE
Nous n’avons pas
l’habitude de parler en
pubic.

65
LE TRAC
CONCEPT

Le trac, avant tout lié à la peur

du jugement d’autrui, se traduit
par une anxiété irraisonnée
Le trac c’est l’inquiétude, la peur
que l’on ressent, avant
d’affronter un public
66
 LE TRAC
LES CAUSE DU TRAC

INCOMPÉTEN
CE

MAUVAIS
SOUVENIR PEUR DU
JUGEMENT

67
 GÉRER LE STRESS ET LE TRAC
VAINCRE LA TIMIDITE
0 Osez passer à l’action
rapidement
02
1 Osez
l’inconfort
03 Comprenez que
l’expérience fait l’aisance

04 Pratiquez pour mieux

maitriser
05 Entourez vous des bonnes
personnes
06 Cherchez à vous
améliorer
progressivement 68
 GÉRER LE STRESS ET LE TRAC
DEVELOPPER LA CONFIANCE EN SOI
0 Persuadez vous de votre
réussite
Co
nfi
an
en s ce
02
1 Soyez fier de vous
oi
03Adoptez un état d’esprit de
vainqueur
04 Libérez vous de la peur du
regard des autres
05 N’ayez paserreurs
peur de faire des

06 Affirmez vous tels que vous

êtes 69
GÉRER LE STRESS ET LE TRAC
LE SWING GAGNANT

“ Soyez tranquille, articulez,

parlez doucement et forcez
vous à être calme.
Dès que le stress se
manifeste, changez
immédiatement de rythme
d'expression et respirez 70
HARMONISATION
COMMUNICATION
VERBALE ET NON
VERBALE 71
L'attention que l'on a sur quelqu'un qui parle, se réparti

comme suit :

8 % sur le contenu

35% sur la voix

+-50% sur le comportement

72
 GERER L’ESPACE
LES ZONES D’INTERACTION

Zone dans laquelle vous retrouvez votre

confort et l’implication de vos interlocuteurs:
c’est la zone la plus anxiogène.
Publique
Zone réservée pour inclure plusieurs
4m
interlocuteurs dans un même échange.
Sociale
Zone de rencontre du one to one avec 2m
le respect de l’espace vital de chacun.
Personnelle

C’est l’espace vital dans lequel vous

1m
Intime
ne conviez que les plus proches. 0,5 m 73
GÉRER LE STRESS ET LE TRAC
LE SWING GAGNANT

“ Restez en zone publique et

essayez au fur et à mesure
d’impliquer vos
interlocuteurs en leur
prouvant que vous cherchez
à réduire les espaces
Par des avancées régulières 74
GERER LA POSTURE
LES POSTURES

75
 GERER LA POSTURE
POSTURE ZERO Cette posture renvoie à une attitude de neutralité.

Cette posture renvoie à une attitude de domination. POSTURE ETENDUE

POSTURE Cette posture renvoie à une attitude de soumission.

CONTRACTEE

Cette posture est un mix de méfiance et de défiance. POSTURE EN

REJET
POSTURE AVANCEE Pas de crainte absence de peur

76
GERER LA POSTURE
LE SWING GAGNANT

“Vos épaules doivent rester

en collaboration avec
l'écran càd parallèles à
celui ci pour augmenter
l'impression de synergie
entre vous et vos
supports. 77
GERER LES GESTES
LES GESTES

78
 GERER LES GESTES
QUANTITATIFS Ces gestes vont parfumer vos propos d'un sentiment de rigueur
(C'est organisé, borné, cadré et carré).

DEICTIQUES Ces gestes parfument vos messages d'un sentiment directif et

vous vous positionnez comme celui qui sait.

En illustrant vos propos, vous donnez à vos messages une

PICTOGRAPHES
impression de précision.

En illustrant vos propos avec ces gestes, vous donnerez à vos

IDEOGRAPHES
messages de la hauteur.

En illustrant vos propos avec ces gestes, vous ferez passer votre
KINETOGRAPHES
communication sur un canal affectif et émotionnel.
79
 GERER LES GESTES
LE SWING GAGNANT

LES GESTES 1
HAUTS AU DESSUS DU NOMBRIL ET NON PAS BAS POUR
DONNER DE LA POSITIVITÉ À VOS PROPOS.

DOIVENT ÊTRE EXTRAVERTIS ET NON PAS AUTISTES, VOS MAINS DOIVENT

FRANCHIR VOTRE ZONE INTIME POUR BOOSTER VOTRE IMAGE
2 DE COMMUNICANT GÉNÉREUX.

ARTICULÉS: VOUS DEVEZ ÊTRE FACILE D’ACCÈS, PRENEZ LE

3 TEMPS D'ALLER JUSQU'AU BOUT DE VOS GESTES POUR
BOOSTER VOTRE IMAGE DE MAITRISE DE L'EXERCICE.

ASYMÈTIQUES POUR PLUS DE LIBERTÉ ET MOUVEMENT AFIN

4 DE MAINTENIR L'ATTENTION EN BRISANT TOUTE ROUTINE
VISUELLE.

80
GERER LAVOIX

81
GERER LAVOIX
LE SWING GAGNANT
Un stress relativement
maitrisé.
Un espace bien occupé.

Une posture qui

avance.
Une gestuelle qui
s’ouvre.
Une voix qui inspire.

82
SO…

Merci pour votre attention

83
ANIMER UNE RÉUNION
a

Insert the Sub Title of Your Presentation

[Link]
LES TEMPS CLEFS DE LA
CONDUITE DE RÉUNION

85
 INTRODUCTION

L'OUVERTURE

LA CLÔTURE
LES ÉCHANGES DES DÉBATS

86
 L'OUVERTURE
C'est un moment important, surtout si les participants ne se
connaissent pas. L'animateur doit faciliter les premières prises
de parole.
01 LE TOUR DE TABLE
REPÉRAGE DES
CONTRAINTES
02
DÉFINITION DE LA
SPÉCIFIQUES 03 RÈGLE DU JEU
PRÉSENTATION DES
OBJECTIFS DE LA 04
RÉUNION ET DU PLAN
DE TRAVAIL 05 VALIDATION FINALE

87
 L'OUVERTURE
01 LE TOUR DE TABLE

Identifier le statut des

différentes personnes du
groupe
Faciliter une première prise
de
parole institutionnalisée
88
 L'OUVERTURE
01
02 REPÉRAGE DES CONTRAINTES
SPÉCIFIQUES

pesant sur certains intervenants

(train, rendez-vous, …)

89
 L'OUVERTURE
01
03 DÉFINITION DE LA RÈGLE DU JEU

L'animateur définit son rôle et

celui des participants
Les participants valident ou
nuancent ces propositions
Propose une personne pour la
rédaction du compte-rendu
90
 L'OUVERTURE
01
04 PRÉSENTATION DES OBJECTIFS DE LA RÉUNION ET DU
PLAN DE TRAVAIL

L'animateur définit son rôle et

celui des participants
Les participants valident ou
nuancent ces propositions
Propose une personne pour la
rédaction du compte-rendu
91
 L'OUVERTURE
01
04 VALIDATION FINALE

Horaires (pauses, heure de fin

de la réunion)

Durée de la réunion

Différentes étapes de la

progression 92
 LES ÉCHANGES
Les échanges sont rythmés par

Les éventuelles
L’accueil des L’ énoncé du présentations
participants point à traiter d’informations
supplémentaires
93
 LES ÉCHANGES
Les échanges sont rythmés par

Une Les échanges

conclusion avec les Une conclusion
participants ou et des
intermédiair réponses à leurs remerciements
e questions
94
 LES ÉCHANGES

L’animateur a une responsabilité importante

dans la conduite de ces échanges, mais les
participants
doivent également respecter les règles
95
LA CLÔTURE DES DÉBATS

Le groupe doit se séparer sur des conclusions

claires pour tous

Un accord s'est dégagé, un avis a été recueilli,

certaines actions sont prévues, il est
nécessaire d’en définir les modalités pratiques
d'application pour rendre la décision
opérationnelle
96
LA CLÔTURE DES DÉBATS

Ce peut être un plan d’actions par

exemple avec une répartition des
actions, calendrier, retours attendus…

Si nécessaire, se quitter avec une

nouvelle date de réunion programmée
ou pressentie
97
LES FONCTIONS ET LES
TECHNIQUES
D’ANIMATION
98
“
Ce sont souvent les
premières minutes qui
conditionnent l'ambiance et
la réussite de n'importe quel
type de réunion ”
99
 LES RÔLES DE L’ANIMATEUR

CE QUI LE DISTINGUE DE FAÇON UNIQUE DES

PARTICIPANTS C’EST SON STATUT : IL EST SEUL.

LA GESTION DU LA GESTION DE
LA PAROLE
TEMPS

CAPACITÉ À ESTIMER LE TEMPS D’UNE FERMETÉ

ACTION
CONSCIENCE DU TEMPS QUI AUTORITÉ
PASSE
100
 LES RÔLES DE L’ANIMATEUR
Une réunion commence et se
LA GESTION DU termine à l’heure prévue
TEMPS C’est une question
d’efficacité, de
de coût
L’ANIMATEUR GÈREet de respect
Le temps

La durée de la réunion

La durée des
interventions 101
 LES RÔLES DE L’ANIMATEUR

Du fait de sa position en tant

LA GESTION DE
que responsable de la qualité
LA PAROLE
du déroulé de la réunion

L’ANIMATEUR DÉTIENT LE POUVOIR

DE
donner

prendre

reprendre la parole
102
LES TROIS FONCTIONS DE L’ANIMATION

La facilitation La régulation
La production
Organisation, Gérer les individus, le
Résultat
structuration socio-affectif

103
 LES TROIS FONCTIONS DE L’ANIMATION

LA PRODUCTION Informer.
Vérifier l'organisation.
Convenir.
Analyser.
Consulter.
Décider et rechercher des
conclusions.
104
 LES TROIS FONCTIONS DE L’ANIMATION

Formuler la problématique et énoncer

LA FACILITATION les objectifs.

Maintenir le groupe dans un cadre

défini.

Rappeler le temps imparti et les

moyens disponibles.

Fixer et adopter une procédure.

Répartir éventuellement des rôles et

des tâches. 105
 LES TROIS FONCTIONS DE L’ANIMATION
Maintenir le dynamisme du groupe.
LA FACILITATION
Poser des questions et les reformuler
au groupe.

Faire participer tout le monde sans

obliger les participants à parler.

Noter les avancées, faire des

conclusions partielles.

Rechercher des idées communes, des

solutions ensemble.
106
LES TROIS FONCTIONS DE L’ANIMATION

LA RÉGULATION Faire prendre conscience et résoudre

les tensions à l'intérieur du groupe.

Analyser les mécanismes inconscients

qui peuvent compromettre la
progression du groupe.

Repérer les attitudes d'évitement et

de fuite.

Mettre à l'aise les participants.

107
LES TROIS FONCTIONS DE L’ANIMATION

LA RÉGULATION Prendre de la distance par rapport

aux préjugés et idées reçues.

Accepter que les autres soient

différents de soi mais rechercher les
points de cohérence.

Fonder les jugements sur des faits et

non sur des opinions.

Pratiquer une certaine directivité sur

la forme et non directivité sur le fond
108
 LES TECHNIQUES DE L’ANIMATEUR

LA des opinions individuelles, opération qui facilite l'expression, oblige

REFORMULATION les autres à écouter les idées émises, stimule les interactions.

synthèse d'une intervention un peu longue, synthèse entre deux ou

LA SYNTHÈSE plusieurs opinions, synthèse par phase, synthèse partielle par point
du plan, synthèse finale.

Elle a pour but de faire définir un mot ou un concept employé par un

LA QUESTION-TEST
participant, ou une allusion obscure

L'APPEL DIRECT À LA Utilisé pour faire parler un silencieux après un certain temps ou un
PARTICIPATION participant qui, par sa mimique, manifeste son désir d'intervenir.

109
 LES TECHNIQUES DE L’ANIMATEUR
La question posée par un participant à l'animateur est renvoyée à ce
LA QUESTION ÉCHO participant par l'animateur sous la même forme en lui demandant
de donner sa propre réponse.
LA QUESTION
L'animateur renvoie la question posée, mais à un autre participant.
RELAIS

LA QUESTION L'animateur renvoie la question posée, mais à l'ensemble du groupe.

MIROIR

Rappel d'une question antérieurement posée à laquelle le groupe

LA RELANCE
n'a pas répondu

LE REFLET Analyse du sens d'une intervention au niveau du vécu du groupe,

ÉLUCIDATION c'est-à-dire de ce qui se passe ici et maintenant entre les
participants, au niveau affectif.
110
 DES QUALITÉS DE L’ANIMATEUR

01 03

PRÉSENCE AU
02 LÉGITIMITÉ ,
GROUPE AUTORITÉ
SOUCI DE FAIRE AFFIRMATION DE
PROGRESSER LE GROUPE
VERS LES OBJECTIFS SOI
PROPRES DE LA RÉUNION 111
 DES QUALITÉS DE L’ANIMATEUR

01 03

CONSCIENCE 02 APTITUDE À
PERMANENTE DE CHANGER DE
SES ATTITUDES RÔLE AUX
PERSONNELLES EFFORT CONTINU POUR MOMENTS OÙ IL
DÉVELOPPER OU MAINTENIR LE FAUT
UN HAUT DEGRÉ DE
PARTICIPATION 112
GESTION DES PARTICIPANTS
DIFFICILES.

113
 GESTION DES PARTICIPANTS
DIFFICILES.
COMPORTEMENTS
ATTITUDES COMMENT DOIT-ON LES TRAITER
OBSERVABLES
Le  Renvoyez ses questions au groupe
Veut vous embarrasser  Montrez-lui que vous « lisez » très bien dans
questionneur ou vous coincer, « c’est
son jeu Ne prenez pas parti.
éternel le rusé de service ».  Et restez calme!
 Ignorez sa présence et essayez de le faire
- Aime blesser les isoler par le groupe.
autres.
Le querelleur  Ne le confrontez pas en public
- Se plaint constamment
à tout propos.  Rappelez-lui les règles de fonctionnement et
ses responsabilités face au groupe.
- Aime à « discutailler »,
à s’opposer pour le  Essayez de dégager ce qu’il y a de bon dans
Le chicaneur plaisir. Peut être ses interventions, puis parlez d’autre chose.
facilement mis hors de  Traitez-le comme le « querelleur ».
lui.
114
 GESTION DES PARTICIPANTS
DIFFICILES.
COMPORTEMENTS
ATTITUDES COMMENT DOIT-ON LES TRAITER
OBSERVABLES
Monsieur/ - Veut imposer son 
opinion à tous. Peut 
Arrêtez-le par des questions embarrassantes.
Faites vérifier ses informations par le groupe.
Madame être effectivement
bien informé ou  Renforcez la confiance du groupe en lui
« JE SAIS TOUT » simplement bavard. démontrant qu’il peut aussi faire des erreurs.
 Essayez d’éveiller son intérêt en lui
- Se désintéresse de
tout. Se croit au- demandant son avis sur un point qu’il
Le muet dessus ou au- connaît.
volontaire dessous des  Indiquez le respect que l’on a pour son
questions expérience
discutées.  Expliquez mieux ce qu’il ne comprend pas.
 Demandez-lui son avis, une synthèse, une
- Toujours prêt à vous
aider . Modère le solution à un problème. Remerciez-le.
Le sage groupe. Respecte le  Évitez par contre de le laisser devenir
sujet discuté. l’unique porte-parole.
Écoute les autres.  Ne l’isolez pas du reste du groupe.
115
 GESTION DES PARTICIPANTS
DIFFICILES.
COMPORTEMENTS
ATTITUDES COMMENT DOIT-ON LES TRAITER
OBSERVABLES
 Interrompez-le avec tact et diplomatie, limitez son
temps de parole… quand il reprend sa respiration.
- Parle de tout  Résumez ses interventions et donnez la parole à
sauf du sujet à d’autres participants. Empêchez-le de
Le l’ordre du jour. monopoliser le débat
bavard Ne laisse pas la
parole aux  Si rien n’y fait, regardez votre montre avec
autres ostentation.
 L’inviter à continuer, mais en-dehors de la
formation.
 Posez-lui des questions faciles.
- A des idées,  Aidez-le et encouragez-le en lui donnant
Le mais a de la confiance.
timide difficulté à les
formuler.  Donnez-lui le sentiment de sa valeur.
 Ne le forcez pas à intervenir.
Le type - A des marottes
 Ramenez-le au sujet.
et y revient sans
aux cesse. Parle de  Profitez des idées intéressantes qu’il peut
116
 GESTION DES PARTICIPANTS
DIFFICILES.
COMPORTEMENTS
ATTITUDES COMMENT DOIT-ON LES TRAITER
OBSERVABLES
- Est distrait et distrait 
Le type les autres. Peut
Interpellez-le à l’aide d’une question
facile, directe.
aux parler du sujet, mais
surtout d’autres  Reprenez la dernière idée exprimée dans
apartés choses. le groupe et demandez-lui son avis.

- Traite le groupe de
façon hautaine. Ne  Ne froissez pas sa susceptibilité.
Le type s’intègre pas. Il est 
Ne le critiquez pas.
« collet au-dessus de tout ça!
C’est le « grand  S’il se trompe, utilisez la technique
monté » seigneur » du dubitative « Oui, mais… »
groupe.
 Interrogez-le sur ses activités habituelles.
Le - Est d’un naturel  Amenez-le à donner son avis.
« roupilleu dormeur… et ne s’en
 Favorisez sa participation.
gêne pas.
r»  Donnez-lui des responsabilités.
117
PRINCIPALES DIFFICULTÉS
Le manque de constance dans les présences des
participants
Le changement d’animateur d’une réunion sur
l’autre
La capacité à mettre le groupe en mouvement

Savoir bien communiquer sur son idée

Le fait de passer de l’idée à l’action

Le manque d’écoute collective

Le respect des temps de parole

118
CONCLUSION ET
DOCUMENTS DE
RÉUNION
119
 CONCLUSION DE
RÉUNION
AVANT DE CLORE LA RÉUNION LE LEADER DU
GROUPE

01 RAPPELLE LES
PRINCIPALES DÉCISIONS
VEILLE À CE QUE LES
INITIATIVES SOIENT SUIVIES 02
PAR LE RESPONSABLE PRÉCISE LA DATE,
CONCERNÉ 03 L’HEURE ET LE LIEU DE LA
VEILLE À REMETTRE LES PROCHAINE SÉANCE
TABLES ET CHAISES EN 04
PLACE ; DÉBARRASSER
CAFÉ, TASSES… ; RANGER
OU RESTITUER LE MATÉRIEL
120
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
ON DISTINGUE TROIS TYPES DE DOCUMENTS ÉCRITS, DONT LES
FORMES ET FONCTIONS RESPECTIVES SONT DIFFÉRENTES :

LE PROCES LE COMPTE-
VERBAL RENDU

LE RAPPORT
121
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
LE PROCES  Rédigé de façon objective quant à
VERBAL son fond, et aussi quant à sa forme.
 II a force de preuve devant un
tribunal ;
 Il porte la signature du
 rédacteur et doit avoir été approuvé
par les participants.

La fonction du procès-verbal est de

transcription, son plan est chronologique
122
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
LE PROCES Dates, heure, lieu et nature de la
VERBAL réunion;

Noms, prénoms (et parfois qualités)

des personnes présentes, représentées
et excusées ;

L'ordre du jour, tel qu'il figurait dans la

convocation à la réunion ;

Déroulement de la séance, des

interventions successives et du détail123
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
LE COMPTE-
RENDU
6 ÉTAPES À SUIVRE

POUR FAIRE UN

COMPTE-RENDU DE

RÉUNION
124
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
LE COMPTE- Titre du document,
RENDU
Identité de l’organisation,
Nom et numéro de la réunion,
Date de la réunion,
Objet et objectif de la réunion,
Ordre du jour: thème de la réunion
et les sujets abordés
Personnes présentes / impliquées

125
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
LE COMPTE- 4 CONSEILS POUR FAIRE UN COMPTE
RENDU RENDU DE RÉUNION RÉUSSI
PASSER À L’ACTION DÈS QUE LA RÉUNION EST
1 TERMINÉE
COMPRENDRE CE QU’EST ATTENDU ET
2 COMMENT FAIRE UN COMPTE RENDU DE
RÉUNION
FAIRE UNE TRAME OU UN PLAN STRUCTURÉ
3 DU COMPTE RENDU DE RÉUNION

RÉDIGER LE CONTENU DU COMPTE RENDU DE

4 RÉUNION
126
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
 D'une ou plusieurs personnes sur
LE RAPPORT une question adressée à un
destinataire particulier,
généralement dans une
perspective d'aide à la décision.

 La fonction du rapport est

d’analyser, de synthèse et de
proposer, son plan est
argumentaire (observation,
réflexion, action)
127
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
LE RAPPORT Analyse des faits et/ou des
situations (donc les énonce)

En déduit des conséquences

Exprime un jugement (ou une

évaluation)

Oriente vers une prise de décision.

128
 LES DOCUMENTS DE
RÉUNION
Bref rappel du contexte général
du travail concerné LE RAPPORT
Enoncé des faits ou de la
situation concernés

Argumentation

Notification des décisions à

prendre ou à proposer pour
poursuivre l'action

129
SO…

Merci pour votre attention

130
Merci pour votre
attention
Pré
Insert the SubsTitle
e n oft éYour
e Presentation
par
Esma BELGHITH ép BENABDALLAH
Maître Assistant en Sciences de
[Link] 131