Deuxième séance
La communication interne dans les organisations sociales
I-Définition de la communication interne
Du point de vue de l’observateur qui recherche une définition neutre, la
« communication interne est l’ensemble des principes et pratiques qui
permettent les échanges de messages, d’idées et de valeurs entre les
membres d’une même organisation ». La communication interne
s’inscrit dans le Knowledge management qui repose sur le partage de
l’information, ce qui implique sa circulation entre les différentes parties
prenantes d’une entreprise. Pilier essentiel de l’entreprise, elle est au
cœur de la stratégie de l’entreprise, accompagne le changement,
prévient des conflits pour aider à leur désamorçage. Fonction
essentielle, de nombreux outils sont à la disposition des dirigeants et du
responsable de la communication.
1.1-Les outils à disposition des dirigeants
La communication interne va de l’entreprise vers son personnel,
ce qui implique qu’elle se destine à tous les membres d’une
même entreprise, non pas pour formater mais pour transmettre.
Développer, entretenir une bonne communication interne à pour
impact de fédérer le personnel et les dirigeants autour d’un
projet, valoriser les compétences, renforcer le sentiment
d’appartenance, stimuler l’efficacité et la créativité des salariés,
améliorer le climat général et les performances de l’entreprise.
Ce système doit être permanent et suivre un circuit défini par la
direction de l’entreprise afin de toucher de larges publics
internes. Comment s’y prendre ? Plusieurs outils fiables existent.
Mais quels sont-ils ? En voici quelques-uns… simples d’utilisation.
1.2- Le bulletin d’entreprise ou newsletter interne
Présenté sous forme papier ou numérique, le journal destiné
aux employés permet d’informer rapidement le personnel,
de compléter ou modifier une information déjà diffusée,
d’annoncer toutes décisions ou événements importants, les
stratégies de l’entreprise. Journal bimensuel ou trimestriel,
cet outil permet de communiquer de manière continue et
régulière auprès de l’ensemble des salariés (employés et
cadres) sans créer de distinctions, il se doit de représenter la
voix démocratique des employés. Au coût faible, rapide et
souple, le bulletin d’entreprise ne doit pas être un simple
outil de communication pour la direction : elle doit inclure le
témoignage de salariés, clients, investisseurs, partenaires…
2. Site intranet
Réseau privé de l’entreprise, bien qu’utilisant les techniques du
web, cet outil permet de transmettre les messages officiels
provenant de la direction aux collaborateurs de manière réactive
et ce quel que soit l’endroit où ils se trouvent, sans attendre la
publication d’un support papier. Cet outil abolit les frontières du
temps et de l’espace par son accessibilité. Documents officiels,
procédures à suivre, guides pratiques et organigramme pour les
nouveaux employés (nouvelle embauche, mouvements
internes…) le site intranet est plus qu’informatif. Opportunité
pour renforcer la fonction communication interne malgré son
coût plus élevé, le site intranet ne remplace pas le bulletin
d’entreprise ou la newsletter.
1.1- La boîte à idées
En donnant la parole aux salariés, la boîte à idées
permet de recueillir des suggestions à un coût très
faible. C'est un outil qui leur permet également
d'exprimer leurs préoccupations, de soulever des
questions et tout cela de façon anonyme afin de
faciliter l’expression.
1.2- Les entretiens face à face, communiquer en petits groupes
Méthode efficace pour atteindre les employés, ces rencontres ont
une véritable utilité si elles sont bien organisées : partager
l’actualité de l’entreprise, créer des liens entre les employés
autour d’un sujet commun, permettre d’y exprimer ses pensées,
réajuster ce qui peut poser problème de manière conviviale,
aborder les questions, problèmes, idées des participants, mais
aussi fédérer les employés autour d’un projet commun. Ces
réunions se doivent d’être préparées à l’avance ou récurrente
(date fixe – fréquence utile afin de ne pas entrainer de lassitude)
avec un ordre du jour et une durée. Il est important que les
participants se sentent écoutés mais pour autant la réunion ne
doit pas devenir une séance de doléances ou d’agression.
1.3- L’affichage
Placées dans des espaces très fréquentés de l’entreprise
(hall, cantine, salle de repos, espace de détente…), les
affiches sont utiles pour apporter de l’effet à une
annonce dont le contenu doit être retrouvé par la suite
sur d’autres canaux (mails, intranet…). À ne pas omettre
: les coordonnées du référent à cette information qui
pourrait apporter des renseignements complémentaires
mais aussi une mise en page claire et attractive.
1.4- Le livret d’accueil
Souvent destiné aux nouveaux arrivants, le livret
d’accueil est une source d’informations pratiques et
utiles. Il permet d’obtenir des repères facilitant
l’intégration et une description générale de
l’entreprise (histoire de l’entreprise, objectifs à court
et moyen terme, valeurs, philosophie, règles de
sécurité…). Annoncez la bienvenue aux nouveaux
arrivants !
1.5- L’événementiel
Séminaires d’entreprises, team building, jeux et concours…les activités
ne manquent pas. Pour toutes ces activités, veiller à privilégier la
convivialité. Ces événements en interne ont pour objectif de fidéliser les
collaborateurs et d’adhérer aux valeurs de l’entreprise.
Afin de vous assurer que votre message sera entendu et retenu,
n’hésitez pas à le répéter. Tenir régulièrement informés vos
collaborateurs des dernières avancées stratégiques, opérationnelles et
organisationnelles, contribuera à augmenter la confiance de vos équipes
et à diminuer leur frustration souvent liée au manque d’informations. Il
s’agit de transmettre une information simple et transparente.