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Séance 9
Chapitre 7 :
Les systèmes d’information comptable
 2
Objectifs de la séance

1. Expliquer en quoi consiste un système d'information comptable efficace

2. Comprendre les éléments des systèmes informatisés et des systèmes
manuels
3. Enregistrer et reporter des opérations en utilisant le journal des ventes, le
journal des encaissements et le grand livre auxiliaire des comptes-clients
 3
Objectifs de la séance

4. Enregistrer et reporter des opérations en utilisant le journal des achats,

le journal des décaissements et le grand livre auxiliaire des comptes
fournisseurs
5. Vérifier l'équilibre entre le grand livre et le grand livre auxiliaire
6. Utiliser des journaux auxiliaires pour enregistrer et reporter les
opérations soumises aux taxes de vente
7. Évaluer l'incidence des IFRS sur les systèmes d'information comptable
 4
Système comptable

= Ensemble de journaux et de grands livres auxiliaires qui

collectent et traitent des données financières brutes de
manière à rendre cette information opportune, précise,
pertinente et rentable pour répondre aux besoins des
utilisateurs internes et externes
 5
Caractéristiques d’un bon système comptable

1) Contrôle
2) Compatibilité
3) Souplesse
4) Informations adaptées aux besoins
5) Rapport coûts-avantages
 6
1) Contrôle

Chaque entreprise doit s’assurer de mettre en

place des contrôles internes qui protègent les
actifs et évitent le gaspillage, mais aussi tout
comportement inacceptable qui pourrait avoir lieu
dans l’entreprise
 7
1) Contrôle (suite)

Les contrôles vont viser à s’assurer, notamment :

De la sécurité des
Que les biens et les
Que les opérations données, des
documents de l’entreprise
sont autorisées activités et des
sont protégés
employés

De limiter les
Que les employés puissent
Que les politiques accès aux
difficilement commettre de la
internes sont personnes
fraude ou des erreurs qu’on
respectées autorisées
peut prévenir
seulement
 8
2) Compatibilité

Un système compatible est un système qui va s’harmoniser

avec les activités, le personnel et la structure organisationnelle
de l’entreprise
Il va nous permettre d’obtenir les informations dont on a
besoin partout au sein de l’entreprise, et que tous nos
interfaces fonctionnent bien
 9
3) Souplesse

Un système est souple quand on peut le moduler / le

modifier en fonction de ce qui se passe dans l’entreprise et
de nos nouveaux besoins, sans avoir besoin de tout
recommencer ou de le remettre à neuf
 10
4) Informations adaptées aux besoins

Un bon système est un système qui fournit aux utilisateurs des

informations qui leur sont pertinentes et utiles
La présentation claire des informations fait partie des points
que l’on recherche, tout comme le fait de pouvoir produire
efficacement des rapports pertinents
 11
5) Rapport coûts-avantages

Toute entreprise sera toujours à la recherche d’un bon système

comptable qui ne coûte pas trop cher versus sa qualité
On vise donc un équilibre « avantages-coûts », dans le sens qu’on veut
un système intéressant / performant, mais avec un prix raisonnable
• Les plus petites entreprises vont normalement acheter des logiciels
existants, car ils n’ont pas nécessairement besoin d’un logiciel « sur
mesure »
• Ex. Simple comptable (Sage), Acomba, QuickBooks
• Les plus grandes entreprises vont souvent avoir un système
comptable mis en place exclusivement pour leur entreprise
 12
Configuration d’un système
comptable
• Point de départ = le plan comptable
• Plan comptable = liste des comptes du grand livre (GL) et de leurs numéros respectifs
• Il est important d’avoir ce classement afin de se retrouver parmi toutes les transactions
qui ont lieu au cours de l’exercice
Systèmes
informatisés
versus
systèmes manuels
 14
Journaux auxiliaires
• Toute entreprise vise normalement un classement qui soit le plus optimal
possible…
• Ceci passe notamment par le classement des opérations par type
• On distingue les opérations en 4 types principaux :

1) Ventes à crédit
2) Achats à crédit
3) Encaissements
4) Décaissements
 Pour chacune de ces catégories d’opérations → il existe un journal
auxiliaire
 15
Journaux auxiliaires (suite)

Qu’est-ce que les « journaux auxiliaires » ?

• Ce sont des journaux comptables servant à l’enregistrement
d’une catégorie donnée d’opérations
• Ce sont des outils qui aident à diminuer la charge de travail
• Ils ne sont pas obligatoires, quoi que très utiles, car ils
regroupent toutes les opérations de même nature
 16
Journaux auxiliaires (suite)

• 5 catégories d’opérations = 5 journaux auxiliaires :

Opération comptable Journal auxiliaire correspondant Abréviation
1. Vente à crédit Journal des ventes JV
2. Encaissement Journal des encaissements JE

3. Achat à crédit Journal des achats JA

4. Décaissement Journal des décaissements JD

5. Autres opérations Journal général JG

* Pour les opérations relatives à la paie, certaines entreprises vont même utiliser un
« journal de la paie »
 17
Journaux auxiliaires (suite)

JV JE

JA JD
Comment choisir le bon journal
auxiliaire à utiliser ?
 19
Exercice – choix du journal
approprié
Dans quel journal faudrait-il enregistrer chacune des transactions suivantes
?
1) Paiement au comptant du loyer mensuel
2) Vente d’un terrain par une entreprise d’aménagement paysager
3) Emprunt de 100 000 $ auprès de la banque
4) Achat d’un ordinateur au comptant
5) Achat d’un ordinateur à crédit
6) Salaires à payer en début de semaine (sur la prochaine paie) pour du
travail rendu cette semaine
 20
Solution – choix du journal approprié

 Paiement au comptant du loyer mensuel →

Journal des décaissements, comme il y a eu sortie d’argent
 Vente d’un terrain →
Journal des encaissements si l’argent de la vente a été encaissé / journal
général s’il s’agit d’une vente à crédit, car ce n’est pas une activité
habituelle de l’entreprise
 Emprunt de 100 000 $ auprès de la banque →
Journal des encaissements, comme il y a eu entrée d’argent
 21
Solution – choix du journal approprié

 Achat d’un ordinateur au comptant →

Journal des décaissements
 Achat d’un ordinateur à crédit →
Journal des achats
 Salaires à payer en début de semaine (sur la prochaine paie)
pour du travail rendu cette semaine →
Journal général, comme c’est une écriture de régularisation
Exercice 7-4 du
manuel

Prenez quelques minutes pour

faire la partie 1 de l’exercice !
01-04 : journal des ventes
03-04 : journal des achats 23
06-04 : journal des décaissements
09-04 : journal des décaissements
11-04 : journal des encaissements
13-04 : journal des achats
14-04 : journal général
15-04 : journal des encaissements
16-04 : journal des décaissements
17-04 : journal des achats
22-04 : journal des décaissements
24-04 : journal des encaissements
25-04 : journal des décaissements
26-04 : journal général
28-04 : journal des achats
30-04 : journal général
 24
Report au grand livre

• Si on utilise un journal auxiliaire plutôt que le journal général → on n’a plus

besoin de passer par le JG pour comptabiliser une transaction
• On reporte directement aux comptes de grand livre (GL)
• Travail de report → facilité puisque les journaux auxiliaires cumulent les
débits et les crédits des opérations semblables dans des colonnes distinctes
• Le total de la colonne est reporté dans le GL (plutôt que les montants
individuels de chacune des opérations)
 25
Grands livres auxiliaires

• Livres auxiliaires qui renferment les comptes individuels des clients ou

des fournisseurs d’une entreprise, et auxquels correspondent les comptes-
clients ou les comptes fournisseurs du grand livre (GL)
• On a donc 2 grands livres auxiliaires :
1) Grand livre auxiliaire des comptes-clients
2) Grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs
• Il existe aussi un livre auxiliaire des stocks, pour les entreprises qui
fonctionnent selon l’inventaire permanent
 26
Grands livres auxiliaires (suite)

Grand livre auxiliaire des Grand livre auxiliaire des comptes

comptes-clients fournisseurs

JV JA

JE JD
 27
1. Journal des ventes

• La plupart des entreprises commerciales vendent à crédit, donc ces ventes à

crédit vont se retrouver dans le journal des ventes
• Si elles vendent quelque chose d’inhabituel ne faisant pas partie de leurs ventes
régulières en fonction de la nature de leur entreprise → on ira plutôt mettre ces ventes
dans le JG (en temps normal)
• Le fait d’avoir un journal exclusivement pour les ventes nous permet d’aller
chercher plus de précision, car on inscrit vraiment le nom de chacun des clients,
et c’est la seule chose que contient le journal
• Dans le JG, il n’est pas aussi facile de se retrouver entre tous les types de transactions
ayant eu lieu
• On peut en profiter pour inscrire les conditions de vente pour chacun de nos clients
(par exemple 2/10, n/30)
 Journal des ventes – report au 28
grand livre auxiliaire des
comptes-clients
• On utilise ensuite le grand livre auxiliaire des comptes-clients pour y reporter
quotidiennement nos ventes à crédit
• Dans ce grand livre auxiliaire, on retrouve uniquement des comptes homogènes, soit
les comptes-clients
• Le solde total de ce grand livre auxiliaire va correspondre au solde total du compte du
grand livre général
• Le report des montants du journal des ventes doit se faire quotidiennement vers le
grand livre auxiliaire des ventes, pour tenir un registre bien à jour des sommes à
recevoir de chaque client
 Le solde débiteur des comptes-clients doit être égal à la somme des soldes des clients
individuels contenus dans le grand livre auxiliaire
 En fin de mois, on reporte finalement les totaux vers le grand livre général
 29
2. Journal des encaissements

• Les ventes au comptant (ou toute opération d’encaissement, par

exemple lors d’un paiement reçu par chèque) vont être enregistrées dans
ce journal auxiliaire
• Dans la simulation, toutes les ventes journalières s’y trouvent, alors que
toutes les ventes avec les bons de commandes sont initialement
comptabilisées dans le journal des ventes

Montant
 30
Journal des encaissements – report au grand
livre auxiliaire des comptes-clients

• Le report au grand livre auxiliaire des comptes-clients doit se faire tous

les jours, pour nous permettre de faire un bon suivi des sommes à
recevoir de nos divers clients
• Le grand livre auxiliaire des comptes-clients indique les ventes et
les encaissements relatifs à nos différents clients, soit l’historique de
crédit des clients
• Quant au report des totaux de chaque poste vers le grand livre général
→ il se fait normalement mensuellement
• Vérification entre le grand livre auxiliaire et le grand livre général →
ils doivent correspondre
 31
3. Journal des achats

• On y retrouve les achats fréquents de l’entreprise qui sont faits à crédit

• On va indiquer, dans ce journal, les modalités des escomptes auxquels
nous avons droit auprès de chacun de nos fournisseurs, pour un meilleur
suivi des délais de paiement que l’on aurait intérêt à respecter
 32
Journal des achats – report au grand livre
auxiliaire des fournisseurs
• Le report des écritures du journal des achats se fait dans le
grand livre auxiliaire des fournisseurs quotidiennement
• Ce dernier nous permet de faire un suivi exact des sommes que nous
devons à chacun de nos fournisseurs, comme le grand livre général
ne nous donne que le total de tous les soldes dus à l’ensemble de nos
fournisseurs au total
 33
4. Journal des décaissements

• On y retrouve tous les paiements qui sont faits par chèque

ou au comptant
• Chaque paiement vient donc en même temps affecter le
compte d’encaisse au crédit, car la transaction implique une
sortie d’argent (décaissement)
 34
Journal des décaissements – report au grand
livre auxiliaire des fournisseurs

• Les montants individuels des comptes fournisseurs que l’on paie sont
reportés quotidiennement au grand livre auxiliaire des fournisseurs pour
permettre leur suivi, si ces achats avaient initialement été faits à crédit

Dans la simulation :
Dans le grand livre auxiliaire des
fournisseurs, nous avons donc une colonne
« Référence » pour indiquer clairement si les
opérations proviennent du journal auxiliaire
des achats ou du journal auxiliaire des
décaissements
Journal des ventes
Journal des
encaissements
37 Journal des achats
38

Journal des
décaissements
 39

Journal général
ENREGISTRER ET REPORTER LES OPÉRATIONS NON
COMPTABILISÉES DANS LES JOURNAUX
AUXILIAIRES
 40
Journal général

• À quoi sert le journal général, dans ce cas ?

• Il sert pour toutes les opérations qui ne vont dans aucun des 4 journaux
auxiliaires étudiés :
• Écritures de régularisation telles que :
• Amortissement
• Assurance payée d’avance passée en charge
• Salaires à payer en fin d’exercice
• Paiements qui se font de manière électronique (transferts électroniques de fonds)
• Écritures de clôture
• Opérations inhabituelles
 Plusieurs entreprises vont utiliser le journal général pour comptabiliser les retours et
rabais sur ventes et les retours et rabais sur achats
 41
Journal général (suite)

Attention :
• Dans le manuel, on traite les R&R sur ventes et les R&R sur achats au
journal général

VERSUS

• Dans la simulation comptable → on enregistre les R&R au journal des

ventes ou des achats, selon le cas
 42
Limites du journal général

• Ne regroupe pas les opérations de même nature (car la présentation s’y

fait plutôt par ordre chronologique)
• Ne permet pas de répartir le travail d’enregistrement entre plusieurs
personnes
• Nombre excessif d’enregistrements d’écritures
• Nombre excessif de reports à faire, donc danger plus grand de faire des
erreurs
• Les comptes du GL résument bien, mais ne donnent pas le détail pour
chaque élément
 43
Note de crédit

= Document commercial destiné à l’enregistrement des retours et rabais sur ventes

• Peut se produire lorsqu’une marchandise est défectueuse, mais que le client
décide de la garder → on va peut-être lui accorder un rabais sur vente
• Le document émis par le vendeur pour signaler un crédit au compte du client est la
note de crédit
• Quand l’entreprise émet une note de crédit = elle débite le compte « Retours et rabais
sur ventes » et elle crédite les « comptes-clients »

Pour la simulation :
 Utilisez le compte « Retours et rabais » pour comptabiliser une note de crédit si
elle s’applique aux ventes (ventes de boîtes à lunch)
 Pour une note de crédit de produits de services de traiteur (location vaisselle et
service lors de soirées) → vous devez créditer le compte qui a été débité au
départ
 44
Note de débit

= Document commercial destiné à l’enregistrement des retours et rabais sur

achats au vendeur
• L’acheteur remet la marchandise au vendeur, et reçoit un remboursement au
comptant, une note de crédit ou une autre marchandise en remplacement
• Une note de débit est tout simplement un document qui mentionne que
l’acheteur ne doit plus au vendeur le montant des marchandises retournées
• L’acheteur débite le montant correspondant du compte « fournisseur » du
vendeur, et crédite au compte des « stocks »
• Si l’entreprise utilise l’inventaire permanent = le compte des stocks doit vraiment être
mis à jour pour illustrer le retour
• Si l’entreprise utilise plutôt l’inventaire périodique = c’est le compte « Retours et
rabais sur achats » qui sera crédité (et non le compte des stocks)
 45
Vérification de l’équilibre : GL et
grands livres auxiliaires
• Il faut s’assurer de l’égalité entre :
1. Grand livre général :
• Total débits = total crédits
2. Grand livre général et grand livre auxiliaire des comptes-clients :
• Solde du compte collectif comptes-clients au grand livre général = somme
des soldes individuels comptes-clients au grand livre auxiliaire des
comptes-clients
3. Grand livre général et grand livre auxiliaire des comptes
fournisseurs
• Solde du compte collectif comptes fournisseurs au grand livre général =
somme des soldes individuels comptes fournisseurs au grand livre
auxiliaire
 46
Journaux auxiliaires et taxes de vente

Des colonnes additionnelles doivent être ajoutées aux différents journaux auxiliaires
afin de comptabiliser la portion des taxes
(TPS : 5 % et TVQ : 9,975 %)
Colonnes nécessaires

Journal TPS à payer TVQ à payer TPS à recevoir TVQ à recevoir

Ventes X X
Encaissements X X
Achats X X

Décaissements X X
47
 Rappel des notions relatives à 48
l’inventaire périodique
(utilisé dans la simulation)

 Les achats, les escomptes sur achats, les retours et rabais sur achats et les
frais de transport → sont tous comptabilisés dans des comptes de charges
distincts, qui portent le nom qui illustre leur utilisation
 Les achats sont ainsi comptabilisés dans un compte de
charges qui s’appelle « Achats », et non dans le
compte des stocks !
 Retours et rabais sur achats : on se rappelle que l’on considère les taxes
lors des écritures de retours et rabais sur achats
 Escompte : se calcule sur le solde avant les taxes, et on ne considère pas
d’ajustement au niveau des taxes
 49
Enregistrement des achats de stocks

• 28 septembre : Achat de 3 000 $ (plus taxes) de marchandises à crédit

(conditions : 2 / 10, n / 30)

Achats 3 000.00 $  
TPS à recouvrer 150.00 $  
TVQ à recouvrer 299.25 $  
Fournisseurs   3 449.25 $

Les achats sont comptabilisés dans un compte de

charges qui s’appelle « Achats », et non dans le
compte des stocks !
 50
Enregistrement des retours et rabais
sur achats
• 1er octobre : Retour (ou rabais) de 650 $ de marchandises (plus taxes)

Fournisseurs 747.34 $  
Retours et rabais sur achats 650.00 $
TPS à recouvrer 32.50 $
TVQ à recouvrer   64.84 $

* On se rappelle que l’on considère les taxes lors des écritures

de retours et rabais sur achats *
 51
Enregistrement de l’escompte sur
achats
• 6 octobre : Paiement des marchandises achetées le 28 septembre
Achat 3 000 $ - retour 650 $ = 2 350 $ plus taxes
Montant à payer suite au retour, incluant les taxes = 2 701.91 $
Moins : escompte de 2 % grâce aux conditions = 2 350 $ x 0.02 = 47 $

Fournisseurs 2 701.91 $ 
Escomptes sur achats   47.00 $ *
Encaisse   2 654.91 $

* L’escompte se calcule sur le solde avant les taxes

 52
Enregistrement des ventes de stocks
– inventaire périodique

 Lorsqu’on fait une vente à crédit, les seuls postes touchés par
notre transaction sont : « compte-client » et « produits »
 Le compte de stocks est ajusté seulement en fin d’exercice
 53
Escomptes sur ventes

• Pour les ventes qui ont droit à un escompte en fonction de la date de paiement,
ou à un rabais = on utilise un compte de sens contraire au compte de ventes :
le compte « R&R sur ventes »
• Ce n’est donc PAS le compte « Ventes » qui est diminué directement
Exemple : Vente à crédit de 2 000 $, avec un retour de 40 $
Clients Ventes
2 000 $ 2 000 $
40 $ 40 $

R&R sur ventes

40 $
 54
Escompte sur ventes

• 20 oct. 2019 : Vente à crédit de marchandises pour 4 000 $ plus taxes

Conditions = 2 / 10, n / FDM On va donc se faire une colonne

« Escompte sur ventes » dans le journal
Clients 4 599 $ des encaissements
TPS à payer 200 $
TVQ à payer 399 $
Ventes 4 000 $
• 29 oct. 2019 : Recouvrement de la facture – le client a droit à son rabais

Rabais = 2 % x 4 000 $ = 80 $
Encaisse 4 519 $
Escompte sur ventes 80 $*
Clients 4 599 $
Ce n’est donc pas le compte « Ventes » qui est diminué
* L’escompte se calcule avant les taxes
 55
Retours et rabais sur ventes

Un acheteur retourne 500 $ (plus taxes) de marchandises

(Ces dernières coûtent 310 $ au vendeur)
Ce n’est donc pas le compte « Ventes » qui est diminué

Retours et rabais sur ventes 500,00 $

Lors de la réception
TPS à payer 25,00 $ de la marchandise
TVQ à payer 49,88 $ retournée

Clients 574,88 $

On va donc se faire une colonne « Retours et

rabais sur ventes » dans le journal des ventes
Rabais de gros / remise sur 56
quantité / escompte de gros sur ventes

Si on octroie un rabais de gros à un client ⇢ nos ventes seront tout

simplement moins élevées du montant du rabais qu’on lui donne, car il
n’existe pas de compte précis pour ce genre de rabais (contrairement au
compte de « Retours et rabais sur ventes », et au compte « Escomptes sur
ventes »)
 57
Dans la simulation…
 58
Dans la simulation…

Pour entrer une

transaction
Pour voir toutes les
transactions entrées

Présentation compte par compte, dont le

report y est automatique

Présentation par client, et il faut

manuellement y inscrire tous les
montants et les totaux
 59
Dans la simulation…
Dans les grand livres auxiliaires → Le calcul du solde ne se fait
pas tout seul, donc il faut le calculer et l’inscrire manuellement
nous-mêmes

Dans le grand livre général, oui c’est automatique !

 60
Dans la simulation…
• Achats avec bons de commande = à inscrire dans le journal des achats
• Ventes avec bons de commande = à inscrire dans le journal des ventes
• Ventes sans bon de commande = à inscrire dans le journal des encaissements
• Toute transaction qui implique / nécessite l’émission d’un chèque = à inscrire au
journal des décaissements
• Si aucune émission de chèque n’est requise pour payer parce que le paiement est
automatique = à inscrire au journal général ex. loyer, Hydro-Québec et frais
bancaires
 61
Dans la simulation…

• Ventes de plats préparés = à inscrire dans le compte « Ventes »

• Produits découlant des services de traiteur = à inscrire dans le compte « Produits de
services de traiteur »
• Si note de crédit pour un retour & rabais AUTRE que pour des plats préparés =
débiter le compte directement concerné par la note de crédit
• Si note de crédit sur plats préparés = affecter plutôt le compte « Retours & rabais
sur ventes »
• Conditions avantageuses pour certains clients = modalités se trouvent dans le GL
auxiliaire des comptes-clients
 62
Dans la simulation…

• Conditions spéciales offertes à « Maman j’ai faim » par certains fournisseurs = se

trouvent dans une fiche dans le compte du fournisseur en question, dans le GL
auxiliaire des fournisseurs
• Retours & rabais sur ventes = à inscrire dans le journal auxiliaire des ventes
• Retours & rabais sur achats = à inscrire dans le journal auxiliaire des achats
• TEF (transferts électroniques de fonds) = à inscrire dans le journal général
 63
Dans la simulation…

• Escomptes
• À inscrire dans le journal des encaissements, si applicables sur ventes à crédit
• À inscrire dans le journal des décaissements, si applicables sur achats à crédit
• Rabais de gros = s’applique juste sur les plats préparés, jamais sur les services de
traiteur même s’ils sont sur une même facture
• Compte « Retours & rabais sur achats » = utilisé juste pour retours ou rabais des
achats qui avaient initialement été mis dans le compte d’achats
• Pour les autres, on diminue directement le compte qui avait été affecté au moment de
l’achat
 64
Dans la simulation…

• Compte « Retours & rabais sur ventes » = même logique que pour les retours et
rabais sur achats
• Inscription de date pour les achats = on prend la date de livraison et NON la
date de la facture
• Journal auxiliaire des achats = pour tous les achats à crédit
• Commandes journalières faites à notre commerce = à inscrire dans le journal des
encaissements