LA GESTION DES
VEHICULES ET DU
PARC AUTOMOBILE
Gestion des flottes autos
L’activité de l’entreprise nécessite fréquemment un travail de mobilité basé sur
des véhicules et exige souvent la gestion d’une flotte de véhicules. La gestion
d’une flotte de véhicules fait référence aux connaissances et aux pratiques de
gestion d’un ensemble de véhicules pour atteindre un objectif opérationnel
particulier. La gestion du parc automobile permet aux organisations de minimiser
les risques, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité liée au transport des
marchandises et des personnes. De plus, elle garantit le respect de la législation
locale et du devoir de diligence.
Selon l’organisation, la gestion du parc automobile peut inclure des véhicules
utilitaires tels que des voitures, des fourgons, des camions et des motos, mais
aussi des moyens de transport aérien ou maritime tels que des avions, des
hélicoptères, des bateaux, etc. D’autres ensembles d’actifs tels que les
générateurs, les conteneurs d’expédition, les ordinateurs ou même les téléphones
portables sont parfois également considérés comme un parc.
Le point commun pour que ces ensembles d’actifs soient considérés comme un
parc comprend des caractéristiques telles que :
• La gestion d’un nombre considérable d’actifs similaires.
• Le fait d’être un ensemble d’actifs essentiels à la réalisation des objectifs de
l’organisation.
• Le fait d’encourir des frais de fonctionnement importants.
• Le fait d’être exposés à des risques importants s’ils sont mal gérés.
Cette section ne couvre que la gestion de la flotte de véhicules, avec un accent
particulier sur les véhicules terrestres à moteur. Bien que les mêmes principes et
la même logique puissent s’appliquer à d’autres moyens de transport ou à d’autres
types d’actifs, ceux-ci ne sont pas spécifiquement couverts ici.
Par ailleurs, la gestion du parc automobile est étroitement liée à la « Gestion des
actifs » et au « Transport routier ».
Les véhicules en propriété sont généralement considérés comme faisant partie de
l’inventaire des actifs/ équipements. Par conséquent, tous les processus de gestion
concernant les actifs/équipements doivent également être appliqués aux véhicules
appartenant au parc automobile de l’organisation.
Il est courant que les organisations gèrent une flotte de véhicules (voitures,
camionnettes ou motos) pour le transport des personnes. Elles peuvent également
être amenées à gérer un parc de camions pour transporter régulièrement des
marchandises, de l’eau ou des matériaux de construction. Ce chapitre se concentre
principalement sur la gestion des parcs de véhicules légers utilisés pour le transport
de personnes.
Planification des déplacements et allocation des ressources (dispatching)
La planification des déplacements et l’allocation des ressources sont des activités
essentielles pour une gestion de parc automobile réussie. Son objectif est de
répondre à toutes les demandes de déplacement tout en faisant l’usage le plus
optimal possible des ressources. Elle doit prendre en compte des éléments tels
que la destination, le nombre de passagers, la cargaison, et les faire correspondre
avec les conducteurs et les véhicules disponibles, en veillant à ce que leur état
soit adapté à l’usage prévu et soit compatible avec le calendrier d’entretien.
Pour faciliter son processus et éviter une mauvaise allocation des ressources,
l’inefficacité et le mécontentement des utilisateurs, il est recommandé d’établir
un plan hebdomadaire. Les demandes de transport doivent être complétées,
approuvées et remises à la personne en charge de la planification des
déplacements avant une date limite convenue (avec un délai suffisant pour
permettre une gestion adéquate).
Une fois les demandes recueillies auprès des différents
départements/services/utilisateurs, un plan de déplacement hebdomadaire peut être
établi. Le responsable du parc automobile organisera les déplacements en fonction
de la disponibilité des véhicules, de leur capacité (poids et nombre de passagers) et
de l’état des routes. Les critères suivants doivent être pris en compte :
• Le contexte du déplacement et la couverture de communication disponible.
• La nécessité d’avoir 4 roues motrices ou 2 roues motrices.
• L’expérience du conducteur dans les conditions requises.
Lorsque les destinations de plusieurs départements coïncident, un déplacement
conjoint peut être organisé en utilisant le même véhicule ou en se déplaçant en
convoi. Il peut arriver qu’il n’y ait pas assez de véhicules disponibles un jour donné.
Ainsi, l’organisation peut être amenée à définir des priorités et à modifier le
programme ou d’annuler ou de combiner des déplacements ou de rechercher un
véhicule supplémentaire.
Le plan hebdomadaire peut être décrit selon différentes échéances : hebdomadaire,
quotidienne ou toute autre échéance pertinente sur le plan opérationnel.
Pour une bonne planification, il est nécessaire de connaître à l’avance tous les
itinéraires et l’état des routes. Dans les zones inconnues, une évaluation de l’itinéraire
peut être nécessaire pour recueillir des informations sur les distances, les délais, les
étapes intermédiaires, les indications, la couverture des réseaux de communication,
etc. À cet effet, il est recommandé d’utiliser des road-books. C’est une matrice
contenant des indicateurs de base sur les différentes étapes d’un trajet entre deux
endroits différents.
Le road-book contient des indications ou des étapes basées sur des points de données
formés le long de l’itinéraire : distance, temps et autres informations pertinentes pour
le trajet, telles que la couverture des communications, les hôpitaux, les postes de
police, les stations-service, etc. Les road-books peuvent également être utiles pour le
briefing lors de l’initiation des conducteurs ou pour déterminer les points de
communication pour le suivi des déplacements.
Mise en œuvre et Suivi des Déplacements
Savoir à tout moment où se trouvent les véhicules est essentiel pour un parc
automobile coordonné et réactif, surtout lorsque la taille du parc automobile est
importante, que des déplacements simultanés ont lieu, et que les opérations sont
déployées dans des contextes instables.
Les différents véhicules doivent avoir la capacité de communiquer à tout moment
avec les bureaux de l’organisation, ce qui permet de signaler tout incident ou
événement. Les points de contact de l’organisation doivent également être en
mesure de contacter n’importe quel véhicule à tout moment pour communiquer sur
les changements de plans ou les dernières mises à jour contextuelles nécessitant un
changement d’itinéraire. Il est fortement conseillé de disposer d’un équipement de
communication fonctionnel et de procédures de communication de base précisant
quand communiquer, à qui et avec quels moyens, pour tout déplacement.
Dans certains cas, il est fortement conseillé d’avoir une personne spécifique pour
suivre les déplacements et enregistrer l’emplacement actuel du véhicule et le
dernier contact établi. Lorsque l’on utilise des systèmes de communication radio, ce
rôle est généralement assumé par un opérateur radio désigné et formé. Dans les
endroits où la couverture de téléphonie mobile est suffisante et où les
communications reposent sur les réseaux mobiles, les applications de messagerie
instantanée peuvent être le moyen de suivre les déplacements.
Les dispositifs de localisation constituent une autre option pour suivre les
déplacements. Les dispositifs de localisation varient dans leurs fonctionnalités,
mais en général, ils recueillent des informations telles que la position du véhicule,
sa vitesse, son cap et d’autres données à l’aide d’un GPS, de capteurs et d’autres
accessoires, et envoient les données de suivi via les réseaux de téléphonie mobile
ou de satellite à un serveur distant permettant aux responsables du parc
automobile autorisés de suivre les performances en temps réel.
Les informations recueillies sont généralement utilisées pour améliorer les
habitudes de conduite, les plans de déplacement ou les performances du parc
automobile. En outre, certains dispositifs de localisation peuvent également envoyer
des alertes à des numéros de téléphone spécifiques lorsqu’un événement prédéfini
se produit : vitesses élevées, lieux atteints ou même accidents. Les dispositifs de
localisation ne remplacent pas les dispositifs de communication et, dans tous les
cas, un dispositif de communication opérationnel doit toujours accompagner le
déplacement du véhicule.
Mise en service
La mise en service désigne le processus consistant à amener les véhicules et les
utilisateurs au point de préparation requis pour la mise en œuvre des déplacements.
La mise en service peut englober les aspects suivants :
• L’installation des équipements nécessaires.
• Le briefing et la formation des conducteurs et des utilisateurs.
• La conformité et les questions administratives.
Équipement Requis
Pour opérer dans un contexte donné, des équipements supplémentaires et la
personnalisation du véhicule peuvent être nécessaires. Les modifications typiques
pour des conditions routières difficiles peuvent inclure :
• Le renforcement des pare-chocs avant et arrière avec des supports de cric de
levage.
• Le montage d’une deuxième roue de secours à un endroit sûr et approprié.
• Le montage d’un cric de levage à un endroit sûr et approprié.
• Un mât pour drapeau.
Ces modifications peuvent être effectuées par le fournisseur du véhicule si elles sont
correctement spécifiées lors du processus d’achat. Dans le cas contraire, elles
doivent être effectuées par un atelier spécialisé.
Pour des raisons de suivi des déplacements et de sécurité, une communication fiable
avec le véhicule est nécessaire. Cela peut se faire par téléphone mobile avec une
connexion adéquate, par téléphone satellite ou par radio. Selon la technologie et les
modèles, certains équipements radio peuvent nécessiter une installation spécialisée.
Pour des raisons de sécurité, l’équipement de base peut comprendre un extincteur et
une trousse de premiers secours.
Les sujets à aborder lors de l’initiation du conducteur peuvent inclure :
• Les responsabilités du conducteur (voir l’encadré ci-après).
• Les procédures relatives aux déplacements
• Les protocoles de communication.
• Les procédures de déclaration en cas d’accident ou de panne.
• La réglementation interne en terme de conduite (la réglementation de
l’organisation peut être plus restrictive que la réglementation nationale).
• Les procédures opérationnelles standards des déplacements.
• L’hygiène et le contrôle des infections.
• Les programmes et activités.
• Les dispositions administratives : comment gérer les heures supplémentaires, les
dispositions contractuelles avec les indemnités journalières, etc.
• L’utilisation de matériel de visibilité
FIN