Chap.

2 – Participer à un projet
Problématique

Réaliser un projet consiste à organiser et Définir l'objectif à atteindre

rationaliser la mise en œuvre d’actions afin
d’atteindre un objectif. Créer l'équipe charger d'atteindre l'objectif

Un projet n'existe pas en soi, il part toujours

Lister et ordonner les actions à réaliser
d'une idée, d’un besoin, d'une attente, d'un
problème, d'un souhait.
Identifier les besoins et contraintes de chaque action
L’objectif, le but à atteindre en est la
première caractéristique : Mettre en œuvre les actions
 créer un produit ;
 planifier un chantier ; Contrôler le déroulement des actions
 créer une plaquette commerciale;
 participer à un salon.
Chap. 2 – Participer à un projet
Problématique

L’identification précise de l’objectif est essentielle dans la mesure où elle conditionne :

 les moyens et les ressources à mettre en œuvre : humains, financiers, techniques,
technologiques... ;

 les contraintes à respecter : de temps, d’organisations, financières, techniques ;

 l’échéance de l’objectif, le moment ou le but est atteint et les tâches à mettre en œuvre
sont terminées.

La méthode de CQQCOQP (Comment, Qui, Quand, Combien, Où, Quoi, Pourquoi)

accompagne toutes les étapes d’un projet.

Elle aide les décisionnaires à justifier et à organiser les tâches à mettre en œuvre, auxquelles est
associé(e) l’attaché(e) de gestion.
Chap. 2 – Participer à un projet

 Prise en compte du contexte

 Identification des besoins

 Evaluation des risques et contraintes

 Présentation d’un cahier des charges

 Planification du projet
1. Prise en compte du contexte

 Tout projet doit tenir compte du contexte externe (opportunités et

menaces) de l’entreprise et du contexte interne (forces et
faiblesse);

 Contexte social
 Politique
 Économique
 Technologique et écologique
 Demandes particulières
 Organisation de l’entreprise
 Parties prenantes
2. Identification du besoin et
définition des objectifs à atteindre
 Le projet doit répondre à des objectifs clairement identifiés en
amont.

 Plusieurs méthodes possibles:

- Collecte de données (questionnaires, enquête, entretien, veille)
- Analyse des causes (diagramme Pareto, arborescence, calcul
taux de variation, calcul pourcentages)
- Analyse des besoins (compte rendu, note de synthèse)
- Comparaison entre le résultats désiré et le résultats actuel (calcul
des écarts, tableau de bord)
La méthode CQQCOQP
Chap. 2 – Participer à un projet
3. Evaluation des risques et des contraintes

 Les risques possibles:

- Financiers
- Humaines
- Sanitaires
- Environnementaux
- Perte de confiance
- Crédibilité
- Liés à la sécurité des hommes et des biens

 Les contraintes possibles:

- Techniques
- Financières
- Environnementales
- Temporelles
- Législatives
- Culture d’entreprise
- Règles sociales
Chap. 2 – Participer à un projet
4. L’élaboration du cahier des charges

Le cahier des charges: document contractuel qui sert à présenter et expliciter

les besoins, les consignes et recommandations, les exigences liées au projet.
Il précise également les délais, les temps impartis à chaque étape du projet.
Þ C’est un référentiel partagé par l’équipe qui collabore au projet.
Þ Il sert à organiser la relation tout au long du projet et à s’assurer que tout le
monde soit d’accord.
Þ Il permet notamment de cadrer les missions des acteurs impliqués.

C'est le document auquel tous les intervenants vont se référer et qui leur indique
leurs obligations.

Il n’existe pas de cahier des charges type, il doit être adapté à chaque projet
concerné.
4. L’élaboration du cahier des charges

Exemple : organisation de la participation à un salon professionnel le 10 juin à Lyon

Objectif Organiser et planifier la participation au salon professionnel du 10 juin à Lyon

Collaborateurs Le PDG, le service commercial, et le service technique, l’attaché de gestion.

Attaché(e) de gestion
- Gérer l'inscription au salon à partir des décisions prises lors de la réunion du 10 mars.
- Réserver les transports pour les techniciens et les commerciaux qui vont préparer et
installer le stand et pour les commerciaux qui seront présents pendant le salon.
Tâches à
réaliser - Réserver les hébergements pour les installateurs et pour les commerciaux induits par
l’installation et la présence sur le stand pendant le salon.
- Mettre à jour le fichier des clients à inviter au salon avec le responsable du service
commercial.
- Envoyer des invitations aux clients.
4. L’élaboration du cahier des charges

Organisation de la participation au salon professionnel du 10 juin à Lyon

Service commercial
- Concevoir les cartons d'invitation à envoyer aux clients.
- Gérer l’impression du carton auprès de l'imprimeur soft impression y compris le BAT.
- Mettre à jour avec l'attaché de gestion le fichier des clients à inviter au salon.
- Préparer le matériel d'exposition qui sera utilisé sur le stand.
Tâches à - Préparer la documentation à distribuer sur le stand.
réaliser - Installer et tester le matériel d'exposition sur le stand.

Service technique
- Proposer un stand au service commercial et le faire valider par la direction générale,
- Préparer le stand retenu,
- Installer le stand sur le salon,
4. L’élaboration du cahier des charges

Organisation de la participation au salon professionnel du 10 juin à Lyon

- Documentation client : documentation existante.

- Invitations clients : 2 000 €.
- Conception et installation du stand : 12 000 €.
- Préparation et installation matériel démonstration : 8 000 €.
Budget
- Déplacement technicien pour transport stand et matériel : véhicule utilitaire de
l’entreprise.
- Transport : SNCF 2e classe.
- Hébergement : hôtel 2 étoiles à proximité du salon (entre 80 € et 100 € par nuit).

- Le salon a lieu le 10 juin

- La réservation du stand est ouverte à partir du 10 mars. Les réservations des moyens de
transport, des hébergements et du stand doivent être faites dans la semaine qui suit.
Calendrier - La conception du stand doit être validée début mai.
- La validation des supports de communication sur le stand doit être validée début mai.
- Les invitations aux clients doivent être envoyées le 20 mai au plus tard.
- L’installation du salon peut être fait dans les 2 jours qui précèdent l'ouverture du salon
5. La planification du projet

Savoir gérer le temps: une échéance non respectée peut représenter un danger
pour le projet et engendrer des coûts inattendus.

Faire des points réguliers, communiquer

Planifier, contrôler, partager l’information.

 Planification: ordonner les tâches par ordre chronologiques, estimer le temps

nécessaire pour chaque tâches via un planning.

 Outil de gestion du temps: Le diagramme de Gantt

5. La planification du projet
Pour chaque tâche, il faut définir

sa durée : une tâche exige un certain nombre d’heures ou de jours ;

ses antériorités : certaines tâches sont interdépendantes et doivent s’enchainer de

façon logique (il n’est pas possible d’envoyer des plaquettes si elles n’ont pas été
imprimées ou crées) ;

ses ressources : Une tâche exige des ressources matérielles, humaines,

organisationnelles. Elles doivent être acquises ou disponibles ;

les personnes qui doivent réaliser chaque tâche ;

ses contraintes : date début, date fin, date de congés, etc. (les produits ne peuvent
être livrés le dimanche ; un fournisseur est fermé en août, etc.)
5. La planification du projet
Les tâches et leurs caractéristiques sont regroupées dans un tableau chronologique.
Les applications de gestion de projets (Microsoft Project ou GanttProject) facilitent ce travail en listant les
tâches à réaliser et en les planifiant de façon rationnelle tout en respectant les contraintes.
6. Suivre et contrôler le déroulement du projet

Le pilotage du projet consiste principalement à vérifier :

 que les tâches sont exécutées ;
 Qu’elles sont réalisées dans les délais accordés ;
 Que les contraintes sont respectées ;
 Que les résultats sont conformes aux attentes.

Ce travail est réalisé par le chef ou le responsable du projet.

Þ Il relance les équipes lorsque les échéances approches.

Þ Il modifie et adapte les plannings lorsque des retards peuvent

intervenir.
7. Organiser un espace collaboratif

La plupart des projets sont réalisés par une équipe de

travail qui collabore et se répartit des tâches
interdépendantes qui nécessitent une coordination
interpersonnelle.

Cette collaboration est réalisée par des rencontres

directes formelles ou informelles, des communications
audios ou vidéos, des échanges de messages, de méls,
de données, de fichiers, de documents...
7. Organiser un espace collaboratif

Un espace d’échange et de travail peut être créé sur l'intranet de

l'entreprise mais les entreprises ont de plus en plus recours à des
plateformes spécialisées.

Ce sont des plateformes collaboratives en ligne (Slack, Microsoft

Teams, Google Meet) qui permettent :
 d’organiser des équipes de travail ;
 de planifier des tâches ;
 de gérer des agendas partagés ;
 de partager des espaces contrôlés par des droits d’accès ;
 de sécuriser les communications par un cryptage des échanges,
7. Organiser un espace collaboratif
7. Organiser un espace collaboratif
7.1 Proposer une arborescence de dossier
Un dossier est un espace de rangement destiné à recevoir des fichiers
numériques ou des sous-dossiers.

=> L’ensemble des dossiers et sous-dossiers constitue l’arborescence des

dossiers.

Il n’existe pas d’arborescence idéale :

 Les dossiers peuvent être structurés par projet, par mission, par équipe, par
étape du projet…
 Elle doit être logique et efficace or les logiques de rangement ne sont pas les
mêmes pour tous…

=> C'est la raison pour laquelle il est conseillé de mettre en place une
organisation pérenne partagée par tous les collaborateurs.
7. Organiser un espace collaboratif
7.1 Proposer une arborescence de dossier
Par essence, un système est efficace :
- lorsqu’il permet de retrouver rapidement les documents recherchés ;
- lorsque sa logique est compréhensible par tous les utilisateurs.

Quelques règles à respecter :

- l’architecture des dossiers et sous-dossiers doit être partagé et contrôlé ;
- au-delà de trois niveaux une arborescence devient difficile à comprendre et à
mémoriser ;
- les noms des dossiers doivent être logiques et codifiés comme les noms de fichiers ;
- la création de nouveaux dossiers et sous-dossiers ne doit pas être libre et doit
respecter une procédure ;
- les fichiers élémentaires ou brouillons doivent être purgés lorsqu’ils sont devenus
inutiles ou archivés dans des sous-dossiers spéciaux afin de ne pas encombrer les
dossiers principaux.
7. Organiser un espace collaboratif
7.1 Proposer une arborescence de dossier
Exemple 1 : arborescence des dossiers utilisés par une société qui édite un guide
7. Organiser un espace collaboratif
7.1 Proposer une arborescence de dossier
Exemple 2 : Mise en place d’une arborescence des dossiers du personnel
7. Organiser un espace collaboratif
7.2 Normaliser les noms de fichiers
Le nommage des fichiers doit respecter des règles qui peuvent être incluses dans la charte
informatique.
7. Organiser un espace collaboratif
7.2 Normaliser les noms de fichiers
8. Mise en place des réunions en présentiel ou en ligne

Une tâche importante de l'attaché(e) de gestion consiste à planifier et

coordonner les réunions physiques ou en visioconférences qui
concernent une équipe de travail.

Elle doit notifier à tous les intervenants :

 la date ;
 l’heure ;
 le lieu des réunions ,z
Ces derniers devront les ajouter à leurs agendas respectifs.

Elle doit préparer les supports, la logistique, établir les comptes

rendus…
8. Mise en place des réunions en présentiel ou en ligne

Exemple: Outlook, Google calendrier, Teams, Hangouts, Messenger).

9. Rédiger les comptes rendus de réunion

Il restitue une réunion, un évènement, une visite, un entretien.

Le compte rendu à caractère juridique est appelé procès-verbal.

Il existe trois types de comptes rendus

Sténographique
il déroule les faits et reproduit les propos de Analytique Synoptique
chaque intervenant, sans les déformer. Il doit il récapitule les idées sans il visualise dans un tableau
être complet, clair, précis et respecter la réalité retranscrire les paroles. le contenu.
sans avis personnel.
9. Rédiger les comptes rendus de réunion

Le compte rendu fait apparaitre les informations suivantes

Un en-tête simplifié

Emetteur et destinataire

Date et lieu réunion

Heures de la réunion

Liste des présents

Liste des absents

Liste des excusés

Titre, objet

N° compte rendu

Signature