REPUBLIQUE DU

SENEGAL
Un Peuple – Un But – Une Foi

MINISTÈRE
DE L’EDUCATION
NATIONALE
DEMSG

FORMATION DES CHEFS D’ETABLISSEMENT

Août 2022
LA GESTION DES RESSOURCES
ADDITIONNELLES
 INTRODUCTION
La gestion de l’ensemble ressources financières mises à la disposition des collèges et lycées

Elle est de la responsabilité du

obéit aux mêmes règles de proviseur avec le conseil de
Elle doit être centrée sur la
transparence et de rigueur de la gestion (CGE) représentant en
réussite de l’élève
comptabilité publique son sein toute la communauté
éducative

Cette formation est organisée pour répondre à une nécessité de renforcement

de capacités
 LES ORGANES DE GESTION ET LEUR
FONCTIONNEMENT

La gestion financière renferme deux aspects importants que sont la planification

et l’exécution budgétaires. Ainsi, le proviseur doit adopter une approche
participative et inclusive lors de l’élaboration du projet de budget c'est-à-dire toute
personne à impliquer dans la mise en œuvre du budget devrait être impliquée dans
son élaboration. C’est pourquoi, pour une gestion transparente et démocratique
des ressources financières, le proviseur doit mettre en place les organes suivants :
Un conseil de gestion (CGE) fonctionnel
Une commission de dépouillement
Une commission de réception
Un Observatoire de la vulnérabilité à la Déperdition scolaire (OVDS)
 Le Conseil de Gestion d’Etablissement (CGE)

Le décret 2000-337 exige la mise en place du CGE et définit sa composition, ses

attributions et son fonctionnement. Le CGE intègre tous les acteurs de la
communauté éducative.

Concernant sa composition dans un lycée/collège, le proviseur/principal est membre de

droit au même titre que l’intendant/gestionnaire, le censeur, le représentant du Conseil
départemental, le représentant du maire et du représentant du Trésor. Les autres
membres sont élus par leurs pairs. Il s’agit des représentants des surveillants généraux,
du personnel enseignant, du personnel de surveillance, des élèves et des parents
d’élèves.
 Le conseil de gestion d’établissement (CGE)
Attributions:
• il donne son avis sur l’état prévisionnel des recettes et des dépenses (décret 2000-337) ;
• il approuve le budget prévisionnel (décret 2000-337) ;
• il propose des réaménagements, au besoin, sur le budget voté ;
• il fixe le montant des frais d’inscription (arrêté interministériel n°3207) ;
• ilcontrôle la mobilisation et l'utilisation des ressources générées dans le lycée (arrêté
interministériel n°3207) ;
• ilse réunit autant de fois que de besoin et au moins deux fois par an, au début et à la fin
de l’année scolaire. La dernière réunion est consacrée au bilan financier et à la
présentation des états prévisionnels des recettes perçues (arrêté interministériel
n°3207) ;
• ildispose d’un compte bancaire ou postal ouvert au nom de l’établissement et
mouvementé par la signature conjointe du Président et de l’intendant (arrêté
interministériel n°3207).
NB : Il convient de signaler que les fonctions de membres du CGE sont gratuites
et ne donne droit à aucune rémunération
 La commission de dépouillement

La commission interne de dépouillement est compétente pour les marchés qui se singularisent par la
modicité de leur montant, l’allègement de la procédure et l’absence d’écrit) (circulaire n°0001554
MEN/SG/CPM du 10 juin 2020). Les membres de la commission de dépouillement doivent être
nommés en début de gestion. Celle-ci est chargée de la désignation du fournisseur conforme et le
moins disant pour toutes les demandes de renseignements et de prix. Quand les fournisseurs
consultés proposent leurs soumissions par facture pro forma, cette commission évalue les offres et
élabore le PV de dépouillement devant permettre au proviseur d’attribuer le marché.

Pour les marchés de grands montants, les commissions régionales et départementales restent
compétentes. Elle est composée de trois représentants de l’autorité contractante dont le président et
le responsable du service maître d’œuvre ou son représentant, conformément à l’article 2 de l’arrêté
n°00864 du 22 janvier 2015, pris en application de l’article 36, alinéa 1 du Code des marchés publics.
 La commission de réception

Les membres de cette commission sont désignés par l’ordonnateur de matières

(proviseur/principal).

Au regard de l’article 45 du décret n°2018-842 portant comptabilité des

matières, sont, entre autres membres de cette commission, l’ordonnateur des
matières et le comptable des matières. Cette commission est compétente à
effectuer toutes les réceptions de matières pour l’établissement. En fait, elle a
pour rôle de prouver la réalité de la réception pour permettre à l’ordonnateur
d’autoriser le paiement de la dépense.
 L’Observatoire de la vulnérabilité à la Déperdition
scolaire
(OVDS)
Circulaire n° 4544 MEN/SG/DEMSG du 16 octobre 2012 relative à la création
d’OVDS
Missions de l’Observatoire de la vulnérabilité scolaire
• Prévenir la vulnérabilité à la déperdition scolaire ;
• Prendre en charge les élèves vulnérables à la déperdition scolaire ;
• Assurer le suivi des élèves pris en charge.
Composition de l’Observatoire
L’Observatoire doit être un organe léger, facile à réunir et constitué de personnes
avec un sens élevé de la responsabilité. A titre indicatif, il pourrait comprendre
entre autres :
• Le Principal du CEM
• Le Surveillant général du CEM
• Un professeur principal
• Un professeur principal
• Le Président de l’APE
•
LES ROLES ET RESPONSABILITES DES ACTEURS EN
MATIERE DE GESTION FINANCIERE

Au regard de l’article 14 du décret 2020-978 portant règlement général sur la

comptabilité publique, les opérations relatives à l’exécution d’un budget de l’Etat
et des budgets des autres organismes publics et à la gestion de leurs biens font
intervenir deux catégories d’agents : les ordonnateurs et les comptables publics.
• Les ordonnateurs prescrivent l’exécution des recettes, engagent les
dépenses et en ordonnent le paiement.
• Les comptables payent les dépenses ordonnées par l’ordonnateur, encaissent
les recettes prescrites, et tiennent la comptabilité.
En matière d’administration financière et comptable des établissements, les
opérations administratives et comptables du lycée/collège sont partagées entre
le proviseur/principal et l’intendant/gestionnaire, sous la surveillance du conseil
de gestion (CGE). De ce fait, pour un lycée, le proviseur/principal et
l’intendant/gestionnaire sont les principaux piliers de la gestion financière. .
LES ROLES ET RESPONSABILITES DES ACTEURS
EN MATIERE DE GESTION FINANCIERE
Le Proviseur/principal est, dans la gestion des ressources additionnelles, l’ordonnateur
des recettes et des dépenses. Pour les crédits de l’Etat, il représente le service dépensier.
En effet, dès que le budget prévisionnel est adopté par le CGE, il est le seul habilité à
ordonner la perception des recettes et l’exécution des dépenses. A ce titre il ;
• Il
rend exécutoires les titres de recettes préparés par l’intendant/gestionnaire (signature
des reçus d’encaissement) ;
• Il
propose les engagements des dépenses de l’établissement dans la mesure des crédits
ouverts ;
• Il signe les bons de commande et liquide les factures correspondantes ;
• Il
vérifie et vise tous les livres et documents comptables et procède à des vérifications
périodiques de la caisse ;
• Ilprépare, présente et soutient, en collaboration avec l’intendant, devant le conseil de
gestion, le projet de budget de l’établissement ;
• Il surveille et contrôle toute l’activité des services de l’intendant/gestionnaire .
LES ROLES ET RESPONSABILITES DES ACTEURS EN
MATIERE DE GESTION FINANCIERE

L’intendant/gestionnaire est le comptable des ressources additionnelles conformément à

l’article 5 de l’arrêté interministériel n°3207 du 17 mars 2004 qui précise que « … l’intendant
ou le gestionnaire est le comptable des recettes et des dépenses ». A cet effet, il a une
responsabilité sur tout paiement effectué à partir des ressources additionnelles.

Sous l’autorité du proviseur/principal, il tient les caisses de dépenses et celles de recettes,

assure la tenue des livres et documents comptables.

Dans la gestion des crédits alloués par l’Etat, il aide le proviseur dans l’exécution des
dépenses publiques. A ce titre, il est chargé de la préparation des tâches matérielles
d’exécution du budget et suit la procédure, depuis l’établissement du bon d’engagement,
jusqu’à la proposition de liquidation.
LE PROCESSUS D’ELABORATION DU BUDGET
PREVISIONNEL D’UN ETABLISSEMENT

constats: Exécution du budget sans vote; élaboration en déphasage

avec les principes de bonne gouvernance; ne prend pas compte les
crédits alloués par l’Etat.
Ressources additionnelles comme les crédits alloués par l’Etat sont des
deniers publics.
entrées et sorties: objet d’une autorisation par un organe délibérant, le
CGE.
BP ₌ outil de gestion de nos établissements,
établi fin de chaque année scolaire ( prévoir les recettes et les dépenses de
l’exercice à venir). adoption par le CGE ₌ autorisation d’effectuer des
dépenses pour l’ordonnateur (proviseur). Toutefois, aucune dépense non budgétisée
ne doit être engagée unilatéralement par l’ordonnateur.

modalités de mobilisation et d’utilisation des ressources générées, fixées par

L’arrêté interministériel n°03207 du 17 mars 2004
 LE PROCESSUS D’ELABORATION DU BUDGET
PREVISIONNEL D’UN ETABLISSEMENT
La nature des ressources La nature des dépenses
Au regard de l’article premier de l’arrêté • matériels et fournitures de bureau ;
n°03207 du 17 mars 2004 , les recettes • équipement en mobilier ;
générées sont constituées :
• matériel de reprographie ;
• Des frais d’inscription ;
• matériel à haute valeur ajoutée
• Des contributions des partenaires ; (informatique, audiovisuel etc…) ;
• Des contributions des collectivités • charges de personnel non-fonctionnaire ;
territoriales ; • entretien et réparations ;
• Des produits des manifestations • activités pédagogiques et éducatives ;
socioculturelles, des locations
d’infrastructures ; • soutien à des élèves nécessiteux ;

• Des
• autres charges générales de
subventions, dons et legs.
fonctionnement

Étapes: expression besoin; évaluation coût besoins; élaboration BP (CI élargi élèves +APE);
validation
Ces besoins s’inscrivent dans l’espoir d’une amélioration des conditions d’enseignement apprentissage pouvant entrainer l’amélioration des
résultats scolaires.
LE PROCESSUS D’ELABORATION DU BUDGET
PREVISIONNEL D’UN ETABLISSEMENT (suite)
Remarque:

Le projet de budget est présenté en réunion du CGE pour son adoption. Une
fois adopté, le budget prévisionnel peut être authentifié par le cachet et la
signature du Président du CGE et les paraphes des différents membres du
CGE. Le document est ainsi photocopié en plusieurs exemplaires et remis
aux membres du conseil de gestion. Ainsi Le proviseur/principal et
l’intendant/gestionnaire , sont autorisés à effectuer les dépenses.
LES PROCEDURES DE COLLECTE DES RESSOURCES
ADDITIONNELLES
LES PRÉALABLES
• Existence d’un compte bancaire ou postal ouvert au nom du lycée/collège: article 6 de l’arrêté
interministériel n°003207 du 17 mars 2004 stipule que « le Conseil de gestion dispose d’un
compte courant bancaire ou postal ouvert au nom de l’établissement et mouvementé par la
signature conjointe du Président et de l’intendant ... ».
• Fixation du taux d’inscription qui doit être compris entre 3 000 F et 10 000 F;
circulaire n°4377 ME/SG/DEMSG/DAJLD du 11 octobre 2007 fixant le montant et la
répartition des frais d’inscription.
Circulaire n°4465 MEPEMSLN/SG/DEMSG du 15 septembre 2010 qui précise que « le
montant des frais d’inscription de l’Enseignement moyen secondaire général, y
compris le coût de la tenue doit être compris entre 3 000 FCFA et 10 000 FCFA ».
circulaire n°4377 ME/SG/DEMSG/DAJLD du 11 octobre rappelant que les frais
d’inscription n’intègrent pas les cotisations des associations des Parents d’Elèves
(APE) dont le montant, les modalités de recouvrement et les dépenses autorisées sont
à négocier dans le cadre du CGE.
• mise en place d’un OVDS fonctionnel en vue d’identifier les élèves vulnérables (cas sociaux) à
prendre en compte dans les inscriptions.
• les recettes doivent être ordonnées c’est-à-dire en plus du cachet du proviseur, ordonnateur
LES PROCEDURES DE COLLECTE DES RESSOURCES
ADDITIONNELLES

La collecte des inscriptions et les réinscriptions doit se faire conformément aux

dispositions légales et réglementaires. Pour cela, les acteurs de la collecte, les modalités
d’inscription, les conditions de leur versement à l’intendant, la périodicité des versements dans
le compte doivent être identifiés. Il serait bon de documenter la procédure en tentant de
répondre à un certains nombre de questions notamment :
 Qui doit effectuer la collecte des frais d’inscription ?
 d’autres personnes sont-elles à impliquer dans la collecte ? le cas échéant, une décharge
est- elle délivrée après chaque encaissement ?
 existe des carnets de quittances à souches pré-imprimés et pré-numérotés ?
 les modalités de versement dans le compte sont-elles déterminées ?
 NB : il n’est pas prévu d’émoluments pour les agents chargés de la collecte des
frais d’inscription.
LES PROCEDURES DE COLLECTE DES RESSOURCES
ADDITIONNELLES
Les procédures pour les autres sources de revenus
Outre les frais d’inscription, le lycée/collège peut disposer d’autres ressources additionnelles provenant notamment du
projet d’établissement, des loyers, des dons ou legs, des subventions, des dotations, etc. Ces ressources seront versées à
l’intendant qui à son tour doit les reverser dans le compte bancaire avant toute utilisation conformément au principe de
l’unicité des caisses.
 Concernant le PE, les fonds sont en général versés dans un compte bancaire. Toutefois, l’intendant doit disposer du
document justificatif des entrées de ressources.
 A propos des loyers, le coût et la périodicité (mensuel, annuel, etc.) doivent être bien établis. Des carnets de reçus
devront également être utilisés pour retracer toutes les entrées de fonds et faciliter le contrôle.
 Concernant les dons, legs ou subvention, le proviseur doit mettre en place une commission à cet effet qui doit les
recevoir.
 pour le recouvrement des ressources provenant de la bibliothèque, des photocopies, les fascicules, etc., le proviseur doit
toujours dissocier celui qui fait la photocopie ou donne les livres de celui qui reçoit l’argent. L’intendant peut par exemple
récupérer les fonds contre un reçu remis à l’élève. Ce dernier devra se présenter à la bibliothèque, au niveau du
reprographe ou du comptable des matières (détenteur des fascicules) pour satisfaire son expression de besoin.
 Les procédures d’exécution des dépenses sur
les ressources additionnelles

quelques préalables à satisfaire pour assurer la transparence

dans la gestion financière.
 disposer du budget prévisionnel adopté par le CGE
 dépenses autorisées sont regroupées, par l’intendant, par catégories de dépenses
lui permettant ainsi de bien planifier les achats et d’éviter les fractionnements.
• Pour la rubrique soutien à des élèves nécessiteux, l’intendant doit disposer de la
liste des élèves vulnérables qui sont identifiés par l’OVDS ainsi que la nature de
leur vulnérabilité. Ces élèves vulnérables peuvent être accompagnés de plusieurs
manières: exemption de l’inscription, aide en nature (cahiers, sacs, etc.)
• l’intendant/gestionnaire doit disposer des actes mettant en place les commissions
de dépouillement et de réception
 Exécution des Demandes de Renseignements et de Prix
Une fois ces préalables mis en place, l’intendant en collaboration avec le proviseur peut
lancer des Demandes de Renseignements et de Prix (DRP) pour les achats relatifs à
l’équipement en mobilier, aux matériels à haute valeur ajoutée, aux matériels de bureau, au
fournitures de bureau, aux consommables informatiques, aux produits d’entretien, au
matériel pédagogique, etc. L’exécution des demandes de renseignements et de prix suit les
étapes suivantes :
1) Détenir la liste de fournisseurs agréés ;
2) Sollicitation de trois fournisseurs agréés ;
3) Réception des offres sous forme de factures pro forma ;
4) La commission convoquée se réunit pour évaluer les offres en vue de choisir celle qui est
conforme et moins disant à travers un procès-verbal de dépouillement ;
5) Le proviseur établit le procès-verbal d’attribution pour désigner le fournisseur attributaire ;
6) Le fournisseur attributaire accepte et exécute la livraison des matières avec une facture
définitive et un bordereau de livraison ;
7) La commission de réception convoquée procède à la réception. Si elle est conforme en
quantité et en qualité, les membres émargent sur le procès-verbal de réception et le
comptable des matières prend en charge ces matières ;
Exécution des Demandes de Renseignements et de Prix
• 8) Sur la base de la facture définitive, du bordereau de livraison et du procès-verbal de
réception, le proviseur peut ordonner le paiement de cette dépense. Cet ordonnancement
doit être matérialisé par le cachet et la signature du proviseur sur la facture définitive avec
la mention « BON A PAYER ». Ainsi, l’intendant pourra procéder au paiement de la dépense.
• 9) Le paiement se fait par chèque ou virement au nom du fournisseur titulaire. Eviter de
payer des fournisseurs en espèces.
• 10) Les pièces justificatives de la DRP doivent être archivées. Ainsi,
l’intendant/gestionnaire doit archiver le dossier de DRP comprenant : les demandes de
sollicitation, les factures pro forma, la procès-verbal de dépouillement, le procès-verbal
d’attribution, la facture définitive, le bordereau de livraison, le procès-verbal de réception,
la copie du chèque ou de l’ordre de virement.
A propos de la rubrique entretien et réparations pour laquelle la commission d’évaluation des
besoins aurait déterminé l’étendue des travaux, il peut être appliqué une procédure
semblable à la DRP.
Pour les charges de personnel non-fonctionnaire, au moment de payer , l’intendant demande
l’autorisation de décaissement et après validation, il établit les états de paiement et exécute.
L’autorisation de décaissement validée et l’état visé sont archivés par l’intendant.
 Existence d’une caisse
• Pour les menues dépenses, l’établissement effectue des paiements en espèces. C’est
ainsi qu’il a besoin d’instituer une caisse pour son fonctionnement. La mise en place
d’une caisse répond à des modalités pour sa gestion. La caisse de l’établissement doit
être tenue par l’Intendant et servir à engager de petites dépenses.

• Il est déterminé un plancher et un plafond de la caisse. Le plancher est le montant en

deçà duquel la caisse doit être approvisionnée alors que le plafond est le montant
maximum que doit contenir la caisse. Par exemple, on peut déterminer le plancher à 15
000 F et le plafond à 50 000 F.

• A l’image des autres dépenses, l’intendant demande toujours une autorisation de

décaissement pour les menues dépenses avant toute sortie de fonds. Toutes les sorties
d'argent de la caisse doivent être justifiées dès la réalisation de la dépense. La facture
ou la décharge relative à cette dépense doit être attachée à cette autorisation. En outre,
il doit tenir un brouillard de caisse c’est-à-dire un journal qui retrace tous les
mouvements de la caisse : approvisionnement et décaissement.
LES DOCUMENTS INDISPENSABLES A LA GESTION
FINANCIERE.
• Toute personne mandatée dans une des procédures de gestion financière doit laisser une trace documentée
de son implication. Ces documents sont constitués d’outils et de livres comptables dont les plus
indispensables sont:
• Le carnet de reçus d'encaissement qui permet de retracer des entrées de ressources dans
l’établissement.
• L'autorisation de décaissement (autorisation de dépense) signée par le Proviseur pour signaler à
l’intentant son consentement préalable à un prélèvement d'argent de la caisse.
• L’autorisation de paiement qui peut être matérialisée par le cachet de l’ordonnateur et la mention « bon à
payer » sur la facture définitive ou un bon de paiement. Elle constitue la trace de l'emploi correct du
décaissement autorisé préalablement.
• Le journal de caisse qui sert à enregistrer chaque mouvement effectué à partir de la caisse. Chaque
enregistrement est assorti d'une référence aux documents précités. En plus, le solde courant est calculé après
chaque encaissement ou décaissement.
• Le journal de banque est un support destiné à l’enregistrement de tous les mouvements de compte
bancaire ou postal.
• Le livre-journal des recettes et des dépenses qui retrace de façon chronologique toutes les recettes et
dépenses de l’établissement quelle que soit leur provenance (caisse ou banque) et quelque soit la
destination.
• La fiche signalétique des engagements qui permet de répertorier tous les engagements réalisés
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