Excel: Suivi financier
Accompagnement administratif et financier
INTRODUCTION
[Link] des cellules
[Link]ées:
a) Tris
b) Filtres
c) Listes/ Validation des données
[Link] et formules :
a) Sommes et Produits
b) Sous-totaux
c) [Link]
d) Si
e) Dates
[Link] Croisés Dynamiques
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Format des Données: Tri/ Filtres Fonctions/ Tableaux Croisés
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Format de cellules
Onglet Accueil:
• Alignement dans la cellule, Police (taille/ style/ couleur),
remplissage (couleur) et bordures (style et épaisseur)
• Possibilité de fusionner des cellules
• Reproduire la mise en forme
• Copier (Ctrl+c)/ Coller (Ctrl+v)/ Couper (Ctrl+x)
• Insertion/ Suppression de lignes
• Largeur des colonnes et hauteur des lignes
• Format de ce qui est saisi: texte/ nombre/ date/ …
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Format de cellules Exemple
Texte: pas de mise en forme
automatique
Nombres:
Nombre de décimales
Monétaire
Dates/ Heures
Pourcentage
Fractions
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Mise en forme des cellules – Exercice 0
1. Titres des colonnes: Pays, Partenaire, Activité
2. Dans la colonne « Pays », saisir les pays de l’Alliance Droits et
Santé : Burkina Faso, Niger, Bénin, Mali, Sénégal
3. Mise en forme:
• Titres en gras, sur fond bleu, centrés
• Bordures
• Tableau encadré en gras
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Trier des données
• Pour trier les éléments d’une colonne: par ordre chronologique,
alphabétique, etc.
• Onglet Accueil => Trier et Filtrer => Trier de A à Z
• Tri personnalisé: choisir la colonne sur laquelle trier et la manière
de trier les données
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Filtrer des données
• Permet de rechercher et de manipuler un sous-ensemble de
données d'une colonne de tableau.
• Les données filtrées n'affichent que les lignes qui répondent aux
critères spécifiés et masquent les autres
• Vous pouvez filtrer les données dans plusieurs colonnes.
1. Sélectionnez une plage de données
2. Sous l'onglet Accueil, dans le
groupe Édition, cliquez sur Trier et
filtrer, puis sur Filtrer
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Filtrer des données
3. Cliquez sur la flèche se trouvant 4. Décochez « Sélectionner tout » et
dans l'en-tête de colonne. Cochez les valeurs à afficher
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« TRI » et « FILTRE » - Exercice 1 A
• Filtrez les colonnes
• Triez les informations par ordre chronologique
• Filtrez les codes « 4.1 »
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« TRI » et « FILTRE » - Exercice 1 B
• Effacez le filtre
• Surlignez 3 lignes en couleur jaune (lignes 5 à 7), 2 lignes en
couleur bleue (lignes 2 et 12)
• Triez par couleur
• Affichez uniquement les données des mois de juin et juillet
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Validation de données
• Objectif: limiter les valeurs qui peuvent être encodées dans une
cellule => cela facilite la saisie des données et limite le risque
d’erreurs
• Sélectionnez une ou plusieurs cellules à valider.
• Sous l'onglet Données, dans le groupe Outils de données, cliquez
sur Validation des données. La boîte de dialogue s'affiche.
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Validation de données: Autoriser les valeurs d'une liste
• Dans la zone Autoriser, sélectionnez Liste.
• Cliquez sur la zone Source, puis tapez la liste des valeurs
séparées par le point-virgule.
• Par exemple :
– Pour limiter les choix d'une question, telle que « Activité accomplie? », à
deux réponses, tapez « Oui; Non ».
– Pour limiter les choix de pays: tapez « Burkina Faso; Bénin; Mali; Niger;
Sénégal »
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Validation de données: Créer une liste de données
• Vous pouvez également créer une liste de valeurs à partir d'une
plage de cellules existante.
• Sélectionner la plage de données
• Renommer cette plage – Exemple: « ListePays »
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Validation de données: Créer une liste de données
Comme précédemment: Onglet Données => Outils de données
=> Validation des données => dans la zone Autoriser,
sélectionnez Liste => Cliquez sur la zone Source et tapez:
« =NomListe »
Exercice: Créez une liste déroulante dans la colonne « Partenaire »
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Validation de données
• Vous pouvez ajouter:
1. Message de saisie qui s’affiche dès que vous cliquez sur la cellule et qui
guide l’utilisateur lors de la saisie
2. Alerte d’erreur: si l’utilisateur saisit des données non valides, ce message
s’affiche
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Fonctions de base
• Addition: +
• Soustraction: -
• Produit: *
• Division: /
• Formules:
o Somme: =SOMME(nombre1; nombre2; …)
o Produit : =PRODUIT(nombre1; nombre2; …)
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Fonctions de base – Exercice 2
• Complétez les cases jaune au moyen de formules:
– Montant de l’enveloppe à mettre en FCFA (format de cellule: montant
sans décimale en XOF)
– Calculer le cout total de chaque ligne du budget (en FCFA et en euros)
– Calculez le solde disponible (en FCFA et en euros)
• Mettez un fond vert pour toutes les cases complétées
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Sous-Totaux
• On veut parfois calculer des totaux intermédiaires ou sous-
totaux => total d’une rubrique budgétaire
• Si on utilise la fonction somme, on ne peut faire une somme
pour le total général. Il faut additionner manuellement tous les
sous-totaux.
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Sous-Totaux
• La fonction [Link] permet de faire des totaux intermédiaires
et de calculer le total général, sans devoir additionner case par
case
=[Link](9; nombre1:nombreX)
• Exercice 3: Remplir les cases jaunes à l’aide de formules,
notamment les lignes de sous-totaux et totaux
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[Link]
• La fonction [Link] permet d’additionner des cellules
spécifiées si elles répondent à un critère donné.
= [Link](plage;critère;somme_plage)
– Plage: la plage de cellules à comparer au critère. Les cellules de chaque
plage doivent être des nombres ou des noms. Les valeurs vides ou
textuelles sont ignorées.
– Critère : représente la condition pour additionner les cellules. Ce critère se
présente sous forme de nombre, d'expression ou de texte, déterminant les
cellules à additionner. Exemples de critères: « 32 », « >32 »; « E5 » ou
« pommes ».
– somme_plage: représente les cellules à additionner si les cellules
correspondantes dans la plage correspondent au critère.
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[Link]
• Exemple: Achat d’un kit de livres pour un groupe de 10 enfants
Þ Il faut min 10 livres disponibles
Þ Calcul du prix d’un kit de livre
• Exercice 4 (A à C): Remplir les cases jaunes à l’aide de la formule
« [Link] » dans les 3 onglets
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SI
• Renvoie une valeur si la condition que vous spécifiez est VRAI et
une autre valeur si cette valeur est FAUX.
• Utilisez la fonction SI pour effectuer un test conditionnel sur des
valeurs et des formules.
= SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
– test_logique : représente toute valeur ou expression qui peut prendre la
valeur VRAI ou FAUX. Par exemple, A10=100 est une expression logique ; si
la valeur contenue dans la cellule A10 est égale à 100, le résultat de
l'expression est VRAI. Dans le cas contraire, le résultat est FAUX.
– valeur_si_vrai : valeur qui est renvoyée si le test logique est VRAI. Exemple
d’argument : une chaîne de texte « OK ».
– valeur_si_faux : valeur qui est renvoyée si le test logique est FAUX.
Exemple : « Erreur ! »
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SI
• Exemple:
• Exercice 5:
A. Colonne E: Si la formation a lieu à Djibo, renvoyer le nombre de
participants; Sinon, renvoyer la valeur 0.
Colonne F: Si la formation a lieu en juin, renvoyer le nombre de sessions
organisées; Sinon, indiquer « Hors période »
B. Colonne H: Si les dépenses sont inférieures à 50.000F, renvoyer la valeur,
sinon indiquer 50.000.
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Format des Données: Tri/ Filtres Fonctions/ Tableaux Croisés
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Dates
• Renvoie le mois d'une date représentée par un argument
numéro_de_série. Le mois est donné sous la forme d'un nombre
entier compris entre 1 (janvier) et 12 (décembre).
=MOIS(numéro_de_série)
• numéro_de_série : code de date du mois à trouver
• Exercice 6: compléter la colonne Année avec la formule:
=ANNEE(numéro_de_série)
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Tableaux Croisés Dynamiques (« Pivot Table »)
• Onglet Insertion => groupe Tableaux => cliquez sur tableau croisé
dynamique. La boîte de dialogue Créer un tableau croisé
dynamique s'affiche. => Cliquez sur Sélectionner un tableau ou
une plage, puis sélectionnez le tableau (Excel fait une suggestion)
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Tableaux Croisés Dynamiques
• Glissez les champs dans Etiquettes de Lignes et Etiquettes de
colonnes, et dans la zone Valeurs, les valeurs à additionner
• Exercice 7: TCD: dépenses par mois et par rubrique budgétaire
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DES QUESTIONS?
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Excel offre de nombreuses autres possibilités…
• Collage spécial
• Autres formules (moyenne, arrondi, rechercheV,…)
• Mise en forme conditionnelle des cellules
• Graphiques
• Protection de données/ verrouillage
• …
Cet outil permet de répondre aux principaux besoins en
matière de gestion comptable et financière!
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